MTEC 055 00 Manual de Sistema Solicitacao Compras Microsiga

Manual de Sistema Mdulo de Compras Microsiga
Elaborado por: Suporte e Processos Avaliado por: Processos Aprovado por: Diretoria Tecnologia e Processos
MTEC_055_00 Data de Emisso 20/10/2008 Data de Reviso 20/10/2011
Distribuio: Matriz, Filial
1. Objetivo.......................................................................................................................................... 3 2. Cadastros ...................................................................................................................................... 3 2.1 Produtos ................................................................................................................................... 4 2.2 Grupo de produtos................................................................................................................... 6 2.3 Fornecedores ........................................................................................................................... 6 2.4 Produto X Fornecedores ........................................................................................................ 9 2.5 Grupo X Fornecedor .............................................................................................................. 11 2.6 Condio de Pagamento ....................................................................................................... 12 2.7 TES Tipo de Entrada e Sada.............................................................................................. 17 2.8 Naturezas................................................................................................................................ 18 2.9 Solicitante............................................................................................................................... 19 2.9.1 Compradores....................................................................................................................... 21 2.9.2 Aprovadores ........................................................................................................................ 22 2.9.3 Grupo de Compras.............................................................................................................. 22 2.9.4 Grupo de Aprovao........................................................................................................... 23 2.9.5 Tipo de Grupo X Aprovadores ........................................................................................... 24 3. Rotinas de Compras ................................................................................................................... 25 3.1 Solicitao .............................................................................................................................. 25 3.1.1 Solicitao de Compras (com lista de preo) ................................................................... 28 3.1.2 Solicitao de Compras (sem lista de preo).................................................................... 30 3.1.3 Gerao de Cotao............................................................................................................ 30 3.1.4 Atualiza Cotaes ............................................................................................................... 31 3.1.5 Analisa Cotaes ................................................................................................................ 33 3.2 Pedido de Compras ............................................................................................................... 34 3.2.1 Criando Pedido Manual ..................................................................................................... 35 3.3 Eliminao de Resduos ........................................................................................................ 37 3.4 Pr-nota de Entrada ............................................................................................................... 38 3.5 Documento de Entrada ......................................................................................................... 43 3.6 Tabela de Preo...................................................................................................................... 44 3.7 Tolerncia de recebimento.................................................................................................... 46 4.0 Relatrios................................................................................................................................... 48
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4.1 Relao de pedidos em aberto................................................................................................. 50 4.1.1 Relao de pedidos em atraso ............................................................................................. 51 5.0 Fluxo Operacional ..................................................................................................................... 51
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1. Objetivo Tornar claro o processo a ser realizada pelo usurio de Compras, evitando falhas e erros na utilizao do sistema Microsiga. 2. Cadastros Para que as rotinas funcionem corretamente necessrio realizar alguns cadastros. No caso de Compras alguns cadastros j existem porque foram importados, como o de produtos e fornecedores, no entanto precisam ser revisados. O cadastro do produto contm as principais informaes dos produtos e servios adquiridos e fornecidos pela empresa, bem como os dados relevantes para a integrao do Microsiga com o Sistema Unirent (Fig.01).
Fig.01
Dentre eles, os cadastros que devem ser feitos ou revisados so: Produtos Grupo de produtos
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Fornecedores Produto X Fornecedor Grupo X Fornecedor TES Naturezas Cond. De Pagamento Solicitantes Compradores Aprovadores Grupo de Compras Grupo de Aprovao Tp. Grupo X Aprovadores
2.1 Produtos um dos principais cadastros a ser realizado. Para incluir um produto clique no boto Incluir localizado na janela de manuteno de produtos. Preencha os dados conforme orientao do help do campo. Observe, porm, que os campos em azul so os de preenchimento obrigatrio. (Fig.02)
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Fig.02
No entanto, os campos em negrito so relevantes para o processo da alada de compras: Cdigo Descrio Tipo Unidade Armazm Grupo Alquota de IPI Alquota de ICMS (diferenciao de alquota) Cdigo de ISS para servios Posio NCM Origem Base de IRRF Recolhe PIS Recolhe COFINS Recolhe CSLL Centro de Custo
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2.2 Grupo de produtos um dos cadastros mais comum e mais simples a ser feito. As informaes essenciais ao cadastro de Grupo de produtos (Fig.03) so: Cd. Grupo: cdigo do grupo; Desc Grupo: descrio do grupo; Tipo Grupo: grupo de peas (amarrao Grupo pcs X Grupo Aprovadores) Resp. Tcnico: responsvel pela avaliao tcnica do produto (membro da alada de Compras)
Fig.03
2.3 Fornecedores O devido preenchimento deste cadastro importante para definir o perfil completo do fornecedor, dados que sero utilizados por Compras e que faz integrao com outras rotinas do sistema. Para cadastrar um novo fornecedor acesse o menu principal, clique na opo Inclui, localizada na janela de manuteno de fornecedor (Fig.04), preencha os dados conforme orientao do help do campo.
