ADMINISTRACION

El proceso de planificacin

Planificacin
Determinar dnde se quiere

llegar y cmo hacerlo. Involucra a todas las partes y los distintos campos de accin. Implica decidir de antemano los objetivos y los planes para alcanzarlos. En general planificar es decidir el
qu, cmo , cundo y quin Para alcanzar nuestros objetivos

La planeacin
Permite disminuir los riesgos y

aprovechar mejor las oportunidades disminuyendo la incertidumbre.

Intuicin

Plan
Experiencia

Efectividad

Accin
SUPERVIVIENCIA DE MI EMPRESA

Qu planear?
La vida de la organizaciones depende de la previsin que se hace en todas las partes que la componen: Factor humano, mercado, finanzas produccin. Ej planear: Fondos para cubrir obligaciones en un tiempo dado. Crecimiento/ disminucin en mano de obra Crecimiento en capital Crecimiento en maquinaria, instalaciones , etc.

Un plan por si solo no es sinnimo de desarrollo y efectividad, debe ir acompaado de ejecucin exitosa lo que obliga a realizar control.

No se puede controlar lo que no se ha planeado, y una planeacin sin control no tiene sentido

Principios de planeacin

Planeacin es una toma decisin anticipada, obedece

al logro de un objetivo. Exige decidir qu se va a hacer, cmo se har, y los recursos necesarios para lograr el
objetivo.
Toda persona vinculada a la empresa en sus distintos

niveles debe planear. Toda empresa debe planear.

Uno de los factores de xito de un administrador es su capacidad para planear.

Principios de planeacin

La eficiencia de un plan se confirma en la medida en

que los objetivos sean alcanzados a un costo racional y posible. Los planes deben considerar intereses, objetivos y las posibilidades de recursos de la organizacin; tambin las expectativas de los miembros de la organizacin
.

Uno de los factores de xito de un administrador es su capacidad para planear

Principios de planeacin

La eficiencia de un plan se confirma en la medida en

que los objetivos sean alcanzados a un costo racional y posible. Los planes deben considerar intereses, objetivos y las posibilidades de recursos de la organizacin; tambin las expectativas de los miembros de la organizacin .

Uno de los factores de xito de un administrador es su capacidad para planear

Principios de planeacin

El compromiso: Decidir el tiempo para el cual se va a planear:

Corto Plazo

Mediano Plazo
Largo Plazo

Esta decisin se debe hacer con informacin objetiva y lo ms precisa posible. Es conveniente consultar con las personas que tienen ms experiencia y conocimientos en el tema. Este principio implica fijar fechas de iniciacin, ejecucin y finalizacin de una decisin.

La flexibilidad: El plan que contempla la posibilidad de cambiar de rumbo en un momento dado, tiene menos riesgo de fracasar. Gracias a este principio es posible evitar gastos y prdidas de recursos por cambios no previstos que alteran el desarrollo normal de la planeacin.

Principios de planeacin

El factor limitante: El administrador debe reconocer los factores que pueden evitar el cumplimiento de una decisin. Un factor limitante en un momento dado puede ser determinante pero en un perodo posterior puede ser insignificante.

Proceso de planeacin

Pasos de la planeacin
El inicio del proceso de planeacin en cualquier empresa es haber apreciado una oportunidad y tomar la decisin de aprovecharla.
1. 2. 3. 4. 5.

Formulacin de objetivos
Establecimiento de premisas Determinacin de alternativas Evaluacin de alternativas Seleccin de una va.

Pasos de la planeacin
1 Formulacin de objetivos : hasta donde sea posible los objetivos deben ser cuantificables y verificables. Ej Aumentar sus utilidades produciendo y vendiendo un mayor porcentaje de producto. No es un objetivo cuantificable. Aumentar las ventas en un 40% en relacin al ao anterior y por lo tanto la produccin en un 25%. Es una meta concreta. Todas las personas implicadas en el proceso deben ser consultadas y sus opiniones deben ser tomadas en cuenta en la fijacin final de los objetivos.

Ej: El gerente de ventas debe escuchar a los vendedores cuando est haciendo el pronstico de ventas. El jefe de produccin escucha a los operarios, el gerente consulta con los jefes de departamento las grandes decisiones, etc.

