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ACERCA DEL CONTROL DE INVENTARIOS. Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. La base de toda empresa comercial es la compra y venta le bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas se pueden nombrar las siguientes:

Inventario (inicial) Compras Devoluciones en compra Gastos de compras Ventas Devoluciones en ventas Mercancas en trnsito Mercancas en consignacin Inventario (final)

Planificacin de las Polticas de Inventario. En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada funcin tiende a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente.

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Los propsitos de las polticas de inventarios deben ser: 1. Planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios. 2. A travs de control, mantener los niveles ptimos tan cerca como sea posible de lo planificado. Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operacin, riesgos e inversin insostenibles, y un nivel adecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rpidamente a as demandas de ventas y produccin (alto costo por falta de existencia). En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de operacin que de otra manera no existira. Funciones del Control de Inventarios: * Eliminacin de irregularidades en la oferta * Compra o produccin en lotes o tandas * Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos * Almacenamiento de mano de obra Decisiones sobre inventario. Hay dos decisiones bsicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recin revisadas. Estas dos decisiones se hacen para cada artculo en el inventario: 1.- Qu cantidad de un artculo ordenar cuando el inventario de ese tem se va a abastecer? 2.- Cundo reabastecer el inventario de este artculo? Tipos de Inventarios. Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el almacn. Por medio de un registro detallado que puede servir tambin como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsica. Lo registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales. Tambin este tipo de inventario ofrece un alto grado de control, por que los registros de inventarios estn siempre actualizados.

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Inventarios intermitentes: este inventario se puede efectuar varias veces al ao. Inventario final: este inventario se realiza al termino del ejercicio econmico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado para determinar un nueva situacin patrimonial en ese sentido, despus de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos perodos. Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones. Inventario fsico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada de las existencias. Es el clculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. Es por ello que la preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatros fases las cuales son:

Manejo de inventarios (preparativos) Identificacin Instruccin Adiestramiento

Inventario mixto: es de una clase de mercancas cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular Inventarios de productos terminados: este tipo de inventario es para todas las mercancas que un fabricante produce para vender a su cliente. Inventario en trnsito: es utilizada con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las compaas con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existe por que un material debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una funcin til para las plantas y los clientes, existen exclusivamente por e l tiempo de transporte. Inventario de materia prima: en l se representan existencias de los insumos bsicos de los materiales que habr de incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa. inventarios en proceso: son existencias que se tienen a medida que se aade mano de obra, otros materiales y de ms costos indirectos a la materia prima Bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventarios en procesos.

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Inventarios en consignacin: es aquella mercadera que se entrega para ser vendida pero el titulo de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario mximo: debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos. Por lo tanto se establece un control de inventario mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada. Inventario mnimo: es la cantidad mnima del inventario a ser mantenida en el almacn. Inventario disponible: es a aquel que se encuentran disponibles para la produccin y/o venta. Inventario en lnea: es aquel que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin. Inventario agregado: se aplica cuando al administrar las exigencias del nico artculo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administracin del inventario, los artculos se agrupan ya sea en familia u otros tipos de clasificacin de materiales de acuerdo a su importancia econmica. Inventario en cuarentena: es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestible u otros. Inventario de previsin: se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo. Inventario de seguridad: son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. Inventario de anticipacin: son los que se establecen con anticipacin a los periodos de mayor demanda, a programas de produccin comercial o a un periodo de cierre de la planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horas-trabajos y horas-maquinas para futuras necesidades y limitan los cambios en la tasas de produccin.

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Inventarios de lote o de tamao de lote: se piden en tamao de lote por que es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Inventario estacionales: los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir ms econmicamente la demanda estacional variando los niveles de produccin para satisface fluctuaciones en la demanda. Tambin estos inventarios son utilizados para suavizar el nivel de produccin de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. Inventarios intermitentes: es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del perodo contable. Inventarios permanentes: es un mtodo seguido en el funcionamiento de algunas -ventas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. Inventarios clnicos: son inventarios para apoyar la decisin de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicacin general. ACERCA DEL CONTROL DE INVENTARIOS Tcnicas de Gestin de Stock. El objetivo de la Gestin de Stock tiene dos aspectos que se contraponen. Por una parte, se requiere minimizar la inversin del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podran financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de produccin y venta funcionen sin obstculos, como se ve, los dos aspectos del objetivo son conflictivos. Reduciendo el inventario se minimiza la inversin, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda, de obstaculizar las operaciones de la empresa. Si se tiene grandes cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer a la demanda y de interrumpir las operaciones de produccin y venta, pero tambin se aumenta la inversin. Los inventarios forman un enlace entre la produccin y la venta de un producto. Los grandes inventarios permiten adems, un servicio ms eficiente a las demandas de los clientes. Si un producto se agota, se pueden perder ventas en el presente y tambin en el futuro. El hecho de controlar el inventario de manera eficaz representa como todo, ventajas y desventajas, a continuacin se menciona una ventaja: La empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. Algunas desventajas son:

