MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL REA DE IDIOMAS CEPS UNI

INDICE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .............................................................................................................. 1 INDICE ...................................................................................................................................................... 2 I. 1. PROCEDIMIENTO PARA INFORMES, MATRCULA Y PRE INSCRIPCIN ...................................... 5 Informes ................................................................................................................................. 5 1.1. Caso alumno nuevo: .......................................................................................................... 5 1.1.1 Caso alumnos que deciden iniciar el curso de cero: ................................................... 5 1.1.2 Caso del alumno que cuente con conocimientos del idioma: ..................................... 7 1.1.3 Caso del alumno que desee inscribirse al curso de bsico acelerado: ........................ 8 1.1.4 En caso del alumno de Posgrado: ................................................................................ 8 1.1.4.1 En caso del alumno que desee llevar el curso: ..................................................... 8 1.1.4.2 En caso del alumno de Posgrado que solicite un examen de suficiencia ............. 9 * Modalidades de los exmenes de suficiencia: ............................................................ 10 Examen de suficiencia por Traduccin: ............................................................................ 10 Examen de Suficiencia Prueba Escrita y Produccin Oral:............................................... 10 1.1.5 En caso del alumno de pregrado: .............................................................................. 11 1.1.5.1 Caso del alumno de pregrado que desee llevar el curso de Idiomas nivel bsico: 11 1.1.5.2 Caso del alumno de pregrado que solicite un examen de competencia: .......... 11 1.2. Caso del alumno que desee matricularse al siguiente nivel ........................................... 12 1.2.1. Alumno que cancelo por tres meses: ....................................................................... 12 1.2.2. Alumno que paga mensualmente: ........................................................................... 13 1.2.3. Caso del alumno con becas y/o descuentos: ........................................................... 14 1.3. Caso del alumno que desee cambio de horarios:............................................................ 14 1.4. Caso del alumno que desee trasladar sus pagos: ............................................................ 14 1.5. Caso de descuentos especiales y/o convenios para empresas e instituciones educativas: 14 2. MATRICULA .......................................................................................................................... 15 2.1. Matricula a Cursos, pago por exmenes de clasificacin o suficiencia: .......................... 15 2.1.1. Caso del alumno nuevo (Pre y Posgrado): ................................................................... 15 2.1.2. Caso del alumno que cancelo por tres meses: ............................................................ 16 3. Pre-Inscripcin ..................................................................................................................... 17

II. PROCEDIMIENTO PARA PROGRAMAR LOS EXMENES DE SUFICIENCIA COMPETENCIA CLASIFICACIN. ............................................................................................................................................ 17 1. Exmenes de Suficiencia y Competencia: ............................................................................ 17 1.1. Examen de Suficiencia Modalidad Traduccin: ............................................................... 17 1.2. Examen de Suficiencia - Competencia Modalidad Prueba Escrita y Produccin Oral: .... 19 2. Exmenes de Clasificacin: .................................................................................................. 20 2.1. Clasificacin: .................................................................................................................... 20

III. PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE INICIOS DE GRUPOS, REPROGRAMACIONES Y PUBLICIDAD.................................................................................................................................................. 21 1. CONTROL DE INICIOS DE GRUPOS ....................................................................................... 21 1.1. Creacin de Cdigos: .......................................................................................................... 21 - Si es un curso nuevo ........................................................................................................... 21 - Si es un curso antiguo ......................................................................................................... 22 1.1.1. Designacin de docentes: ........................................................................................ 22 1.1.2. Designacin de aulas: ............................................................................................. 23 1.1.3. Control fin de curso: ................................................................................................ 23 1.1.4. Control de inicios de grupos .................................................................................... 23 1.2. Control de Grupos: ............................................................................................................. 25 2. REPROGRAMACIONES .......................................................................................................... 26 2.1. Cantidad de alumnos menor al mnimo ............................................................................. 26 2.2. Alumnos faltantes. .............................................................................................................. 27 2.3. Exmenes de Suficiencia y Competencia. ........................................................................... 27 3. PUBLICIDAD.......................................................................................................................... 27

IV. 1. 2. 3. 4. 5.

Procedimientos con los Docentes ............................................................................................ 28 CONVOCATORIA DE DOCENTES ........................................................................................... 28 PROGRAMACION DE DOCENTES .......................................................................................... 29 ACTUALIZACION DEL FOLDER .............................................................................................. 30 ENTREGA DE ACTAS DE NOTAS ............................................................................................ 30 REUNIONES DE COORDINACION - CLASE MAESTRA - CON EDITORIALES - FECHAS FESTIVAS. 31 5.1. Reuniones de Coordinacin: ............................................................................................... 31 5.2. Reuniones para la clase maestra de docentes nuevos. ...................................................... 32 5.3. Reuniones con editoriales. ................................................................................................. 32 5.4. Reuniones en fechas festivas. ............................................................................................. 32

V. 1.

Procedimiento elaboracin y entregas de constancias y certificaciones. ............................... 33 PROCEDIMIENTO ELABORACION DE CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES: .......................... 33 1.1. Constancias y Certificaciones de un curso: ......................................................................... 33 1.1.1. Constancias de un curso: ............................................................................................. 33 1.1.2. Certificaciones de un curso:......................................................................................... 35 1.2. Constancias y Actas de notas Exmenes de suficiencia y competencia: ............................ 37 1.2.1. Actas de Notas Exmenes Suficiencia y Competencia:............................................... 37 1.2.1.1. Actas de Notas Examen Suficiencia modalidad Traduccin ................................. 37 1.2.1.2. Acta de Notas Exmenes Suficiencia modalidad Prueba Escrita y Produccin Oral y Competencia: ............................................................................................................................ 39 2. PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES .......................... 41 Procedimiento para realizar la planilla. ................................................................................... 43 Control ..................................................................................................................................... 49 Control de Alumnos: ............................................................................................................ 49 1.1. Alumnos pagantes .............................................................................................................. 50 1.2. Alumnos becados................................................................................................................ 50 1.3. Asistencia del alumno ......................................................................................................... 50 1.4. Matricula de alumnos ......................................................................................................... 50 1.5. Control de alumnos pre inscritos ..................................................................................... 50 1.6. Control de alumnos solicitantes de exmenes ................................................................... 50 1.7. Control de documentacin del alumno .............................................................................. 50 2. Control de Docentes: ........................................................................................................... 51 2.1. Control de asistencia de Docentes ..................................................................................... 51 2.2. Control de entrega de actas de notas................................................................................. 51 2.3. Control de entregas y prstamos a docentes ..................................................................... 51 3. 4. 5. 6. Control de Fichas de Inscripcin: ......................................................................................... 51 Control de emisiones de Constancias y Certificados: .......................................................... 52 Control de Libros .................................................................................................................. 52 5.1. Entrega de vouchers a las editoriales ................................................................................. 52 Control de archivos y documentos: ..................................................................................... 53

VI. VII. 1.

I.

PROCEDIMIENTO PARA INFORMES, MATRCULA Y PRE INSCRIPCIN

Los informes deben ser realizados de forma amena, brindando seguridad y confianza al cliente. Es por ello que se solicita que las seoritas a cargo de esta labor, siempre sonran y muestren seguridad y confianza.

1. Informes
1.1. Caso alumno nuevo: 1.1.1 Caso alumnos que deciden iniciar el curso de cero: Se le informar de los nuevos inicios, los horarios disponibles, los pagos que debe realizar, los costos de materiales y la duracin del curso de ingls, francs o portugus a nivel bsico detallndose que el curso tiene un costo dependiendo de la procedencia del alumno, como se detalla a continuacin:

INGLS FRANCS PORTUGUS TIPO DE ALUMNO Alumnos UNI Comunidad UNI Pblico General

PAGO MENSUAL BSICO 70 90 110 INTERMEDIO 90 110 130 AVANZADO 110 130 150

PROMOCIN PAGO POR 3 MESES BSICO 180 240 300 INTERMEDIO 240 300 360 AVANZADO 300 360 420

Alumnos UNI: Son solo los alumnos que estudian en alguna facultad de la UNI, en el pregrado. Comunidad UNI: Son considerados en esta categora, los trabajadores, docentes y egresados de la UNI. Publico General: Son considerados los alumnos externos en general, sean de otras universidades o institutos.

Asimismo se le informara que las duraciones varan, detallndose lo siguiente: IDIOMA INGLES FRANCES PORTUGUES BASICO 7 MESES 6 MESES 4 MESES INTERMEDIO 8 MESES 6 MESES 3 MESES AVANZADO 10 MESES 6 MESES 2 MESES

Es importante informarle al alumno: Las clases por nivel del idioma ingles tienen una duracin de 32 horas, es por ello que algunos grupos culminan antes que otros. Por ejemplo:En el horario de Sa-Do de 9:00 am a 1:00 pm las clases del grupo finalizan exactamente en 4 semanas las clases de Ingles Bsico I debido a que completan las 32 horas de enseanza; mientras que en el grupo de Ma-Ju de 4:00 pm a 6:30 pm las clases finalizan en 6 semanas, ya quese deben completar las 32 horas de enseanza. Las clases por nivel del idioma Portugus y Francs tienen una duracin de 24 horas, entonces se tiene que algunos grupos finalizan antes que otros. Por ejemplo:En el horario de Sa de 2:00pm a 8:00pm las clases finalizan exactamente en 4 semanas, completndose las 24 horas de enseanza; mientras que en el horario de Do de 2:00pm a 7:00pm las clases finalizan en 5 semanas, completndose las 24 horas por nivel. Otro punto a tomarse en cuenta es la informacin de los costos de materiales y el cambio de estos por niveles como se detalla:

IDIOMA

INGLES FRANCES PORTUGUES

BASICO SISTEMA ANTIGUO 73 U 88 0 50 U 80

BASICO INTERMEDIO INTERMEDIO AVANZADO SISTEMA SISTEMA SISTEMA SISTEMA NUEVO ANTIGUO NUEVO ANTIGUO 73 U 88 73 U 88 73 U 88 73 U 88 0 80 0 80 0 80 0 80

AVANZADO SISTEMA NUEVA 73 U 88 0 80

En el caso de Ingles,el costo vara de 73 a 88 debido a: En el paquete de 73 soles: Esta incluido el Student Book de modo fsico y el MPO (Usuario y Password para acceder en modo online al Workbook y el diccionario New American InsideOut) En el paquete de 88 soles: Esta incluido el Student Book y Workbook de manera fsica.

En el caso de Portugus,el costo vara debido a: En el nivel bsico de portugus del sistema antiguo se toma como base el libro TudoBem I que tiene un costo de 50 soles. En el nivel Intermedio y Avanzado de portugus del sistema antiguo se toma como base el libro BemVindo que tiene un costo de 80 soles, ya que a en diciembre 2012 se tomaron las medidas correspondientes para adaptar los grupos anteriores al nuevo sistema.

En los niveles Bsico, Intermedio y Avanzado del Curso de Portugus del Sistema Nuevo solo se considerara como base el Libro BemVindo que tiene un costo de 80 Soles.

En el caso de francs: El curso aun no tiene un material como base, las clases se desarrollan solo con guas y separatas.

