Administracin General

CTEDRA ADMINISTRACIN GENERAL

Herramientas para el Planeamiento operativo

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PLANEAMIENTO OPERATIVO
PROYECTO: es todo conjunto de tareas interrelacionadas que debe ejecutarse para alcanzar un fin preestablecido. Dichas tareas tienen un principio y un fin perfectamente definidos y requieren del empleo de uno o ms recursos diferentes, algunos de ellos utilizados en comn. Para desarrollar un proyecto es imprescindible tener una definicin clara de objetivos, plazos y recursos disponibles Dada la necesidad de un control de costos y el desarrollo de proyectos de envergadura es que surgen las tcnicas para la programacin y control de proyectos. En 1957 el mtodo CPM (mtodo del camino crtico) y al ao siguiente Pert (Evaluacin y revisin de programas). Ambos mtodos son idnticos en su concepto y metodologa, sin embargo difieren en la modalidad del clculo de los tiempos de las actividades (el primero es determinstico y el segundo probabilistico)

El PERT/CPM fue diseado para proporcionar diversos elementos tiles de informacin para los administradores del proyecto. Primero, el PERT/CPM expone la "ruta crtica" de un proyecto. Estas son las actividades que limitan la duracin del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crtica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crtica se retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. Las actividades que no estn en la ruta crtica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden empezarse ms tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en programa. El PERT/CPM identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible para retardos. El PERT/CPM tambin considera los recursos necesarios para completar las actividades. En muchos proyectos, las limitaciones en mano de obra y equipos hacen que la programacin sea difcil. El PERT/CPM identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones causarn problemas y de acuerdo a la flexibilidad permitida por los tiempos de holgura de las actividades no crticas, permite que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas. Finalmente, el PERT/CPM proporciona una herramienta para controlar y monitorear el progreso del proyecto. Cada actividad tiene su propio papel en ste y su importancia en la terminacin del proyecto se manifiesta inmediatamente para el director del mismo. Las actividades de la ruta crtica, permiten por consiguiente, recibir la mayor parte de la atencin, debido a que la terminacin del proyecto, depende fuertemente de ellas. Las actividades no crticas se manipularan y remplazaran en respuesta a la disponibilidad de recursos. El campo de accin del mtodo del camino crtico es muy amplio, dada su gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeo. Para obtener los mejores resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes caractersticas: a. b. Que el proyecto sea nico, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad. Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el, en un tiempo mnimo, sin variaciones, es decir, en tiempo crtico. c. Que se desee el costo de operacin ms bajo posible dentro de un tiempo disponible.
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Dentro del mbito aplicacin, el mtodo se ha estado usando para la planeacin y control de diversas actividades, tales como construccin de presas, apertura de caminos, pavimentacin, construccin de casas y edificios, reparacin de barcos, investigacin de mercados, movimientos de colonizacin, estudios econmicos regionales, auditoras, planeacin de carreras universitarias, distribucin de tiempos de salas de operaciones, ampliaciones de fbrica, planeacin de itinerarios para cobranzas, planes de venta, censos de poblacin, etc., etc.

El Pert utiliza un diagrama de flechas y nodos. Las flechas representan tareas, denominadas tambin actividades; cada flecha representa una y solo una actividad. Los nodos a su vez representan el comienzo y el fin de cada actividad. Se plantean relaciones de precedencia entre actividades a realizar: Por ejemplo si la actividad A precede a la actividad B, se puede observar la misma en el siguiente dibujo:
A B

La cola de la flecha de la actividad A representa el comienzo de dicha actividad y la punta de la flecha de la misma actividad representa su finalizacin. El fin de la actividad A indica que ha terminada dicha actividad (esta finalizacin est representada por el segundo nodo: es decir que la figura se interpreta as: ha finalizado la actividad A y est en condiciones de comenzar la actividad B( en este caso , ya que no necesariamente deben ir en orden cronolgico A,B,C,D,) y no, que comienza. Otro ejemplo nos podr clarificar mejor la situacin:
A

Esto significa que las actividades A y B han finalizado y que est en condiciones de comenzar C. El hecho que hayan terminado las actividades A y B no implica que ambas hayan finalizado al mismo tiempo. Lo mismo ocurre en la siguiente figura:
M P Q R

Esto significa que M y N han terminado y se est en condiciones de comenzar las actividades P, Q, y R, pero stas no deben comenzar necesariamente en forma simultnea. Una de las maneras en que se puede representar las relaciones de precedencia, es a travs de matrices de precedencia: filas y columnas. En las filas se ubican las actividades que anteceden o preceden; en las columnas, obviamente, las actividades que suceden. En la interseccin entre cada fila y columna se indicar la actividad en cuestin.