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Fig.04
Cdigo e Loja; Razo Social; Nome Fantasia; Endereo; Bairro; Estado; Municpio; CEP; Tipo (fsico ou jurdico); CNPJ/CPF; Telefone; Inscr. Estadual; Inscr. Municipal; Banco; Agncia; Conta Corrente;
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Contato; Natureza; Condio de pagamento; Conta Contbil;

Recolhe ISS; Calcula INSS; Recolhe PIS; Recolhe COFINS; Recolhe CSLL; Grupo (grupo de fornecedor) Proc. Alada? (alada de Compras)
Fig.05
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Distribuio: Matriz, Filial No cadastro do fornecedor h duas informaes relevantes no processo de alada de compras, para a rotina de solicitao de compras de fornecedor com ou sem lista. Os campos que devem ser preenchidos so: Grupo e Proc. Alada? (Fig.06)
Fig.06
2.4 Produto X Fornecedores
Esse cadastro tem como funo automatizar o processo de cotao, ou seja, ao realizar uma cotao os fornecedores do produto a ser cotado sero carregados automaticamente na tela de cotao. (Fig.07)
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Fig.07
Para fazer uma amarrao de produto acesse o menu principal, clique na opo Produto X Fornecedor na tela de manuteno de cadastro preencha os dados conforme orientao do help do campo (Fig.08): Fornecedor: informe o cdigo do fornecedor a ser amarrado. Produto: informe o cdigo do produto a ser amarrado, comercializado por esse fornecedor.
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Fig.08
2.5 Grupos X Fornecedor
Esse cadastro armazena a relao dos grupos de produtos e seus respectivos fornecedores, sendo utilizado pelo sistema na gerao das cotaes, quando estas so enviadas aos fornecedores dos produtos solicitados, tem a mesma funo do cadastro de Produto X Fornecedor. (Fig.08)
Fig.09
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2.6 Condio de Pagamento A condio de pagamento define as regras de parcelamento ou pagamento em uma negociao. O Protheus possui nove opes para que as condies de pagamentos sejam determinadas, configurados por meio do campo Tipo, no cabealho da condio (Fig.10). Por meio desses tipos, o usurio pode cadastrar as condies de pagamento desejadas, configurando-as de acordo com a necessidade de seus negcios, informando data de pagamentos, valores, parcelas etc. Cada um dos tipos de pagamento disponvel possui caractersticas prprias e gera cdigos de acordo com suas especificaes. Para cadastrar uma Condio de Pagamento acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/Cadastros/Cond. de Pagamento, na tela de manuteno de cadastro preencha os dados conforme orientao do help do campo. (Fig.09)
Fig.10
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Tipo 1: O usurio pode definir qualquer cdigo para representar a condio. O campo Cond. Pagto. indica o deslocamento em dias a partir da data base. Os valores devem ser separados por vrgula. Exemplo: Cdigo -> 001 Tipo -> 1 Condio ->00,30,60 Os pagamentos sero efetuados da seguinte forma: 1 parcela vista 2 parcela 30 dias 3 parcela 60 dias Tipo 2: O campo cdigo do cadastro condio de pagamento representa os vencimentos, de acordo com a frmula: N N N | | | | | |__ (Intervalo em dias entre as duplicatas) X Multiplicador | | | |________ Nmero de duplicatas | |______________ (dias de intervalo at a primeira duplicata) X Multiplicador O campo Cond. Pagto. Deve determinar o multiplicador. Exemplo: Cdigo -> 341 Tipo-> 2 Condio ->7 (Multiplicador)
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3 4 1 | | | | | |__ 7 dias de intervalo entre as duplicatas | | | |________ 4 duplicatas | |______________ 21 dias para a primeira duplicata Tipo 3: O campo Cond. Pagto. determina o nmero de parcelas, a carncia e as datas padronizadas para o vencimento. O usurio pode definir qualquer cdigo para representar a condio. N D V1. V2. V.3...Vn | | | | | |____Tabela de vencimentos padronizados | | | |_______________ Intervalo de dias at o pagamento | |_____________________ Nmero de parcelas Exemplo: Cdigo ->001 Tipo -> 3 Condio -> 3,42,7,14,21,28 42 7,14,21,28 3 | | | | | |____ datas padres de vencimento | | | |_______________ Vencimento 42 dias aps a data de emisso | |_____________________ 3 parcelas O programa calcula, aps a data de emisso, as datas de vencimento, ajustando-as de acordo com as datas padro fornecidas, sempre para a seguinte.