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Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento) Peligro de obsolescencia

Reduccin de excesos: Tratar de trasladar el punto de desdoblamiento de un pedido hacia un momento previo en la cadena de suministro para reducir los costes de mantenimiento de inventarios:

CONTROL DE INVENTARIOS POR MEDIO DE ESTANDARES DE PRODUCCIN. Como se ha dicho para un buen control de los materiales e insumos de la produccin es indispensable contar con un adecuado almacn o bodega y con un sistema de contabilidad que permita tener informacin inmediata y exacta de las existencias, como lo es el inventario perpetuo o permanente. Adicionalmente a las dos condiciones anteriores para un buen control de los materiales, es conveniente controlar el consumo en la produccin a travs de estndares de la cantidad requerida para la produccin de determinados artculos. Este control de las existencias por medio de estndares de consumo se ha derivado como una aplicacin especfica del sistema de contabilidad de costos estndar al anlisis y control del uso eficiente de los materi ales . Se entiende por consumo estndar de materiales o cantidad estndar de material a las unidades de cada materia prima que de conformidad con los mtodos y sistemas de produccin en uso y las caractersticas y condiciones de los equipos en operacin deben emplearse para producir un determinado artculo, tomando en cuenta las mermas y desperdicios que son inevitables en condiciones de eficiencia normal. Esta cantidad de materiales es la nica que puede legtimamente considerarse que es la requerida para la fabricacin de un producto.

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Los excesos de consumo sobre la cantidad estndar son debido a alguna ineficiencia anormal o a accidentes. Estos excesos implican gastos, y por lo tanto, son prdidas que ocurren en el proceso de produccin a medida que se suceden las ineficiencias o los accidentes. Por el contrario, las economas que se obtienen en el consumo de materiales, se convierten en ganancias logradas a travs de un eficiente y mximo uso de los materiales. Para que lo afirmado anteriormente tenga validez, es preciso que el estndar de consumo de materiales para la producci6n se calcule cuidadosamente, mediante experimentacin de las mtodos de trabajo. Los estndares suelen calcularse para usarse durante un periodo de 6 a 12 meses y algunas veces un periodo ms largo. Algunas empresas acostumbran utilizar los mismos estndares un ao tras otro hasta que se produce algn cambio en la cantidad a consumir, en el precio o en la naturaleza del producto. En una empresa los estndares de consumo de materiales son ms tangibles y ms fciles de establecer que los llamados estndares de mano de obra y de gastos de fabricacin, determinar la cantidad de material que debe usarse en una unidad de produccin determinada, es un proceso relativa mente sencillo, por ejemplo: pueden estudiarse los registros anteriores y tomar como estndar un promedio de la cantidad de materiales usados. El promedio puede calcularse de dos formas: usando el promedio de los consumos durante un perodo dado, como 3 o 6 meses, o promediando el resultado mejor con el peor durante el periodo anterior a la fijacin del estndar. En el caso de que se trate de fabricar un artculo nuevo o si por algn motivo los registros anteriores se consideran muy confiables para fijar un estndar, puede establecerse un estndar de consumo apropiado por medio del departamento de produccin o por el departamento tcnico o ingeniera, teniendo en cuenta el tamao, la forma, la calidad del producto y otras caractersticas que resulten ms econmicas e indicando los resultados que pueden lograrse del uso de diferentes clases y calidades de materiales. Cuando esto sucede los estndares, pueden fijarse por dos mtodos: a) por medio de pruebas o anlisis matemtico y b) tecnolgico. Cuando se usa el primer mtodo se pone en produccin una cantidad determinada de material y se anotan minuciosamente los resultados de la prueba y luego se estudian. Los resultados obtenidos en esta forma suelen ser artificiales debido a que los trabajadores tienen la tendencia a conceder una atencin especial a los lotes de prueba y a poner ms cuidado que en el uso normal de los materiales. En algunos casos el proceso de produccin es de tal naturaleza que es

