Gua para la elaboracin de Manuales para las Instituciones Hospitalarias de Carmelitas Misioneras de Santa Teresa Provincia de San Jos

1. INTRODUCCIN Esta nueva visin (unificar criterios para dar cumplimiento a la normatividad del sector salud en Mxico, en apego a los principios de nuestro ser de Carmelitas Misioneras de Santa Teresa) brinda la oportunidad de actualizar en una nueva etapa la documentacin estratgica para el cumplimiento de nuestras responsabilidades y obligaciones dentro de la Comunidad Carmelitas Misioneras de Santa Teresa CMST Provincia de San Jos, en este momento en que se amplan y renuevan horizontes en todos los procesos de las Instituciones Hospitales de CMST, mediante diversas estrategias para satisfacer la prestacin del servicio de salud otorgado y especficamente por quienes estn representadas en este momento, en su entorno de eficiencia, modernizacin, productividad, competitividad e innovacin, a travs de procesos tcnicos, operativos y administrativos ejecutando para ello las diversas etapas administrativas como son principalmente la planeacin, organizacin, direccin y control. Una de las estrategias se refiere al mejoramiento organizacional y de los
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procesos, tcnicos y administrativos para dar cumplimiento a los lineamientos del Consejo de Salubridad General CSG y de la Secretara de Salud (nota 1 y nota 2), por lo que se hace necesario: Contar con propuestas de estudio para su adecuacin y modernizacin derivadas de la prctica diaria, del conocimiento y cultura organizacional de los usuarios, cumpliendo con las leyes y normas del sector salud. Afirmar la eficiencia, productividad y competitividad con miras a lograr un desempeo uniforme. Constatar mediante evidencia en los medios impresos y magnticos, el conservar la informacin referente al conocimiento de la organizacin para llevar a cabo sus facultades y funciones. Una de las herramientas que sirven para impulsar las actividades son los Manuales de Organizacin, Manuales de las Instituciones Hospitalarias de CMST , los cuales contribuyen favorablemente a proporcionar informacin sobre la conformacin de las reas funcionales especificando entre otros: Antecedentes, Marco Jurdico, Estructura Orgnica, Objetivo y Funciones. Por ello, el anlisis de la organizacin se da en dos aspectos: externo e interno; el primero se refiere a la institucin como sistema abierto, esto es, reconocer que cualquier organizacin est regida por una normatividad e interacta con otras instituciones; el contexto interno abarca su apego a las disposiciones normativas y la aplicacin de los principios de organizacin; los resultados deben ser alcanzados y
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reflejados en la elaboracin de los Manuales de las Instituciones Hospitalarias de CMST. 1.1 MBITO DE APLICACIN reas de las Institucin Hospitalarias de Carmelitas Misioneras de Santa Teresa, Provincia de San Jos. 2. OBJETIVO DE LA GUA Proporcionar una metodologa para la elaboracin, homogeneizacin y/o actualizacin de los Manuales de las Instituciones Hospitalarias de CMST, que permita coordinadamente con los representantes de rea designados para esa labor, un mantenimiento sistemtico a dicha herramienta, lo cual coadyuva a una mayor participacin del factor humano, la alineacin y aprovechamiento de los recursos disponibles, tanto materiales, como financieros y tecnolgicos dentro de la cadena de valor. 3. POLTICA Debera utilizarse software en las Instituciones Hospitalarias de CMST para la captura de los manuales, considerando la tendencia en la paquetera de Microsoft Windows, mediante el procesador de textos Word de Microsoft y los organigramas en el propio Word, o en el diseador de grficos PowerPoint, sin objecin en el uso de la paquetera con la que las reas cuenten. As mismo niveles de especializacin como la aplicacin de leguajes de programacin para la elaboracin de Hardware. 4. NORMAS Generales: Se describirn las estructuras orgnicas de las distintas Direcciones de las Instituciones Hospitalarias de
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CMST, y se considera (NOM del Sector Salud) las que hayan sido publicadas en el Diario Oficial de la Federacin. Se debe anotar una clave o identificacin nica que se conforma con las siglas MO (Manuales de Organizacin), seguida de un guin y la Clave de rea de Responsabilidad y finalmente un nmero progresivo de tres dgitos. Las reas emisoras y propietarias de los manuales de organizacin deben conservar el ejemplar original, debidamente impreso y autorizado. La informacin contenida en los manuales de organizacin de las Instituciones Hospitalarias de CMST es responsabilidad del rea emisora. Documentales: Para simplificar y reducir la gestin documental, mediante las etapas del proceso administrativo, nicamente se debe de considerar como criterio para la elaboracin de los manuales de organizacin, el de Decisin, cubierto por los aspectos de Decisin Estratgica, Decisin Tctica y los de Decisin Operativa. Asimismo, dentro de las funciones se deben reflejar los aspectos medulares del rea as como su contribucin al propio proceso y su interrelacin con las reas, enfocndose a transparentar la aportacin a la cadena de valor y al cumplimiento de las lneas estratgicas de la planeacin y los propios objetivos que de ella se desprenden.