Tambin se deber de informar de los cambios de material por nivel que se realiza en el transcurso del Curso a nivel bsico, intermedio o avanzado, como se detalla a continuacin:

INGLES BASICO INTERMEDIO AVANZADO

SISTEMA ANTIGUO I III BEGINNER I-IV PRE-INTERMEDIATE I-IV UPPER-INTERMEDIATE IV-VI ELEMENTARY V-VII INTERMEDIATE V-VIII ADVANCED I-IV

SISTEMA NUEVO V-VII PRE - INTERMEDIATE V-VIII UPPER-INTERMEDIATE V-X EN PROGRAMACION

ELEMENTARY I-IV INTERMEDIATE I-IV ADVANCED

NIVELES / PORTUGUES BASICO INTERMEDIO AVANZADO

SISTEMA ANTIGUO I- III TUDO BEM I BEM VINDO BEM VINDO

SISTEMA NUEVO I-III BEM VINDO

1.1.2

Caso del alumno que cuente con conocimientos del idioma: Se le informara que debe rendir el examen de clasificacin que debe programarse con anticipacin en el horario de lunes a viernes de 3:00pm a 6:00pm llamando a los nmeros del rea de Idiomas o escribiendo un correo, adems de informar al alumno que el examen tiene una duracin de una hora. Es importante informarle al alumno que el pago de este examen se realiza al momento de rendirse la prueba, los resultados se emiten en 15 minutos y de acuerdo al nivel al cual ha sido clasificado se le brindara la informacin del inicio, duracin, horario y costo del nivel en el cual clasifico. Cabe sealar que si el alumno desea rendir otro examen de clasificacin, podr realizarlo siempre y cuando haya transcurrido 1 mes despus de la primera prueba. Se detalla:

COSTO EXAMEN DE CLASIFICACIN: S/. 50.00 COSTO EXAMEN DE CLASIFICACIN: S/. 40.00 para alumnos del rea de Idiomas
1.1.3 Caso del alumno que desee inscribirse al curso de bsico acelerado: Se le informara de los prximos inicios del curso Ingles bsico acelerado, el costo, la duracin y los materiales a llevarse en este curso, como se detalla a continuacin: TIPO DE ALUMNO ESTUDIANTES UNI COMUNIDAD UNI PBLICO GENERAL COSTO TOTAL 430 570 710 CUOTA 1 230 300 350 CUOTA 2 200 270 360

El pago del Curso del Idioma Ingles Bsico Acelerado se divide en 2 cuotas, la primera cuota debe cancelarse al momento de la matrcula del alumno, mientras la segunda cuota se cancela un mes despus de iniciadas las clases. Se le informara al alumno que la duracin del curso es de 3 meses y medio. Respecto a los materiales, los libros sern los mismos que se lleven en el nivel Bsico, lo nico que varia en este caso es el tiempo de compra, ya que en dos meses despus de iniciadas las clases los alumnos deben de cambiar de material, como se detalla a continuacin:

INGLES BASICO ACELERADO DURACION MATERIALES

NIVEL I AL IV 8 semanas Elementary

NIVEL V AL VII 6 semanas Pre-Intermediate

IMPORTANTE: En los cursos del Idioma Ingls, Francs y Portugus se emiten certificados y constancias una vez finalizado el nivel respectivo de cada idioma. Si el alumno culmino todos los subniveles correspondientes al nivel bsico, intermedio o avanzado, debe de cancelar el monto de S/.30.00 por la constancia y el certificado respectivo de cada nivel. La constancia de notas se emite en un periodo no mayor de 1 semana, mientras que el certificado tiene un periodo no mayor de 1 mes para ser emitido.

1.1.4

En caso del alumno de Posgrado: 1.1.4.1 En caso del alumno que desee llevar el curso:

Se le informara de los costos, horarios, duracin y materiales respectivos para este nivel, el cual es un grupo especial dirigido solo a alumnos que estn llevando el curso de Maestra, adems de aclarar que este grupo solo lleva el nivel intermedio del Idioma seleccionado. Se detalla lo siguiente:

DURACIN DEL CURSO INGLS PARA MAESTRISTAS 2 MESES (12 horas/semana) 4 MESES (6 horas/semana) TOTAL A PAGAR

COSTODE ENSEANZA S/.1000.00 S/.1000.00 S/. 1000.00

PAGO POR CUOTAS 2 CUOTAS DE S/.500.00 2CUOTAS DE S/.400.00

1 CUOTA DE S/.200.00

S/.1000.00

Si el alumno interesado por el curso es un docente de la UNI entonces se le informara lo siguiente:

DURACIN DEL CURSO INGLS PARA DOCENTES UNI 108 HORAS 2 MESES (12 horas/semana) 4

COSTO MENSUAL DE ENSEANZA 2 CUOTAS DE S/.75.00 3 CUOTAS DE S/.50.00 S/. 150.00

MESES (6 horas/semana) TOTAL A PAGAR

Se le debe informar al alumno adems, que debe realizar el pago de materiales el cual no esta incluido en la mensualidad, asimismo el pago del certificado y constancia una vez finalizado el curso. PAGOS ADICIONALES Materiales CERTIFICACIN s/.73.00 (por todo el curso) Libro: Student Book Intermediate + MPO S/.100.00 (Constancia y Certificado)

1.1.4.2 En caso del alumno de Posgrado que solicite un examen de suficiencia: El examen de suficiencia es una prueba de un idioma a nivel intermedio, que rinden los alumnos del Posgrado y consta de:

Un examen de 1hora y media (El cual puede ser por la modalidad de traduccin o prueba escrita y produccin oral) + Una entrevista de media hora.

Se detalla tambin que es un examen especial el cual necesita una serie de requerimientos, los cuales se detallan a continuacin: - Solicitar el examen por escrito: El examen de suficiencia solo se puede programar luego de haber enviado una solicitud de parte del alumno o la facultad en la cual se encuentre estudiando, el cual esta sujeto al tipo de examen* que el alumno elija.

* Modalidades de los exmenes de suficiencia: Examen de suficiencia por Traduccin: Para que el alumno pueda rendir este examen, la Facultad en la cual estudia el alumno deber enviar una solicitud dirigida al Director del CEPS, en este caso al Seor M Sc. Julio Cruzado Quiroz, el cual se debe recepcionar en la mesa de partes del CEPS, posteriormente ser la solicitud ser enviada al rea de Idiomas y ser revisada por la Ms Ing. Rosa Altamirano Medina. Adems el alumno deber adjuntar la copia de su DNI y una copia del carnet de estudiante de Posgrado de su respectiva facultad, asimismo deber adjuntar una copia del Certificado de Ingles a nivel Intermedio. Examen de Suficiencia Prueba Escrita y Produccin Oral: Para que el alumno pueda rendir este examen deber presentar una solicitud simple dirigida a la Jefa(e) del rea de Idiomas del CEPS-UNI, adjuntando la copia de DNI y la copia del carnet de estudiante de Posgrado, asimismo deber adjuntar una copia del Certificado de Ingles a nivel Intermedio.

El formato de esta solicitud se puede enviar al e-mail del alumno interesado, el cual se encuentra dentro de la carpeta Exmenes, exmenes de suficiencia, bajo el nombre de Formato solicitud para el examen de suficiencia.

IMPORTANTE: En ambas solicitudes se debe especificar la alumno, la facultad en la cual se encuentra cursando como los datos correspondientes del alumno maestrista apellidos y nombres, Nmero mvil o de domicilio para coordinaciones correspondientes).

especializacin sus estudios, (Se especifica poder realizar

del as los las

- Programar un docente: El examen de suficiencia es designado a un docente especializado, el cual elabora el examen y prepara la entrevista con el alumno interesado. - Programar un horario: En el examen de suficiencia es necesario coordinar un horario especfico con el alumno y el docente designado, el cual tiene que estar dentro de la disposicin de ambos. - Confirmar el tipo de examen de suficiencia elegido: Es necesario contar con el numero mvil del alumno para poder confirmar el tipo de examen de suficiencia elegido, para no tener problemas futuros.

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Todos estos requisitos se deben de informar al alumno interesado, asimismo se deber informar los costos correspondientes a este examen, los cuales se detallan a continuacin:

EXAMEN DE SUFICIENCIA MODALIDADES EXAMEN DE SUFICIENCIA Por Traduccin Por Prueba Escrita y Produccin Oral Constancia*

COSTOS S/.150.00 S/.150.00

**La constancia se cancelara siempre y cuando el alumno haya pagado y rendido el examen de suficiencia, adems de haber aprobado con una nota mnima de 14.0. **Las notas de los alumnos que rindan este examen, sern publicadas en un plazo mnimo de 24 horas. 1.1.5 En caso del alumno de pregrado: 1.1.5.1 Caso del alumno de pregrado que desee llevar el curso de Idiomas nivel bsico: Para obtener el ttulo de pregrado, aparte de terminar la carrera, los alumnos requieren del conocimiento de un idioma a nivel bsico, es por ello que a algunos alumnos del pregrado se les puede ofrecer el llevar el curso de idiomas a nivel bsico o bsico acelerado. 1.1.5.2 Caso del alumno de pregrado que solicite un examen de competencia: En el caso que el alumno de pregrado necesite con urgencia alguna constancia para obtener el ttulo al finalizar la carrera, se le informa que puede rendir un examen de competencia a nivel bsico, el cual tiene ciertos requisitos que se detallan a continuacin: - Solicitar el examen por escrito: El examen de competencia solo se puede programar luego de haber enviado una solicitud de parte del alumno, en la cual debe adjuntar la copia de su DNI y la copia de su carnet de estudiante. - Programar un docente: El examen de competencia es designado a un docente especializado, el cual elabora el examen y prepara la entrevista con el alumno interesado. - Programar un horario: En el examen de competencia es necesario coordinar un horario especfico con el alumno y el docente designado, el cual tiene que estar dentro de la disposicin de ambos. Es necesario informarle al alumno los costos y la modalidad del examen de competencia, para ello se describe en un cuadro lo siguiente:

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EXAMEN DE COMPETENCIA MODALIDADES EXAMEN DE COSTOS COMPETENCIA Prueba escrita y produccin oral Constancia* S/.100.00 S/.150.00

*La constancia se cancelara y emitir siempre y cuando el alumno haya pagado y rendido el examen de suficiencia, adems de haber aprobado con una nota mnima de 14.0. Las notas de los alumnos que rindan este examen, sern publicadas en un plazo mnimo de 24 horas.

*IMPORTANTE: Si el solicitante del examen de suficiencia o competencia es un docente de la UNI, los costos varan de la siguiente manera:

DESCRIPCIN DERECHO DE EXAMEN CONSTANCIA TOTAL A PAGAR

COSTO PREGRADO S/. 80 S/. 100 S/. 180

COSTO POSGRADO S/. 100 S/. 100 S/.200

1.2. Caso del alumno que desee matricularse al siguiente nivel En este caso se deber confirmar si el alumno aprob el nivel anterior con la nota mnima de 14.0, si se confirma la nota mnima entonces se deber corroborar si el alumno cancelo el curso por tres meses o si paga el curso de manera mensual, asimismo se debe corroborar si cuenta con alguna beca o descuento, como se seala en lneas posteriores: 1.2.1. Alumno que cancelo por tres meses: 1.2.1.1. 1er. Caso: Por ejemplo sea el alumno que cancela tres meses del Bsico I al Bsico III de Ingles los S/.300.00 correspondientes, se verifica si aprob los niveles con una nota mnima de 14.0, es decir: Nota Bsico I = 14.0

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Solo as podr matricularse al siguiente nivel, usando su mismo recibo o la copia de su recibo, la cual puede solicitar en caja con sus datos personales sin ningn costo. 1.2.1.2. 2do. Caso: Se toma como ejemplo al mismo alumno del caso anterior, el cual cancela del Bsico I al Bsico III los S/.300.00 correspondientes, y al momento de verificar sus notas se observa lo siguiente: Nota Bsico I=13.0 En este caso al alumno se le informa que tiene dos opciones: - Rendir un examen de clasificacin: Este examen eliminara la nota que tiene y la sustituir. El examen tiene un costo de S/.40.00 para alumnos del rea de idiomas, se cancela de forma muy separada a lo que dicta el recibo. - Repetir el curso: El alumno podr iniciar el curso desde el Bsico I (en este caso) tomndose el pago del recibo ya cancelado. Entonces se tiene que el alumno estar matriculado de esta forma: Bsico I, Bsico I, Bsico II. Es por ello que el alumno deber cancelar aparte el Bsico III. 1.2.1.3. 3er. Caso: Caso del alumno que tiene un recibo antiguo: En este caso se verificara la fecha de emisin del recibo. Si el alumno estudio con el sistema antiguo y dejo de estudiar hace ms de 2 meses entonces deber rendir un examen de clasificacin, para evaluar si aun puede continuar con el siguiente nivel o si debe clasificar en un nivel anterior. Se detalla que el examen de clasificacin tiene un costo de S/.40.00 nuevos soles, ya que el alumno es del rea de idiomas. Si por algn motivo el alumno cancelo los tres meses y no asisti a ninguna clase, deber enviar una solicitud a la Jefa(e) del rea de Idiomas, en la cual deber pedir que el pago realizado se reserve para otro inicio de curso y haga valido el recibo emitido para matricularse a algn curso del rea de idiomas.

1.2.2. Alumno que paga mensualmente: Si el alumno paga mensualmente, solo se verifica el promedio final, el cual debe ser mayor a 14.0, para saber si puede matricularse al siguiente nivel, adems de verificar si cancelo los niveles anteriores. Esto se hace usando el sistema, o consultndole el record de pagos del alumno a la Seorita Edith Campos. Si por algn motivo el alumno cancelo la mensualidad del nivel y no asisti a ninguna clase, deber enviar una solicitud a la Jefa(e) del rea de Idiomas, en la cual deber pedir que el pago realizado se reserve para otro inicio de curso y haga valido el recibo emitido para matricularse a algn curso del rea de idiomas.

