JORNADAS VIRTUALES IBEROAMERICANAS DE CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACION OCTUBRE 2011

PONENCIA: Borrador de MANUAL DE GESTIN DOCUMENTAL PARA LAS MESAS DE ENTRADAS Y SALIDAS

NOMBRE DE LA AUTORA: CARMEN A. VILALLONGA URDIROZ Ciudadana argentina y espaola Chaco (Argentina) Ao 2011

Ponencia: Borrador de MANUAL DE GESTIN DOCUMENTAL PARA LAS MESAS DE ENTRADAS Y SALIDAS ndice de Contenido Hoja N

Indice.......... 1 Resumen.. . .2 Introduccin.. . 3 1- Definicin de la Mesa de Entradas, su Misin y Funciones. 4 2- Funciones de las Mesas de Entradas y Salidas s/Decr. 2056/08 ..5 3- Produccin Documental Anlisis Documental. .6 4- Recepcin de Escritos Estilo de las Presentaciones.. 7 5- Registro de Mesa de Entradas.. .9 6- Distribucin de la Documentacin-Rtos.Internos y Externos .10 Modelo-borrador de Remito Interno y Remito Externo. 12 Modelo de rtulo p/archivo de Re mitos s/norma ISAD (G). .13 7.- Sellos. 14 8 Uso correcto de los tipos documentales comunes en el Estado . 15 9 Archivo de la documentacin administrativa 16 Fuentes consultadas. .18

JORNADAS VIRTUALES IBEROAMERICANAS DE CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION OCTUBRE 2011

Ttulo de la ponencia: Borrador de Manual de Gestin Documental para las Mesas de Entradas y Salidas Autora de la ponencia: Carmen Angela Vilallonga Urdiroz

RESUMEN

El presente trabajo surge de un proceso de enseanza-aprendizaje solicitado por autoridades ejecutivas de la provincia del Chaco (Argentina) con la finalidad de que los agentes de las Mesas de Entradas y Salidas profundicen su conocimiento y apliquen correctamente el nuevo Reglamento para las Mesas de Entradas s/Decr.N 2056/08 al mismo tiempo que lo internalicen con las otras normas vigentes en la materia; la propuesta se concreta con un curso-taller. Considerando que el eje articulador del taller es el ejercicio prctico basado en el estudio terico, la reflexin, la discusin y la produccin, se elabora sobre los "puntos crticos" detectados, este borrador de Manual sometido en el taller a discusin, correccin y consenso. Los subtemas principales

son: Misin y funciones del Servicio de Mesa de Entradas, la Produccin Documental (Recepcin de Escritos), los Instrumentos de Descripcin (el Registro de Entradas, los Remitos Internos y Externos para la distribucin), los sellos normalizados, uso correcto de los tipos documentales comunes, el Archivo de la documentacin administrativa. PALABRAS CLAVE: NORMALIZACION MESAS DE ENTRADAS Y SALIDAS -PRODUCCION DOCUMENTAL - INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN ARCHIVO

Area temtica: ARCHIVSTICA GENERAL

Introduccin Creo oportuno destacar el papel protagnico del Servicio de Mesa de Entradas y Salidas en la Gestin y Produccin Documental de las Organizaciones y el Archivo, que puedo resumir as: 1) El documento de archivo se produce (genera o recibe) en las Mesas de Entradas y de los controles que este Servicio hace, dependen la identificacin, integridad y autenticidad de estos documentos. 2) En cuanto a la clasificacin archivstica, la Mesa de Entradas es la primera oficina de la Organizacin, que clasifica orgnica y funcionalmente, los documentos que recibe, respetando el principio universal de procedencia. 3) En cuanto a la descripcin archivstica leemos del prof.Aurelio Tanodi:se puede decir que los primeros Instrumentos de Descripcin se forman en las Mesas de Entradas y Salidas que se realiza en los llamados Registros y agregaque han sido durante mucho tiempo la nica evidencia de la documentacin existente en las distintas Entidades 4) Tambin distintas normas en el orden nacional y provincial integran a los Jefes de las Mesas de Entradas en las actividades de seleccin, desafectacin y expurgo de los documentos de archivo de las Organizaciones.

