REGISTRO INSTITUCIONAL AO 2013

El presente documento tiene como objetivo orientar y entregar la informacin necesaria para realizar con xito el proceso de Registro Institucional ao 2013, por ello es muy importante leer atentamente su contenido. PROCEDIMIENTO QUE SE DEBE SEGUIR PARA REGISTRAR A UN GRUPO Y SUS INTEGRANTES Al inicio de cada ao e independiente de que el distrito intermedie o no el proceso de registro, el Director de Distrito ser el encargado de autorizar el acceso al administrador de cada Grupo para que proceda al registro de sus miembros. Una vez que los Grupos cuentan con la debida autorizacin para su funcionamiento y registro, deben considerar una secuencia de tres etapas o pasos bsicos en el proceso de su Registro Institucional. Paso 1: Pago del Registro Institucional El Grupo paga sus cuotas de registro a la estructura acordada que le corresponda (Oficina Nacional o Distrito). Paso 2: Ingreso de Datos en Internet A travs del sitio web de registro institucional habilitado y con una cuenta especfica individualizada y asociada al RUN del responsable de Grupo o dirigente designado, se le asigna una clave de acceso, para que cada Grupo pueda ingresar todos los datos solicitados en el sistema de registro. Paso 3: Credenciales, Insignias y Certificado de Vigencia El Grupo retira estos elementos en el Distrito, siempre y cuando sea el intermediador o en la Oficina Nacional, si el registro se realiza directamente en el nivel central o eventualmente se puede efectuar el retiro en oficinas de Tur Bus o la empresa de encomiendas que se contrate para este fin. Importante: Los Grupos que tengan menos miembros de lo establecido (32 miembros), debern contar con la autorizacin del Director de Distrito, no antes de comprometerse de llegar a un nmero de 32 miembros beneficiarios registrados en un plazo definido entre el Responsable de Grupo y el Director de Distrito.

PROCEDIMIENTO QUE SE DEBE SEGUIR PARA QUE UN DISTRITO PUEDA INTERMEDIAR EL PROCESO DE REGISTRO INSTITUCIONAL Los Territorios que han finalizado correctamente el proceso de registro ao 2012, cumpliendo con la presentacin al 15 de abril de 2013, de sus respectivas rendiciones de cuenta, podrn intermediar el proceso de registro Institucional ao 2013. La intermediacin consiste bsicamente en una serie de compromisos y condiciones sealadas en el Convenio de Atencin de Registro Institucional (adjunto a este documento), y que tiene relacin con la administracin de datos y valores. Este documento es un contrato simple entre la Asociacin de Guas y Scouts de Chile y el Director de Distrito, responsable de un territorio, que tiene por misin garantizar el cumplimiento de las funciones y compromisos descritos en el. De igual forma permite sancionar el uso indebido de valores y/o montos recaudados por concepto de registro, abandono de funciones y obligaciones adquiridas. PROCEDIMIENTO PARA QUE UN GRUPO SE REGISTRE DIRECTAMENTE EN OFICINA NACIONAL En el caso de que un Grupo decida registrarse directamente en la Oficina Nacional, deber dejar constancia en el Acta de Consejo de Distrito, antes de iniciar el proceso de registro. Si el Grupo no expresa su voluntad en dicha instancia, se dar por entendido que acepta la decisin tomada por la mayora, lo que significa que no se le recibir el registro en el nivel Nacional (Oficina Nacional). En el caso de que un Distrito no est autorizado a intermediar deber informar e instruir oportunamente a sus Grupos, para que puedan realizar su proceso de registro en la Oficina Nacional en forma directa. Para efectuar la cancelacin de las cuotas de Registro Institucional durante el ao 2013, puede tomar alguna de las siguientes opciones disponibles: Cancelar directamente en la caja de la Oficina Nacional, ubicada en Repblica N 97, Santiago Centro, de lunes a viernes desde las 10:00 hasta las 13:30 y desde las 15:00 hasta las 18:30 horas. Depositando en la cuenta corriente Banco Santander N 6314989-6, RUT: 76.981.280-6. A nombre de Inversiones e Inmobiliaria BP S.A Va transferencia electrnica en la cuenta corriente Banco Santander N 6314989-6, RUT: 76.981.280-6. A nombre de Inversiones e Inmobiliaria BP S.A.