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1.2.3. Caso del alumno con becas y/o descuentos: El alumno que cuente con algn tipo de beca y/o descuento deber presentar un cargo de la solicitud o facilitar sus datos para verificar en la base de datos de becas (el cual se encuentra en la segunda computadora, ubicada en el escritorio, con el nombre de becas aceptadas, si cuenta con este tipo de beca o descuento. Si los datos del alumno no se encuentran registrados en la base de datos, se deber buscar el documento en fsico y verificar los datos del alumno, adems de cunto debe cancelar por mes. En caso de no hallarse ningn documento verificatorio entonces se debe consultar al M Sc.Ing. Julio Cruzado, o en su defecto a la Srta. Edith Campos para verificar si el alumno esta becado.

1.3. Caso del alumno que desee cambio de horarios: Algunos alumnos desean cambiar el turno de las clases, en ese caso se debe informarle lo siguiente: -Si el alumno no llevo el curso: Se le debe informar que debe presentar una solicitud a la Jefa (e) del rea de Idiomas, solicitando que se le matricule en un curso nuevo, ya que no llevo el curso al cual se matriculo por diversos motivos (viaje, enfermedad, etc.). -Si el alumno llevo el curso : Se considera que el alumno lleva el curso luego de haber asistido el 50% del total de las clases, entonces se le informa al alumno que se descontara el pago de su recibo (si es que cancelo por 3 meses o por mes).

1.4. Caso del alumno que desee trasladar sus pagos: Si el alumno solicita informes acerca de cmo trasladar sus pagos de un curso del rea de Idiomas a otro curso del rea de Idiomas o Computacin, se le deber comunicar que presente una solicitud a nombre del Director del CEPS-UNI, en este caso el M Sc. Ing. Julio Cruzado Quiroz, en la cual se especifica a que curso desea trasladar el pago realizado. 1.5. Caso de descuentos especiales y/o convenios para empresas e instituciones educativas: En el caso de alguna empresa o institucin que solicite un descuento o convenio sea de forma presencial o por correo, deber presentar una solicitud formal, adjuntando la lista de empleados o alumnos a los cuales beneficiaria el descuento o convenio. Es importante entregar estos documentos a la Jefa (e) del rea de Idiomas del CEPS UNI, ya que ella se encargara de dictaminar si procede o no el requerimiento.

Despus de revisar todos los casos se proceder a realizar la inscripcin del alumno o en su defecto la preinscripcin.

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2. MATRICULA
2.1. Matricula a Cursos, pago por exmenes de clasificacin o suficiencia: Para la matricula a cursos, se verificaran los siguientes casos: 2.1.1. Caso del alumno nuevo (Pre y Posgrado): Se rellenaran los siguientes campos: - Cdigo de alumno: Este campo se rellenara siempre y cuando el alumno sea estudiante UNI y presente el carnet de estudiante. -Idioma: Se detallara el idioma al cual el estudiante se est matriculando. Por ejemplo Ingles. -Mes correspondiente: Se detalla el mes correspondiente del cdigo de curso. Por ejemplo Diciembre. -Nivel: En esta parte se rellenara el nivel al cual pertenece el alumno, Por ejemplo Bsico I. Si es el caso de ser un examen de clasificacin, examen de competencia o examen de suficiencia, entonces se deber anotar el nivel correspondiente, considerando la informacin anterior. - Horario: Se rellenara con el cdigo del curso, por ejemplo INGB1-T1/Diciembre. En el caso de alumnos que van a rendir el examen de clasificacin, examen de competencia o examen de suficiencia, este campo se rellenara de acuerdo al tipo de examen que el alumno elija. - Apellidos y Nombres: Se deber escribir correctamente los apellidos y nombres del alumno. -Telfono, Celular, Email: Estos datos deben estar correctamente escritos ya que al alumno se le contactara por cualquier medio para notificarle alguna suspensin, reprogramacin, cambio, etc. -Pago y resto: Estas secciones son importantes ya que el alumno cancelara a caja el monto que se seale en pago, por ejemplo sea el caso de un alumno de Posgrado que separa su matrcula a un curso con S/.50.00 entonces en el resto se anotaran los S/.450.00 restantes los cuales el alumno cancelara el primer da de clases, a ms tardar una semana despus de iniciadas las clases. En el caso de los exmenes de clasificacin, competencia o suficiencia, los alumnos debern cancelar el monto total, entonces en pago se pondr el costo total del examen, y en resto solo se escribir 0. - Prximo pago: Se deber anotar hasta cuando tiene fecha el alumno para cancelar. Luego se enviara al alumno a Caja CEPS UNI a que cancele el curso y regrese con la ficha de inscripcin sellada y el recibo de pago emitidos por Caja CEPS UNI. - Despus, se escribir el nmero de recibo de pago, en la ficha de inscripcin, asimismo se debe anotar en la parte de posterior el nombre de la seorita que atendi al alumno.

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- Por ltimo, al alumno se le entregara el nmero de cuenta de la Editorial SBS o Mac Millan para que puedan cancelar los materiales (en el caso del curso de Ingls y Portugus)* *Se debe verificar la informacin anterior, por ejemplo en el caso de ingls los alumnos cambian de materiales en el Bsico V, adems se debe tomar en cuenta que los alumnos nuevos no deben adquirir el material si es que no se tiene el mnimo de alumnos en el grupo en el cual se matriculo.

IMPORTANTE: Si el alumno nuevo desea pagar por tres meses o realiza algn tipo de traslado, o cuenta con una beca se deber especificar en la ficha de inscripcin porque niveles est cancelando, si es un traslado, o cual es el tipo de beca con el que cuenta, por ejemplo: el alumno Juan Prez cancela por el BIV, BV, BVI.

2.1.2. Caso del alumno que cancelo por tres meses: Se le solicitara al alumno el original o la copia del recibo que valida el pago por tres meses, luego se rellenaran los campos mencionados anteriormente y antes de enviarlo a caja se verificara si no agoto el saldo de su recibo de pago, es decir si el pago de tres meses aun es vlido ya que el alumno puede repetir algn nivel, por ejemplo Bsico II, siendo considerado el recibo de esta forma: Bsico I, Bsico II, Bsico II Esto se debe anotar en la ficha de inscripcin: El alumno repiti Bsico II, entonces el pago es por Bsico I, Bsico II, Bsico II.

En caso de tener dudas, se puede consultar a la Srta. Edith Campos para verificar el estado de pago del alumno. Luego se escribir el nmero de recibo en la ficha de inscripcin, para despus enviar a caja CEPS UNI al alumno con la ficha de inscripcin y el recibo de pago. Luego se recibe la ficha de inscripcin con el sello de caja, y se anotara el nombre de la seorita que atendi en informes al alumno. Por ltimo, al alumno se le entregara el nmero de cuenta de la Editorial SBS o Mac Millan para que puedan cancelar los materiales (en el caso del curso de Ingls y Portugus), esto se realizara siempre y cuando se logre * *Se debe verificar la informacin anterior, por ejemplo en el caso de ingls los alumnos cambian de materiales en el Bsico V.

IMPORTANTE: TODO PAGO SE EFECTUAR EN CAJA CEPS UNI (1er. Piso). El personal de la Oficina del rea de Idiomas (stano) deber seguir estrictamente los pasos indicados; queda terminantemente PROHIBIDO aceptar encargo de pagos del usuario en la Oficina del rea de Idiomas.

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3. Pre-Inscripcin
Si el alumno no desea matricularse a ningn curso, sea por que el horario no le conviene, o desea matricularse despus, entonces se anotaran los datos de este en el cuaderno de PreInscripcin, tomndose todos los datos (Apellidos y Nombres, Numero Celular, Telfono, E-Mail) adems del horario en el cual se encuentra interesado.

II.

PROCEDIMIENTO PARA PROGRAMAR LOS EXMENES DE SUFICIENCIA COMPETENCIA CLASIFICACIN.

1. Exmenes de Suficiencia y Competencia:

Los exmenes de Suficiencia y Competencia se programan siguiendo los siguientes pasos: Se le deber brindar toda la informacin al alumno, asimismo se le indicara que debe cancelar S/.100.00 por derecho de examen, siguiendo los pasos descritos en lneas anteriores. Despus se visualizaran dos casos: 1.1. Examen de Suficiencia Modalidad Traduccin: La Facultad en la cual el alumno se encuentra estudiando la especialidad de la carrera elegida, deber dejar la solicitud en la mesa de partes del CEPS. La facultad debe aadir los datos del alumno, tales como el nmero de celular, correo, etc. En caso de no incluir los datos se debe llamar a la Facultad para que informe de cmo ubicar al alumno y en que medio. Al momento de recepcionar estos documentos, el rea de Idiomas deber sellarlos con Recibido, escribiendo la fecha y la hora y deben ser firmados por la seorita de turno quien recibi los documentos. Se le informa al alumno para que se apersone con la copia de su DNI y la copia de su carnet de estudiante de Posgrado (Este ltimo documento solo se solicitara en caso de no encontrar al alumno en la pgina de la ORCE), adems de cancelar el monto del examen (S/.150.00 nuevos soles o S/.100.00 nuevos soles si es docente UNI) Se subrayara con resaltador el tipo de examen que el alumno rendir, despus se dejaran todos los documentos en la oficina de la Jefa encargada del rea de Idiomas, para la designacin de docentes. Una vez firmado y con un docente designado por la Jefa(e), se proceder a realizar la carta para el docente designado (este formato se ubica en la carpeta: Formatos rea de Idiomas- Cartas Cartas para Suficiencia-Cartas nuevas), este documento luego de impreso se enviara a la oficina de la Jefa(e), para la firma correspondiente. Luego, se sacara una copia a la carta firmada y a la solicitud enviada por la Facultad

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con los documentos adjuntos (copia de DNI, copia de carnet de estudiante de Posgrado). Los originales se archivaran en el folder: Documentos Emitidos 2012pestaa Docentes. Despus se le informara al docente designado que ha debe recoger una carta y una solicitud para un examen de suficiencia por traduccin. Al momento de llegar, el docente designado deber firmar los cargos que se archivaron en el folder Documentos Emitidos 2012-pestaa Docentes, y deber llevar las copias de los documentos necesarios para rendir el examen (la carta para el docente, la solicitud enviada por la facultad, la copia de DNI del alumno, la copia del carnet de Posgrado del alumno).

El docente deber indicar que disponibilidad tiene para tomar el examen de suficiencia, luego se hacen coordinaciones con el alumno y el docente para concertar un da en comn. Se le debe informar al docente que durante el examen debe evitar conversaciones ajenas o indiferentes al examen de suficiencia, asimismo debe informarle al alumno que los resultados se publican despus de 24 horas de rendir el examen. Adems se debe aclarar que el docente debe ingresar al examen con vestimenta formal y ser puntual para evitar molestias o contratiempos. La fecha programada del examen, se deber tener listo el aula, los formatos para el docente (los cuales se encuentran en la carpeta Formatos rea de IdiomasExmenes-Exmenes Suficiencia-Formatos para Exmenes Suficiencia-Examen Suficiencia Traduccin), adems de verificarse la identidad del alumno, para evitar suplantaciones. El docente deber dejar una copia digital del examen, siendo este archivado en la carpeta rea de Idiomas-Exmenes-Exmenes de Suficiencia-Modelos de Exmenes. Una vez terminado el examen, se le recordara al alumno que los resultados sern publicados en un plazo de 24 horas. El acta de evaluacin (ubicado en la carpeta Constancias de Notas-Constancias Ex. Suficiencia Curso- Se ubica la carpeta del ao y la fecha, se guarda el archivo con el nombre del alumno y el tipo de prueba que rindi ej: CONSTANCIA DE EXAMEN DE SUFICIENCIA TRADUCCION RAMIREZ ARCELLES ROBERTO RUBEN.doc) ser realizado bajo la supervisin del docente designado. La constancia solo se emitir siempre y cuando el alumno haya alcanzado la nota mnima de 14.0. Una vez revisado el acta de evaluacin, el docente designado deber firmar en seal de conformidad. Si es que el alumno aprob con la nota mnima de 14.0, se imprimir la constancia. El examen de suficiencia, el criterio de evaluacin, el acta de evaluacin y la constancia deben ser entregados a la Jefa (e) para que pueda revisarlos y firmar si esta todo conforme.

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Una vez revisado y firmado por la Jefa (e) del rea, se debe archivar el examen junto con el acta de evaluacin, en el folder Exmenes de Suficiencia 2012.