No son ajenas a esto, las opiniones de los archivistas ya que en las XII Jornadas Argentinas de Archiveros-Agosto 2001 en las que present mi anteproyecto Sistema Normalizado de Gestin Documental y Administrativa en las Mesas de Entradas y Salidas, en las conclusiones y plenarios se aprob y recomend su aplicacin, tambin las conclusiones de las XVI Jornadas-Septiembre 2009 dicen en eje temtico: Acceso a la Informacin: : En el caso de las administraciones argentinas, sera beneficioso lograr la interaccin entre Archivos y Mesas de Entradas, permitiendo optimizar el sistema de apoyo a la toma de decisiones y la administracin eficiente de la informacin.

A partir de estas reflexiones. comienza a continuacin, el producto de la experiencia de enseanza-aprendizaje bajo el ttulo: Borrador de Manual de Gestin Documental para las Mesas de Entradas y Salidas. La autora de la ponencia

Borrador: Manual de Gestin Documental para las Mesas de Entradas y Salidas 1 Definicin del Servicio de Mesa de Entradas y Salidas, su Misin.

1-1 Definicin: Unidad operativa de servicios y control que centraliza el movimientos de la documentacin de una Entidad, en las etapas de recepcin, identificacin numrica, iniciacin normalizada, registro con destino actualizado, distribucin interna y externa, expedicin y traslado de la misma, con la finalidad de poder informar al pblico y a los propios integrantes de la Organizacin, en todo momento, la oficina donde se hallan radicados los documentos. 1-2 Misin: Entender en la informacin y el control centralizado del movimiento de la documentacin, referente a la gestin documental y administrativa, en las fases de recepcin, identificacin numrica, iniciacin, formacin, normalizacin de destinos, registro con destino actualizado, distribucin, agregacin, desglose, vistas, notificaciones, expedicin y traslado de la misma. 1-3 Funciones: Las que se detallan en el nuevo Reglamento de las Mesas de Entradas y Salidas de la Administracin Pblica Provincial, Decreto N 2056 del 3/6/2008 Cap.II (Ver en la Pgina N 3) . Observaciones generales a considerar, surgidas en el taller: 1) El Cap I del Decr. 2056/08 o nuevo Reglamento de las Mesas de Entradas y Salidas de la Administracin Provincial menciona exclusivamente a las Mesas Generales de Entradas y Salidas y que Cada Ministerio, Secretara (de Estado), Organismo Autrquico y Empresa del Estado organizar la estructura funcional de estas unidades administrativas 2) Existen en funcionamiento en los distintos Organismos de la Provincia Mesas de Entradas y Salidas internas, de subsecretaras, direcciones o departamentos, a quienes, en algunos casos, se les asignan parcialmente las funciones indicadas en el Cap.II Decr.Prov. N 2056/08, de acuerdo a lo dispuesto en cada Organismo o Ente provincial. 3) Mantener siempre el plural en el trmino Entradas cuando se indique Mesa de Entradas o Mesa de Entradas y Salidas o Mesa General de Entradas y Salidas por cuanto en este Servicio el trmino entradas se refiere a las entradas y salidas de los documentos, independientemente de su ubicacin fsica.

