Plan para la Gestin del Proyecto

INDICE
1 OBJETIVOS.............................................................................................................................................................3 ALCANCE DEL PROYECTO Y PRODUCTO.....................................................................................................3 DESCRIPCIN DEL ALCANCE......................................................................................................................................3 EDT: ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN DEL TRABAJO..........................................................................................4 MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUERIMIENTOS.....................................................................................................5 CRONOGRAMA RESUMEN Y DE HITOS DEL PROYECTO.........................................................................6 PRESUPUESTO........................................................................................................................................................7 CALIDAD...................................................................................................................................................................8 EQUIPO DEL PROYECTO.....................................................................................................................................8 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO.................................................................................................................................8 ROLES Y RESPONSABILIDADES..................................................................................................................................8 COMUNICACIONES...............................................................................................................................................9 MATRIZ DE COMUNICACIONES..................................................................................................................................9 RIESGOS....................................................................................................................................................................9 MATRIZ DE RIESGOS..................................................................................................................................................9 ADQUISICIONES...................................................................................................................................................10 GESTIN DE CAMBIOS.......................................................................................................................................11 ACEPTACIN FINAL DEL PROYECTO..........................................................................................................12

OBJETIVOS
completar completar completar

ALCANCE DEL PROYECTO Y PRODUCTO

Descripcin del Alcance Alcance del Proyecto
Plan para la Gestin del Proyecto Actas de Reunin Reportes de Avance Informe de Cierre

Alcance del Producto

Entregables del Producto: completar completar completar Fuera del Alcance del Proyecto completar completar completar

EDT: Estructura de Descomposicin del Trabajo

El grfico de la EDT debe ser reemplazado por el de su proyecto

Matriz de Trazabilidad de Requerimientos

Se muestra el listado de requerimientos para el proyecto y el entregable de la EDT asociado
Completar segn el ejemplo de la hoja Excel
Entreg Docume Respon able nto sable WBS Fuente Fecha de Cierre

ID Req

Requerimiento

Priorida d

Estado

CRONOGRAMA RESUMEN Y DE HITOS DEL PROYECTO

Se muestra el cronograma resumen de proyecto a seguir durante la ejecucin del proyecto

Este cronograma debe ser reemplazado por el de su proyecto, si no est construido en ms Project, puede ser reemplazado por una tabla donde se indiquen obligatoriamente los campos de: cdigo de EDT, Actividad, duracin, fecha de inicio, fecha de fin, predecesora, recursos

Cdig o EDT

Actividad

Duraci n

Fecha de Inicio

Fech a Predeces de ora fin

Recursos

Cronograma de Hitos
Hito Fecha de Compromiso Responsable

PRESUPUESTO
Se detalla el presupuesto para el proyecto, estructurado por categoras y meses para cada una de las actividades identificadas en los procesos de gestin del tiempo.

Mes 1 Actividad 1 Personal Materiales Actividad 2 Personal Equipos Actividad 3 Personal Riesgos Actividad 4 Personal Materiales Equipos Presupuesto Total

Mes 2

Mes 3

Mes 4

Mes 5

Luego se totaliza para contar con los valores totales por cada categora para todo el proyecto como conjunto.

Mes 1 Proyecto Personal Materiales Equipos Otros

Mes 2

Mes 3

Mes 4

Mes 5

Mes 1 Reserva de Contingencia por riesgos Presupuesto Total

Mes 2

Mes 3

Mes 4

Mes 5

CALIDAD
Entregable Actividad para lograr la calidad Mtrica identificada Ejecutado por Aprobado por

EQUIPO DEL PROYECTO

Organigrama del Proyecto

Roles y Responsabilidades
Rol Responsabilidades Participaci Nombres y n en el Apellidos proyecto

COMUNICACIONES
Matriz de Comunicaciones
Actividad de comunicacin Dirigido a Frecuencia Medio de convocatori a

Los detalles de contacto de las personas participantes en el proyecto pueden observarse en el Anexo 1: Directorio de Participantes

RIESGOS
Matriz de Riesgos
Probabilidad e Impacto
Probabilidad de Ocurrencia/Impa cto Alto Medio Bajo
Descripcin

Calificaci n 0,90 0,50 0,20

Prob. Impac Severidad

Consecuencias

Estrategia de respuesta

Responsable del riesgo

Costo del Riesgo

Disponibilidad Demora en los de los proceso de involucrados validacin y clave del aprobacin proyecto Demora en el Retraso en las tiempo de actividades respuesta en planificadas las comunicacion es y entrega de informacin

Medio

Alto

4,5

Mitigar

Coordinad Por or Cliente definir

Medio

Alto

4,5

Mitigar

Gerente de Proyecto

Por definir

Descripcin

Consecuencias

Prob.