1.2. Examen de Suficiencia - Competencia Modalidad Prueba Escrita y Produccin Oral: El alumno deber dejar la solicitud en recepcin del rea de Idiomas junto a la copia de su DNI y la copia de su carnet de estudiante de Pregrado o Posgrado, sea el caso. Adems de cancelar el monto por derecho de examen (S/.100 pregrado-S/.150 Posgrado o S/.80.00 Docentes UNI modalidad pregrado S/.100.00 Docentes UNI modalidad Posgrado) Al momento de recepcionar estos documentos, el rea de Idiomas deber sellarlos con Recibido, escribiendo la fecha y la hora y deben ser firmados por la seorita de turno quien recibi los documentos. Se subrayara con resaltador el tipo de examen que el alumno rendir, despus se dejaran todos los documentos en la oficina de la Jefa encargada del rea de Idiomas, para la designacin de docentes. Una vez firmado y con un docente designado por la Jefa(e), se proceder a realizar la carta para el docente designado (este formato se ubica en la carpeta: Formatos rea de Idiomas- Cartas Cartas para Suficiencia-Cartas nuevas), este documento luego de impreso se enviara a la oficina de la Jefa(e), para la firma correspondiente. Luego, se sacara una copia a la carta firmada y a la solicitud enviada por el alumno con los documentos adjuntos (copia de DNI, copia de carnet de estudiante de Pregrado). Los originales se archivaran en el folder: Documentos Emitidos 2012pestaa Docentes. Despus se le informara al docente designado que debe recoger una carta y una solicitud para un examen de competencia o suficiencia en la modalidad de prueba escrita y produccin oral (Si es que el docente no puede acercarse, se le enviara un correo con la carta adjunta y los datos del alumno a quien le tomara la prueba). Al momento de llegar, el docente designado deber firmar los cargos que se archivaron en el folder Documentos Emitidos 2012-pestaa Docentes, y deber llevar las copias de los documentos necesarios para rendir el examen (la carta para el docente, la solicitud enviada por el alumno, la copia de DNI del alumno, la copia del carnet de Pregrado del alumno). El docente deber indicar que disponibilidad tiene para tomar el examen de suficiencia, luego se hacen coordinaciones con el alumno y el docente para concertar un da en comn. Se le debe informar al docente que durante el examen debe evitar conversaciones ajenas o indiferentes al examen de suficiencia o competencia, asimismo debe informarle al alumno que los resultados se publican despus de 24 horas de rendir el examen. Adems se debe aclarar que el docente debe ingresar al examen con vestimenta formal y ser puntual para evitar molestias o contratiempos. La fecha programada del examen, se deber tener listo el aula, los formatos para el docente (los cuales se encuentran en la carpeta Formatos rea de Idiomas-

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Exmenes-Exmenes Suficiencia-Formatos para Exmenes Suficiencia-Examen Suficiencia Prueba Escrita y Produccin Oral o en la carpeta Formatos para Exmenes Competencia), adems de verificarse la identidad del alumno, para evitar suplantaciones. El docente deber dejar una copia digital del examen, siendo este archivado en la carpeta rea de Idiomas-Exmenes-Exmenes de Suficiencia-Modelos de Exmenes. Una vez terminado el examen, se le recordara al alumno que los resultados sern publicados en un mnimo de 24 horas. El acta de evaluacin (ubicado en la carpeta Constancias de Notas-Constancias Ex. Suficiencia Curso- Se ubica la carpeta del ao y la fecha, se guarda el archivo con el nombre del alumno y el tipo de prueba que rindi ej: CONSTANCIA DE EXAMEN DE SUFICIENCIA PEPO-RAMIREZ ARCELLES ROBERTO RUBEN.doc) ser realizado bajo la supervisin del docente designado. La constancia solo se emitir siempre y cuando el alumno haya alcanzado la nota mnima de 14.0. Una vez revisado el acta de evaluacin, el docente designado deber firmar en seal de conformidad. Si es que el alumno aprob con la nota mnima de 14.0, se imprimir la constancia. El examen de Competencia o Suficiencia Prueba Escrita y Produccin Oral, el criterio de evaluacin, el acta de evaluacin y la constancia deben ser entregados a la Jefa (e) para que pueda revisarlos y firmar si esta todo conforme. Una vez revisado y firmado por la Jefa (e) del rea, se debe archivar el examen junto con el acta de evaluacin, en el folder Exmenes de Suficiencia 2012.

IMPORTANTE: Las programaciones y los resultados de los exmenes de suficiencia en sus dos modalidades y competencia, deben ser registrados en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas, Exmenes, Archivo: Exmenes de suficiencia, programacin exmenes suficiencia competencia. Adems se le debe informar al alumno que en caso de reprogramar el examen sin avisar con anticipacin (mximo 3 das antes del examen) entonces se le cobrara por una segunda vez el examen de competencia o de suficiencia.

2. Exmenes de Clasificacin:
2.1. Clasificacin: El alumno deber enviar un correo o llamar para programar el examen de clasificacin en el horario de 3:00 pm a 6:00 pm. El da del examen el alumno debe traer el recibo de pago, y deber presentar su carne de estudiante junto al DNI.

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Debe dejar todas sus pertenencias e ingresar al aula solo con un lapicero, un lpiz y un borrador. El examen dura entre 45 minutos y 1 hora. Despus el alumno deber esperar 10 minutos a que se le entregue la respuesta y se le informe de los resultados y las programaciones de los inicios en el mes del nivel en el que clasifico. El examen se debe archivar en el folder Exmenes de Clasificacin 2012.

IMPORTANTE: Las programaciones y los resultados de los exmenes de clasificacin deben ser registrados en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas, Exmenes, Archivo: Exmenes de clasificacin, en el archivo: Exa. Clasificacin.

III.

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL REPROGRAMACIONES Y PUBLICIDAD.

DE

INICIOS

DE

GRUPOS,

1. CONTROL DE INICIOS DE GRUPOS

1.1. Creacin de Cdigos: Para crear cdigos nuevos o cdigos de los siguientes niveles, se debe tomar en cuenta la lista de pre inscripcin la cual debe tener ms de 14 alumnos interesados, para verificar que horarios les interesan a los alumnos, adems se debe tener en cuenta la disponibilidad del aula y la disponibilidad de docentes. La disponibilidad del aula se verifica en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas Programacin Archivo Programaciones 2012 Pestaa Aula del mes. La disponibilidad de docentes se verifica en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas- Docentes Archivo Disponibilidad de docentes. Luego tenindose los datos necesarios se crean los cdigos nuevos, los cuales deben seguir el siguiente formato:

- Si es un curso nuevo Deber tener el siguiente formato: Si es el curso de Ingls Bsico I entonces debe ser: INGB1-N1 En donde ING son las siglas de Ingles, B1 de bsico I y N1 el turno noche 1. Se considera turno noche a los horarios de 8 a 10 pm. Se puede tomar tambin al horario de 6:30 a 10pm

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INGB1-N1 INGB1-T1 INGB1-M1 PORT1-T1 PORT1-S1 BASIA N1 Etc.

Ingls bsico 1 turno noche Ingls bsico 1 turno tarde Ingls bsico 1 turno maana Portugus bsico 1 turno tarde Portugus bsico 1 turno maana o tarde sbado. Ingls bsico acelerado.

Una vez creado el cdigo, se debe actualizar el archivo programaciones (Ruta Formatos rea de Idiomas- Programacin - Archivo programaciones), incluyendo en la pestaa Inicios del mes el cdigo recin creado el cual debe estar con el siguiente formato: INGB1-N1/Diciembre (por ejemplo), especificando la fecha de inicio y fecha de fin, el aula y el docente que llevara el curso. Se debe actualizar tambin la pestaa aulas, incluyendo al nuevo curso y el archivo disponibilidad de docentes.

- Si es un curso antiguo Si el curso es un bsico 2 o un intermedio 5, el nuevo cdigo deber tener el siguiente formato: INGB2-N1 En donde ING son las siglas de ingls, B2 de bsico 2 y N1 del turno noche 1. Entonces se tiene que los cdigos no cambian solo cambia el nmero del nivel, es por ello que se tiene: INGI5-S1 Ingls Intermdio 5 INGI6-S1 Ingls Intermdio 6 INGB3-T1 Ingles Bsico 3 Etc. Tambin se debe especificar la fecha de inicio y la fecha de fin del curso, el aula, profesor, cdigo del mes.

1.1.1. Designacin de docentes: Una vez creado el cdigo nuevo se deber especificar el docente que llevara el curso. Para esto la Jefa (e) del rea de Idiomas debe tener el listado de docentes, la lista de disponibilidad de docentes actualizada y la programacin correspondiente. Despus de revisar estos documentos proceder a realizar la designacin de docentes. En el caso de Ingles se debe tener en cuenta que: Un docente puede llevar un curso del nivel Bsico I al nivel Bsico IV, despus se deber realizar el cambio de docente. Esto tambin se aplica en los cursos de bsico acelerado. El nivel intermedio tendr la misma modificacin siendo el curso programado para un solo docente del intermedio I al IV, realizndose el cambio en el Intermedio V al VIII. Lo mismo suceder en el nivel avanzado. Se debe revisar la carga de los docentes, es decir el archivo disponibilidad de docentes, para repartir la carga horaria de forma equitativa.

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En el caso de Portugus y Francs: El nivel bsico es llevado por un solo docente, el cambio se realiza para el nivel intermedio, siendo programado para otro docente; lo mismo para el nivel avanzado. Se debe revisar la carga de los docentes, es decir el archivo disponibilidad de docentes, para repartir la carga horaria de forma equitativa.

Si por algn motivo ningn docente se encuentra disponible entonces se deber indicar con FP la ausencia de docentes.

1.1.2. Designacin de aulas: La designacin de aulas se realizara tomando en cuenta la pestaa Aula del mes del archivo programacin de aulas y control de grupos 2012. Si no existiera algn aula disponible se deber indicar con FA.

1.1.3. Control fin de curso: Luego de tener los datos del curso, se debe establecer la fecha de trmino del curso, el cual se calcula segn lo siguiente: Ingls: 32 horas de enseanza por cada nivel. Francs y portugus: 24 horas de enseanza por cada nivel. Maestra: 108 horas de enseanza. Si se tiene un solo horario por ejemplo Do de 2 a 8 pm o Sab de 2 a 8 pm, entonces se tendrn 6 horas de enseanza por semana, o sea 24 horas por mes. Si se tiene el horario de Sab y Dom de 8 a 2pm o lu-mi-vi de 6 a 9pm entonces se tienen 12 horas de enseanza por semana o sea 48 horas por mes. De esta forma se podr obtener la fecha aproximada de cuando terminara un curso.

1.1.4. Control de inicios de grupos Para realizar el control de grupos se debe verificar en el sistema CEPS la cantidad de alumnos matriculados que se tienen, se debe anotar cuantos pagantes y becados existen. Estos detalles se visualizan siguiendo los siguientes pasos: - Doble click en sistema CEPS, - Ingresar usuario: consulta, contrasea: consulta - Se ubicara el ciclo del curso, para ello se hace click en ciclo, como ejemplo 2012-12 perteneciente a diciembre 2012, luego click en aceptar y salir.

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- Click en Control - Se abrir un recuadro entonces se deber hacer click en la parte el recuadro de la parte izquierda, para ubicar el curso buscado. - Una vez ubicado el curso se da click en verificacin. - Se visualiza la cantidad de alumnos matriculados y el pago que realizo cada alumno aparte de observar el nmero de recibo que cancelo. - La cantidad de alumnos pagantes y becados se debe anotar en el archivo programacin de aulas y control de grupos 2012, en la columna correspondiente dependiendo del tipo de alumno sea pagante o becado.

IMPORTANTE: En la columna cantidad solo debe ir el nmero de alumnos pagantes, los alumnos becados tienen otra columna especial, as como los preinscritos y los oyentes. El total ser una suma entre cantidad y becados. Luego de realizar estos pasos se tienen los siguientes casos: a. Inicios de grupos: a.a. Alumnos nuevos: Un grupo solo iniciara si tiene 14 alumnos pagantes. No se consideran a los becados, a no ser que una cantidad de ellos pueda equivaler a lo que paga un alumno pagante. Por ejemplo dos becados que cancelan 35 soles por mes, equivalen a un alumno pagante que cancela 70 por mes. Se debe imprimir la lista de verificacin del sistema CEPS. Se llamaran a todos los alumnos de la lista. Se les informara el inicio del curso, mnimo con dos das de anticipacin, mximo con un da. Se debe anotar todos los detalles al momento de realizar la llamada, si el alumno desea o no llevar el curso. En caso de no responder el alumno se le debe enviar un mensaje de texto a celular o un correo para que pueda informarse del inicio del curso. Luego se debe archivar el documento de la lista de verificacin en el folder Llamadas a usuarios para los inicios.

a.b. Alumnos antiguos o que llevan al curso: Se verifica que el grupo cuente con la cantidad mnima de alumnos, luego se verifica que alumno aprob el nivel anterior del curso, este paso se verifica con el acta de notas del docente del curso. Se imprime la lista de verificacin del sistema CEPS del curso del nivel anterior.

