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MS-Project Dicas e Pegadinhas (Tips & Tricks)

STONNER GERENCIAMENTO DE PROJETOS 28/04/2013 16 COMENTRIOS

O MS-Project sem dvida o software mais popular para gerenciamento de projetos. Porm, ouso afirmar que 90% dos usurios no usam sequer 10% dos recursos que o MS-Project possui. Por, isso publico aqui algumas dicas e pegadinhas do MS-Project.

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DURAO CONTNUA NO MS-PROJECT

Ao abrir um novo projeto no MS- Project, a durao das atividades inserida em unidades de tempo estipuladas como padro em Semanas, mas que pode ser modificado pelo usurio para Minutos, Horas, Dias, Semanas, ou Meses. s clicar em Ferramentas, Opes, na aba Cronograma, que surgir a janela que vemos a seguir, onde o usurio faz a sua opo em A durao inserida em:, conforme a escala de tempo de seu projeto. Importante notar que mesmo que escolha Dias como padro, se quiser colocar alguma durao em Semanas, s digitar 3 sem, que o Project aceita.
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No entanto, independente da unidade de tempo escolhida, muitas vezes o usurio quer colocar uma atividade em durao contnua (por exemplo, 30 dias corridos). H como criar um calendrio especial de regime 24h/dia, 7 dias/semana, e atribu-lo tarefa, porm esta NO a melhor maneira. Para inserir 30 dias corridos, basta digitar 30 dd (corresponde a 30 dias decorridos, esta uma traduo inadequada, como muitas outras no Project, o mais lgico seria 30 dias CORRIDOS), ou, se estiver utilizando a verso em Ingls, 30 ed (30 elapsed days). De uma maneira geral, para transformar uma unidade de tempo em unidade contnua, basta colocar d aps a abreviatura da unidade de tempo, por exemplo, hd, dd ou ainda sd, e em Ingls, antecipar a abreviatura da unidade de tempo por e, tal como eh, ed ou ew.

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ATRIBUIO DE RECURSOS NO MS-PROJECT

Em muitos projetos, queremos definir que, por exemplo, Carlos dedique 30% de seu tempo a uma atividade e 40% de seu tempo a uma outra atividade. Este o padro com que o Project trabalha, por isso sua forma de atribuio de recursos na forma de porcentagem. Porm, em muitas fases do Projeto, no h pessoas especficas, porm funes. Imagine que para uma determinada atividade tcnica desejemos atribuir 5 projetistas. Na forma de porcentagem, teramos que atribuir 500% de Projetistas, o que no uma forma usual de se referir a quantidades. Neste caso, seria melhor usar a forma decimal, 5 Projetistas. Se esta situao frequente (e geralmente ), podemos modificar o Padro, mais uma vez acessando o menu Ferramentas, Opes, aba Cronograma, e em Mostrar unidades de atribuio como:, escolher Porcentagem ou Decimal, como vemos a seguir:

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caminho crtico crashing Custo das custo de acelerao deciso dependncias parciais gerenciamento de rsicos Gesto da Manuteno Gesto Estratgico-Financeira da Manuteno jogo de planilha known known known unknown M&M
ao risco refinarias

manuteno Manuteno de
rotina Memoriais descritivos Memorial descritivo modularizao mo de obra mtodo da segunda
colocada mtodo do balano Mtodo do desconto Oramento

Parada de Manuteno PERTCusto Petrobras petrleo planejamento preo da gasolina Projeto projetos propenso ao risco recursos refinarias risco SICRO SINAPI subpreo TCU tomada
parada

de deciso Van Halen

Os recursos podem ser atribudos s tarefas na forma de Porcentagem ou Decimal (quantidade)

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ATIVIDADES CONTROLADAS PELO EMPENHO NO MSPROJECT

Se uma atividade leva 12 horas para ser feita com duas pessoas, isto perfaz 24 homens-hora, portanto se alocarmos trs pessoas, esta atividade ser executada em 8 horas, certo? Nem sempre!!! Por exemplo esta atividade pode estar sendo realizada por uma dupla de mecnico + eletricista, talvez acrescentar apenas um elemento no adiante, talvez fosse necessrio acrescentar mais uma dupla. Outro contra-exemplo: se em uma atividade dobrarmos o efetivo de 20 pessoas para 40 pessoas, o local pode no suportar, ou ento, a disperso das pessoas tende a aumentar, portanto pode ser que a durao no se reduza metade! Outro exemplo, mencionado no Post Nivelamento de recursos: 20 montadores de andaime podem montar um andaime de grande altura em 10 horas (200 homens-hora), mas dois no o faro em 100 horas! Porm o Project trabalha com o conceito de que as atividades so controladas pelo empenho, ou seja, uma vez estimada a durao e atribudos os recursos, calculado o Trabalho (homens-hora), e este considerado fixo, portanto novos recursos atribudos iro alterar a durao de forma MATEMTICA: Trabalho = Durao x Unidades (recursos). Alm dos comentrios do pargrafo anterior, h tambm a possibilidade de termos esquecido de associar algum recurso, e a correo leva uma tremenda confuso s duraes. Imaginemos que estimamos a durao da atividade de Construo de pr-moldados a durao de 6 dias, com os recursos de 4 pedreiros, 2 armadores e 4 ajudantes, como vemos a seguir:

Construo de pr-moldados

Porm, nos esquecemos de alocar 2 carpinteiros, para a construo das frmas! Adicion-los no deveria modificar a durao, pois apenas esqueci de aloc-los na tarefa, independente da sua durao. No entanto, ao adicion-los, veja o que ocorre:

Durao alterada pela incluso de 2 carpinteiros

Todos aqueles que trabalham com o Project j devem ter passado por esta situao! Como evitla? Podemos antes de modificar a tarefa, desmarcar a opo Controlada pelo Empenho, porm, se no quisermos ter este problema, ao abrir um novo arquivo no Project, mais uma vez, basta irmos

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ao menu Ferramentas, Opes, aba Cronograma, e desmarcar a opo As novas tarefas so controladas pelo empenho. Se quisermos que esta nossa opo seja vlida no apenas neste projeto, mas seja um padro em seus projetos, basta Definir como padro:

Desabilitando a opo Controlada pelo Empenho

CRIANDO DEPENDNCIAS PARCIAIS NO MS-PROJECT

O padro ao criarmos dependncias cri-las no modo Trmino-Incio, ou seja, quando termina uma atividade, inicia-se a atividade sucessora. Podemos entretanto criar outros modos de dependncia, tais como Incio-Incio, Trmino-Trmino, ou Incio-Trmino. Alm disto, podemos inserir uma defasagem (o Project chama de Latncia, o que uma traduo horrorosa e fora do contexto) de prazo entre as atividades. Imaginemos que temos uma sequncia de duas atividades, Montagem do Canteiro, prevista para 8 dias, e Construo dos spools, prevista para 12 dias (spools so trechos de tubulao, usualmente fabricados em oficinas ou pipe-shops, e levados para montagem no campo). A Construo dos spools evidentemente sucessora da Montagem do Canteiro. Porm, uma anlise do Planejamento percebe que para dar incio Construo dos spools no necessrio que todo o canteiro esteja concludo. Estando pronto os pipe-shops e vestirios, com energia, evidentemente, pode-se iniciar a Construo dos spools, ainda que esteja em andamento a montagem dos escritrios e respectivo mobilirio, TIC, etc. Podemos detalhar mais a Montagem do Canteiro, ou ento, admitir que quando a Montagem do canteiro estiver pela metade, podemos iniciar a Construo dos spools. Veja o vdeo!

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Construo dos spools se inicia 4 dias aps o incio da Montagem do Canteiro

Porm, se em decorrncia de chuvas ou outros imprevistos, a Montagem do canteiro atrasar? Quatro dias de defasagem podem no ser suficientes! Ento, neste caso, podemos criar uma defasagem em termos de PORCENTAGEM de prazo, por exemplo, 50%:

Dependncia parcial usando Porcentagem de prazo

Um outro exemplo: Aps a Concretagem da Base, devemos aguardar a cura do concreto (admitamos 48 horas) para Colocar o motor na base. Para tanto, podemos usar o conceito de dependncia parcial, porm veja o que ocorre quando lanamos 48 horas de defasagem:

Defasagem de 48h ??????

O que aconteceu foi que o Project entende 48 horas como horas teis, portanto sendo 8h/dia, teremos 6 dias de defasagem, e ainda temos dois fins de semana neste prazo!!! Ento, nestas circunstncias, vamos utilizar o conceito de horas corridas (veja o primeiro assunto deste artigo), ou seja 48 hd. Agora sim:

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Defasagem de 48 horas CONTNUAS (corridas)

Na realidade, as 48 horas se encerram de Sbado para Domingo. Como a atividade Colocar o motor na base est programada em dias teis, ele se iniciar na Segunda-feira. Se quisermos que esta atividade se inicie logo aps as 48 de cura, independente se dia til ou no, devemos programar esta atividade para dias no teis tambm (por exemplo, usando dd, ou um calendrio que inclua dias no teis) Breve publicaremos mais Dicas e Pegadinhas do MS-Project! Acompanhe o Blogtek! Assine o Blogtek para receber automaticamente as atualizaes.

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STONNER
Rodolfo Stonner, Engenheiro Mecnico pela UFRJ, Engenheiro de Equipamentos Snior da Petrobras, Gerente Setorial de Construo & Montagem da Infraestrutura da Refinaria Premium I. Gosta de lecionar, trocar experincias e conhecimentos, certificado como PMP (Project Management Professional) e RMP (Risk Management Professional) pelo PMI, e CRE (Certified Reliability Engineer) pela ASQ.

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COMENTRIOS (16)
Muito bom! Parabns de novo Stonner.

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Angela Sampaio
29/04/2013

Obrigado, ngela, pelo incentivo!

Stonner
29/04/2013

Gostei da dica dos dias corridos, parabns pela apresentao.

Odair
29/04/2013

Obrigado, Odair, darei continuidade srie Dicas e Pegadinhas do MS-Project!

Stonner
29/04/2013

Belas dicas. Vale lembrar tambm que o uso de Latncia bastante perigoso, pois a primeira coisa que as pessoas fazem quando o cronograma comea a apertar diminuir este tempo de Latncia entre as atividades,pois consideram estas como Folgas.

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Takeo Chikushi
30/04/2013

Mas esta Latncia no Folga!! E estas latncias na maioria dos casos so atividades ocultas Por isso o ideal adicionar atividades no lugar destas latncias. Por exemplo, no lugar de colocarmos esta latncia de 48h de cura, colocaramos uma atividade chamada Perodo de Cura, e colocamos a durao dela como 48h, com isto qualquer outra pessoa que visse o cronograma depois, entenderia o porque destas 48h.

Excelente publicao, e sempre bom relermos para no esquecer os conceitos bsicos.

Wanderson
30/04/2013

Muito obrigado, Wanderson!

Stonner
30/04/2013

Obrigado, Takeo, concordo: Latncia NO folga!!! Agora, deixar de usar o recurso e colocar mais tarefas no cronograma, quando a rigor no h necessidade, uma pena.

Stonner
30/04/2013

Dicas so sempre bem vindas ! Obrigada !

Vanessa Magela
02/05/2013

Valeu, Vanessa!!!

Stonner
02/05/2013

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Muito bom Stonner, mas estou precisando de uma reciclagem onde encontro um curso avanado de MS Project

carlos ulisses
03/05/2013

Muito boa as dicas parabns, na Petrobras no setor que eu trabalho infelizmente quase no se usa o Project mas bom analisar as dicas e manter as informaes atualizadas.

JOO CARLOS
05/05/2013

Ol, Bom dia Sou tcnico em gesto da produo no par atuo no PCP, Em meus planejamentos ocoorem atrasos constantes devido problemas com fornecedores, quando existe algun atraso ou parada no processo adiciono no cronograma a latencia de 1 dia ou mais dependendo do problema.

Fernando
06/05/2013

Esta correta a utilizao?

Carlos, vou buscar algum que possa recomendar. Como estou afastado dos grandes centros, vou pesquisar. Em qual cidade?

Stonner
06/05/2013

O Primavera vem sendo bastante utilizado, mas minha restrio ao Primavera que ele no muito amigvel e disponvel para auto-treinamento, ao contrrio do Project. E o Project tambm tem boas caractersticas, atende a maioria dos casos.

Stonner
06/05/2013

Ol, Fernando, se esta for a durao do atraso, a utilizao est correta melhor ainda seria se os fornecedores no atrasassem.

Stonner
06/05/2013

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