Ejemplos

Aplicacin de PRINCE2 a un caso prctico Evaluacin de las herramientas y paquetes software adecuados para la gestin de proyectos. El objetivo que se persigue es identificar la herramienta software mejor provista para gestionar un proyecto haciendo uso de la metodologa PRINCE2. Dentro de las herramientas software que se estudiarn, encontramos dos tipos bien diferenciados: herramientas de software libre y herramientas de software propietario. El anlisis de este ltimo grupo ser ms conciso debido a la necesidad de adquirir una licencia para poder utilizar la herramienta. Herramientas de software libre que se evaluara Project- open Evaluacin de herramientas de software libre: Anlisis de Project open Project- open es una herramienta de gestin de proyectos y de planificacin de recursos empresariales basada en la web. Es una herramienta de cdigo abierto mantenida por desarrolladores que se encuentran principalmente en Espaa y Alemania. Project- open cubre las siguientes reas de la gestin empresarial: Gestin y control de proyectos Gestin de recursos humanos Gestin del conocimiento Control financiero Gestin de la relacin con los clientes Iniciacin e integracin del proyecto Planificacin, seguimiento y colaboracin del proyecto Ventana de acceso Para realizar la evaluacin de esta herramienta existen dos posibilidades: evaluar la versin demo de la herramienta que proporciona la propia web de Project-open o bien, instalar el software en el equipo. En este caso, se realizo la instalacin del software

Para realizar esta evaluacin, se utiliza el perfil genrico que proporciona la herramienta para el jefe de proyecto. Vista de la portada para el jefe de proyecto. Cuando entramos al perfil correspondiente de gestin de proyectos, la ventana en portada que observamos es la siguiente:

Ventana de creacin de un proyecto. Al ser una herramienta tan compleja, nos centraremos en realizar una pequea tarea, como es crear un proyecto y asignarle una tarea. En la siguiente figura podemos observar las posibles categoras de proyectos de tecnologas de la informacin que se pueden llevar a cabo con esta herramienta:

Ventana de cumplimentacin de los datos de un proyecto. Al seleccionar un proyecto de tipo Desarrollo de software, la herramienta nos dirige a otra ventana donde debemos introducir la informacin necesaria sobre el proyecto, como la que vemos a continuacin:

Pestaa "Tareas". A continuacin podemos ver que se han introducido los datos del proyecto correctamente visitando la pestaa Tareas en el men de pestaas secundario de la herramienta. En la siguiente figura se muestra el contenido de esa pestaa:

Vista de cumplimentacin de la informacin de una tarea Ahora procedemos a introducir una tarea para este proyecto, desde la vista de la pestaa Tareas accedemos a la siguiente ventana, donde debemos introducir los datos necesarios para cumplimentar la informacin necesaria relacionada con la tarea del proyecto:

Una vez cumplimentados los datos, podemos ver como la tarea se ha aadido correctamente a la lista:

Ahora volvemos a la pgina principal del proyecto para el perfil de jefe de proyecto y podemos observar cmo se han actualizado los datos, encontramos el diagrama de Gantt correspondiente a la planificacin de las tareas y otros datos tales como los costes o los integrantes del proyecto. En la siguiente figura se muestra esta pgina principal

OPM3 http://projectools.wordpress.com/modelos-de-madurez-en-gestion-de-proyectos/opm3/
En su segunda edicin, el modelo del OPM3 esta conformado por 574 buenas prcticas distribuidas en gestin de proyectos (231), programas (235) y portafolio (108) clasificadas en procesos de estandarizacin, medicin, control, mejora contina y en un conjunto de buenas prcticas denominadas OE (Organizational Enablers). En el mbito de un sistema de gestin de proyectos, esta clasificacin responde a las premisas: si esta estandarizado, se pude medir; si se puede medir se puede controlar y si se puede controlar es posible mejorar.

Adicionalmente, al contenido del estndar el PMI, dispone de dos herramientas on line que complementan el proceso de implementacin del modelo, el OPM3 on line y el OPM3 product suite. OPM3online[1], es un herramienta, que a travs de una serie de preguntas, de

respuesta cualitativa (si o no), genera los resultados del nivel de madurez. Esta herramienta es recomendable para realizar pruebas piloto o referenciales, pero de ninguna manera para la realizacin de un diagnstico OPM3 completo, principalmente, debido a: o o No contiene la totalidad de las buenas prcticas del estndar. La caracterstica cualitativa (Si, No) de las respuestas no es adecuada para realizar una medicin del grado de implementacin de cada BP Opm3productsuite, Esta herramienta, desarrollada por el PMI y por la empresa noruega DNV (Det Norske Veritas), utilizada por asesores certificados en OPM3, que notoriamente evidencia un mayor grado de desarrollo que su antecesora (OPM3online), contempla la totalidad de las buenas prcticas del estndar, consta de una amplia variedad de reportes grficos y dispone del directorio de capacidades que permite elaborar los respectivos planes de mejora.

