Anlisis documental: el anlisisformal

Adelina CLAUSO GARCIA*

lA. Concepto y evolucin

Tradicionalmente, el Anlisis Documental, ha sido considerado como el conjunto de operaciones destinadas a representar el contenido y la
forma de un documento para facilitar su consulta o recuperacin, o incluso

para generar un producto que le sirva de sustituto. El concepto de Anlisis Documental ha sido tratado por muchos autores y ha evolucionado al ritmo de la Documentacin, pudindose afirmar que existen dos tendencias respecto a su concepcin, una que considera que el Anlisis documental comprende varias fases, y la Descripcin Bibliogrfica es una de ellas, y otra que estima que el Anlisis Documental debe considerarse exclusivamente como descripcin del contenido y no como descripcin formal. Entre las primeras nos encontramos, entre otros, con las concepciones de Vickery, Mijailov y Couture de Troismont. Para el primero el Anlisis Documental es Ja operacin por Ja cual se extrae de un documento un conjunto de palabras que constituyen su representacin condensada. Esta representacin puede servir para identificar al documento, para facilitar su recuperacin, para informar de su contenido o incluso para servir de sustituto al documento. Por ello, el anlisis de la informacin comprende tcnicas tradicionales de las bibliotecas,como son la catalogacin y la clasificacin y tcnicas nuevas como son el anlisis, la clasificacin e indizacin automatizadas, tcnicas stas que van a caracterizar a los Centros de Documentacin.

Profesora IhuLar de la ELED. Complutense. VickerY. B.C. Techoiques modernes de Documentation. Pars. Dunod. 962. P. 15

P~uisa General dc Inflirinacin y Dtx,nnenta~i6n, Vol. 3 (II, 11-19, Edil. Complutense. Madrid, 1993

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Mijailov distingue entre Anlisis fonnal y Anlisis de contenido, en relacin al tratamiento de los documentos, cuando afirma que los datos recogidos en un documento cientfico deben ser analizados desde el punto de vista de su contenido, mientras el documento ser analizado desde el punto de vista de su forma2. Couture de Troismont en la misma lnea que Mijailov, en relacin al tratamiento de los documentos, distingue entre Anlisis formal y de contenido al decir que, cada documento es analizado conforme a su contenido y a su forma. Entre las segundas, es decir, aquellas que consideran que el Anlisis Documental debe considerarse exclusivamente como anlisis de contenido nos encontramos con las concepciones, entre otros, de Courrier3, Gardin4 y Chaumier5. Courrier considera el anlisis documental como la esencia de la funcin de la Documentacin, ya que es el anlisis el que pone en contacto al documento con el usuario por medio de una serie de operaciones intelectuales complejas cuyo resultado es la representacin del documento de una manera condensada y distinta al original. Incide, en su concepcin, en el anlisis interno de los documentos en su doble vertiente de indizacin y resumen. Para Gardin el AD son las operaciones conducentes a representar un documento dado bajo una forma diferente a la original, mediante su traduccin, resumen e indizacin. Chaumier, autor que ha estudiado en profundidad el AD, lo define como la operacin enfocada a representar el contenido de un documento bajo una forma distinta de la original, a fin de facilitar su consulta o referencia en fase posterior. La profesora, e investigadora Brasilea Cunha, siguiendo las concepciones de Gardin, define el AD como el conjunto de procedimientos efectuados con el fin de expresar el contenido de textos o documentos sobre formas destinadas a facilitar la recuperacin de la informacin6. En Espaa, el profesor Lpez Yepes, define el AD como el conjunto de operaciones que permiten desentraar del documento la informacin en el contenida. El resultado de esta metamorfosis que el documento sufre en manos del documentalista culmina cuando la informacin liberada se difunde y se convierte en fuente selectiva de informacin. Entonces el mensaje documentado se hace mensaje documental, informacin actuali2

Couture de Troismonts,, R. Manual de tcnicas de documentacin. Buenos Aires, Maiymar, 1975,