Impac

Severidad

Estrategia de respuesta

Responsable del riesgo

Costo del Riesgo

ADQUISICIONES
Entregable / Actividad a realizar Proveedor Monto Tipo de Contrato Fecha de Inicio y de Fin Nombre de contacto con el proveedor/email/Telfono

GESTIN DE CAMBIOS
Control de cambios a) Trminos Cambio: Se denomina cambio a cualquier variacin en las caractersticas de los servicios descritos en el documento de especificaciones tcnicas y/o contrato. Esta variacin, estar sometida a las siguientes limitaciones: Los cambios slo podrn afectar tiempos y no costos. En ningn caso los cambios pondrn en riesgo algunas de las actividades crticas para el proceso. No podr estar referida a la naturaleza u objeto del contrato. Deber mantenerse las condiciones tcnicas para la ejecucin del contrato. Tipos de Cambio: Los cambios podrn tipificarse segn su impacto: Cambio Menor: Cuando el requerimiento est enmarcado en lo establecido en la declaracin de servicios materia del contrato y se refiere directamente a aspectos tecnolgicos. Puede afectar los cronogramas de detalle en forma no significativa, sin variar los plazos de ejecucin del proyecto. Su aprobacin corresponde al Sponsor del proyecto Cambio Mayor: Cuando el requerimiento no est enmarcado en el contexto del contrato y/o afecta sustancialmente los cronogramas del servicio, pero por ningn motivo estas variaciones pondrn en riesgo el desarrollo del proceso electoral. Su aprobacin corresponde al Comit de Control de cambios b) Solicitud de cambio (Anexo 2) Documento en el que se describe, califica, cuantifica, y justifica la variacin de algn aspecto del proyecto. El documento contendr: Entregable afectado Descripcin del cambio. Motivo del cambio Impactos del cambio Calificacin del Cambio. c) Procedimiento a seguir para el control de cambios 1.- La iniciativa para proponer mejoras corresponde al cliente o equipo de proyecto 2.- La parte que solicite la mejora deber presentarla a la otra parte en un ejemplar de la Solicitud de Cambio, debidamente sustentada y firmada. Acompaar adems, toda la documentacin que permita evaluar adecuadamente la propuesta. 3.- La solicitud y sus anexos sern remitidos, en el da, al lder de proyecto, para que elabore un informe sobre la viabilidad y el impacto de la propuesta, para esto dispondr de dos das tiles. 4.- El informe, se presentar al Comit de control de cambios o Sponsor segn sea el caso, y se discutir la aplicacin del cambio. El Comit o Sponsor, deber: Aceptar el cambio. Se comunicar formalmente a las partes para su ejecucin. Rechazar el cambio. Ser archivado junto con los documentos con que fue tramitado.

Aprobado el cambio, sta pasar a formar parte del Plan de gestin de proyecto y el lder de proyecto se asegurar de cumplir con las responsabilidades que genere.

ACEPTACIN FINAL DEL PROYECTO

El proyecto se da por concluido con la aceptacin de los siguientes entregables: Entregable 1 Entregable 2 Entregable n Las siguientes personas dan conformidad del cumplimiento de los entregables del proyecto

Nombres Lder Usuario

Nombres Sponsor del Proyecto

Nombres Gerente de Proyecto

Directorio de Contactos
Se listan los datos de contacto de los participantes en el proyecto. Nombre Depende ncia Rol Ubicaci n e-mail Telfono

Anexo 1

Solicitud de Cambio
Fecha de solicitud de cambio: De: Dirigido a: Tipo de Cambio: 1. Entregable afectado

Anexo 2

2. Descripcin del Cambio Una breve descripcin del cambio que se est realizando. Debe incluirse actividades de planificacin.

3. Motivos del Cambio Describir los motivos y/o justificacin que propician el cambio

4. Impactos del Cambio Describir como impacta el cambio en: Tiempo: # de das de adelanto o retraso en el proyecto Costo: Costo que genera el cambio Otro: algn otro impacto 5. Calificacin del Cambio En esta seccin se completa con informacin de quien califica el cambio: Aprueba o Rechaza, indicando el por qu de la desicin

SOLICITA EL CAMBIO

CALIFICA EL CAMBIO

.............................................. ...................... Nombres y Apellidos Rol en el proyecto Empresa

................................................... ................. Nombres y Apellidos Rol en el proyecto Empresa

Nota:
El presente documento tiene propsitos acadmicos, de comprender las tcnicas en Gestin de proyectos. No es un documento final para la planificacin de un proyecto. Ha sido elaborado tomando como referencias diferentes fuentes publicadas en Internet, as como de la experiencia profesional de los instructores. El Esquema principal ha sido elaborado tomando como referencia el PMBOK 2008, estndar del PMI