Agencia Nacional de Defensa Jurdica del Estado Repblica de Colombia

Seores Jefe de Oficinas Jurdicas y Administradores del Sistema nico de Informacin Litigios del Estado LITIGOB:

ASIGNACION DE PROCESOS POR PARTE DEL ADMINISTRADOR DE ENTIDAD EN EL SISTEMA UNICO DE GESTION DE LA INFORMACION LITIGIOSA Con la expedicin del Cdigo General del Proceso (Ley 1564 de 2012) se establecieron nuevas obligaciones en torno a la notificacin tanto de procesos judiciales como de convocatorias a conciliaciones prejudiciales en el siguiente sentido: Artculo 612. Modifquese el Artculo 199 de la Ley 1437 de 2011, el cual quedar as: Artculo 199. Notificacin personal del auto admisorio y del mandamiento de pago a entidades pblicas, al Ministerio Pblico, a personas privadas que ejerzan funciones pblicas y a particulares que deban estar inscritos en el registro mercantil. El auto admisorio de la demanda y el mandamiento de pago contra las entidades pblicas y las personas privadas que ejerzan funciones propias del Estado se deben notificar personalmente a sus representantes legales o a quienes estos hayan delegado la facultad de recibir notificaciones, o directamente a las personas naturales, segn el caso, y al Ministerio Pblico, mediante mensaje dirigido al buzn electrnico para notificaciones judiciales a que se refiere el artculo 197 de este cdigo.() () La notificacin a la Agencia Nacional de Defensa Jurdica del Estado se har en los trminos establecidos y con la remisin de los documentos a que se refiere este artculo para la parte demandada. (Negrilla fuera de texto) Artculo 613. Audiencia de conciliacin extrajudicial en los asuntos contencioso administrativos. Cuando se solicite conciliacin extrajudicial, el peticionario deber acreditar la entrega de copia a la Agencia Nacional de Defensa Jurdica de la Nacin, en los mismos trminos previstos para el convocado, con el fin de que la Agencia Nacional de Defensa Jurdica del Estado resuelva sobre su intervencin o no en el Comit de Conciliacin de la entidad convocada, as como en la audiencia de conciliacin correspondiente. (Negrilla fuera de texto)

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No ser necesario agotar el requisito de procedibilidad en los procesos ejecutivos, cualquiera que sea la jurisdiccin en la que se adelanten, como tampoco en los dems procesos en los que el demandante pida medidas cautelares de carcter patrimonial o cuando quien demande sea una entidad pblica. Las entidades pblicas en los procesos declarativos que se tramitan ante la jurisdiccin de lo contencioso administrativo contra particulares, podrn solicitar las medidas cautelares previstas para los procesos declarativos en el Cdigo General del Proceso. As las cosas, la Agencia Nacional de Defensa Jurdica del Estado desde la expedicin del nuevo Cdigo General del Proceso est ingresando al Sistema nico de Gestin e Informacin Litigiosa los datos bsicos del proceso y/o conciliacin prejudicial de los casos que le han sido previamente notificados. Una vez radicadas las solicitudes de conciliacin extrajudiciales y los procesos judiciales en el sistema por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurdica del Estado, se requiere que el Administrador de Entidad asigne el proceso, dentro del sistema, al apoderado que llevar el caso. Para poner en conocimiento a las entidades de los procesos radicados, todos los das hbiles en horas de la tarde se le remitir (va correo electrnico) al Administrador del Sistema y/o Jefes de Oficina Jurdica de todas las entidades los procesos registrados en el Sistema, con el fin de que procedan a la revisin de los mismos y a la asignacin (reparto) a los apoderados. En razn a lo anterior, y teniendo en cuenta el nuevo rol de la Agencia, se hace necesario establecer un procedimiento para la asignacin de los procesos prejudiciales y judiciales a los apoderados, para la actualizacin de los mismos en el Sistema nico de Gestin e Informacin litigiosa del Estado atendiendo los siguientes parmetros:

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1. BSQUEDA DE PROCESOS JUDICIALES Una vez ingrese al Sistema, el mismo, le ofrecer en el men principal la alternativa de ingreso para el mdulo de procesos judiciales.