Ejemplos de Reportes Grficos de la Medicin del Grado de Madurez

El PERT y CPM https://sites.google.com/site/io20090pertcmp/ejemplos-desarrollados http://www.yolose.es/gestion_pert.html

Ejemplo 1: Publicacin de una novela

Supongamos que un escritor novel desea escribir y publicar una novela corta. No tiene claro el tema sobre el que escribir y, adems, no cuenta con recursos econmicos para su publicacin. Para este escritor su proyecto de publicar la novela con estas condiciones podra dividirse en las siguientes tareas:

A. Encontrar un tema. El escritor piensa que no debera tardar ms de 4 das en encontrarlo. B. Buscar patrocinadores. Para lo que emplear 17 das. C. Formalizar los acuerdos legales necesarios con los patrocinadores. 20 das. D. Escribir la novela en 25 das. E. Editar y distribuir la novela en 8 das. F. Realizar una campaa publicitaria durante 7 das. G. Realizar un estudio de las ventas y los resultados de la campaa publicitaria durante 3 das.

En este ejemplo ficticio el proyecto se divide en 7 tareas con duracin establecida y relacionadas entre s, de la siguiente forma:

La duracin mnima del proyecto est por determinar.

Paso 1
Con los datos anteriores representamos grficamente y en niveles las 7 tareas, teniendo en cuenta las relaciones entre ellas:

1. En el nivel 0 se sitan las tareas que no tienen otras anteriores: la A y la B. 2. En el nivel 1 se sitan las tareas que tienen como anteriores algunas del nivel 0: la C y la D. 3. En el nivel 2 se sitan las tareas que tienen como anteriores algunas de los niveles 0 y 1: la E y la F. 4. Finalmente, en el nivel 3 se sitan las tareas que tienen como anteriores algunas de los niveles 0, 1 y 2: la G. 5. Unimos con flechas las tareas respetando las dependencias. 6. En la circunferencia de cada tarea situamos su duracin. 7. Introducimos las fechas ms pronto de inicio, FPi, y las fechas ms pronto de finalizar, FPf, en sus lugares correspondientes.

Con estos datos obtenemos el siguiente grfico:

Como se puede observar, la tarea A, encontrar un tema, utiliza los das 1, 2, 3 y 4 para su realizacin. La tarea D, que tiene como antecedente la A, utiliza 25 das, los das 5 al 29, ambos inclusive, para su realizacin. Y as sucesivamente. En este primer paso hemos determinado que la duracin mnima del proyecto, teniendo en cuenta las relaciones entre tareas, ser de 48 das.

Paso 2
Comenzando por la ltima tarea, la G, y retrocediendo, se determinan:

1. Fecha ms tarde de finalizar, FTf. Para la tarea G, FTf=48. 2. Fecha ms tarde de inicio, FTi: que ser igual a FTf-duracin de la tarea+1. Para la tarea G, FTi=46. Esto implica que la FTf de las tareas E y F es un da menos, es decir, FTf=45. Quedando determinadas las FTi: 38 y 39, respectivamente. Y as hasta llegar al principio. a. Nota: cuando de una tarea sale ms de una flecha, entonces, su FTf es una unidad menor que la menor de las FTi a las que llegan sus flechas. En nuestro ejemplo, la tarea C es antecedente de las E y F. Como la menor FTi de estas ltimas es la de la E (38 frente a 39 de la tarea F), entonces la FTf de la tarea C es 37 (en vez de 38). 3. Margen total de una tarea, MT=FTi-FPi. 4. Margen libre de una tarea, ML=menor FPi de las tareas consecutivas - FPi de la tarea considerada - duracin de la tarea considerada. El margen libre puede coincidir, o no, con el margen total. 5. Camino crtico: trayecto que une las tareas cuyo MT es cero. En rojo en nuestro ejemplo. Puede haber ms de un camino crtico.

Introduciendo todos estos nuevos datos en el grfico anterior, se obtiene la red PERT del proyecto.

La realizacin del PERT ayuda a controlar el proyecto al proporcionar informacin

importantsima al director del mismo, de manera rpida e intuitiva, como:

1. Si se cumplen las condiciones anteriores, el proyecto tendr una duracin de 48 das. 2. Las tareas B, C, E y G son crticas: un retraso en las mismas implica un retraso del proyecto. Sus mrgenes total y libre, MT y ML, son cero. 3. Las tareas A, D y F cuentan con un cierto margen de maniobra. La tarea A, por ejemplo, puede comenzarse entre los das 1 y 9 sin que el proyecto se retrase. De no comenzar el da 1, s se retrasar el inicio de la tarea D que no podra comenzar el da 5. Esto sucede porque su margen libre, ML, es cero. 4. La tarea F tiene, adems, un margen libre de 1 da. Lo que significa que puede comenzar el da 38 el 39 sin que se retrase la tarea que depende de ella, la G.