Pasos de la planeacin
1 Formulacin de objetivos : Cada unidad de la empresa debe formularse objetivos
Asi se pueden formular Objetivos estratgicos a nivel institucional o corporativo.

Misin Objetivos generales (largo plazo) objetivos especficos

Objetivos tcticos o departamentales Objetivos operativos ms especficos

Objetivos divisionales Objetivos departamentales y de unidades Objetivos individuales:desempeo, desarrollo personal

Todos los objetivos deben estar jerarquizados y subordinados al nivel superior.

Pasos de la planeacin
2

. Establecimiento de premisas

. Las premisas son

suposiciones acerca del ambiente donde el plan debe desarrollarse A travs de stas es posible suponer situaciones futuras tanto internas como del entorno de la organizacin. Para esto es necesario hacerse preguntas: podremos aumentar las ventas en un 40%? nuestro producto tendr la aceptacin que esperamos? Las prximas medidas del gobierno nos favorecern? La idea es cubrir loe aspectos sociales, econmicos y polticos a travs de premisas. Esto permite prever para incluir en el plan alternativas de accin.

3. Determinacin de alternativas. Cmo hacerlo?

Qu caminos se pueden optar para lograr lo propuesto?

Pasos de la planeacin
4

. Evaluacin de alternativas. Ahora

hay que sopesar los factores que intervienen, asi como analizar las consecuencias que cada una de las alternativas produzca.

5. Seleccin de una va. Finalmente realizados los anlisis anteriores se toma la decisin y se adopta el plan 6. Presupuestar. Es cuantificar planes mediante presupuestos

Perodo de la planeacin
Planeacin en el corto y largo plazo.
En trminos generales se tiene largo plazo 5 aos (o ms) y corto plazo 1 ao( o menos). Estos plazos son relativos dependiendo de cada empresa

El anlisis del tiempo en la planeacin nos obliga a incluir dos conceptos: Planeacin Estratgica. En el largo plazo Planeacin Tctica: en un perodo ms corto. Planeacin operacional: del da a da

Perodo de la planeacin
Planeacin Estratgica.

Obliga a la empresa a pensar en el maana ya responderse preguntas vitales:

Cul es nuestro negocio? Quines son nuestros clientes? Tenemos un equipo humanos preparado para afrontar el futuro con xito? Qu necesidades de capital tenemos para cumplir nuestros objetivos? Qu cambios debemos introducir en nuestros productos en 5 aos? El actual sistema de distribucin nos permitir lograr las metas?

Las empresas cuentan con una cantidad de recursos, los cuales segn una combinacin nica permiten el surgimiento de Capacidades

Recurso 3

Recurso 2

Recurso 1

El ingrediente N 1 en el xito creativo de dicha combinacin son la perseverancia ( movimiento constante) y la resistencia que produce la mentalidad de crecimiento del Administrador.

El xito de una organizacin y su modelo de negocio dependen en gran medida del liderazgo, compromiso, experiencia, creatividad y dedicacin de sus jefaturas

Design Thinking es la Ventaja Competitiva. La verdadera competencia ya no se da en industrias de escala intensiva, sino en industrias no tradicionales de imaginacin intensiva. Las habilidades del Diseo y los negocios estn convergiendo. Para ser exitosos en el futuro, los ejecutivos debern pensar mas como diseadores para lograr nuevos horizontes. Roger Martin Decano Rotman School of Bussines de Canada.

CONDICIONES PARA UNA BUENA PLANIFICACION

1.NECESITA INFORMACION 2. BASARSE EN PRINCIPIOS FUNDAMENTALES PARA CLARIFICAR LOS OBJETIVOS Y METAS 3. ORGANIZACION PARA LA EJECUCION Y SISTEMAS DE EVALUACION 4. CONTINUIDAD Y OPORTUNIDAD 5. LOS PLANES DEBEN SER SENCILLOS Y FACILES DE COMPRENDER

Tipos DE PLANES
A) POR SU IMPORTANCIA B) POR SU DURACION

C) POR SU AREA FUNCIONAL

POR SU IMPORTANCIA :
1. PRIMARIOS o PRINCIPALES : Actividades de la EMPRESA, en su totalidad Sirven de referencia para planes SECUNDARIOS 2. SECUNDARIOS solamente aspectos especificos de la actividad de la EMPRESA

