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ndice 1. Introduccin...................................................................................................................1 1. Definiciones previas y conceptos bsicos.....................................................................3 2. Principios de planificacin............................................................................................8 Ejemplo: En las siguientes pginas aparecen las etapas a desarrollar con el programa MS Project hasta elaborar un programa tipo de trabajos de diseos de tubera de acuerdo a los conceptos antes enunciados.....................................................................................12 2. Bibliografa..................................................................................................................21
1. Introduccin
Para el desarrollo de proyectos de ingeniera y construccin es preciso llevar un control de las tareas bsicas del proyecto: Alcance, plazo y coste. Las tareas de planificacin son las encaminadas al control del plazo de ejecucin de las diferentes tareas as como la influencia sobre tareas posteriores. Para estas tareas se emplean software especfico para las tareas de control de proyecto: Primavera Project Planner y Microsoft Project . Para el desarrollo de este curso se emplear MS Project por ser un software ms intuitivo y sencillo de manejo. El control de plazos de proyectos requiere la aplicacin de una serie de tcnicas, que a lo
Proyecto
Coste (Budget) Alcance (Scope)
largo de los aos han ido surgiendo: En 1917 Henry L. Gantt desarrolla un sistema de representacin grfica donde se plasman las tareas o actividades a en una escala temporal
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En 1957 Surge el CPM (Critical Path Method) o mtodo de ruta crtica que permite calcular la duracin de un proyecto en virtud de las tareas que lo componen y su encadenamiento y/o simultaneidad (que varias tareas se pueden desarrollar al tiempo o bien una cuando acabe la anterior...). Ese mismo ao, el gobierno americano crea el diagrama de Pert (Program Evaluation and Review Technique) que relaciona las tareas. En 1958, se demuestra la relacin entre el diagrama de PERT y del CPM y bajo esta relacin se establece que cualquier modificacin en la duracin en una tarea situada la ruta crtica repercute en la modificacin de la fecha de terminacin del proyecto. El empleo de las tcnicas CPM/PERT en la construccin de misiles Polaris consigui una amplia reduccin de los plazos de ejecucin as como la disminucin de errores. En general estas tcnicas de gestin de plazos de proyecto; Gantt, CPM, PERT, etc. relacionan las tareas a desarrollar en un proyecto, la duracin, la dependencia entre tareas el coste estimado y los recursos a emplear. En este sentido cabe indicar que Ms Project permite: Realizar un control, organizacin y seguimiento, as como coordinar toda la informacin que conlleva los requisitos del proyecto, la duracin y los recursos asignados a las diferentes tareas. Planificar y programar tareas as como asignar recursos a dichas tareas de manera adecuada y sencilla. Visualizar el programa de proyecto en formatos estndar y con un diseo de diagramas muy apropiados y fciles de interpretar. Establecer escenarios dentro del proyecto para crear anlisis de camino crtico de proyecto. Intercambiar informacin de proyecto con todos sus participantes a travs de una red local, Internet o de una Intranet. En la siguiente figura se aprecia las tareas que se incluyen en la gestin de tiempos y planificacin de proyectos para las cuales Ms Project es una herramienta til.
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Figura 3.- Relacin entre tareas y camino y tareas crticas (en rojo).
Condicionantes (Constrains): todas aquellos condicionantes para una actividad o tarea que no proceden de la precedencia de las tareas anteriores. Las limitaciones temporales ms comunes son: 1. Debe finalizar 2. Debe comenzar 3. No comenzar antes de 4. No terminar despus de 5. No comenzar despus de 6. No terminar antes de. En caso de no especificarse se considera que las tareas se realizan lo antes posible. Curvas de progreso: Es la representacin ponderada y ajustada numrica y en forma de curva del avance del proyecto dando un peso a cada una de las actividades, de acuerdo a un procedimiento, para evaluar el avance general de cada una de las disciplinas, familias y proyecto en general.
Figura 4. Ejemplo de curva de proceso resumido para condiciones planificadas (lnea base) y reales.
Duracin de tareas: La duracin de las tareas es el tiempo que cuesta realizar una tarea con la asignacin de recursos indicada. La duracin puede ser indicada de manera directa o bien puede ser calculada de acuerdo a los recursos empleados. La duracin terica de una tarea no se corresponde con la cronolgica ya que interviene el calendario laboral as como, sobre todo en el caso de las etapas de construccin, los rendimientos de ejecucin. El clculo de la duracin es:
Ecuacin 1.- Clculo de la duracin de una tarea.
Duracin = Trabajo Unidades de recurso
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Ha de definir la totalidad de los trabajos a ejecutar as como las interrelaciones o etapas de influencia que realicen otros. Comienzo / fin promedio: Fecha de comienzo/final promedio de una tarea. Comienzo/ fin tardo (Late Start finish): Fecha de comienzo/ final ms tarde de una tarea. Comienzo/ fin temprano (Early Start finish): Fecha de comienzo/final ms temprana de una tarea. Grafos PERT: Project Program- Evaluation and Review Technique es procedimiento que que determina el camino crtico de forma estadstica y permite tanto el conocimiento del camino crtico del proyecto como los caminos que, eventualmente, pueden convertirse en crticos en caso de retraso o adelanto.
Hitos (Milestones): Tareas de duracin 0. Holguras (Slack or free float): Espacio que puede retrasarse una tarea antes de retrasar la siguiente o la totalidad del proyecto.
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Lnea base. (Baseline): Lnea original u objetivo del proyecto que indica los parmetros temporales para la finalizacin exitosa del proyecto. Niveles de programacin (Level of planning): Se consideran los niveles de programacin de la siguiente forma: Nivel 1: Programa maestro (Master Schedule): Indica la duracin de las actividades principales del proyecto as como los hitos y tareas internas o externas que influyen de manera fundamental en el plazo y dependencia de las actividades. Se emplea en fase de oferta o en las primeras etapas de proyecto y solo aparecern las especialidades y trabajos ms importantes a ejecutar. Nivel 2: Programa resumido. En este programa aparece cada una de las especialidades de ingeniera, gestin de compras/entregas as como construccin y puesta en marcha. Nivel 3: Programa detallado. En este programa aparecen todas las tareas, documentos, planos e informes (deliverables) a emitir y en las diferentes etapas de emisin as como considerando las etapas de revisiones, etc. Nivel 4: Eventualmente y casi siempre vinculado a las tareas de construccin pueden hacerse planificaciones an ms detalladas donde se llega a definir el trabajo por unidades de obra, tajo, etc.
PLANNING LEVELS Project Engineering Procurement Construction Commissioning Level 2 Process Mechanical Civil/Estructural Piping Electrical Instrumentation ,,, Class/ Function Le vel Level 0 Level 1 De scription Project Management
Sit e preparation Foundation/ Civils Buildings U/G Cabling U/G Piping Structural steel ,,, Level 3 Excavation Scaffolding Filler Fencing Jig erection P&IDs Drawings Level 4 Isometric drawing n.. Demolition of existing elements Pilot n 5 excav ation Deck Deliv erable Documents, Specific Tasks Work Package
Prelacin o precedencia de actividades : Cada una de las actividades en el mtodo CPM/ PERT ha de estar precedida por otra, excepto la tarea inicial, NTP ( Notice to proceed), y sucedida por otra, excepto la tarea final que puede ser la recepcin de la
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Seguimiento y actualizacin de proyecto: Consiste en la adecuacin de las tareas al desarrollo del proyecto en una fecha dada y la comparacin con la linea base inicial del proyecto. De la verificacin de la situacin se puede llegar a comprobar que se da retraso o adelanto de las actividades por lo que es preciso reordenar y reorganizar las tareas para la correcta ejecucin de los proyectos en plazo, alcance, coste as como influencia a terceros, disposicin de permisos, compra de equipos, etc. Tareas (Tasks): Cada uno de los trabajos a acometer para la consecucin de los objetivos del proyecto. Tiene asociado una duracin y est precedida y sucedida de una tarea o hito. Tareas en paralelo: Tareas que se desarrollan en el mismo plazo de tiempo, el plazo total de las tareas corresponde a la de mayor duracin y los recursos a emplear a la suma de ambos. Tareas en serie: tareas que se desarrollan consecutivamente, siendo, de esta forma la duracin total de las tareas la suma de las duraciones de cada uno de las tareas y los recursos a emplear los de cada una de las tareas. Tareas repetitivas (Repetitive tasks): Tareas que se dan de forma repetida durante un tiempo. Tareas resumen (Summary tasks): Son tareas que resumen las tareas que encuentran en un nivel inferior. Tiempo en suspenso: Tiempo en el que una tarea queda paralizada hasta su posterior reanudacin. Vnculos o precedencias (Links): Es la relacin entre dos tareas consecutivas. En general se ha de evitar la profusin de vnculos entre las tareas para evitar la complejidad en su anlisis. Estas pueden ser: 1. FC o FS (Final Comienzo Finsh to Start): la relacin entre tareas es que al finalizar la primera comienza la segunda.. Son tareas que se dan en serie. 2. CF SF (Comienzo-Final Start to Finish): La relacin entre tareas es que al comenzar la primera finaliza la segunda. Son tareas que se dan en serie.
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2. Principios de planificacin
Para desarrollar la planificacin de un proyecto, unidas o etapa es necesario considerar diferentes etapas que en muchas ocasiones se realizan de manera iterativa: Definicin de objetivos del proyecto: En este apartado se define el nivel de detalle de la planificacin, as como el grado de modelizacin del trabajo a realizar; por ejemplo destinado a reflejar hitos de proyecto y de facturacin, control de pedidos, emisin de documentos, gestin de recursos, etc. Definir la lista de tareas e hitos : Es muy importante elegir bien las tareas e hitos del proyecto para que definan de manera correcta el trabajo a desarrollar sin que sean tan escasas como para ser una descripcin pobre ni tan detallada que requiera mucho trabajo su actualizacin. Se han de incluir las tareas, los hitos fsicos / contractuales o externos presentes, interacciones con terceros que pueden tener importancia para el desarrollo de los trabajos. Se han de incorporar todos los datos que puedan ser necesarios para las diferentes personas/ departamentos que han de emplear el programa de los trabajos tanto como recordatorio de tareas como para activar tareas que han de ejecutarse, que se van a ejecutar o que estn retrasadas.
Construir la estructura de descomposicin de trabajo (WBS): Cada una de las tareas, hitos puede ser resumido de diferentes formas que favorecern el uso posterior, una adecuada descomposicin del trabajo facilita la definicin de las tareas ms importantes as como hace ms til la programacin. El nivel de descomposicin de los trabajos viene determinado por el nivel de la programacin.
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Conducciones submarinas Obra civil Montaje mecnico Montaje mecnico Montaje elctrico Montaje elctrico Montaje elctrico Montaje elctrico Otros Conducciones terrestres
Determinar las relaciones entre las tareas: Para cada una de las tareas, excepto la tarea inicial y la final, ha de existir al menos una actividad predecesora y sucesora. La relacin puede ser, como aparece en el apartado de vnculos de la siguiente forma.
Eventualmente y a diferencia de Primavera Project Planner MS Project permite que las relaciones entre dos tareas no solo se den de forma temporal en forma de adelantos y retrasos sino de forma porcentual. Un ejemplo de cada uno es Ej. 1FC+5d (la tarea comienza cinco das tras el final de la tarea 1) y 25CC+35% (la tarea comienza retrasada del comienzo de la tarea 25 un 35% de la duracin total de la tarea 25).
Dentro de estas relaciones entre tareas se pueden incluir los condicionantes de los trabajos que son como se indica en el apartado de definiciones: Debe finalizar: La tarea ha de acabar en la fecha determinada. Debe comenzar: La tarea debe comenzar en la fecha indicada. No comenzar antes de: La tarea no debe comenzar antes de la fecha dada. No terminar despus de: La tarea no debe dilatarse ms all de la fecha referida.
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En el caso de las relaciones entre tareas y los condicionantes lleguen a resultar contradictorias llegarn a un conflicto que el programa indica con un mensaje. En el caso de relaciones circulares o redundantes el programa dar un mensaje de error. De una correcta eleccin de tareas que definan el trabajo a desarrollar y una organizacin y prelacin de tareas depende de que el programa sea til y aplicable.
La correcta elaboracin de las relaciones de las tareas puede desarrollarse en dos etapas una primera donde se identifica las tareas e hitos sucesores mediante un diagrama de precedencias y una segunda donde se afina en las relaciones y vnculos dependiendo de las condiciones particulares del proyecto y de la estructura de proyecto determinada.
Tabla 2.- Ejemplo de red de precedencias
Tabla de tareas precedentes Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 x x Tarea 4
x x
Con el ejemplo anterior se puede llegar a la red de tareas predecesoras como la siguiente
Tabla 3. Tabla de tareas precedentes con relaciones entre tareas.
Tabla de tareas precedentes Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 1FC+10% 1FC Tarea 4
2FF+10d 3FC+5d
Para el anlisis, optimizacin e iteracin hasta llegar al programa final son herramientas tiles tanto la tabla de tareas precedentes como la tabla de tareas sucesoras. Estimar la duracin de cada tarea: Un parmetro clave es la determinacin de la duracin de las tareas. Esta duracin puede realizarse mediante comparacin con tareas previas referenciadas en bibliografa, mediante rendimientos tericos o reales evaluados en las condiciones de proyecto o considerando estimaciones que contemplen los datos dados por suministradores de equipos, etc.
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De esta forma si la duracin es fija si se modifica el aumentan las unidades de trabajo aumentan los recursos para mantener la relacin. En el caso de que se elija que las unidades de trabajo son fijas si aumentan las unidades de recurso y, evidentemente, la duracin de la tarea se reducir. El ltimo caso es el caso de que se disponga de unidades de recurso fijas el aumento de trabajo redunda necesariamente en un aumento de la duracin. Ms Project no precisa de un clculo en el caso de tareas de duracin fija. Para el caso de asignar varios recursos con rendimientos diferentes el rendimiento a considerar es menor que ser el que tenga un plazo mayor. Evaluacin de los recursos del proyecto: Para la ejecucin de cada una de las tareas se asignan una serie de recursos humanos y materiales necesarios. Unido a los recursos del proyecto se puede definir, como aparece en el apartado anterior, rendimiento para los trabajos. El rendimiento de los trabajos depende de las condiciones especficas del trabajo, de condiciones de calendario, climatolgicas, para el caso de tareas de obra, as como de logstica, etc.
Hombres-mes equivalentes por mes de obra
160 140 120 100 80 60 40 20 0 Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Recursos humanos Maquinaria Total acumulado Promedio
Asignacin de recursos a las tareas: Como se ha comentado en el apartado anterior se puede emplear Ms Project para evaluar las horas de recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Los recursos pueden ser de diferente tipo, de coste fijo o variable y donde el coste puede distribuirse al principio, durante todo el transcurso de la tarea, con diferentes perfiles, o al final. Esta posibilidad permite determinar la distribucin de horashombre de trabajo y el coste asociado a esas tareas as como, en el caso de que as se desee, el clculo de la duracin de la tarea.
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Ejemplo: En las siguientes pginas aparecen las etapas a desarrollar con el programa
MS Project hasta elaborar un programa tipo de trabajos de diseos de tubera de acuerdo a los conceptos antes enunciados.
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Figura 18. Pantalla de Project una vez desplegada las columnas de la derecha.
Figura 19.- Detalle de edicin de una tarea (doble click sobre la tarea).
Figura 20.- Detalle de edicin de fecha en la zona Gantt. (doble click en el encabezado).
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Figura 23.- Detalle de desglose de tareas (introduciendo la columna EDT) y herramientas/esquema para darle un nivel inferior a una tarea.
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Figura 25.- Detalle de red de precedencias generado, las lneas azules indican vnculos.
Con la tabla de duracin de las tareas, estimada, calculada o bien informada por suministradores o subcontratistas se podr concluir el programa.
Tabla 4.- Tabla de duraciones del ejemplo.
Tarea Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 Tarea 5 Tarea 6 Tarea 7 Tarea 8 Tarea 9 Tarea 10 Tarea 11 Tarea 12 Tarea 13 Tarea 14 Tarea 15 Duracin 15d 10d Tarea resumen 5d 20d 8d Tarea resumen 10d 4d 15d 4d 45d 5d Tarea resumen 6d
De esta forma se tiene que el programa ejemplo, antes de optimizar su estructura se tiene.
La optimizacin consiste tanto en revisar la duracin total del programa (en este caso 87 das, as como el camino crtico y la holgura de las tareas). Revisando en el filtro de tareas o la agrupacin de tareas podemos determinar las tareas crticas del proyecto.
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An as se podra diferenciar las tareas crticas al darle un formato determinado, por ejemplo de color rojo.
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Figura 34.- Formato para tareas crticas. Se incluye las barras rojas para tareas crticas pero se excluye a las tareas resumen y se incluye el nombre de la tarea a la derecha de la barra. Igualmente podra aparecer un texto o un nmero introducido o calculado.
Se aprecia que el camino crtico del proyecto es el que va por las tareas 1, 5, 6, 8, 9, 11, 13, 15 que corresponden a tareas de holgura 0. Viendo la tabla de holguras introduciendo la columna de Demora de fin se tiene lo siguiente.
De esta forma se tiene que las tareas no crticas tienen una holgura, la capacidad de retrasarse sin que la duracin total del proyecto se retrase que aparece en esa tabla. Para ajustar la duracin total del proyecto evidentemente se habr de trabajar sobre el camino crtico. Al cambiar duraciones o incluso precedencias es posible que cambie el camino crtico con
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Del programa optimizado se puede obtener informacin adicional como por ejemplo el Grafo PERT.
Figura 37.- Detalle de seleccin de diagrama de red o grafo PERT del programa.
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Columnas a imprimir
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2. Bibliografa
Microsoft Office 2003 Bible. Elaine Marmel, Wiley Publishing Inc. 2004. PMBOK, A guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute 2000. http://office.microsoft.com/es-es/project/default.aspx http://www.adrformacion.com/cursos/project/leccion1/tutorial3.html http://pubs.logicalexpressions.com/Pub0009/LPMFrame.asp?CMD=ArticleSearch&AUTH=23 http://www.lf.psu.edu/lf/Msproject/contents.htm http://www.microsoft.com/technet/prodtechnol/project/project2002/training/prj02trn.Mspx http://www.ce.cmu.edu/pmbook/
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