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posible estimar con bastante exactitud el consumo del material. Los procesos qumicos son de esta naturaleza. En la implementacin inicial de un control de inventarios por medio de estndares de consumo en la produccin, no es indispensable establecer un sistema de contabilidad de costos estndar en forma sofisticada, ya que se puede implantar otro sistema alternativo denominado Consumo Estimado, el cual no se recomienda por razones prcticas debido a que al momento del inicio del control no se dispone de informacin de consumos anteriores. En tal caso, debe ponerse un cuidado especial para detectar la variacin entre el consumo estimado y el consumo real. Esta variacin no ser til para medir la eficiencia, puesto que el parmetro de comparacin no es confiable, pero sirve para controlar en alguna medida el consumo de las existencias y el costo de produccin de los artculos.

Cuando en alguna empresa industrial existen estndares de consumo bien establecidos puede adoptarse el procedimiento de emplear una sola solicitud o requisicin para pedir al almacn todo el material necesario para una produccin determinada. Esta solicitud o requisicin es una lista en la que se detallan las cantidades estndar y la descripcin de todos los materiales que deben emplearse en los diversos departamentos para realizar los diferentes procesos. En toda empresa industrial es normal que se sucedan ocasionalmente variaciones en el

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consumo de materiales; por ello, es conveniente y muy importante establecer las cantidades de , consumo estndar, lo cual ayuda a controlar en forma eficaz el material destinado a produccin, a fin de evitar desperdicios y la prdida del material por uso inadecuado. Por cada operacin de produccin de la que resultan averas, desperdicios o rechazos se deber establecer el consumo real de materiales utilizados en el proceso de produccin y compararle con el estndar de consumo previamente fijado. La diferencia se ajustar al valor del inventario, la cual puede ser una variacin desfavorable o favorable, dependiendo de un consumo en exceso o en defecto. Grficamente, el control de produccin puede expresarse observarse en la figura 1. CONTROL DE INVENTARIOS POR MEDIO DE ESTANDARES DE PRODUCCIN. Todo lo anterior implica conocer y manejar adecuadamente la cadena de suministro, que implica la secuencia de proveedores que contribuye a la creacin y entrega de una mercanca o un servicio a un cliente final. Gestionar adecuadamente la cadena de suministros es buscar reducir costos, agilizar los movimientos, y llevar los productos hasta el punto donde el cliente espera recibirlos. La cadena de suministros de una organizacin relaciona los diversos departamentos, desde los que adquieren la materia prima, hasta los encargados de la atencin al cliente. En consecuencia, la cadena de suministros incluye actividades como manejo de los inventarios, compra de materia prima y materiales, almacenamiento, produccin, movimientos o trnsito y entrega a los clientes. Todo esto incluye mantener una excelente logstica, que posee los siguientes elementos: Gestin de materiales: suministro y recepcin de materias primeras o productos semi-elaborados para uso posterior. Sistema de flujo de materiales: la habilidad de planificar la fabricacin de productos terminados, para que estn disponibles. Distribucin fsica: la entrega de los productos terminados al cliente.

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Los pasos que incluye la logstica en el marco de la gestin de stock incluye: Aceptar un pedido de cliente o Recibir e introducir o Control crdito/ autorizacin o Compromiso de entrega Pedido a proveedores Prediccin de la demanda Planificacin de la produccin Gestin de inventarios Entrega a cliente

Algunas de las actividades de la cadena de suministros son: Prediccin de la demanda Seleccin de proveedores

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Pedido de materiales Gestin de inventarios Planificacin de la produccin Envo y entrega Organizacin del intercambio de informacin

Los inventarios pueden reducirse (si hubiere exceso) a partir del siguiente modelo: R%= ((PE-CE)/PE)*100 En donde: R = reduccin mensual de inventarios (%) PE = exceso de inventario mes anterior (valor) CE = exceso de inventario mes actual (valor) COSTOS DE MANTENIMIENTO DE LOS INVENTARIOS

Los costos de mantenimiento de la inversin en inventarios se clasifican en tres grandes grupos: 1) Costo de adquisicin o compra. 2) Costo de renovacin o de pedido. 3) Costo de posesin del inventario.