2 Funciones Generales de las Mesas de Entradas y Salidas s/Decr.2056/08-Cap.II

Articulo 5: Sern funciones de La Mesa de Entrada: 1) Efectuar la atenci6n al publico, poniendo a disposicin de los usuarios un libro de quejas y los horarios de atenci6n establecidos para la jurisdiccin, 2) Recibir, analizar, clasificar y numerar de acuerdo con el Sistema nico de Seguimiento de Expedientes y otras Actuaciones, y distribuir las presentaciones que reciba de las autoridades nacionales, provinciales o municipales, entidades particulares y publico en general, siempre que por su naturaleza deban tramitarse en la repartici6n a que pertenece La Mesa de Entrada, 3) Registrar en el Sistema nico de Seguimiento de Expedientes y otras Actuaciones toda actuacin administrativa que ingrese o egrese de la jurisdiccin a la cual pertenece La Mesa de Entrada. Asimismo deber mantener actualizado dicho Sistema Informtico respecto de los diferentes movimientos de las actuaciones administrativas. 4) Verificar y realizar, previa autorizacin de autoridad jerrquica superior inmediata, el desglose, agregacin de actuaciones, vistas y notificaciones, en los casos que corresponda, como as tambin las providencias notas y comunicaciones que como consecuencia de ello se originen. 5) Recibir, abrir, clasificar e Iniciar el tramite de la correspondencia dirigida a la jurisdiccin, excepto aquella de cuyo contenido o envoltura se desprenda que esta sujeta a una tramitacin distinta expresamente reglamentada por la autoridad jerrquica superior del organismo. En caso de correspondencia dirigida a un destinatario que presta servicio en la Jurisdiccin, identificado con nombre y apellido, deber registrarse el ingreso y entregarse en forma cerrada. 6) Enviar bajo recibo los libros, folletos y dems material impreso que reciba, a las oficinas encargadas de su clasificacin, distribucin o guarda. 7) Velar por el cumplimiento estricto de las disposiciones vigentes sobre Impuestos de Sellos y comunicar a quien corresponda las infracciones que advierta. 8) Inutilizar valores de reposicin de sellado en presencia de quien los presente o ante el jefe de la mesa de entradas cuando los valores sean recibidos por otra va sin las formalidades sealadas en los formularios. 9) Consultar por la va que corresponda a la Direccin General de Rentas, en los casos de duda sobre la aplicacin del impuesto de sellos y disposiciones complementarias.

10) Retener, con o sin termino, o mandar a archivo la documentacin cuando lo ordene la autoridad competente, previa registracin en el Sistema nico de Seguimiento de Expedientes y otras Actuaciones, del movimiento a realizar. 11) Vigilar, dentro de su competencia, el cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento devolviendo la documentacin y haciendo conocer a quienes corresponda las transgresiones o errores que se adviertan a fin de que sean subsanados. 12) Proporcionar la informacin relacionada con el destino de cada tramite, de acuerdo con lo establecido en el Articulo 20 del presente Reglamento. 3 Produccin Documental Anlisis Documental Una de las fases de la Produccin Documental es la Recepcin Documental, all la Mesa de Entradas tiene un rol muy importante que le detallan tanto el Decr. 2056/08 como el Cdigo de Procedimientos Administrativos Ley 1140 y el Decr. 2015, al darle las pautas del Anlisis Documental que debe efectuar previo a la aceptacin del escrito que le presenta un iniciador, lo mismo si se trata de una Actuacin Simple o un Expediente ya iniciado con pase a la Mesa de Entradas receptora. El Decr. 2056/08 Cap.II Funciones Generales, Punto 2) dice: Recibir, analizar...

Anlisis Documental

En esta etapa de la Gestin Documental se determinan los componentes de un documento administrativo o documento de archivo. La Mesa de Entradas la efecta mediante la observacin y lectura del documento recibido para detectar objetivamente los datos o

elementos de descripcin que lo identifican y le dan la integridad. Corresponde hacer un anlisis del contenido del documento y un anlisis del contexto en el que se inici:

a) Anlisis de contenido: Aqu deber observarse: lugar y fecha, firma y aclaracin, identificacin de la originalidad del documento, si el asunto tratado corresponde a su

jurisdiccin, expresin clara y concreta de lo que peticiona, detalle de adjuntos, foliatura, cantidad de fojas, estructura fsica (Si se trata de escritos de la Adm.Pblica: formato del papel, mrgenes, distribucin de la escritura s/Decr.2015/77), si estn salvadas las enmiendas o tachaduras, si hay expresiones agraviantes, etc.

b) Anlisis del contexto: Membrete, destinatario, datos del iniciador s/Cap.III Art 6 Punto 3) del Decr.2056/08 y representante legal (si lo hubiera) Ley 1140, en el caso de Entidades u Organismos tambin la oficina iniciadora, etc.