Al interior de estos mdulos encontrar las opciones de radicacin y bsqueda de procesos, tal y como se indica a continuacin. El Administrador deber ingresar por la opcin de bsqueda a fin de seleccionar el proceso judicial a asignar.

En los Proceso Judicial, esta opcin les permite buscar por los 23 dgitos del proceso, o por el ID (nmero interno dentro del sistema).
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2. INGRESO AL PROCESO Al ingresar los parmetros de bsqueda, debe darle click en el icono de buscar. Al arrojar el proceso, el mismo ofrece las opciones de edicin (lpiz) que le permite ingresar a los datos del proceso como se muestra en la siguiente imagen.

3. ASIGNACION AL APODERADO En la siguiente ventana busque la opcin APODERADOS, donde deber hacer click sobre la misma, como se indica en la siguiente imagen.

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En este campo podr seleccionar el nombre del apoderado al que se asignar el proceso por parte de la Entidad, indicando el nombre o nmero de identificacin, con el cual el sistema arrojara los datos para su seleccin.

Una vez seleccionado el apoderado, deber ingresar la fecha de asignacin del proceso, como se indica en la siguiente imagen. Recuerde que el sistema le arrojara un calendario para permitirle seleccionar la fecha de una forma ms fcil, sin embargo, si desea no usarla podr indicar manualmente siguiendo el formato.

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Una vez seleccionado el apoderado y la fecha de asignacin, deber darle click en el icono con la imagen de un signo ms (+) de color verde, que le permitir gravar la informacin, como se indica en la siguiente imagen.

Una vez la informacin es gravada, la misma se despliega como aparece en la siguiente imagen.

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2. BSQUEDA DE PROCESOS PRE-JUDICIALES Una vez ingrese al Sistema, el mismo, le ofrecer en el men principal la alternativa de ingreso para el mdulo de Prejudiciales.

Al interior de este mdulo encontrar la opcin de radicacin y bsqueda de solicitudes prejudiciales respectivamente, tal y como se indica a continuacin. El Administrador deber ingresar por la opcin de bsqueda a fin de seleccionar el proceso prejudicial a asignar.

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Para las conciliaciones prejudiciales, esta opcin les permite buscar por el ID (nmero interno dentro del sistema) o por el numero asignado igualmente por el sistema identificado por ao y dgitos generados consecutivamente que es el enviado en la comunicacin enviada por correo electrnico. Tambin puede hacer la bsqueda por el nombre del convocante.

1. INGRESO Al ingresar los parmetros de bsqueda, debe darle click en el icono de buscar. Al arrojar la solicitud, el mismo ofrece las opciones de edicin (lpiz) que le permite ingresar a los datos del proceso como se muestra en la siguiente imagen.

2. ASIGNACION AL APODERADO En la siguiente ventana busque la opcin APODERADOS, donde deber hacer click sobre la misma, como se indica en la siguiente imagen.

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En este campo podr seleccionar el nombre del apoderado al que se asignar el proceso prejudicial por parte de la Entidad, indicando el nombre o nmero de identificacin, con el cual el sistema arrojara los datos para su seleccin.

Una vez seleccionado el apoderado, deber ingresar la fecha de asignacin de la solicitud, como se indica en la siguiente imagen. Recuerde que el sistema le arrojara un calendario para permitirle seleccionar la fecha de una forma ms fcil, sin embargo, si desea no usarla podr indicarla manualmente siguiendo el formato.

Una vez seleccionado el apoderado y la fecha de asignacin, deber darle click en el icono con la imagen de un signo ms (+) de color verde, que le permitir gravar la informacin, como se indica en la siguiente imagen.

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Una vez la informacin es gravada, la misma se despliega como aparece en la siguiente imagen.

Cualquier inquietud sobre el particular con gusto la atenderemos en la Mesa de Ayuda del Sistema nico de Gestin de Informacin al conmutador 2558955 Extensiones 406/407/408/409. Cordialmente;
MARIANA MARTINEZ CUELLAR Directora de Gestin de Informacin

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