Costo de Adquisicin o Compra. Este costo est dado por el resultado obtenido de multiplicar la cantidad de unidades compradas por su precio unitario. Cuando un artculo es fabricado total o parcialmente por la propia empresa, la determinacin de su costo ya no resulta tan simple, es preciso entonces hacer uso de mtodos o criterios contables para la determinacin del costo.

Costo de Renovacin o de Pedido. Cada lote o pedido que se ordena a un determinado proveedor origina gastos, ya sean de tramitacin, preparacin de la orden de compra, transporte,

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recepcin descarga, etc. Buena parte de estos costos son fijos, por lo cual al aumentar el volumen del pedido se reduce el costo unitario por este concepto.

Costo de Posesin del Inventario. La posesin del inventario origina una serie aparentemente poco significativos, quiz debido inventario haya sido siempre no muy conocido y analistas. Entre los conceptos de costo que son inventario se citan los siguientes: de gastos, algunos de ellos a ello, el costo de posesin del a veces hasta olvidado por los motivados por la posesin del

Alquiler de las bodegas: Todo inventario necesita un lugar adecuado para protegerlo y guardarlo. Si la bodega es alquilada, el costo por este concepto debe aplicrsele al inventario correspondiente. Costo de Almacenamiento: Cuando se reciben los artculos en las bodegas deben ordenarse y almacenarse adecuadamente. Algunas veces hasta se hace necesario utilizar equipo especial como montacargas o gras para movilizarlos y colocarlos en un lugar apropiado. Costo de Conservacin del Inventario: Existen productos que necesitan cuidados especiales para que no se deterioren mientras se encuentren en las bodegas, como por ejemplo: refrigeracin, calor, engrasado, lubricacin, etc. Control de Bodegas: Debido al movimiento de entradas y salidas constantes se hace necesario disponer da un buen sistema de control contable con el propsito de mantener los registres actualizados. Obsolescencia: Este costo es difcil de estimar con precisin, reviste gran importancia cuando se trata de artculos que pasan de moda con mucha facilidad. La competencia y el desarrollo tecnolgico hacen que frecuentemente aparezcan en el mercado productos nuevos con ventajas adicionales en relacin a los existentes en el mercado. Esto origina una devaluacin por obsolescencia en cierto tipo de inventario. Seguros: Es necesario proteger los inventarios por daos que puedan sufrir a consecuencia de incendios, robos o cualquier otro accidente, debido a lo cual, hay que pagar primas de seguros de acuerdo al valor asegurado de las existencias. Inmovilizacin financiera: Los fondos que se usan para financiar la inversin en inventarios tienen un costo para la empresa. Incluso, si se trata de fondos propios a la inmovilizacin financiera por este concepto hay que asignarle un costo - costo de oportunidad - ya que esos re cursos se podran haber desplazado en otras inversiones que produzcan cierta rentabilidad con un menor riesgo, tales como - bonos, acciones u otros valores.

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Costos de Almacenamiento. Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales se denomina costos de existencias; los costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tanto mayores sern los costos de existencias.

El costo de existencias (CE) es la suma de los costos: el costo de almacenamiento (CA) y el costo de perodo (CP).

a. Costo de Almacenamiento: El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuacin: CA = Q/2x Tx Px I Donde: Q = cantidad de material en existencia en el perodo considerado. T = Tiempo de almacenamiento. P = Precio Unitario de material y, I = Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.

Sin embargo, el CA esta compuesto por una parte variable (la cantidad de material y el tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del personal de la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro). La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente utilizar una formula ms amplia la tasa de almacenamiento (TA) que constituye la suma de las siguientes tasas (tasas expresadas en porcentaje):

Ta = Tasa de almacenamiento Fsico: Ta = 100 x Ax Ca/ C x P

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Donde: A = rea ocupada por las existencias. Ca = Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento. C = Consumo anual del material. P = Precio Unitario material.

Tb = Tasa de retorno del capital detenido en existencias: Tb = 100x Ganancia/Q x P

Donde: Q x P = Valor de los productos almacenados. Tc= Tasa de seguros del material almacenado Tc= 100x Costo anual del equipo/Q x P

Td= Tasa de transporte, manipulacin y distribucin del material Td = 100x devaluacin anual del equipo/Q x P

Te= Tasa de obsolescencia del material: Te = 100x Perdidas anuales por antigedad/Q x P

En resumen, la tasa de almacenamiento (TA) es la suma de todas las tasas explicadas:

TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te