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En la lista se anota el promedio del alumno, para evitar confusiones. Se invita a los alumnos que aprobaron con la nota mnima de 14.0 a matricularse al siguiente nivel del curso. A los que desaprobaron se les invita a reiniciar al curso en el nivel anterior, informndoles los horarios disponibles y las fechas de inicio. En caso de presentar inconvenientes para el alumno respecto a la matricula en un nivel anterior o posterior del curso, ya sea por el horario o la fecha de inicio, se le indicara a este que envi una solicitud a nombre de la Jefa (e) para que pueda postergar su matrcula. Luego se debe archivar el documento de la lista de verificacin en el folder Llamadas a usuarios para los inicios.

1.2. Control de Grupos: Luego de tener los cdigos creados, se debe realizar lo siguiente: - Ir a la siguiente ruta:Formatos rea de Idiomas-Programaciones 2012 Archivo Programacin de Aulas y control de grupos 2012. - Este archivo se actualiza, entonces se tiene por ejemplo:

PROGRAMACIN DE DICIEMBRE 2012

INGLS HORARIO
LU-MIVI LU-MIVI LU-MIVI SA-DO SA-DO 08:30 10:30 18:00 20:00 20:00 22:00 13:0016:00 9:0013:00

INICIO
05/12/2012 17/12/2012 17/12/2012 15/12/2012 15/12/2012

AULA PROFESOR
503 502 FA FA Aula comp Margot Solis Lady Ligas FP FP FP

CDIGO / MES
INGB1-M1/DICIEMBRE INGB1-T2/DICIEMBRE INGB1-M2/DICIEMBRE INGB1-S2/DICIEMBRE INGB1-S1/DICIEMBRE

TERMINO
14/01/2013 18/01/2013 18/01/2013 12/01/2013 06/01/2013

BASICO I

En este archivo se visualizara el idioma, el horario, la fecha de inicio, el aula, el docente designado, el cdigo y el mes correspondiente al cdigo, la fecha de trmino, la cantidad de alumnos matriculados, la cantidad de pre inscritos, la cantidad de alumnos oyentes y la cantidad total de alumnos, adems de la columna de observaciones.
CANTIDAD BECADOS PRE INSCRITOS OYENTES TOTAL

14 8 0 0 2

2 0 0 0

0 2

16 8 0 2

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Estas columnas nos ayudan a controlar a los grupos es por ello que siempre se deben actualizar, para ello tendremos que verificar cuantos alumnos matriculados existen por cada curso. Para realizar la verificacin se siguen los siguientes pasos: - Abrir el sistema CEPS - Ubicar el ciclo respectivo, en nuestro caso 2012-12 - Ubicar el curso respectivo, dar click en verificacin para visualizar la lista de pagantes. - Luego se ubican a los alumnos que cancelaron el monto total, la cantidad de alumnos becados, etc. - Los datos se rellenan en el archivo Programacin de aulas y control de grupos para de esta forma controlar a los grupos que inician.

*IMPORTANTE: Se debe actualizar siempre las columnas de cantidad, becados, pre inscritos, oyentes del archivo Programacin de aulas y control de grupos.

2. REPROGRAMACIONES
Las reprogramaciones se realizan en los siguientes casos:

2.1. Cantidad de alumnos menor al mnimo - Si la cantidad de alumnos es menor al mnimo (14 alumnos en el caso de ingls, 12 en el caso de francs y portugus y 10 en el caso de Maestra) entonces se debe de reprogramar el curso, esto depender de cuantos alumnos faltan. Por ejemplo: Si solo faltan 2 alumnos entonces se debe reprogramar el curso en 2 o 3 das, esperando que se cubran las vacantes. De no ser as se vuelve a reprogramar el curso. - La reprogramacin se debe realizar modificando la fecha de inicio y fin del curso, en el archivo Programacin de aulas y control de grupos . - Despus se imprime la lista de verificacin del sistema CEPS, la cual debe ser correspondiente al curso que se est reprogramando. - Una vez impresa la lista se procede a llamar a todos los alumnos para informarles la fecha de reprogramacin, tambin se debe informar al docente designado la reprogramacin del curso. - En caso de presentarse molestias se le brindara al alumno una solucin inmediata, tales como los horarios donde el curso va a iniciar o una cita con la Jefa (e) del rea de Idiomas. -Se debe anotar en la lista de verificacin la hora de llamada y si el alumno contesto o no, as como si se le envi un sms o un e-mail. - Luego se debe archivar el documento de la lista de verificacin en el folder Llamadas a usuarios para los inicios.

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2.2. Alumnos faltantes. El curso tambin se reprograma si es que la mayora de alumnos no asiste a clase, es por ello que se debe verificar cuantos alumnos asisten a clase, de acuerdo a lo que se dicte en la lista de asistencia de alumnos del docente. Para ello tambin se reprogramara el curso hasta un nuevo aviso, similarmente al caso anterior se llamaran a los alumnos y se les indicara el motivo de la reprogramacin, posteriormente se archivara la lista de verificacin en el folder Llamadas a usuarios para los inicios.

2.3. Exmenes de Suficiencia y Competencia. Las reprogramaciones de los exmenes de suficiencia y competencia se deben realizar con un plazo mximo de 3 das. El alumno debe comunicarse con el rea de Idiomas e indicar para cuando estara disponible. El rea de Idiomas debe informar al docente designado la reprogramacin. Despus se debe realizar una coordinacin en la cual el alumno y el docente coincidan tanto en horario como en el da programado. En caso de que el alumno no informe al rea de Idiomas con anticipacin la reprogramacin del examen y falte el da programado, entonces se proceder a informar al alumno que debe cancelar por segunda vez el examen de suficiencia o competencia. El pago del docente por concepto de examen de suficiencia o competencia ser realizado dos veces.

3. PUBLICIDAD
La publicidad se realiza de forma rotativa, es decir, un da en la maana y un da en la tarde, siendo realizado como se indica en la siguiente tabla: Fecha Turno Maana 1 Lunes Martes Mircoles Jueves 11:00-12:00 Comedor y Pabelln Central Viernes Sbado

Turno Maana 2 Turno Tarde 1 Turno Tarde 2

12:00-1:00 Pabelln Central 2:00-3:00 Pabelln Central 2:00-3:00 Pabelln Central y Comedor 2:00-3:00 Royal Plaza

2:00 3:00 Megaplaza

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En los cuales se considera: Turno Maana1: Sara Turno Maana2: Vanessa Turno Tarde 1: Elizabeth Turno Tarde 2: Rosa * Nota: Solo se realizara La publicidad en otros lugares ajenos a La UNI cuando se realicen campaas. Los gastos de viticos corrern por cuenta de la Jefa (e) del rea de Idiomas o del Jefe de Logstica. - La publicidad debe realizarse de forma amena, tratando de captar al mayor publico posible. - Se debe tener en cuenta que los resultados de una buena publicidad se ven reflejados en la cantidad de alumnos que se inscriben a un curso. La publicidad va la pgina web del ceps, se realiza enviando la informacin actualizada a la seorita Mnica.

IV.

Procedimientos con los Docentes

1. CONVOCATORIA DE DOCENTES
- La convocatoria de docentes se realiza va la pgina web Computrabajo, se detalla lo siguiente: Usuario Contrasea : : ceps eng1

Se debe de indicar que tipo de docentes se requieren y la direccin del mail a la cual deben enviar los CVs (centrodeidiomasuni.universidad@gmail.com) - Una vez que se tenga una lista de docentes aptos, se realiza un filtro que generalmente es designado de parte de la Jefa (e) del rea de Idiomas a un docente antiguo del rea de Idiomas (por ejemplo la Miss Margot Solis). A este docente designado se le tiene que enviar una carpeta al correo con todos los CVs de la convocatoria. - La docente designada luego de evaluar la convocatoria y realizar el filtro, procede a enviar la lista de docentes que cumplieron los requisitos. Entonces se debe coordinar con la docente designada y la Jefa (e) del rea de Idiomas el da y la hora de la entrevista de los docentes convocados. Adems se debe tener como dato que tema va a tener cada docente convocado, ya que los docentes convocados deben presentar una clase maestra en la entrevista. - Luego de tener los datos de la fecha y la hora para la entrevista, se procede a llamar a los docentes convocados y a enviarles un correo especificando la fecha y la hora, el tema de la clase maestra, la vestimenta formal, la direccin y los telfonos del rea de Idiomas, adems se enviara adjunto el archivo Pautas clase maestra

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que se encuentra en la carpeta: Formatos rea de Idiomas-Docentes- Seleccin de Docentes. -Se informara al Jefe de Logstica y a la Seorita Maribel (Encargada de los salones de cmputo) para que nos indiquen que saln est disponible para el da de la entrevista. Este saln debe contar con un proyector y una pizarra acrlica, es entonces que se separara el saln en el horario indicado para la entrevista. - Despus llegado el da de la entrevista, se debe confirmar la asistencia de los docentes horas antes de la entrevista, en caso de no asistir el docente convocado se deber informar a la docente designada y a la jefa (e) del rea de Idiomas. - Luego se debe tener listo el cv impreso del docente junto con la ficha de evaluacin de la clase maestra (Ruta Formatos rea de Idiomas-DocentesSeleccin-Archivo Ficha evaluacin Clase maestra). Se le entregara el documento a la jefa (e) del rea de Idiomas y la docente designada. En caso de participar ms docentes se debe imprimir ms fichas de evaluacin de la clase maestra.

- Luego de la entrevista, se procede a verificar que todas las fichas de evaluacin clase maestra estn correctamente llenadas, luego se realizara un acta donde se especificara la hora y fecha de la reunin, los docentes que se convocaron, y si algn docente se selecciono para el dictado de clases de idiomas. - El acta de evaluacin a docentes se encuentra en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas-Actas de notas se ubica el idioma se ubica el nivel y la fecha correspondiente. - Se imprime el documento, hacindolo llegar a la docente designada para la entrevista, la cual debe firmar. Los participantes tambin deben firmar. Luego el documento se debe entregar a la Jefa del rea de Idiomas, junto a los cvs impresos y la ficha de evaluacin de clase maestra, para su revisin. - Una vez firmado el documento por la Jefa (e) del rea de idiomas, se debe archivar este en el folder Documentos Emitidos 2012-pestaa Docentes. NOTA: Se debe tener en cuenta al nuevo docente seleccionado para las programaciones posteriores que se presente.

2. PROGRAMACION DE DOCENTES
Para programar a un docente en un curso se le informara a la Jefa(e) del rea de Idiomas para que programe a un docente en un curso, de acuerdo a la carga horaria y a la disponibilidad que presente el docente. Luego se confirmara va e-mail y telfono con el docente respecto al curso en el cual fue programado.

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3. ACTUALIZACION DEL FOLDER

El folder de los docentes se actualizara con la lista del grupo al cual ha sido programado. Para imprimir la lista de asistencia se deben seguir los siguientes pasos: - Ir al sistema ceps - Buscar el grupo del docente designado. - Dar clicka asistencia - Imprimir la lista. - Dejar la lista en el folder del docente. Luego se revisaran las listas de los docentes diariamente, si se nota que el docente incluyo a un alumno en la lista y este no se encontraba originalmente en la lista impresa entonces se revisara en el sistema para corroborar que el alumno se encuentre matriculado correctamente, en caso contrario se tratara de ubicar al alumno mediante el docente para que regularice su matrcula. Adicional a la lista de asistencia de alumnos, se debe dejar la asistencia del docente, en el cual el docente debe anotar el tema que avanza por clase y la hora de inicio y final de la clase. Este documento se halla en el folder formatos rea de idiomas, se le sacara una copia al modelo y se dejara en el folder del docente.