En las dos ltimas opciones, el Grupo debe hacer llegar obligatoriamente el comprobante de depsito a Registro Nacional, indicando claramente el nombre del Grupo, Distrito, cantidad de personas a registrar, Categora y el monto total a pagar. Adems, se solicita incluir los datos del Responsable, (nombre completo, telfono de contacto, direccin de correo electrnico), que permitirn confirmar la recepcin efectiva del depsito o Transferencia de Fondos, todo esto con el fin de agilizar la operacin y evitar confusiones, omisiones o errores. La informacin debe ser enviada a mgallardo@guiasyscoutschile.cl

VALOR CUOTA REGISTRO AO 2013 En la ltima Asamblea Nacional Ordinaria se tomaron los siguientes acuerdos: Los Grupos que registren un 80% de su membresa en el primer pago efectuado antes del 31 de mayo de 2013, con respecto a la totalidad de su registro efectuado durante el ao 2012, podrn mantener el valor de la cuota publicada para el mes de mayo de 2013, por todo el resto del ao. Aquellos Grupos que aumenten en un 10% su membresa en el primer pago efectuado antes del 31 de mayo de 2013, con respecto al registro realizado al 31 de mayo del ao 2012, podrn pagar la cuota de su categora correspondiente a la tabla publicada para el ao 2012. En este caso al realizar pagos de anexos de registros durante el resto del ao, el valor de su cuota tendr un incremento de un 5% bimestral. En el supuesto caso que los Grupos aumenten en un 10% su registro y adems este corresponda al 80% de su membresa 2012, podrn pagar la cuota informada para el ao 2012 y fijar dicho valor de cuota durante todo el ao 2013. En el caso de que los Grupos cancelen sus cuotas antes del 31 de mayo, pero no cumplan con los requisitos indicados para ser acreedores de los beneficios ya descritos y solo registren el mnimo establecido de 32 miembros, su cuota se regir por la tabla de valores publicada para el ao 2013, la cual tendr un incremento de un 5% bimestral. Es importante que tengan presente que los Grupos que no presenten registro al 01 de junio de 2013, incrementaran el valor de su cuota en un 10% bimestralmente.
VALORES REGISTRO INSTITUCIONAL AO 2012 31 de mayo de Junio - Julio Agosto Octubre Diciembre 2012 Septiembre $ 7.410 $ 6.420 $ 5.430 $ 4.440 $ 3.450 $ 7.740 $ 6.700 $ 5.670 $ 4.630 $ 3.590 $ 8.090 $ 7.000 $ 5.920 $ 4.830 $ 3.730 $ 8.460 $ 7.310 $ 6.180 $ 5.040 $ 3.880

CATEGORIA A B C D E

% 100 85 70 55 40

VALORES REGISTRO INSTITUCIONAL AO 2013 31 de mayo de Junio - Julio Agosto 2013 Septiembre CATEGORIA % Octubre Diciembre A 100 $ 7.620 $ 7.960 $ 8.320 $ 8.700 B 85 $ 6.600 $ 6.890 $ 7.200 $ 7.520 C 70 $ 5.580 $ 5.820 $ 6.070 $ 6.340 D 55 $ 4.560 $ 4.750 $ 4.950 $ 5.160 E 40 $ 3.540 $ 3.680 $ 3.830 $ 3.990

Valores a aplicar si primer pago es entre junio y julio 1er Registro Anexo 1 Anexo 2 CATEGORIA % JUN - JUL AGOS - SEP OCT - DIC A 100 $ 8.300 $ 8.680 $ 9.080 B 85 $ 7.180 $ 7.500 $ 7.840 C 70 $ 6.060 $ 6.330 $ 6.610 D 55 $ 4.940 $ 5.150 $ 5.370 E 40 $ 3.810 $ 3.960 $ 4.120 Valores a aplicar si primer pago es entre agosto y septiembre 1er Registro Anexo 1 CATEGORIA % AGOS - SEP OCT - DIC A B C D E 100 85 70 55 40 $ 9.050 $ 7.810 $ 6.580 $ 5.350 $ 4.110 $ 9.470 $ 8.160 $ 6.870 $ 5.580 $ 4.280

Valores a aplicar si el primer pago es desde octubre hasta finalizar el ao 1er Registro CATEGORIA % OCT - DIC A B C D E 100 85 70 55 40 $ 9.870 $ 8.510 $ 7.160 $ 5.800 $ 4.440