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A A B C D E

B I

C I

E I

La interpretacin o lectura es la siguiente: La actividad A precede a las actividades B, C y E. La actividad C precede a la actividad D. La representacin grfica es la siguiente:
B

Antes de seguir avanzando en complejidad, propongo una ejercitacin simple: Volcar en una matriz de precedencia los siguientes enunciados: a) A precede a C; B precede a D y C precede a E b) A precede a B y C; B precede a D y C precede a D y E.. Construir las redes correspondientes a los siguientes enunciados: a) A A B C D E F b) A A B C D E F B C I D I I I I I I E F G

B I

C I

D I

F I I

I I

Cuando sea necesario, para mantener una lgica en el diagrama, se utilizarn las llamadas actividades ficticias a las que se le asignarn tiempos nulos. Las mismas se representan grficamente con lnea punteada.
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Ejemplo: A A B C D B I C I D E I I I F I

Su representacin grfica es la siguiente:

B A E C D F

Fechas de iniciacin y terminacin de actividades: El objetivo principal de determinar Pert en un proyecto es producir un programa que muestre las fechas en que cada actividad debe comenzar y as determinar la duracin total del proyecto. La diferencia entre la fecha temprana y la fecha tarda tanto de inicio como de finalizacin permite establecer la holgura de la actividad. Fecha temprana: fecha ms temprana en que puede comenzar o terminar una determinada actividad, siempre que se hayan completado las precedentes en el plazo fijado. Fecha tarda: fecha ms tarde en que puede comenzar o terminar una actividad. Grficamente se representan de la siguiente manera: 3/5 6/8 Fecha temp.de inicio/ Fecha tarda de inicio Fecha Temp. de fin/ fecha tarda de fin
B

Se interpreta de la siguiente manera: la actividad B esta en condiciones de comenzar el da 3 (entindase al tercer da de inicio del proyecto), es decir que puede comenzar el da 3, el da 4 o el da 5 para que el proyecto no se atrase; pues su fecha de inicio temprana es 3 das y su fecha de inicio tarda es 5 das. La holgura de inicio de esta actividad es 2 das (5 d. 3 d.). Anlogamente, la actividad B tiene como fecha de finalizacin el sexto da desde el comienzo del proyecto, es decir que puede terminar el da 6, el da 7 o el da 8 para que el proyecto no se atrase; pues su fecha de finalizacin temprana es 6 das y su fecha de finalizacin tarda es 8 das. La holgura de finalizacin de esta actividad es 2 das (8 d. 6 d.). Muchas veces nos encontramos frente a actividades que no permiten demorase porque si as lo hicieren podran demorar el proyecto en su totalidad. En estos casos puede tratarse a estas actividades como crticas. Cmo podemos determinar grficamente una actividad crtica?
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Si se cumplen con dos condiciones: a) se encuentre entre dos nodos criticos: Fi t FiT = 0 Ftt FtT = 0 b) la diferencia entre las fecha de finalizacin y la fecha de inicio sea igual a la duracin de la actividad. Fi Ft = duracin. Estas dos condiciones deben darse en forma conjunta, caso contrario la actividad no puede se considerada como crtica y por lo tanto no formar parte del camino crtico.

Volviendo al grfico anterior, se agrega a la matriz, una columna que indicar el tiempo (en la unidad de tiempo que corresponda) para cada una de las actividades:

A A B C D E F

B I

C I

E I

F I I

T 3 d. 4 d. 2 d. 5 d. 8 d. 3 d.

Su representacin grfica es la siguiente:

0/0 A 3 3/3 4 C 2 B D 8 F 3 5/7 5 10/12 7/7 E 15/15

Para determinar las fecha tempranas se comienza de izquierda a derecha y se suma. Para determinar la fechas tardas se comienza de derecha a izquierda y se resta. En el primer caso es necesario seguir el sentido de las flechas (punta de flecha) y en cada nodo se indicar el nmero mayor que resulte de sumar las unidades de tiempo de ms de un camino. En el caso del presente ejemplo la actividad D tiene como fecha de finalizacin temprana 10 que surge de sumar 0+3+4+0=7 (de una rama) y de sumar 0+3+2+5=10, en esta instancia se elige el mayor entre 7 y 10. En el segundo caso es necesario seguir las colas de las flechas y en cada nodo se indicar el nmero menor que resulte de restar las unidades de tiempo de ms de un camino. En el ejemplo: la actividad E tiene como fecha de inicio tarda 7 que surge de restar 15-8=7 (de una rama o camino) y de restar 15-3-0=12, en esta instancia se elige el menor entre 12 y 7. Ntese que la duracin de la actividad ficticia es cero ya que la misma no es una actividad. Una vez confeccionado el diagrama con sus actividades y la duracin de las mismas se puede establecer la duracin total del proyecto que se encuentra indicada en el ltimo nodo, es decir que la duracin total de este proyecto en particular es de 15 das. Asimismo podemos establecer el camino crtico, aplicando lo enunciado anteriormente. En este caso el C.C. estara formado por el siguiente conjunto de actividades crticas: A,B,E.
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