4. ENTREGA DE ACTAS DE NOTAS

Para este procedimiento es necesario seguir los siguientes pasos: Se debe corroborar la fecha de trmino del curso y que se cumplan las horas de enseanza sealadas en los afiches de publicidad (Ingles 32 horas, francs y portugus 24 horas). Se le enviara al docente va correo el formato de actas de notas (que se encuentra en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas-Docentes-Actas de Notas-Formato Acta de Notas), adems de enviarle la lista de alumnos del curso. Se le informara al docente que debe entregar las actas de notas tanto en fsico como va e-mail, en un plazo mximo de 3 das. De no realizar la entrega del acta de notas se realizara un descuento de S/.50.00 nuevos soles. Al momento de entregar el acta de notas en fsico, se debe verificar que todo este correcto, si no se realizaran las modificaciones correspondientes. El docente debe entregar el acta de notas con la firma correspondiente, adjuntando la lista de asistencia de los alumnos y la asistencia docente. Se procede a archivar los documentos en el folder Actas de notas, dependiendo del nivel en el que se encuentre.

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Ingresar las actas de notas de los docentes a la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas-Certificaciones-Listas nuevas entrega de constancias y certificadosEscoger el idioma-El ao-El nivel. Se ubica la pestaa del nivel correspondiente, solo se debe ingresar los apellidos y nombres del alumno, sin usar espacios ni comas ni tildes, adems se deber ingresar la nota del alumno. Se notara que en algunos casos el nombre se tie de un color azul y de un color rojo esto se debe a lo siguiente:

Se tie de color rojo: Cuando el alumno cuenta con una nota anterior en el mismo nivel. Es por ello que se verifica si el alumno repiti, abandono el curso o decidi reiniciar el curso.

Es importante averiguar esto ya que un alumno no debe tener dos notas en un mismo nivel, esto genera problemas futuros al momento de generar constancias o certificados. Es por ello que generalmente se tiende a eliminar la nota anterior y se deja la nota actual del alumno. Se tie de color azul: Cuando el alumno no cuente con ninguna nota en ese nivel. Tambin se observara que las notas no mayores a 14 se tien de rojo, esto es a que la nota mnima es de 14.0.

5. REUNIONES DE COORDINACION - CLASE MAESTRA - CON EDITORIALES - FECHAS FESTIVAS.

5.1. Reuniones de Coordinacin: Las reuniones de coordinacin son especiales, es por ello que se cuenta con un folder en el cual los docentes designados se encargan de anotar los puntos tomados en cuenta en la reunin. Para programar una reunin de coordinacin, la jefa (e) del rea de Idiomas debe informar anticipadamente la fecha, la hora y la agenda que se tomara en cuenta en

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la reunin de coordinacin, adems, debe informar acerca de los docentes designados para la reunin. Con estos datos se realizan los siguientes pasos: Se informara a los docentes designados la fecha, hora y agenda de la reunin de coordinacin. Se separara un aula anticipadamente (preferible con computadoras) en el cual se reunirn los docentes. Se tendrn listos los materiales que se necesitaran en la reunin, tales como libros, apuntes, etc. Se actualizara la agenda del folder de Coordinacin Acadmica, en el cual se deben incluir los datos anteriormente mencionados. El archivo de la agenda se encuentra en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas-Agenda. El da en el cual se realice la coordinacin se debe tener todo listo, para evitar contratiempos. Los docentes designados deben rellenar el formato de Coordinacin actualizado, adems de anotar las conclusiones a las cuales llegaron.

5.2. Reuniones para la clase maestra de docentes nuevos. Se revisaran los pasos detallados en convocatoria de docentes.

5.3. Reuniones con editoriales. Las editoriales generalmente organizan reuniones con los docentes y con la Jefa de rea. Las reuniones con los docentes se realizan para ensearles a manejar accesos online o brindarles soporte. Es por ello que la Jefa del rea de idiomas debe dispones de la mayora de docentes si se requiere algn tipo de enseanza de nueva metodologa. En el caso de reuniones administrativas, la Jefa del rea podr designar a un docente para que pueda acompaarlo en la reunin con la editorial. Para las reuniones con la editorial, se seguirn los mismos pasos que las reuniones de coordinacin.

5.4. Reuniones en fechas festivas. Para realizar reuniones en fechas festivas, se realizara previa coordinacin con la Jefa del rea de idiomas, un aviso de la fecha y horario adecuados para los docentes, va e-mail y telfono.

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V.

Procedimiento elaboracin y entregas de constancias y certificaciones.

1. PROCEDIMIENTO CERTIFICACIONES:

ELABORACION

DE

CONSTANCIAS

1.1. Constancias y Certificaciones de un curso: 1.1.1. Constancias de un curso: Para elaborar las constancias y certificaciones de cursos en el rea de idiomas, se deben seguir detalladamente estos pasos: - Se verificara que el nivel de termino sea el correcto, si es ingles que el nivel sea bsico 7, si es francs que el nivel sea bsico 6 y si es portugus que el nivel sea bsico 4. Ingresar las actas de notas de los docentes a la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas-Certificaciones-Listas nuevas entrega de constancias y certificadosEscoger el idioma-El ao-El nivel. Solo se debe ingresar los apellidos y nombres del alumno, sin usar espacios ni comas ni tildes, adems se deber ingresar la nota del alumno. En la pestaa promedios se debe copiar y pegar la lista del ultimo bsico que termino, por ejemplo la lista del bsico 7 de ingls se pegara a la pestaa promedios (solo se deben pegar los valores como se indica en la figura). Para pegar solo los valores se da click derecho, click en pegado especial, se selecciona valores y aceptar.

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Esto se realiza debido a que la pestaa promedios cuenta con un formato especial, si los apellidos y nombres del alumno se repiten entonces se tie de rojo, de lo contrario se tie de azul. Similarmente sucede con las notas.

Las notas se obtienen de una formula, la cual solo extrae el promedio de cada nivel, siendo redondeado con un solo decimal. La nota promedio tambin se obtiene de una formula. No se encuentra redondeado de un decimal debido a que es necesario visualizar la nota promedio. Adems se observa lo siguiente:

Las fechas de inicio y fin tambin se obtienen de una formula. La frmula solo se copia y pega y se tienen automticamente todos los datos. En caso de no obtener todos los datos se debe verificar que el alumno haya asistido a todas sus clases, o en tal caso que haya rendido un examen de clasificacin. Se verifica tambin que los datos del alumno estn escritos de forma igual en todos los niveles ya que si los datos del alumno estn incompletos en un nivel

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entonces la formulara no podr extraer las notas del alumno o las fechas de inicio y fin. Luego para elaborar la constancia se debe ir a la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas Constancias Se ubica el idioma el nivel la fecha (si no existe se crea una nueva carpeta) el mes y se crea un nuevo grupo de constancias en el cual el nombre del archivo debe ser del grupo por ejemplo: CERTIFICADO DE NOTAS PARA CURSO INGLS BSICO ACELERADO GRUPO MILAGROS RODRIGUEZ 28-12-2012.docx Se proceden a ingresar las notas de acuerdo a lo que se tiene en el Excel, luego se debe de guardar el archivo cuidadosamente. Despus de pasar todas las notas del grupo, se debe imprimir en hoja membretada todas las constancias. Se dejara las constancias junto al acta de notas del ltimo nivel, en la oficina de Jefatura, para las firmas correspondientes, luego de obtener las firmas de la Jefatura, se debern dejar las Constancias con la Srta. Edith Campos para que sean firmadas por el Director del CEPS. Luego de firmadas las constancias se debe ingresar un ok a la base de datos que se tiene para extraer las notas, adems se debe archivar el documento en el sobre correspondiente para evitar que se extravi.

IMPORTANTE: No se emitirn constancias las cuales no tengan todas las notas de todos los bsicos completos, es por ello que se rellenara con FC (Falta constancia) y FC (Falta certificado) los casilleros del archivo Entrega constancias y certificados ingles bsico.

1.1.2. Certificaciones de un curso: Para elaborar las certificaciones, se debe enviar una lista a la seorita Edith Campos, la cual se encuentra en la siguiente ruta: Formato rea de Idiomas

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Certificaciones Para Edith Lista de alumnos para certificados (se debe especificar la fecha en la cual se le hace entrega de esta lista). En este archivo se rellenaran los campos de la siguiente manera: - Nivel: Se especificara el nivel el cual culmino el alumno - Apellidos y Nombres: Se deben especificar los datos de los alumnos - Nota promedio: La nota final, resultado del promedio de las notas de todos los niveles. - Profesor de curso: El ultimo profesor del ltimo nivel que curso el alumno. - Cdigo de curso: El ultimo cdigo del ltimo nivel que curso el alumno. - Fecha de inicio: La fecha en la cual inicio las clases en el rea de idiomas el alumno. - Fecha Fin: La fecha en la cual culmino el alumno el curso. - Nmero de horas: El total de horas que curso el alumno (por ejemplo si el nivel es bsico del sistema nuevo, el total de horas es de 224) Despus, cuando ya se emitan los certificados (los cuales toman como mnimo dos semanas) se deber rellenar con ok la columna de certificaciones del archivo Entrega Cons. Cert. Luego se tiene que archivar el documento en el sobre correspondiente.

NOTA: En el archivo Entrega Cons. Cert.xxxx se visualizaran algunos casilleros con lo siguiente: OK/SEGN LISTA ANT lo cual quiere decir que segn la lista antigua el documento estaba listo, sin embargo no se podra especificar si se entreg o no el documento.

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OK/OK que quiere decir que existen dos copias del documento (documentos por duplicado). ENTREGADO/OK que quiere decir que existe una copia del documento pero que una copia fue entregada al alumno. ENTREGADO que quiere decir que el documento se entreg y no existe ninguna copia. FC que significa Falta Certificado o Constancia.

1.2. Constancias y Actas de notas Exmenes de suficiencia y competencia: Para elaborar las constancias de los exmenes de suficiencia y competencia se debe elaborar primero el acta de evaluacin y se debe tener a la mano el examen en fsico.

1.2.1. Actas de Notas Exmenes Suficiencia y Competencia: El formato de las constancias y el acta de notas se encuentran en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas Constancias Ex Suf Maestra Curso se elige el formato correspondiente.

1.2.1.1. Actas de Notas Examen Suficiencia modalidad Traduccin Se observa que el Acta de notas y el examen en fsico presentan notas en el siguiente formato:

Examen Suficiencia Traduccin: Idioma-Espaol Espaol-Idioma Produccin Oral Promedio Nota 1 / 35 Nota 1 / 35 Nota 1 / 30 Nota 1 / 100 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20

En general la Nota 1 es una nota especial que se encuentra en la base 35, 30 o 100 dependiendo el caso y la Nota 2 se encuentra en la base 20. Lo primero que se realiza es obtener las notas de la prueba de traduccin de Idioma-Espaol, Espaol-Idioma y la produccin oral, la frmula para obtener la nota en base 20 es el siguiente:

Nota 1 * 20/La base en la que se encuentra la Nota 1 (35 o 30)=Nota 2 en base 20

Se debe multiplicar la Nota 1 por 20 y dividir el resultado entre la base en la que se encuentra la Nota 1 (35 para las pruebas de Idioma Espaol, Espaol Idioma y 30 para la Produccin Oral).

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Este resultado nos brindara la Nota 2 en base 20.