POR SU DURACION :

* CORTO PLAZO : No cambian las condiciones fundamentales de la EMPRESA ( 1 AO ) * MEDIANO PLAZO : Se dan ciertos cambios en la estructura de la EMPRESA, no comprometen sus caracteristicas fundamentales ( 3 A 4 AOS ) * LARGO PLAZO : Se dan cambios fundamentales en la estructura de la EMPRESA, se incorporan nuevas actividades ( 5 AOS o MAS )

POR SU AREA FUNCIONAL :

A. PRODUCCION

B. COMERCIALIZACION
C. FINANCIAMIENTO

D. CONTABLES - ESTADISTICOS
E. ADMINISTRATIVOS

A. PLANES DE PRODUCCION

VOLUMEN DE PRODUCCION TECNICAS DE PRODUCCION TECNICAS DE TRABAJO

B. PLANES DE COMERCIALIZACION
* CANALES DE COMERCIALIZACION

* INVESTIGACION DE MERCADOS
* MANEJO DE CONSERVACION DE

PRODUCTOS * VENTAS * PROMOCION Y PUBLICIDAD

C. PLANES FINANCIEROS

* CONSECUCION DE FONDOS a) Propias o internas b) Instituciones Bancarias c) Otras * USO o APLICACION DE FONDOS a) Corto Plazo b) Largo Plazo

D. PLANES CONTABLES
* ESTADOS FINANCIEROS : Perdidas,

Excedentes * BALANCE DE SITUACION * BALANCES GENERALES * BALANCES CONSOLIDADOS * REPORTES E INFORMACION PERIODICA * METODOS o SISTEMAS

E. PLANES ADMINISTRATIVOS
* CONTRATACION DE PERSONAL
* PROMOCION DE PERSONAL * CAPACITACION * COMUNICACIONES

FASES DE LA PLANIFICACION
A. RECOPILACION DE DATOS B. DEFINICION DE POLITICAS Y OBJETIVOS C. FORMULACION DE PLANES D. DIVULGACION DEL PLAN E. SEGUIMIENTO y EVALUACION DEL PLAN

CARACTERISTICA DE LOS ELEMENTOS BASICOS DEL PROCESO PARA LA FORMULACION DE UN PLAN

1. OBJETIVOS
*Descripcion de los RESULTADOS que deben ser

alcanzados y debe reflejar las expectativas globales del TRABAJO, esta en relacion con los recursos de la EMPRESA *Deben ser bien definidos *Hacer planes a CORTO y LARGO PLAZO *Deben ser COMUNICADOS a todos los que intervienen

2. METAS
*CUANTIFICACION DE LOS OBJETIVOS
*El CUANDO o fijacion de TIEMPO, se

emplea la Grafica de GANTT *Si son EMPRESAS comerciales o productivas la fijacion de metas esta referida a las UTILIDADES * Debe ser satisfactoria con respecto a la inversion realizada

3. POLITICAS
* GUIAS de pensamiento o REGLAS DE

CONDUCTA que contribuyen en la ADOPCION DE DECISIONES * Determinan el RUMBO A SEGUIR frente a ciertos problemas * Hay Politicas Generales, Especificas como Politicas de Ahorro, Produccion, Creditos, Administrativas, etc.

4. LAS ESTRATEGIAS
*Son Planes elaborados, de APLICACION

ALTERNATIVA a los Programas vigentes, ante las acciones de la ORGANIZACION o EMPRESA *Se produce la REACCION que se conoce como VARIABLES NO CONTROLABLES

5. PRESUPUESTO
Se trabaja conjuntamente con EL PLAN DE

TRABAJO Se debe considerar el gasto y los ingresos para hacer frente a las necesidades Es una RELACION DE GASTOS en base a los ingresos que esperamos obtener * Los GASTOS son : DE OPERACION (financieros) , ADMINISTRACION Y SERVICIOS (GENERALES), INVERSION

Tarea
Investigar las 5 fuerzas de Porter para una

Industria en particular (planificacin estratgica. Un anlisis de la Industria)

Foda empresa. Herramienta de anlisis de la

situacin Gestin calidad ( enfoque)