GARANTAS Y EXCEPCIONES Grupos Nuevos: Todos los Grupos que se registran por primera vez en la Asociacin de Guas y Scouts de Chile, automticamente entran a la categora E (el primer tramo). Eso significa, por ejemplo, que un Grupo recin formado pagar durante el ao 2013, la suma de $3.540 por persona registrada, independiente que se registren en mayo o en diciembre. La categora E es una categora excepcional pues est reservada slo para Grupos nuevos y con hasta dos aos de existencia, sin importar su situacin o realidad socioeconmica. Descuento del Seguro Scout: Los Grupos que se acojan al descuento del seguro deben presentar una carta formal, respaldando su decisin, ya que quienes descuentan el pago del Seguro Scout, es exclusivamente porque ya estn cubiertos por un seguro particular. Esta excepcin solo contempla a los miembros beneficiarios, en el caso de los dirigentes, deben cancelar su cuota de registro normalmente. No olviden que se est registrado oficialmente cuando ha pagado su cuota y adems, ha ingresado o actualizado sus datos en el sistema de registro, y el pago ha sido validado en el
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sistema de registro por el intermediador. Por lo tanto, si slo ha pagado sin inscribirse o ser validado en el sistema de registro, no se est registrado. SEGURO SCOUT El seguro contratado con la empresa MAPFRE Seguros, es un SEGURO DE ACCIDENTES PERSONALES, entendiendo como accidente: "Todo suceso imprevisto, involuntario, repentino y fortuito, causado por medios externos, que afecte al organismo del asegurado provocndole lesiones, que se manifiesten por heridas visibles o contusiones internas". Bajo esta definicin, se han establecido los siguientes beneficios para los usuarios: REEMBOLSO GASTOS MEDICOS Cuando se trate de cualquier accidente en que el afectado haya incurrido en gastos, la Compaa de Seguros reembolsar a ste, los gastos de asistencia mdica, farmacutica y hospitalaria. Ser condicin para proceder al reembolso, la presentacin de las boletas o facturas originales comprobatorias de los gastos efectuados por el asegurado, los comprobantes del copago de la institucin del sistema de salud de la persona, ISAPRE o FONASA, as como una solicitud de reembolso y un certificado de accidente que emite el Responsable de Grupo. Es importante recordar que los Grupos tienen 7 das a partir de la fecha de acontecido el accidente para declararlo y 30 das para presentar la documentacin requerida. En caso de que el asegurado posea beneficios, tales como Fonasa, Isapre u otros seguros, es obligacin que en primer lugar se haga uso de stos, ello con el fin de aprovechar al mximo todos los beneficios y la cobertura del seguro, pues en algunos casos el accidente y su correspondiente tratamiento puede tener un costo mayor que la cobertura del Seguro Scout. Para mayor informacin sobre el Seguro Scout y procedimientos para su correcto uso pueden comunicarse con la seorita Betsab Irigoyen, llamando al 26 89 90 00 anexo 13, o enviando correo electrnico a birigoyen@guiasyscoutschile.cl RECOMENDACIONES PARA UN ADECUADO MANEJO DEL PROCESO Les recordamos a todos consultar peridicamente sobre la situacin de su Grupo. Todos los responsables de intermediar el registro, tienen la obligacin de informar oportunamente el estado de los pagos realizados por los Grupos registrados en sus territorios en la Oficina Nacional, a travs de las cartolas de registro, llamadas Informe de Registro. Las alternativas que tienen los responsables de Registro Territorial, de llevar a cabo la primera parte del registro en los territorios (recaudacin de los pagos) van desde visitar a cada Grupo en su local o lugar de reunin, hasta la de fijar un lugar y una fecha para que los Grupos se renan y realicen los pagos correspondientes. Las mismas recomendaciones se hacen para la recepcin de las credenciales, insignias y certificados de vigencia de los Grupos. El responsable de esta tarea en el territorio es el Director de Distrito, quien puede delegar la funcin (no la responsabilidad) al Coordinador Distrital de Administracin o, en su defecto, a algn miembro de su equipo de trabajo. Se recomienda que, en lo posible, sea la misma persona durante todo el ao o proceso de registro. Debe constar en acta su delegacin y estar en conocimiento de los Grupos.
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 El territorio debe informar a todos los Grupos de su jurisdiccin quin ser el Responsable del Registro en el territorio, indicando su nombre, un telfono y correo electrnico de contacto. Esto con el fin que los Grupos, en caso que se opte por la visita al Grupo, acuerde con l un da y una hora de visita. Cada Grupo debe responsabilizar a una persona para hacerse cargo de los pagos del registro y los retiros de las credenciales, insignias y certificado de vigencia. Se recomienda, que a pesar que se cuenta con un sistema computacional de registro, este no es totalmente automtico, por lo que se sugiere imprimir la nomina de registro anual, con los datos de los miembros registrados hasta el da 31 de diciembre o en su defecto en la fecha en la que se de termino al proceso de registro. El sistema funciona de ao a ao. Por lo tanto los pagos de cuotas deben cancelarse en el correspondiente perodo. En caso de dudas, consultas e inquietudes relacionadas con el registro, estas pueden ser dirigidas personalmente a Registro Institucional, en nuestras oficinas que estn ubicadas en Repblica N97, en la comuna de Santiago Centro o bien llamar al telfono 26 89 90 00 anexo 15, de lunes a viernes, de 10:00 a 13:30 y desde las 15:00 hasta las 18:30 horas. Tambin pueden escribir a Miriam Gallardo H. al mail mgallardo@guiasyscoutschile.cl Miriam Gallardo H. Registro Institucional Direccin de Desarrollo Institucional Asociacin de Guas y Scouts de Chile Consultas Generales: Mesa Central 2689 9000 26716136 anexo 15 mgallardo@guiasyscoutschile.cl www.guiasyscoutsdechile.cl