El promedio debe hallarse de la siguiente forma: En la columna donde se hallan las notas en base 30 y 35, se notara que el promedio esta en base 100, para hallar este promedio se debe pasar las notas de las pruebas Idioma Espaol, Espaol Idioma y Produccin Oral, a la base 100. Entonces:

Nota 1* 100 / La base en la que se encuentra la Nota 1 (35 o 30) = Nota 1 en base 100

Estas notas deben anotarse en un papel aparte. Luego se deben sumar y dividir entre 3. Entonces tendremos la Nota 1 del promedio en base 100. Luego la Nota 1 del promedio se debe cambiar a la base 20, realizndose lo siguiente: Nota 1 (del promedio) * 20 / 100 = Nota 2 (del promedio) Si se quiere comprobar, se tiene que sumar la Nota 2 de las pruebas de traduccin y produccin oral, se dividen entre 3 y este debe ser igual al resultado de la Nota 2 del promedio. Por ejemplo: Un alumno rindi un examen de suficiencia por modalidad traduccin, sus notas fueron las siguientes: Examen de Traduccin: Ingls Espaol 34 Espaol Ingls 30 Produccin Oral 25 En el acta de notas se debe poner: Ingls Espaol 34 / 35 Espaol Ingls 30 / 35 Produccin Oral 25 / 30 Promedio Nota 1 / 100 Hallando las notas 2: Nota 2 de Ingls Espaol: 34 * 20 / 35 = 19.43 Nota 2 de Espaol Ingls: 30*20 / 35 = 17.14 Nota 2 de Produccin Oral: 25 * 20 / 30 = 16.67 Entonces se tiene: Ingls Espaol Espaol Ingls Produccin Oral Promedio

Nota 2 / 20 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20

34 / 35 30 / 35 25 / 30 Nota 1 / 100

19.43 / 20 17.14 / 20 16.67 / 20 Nota 2 / 20

Ahora se halla la Nota 1 del Promedio: Nota en base 100 de Ingls Espaol: 34 * 100 / 35 = 97.14 Nota en base 100 de Espaol Ingls: 30*100 / 35 = 85.71

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Nota en base 100 de Produccin Oral: 25 * 100 / 30 = 83.33 Entonces Nota 1 del promedio es: (97.14 + 85.71 + 83.33) / 3 Nota 1 del promedio=88.73

Lo cual se reemplaza: Ingls Espaol Espaol Ingls Produccin Oral Promedio

34 / 35 30 / 35 25 / 30 88.73 / 100

19.43 / 20 17.14 / 20 16.67 / 20 Nota 2 / 20

Despus se halla la Nota 2 del Promedio: Nota 2 del Promedio= 88.73*20/100 Nota 2 del Promedio= 17.75 Es as que se llega a los siguientes resultados: Ingls Espaol 34 / 35 19.43 / 20 Espaol Ingls 30 / 35 17.14 / 20 Produccin Oral 25 / 30 16.67 / 20 Promedio 88.73 / 100 17.75 / 20 Por ltimo para comprobar se realiza la siguiente operacin: Promedio de las notas de Prueba de Traduccin y Produccin Oral: (19.43 + 17.14 + 16.67) / 3 = 17.75

1.2.1.2. Acta de Notas Exmenes Suficiencia modalidad Prueba Escrita y Produccin Oral y Competencia: Se observa que el Acta de notas y el examen en fsico presentan notas en el siguiente formato: Examen Suficiencia Prueba Escrita y Produccin Oral o Competencia: Prueba Escrita Produccin Oral Promedio Nota 1 / 80 Nota 1 / 20 Nota 1 / 100 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20

En general la Nota 1 es una nota especial que se encuentra en la base 80, 20 o 100 dependiendo el caso y la Nota 2 se encuentra en la base 20. Lo primero que se realiza es obtener las notas de prueba escrita y produccin oral, la frmula para obtener la nota en base 20 es el siguiente:

Nota 1 * 20/La base en la que se encuentra la Nota 1 (80)=Nota 2 en base 20

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Se debe multiplicar la Nota 1 por 20 y dividir el resultado entre la base en la que se encuentra la Nota 1 (80 para el caso de Prueba Escrita). Este resultado nos brindara la Nota 2 en base 20.

El promedio debe hallarse de la siguiente forma: En la columna donde se hallan las notas en base 80 y 20, se notara que el promedio esta en base 100, para hallar este promedio se debe pasar las notas de las pruebas Idioma Espaol, Espaol Idioma y Produccin Oral, a la base 100. Entonces:

Nota 1* 100 / La base en la que se encuentra la Nota 1 (80 y 20) = Nota 1 en base 100

Estas notas deben anotarse en un papel aparte. Luego se deben sumar y dividir entre 2. Entonces tendremos la Nota 1 del promedio en base 100. Luego la Nota 1 del promedio se debe cambiar a la base 20, realizndose lo siguiente: Nota 1 (del promedio) * 20 / 100 = Nota 2 (del promedio) Si se quiere comprobar, se tiene que sumar la Nota 2 de las pruebas de traduccin y produccin oral, se dividen entre 2 y este debe ser igual al resultado de la Nota 2 del promedio. Por ejemplo: Un alumno rindi un examen de suficiencia por modalidad prueba escrita y produccin oral, sus notas fueron las siguientes: Prueba Escrita Produccin Oral 75 15

En el acta de notas se debe poner: Prueba Escrita 75 / 80 Produccin Oral 15 / 20 Promedio Nota 1 / 100 Hallando las notas 2:

nota 2 / 20 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20

Nota 2 de Prueba Escrita: 75*20 / 80 = 18.75 Nota 2 de Produccin Oral: 15 Entonces se tiene: Prueba Escrita Produccin Oral Promedio

75 / 80 15 / 20 Nota 1 / 100

18.75 / 20 15.0 / 20 Nota 2 / 20

Ahora se halla la Nota 1 del Promedio: Nota en base 100 de Prueba Escrita: 75*100 / 80 = 93.75 Nota en base 100 de Produccin Oral: 15 * 100 / 20 = 75

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Entonces Nota 1 del promedio es: (93.75 + 75) / 2 Nota 1 del promedio=84.38

Lo cual se reemplaza: Prueba Escrita 75 / 80 Produccin Oral 15 / 20 Promedio 84.38 / 100

18.75 / 20 15.0 / 20 Nota 2 / 20

Despus se halla la Nota 2 del Promedio: Nota 2 del Promedio= 84.38*20/100 Nota 2 del Promedio= 16.88 Es as que se llega a los siguientes resultados: Prueba Escrita 75 / 80 18.75 / 20 Produccin Oral 15 / 20 15.0 / 20 Promedio 84.38 / 100 16.88 / 20 Por ltimo para comprobar se realiza la siguiente operacin: Promedio de las notas de Prueba de Traduccin y Produccin Oral: (18.75 + 15) / 2 = 16.88

Luego de elaborar el Acta de Notas, se procede a elaborar la constancia del examen, la cual debe indicar la nota promedio obtenida en el Acta de notas.

IMPORTANTE: Para los Exmenes de Suficiencia y Competencia, no se emitirn certificados, ya que los certificados solo se emiten cuando el alumno lleva un curso. Una vez elaboradas las constancias, se deben dejar en la oficina de la Jefatura para su revisin y posterior firma, despus se deber enviar las constancias con la Srta. Edith Campos para la firma correspondiente del Director del CEPS. Luego se archivara el documento en el sobre correspondiente.

2. PROCEDIMIENTO CERTIFICACIONES

PARA

ENTREGA

DE

CONSTANCIAS

La entrega de constancias y certificaciones es un proceso muy delicado y comprende pasos los cuales se deben seguir detalladamente. Se describen los pasos a continuacin:

Verificar que el solicitante sea alumno del rea de idiomas:

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Lo primero que se debe realizar es verificar que el solicitante de las constancias y certificados porte su DNI original y sea alumno del rea de Idiomas, para esto se deber buscar en el sistema CEPS los datos del alumno. En caso de no figurar los datos del solicitante, se debe solicitar la copia del recibo de pago del solicitante, para verificar si no se cometieron errores al momento de la matrcula. De no obtener la copia del recibo entonces se informara a la Srta. Edith Campos, para que ella pueda realizar una bsqueda ms exhaustiva del solicitante. Verificar que el solicitante concluyo el curso: Para verificar si el alumno concluyo el curso se deben revisar las actas de notas en fsico o en su defecto el archivo Entrega Cons Cert el cual se encuentra en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas Certificaciones Listas nuevas de entrega de Constancias y Certificaciones Se ubicara el idioma Se ubicara el ao y el nivel correspondientes. Verificar que el solicitante cancelo todo el curso: Se debe verificar que el solicitante pago todo el curso, si es del nivel bsico entonces se debe verificar el pago de cada uno de los niveles. Este proceso se realiza con la Srta. Edith Campos. Verificar que el solicitante cancelo por derecho de emisin de Constancias y Certificados: Es necesario verificar el pago que el solicitante realizo por derecho de emisin de Constancias y Certificados, de no haber realizado el pago entonces se le pedir que cancele ya que es necesario para poder entregarle la constancia y el certificado. Si es que cancelo entonces se le pedir el recibo o la copia del recibo, para verificar la fecha de pago y el concepto por el cual pago. Verificar que la constancia y/o el certificado se encuentren hechos o en proceso: Se debe verificar que los documentos del solicitante se encuentres hechos o en proceso, para ello se revisaran los sobres donde se archivan las constancias o se solicita la informacin a la Srta. Edith, sobretodo en el caso de certificaciones ya que estos suelen demorar en emitirse. Una vez realizadas las verificaciones, se procede a realizar la entrega de la Constancia y/o Certificado, los cuales se deben entregar en un sobre. Adems se debe registrar la firma del solicitante. Para ello los datos del solicitante y los documentos que se le entregan quedaran registrados en el cuaderno de cargos de Certificaciones. Se debe escribir la fecha en que se le entregan los documentos y el nmero de recibo correspondiente al pago por derecho de certificacin. Si solo se le entrega la constancia y no el certificado al alumno, se deber especificar en el cuaderno de cargos que le falta el certificado. Despus se procede a actualizar el archivo Entrega de Cons. Cert., de la siguiente manera:

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Se ubicara el idioma, el ao y el nivel del alumno, luego se rellenara las celdas de Constancia y Certificado con la palabra entregado de la siguiente manera:

Adems se debe rellenar la columna Numero de recibo y la columna fecha de recojo. Cualquier tipo de observacin tambin debe ser registrada.

VI.

Procedimiento para realizar la planilla.

Para realizar la planilla del mes, se deben tener actualizados y corregidos los archivos de Programacin de aulas y control de grupos 2012, el archivo de Disponibilidad de profesores y el archivo Programacin exmenes de suficiencia competencia. Una vez actualizados los archivos se proceder a realizar la planilla del mes. La carpeta de la planilla se debe encontrar solamente en la oficina de la Jefatura y no debe existir ninguna copia en otra computadora. La carpeta tiene por nombre Formatos de planilla. Al ingresar a esta carpeta se visualizara lo siguiente:

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En donde: La carpeta planilla antigua es una carpeta que no se actualiza y solo se tiene como registro de los pagos realizados anteriormente. La carpeta Programaciones 2012 es la carpeta copiada de la computadora 1. Esta debe carpeta debe tener todos los datos actualizados. El archivo CRONOGRAMA PAGO PORTUGUES PROF MARILEIA, es un archivo que registra los pagos que se realizan a esta docente, por llevar cursos especiales, tales como el nivel doctorado y clases para la Oficina de Admisin. El archivo DISPONIBILIDAD DE PROFESORES es la copia de lo que se encuentra en la computadora 1 al seguir la ruta Formatos rea de idiomas-Docentes-Disponibilidad de profesores. El archivo INGRESOS AREA DE IDIOMAS el cual se actualizara solo a peticin de la Jefa (e) del rea de idiomas y con ayuda de la Seorita Vivian. El archivo Planilla 2012 el cual usaremos para elaborar la planilla. Programacin de Aulas y Control de Grupos 2012 de Planilla que se debe modificar segn la planilla. El archivo Programacin Exmenes de Suficiencia-Competencia el cual es una copia del archivo que sigue la ruta: Formatos rea de Idiomas-Exmenes-Programacin Exmenes de Suficiencia-Competencia. Luego de conocer todos los archivos de la carpeta, se procede a abrir el archivo Planilla 2012, Programacin de Aulas y Control de Grupos, Programacin de Aulas y Control de Grupos de Planilla, Programacin Exmenes de Suficiencia Competencia, Disponibilidad de Profesores y Cronograma pago portugus prof. Marileia. Adems, se debe tener en fsico el folder de coordinacin, los flderes de los docentes y las actas emitidas de reuniones para entrevistas a docentes, Reuniones, etc (Documentos Emitidos). Con todos los archivos y documentos mencionados lneas anteriores se podr realizar la planilla de forma segura. Se abre el archivo Planilla 2012, se copia y pega una pestaa del mes anterior como se muestra a continuacin:

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Se cambia el nombre del archivo, se borran todos los valores y se eliminan todos los comentarios, quedando de esta forma:

Luego se empiezan a rellenar los campos de acuerdo a todos los documentos y archivos que se solicitaron anteriormente. Se debe tener sumo cuidado ya que se verificara que el pago no se realice dos veces a un docente. Los exmenes de suficiencia y competencia, as como las reuniones de coordinacin u de otro tipo, son pagados a los docentes.

Para realizar la planilla se verificara lo siguiente: Asistencia de docentes: Se debe tener el folder del docente para ver si este cumpli con las horas de enseanza por nivel, si avanzo todas sus clases de forma regular o si recupero horas por faltas o inasistencia.