Consideraciones finales
La realizacin de la red PERT del ejemplo 1 es relativamente sencilla. Para proyectos pequeos no es difcil determinar las tareas que lo componen y las relaciones entre ellas. Esto se complica cuando se trata de proyectos ms complejos en los que existe un nmero elevado de tareas y sub-tareas. Estudiar con detenimiento el proyecto facilita su divisin en tareas verdaderamente relevantes y ayuda a descubrir las relaciones entre las mismas. Una vez conseguido lo anterior, la representacin de nuestro proyecto en un grfico PERT se simplifica con la utilizacin de algoritmos que ordenan las tareas en niveles, segn las relaciones de dependencia. En el ejemplo 1 es fcil averiguar qu tareas pertenecen a los diferentes niveles. En un proyecto con muchas tareas es ms difcil y es por ello por lo que se utilizan estos algoritmos. En el siguiente apartado explicamos uno de estos algoritmos: la "Matriz de Dependencias". Por ltimo, un breve comentario sobre los programas de ayuda a la Direccin de Proyectos. Aunque la mayora de ellos realizan el grfico PERT, estos programas deberan ser considerados como lo que son: herramientas de ayuda para la direccin de proyectos y no sustitutivos. Los programas, por s mismos, no dirigen el proyecto y su eficacia aumenta con la calidad y exactitud de los datos introducidos por el Director de Proyectos. Por ello, estamos convencidos, y as lo aconsejamos, de la necesidad de comprender y aplicar a la perfeccin este mtodo antes de pasar a la utilizacin de dichos programas.

La Matriz de Dependencias
Para situar grficamente las tareas del proyecto en sus respectivos niveles existen algoritmos que facilitan esta labor, sobre todo cuando el nmero de las mismas aumenta. El siguiente algoritmo se denomina la "Matriz de Dependencias" y su utilizacin prctica vamos a explicarla aplicada al ejemplo 1 anterior.

Recordemos que el proyecto del ejemplo 1, publicar una novela, se haba dividido en 7 tareas relacionadas entre s de la siguiente manera:

Intuitivamente, y debido a que el nmero de tareas no es elevado, se puede ver que las tareas A y B forman el nivel 0 al no tener tareas anteriores. El nivel 1 lo forman las tareas C y D al depender de las tareas del nivel anterior. El nivel 2 lo forman las tareas E y F al depender de las tareas de los niveles anteriores (en este ejemplo, slo del nivel 1). Y el ltimo nivel est formado por la tarea G que depende de las tareas de los niveles anteriores (en este ejemplo, slo del nivel 2). Es decir:

Vamos a llegar a estos mismos resultados utilizando la "Matriz de Dependencias".

Pasos a seguir
Comenzamos por dibujar una tabla, como la que sigue, en la que introducimos todas las tareas del proyecto tanto en vertical como en horizontal. E introducimos unos cuantos niveles, aadiendo ms si fueran necesarios.

A continuacin rellenamos la matriz de la siguiente manera:

1. Por filas (no por columnas), a cada tarea le ponemos un crculo, O, en las celdas de las tareas de las que dependen. As, en las filas de las tareas A y B no se ponen crculos ya que no dependen de ninguna anterior. En la fila de la tarea C se pone un crculo en la celda correspondiente a la columna de la tarea B, pues la tarea C depende de la B. En la fila de la tarea E se pone un crculo en las celdas correspondientes a las columnas de las tareas C y D, pues la tarea E depende de ellas. Y as con todas las tareas. a. Hemos sombreado, aunque no es necesario hacerlo, las celdas de las tareas que no tienen otras anteriores. 2. En la columna del nivel cero se suman los crculos de cada fila. Las tareas cuya suma es cero, la A y la B, pertenecen a este nivel y las inscribimos en la celda inferior del nivel 0.

3. Borramos o tachamos las filas y las columnas de las tareas del nivel 0, en nuestro caso, y volvemos a sumar los crculos situando el resultado columna del siguiente nivel, el nivel 1. Igual que antes, las tareas cuya es cero, la C y la D, pertenecen a este nivel y las inscribimos en la inferior del nivel 1.

AyB en la suma celda

4. Volvemos a borrar o tachar las filas y las columnas de las tareas del nivel 1, C y D en nuestro caso, y volvemos a sumar los crculos situando el resultado en la columna del siguiente nivel, el nivel 2. Igual que antes, las tareas cuya

suma es cero, la E y la F, pertenecen a este nivel y las inscribimos en la celda inferior del nivel 2.

5. Por ltimo, volvemos a borrar o tachar las filas y las columnas de las tareas del nivel 2, E y F en nuestro caso, y volvemos a sumar los crculos situando el resultado en la columna del siguiente nivel, el nivel 3. Igual que antes, las tareas cuya suma es cero, la G, pertenecen a este nivel y las inscribimos en la celda inferior del nivel 3. Como ya no quedan ms tareas, el algoritmo se ha terminado.

Hemos obtenido el mismo resultado al que habamos llegado intuitivamente. Es decir:

Si en vez de haber borrado filas y columnas slo se hubieran tachado, que se nos antoja ms interesante, la apariencia de la "Matriz de Dependencias" sera: