Metodologa para el Rediseo de Procesos 1) Conceptos Bsicos: a) El rediseo de procesos consiste en un cambio radical de un proceso particular para lograr

mejoras dramticas en velocidad, costo, calidad y servicio. b) En reingeniera de procesos, la palabra trabajo se refiere a cierta actividad que lleva un proceso hacia delante o que le agrega valor directamente. c) El desperdicio representa todas aquellas actividades del proceso que no agregan valor. El desperdicio incluye esfuerzo, tiempo, materiales, desplazamiento y costos desperdiciados. d) Idealistamente, todos nuestros procesos tendran solo trabajo y no desperdicio. Realistamente, debemos maximizar el trabajo en nuestros procesos y minimizar los deperdicios. e) La eficiencia del trabajo provee una medida til de cun exitosos somos en alcanzar esta meta. Se expresa de la siguiente manera:

Trabajo x100% Trabajo + Desperdicio 2) A fin de lograr la eficiencia de los procesos se debe seguir un proceso de rediseo que incluye los siguientes pasos y contenidos: a) Definicin del Proceso a Redisear y sus Lmites: i) Proceso a Redisear: Nombre del proceso a redisear ii) Motivo de su Eleccin: Porqu es que se ha seleccionado el proceso para ser rediseado iii) Lmites del proceso: Cules son las entradas y salidas que tiene el proceso b) Pasos y Mtricas del Proceso a Redisear: i) Tomar tiempos y distancias para cada una de las etapas de un proceso, segn el siguiente esquema:

Cada paso dentro de un proceso puede caer en cualquiera de las siguientes categoras: Operacin ( Transporte ( Demora ( ): Actividad que agrega valor al proceso ): Actividad que implica desplazamiento de un lugar a otro. ): Cualquier espera que se debe hacer para continuar con una

etapa ms del proceso.

Inspeccin (

): Actividad que implica revisar o controlar el resultado de ): Actividad que implica el guardado o archivamiento de

una etapa previa del proceso. Almacenamiento ( informacin o materiales de trabajo.

Retrabajo (

): Actividad que consiste en volver a efectuar una actividad o

paso ya hecho previamente. En las dos primeras columnas del formato, se especifica el orden y el nombre de cada paso del proceso. A continuacin, en la columna de tiempo se indica cul es el tiempo (en segundos, minutos u horas) que toma ejecutar cada etapa. Para el caso de la distancia, se aplica solo a los pasos que involucran desplazamiento. c) Anlisis de Datos Recolectados: Que consiste en elaborar un cuadro resumen con la informacin referida a la cantidad de pasos y el tiempo que toman en su conjunto la ejecucin del proceso. Ejemplo: PASO OPERACIN 8 TRANSPORTE 2 RETRAZO 1 INSPECCION 1 ALMACENAMIENTO RETRABAJO TOTAL 0 15 1 0 21 2 4 8 PASOS 3 DIAS 6

d) Identificacin y Desarrollo de las Mejoras Mejoras a Implementar en el Proceso: Se especifica en qu tipo de pasos o etapas del proceso se van a aplicar las mejoras requeridas en funcin de estndares de la industria o el benchmarking que se haga con otras instituciones del ramo y utilizando las frmular previamente mostradas. e) DIAGRAMA DE RESUMEN: Donde se hace una comparacin entre el proceso original y el proceso rediseado, a fin de observar las mejoras resultante del rediseo. Ejemplo: Tipo de Etapa Operacin Antes N Pasos Das 3 6 Despus N Pasos Minutos 3 6

Transporte Demora Inspeccin Almacenamiento Retrabajo Total Eficiencia del trabajo Costo total del proceso (aproximado) Costo total del desperdicio (aproximado)

8 8 2 4 1 2 1 1 0 0 15 21 28.6 % 79.8 259.8

8 0.8 2 2 1 1 0 0 0 0 14 10.8 61.22 % S/. 79.8 S/. 55.9