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El docente que falte, deber indicar a la Seorita de turno va telefnica o email que va a faltar, con dos das de anticipacin para que se pueda conseguir un docente sustituto. El docente tambin puede contactar a otro docente (el cual debe ser parte del rea de Idiomas del CEPS) para que este lo supla en el dictado de clases, el pago de este ltimo corre a cuenta del docente faltante. Si por algn motivo el docente falto en alguna fecha entonces se debe indicar a este que recupere sus horas para evitar el descuento por una suma de S/.50.00 soles. Programacin de Aulas y Control de grupos: Se debe verificar este archivo sobre todo para controlar la fecha de inicio y fin del dictado de clases del docente, si por algn motivo la fecha de fin de la asistencia de docente (el cual se encuentra en el folder del docente) no coincide con la fecha fin del archivo, entonces se deber asumir que el docente falto y que debe recuperar sus horas, siendo modificada la fecha de fin del archivo. Adems, se debe notar que el pago en planilla se realiza siempre y cuando el curso haya terminado o est a punto de terminar, ya que al momento de emitir la planilla se considera un plazo mximo de 2 semanas para el depsito a los docentes y al personal del rea de Idiomas. Disponibilidad de profesores: Se verifica este archivo para cotejar que est de acuerdo a la programacin de aulas y control de grupos. Folder de coordinacin: Se verifican los documentos en fsico para controlar las horas que se le pagan a los docentes que participan en estas reuniones. Programacin Exmenes de Suficiencia - Competencia: Se debe verificar este archivo para controlar los exmenes que se pagan a los docentes designados, es necesario saber que cada examen toma 2 horas. Folder de Documentos Emitidos: Este folder se debe revisa sobre todo por las actas que se emiten cada vez que los docentes se renen por motivos de entrevistas en convocatorias de ms docentes, reuniones administrativas, reuniones con la editorial, etc. Se controlara las horas del participacin de los docentes.

Entonces una vez revisados los documentos y archivos necesarios, se procede a rellenar las celdas del archivo Planilla 2012:

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Los comentarios deben ser usados en este archivo para tener un mayor control de lo que se le cancela al docente, por ejemplo:

En este ejemplo se visualiza que la docente Solis Larrain, Margot, llevo coordinaciones y seleccin de docentes del idioma portugus, se detallan las horas y las fechas.

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En el siguiente ejemplo se detallan los exmenes de suficiencia que se realizaron junto a las fechas correspondientes. Se sobreentiende que cada examen toma 2 horas.

A continuacin se describen los pagos que se realizan por hora: Exmenes de Suficiencia Competencia Reuniones de Coordinacin, entrevista, etc Dictado de clases nivel bsico Dictado de clases nivel bsico Dictado de clases nivel intermedio Dictado de clases nivel avanzado Dictado de clases Maestra Dictado de clases Oficina de Admisin : : : : : : : : S/.30.00 por hora S/.20.00 por hora S/.18.00 por hora (nmero de alumnos menor a 25) S/.20.00 por hora (nmero de alumnos mayor o igual a 25) S/.20.00 por hora S/.22.00 por hora S/.35.00 por hora S/.40.00 por hora

IMPORTANTE: Los pagos estn sujetos a cambios de acuerdo a la Jefatura. Se debe especificar con un comentario los pagos de los docentes, siempre y cuando sea necesario. Despus se debe modificar el archivo Programacin de Aulas y Control de Grupos de Planilla, en el cual solo debe contener los grupos que estn dentro del archivo Planilla 2012.

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Tambin se debe actualizar la pestaa Aula de acuerdo a la programacin modificada. Se debe saber que el archivo Programacin de Aulas y Control de Grupos de Planilla es un archivo de apoyo, que se presenta junto a la planilla y junto al archivo Disponibilidad de Profesores. Estos tres archivos deben entregarse impresos, en copia doble, a la Jefa del rea de Idiomas para su revisin y su firma. La persona encargada de realizar este archivo tambin debe firmar. Luego de las firmas y la revisin, se entregara una de las copias al Sr. Juan de Dios. La otra copia debe tener el sello recibido con la fecha de recepcin y debe ser archivado en el folder Planilla 2012 junto a las copias de apoyo (Programacin de Aulas y Control de Grupos de Planilla y Disponibilidad de Profesores impresos).

VII.

Control

El control implica verificaciones que se realizan en el rea de Idiomas. Se detallan a continuacin: Control de alumnos. Control de docentes. Control de fichas de inscripcin. Control de emisiones de Constancias y Certificados. Control de libros. Control de archivos de documentos.

1. Control de Alumnos:
El control de alumnos se realiza ms que nada para verificar los pagos, sean alumnos pagantes o becados, adems de controlar a los pre inscritos.

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Para ello al momento de imprimir la lista de verificacin del sistema CEPS, se debe revisar si los alumnos cancelaron el monto correspondiente al curso o si es un alumno becado entonces se verificara que tipo de beca tiene este. 1.1. Alumnos pagantes En la lista de verificacin del sistema CEPS se observara el monto total que el alumno cancelo, si es que no cancelo se contactara al alumno para que se acerque a cancelar por el curso o examen. Adems se verificara que el alumno que cancelo por 3 meses no rehus el recibo para el dictado de ms clases, esto es si es que repite algn nivel del curso de idiomas. Para ello se consultara a la seorita Edith Campos la revisin del recibo del alumno. 1.2. Alumnos becados Se verifica que tipo de beca tiene (beca integral, media beca, etc) esto se realiza buscando la solicitud del alumno y la base de datos Becas que se encuentra en la computadora 2. De no encontrarse el documento que acredite algn tipo de beca al alumno, entonces se informara a Srta. Edith Campos y al Director del CEPS para que busquen el documento. Si es que no se encuentra el documento, entonces se le pedir al alumno que enve la solicitud de beca a nombre del Director del CEPS o que le pida a la facultad en la que estudia que envi la lista de alumnos becados. 1.3. Asistencia del alumno Al momento de entregar el acta de notas, se visualizara en la lista de asistencia de alumnos NSP, lo cual quiere decir No se present, es necesario verificar que el alumno haya asistido a todas las clases, para ello se contactara al alumno y se confirmara si es que asisti o no. En caso de no haber asistido a las clases se le pedir mayor informacin del por qu y si an est interesado en seguir el curso de idiomas. 1.4. Matricula de alumnos Se debe verificar que el alumno se encuentre matriculado correctamente, para esto la lista de verificacin del Sistema CEPS y el acta de notas que entrega el docente, debe tener la misma cantidad de alumnos por curso. Si se observan irregularidades se tratara de contactar al alumno para matricularlo en el curso correcto y evitar molestias ms adelante. 1.5. Control de alumnos pre inscritos Es necesario llamar a los alumnos que se encuentren registrados en las listas de pre inscripcin, o enviarles correos para informarles de los cursos por los cuales muestran inters. Si el alumno pre inscrito no se matricula, entonces se debe contactar a este en un prximo inicio del curso por el cual mostro inters. 1.6. Control de alumnos solicitantes de exmenes Para los exmenes de suficiencia, competencia y clasificacin se debe tratar de cumplir la programacin establecida, de no ser as entonces se le informara al alumno que cancele por segunda vez para programar el examen. 1.7. Control de documentacin del alumno

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Es necesario verificar que los alumnos cuenten con el carnet de estudiante (alumnos UNI), recibo de trabajador o constancia de egresado (Comunidad UNI) o DNI (alumno externo) al momento de matricularse. En el caso de los exmenes de suficiencia y competencia, se debe verificar que el alumno cumpla con todos los requisitos y que haya presentado los documentos necesarios para rendir este examen.

2. Control de Docentes:
El control de Docentes es necesario para realizar la planilla del mes. Adems de verificar la asistencia y el dictado de clases en el horario correspondiente o la evaluacin de un examen en el horario programado. 2.1. Control de asistencia de Docentes Se debe verificar que el docente se encuentre en el aula, en el horario que le corresponde, de no ser as se contactara al docente para indicarle que debe cumplir con lo especificado en la programacin de un curso o de un examen. Es necesario verificar el folder del docente y el documento asistencia del docente, el cual siempre debe ser rellenado con los datos correspondientes. El docente adems debe rellenar siempre la asistencia del alumno, esto debe ser cotejado por el personal del rea de Idiomas, el cual de forma aleatoria visitara el saln de clases y verificara el nmero de alumnos asistentes. 2.2. Control de entrega de actas de notas Es necesario recordarle al docente va telefnica y mail que entregue el acta de notas de un curso o un examen, correctamente llenados, en un plazo de 1 da (Para exmenes de suficiencia o competencia) o 3 das (en el caso de los cursos que culminan). De no ser as entonces se le informara al docente que se le descontaran S/.50.00 soles por motivo de demora de entrega de documentos. 2.3. Control de entregas y prstamos a docentes Se debe controlar todas las entregas y prstamos que se realicen a los docentes, generalmente las editoriales envan presentes para los docentes. Los prstamos que se realizan pueden ser de radios, libros, discos, materiales en general. Esto debe ser controlado ya que el docente se responsabilizara del artculo en prstamo y mal uso.

3. Control de Fichas de Inscripcin:

Las fichas de inscripcin emitidas por el rea de Idiomas, deben ser ingresadas en la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas Control Archivo: Fichas de Inscripcin. Se debe ingresar cada ficha que sea emitida, de acuerdo al nmero correlativo y al mes en el cual se emitieron. Esto nos permitir visualizar mejor cuantas fichas se emitieron en un mes, que cantidad de alumnos se tiene, el ingreso del mes.

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Adems, se debe tener listo las impresiones de las fichas de inscripcin en orden correlativo, para que la persona encargada de las matriculas no tenga problemas por falta de este documento.

4. Control de emisiones de Constancias y Certificados:

Se visualizara el cuaderno de cargos de certificaciones, el cual debe tener la firma del solicitante y la firma de la persona que atendi, adems se verificara la fecha y el correcto llenado de los datos necesarios para entregar un certificado y constancia. Es necesario ingresar al archivo Entrega Cons. Cert para verificar que se actualizo.

5. Control de Libros
Todos los vouchers recibidos deben tener anotados los nombres del alumno, la fecha que entrego el voucher, el nivel en el que se encuentra el alumno, el numero correlativo del voucher y la nombre de la persona que recibi el voucher. Luego se ingresara a la siguiente ruta: Formatos rea de Idiomas Control Vouchers (Ingles o Portugus sea el caso) El voucher recibido debe ingresarse al archivo, con todos los datos requeridos.

Aparte de esto se debe realizar un conteo de los libros que se tienen en oficina y los libros que se tienen en almacn. De esta forma se llevara un control de cuantos libros se tienen y si es necesario realizar un pedido a la editorial correspondiente. De ser necesario el realizar un pedido, entonces se enviara un correo a la editorial especificando la cantidad de materiales que se requieren. La editorial se encargara de traer los libros, se debe recibir la gua de la editorial y sellarla con el sello de recibido especificando la fecha y hora en la cual se recibi el material solicitado. Este material debe ser cotejado y almacenado, tambin se cotejara la gua de remisin y se archivara en el folder Guas y recibos Mac Millan)

5.1. Entrega de vouchers a las editoriales Las editoriales siempre llevaran los vouchers y realizaran el conteo de materiales que quedan tanto en almacn como en la oficina. Antes de entregarle los vouchers, se debe cotejar lo que se le entrega a la editorial y de cunto asciende el monto de los vouchers. El conteo de materiales se realizara junto con la editorial, para ello se tomara un lapicero y una hoja como borrador y se especificara que libros se encuentran en almacn y en la oficina.

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Posterior a esto, se emitir un acta en el cual se especifica el da de la reunin, la hora, la persona que asisti como representante de la editorial y las firmas correspondientes tanto del personal del rea de Idiomas y del personal enviado por la editorial, que realizaron el conteo. Se adjuntaran a este documento los borradores del conteo y de la suma total de los vouchers que se entreg al personal de la editorial. Por ltimo el documento se archivara en el folder Guas y Recibos Mac Millan.

6. Control de archivos y documentos:

Es necesario que exista un control de los documentos que se emiten y reciben, los cuales deben estar archivados correctamente y firmados por los responsables. Para ello semanalmente se designara a una persona para que revise todos los flderes y coteje que los certificados y constancias estn correctamente archivados. En el caso de los flderes los documentos deben estar archivados de la fecha ms reciente a la ms antigua. En el caso de los certificados y constancias, se verificara que se encuentren archivados en el sobre correspondiente, ordenados de forma alfabtica, de la a la z. Adems, se realizara un control respecto a las cartas entregadas a los docentes, esto es en el caso de los exmenes de suficiencia y competencia. El control involucra que las cartas estn impresas de forma enumerada, y que tengan la firma de recibido del docente designado. Cabe sealar, que no tan solo se ordenaran los documentos de forma fsica, sino tambin se ordenaran los documentos de las computadoras, los cuales deben ser guardados en orden y en las carpetas correctas.

Finalmente, se seala que este manual de procedimiento est sujeto a cambios de acuerdo a lo que disponga la Jefatura. Cualquier consulta que no se encuentre dentro del manual, se debe requerir la ayuda de la Srta. Edith Campos o del Sr. Juan de Dios. Gracias.

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