P. 54. Courrier, Y. analysc et language documentaire. En: Docurnentaliste V 55-6, p. lIS. ~Gardin, J.C. Organisation de la Documentation scientifique. Pars. Gauthiers-Villas, 01. 13(1976) n 1964. p. 12. Chaumier, J. Les techniques documentaires. Pars, PUF, 1971, p. 14. Cunha, Isabel. M4 R. Ferin, C.onsTihu0n para a formuLa~o de un quadro conceitual cm anlisis docunientaria. En: Anlisis documentaria: ConsideraQo tericas a expermenta9oes. Sao Paulo, FEBAB, p. 15-30.

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zada... Los dos poos que concretan su campo de actuacin son el anlisis formal y el anlisis de contenidos7. En la misma lnea se decanta la profesora Pinto al definir el AD como el conjunto de operaciones (unas de orden intelectual y otras mecnicas y repetitivas) que afectan al contenido y a la forma de los documentos originales, reelaborndolos y transformndolos en otros de carcter instrumental o secundarios, que faciliten al usuario la identificacin precisa, la recuperacin y la difusin de aquellos. No obstante esta transformacin es el resultado no slo de una fase de anlisis, previa e imprescindible, sino tambin de un proceso de sntesis, que conduce a la conformacin definitiva del documento secundario8. En contraposicin a estas definiciones nos encontramos, dentro de la Escuela Espaola, con la de Garca Gutirrez, autor que ha llegado a afirmar que el Anlisis de Contenido debera ser el Anlisis Documental9, desterrando as categricamente del campo de actuacin del AD, al Anlisis externo o formal. Salvando las distintas concepciones, y si admitimos que el documento viene caracterizado por su doble naturaleza constitutiva de soporte mas contenido, as como que se trata de un objeto susceptible de ser analizado, parece evidente pensar que, el Anlisis Documental, abarca tanto los aspectos formales como los de contenido, y es, desde esta perspectiva, desde donde nosotros lo estudiaremos, centrndonos, fundamentalmente, en los aspectos formales, es decir, en la Descripcin Formal del Documento.

1.2. Fases del Anlisis Documental Si como hemos indicado anteriormente, concebimos el documento desde su doble naturaleza constitutiva de soporte mas contenido, los niveles del anlisis (externo e interno) estarn en relacin directa con los elementos dicotmicos que integran el documento, es decir, con la informacin en l contenida y con su soporte documental. El anlisis externo se efectuar sobre el soporte y el interno sobre el contenido que se ocupar del mensaje identificndolo e informando sobre l. De ah que podamos extraer dos fases: anlisis externo o formal y anlisis interno o de contenido, que quedaran esquematizados segn el siguiente
Lpez Yepes, Jos y otros. Estudio de Documentacin General e Informativa. Madrid, Seminario Millares Carlo, 198l.p. 116-141. Pinio Molina, Mara. Anlisis Documental. Fundamentos y procedimientos. Madrid, Eudema, 1991, p. 61. Garca Gutirrez, Antonio L. Suficiencia estructural y tipologa de la omisin en Anlisis Documental. En: Documentacin de las Ciencias de la Informacin (1990) n II. p. 73.

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A. Externo

Anlisis Documental
A.I nterno

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D. Bibliogrf. -Asiento Bibliogrf. Catalogacin-Catlogos

Indizacin-Indice Resumen

1.3. Anlisis Documental Externo Dentro de esta primera fase del AD, habr que distinguir entre la Descripcin Bibliogrfica y la catalogacin, operaciones que sin ser contrapuestas, tampoco se pueden considerar, desde un punto de vista operacional, identificables, ya que la primera se ocupa exclusivamente de la redaccin del asiento bibliogrfico, no recogiendo nada sobre encabezamientos,
confeccin de fichas secundarias y su ordenacin en los catlogos, as

como tampoco de la ubicacin del documento dentro de una coleccin determinada, operaciones stas propias de la catalogacin. 1.3.1 La Descripcin Bibliogrfica En trminos amplios, podramos decir que, descripcin es la numeracin de cualidades y elementos fundamentales de una persona u objeto, de manera que la persona que la efecta pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que identifican lo que describe. Por descripcin bibliogrfica entendemos la operacin encargada de recoger del documento aquellos elementos que posibiliten su identificacin en una coleccin determinada. Es, por tanto, el anlisis llevado a cabo por el analista sobre los fondos y documentos, a fin de sintetizar y condensar todos aquellos elementos, aparentes y convencionales, del documento, con la finalidad de ofrecrselos, posteriormente, a los interesados.

Consideramos, en base a lo anteriormente expuesto, que se trata de una partc fundamental en el tratamiento de los documentos al permitir su identificacin, dentro de la memoria documental, en funcin a sus caractersticas fsicas. Su finalidad se encuentra, por tanto, relacionada con la activi-

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dad descriptiva fsica o externa del documento, y proporciona descripciones normalizadas para cada unidad de informacin, facilitando, as, su rpida identificacin. Este proceso, segn expone Guinchat y Menou en su obra Introduccin a las Ciencias y Tcnicas de la Informacin y la Documentacin10, comprende vanas etapas: Examen previo del documento para conocerlo. Determinar el tipo de documento para saber las normas a aplicar. Decidir el nivel de descripcin que se va a utilizar Identificar los elementos que interesen, del documento siguiendo el orden de reas que indican las normas. Transcribir los datos con exactitud. Trasladar dichos datos al soporte documental elegido, donde se completan con la catalogacin. El resultado de la descripcin bibliogrfica es el asiento bibliogrfico, tambin llamado noticia o referencia bibliogrfica. Mijailov, Cherniil y Guiliarevskii11 hablan de asiento bibliogrfico y lo definen como aquella parte que desgna los datos mnimos indispensables acerca de un documento, expresados en palabras y dispuestos en orden riguroso. Fondn etnplea el trmino de noticia signaltica englobando en esta definicin los diferentes productos realizados por el catalogador y cuya jerarquizacin depender del nmero de elementos bibliogrficos que contengan. Nuria Amat sin embargo emplea el trmino referencia bibliogrfica12 y la define como el conjunto de informaciones referidas a un solo documento, almacenable en forma legible por mquina y considerado como una entidad lgica, nica, completa e independiente. En definitiva, el asiento, noticia, o referencia bibliogrfica ser el que permita identificar los datos formales del documento distinguindolo de los dems, y que ser completado con la operacin de catalogacin. 1.3.2. La catalogacin Entendemos por catalogacin aquella operacin que completa los datos obtenidos a travs de la descripcin bibliogrfica, dotando al asiento, producto de la descripcin, de encabezamientos, puntos de acceso secundarios, signatura topogrfica, etc. A travs de este proceso los datos tcnicos
Guinchal. ci..; Menou, M. Introduccin General a las Ciencias y Tcnicas de la Informacin. Pars, Unesco, 1989. p. 103. Mijailov; Chernil; Cuiliareslcii. Fundamentos de informtica. La Habana, Academia de las Ciencias de cuba, 1973 T. 1., p. 148. 2 Amat. Nuria. Documentacin cientfica y neuvas tecnologas de la infoinacin. Madrid Pirmide l958.p. 153.

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de un documento, extrados por medio de la descripcin, son trasladados a un soporte documental. El proceso de catalogacin se centra en dos fases fundamentales: la primera, que permite determinar y concretar el punto de acceso y la forma de encabezamiento con el fin de identificar, en forma completa, cada unidad documental y as poder diferenciarla de las dems, es descriptiva, y responde a la necesidad de identificar, desde el punto de vista intrnseco y extrnseco un documento cualquiera. La segunda relacionada con la tarea de confeccin del catlogo, producto final de la catalogacin y del que hablaremos mas adelante, es por el contrario distribuidora y va dirigida a sistematizar el conjunto bibliogrfico para darle unidad y coherencia. Por punto de acceso entendemos que es aqul elemento de la descripcin bibliogrfica que sirve como instrumento de indizacin y cuya finalidad es localizar la descripcin correspondiente, dentro del catlogo. El encabezamiento es la forma normalizada del punto de acceso, estos encabezamientos pueden ser de varios tipos, as nos encontramos con encabezamientos para personas, para entidades o bao ttulo. El soporte normalizado, que se ha venido utilizando desde principios del siglo XX, es la ficha de cartulina, tambin llamada clula o papeleta, y cuyas dimensiones son de 7,5 x 12,5 cm. Esta ficha tiene una doble funcin : informativa y especfica. Informativa porque ofrece una idea general de la obra que se describe, y especfica, porque segn la clase de ficha, y la posicin que ocupe dentro del catlogo, sita y coloca la obra, segn su autor o autores o bien por el tema que trata. Segn las funciones que cumplan podemos diferenciar los siguiente tipos de fichas: Principal. Es en la que se encuentra reseado el encabezamiento principal, es decir, el nombre del autor o la palabra que en determinados casos le sustituye. Contiene todos los datos necesartos para la identificacin de la obra que describe, as como una relacin de todas las ~~bras y notacin de la CDU por las que deben encabezarse las fichas secundarias. Sirve por tanto de modelo para reproducir las restantes, motivo por el cual en el argot bibliotecario es tambin conocida por ficha madre. Secundarias. Son reproducciones exactas a la ficha principal, pero con encabezamientos diferentes (secundarios>, que pueden referirse a coautores, traductores, prologuistas, etc., as como tambin a la materia o materias que trata la obra, y al titulo, lo que permite que a la misma obra se pueda acceden dentro del catlogo, a travs de diferentes puntos de acceso. De Referencia. Son las que remiten, por un lado, de un encabezamiento no aceptado en el catlogo a otro aceptado y lo hacen a travs del trmino vase (y). As mismo, pueden emplearse para remitir

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de un encabezamiento usado a otro que Jo complete y lo har a travs del trmino vase adems (v.a.) Es decir su funcin es orientar al lector y ayudarle en la bsqueda dentro del catlogo. Analticas. Cuyo objeto es, cuando una obra tiene un contenido heterogneo, representar asientos independientes de cada una de las partes. Fichas de continuacin. Utilizadas para proseguir la transcripcin del texto cuando ste no cabe en una sola ficha, Actualmente, junto a este tipo de soporte normalizado, se emplean tambin otros nuevos de almacenamiento, tales como discos, cintas magnticas, microformas, etc. Los cuales presentan claras ventajas a la hora de la difusin. Buonocore distingue varios tipos de catalogacin13: Catalogacin completa. Que es Ja que describe el documento exhaustivamente, a diferencia de la catalogacin simplificada que consigna los elementos bsicos del documento. La primera obviamente permite mayor riqueza de informacin en los catlogos y en la recuperacin de informacin secundaria, pero el coste es mayor La segunda permite un limitado acceso a la identificacin de documentos y tiene la desventaja de una inadecuada seleccin de datos, pero por el contrario tiene la ventaja de facilitar intercambios bsicos de informacin a bajo costo. Catalogacin en la fuente. Consistente en catalogar el libro antes dc su publicacin y por tanto de su ingreso en el Centro. Catalogacin Analtica. Cuyo objeto es la desintegracin de una obra de contenido heterogneo para registrar en asientos independientes cada una de las partes que la forman a fin de que pueda ser mejor conocida y aprovechada por el usuario. En este tipo de catalogacin la descripcin del todo completa la descripcin de la parte. Catalogacin Cooperativa. Que es la realizada por varias Bibliotecas con el fin de evitar duplicacin de gastos y trabajo personal. El fin de esta catalogacin es hacer un nico asiento por documento accesible a todos los participantes de la base de datos comn, inmediatamente despus de su introduccin en el catlogo, lo que conleva, tal y como seala Buonocore evitar la duplicacin de gastos y trabajo del personal, adems de proporcionar a los usuarios mejores servicios por medio de una informacin bibliogrfica mas rpida y comprensiva. El resultado de esta cooperacin, expone Maria Pinto ser la produccin de un catlogo colectivo en-lnea que rena los fondos de todos los catlogos particiBuonocore, Domingo. Diccionario dc Bihiiotccoiogfa. Buenos Aires, Marymar, 1976, p. 114-115,