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Tipo 4: O campo Cond. Pagto determina o nmero de parcelas, o intervalo de dias e o dia da semana para o vencimento. O usurio pode definir qualquer cdigo para representar a condio. N I D | | | | | |____ Dia da semana | | | |__________ Intervalo de dias entre as parcelas | |________________Nmero de parcelas Onde D pode assumir: 1-> domingo 2-> segunda 3-> tera 4-> quarta 5-> quinta 6-> sexta 7-> sbado Exemplo: Cdigo ->001 Tipo -> 4 Condio -> 4,30,3 Essa condio indica que o ttulo ter quatro parcelas com vencimentos a cada trinta dias, toda tera-feira. Tipo 5: O campo Cond.Pagto. representa a carncia, a quantidade de duplicatas e os vencimentos, nesas ordem, representado por valores numricos. Exemplo: Cdigo ->001 Tipo ->5 Condio ->10,12,30
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Assim, a condio 10,12,30 representa: 10 12 30 | | | | | |____ 30 dias de intervalo entre os vencimentos | | | |__________ 12 duplicatas | |________________10 dias para o primeiro vencimento Tipo 6: O campo Cond. Pagto. Assume dias da semana, padronizados para o vencimento, considerando o intervalo de dias entre cada parcela. I D N P | | | | | | | |____ Nmero de dias entre cada parcela | | | | | | | | |_________ Dias da semana | | | | | |_______________ Intervalo de dias at o pagamento | |__ __ ___________________Nmero de parcelas Onde D pode assumir: 1-> domingo 2-> segunda 3-> tera 4-> quarta 5-> quinta 6-> sexta 7-> sbado Exemplo: Cdigo ->001 Tipo->6 Condio ->6,15,4,30 Assim, a condio 6,15,4,30 representa:
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6 15 4 30 | | | | | | | |____ 30 dias entre os vencimentos | | | | | | | | |_________ quarta-feira | | | | | |_______________ 15 dias at o primeiro vencimento | | |_____________________6 parcelas
2.7 TES Tipo de Entrada e Sada O TES - Tipo de Entrada e Sada responsvel pela correta aplicao dos impostos devidos por ocasio da entrada e sada dos produtos, controle de baixa de estoque, duplicatas e outros. Para definio do TES deve-se observar que os cdigos de: - 000 a 499 Entradas - 500 a 999 Sadas Para cadastrar um TES acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/Cadastros/TES. Na tela de incluso da rotina, clique na opo Incluir e preencha os dados conforme orientao do help campo. (Fig.11)
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Fig.11 2.8 Naturezas O cadastro de naturezas de extrema importncia para o controle gerencial do Mdulo Financeiro, j que possibilita o controle das finanas da empresa sem a colaborao direta da Contabilidade. atravs da natureza que o sistema faz a classificao dos ttulos a pagar e a receber, conforme a operao. As naturezas devem ser previamente agrupadas em a pagar e a receber, para facilitar a filtragem de dados para consultas e relatrios do sistema. Para cadastrar uma Natureza acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/Cadastros/Naturezas. Na tela de incluso da rotina, clique na opo Incluir e preencha os dados conforme orientao do help campo. (Fig.12)
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Fig.12 2.9 Solicitante No Cadastro de Solicitantes so definidos os direitos de solicitaes de produtos ou grupos de produtos, para cada usurio ou para um grupo de usurios. Alm disso, possvel determinar qual grupo de compras ir analisar a solicitao feita pelo usurio/grupo de usurios e dar continuidade no processo de Cotao/ Pedido de Compras. Este cadastro gerenciado pelo administrador do sistema, visto que no realizado na janela do menu de Compras e sim em outro ambiente, no Configurador, ferramenta do Protheus que somente o administrador tem acesso (Fig.13). O cadastro feito dessa forma porque tem que atender requisitos internos da empresa.
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Fig.13 Para cadastrar um Usurio acesse o menu do Configurador, clique na opo Ambiente/Workflow/Usurios X Web. Na tela de manuteno do cadastro clique na opo Incluir e preencha os dados conforme orientao dos campos. (Fig.14)
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Fig.14 2.9.1 Compradores No Cadastro de Compradores devem ser definidos quais os usurios podero efetuar um Pedido de Compras. possvel controlar se um comprador pode, ou no, efetuar Pedidos de Compra sem que haja uma Solicitao de Compra para o produto. Alm disso, o prprio comprador pode ser tambm um solicitante. Desde que esteja devidamente cadastrado. O comprador tem que estar vinculado a pelo menos um Grupo de Compradores. Para cadastrar um Comprador acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/Cadastros/Compradores. Na tela de incluso da rotina clique na opo Incluir, selecione o Usurio-Comprador, confirme e preencha as informaes conforme orientao dos campos .(Fig.15)
Fig.15
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2.9.2 Aprovadores No Cadastro de Aprovadores so definidos quais usurios podem liberar os Pedidos de Compras. Os aprovadores possuem um limite dirio, semanal ou mensal, definido no Cadastro de Aprovadores e possuem tambm um superior, que deve aprovar ou bloquear o pedido caso o limite tenha se excedido. Para cadastrar uma Aprovador acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/Cadastros/Aprovadores. Na tela de incluso da rotina clique na opo Incluir, selecione o Usurio, confirme e preencha as informaes conforme orientao dos campos (Fig.16).
Fig.16 2.9.3 Grupo de Compras Nesse cadastro, so criados Grupos de Compras. Pois, seria extremamente complexo para uma empresa de mdio porte definir direitos para cada comprador separadamente. Entretanto, agrupando os compradores de forma que os direitos sejam definidos por grupo, torna-se muito mais fcil manter o controle de aladas. Um comprador pode pertencer a um ou mais grupo de compradores. E cada grupo de compradores pode possuir direitos de compras diferentes.
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Para cadastrar um Grupo de Compras acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/Cadastros/Aprovadores. Na tela de incluso da rotina clique na opo Incluir, informe o nome de Grupo Compras, preencha as informaes conforme orientao dos campos. (Fig.17)
Fig.17 2.9.4 Grupo de Aprovao Neste cadastro os aprovadores so aglutinados em grupo, para que os direitos de aprovao sejam definidos por grupo e no individualmente. Existe uma hierarquia de aprovadores definida por nvel. Pedidos de Compras que no foram aprovados por um aprovador de nvel 1, sequer chegam ao conhecimento de um aprovador de nvel 2. Esta hierarquia utilizada quando o tipo de liberao for por nvel. Para cadastrar um Grupo de Aprovao acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/Cadastros/Grupo de Aprovao. Na tela de incluso da rotina clique na opo Incluir, informe um cdigo e nome para o Grupo de Aprovao, confirme e preencha as informaes conforme orientao dos campos. (Fig.18).
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Fig.18
2.9.5 Tipo de Grupo X Aprovadores Esse cadastro tem a finalidade de amarrar um Tipo de Grupos de Peas a um respectivo Grupo de Aprovao. Estas informaes so utilizadas pelo sistema no processo de aladas de compras para definir o Grupo de Aprovadores que ir avaliar um determinado Grupo de Produto, no processo de solicitaes de compra, quando da efetivao de uma solicitao e/ou pedido de compras. Para cadastrar um Tipo de Grupo X Aprovadores acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/Cadastros/Tipo Grupo X Aprovadores. Na tela de incluso da rotina clique na opo Incluir, selecione um Grupo de Aprovao e seu respectivo Grupo de Aprovadores e confirme. (Fig.19)
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Fig.19
3. Rotinas de Compras 3.1 Solicitao A solicitao de compras um documento que inicia o processo de compra, seja para materiais produtivos ou improdutivos. Neste documento contm todas as informaes necessrias para o comprador executar a cotao e anlise como: o produto, a quantidade, o prazo e local de entrega e em alguns casos o provvel fornecedor. As solicitaes de Compras podem ser includas manualmente ou serem geradas atravs de ordem de produo.
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Fig.20 As solicitaes de compra da Unidas s podero feitas pela Intranet - Sistema Unirent (Fig.21), exceto o departamento de Compras que deve ter acesso ao cadastro no Microsiga (Fig.20) para necessidades do setor. Aps a efetivao da solicitao na Intranet executada a Interface que importa os dados para uma tabela do Microsiga.
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Fig.21 Quando a solicitao chega tabela do Microsiga (Fig.20) vem com status azul (bloqueada), esta passar pelo processo de aprovao via Workflow, aps liberada ficar em status verde (pendente), e estar disponvel para o comprador cotar e comprar. Para mais informaes sobre o cadastro de Solicitao de Compras e Ordem de Pagamento na Intranet, consulte o Manual de Solicitao de Compras Web.
Fig.21 Ao lado de cada solicitao de compras existe uma indicao informando sua classificao, conforme a opo Legenda, disponvel no menu.
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A classificao das solicitaes de compra obedece ao seguinte:
3.1.1 Solicitao de Compras (com lista de preo) Para cadastrar uma solicitao de compras com lista preo (fornecedor Inforshop) necessrio certificar de algumas premissas: tabela de preo vigente, cadastro Fornecedor campo Proc. Alada? deve estar No (Fig.06), cadastro Produto com o centro de custo, e o fornecedor (preenchimento automtico) veja exemplo a seguir (Figs.22 e 23). No menu principal, clique na opo Atualizaes/Solicitar Cotar/Solicitao de Compras, em seguida clique na opo Incluir, selecione a Filial, a tela de Solicitao de Compras dividida em duas reas: Cabealho e Itens.
Cabealho Os principais dados so: nmero da solicitao de compras (preenchimento automtico), solicitante (usurio atual), data de emisso, unidade de requisio, filial de entrega.
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Fig.22 Itens Os principais dados dessa rea: cdigo do produto, quantidade, OS Unirent (preenchimento automtico), observao, centro de custo e conta contbil (sugerido automaticamente), fornecedor e loja padro para fornecimento exclusivo, ou seja, a cotao ser gerada somente para este fornecedor. Preencha as informaes relevantes, confira e confirme.