5. CONTENIDO DEL MANUAL DE LAS INSTITUCIONES HOSPITALARIAS DE CMST. Para conformar documentos uniformes y homogneos en contenido y presentacin, se deber seguir el orden a continuacin indicado: IDENTIFICACIN DE LA EDICIN Portada del Manual de las Instituciones Hospitalarias de CMST Encabezado del documento Textos CAPTULOS DEL MANUAL ORGANIZACIN Hoja de Formalizacin ndice (tabla de contenido) Introduccin Objetivo Marco Normativo DE

A efecto de establecer una presentacin uniforme en los documentos impresos, se utilizar una portada normalizada. B) ENCABEZADO DEL DOCUMENTO 1) Nombre de la Direccin o rea Autnoma (Arial, mayscula, negrita no mayor a 10 puntos). 2) rea propietaria (Arial, mayscula, no mayor a 9 puntos). 3) Ttulo del manual (Arial, mayscula, no mayor a 9 puntos). 4) Datos de Control de Publicacin (Arial, mayscula, no mayor a 7 puntos): Nmero de Hojas, Clave, Revisin, Fecha de Elaboracin.

SECCIN ORGANIZACIN FORMALIZADA Estructura Orgnica Organigrama Funciones SECCIN DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS Glosario Informacin Adicional Para conservar la numeracin de esos elementos y la estructura del manual, siempre debern usarse los elementos en el orden listado. 5.1 IDENTIFICACIN EDICIN DE LA

C) TEXTOS En hojas interiores utilizar para Ttulos Arial, tamao de 12 puntos maysculas, negritas. Subttulos: tamao 11 puntos, negritas. Texto en general: 11 puntos, maysculas, minsculas, pudindose ajustar de acuerdo a las propias necesidades del documento. Se debe uniformar el manual de procedimientos mandatarios, operativos y administrativos a una sola fuente y tipo de fuente y debe reservarse el uso del tipo de letra cursiva para destacar informacin importante. En los textos se puede utilizar el diseo de una columna o el modelo periodstico de dos columnas, para ahorrar espacio. 5.2 CAPTULOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Se desarrollarn a continuacin los elementos para facilitar la elaboracin
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A) PORTADA DEL MANUAL LAS INSTITUCIONES HOSPITALARIAS DE CMST Es la parte externa del documento en la que se identifica con el ttulo e informacin nica ligada a su edicin.
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e integracin del Manual o los manuales pertinentes de las Instituciones Hospitalarias de CMST. A) HOJA DE FORMALIZACIN Mediante este formato se da plena evidencia sobre la validez y vigencia del Manual de las Instituciones Hospitalarias de CMST por las autoridades respectivas, integrando el registro de la fecha de entrada en vigencia, reconocindose tambin el crdito a los participantes en su elaboracin. Las firmas requeridas como referencia para incluirse dentro de la Hoja de Formalizacin, son las sealadas en el apartado de Formatos y en el instructivo respectivo. B) NDICE (TABLA DE CONTENIDO) Es una relacin de los apartados que constituyen la estructura del documento, para su diseo apegarse a lo siguiente: 1. La numeracin de los apartados del los manuales de las Instituciones Hospitalarias de CMST ser progresiva. 2. Escrita en nmeros arbigos, llevando el mismo orden de informacin que debe cubrir en su totalidad el contenido. 3. Sin contar Portada y Hoja de Formalizacin. 4. Registrar el nmero de la pgina donde inicie cada tema. C) INTRODUCCIN En este apartado se da a conocer un panorama general del contenido del manual, su utilidad e informacin referente al rea que se describe.
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Adicionalmente, se puede incluir: breve descripcin de cmo se revisa y mantiene. Se recomienda que sea realizada por la persona responsable del rea mediante un mensaje. D) ANTECEDENTES Se refiere a una breve descripcin del origen del rea, tambin de la evolucin que sta haya experimentado, destacando los principales cambios y transformaciones estructurales derivadas de las necesidades operativas y administrativas que los hayan propiciado, indicando en su caso las modificaciones estructurales. E) OBJETIVO Se entiende por objetivo, el propsito esencial que pretende alcanzar el rea a travs del desarrollo de sus funciones; derivada del motivo por el cual fue creada. Cabe mencionar que se debe redactar un solo objetivo por cada rea. En su definicin es necesario: 1. Procurar que su redaccin no exceda de cinco lneas. 2. Iniciar con un verbo en infinitivo que indique un propsito a lograr, por ejemplo: garantizar, Asegurar, Sustentar, Instaurar, entre otros. 3. Se debe de utilizar solamente un verbo. 4. Omitir adjetivos calificativos. 5. Relacionar para los niveles jerrquicos superiores, los objetivos con las facultades que tienen asignadas en el Reglamento Interno y/o perfil de puesto.
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F) MARCO NORMATIVO Es la relacin o listado de los principales ordenamientos, donde se determina las facultades y mbito de competencia de las reas de las Instituciones Hospitalarias de CMST, estos ordenamientos pueden ser y son internos o externos: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, leyes, tratados, cdigos, reglamentos, decretos y acuerdos relacionados con la organizacin y funcionamiento del rea que se describe en el manual, seguidas de otras disposiciones jurdico administrativas internas que regulen actividades sustantivas del rea, tales como: Convenios, manuales, normas, lineamientos, oficios -circulares. Las disposiciones jurdicas aplicables, deben listarse cronolgicamente de la ms antigua a la ms actual (tomando como base la fecha de su emisin) en el orden de cada uno de los apartados que se mencionan en el prrafo anterior, seguidos de las fechas de emisin y ltima actualizaciones. Se anotar la fecha con nmeros arbigos en el caso del da y el ao; y en nmeros romanos en el caso del mes. Ejemplo: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicano, articulo 73 Ley General de Salud, Articulo 4 Se propone considerar lo siguiente: 1. Los nombres de los ordenamientos deben aparecer completos. 2. En el caso de los oficios -circulares y similares, se sealar su nmero,
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fecha y el cargo del responsable del rea que los emiti. 3. Al listar cada ordenamiento se debe evitar hacer uso de vietas. Para la elaboracin de este apartado se recomienda consultar Notas Relativas al Lineamiento establecidos por las Instituciones Hospitalarias de CMST. 5.3 ORGANIZACIN FORMALIZADA La estructura orgnica, corresponder a la vigente a la fecha de elaboracin o actualizacin de los manual correspondientes de las Instituciones Hospitalarias de CMST. H) ORGANIGRAMA Actualmente existe variedad de definiciones de organigrama, debido a que es un concepto que se liga con el de Estructura Orgnica y con el de organizar a las Instituciones Hospitalarias de CMST, mediante el diseo de la estructura de responsabilidades, la adecuacin de los sistemas necesarios para que esta funcione y con definir sus estructuras de mando para consolidar su posicionamiento estratgico. Una de ellas, textualmente cita: es un plano de la organizacin en la que se representan en forma grfica la estructura orgnica y en forma esquemtica, la posicin de las reas que le componen y sus respectivas relaciones con los procesos determinados, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad y responsabilidad, as como la coordinacin y asesora, entre las mismas reas internas.

Tambin se conoce como un instrumento auxiliar de la administracin para representar la estructura de organizacin; la informacin bsica sobre las lneas de mando; los diversos niveles funcionales; los alcances; y otros aspectos de la organizacin. Los organigramas destacan cinco aspectos fundamentales de la estructura de la organizacin: 1. Divisin de trabajo. Cada figura geomtrica representa la unidad responsable de determinada parte de la carga de trabajo de las Instituciones Hospitalarias de CMST. 2. Autoridad y Comunicacin. Las lneas indican la cadena de mando (la jerarqua de los empleados) entre los mandos y subordinados. 3. Tipo de trabajo que se ejecuta. Las denominaciones o descripciones de las figuras geomtricas indican las diferentes funciones o reas de responsabilidad. 4. Criterio de agrupacin de los segmentos de trabajo. Indica el criterio con que se han dividido las actividades, por ejemplo, aplicando el criterio de: procesos, especialidad funcional o rea geogrfica, etc. 5. Niveles Superiores. Refleja tambin los diferentes niveles en la jerarqua de la organizacin. Existen varias clases de organigramas, para efecto de la presente gua se considerarn atendiendo a su objeto, los de tipo estructural y de acuerdo a su formato, los de presentacin vertical o mixto. ORGANIGRAMA Se conforman de un nmero determinado de rectngulos de igual tamao que representan a las reas
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unidas por lneas del mismo grosor para indicar la relacin de adscripcin y autoridad que existe entre ellas. ORGANIGRAMA FORMATO VERTICAL O MIXTO En los organigramas de formato vertical, el rgano representado de ms alta jerarqua est colocado en la parte superior. Las lneas de autoridad parten de arriba hacia abajo. En algunas ocasiones, por comodidad y cuestin de espacio en la composicin de un organigrama, se puede combinar el formato vertical. El diseo inicia considerando que el primer nivel se otorga al rgano superior o de mayor jerarqua seguido por el nivel inmediato inferior, situados en lnea debajo del propio rgano inmediato superior. Cuando existe mayor cantidad de niveles jerrquicos y el nmero de rganos aumenta ya no se hace recomendable desplazarlos en una misma lnea bajo su rgano superior, entonces se recurre al organigrama horizontal, aprovechando que en estos organigramas la jerarqua se desplaza de izquierda a derecha. Por ello, ahora aparecen los rganos subordinados del mismo nivel jerrquico uno bajo el otro, unidos por su costado izquierdo al rgano superior; lo que da como resultado un organigrama mixto. En este caso el trazo de las lneas de autoridad debe ser lo suficientemente claro para no dejar duda de cual rgano es el inmediato superior de otro. Se recomienda que en el organigrama se representen del lado izquierdo las reas sustantivas y a
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continuacin las adjetivas que son las de apoyo. Dentro de cada rectngulo se anotar el nombre del rea de que se trata, evitando el uso de abreviaturas. La colocacin de los rectngulos ser de acuerdo al nivel jerrquico que le corresponda dentro de la organizacin. Las reas de asesora, son aquellas conocidas como de staff, que proporcionan informacin tcnica o conocimientos especializados a los altos niveles jerrquicos, Director General y Directores, en su caso su representacin se har con un rectngulo del mismo tamao que los dems, unido con una lnea continua perpendicular a la lnea de autoridad del rgano al cual asesora. I) FUNCIONES Una funcin se define como el conjunto de actividades afines y relacionadas entre s, necesarias para lograr los objetivos establecidos y cuya ejecucin es responsabilidad de las reas descritas en la estructura orgnica. Se dividen en: Funcin Sustantiva o Bsica: Es aquella relacionada con el objetivo para el cual fue creada el rea. Estas sern preferentemente las funciones que aparecern en el Manual de las Instituciones Hospitalarias de CMST de cada rea, estarn en estrecha concordancia con las que correspondan al rea en el Manual de las Instituciones Hospitalarias de CMST que corresponda.

Funcin Adjetiva o de Apoyo: Es aquella que se realiza de manera genrica en todas las reas y estn especificadas en el Reglamento Interior las Instituciones Hospitalarias de CMST como facultades genricas. La participacin de un rea deriva esencialmente de su ubicacin en la estructura; es decir, en la medida que su posicin corresponda a un nivel jerrquico de ms alto nivel, mayor ser el volumen de trabajo de carcter directivo asociado con el estratgico. En cambio, en la medida en que la funcin se cumpla a un nivel inferior, mayor ser el volumen de trabajo de tipo operativo, por lo que en su descripcin se debe incluir el verbo ms representativo para la funcin de acuerdo al nivel correspondiente. (Ver anexo 6.2 Lista de Verbos para Funciones por Niveles Estratgicos, Tcticos y Operativos). A continuacin, se describen algunos puntos esenciales para este apartado: 1. Las funciones deben delimitar en forma clara y concreta las responsabilidades del rea, as como sus facultades y nivel jerrquico correspondientes. 2. Describir las funciones de tal manera que constituyan un camino para alcanzar el objetivo, sin involucrarlo en su redaccin. 3. Las funciones que se refieren al rea deben estar derivadas en el perfil tcnico del puesto. 4. Evitar la tendencia a describir las funciones con un grado excesivo de detalle.
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5. No debe confundirse las funciones con actividades y/u operaciones, siendo que estas ltimas son ms especficas. 6. Evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, ptimo, etc., ya que estos atributos deben ser naturales e implcitos al desarrollo de la funcin. 7. No repetir funciones bajo una redaccin diferente. 8. Presentar las funciones de cada rea en forma de lista, ordenndolas, para los rganos de mayor nivel jerrquico de acuerdo a la estructura orgnica y para los rganos de un nivel ms operativo de acuerdo a la importancia que revisten o bien por el proceso general de trabajo. 9. Las funciones debern estar validadas y en su caso aprobadas por el titular del rea. 10. Anotar por cada rgano, el cdigo y ttulo del rea que debe corresponder con los de la estructura orgnica descrita para su rpida localizacin y a continuacin describir las funciones. Presentacin de las funciones: A fin de facilitar la correcta redaccin y presentacin de las funciones, enseguida se detallan una serie de lineamientos que auxilian a redactar y simplificar la realizacin de esta tarea. Iniciar la redaccin con un verbo en infinitivo que indique una accin por realizar. Por ejemplo: Controlar, Realizar, etc. Las funciones deben responder a las preguntas Qu se va a hacer? y Para qu?, a efecto de sustentarlas correctamente. Es indispensable que las funciones cumplan con las facultades y
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ordenamientos conferidos, as como se incorpore en su redaccin lo concerniente al cumplimiento de la Misin, Visin y Objetivos Estratgicos de las Instituciones Hospitalarias de CMST. La referencia a procesos y servicios que presta el rea, permite identificar elementos de entrada y salida. Con ello, se establece el alcance de la funcin al delimitar qu parte de las acciones es responsabilidad propia del rea en cuestin. La ventaja de definir funciones de acuerdo a su proceso establecidos estriba en que se identifican los distintos pasos de un proceso debiendo estar alineadas hacia una finalidad comn, en lugar de centrase por separado sobre sus actividades en particular. Cabe hacer hincapi en que dentro de las diversas etapas y aspectos que involucra el desarrollo de un proceso, participan distintas reas o diferentes niveles jerrquicos, pero su actividad no es propiamente idntica, debido a que para cada uno la participacin o aportacin en el proceso es diferente. Funciones Adjetivas: Para el caso de manuales en los que se describan funciones de las Consejeras Adjuntas y/o Direcciones, al final de las funciones sustantivas, se debern agregar las siguientes funciones adjetivas: Organizar y controlar el funcionamiento de las reas administrativas que se le hubieren adscrito, promoviendo mejores ndices de calidad y productividad.
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Acordar con su jefe inmediato el despacho de los asuntos relevantes de su competencia. Desempear las facultades y comisiones que su jefe inmediato le delegue o encomiende y mantenerlo informado sobre el desarrollo de sus actividades. Someter a la consideracin de su jefe inmediato los estudios y proyectos de disposiciones y bases de carcter general, lineamientos, polticas y normas, que se elaboren en el rea de su responsabilidad y que as lo ameriten. Vigilar que en los asuntos de su competencia se d cumplimiento a los ordenamientos legales y a las disposiciones que resulten aplicables. Formular los anteproyectos de programas y de presupuestos que le correspondan. Dictar las medidas tendientes al mejoramiento administrativo en las unidades que se le hubieran adscrito. Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y aquellos que le sean sealados por el responsable o le correspondan por suplencia. Proporcionar la informacin, datos o la cooperacin que le sean requeridos por el nivel inmediato superior, en los trminos de los ordenamientos aplicables; Celebrar contratos y convenios de transaccin, en su caso, con particulares, autoridades, Dependencias o entidades, relacionados con las funciones que tengan encomendadas.
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Coordinar, y en su caso supervisar, las actividades que realicen las reas en la materia que corresponda a su mbito de funciones. Proporcionar la informacin y colaboracin que le requieran las dems reas las Instituciones Hospitalarias de CMST para el cumplimiento de las funciones que tienen encomendadas. Asegurar el buen uso y preservar los bienes muebles e inmuebles, sistemas y patrimonio Administrativo que se han asignado a las reas funcionales que estn bajo su responsabilidad y/o sus reas funcionales adscritas, tanto para servicio directo, como las que son bsicas para la prestacin del servicio mdicos hospitalarios. Y Las dems que le confiera su superior jerrquico, los Manuales y otros ordenamientos aplicables. Para el caso de las funciones adjetivas de los departamentos se adecuarn de acuerdo a la realidad de su ejecucin segn sea el caso especfico. 5.4 SECCIN DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS K) GLOSARIO Listado de palabras poco comunes que requieren explicacin as como conceptos de relevancia; las palabras o nombres tcnicos utilizados tambin se deben explicar. L) INFORMACIN ADICIONAL (OPCIONAL) Cualquier otra informacin adicional de utilidad a los propsitos del rea,
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podr ser incluida como adicionales si as se considera necesaria a los apartados obligatorios que debe contener el manual, conforme se solicita en la gua, citndose como ejemplo: Organigramas de las Instituciones Hospitalarias de CMST; perfiles de puesto; directorio de responsables; servicios al pblico; en su caso de mbito geogrfico en texto o mapas, cuadros de estadsticas, entre otros. Considerando la magnitud de informacin relevante para el rea, se puede listar los documentos en donde se consulta un tema en especfico. 6. ANEXOS 6.1 FORMATOS E INSTRUCTIVOS DEL MANUAL DE LAS INSTITUCIONES HOSPITALARIAS DE CMST. La seccin siguiente muestra los formatos e instructivos de llenado utilizables para homologar la presentacin de los Manuales de las Instituciones Hospitalarias de CMST. Los formatos son los siguientes: Hoja de Formalizacin Hoja de Texto (Libre Reproduccin) A.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE HOJA DE FORMALIZACIN No. CONCEPTO DESCRIPCIN 1 DIRECCIN DE O REA AUTNOMA Anotar el nombre del rea, segn la adscripcin que corresponda.
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2 TITULO DEL MANUAL Anotar el titulo completo del manual o del procedimiento especfico o del instructivo o gua. 3 CLAVE DEL DOCUMENTO Se debe contar con una clave o identificacin nica que se conforma con las siglas MP (Manual de Procedimientos), PE (Procedimiento Especifico) e IN (Instructivo), seguida de un guin y de Clave de rea de responsabilidad y finalmente un nmero progresivo de tres dgitos. 4 CLAVE DEL REA Se anotar la clave de rea de corresponsabilidad que le corresponda. 5 FECHA Indicar la fecha de formalizacin (mes y ao) que ser tomada para la entrada en vigor. 6 REA SUPERIOR Anotar el nombre del rea a la que se adscribe la propiedad del manual. 7 REA PROPIETARIA DEL MANUAL Anotar el nombre del rea emisora del manual. 8 AUTORIZACIN (REA SUPERIOR) Anotar le nombre y cargo del titular del rea superior inmediata a la propietaria del manual quien autoriza. 9 AUTORIZACIN (REA PROPIETARIA) Anotar el nombre y cargo del titular del rea propietaria del manual. 10 REVISIN Anotar el nombre y cargo del representante del rea o de la Direccin segn se haya determinado. El manual invariablemente debe contar con un el Visto Bueno del titular normativo en el proceso involucrado. 11 ELABORACIN Anotar el nombre y cargo de la persona que elabora el manual,
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procedimiento e instructivo o que realice cambios o modificaciones. 6.2 LISTA DE VERBOS PARA FUNCIONES POR NIVELES ESTRATGICOS, TCTICOS Y OPERATIVOS Las funciones describen el nivel en que participan las reas mencionadas dentro de un proceso, por ello, ser conveniente considerar la desagregacin para funciones y responsabilidad tanto horizontal como verticalmente. Adicionalmente, el ciclo funcional de la Direccin General inicia con planear, autorizar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de las actividades asignadas a la las Instituciones Hospitalarias de CMST; vigilar que se deriven de las disposiciones jurdico-administrativas aplicables para asegurar que estn contenidas en su totalidad. Al ciclo de responsable de rea, le corresponder iniciar con programar, coordinar, instrumentar, controlar y verificar. A las reas operativas, en su caso, les corresponder principalmente: proponer, presentar, realizar y controlar el correcto desarrollo de las funciones encomendadas que por su naturaleza se ubican dentro de su mbito de competencia. A niveles inferiores, les corresponder la determinacin de lneas especficas de accin y la elaboracin de programas y proyectos especficos en su especialidad para la obtencin de productos concretos y atender en
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forma directa una parte de las funciones de la instancia superior, as como coadyuvar a la toma de decisiones de las mismas, instancias a travs de la articulacin de los elementos tcnicos de juicio que ofrezcan opciones de solucin descritas en instrucciones de trabajo. Con el fin de apoyar a la redaccin de las funciones, a continuacin se enlistan algunos verbos de referencia, clasificados segn su uso, en niveles: el 1 corresponde al nivel decisorio superior o estratgico, el 2 al nivel decisorio intermedio o tctico y el 3 al nivel decisorio operativo. 6.3 PROCESO DE REVISIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN Abarca diferentes mecanismos para la revisin y registro de los manuales, tales como: alta, actualizacin, baja de documentos, ratificacin de la vigencia, difusin y publicacin. El servicio de revisin de manuales, se centra en corroborar los elementos sealados en esta Gua y los principales aspectos en materia organizacional, que se encuentren contenidos tanto en los lineamientos establecidos por la normatividad del Gobierno Federal como en la institucional. Es mediante la Hoja de Formalizacin, que incluye el control de actualizaciones, el mecanismo de referencia acerca de las revisiones del Manual de las Instituciones Hospitalarias de CMST. 6.3.1 ALTA DEL MANUAL DE LAS INSTITUCIONES HOSPITALARIAS DE CMST
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Para iniciar la revisin de un Manual de las Instituciones Hospitalarias de CMST se acompaa, la Hoja de Formalizacin con la firma de autorizacin y revisin de los responsables respectivos, por parte del rea emisora. Se debe solicitar mediante Comunicado de peticin de revisin, va oficio o correo electrnico, con el Manual de Organizacin y la Hoja de Formalizacin conteniendo las firmas sealadas. 6.3.2 ACTUALIZACIN La actualizacin es un objetivo constante debido a la dinmica de cada uno de los elementos que conforman el Manual de las Instituciones Hospitalarias de CMST, tanto de los aspectos normativos y los aspectos tcnicos. Los criterios a tomar en cuenta para la actualizacin del manual o los manuales son los siguientes: trmino de la vigencia establecida, cambios en la organizacin, en las funciones; modificaciones y revisin de la legislacin, tanto en las normas nacionales como internacionales. 6.3.3 BAJA La baja de documentos sirve para prevenir la utilizacin de documentos obsoletos retenidos, para efectos legales y/o de presentacin. 6.3.4 RATIFICACIN DE VIGENCIA Cuando no se deriven cambios en los documentos publicados de las revisiones peridicas, el rea emisora debe ratificar su vigencia a travs de la Hoja de Formalizacin. 7. GLOSARIO
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ACTIVIDAD Conjunto de operaciones o tareas afines y sucesivas, que forman parte de un procedimiento, ejecutado por una persona o por una unidad administrativa y encaminada a la cobertura de una funcin. REA ADMINISTRATIVA Cada uno de los rganos que forman parte de una estructura con funciones propias que lo distinguen de otros. Indistintamente pueden ser Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones, Gerencias, Subgerencias / Unidades, Departamentos y Oficinas, as como los homlogos jerrquicos con sus variantes en denominacin en Oficinas Nacionales o Forneas. FUNCIN Conjunto de actividades afines y coordinadas entre s necesarias para alcanzar los objetivos de una entidad, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurdico administrativas. MANUAL DE ORGANIZACIN Documento en que se registra y actualiza la informacin detallada de una organizacin acerca de sus antecedentes histricos, atribuciones, estructura orgnica, funciones de las unidades administrativas que la integran, niveles jerrquicos, lneas de comunicacin y coordinacin y los organigramas que representan en forma esquemtica la estructura. MARCO NORMATIVO Enunciado de las disposiciones legales constitucin, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos,
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circulares, etc. de los cuales se derivan las atribuciones y normas de la actividad institucional, que afectan directamente a las unidades administrativas descritas en el Manual de Organizacin. MEJORA CONTINUA Actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos, de acuerdo con la Norma ISO 9000:2008, Sistemas de gestin de Calidad Fundamentos y vocabulario. Otra definicin significa cambiar un proceso para hacerlo ms efectivo, eficiente y adaptable, qu cambiar y cmo cambiar depende del enfoque especfico del empresario y del proceso. MISIN La misin o razn de ser de la organizacin es un breve enunciado que sintetiza los principales propsitos estratgicos y los valores esenciales que debern ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que colaboran en el desarrollo del negocio. MODERNIZACIN Proceso de cambio a travs del cual las dependencias y entidades del sector pblico actualizan e incorporan nuevas formas de organizacin, tecnologas fsicas, sociales y comportamientos que les permite alcanzar nuevos objetivos de manera ms eficaz y eficiente. Es la transicin de un sistema orgnico funcional hacia otro ms flexible que se vincule con las necesidades de la empresa y de los
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clientes considerando el modelo institucional de calidad y competitividad. OBJETIVO Es la expresin cualitativa del fin que persigue un rea administrativa o grupo de trabajo, que responde al para qu? se realiza determinada funcin o grupo de funciones. ORGANIGRAMA Representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o parte de ella y de las relaciones que guardan entre s los rganos que la integran. PROCESO Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entradas en resultados. Un proceso se considera como una serie organizada de actividades relacionadas, que conjuntamente crean un resultado de valor para los clientes. PROCESO ADMINISTRATIVO Es toda una secuencia de pasos que conducen a producir, registrar, conservar o modificar Informacin y su fin es un acto administrativo como una compra, una cobranza, un pago, entre otros.
(Nota 1).- Consejo de Salubridad General, Comisin para la Certificacin de Establecimientos de Atencin Mdica, Sistema Nacional de Certificacin de Establecimientos de Atencin Mdica, Estndares para la Certificacin de Hospitales. Versin 2011, vigente 1 de enero de 2011, SiNaCEAM. El CSG es un rgano del Estado Mexicano, Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, Art. 73. (nota 2).- Secretaria de Salud, Subsecretara de Regulacin y Fomento Sanitario, Direccin General de Regulacin de los Servicios de Salud, Direccin de Desarrollo de los Servicios de Salud, Comits Tcnicos Mdicos Hospitalarios, Lineamientos para las Organizaciones y Funcionamiento. Ley General de Salud, Art. 4.

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