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pantes14. Pero aunque si es cierto que el catlogo colectivo es aqul que contiene los asientos bibliogrficos de varias Bibliotecas, el resultado de dicha catalogacin, entendemos que, no necesariamente tiene porque ser, exclusivamente, un catlogo colectivo, ya que con la catalogacin compartida, cada Biblioteca puede seguir manteniendo sus propios catlogos, limitndose simplemente a aceptar las fichas comunes, completndolas con sus propios datos, e incluso pudiendo llegar a reformarlas para adecuarlos a sus catlogos. Entre las muchas ventajas que ofrece un sistema automatizado de catalogacin, encontramos fundamental la calidad que se ofrece a la difusin de la informacin, resultado de uniformar los elementos de descripcin fsica y los formatos de datos bibliogrficos legibles por ordenador A este respecto han sido numerosos los Softwares comercializados, entre otros, los sistemas Dobis/Libis y Sabina. El primero fue desarrollado por la Universidad de Dortmund en Lovaina entre los aos 1975-1977. El segundo, de origen espaol, fue diseado para la automatizacin de bibliotecas y creacin de bases de datos bibliogrficos. Su mdulo de catalogacin permite la catalogacin directa a partir de la publicacin, la edicin de catlogos en diferentes soportes fsicos y la actualizacin automtica de los mismos. La automatizacin requiere una serie de trabajos previos, y el primero de todos consiste en estructurar los datos que posteriormente van a tener que ser introducidos en el ordenador, siendo para ello necesario que los diferentes elementos de una noticia se distribuyan y codifiquen de una manera especial. A este ordenamiento y codificacin es a lo que se llama Formato, y es, en este sentido por lo que se le ha dcfinido como la estructura de la noticia bibliogrfica y el sistema de cdigos que identilican el contenido de dicha noticia. Los fines de un formato bibliogrfico son fundamentalmente dos Describir una obra en lenguaje de mquina y archivar dicho registro. Formar con los registros diferentes catlogos, as como listas por cualquier otro elemento significativo de la ficha, como por ejemplo paises, lenguas, editores, etc... Entre los formatos bibliogrficos, el mas extendido es el MARC, creado a mediados de los aos 60 por la Biblioteca del Congreso de Washington. El proyecto constituy un gran xito y fue adoptado por muchos pases, modificndolo para adaptarlo a las normas de catalogacin o las necesidades de las bibliotecas que lo iban a utilizar. El formato espaol, derivado del MARC, se denomina IBERMARC. La elaboracin de este formato fue fruto de la colaboracin que, en el ao
Pinto Molina, Mara. El anlisis formal: Descripcin Bibliogrfica y Catalogacin. En: Fundamento... op. cis., p. 301.

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1975, llevaron a cabo la Comisara Nacional de Bibliotecas y el Centro del Proceso de Datos del Ministerio de Educacin y Ciencia. Su estructura fue proyectada segn la norma ISO 2709/81, que determina la posicin de los datos sobre la cinta magntica, para el intercambio de los mismos. Dicha estructura est formada de las siguientes partes: Cabecera. Cuyos cdigos son utilizados para representar nociones muy generales, como por ejemplo la clase de material en que se ha editado el documento. Directorio. Que es como el ndice de la base de datos. Base de datos. Que es la que recoge el contenido de la noticia bibliogrfica.