Fig.23 Aps a confirmao, a solicitao esta gravada com status de bloqueada que ficar aguardando a aprovao do aprovador tcnico e gestor da rea, conforme cadastro de grupo produtos e centro de custo. Nesse momento o processo de aprovao via workflow acionado, quando a solicitao aprovada o sistema gera automaticamente o Pedido de Compra. Ainda na tela de solicitao h alguns botes de funes, utilize o recurso de Cpia para criar solicitaes com dados semelhantes. (Fig.24)
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Fig.24 3.1.2 Solicitao de Compras (sem lista de preo) O processo de solicitao de compras semelhante ao de lista, porm tem algumas particularidades. A solicitao submetida ao processo de cotao para avaliar a melhor proposta dos fornecedores cadastrados no sistema, por isso importante ter o cadastro de Amarrao de Produtos X Fornecedor ou Grupo de Produtos X Fornecedor atualizado. Outra informao importante o campo Proc. Alada? deve estar Sim (cadastro fornecedor), as demais informaes (produto, quantidade e centro de custo) devem ser digitadas normalmente. 3.1.3 Gerao de Cotao O processo de cotao consiste na incluso de vrios oramentos e a anlise para escolha do fornecedor que ir fornecer o produto. Com base nas solicitaes de compras cadastradas no sistema e a amarrao Produto x Fornecedor ou Grupo x Fornecedor o sistema ir sugerir cotaes para serem enviadas aos fornecedores. Para tanto, na gerao da cotao, deve-se observar o parmetro "Utiliza Amarrao" e configurar o uso da amarrao por "Produto" ou por "Grupo". Se for selecionada a opo
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"Produto", sero geradas cotaes para todos os fornecedores que estejam relacionados ao produto (Cadastro Produto x Fornecedor). Caso contrrio, se selecionada a opo "Grupo", sero geradas cotaes para todos os fornecedores que sejam relacionados ao grupo do produto (Cadastro Grupo x Produto). Para gerar cotao acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/SolicitarCotar/Gera Cotaes, pressione a tecla F12 para definir os parmetros que influenciam na cotao. (Fig.25)
Fig.25 3.1.4 Atualiza Cotaes Esta rotina deve ser utilizada para preenchimento das condies oferecidas pelos fornecedores para anlise do sistema. Bem como, cadastrar novas propostas dos fornecedores envolvidos ou novos participantes. (Fig.27) Para atualizar as cotaes acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/SolicitarCotar/Atualiza Cotaes, pressione a tecla F12, informe os dados de parmetros e confirme. (Fig.26)
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Fig.26 Na tela de Atualizao Preos da Cotao selecione a cotao que deseja atualizar, clique no boto Atualizar. (Fig.27)
Fig.27
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O sistema apresentar a cotao e seus respectivos itens, os campos de: Cond. Pagto, Contato, Moeda, Taxa, Preo Unitar., Prazo de Entrega, Observaes, Impostos, estaro disponveis para manuteno, preencha a cotao de acordo com os dados obtidos do fornecedor. (Fig.28) A opo Novo Participante permite incluir novas propostas dos fornecedores participantes da cotao, sem alterar as condies colocadas no primeiro contato (1 proposta).
Fig.28 3.1.5 Analisa Cotaes Aps atualizar a cotao com as informaes de preo e condies, deve-se analisar os dados, o sistema ir sugerir a melhor opo de compra com base dos dados fornecidos pelos fornecedores e gerar o Pedido de Compras. Para analisar cotao acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/SolicitarCotar/Analisa Cotaes, pressione a tecla F12 , informe os dados de parmetros e confirme (Fig.29). Utilize o boto Legenda para acompanhar a classificao da cotao.
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Fig.29
3.2 Pedido de Compras O pedido de compra um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condies em que foi feita a negociao tais como: material, quantidade, prazos, preos, local de entrega e outros. O pedido de compra pode ser gerado manualmente relacionado a uma solicitao de compras previamente cadastrada, ou automaticamente atravs da anlise da melhor cotao. Este ser gerado com status bloqueado e passar pelo processo de aprovao, via workflow, para anlise do Gestor da rea e/ou de Compras, neste momento o sistema verifica as definies da alada de compras. Enquanto o pedido estiver aguardando a liberao do seu aprovador este permanecer com status azul bloqueado, e aps ser aprovado ele ficar verde.
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Fig.30 3.2.1 Criando Pedido Manual Para criar um pedido de compras acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/Pedidos/Pedidos de Compras, selecione a Filial e confirme. (Fig.30) Preencha os principais campos: Data de Emisso, Fornecedor, Condio de Pagto., Contato, Produto, Dt.Entrega, Quantidade, Preo Unitrio (para fornecedor sem lista de preo), Observaes e confirme.
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Importe a Solicitao de Compra/Itens
Fig.31 O sistema faz integrao do pedido de compra com a solicitao utilize as teclas F4 e F5 ou os botes no topo da janela. Isto se faz necessrio para as baixas dos saldos dos pedidos de compra existentes. Na janela de Pedido de Compra tm os botes de funes, utilize esses recursos para manuteno de Pedidos. Exemplo: o boto legenda til para acompanhar o status dos pedidos, entre outros. (Fig.32)
Barra de pesquisa.
Fig.32
O filtro uma forma eficiente de pesquisar alguma informao.
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3.3 Eliminao de Resduos Quando a empresa recebe entradas parciais de materiais, muitas vezes os Pedidos de Compra ficam em aberto por quantidades muito pequenas, insuficientes para que se faa uma nova entrega. So Resduos de Pedidos que devem ser eliminados para que no haja reserva em estoque o que pode atrapalhar o atendimento de novos pedidos, visto que o estoque vai tentar primeiro atender a este. Para efetuar a eliminao de resduos de pedido acesse o menu principal, clique na opo Atualizaes/Pedidos/Elim. Resduos Pcs. Informe os dados de parmetros e confirme o processamento.
Fig.33 Verifique na tela de pedido a classificao, este ficar com na cor cinza .
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3.4 Pr-nota de Entrada A pr-nota um processo que consiste na digitao dos dados bsicos da nota sem a atualizao dos mdulos fiscal e financeiro. A mercadoria entra no estoque e fica registrada na quantidade indisponvel e ser liberada mediante a classificao da nota. Esta rotina interessante para cliente que tem o recebimento de material em armazns e necessita apenas da conferncia das quantidades e valores, ficando a classificao fiscal para um segundo momento. Para Unidas, o processo de pr-nota ser utilizado tambm para situaes de pagamento sem nota, como reembolso de despesas, taxas, etc. isso para gerar as despesas no financeiro. Este processo inicia-se na Intranet com a entrada de uma Ordem de Pagamento. Para mais detalhe consulte o Manual de Solicitao de Compras_Web. Para incluir uma Pr-nota de Entrada no Microsiga acesse o menu principal, clique em Atualizaes/Movimentos internos/Pr-Nota de Entrada. Na seqncia clique no boto incluir, o sistema apresenta a tela de incluso Pr-Documento de Entrada. Na parte superior deve-se preencher o cabealho informando o nmero da nota, o fornecedor e a espcie do documento. (Fig.34)
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Fig.34 Aps incluir as informaes do cabealho, posicione o mouse no campo produto da nota e selecione o pedido na barra de ferramentas, localizada parte superior da tela. O sistema apresentar uma caixa com todos os pedidos pendentes para este fornecedor, onde poder selecionar um ou mais pedidos para a mesma nota. (Fig.35) Selecione o (s) pedido (s) marcando o box e confirme em OK.
Localize o pedido
Fig.35
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Fig.36 A nota ser preenchida automaticamente com todas as informaes do pedido. (Fig.36) No rodap da nota aparecem informaes do fornecedor, os totais da nota e descontos ou fretes caso exista.
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Aps a incluso dos dados confirme em OK, o sistema abrir a tela para incluso da prxima nota, feche a janela. A pr-nota ficar com status em verde, ou seja, documento no classificado (Fig.37) que significar que ainda falta confirmar a nota.
Fig.37 A nota com status verde estar pronta para ser classificada e tornar-se um Documento de Entrada.
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Para classificar uma pr-nota selecione a nota e clique boto Classificar. Aparecer todas as informaes j includas com exceo de uma o Tipo de Entrada (Fig.38) que dever ser informada no momento da classificao da nota. Aps a classificao do documento o status da nota passa de verde para vermelho, ou seja, nota classificada. O Tipo de Entrada uma informao importante para a classificao fiscal, para atualizao de estoque e financeiro.
Fig.38
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3.5 Documento de Entrada Essa rotina permite o registro de qualquer movimento de entrada de mercadorias na empresa. A entrada das mercadorias inicia um processo de atualizao on-line de dados financeiros e de estoques e custos. Alm disso, esta rotina permite que os materiais recebidos pelo Recebimento de Materiais sejam classificados e os devidos lanamentos efetuados. O processo consiste na confirmao dos valores do recebimento de notas fiscais, na informao das tributaes aplicadas e dos dados contbeis financeiros. Este inicia-se na Intranet com a entrada de uma Ordem de Pagamento, para mais detalhe consulte o Manual de Solicitao de Compras_Web. Para incluir um Documento de Entrada no Microsiga acesse o menu principal, clique em Atualizaes/Movimentos/Documento de Entrada.
Fig.39
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3.6 Tabela de Preo Essa rotina permite cadastrar as tabelas de preos dos fornecedores que atendem empresa. Podendo ser informados os preos e a condio de pagamento a serem praticados. Quando informada a condio de pagamento, o sistema no permitir que outra condio seja utilizada nos processos de compras (cotaes e pedidos).
Fig.40 Aps a efetivao do cadastro da tabela consulte sua classificao. Quando a tabela fica em status verde ela est Ativa, e status vermelho Inativa.
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Para cadastrar uma tabela de preo, acesse o menu principal, clique na opo atualizaes/Admin.Compras/Tabela de Preo. Preencha os dados conforme orientao do help dos campos. O cadastro da tabela de preo composto por duas reas: Cabealho e Itens. (Fig.41) Cabealho Nesta rea, as informaes relevantes so: cdigo do fornecedor, loja, cdigo tabela, descrio, data de validade inicial e final e condio de pagamento. Ao informar uma data de validade final deve-se se atentar para sua renovao, visto que o sistema bloqueia a tabela na data determinada inutilizando-a para movimentao dos processos de solicitao e pedidos de compras.
Fig.41 Itens Essa rea composta pela relao dos produtos e preos negociados com o fornecedor.
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Informe os dados de: produto, preo unitrio, faixa (quantidade/volume negociado para um determinado valor) e vigncia. 3.7 Tolerncia de recebimento Essa opo permite cadastrar regras de tolerncia de recebimento de materiais com o objetivo de validar preo e/ou quantidade acima do pedido. Nesse cadastro, definida uma regra ou exceo identificada pelo fornecedor, produto ou grupo de materiais, para quantidade e valor superior ao informado no pedido de compras. Na rotina de documento de entrada, o sistema ir comparar o preo e quantidade com as do pedido de compras. Caso haja divergncia, ser feita uma anlise sobre a existncia de alguma regra de tolerncia para o produto, fornecedor e/ou grupo de materiais. Se o sistema encontrar alguma referncia relevante, ele verificar se a tolerncia est sendo respeitada. Caso exceda, esta entrada ficar bloqueada, aguardando uma aprovao ou excluso do documento cadastrado no controle de alada. Os Documentos de Entrada que ultrapassarem a tolerncia ficaro bloqueados at que, na rotina de liberao de documento, um aprovador os libere.
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Fig.42 No menu principal acesse a opo Atualizaes/Adm.Compras/Tolerncia Recebimento. Clique no boto Incluir, selecione o Fornecedor, Loja, Produto ou Grupo de produto. Nos campos %Quantidade ou %Valor informe o percentual mximo de tolerncia quando do recebimento da nota fiscal de entrada.
Fig.43
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4.0 Relatrios O processo de emisso de relatrios igual para todos, onde o sistema apresenta a tela para configurao dos parmetros referentes aos relatrios. O sistema disponibiliza vrios tipos de relatrios cada um com sua caracterstica. No ambiente Compras os principais relatrios so:
Solicitaes Cotaes Pedidos Notas
de Compras
Fiscais de Entrada dos Estoques de Entrada PC x NF
Anlise Boletim
Divergncias Mala
Direta
Fig.43
-48-

Para emitir um relatrio acesse o menu principal, clique na opo Relatrios, selecione o relatrio desejado. Na tela de parmetros (Fig.44) informe os dados conforme necessidade, defina tambm o tipo de impresso (arquivo/spool) e clique na opo Imprimir. (Fig.45)
Fig.44
-49-

Fig.45 4.1 Relao de pedidos em aberto
Fig.46
-50-

4.1.1 Relao de pedidos em atraso
Fig.47 5.0 Fluxo Operacional 5.1 Processo Solicitao Compras / Aprovao Tcnica
-51-

5.2 Processo Solicitao da Aprovao do Pedido de Compras
-52-

5.2 Processo de Ordem de Pagamentos
-53-

-54-

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Contato; Natureza; Condio de pagamento; Conta Contbil;

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2.4 Produto X Fornecedores

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2.5 Grupos X Fornecedor

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