El anlisis del contenido y del contexto que efecte la Mesa de Entradas sern fundamentales al momento del registro y de la tramitacin posterior

Continuando con las Funciones Generales del nuevo Reglamento para las M.E., dice...clasificar..., referido a la Formacin de las Actuaciones Administrativas Cap.IV,..se clasificarn en Actuaciones Simples y Expedientes. Es conveniente que la Mesa de Entradas cuente con un listado de los asuntos que habitualmente se tratan en el Organismo o Dependencia de su jurisdiccin donde se determine que asuntos darn lugar a expedientes y cuales a actuaciones simples, tipificando as la iniciacin de los trmites. En los artculos 9 y 10 del Cap.mencionado se encuentran las definiciones de cada uno de estos tipos documentales.

Tanto las Actuaciones Simples como los Expedientes se encuadran dentro de los denominados documentos compuestos o complejos ya que renen distintos tipos de documentos sobre un mismo asunto, pueden ser notas, pases, pruebas, notificaciones, convenios, fotografas, planos, etc., respondiendo a la secuencia de un procedimiento administrativo hasta su decisin final y que forman un todo difcil de separar sin perder identidad.

4 -Recepcin de escritos Estilo de las presentaciones

La Mesa de Entradas aceptar la presentacin de escritos que renan los siguientes recaudos: a) Estar identificados como originales b) Indicacin de: Lugar y fecha c) Sern redactados en...idioma nacional (Ttulo III Decr.PEN.1759/72 t.o.1991) d) En tinta o birome o a mquina o en computadora, e) En forma fcilmente legible, f) Salvndose toda testadura, enmienda o palabras interlineadas,

g) Expresin clara y concreta de lo que peticiona h) Que el asunto tratado corresponda a la jurisdiccin y competencia de la reparticin i) j) Que se hayan cumplido las disposiciones sobre impuesto de sellos (Si correspondiere) Que el recurrente haya aclarado: 1) su nombre y apellido 2) D.N.I.

3) nacionalidad 4) domicilio, en forma clara y precisa, indicando calle y n, o piso, n y letra dpto. 5) N de telfono 6) Direccin de correo electrnico si lo tuviera 7) firma o impresin digito pulgar En el caso de personas jurdicas, ..aclarando: 8) nombre de la misma 9) domicilio legal 10) CUIT, si correspondiere k) Que los escritos de Organismos del Estado tengan un margen izquierdo de 45 mm. Documentos adjuntos o que acompaen a los escritos a) cuando los escritos presentados declaren documentacin adjunta, la misma se encontrar anexada al documento, segn lo declarado. b) Los documentos que se acompaen podrn presentarse en su original, las fotocopias que se adjunten deben estar debidamente autenticadas. c) Los documentos expedidos por autoridad extraa a la jurisdiccin de la Provincia, debern presentarse legalizados. d) Los redactados en idioma extranjero debern ser acompaados con su traduccin correspondiente hecha por traductor autorizado e) Los planos que se presenten, debern ser firmados por profesionales inscriptos en la matrcula ... Observacin: CapIV Art 10 Ley 1140 La autoridad administrativa podr ordenar la tacha de las expresiones que se reputen agraviantes para funcionarios o personas intervinientes, en escritos o informes presentados.

Aclaracin: El presente Subt.4- est basado en el Decr.2056/08 Art 6, (letra perpendicular) y Ley 1140 TA/92 Art 25 y 28, (letra inclinada). Los puntos a) y d) primer parrafo surgen de la realidad actual y el uso de la computadora.

5 - Registro de Entradas y Salidas

a) El Registro de Entradas y Salidas es un documento de gran valor para la localizacin de las actuaciones y expedientes existentes, en trmite o tramitados en la Administracin, ya que en l se asientan los datos esenciales del documento ingresado, su movimiento y un extracto del asunto que trata. Son por lo tanto las evidencias que defienden los derechos de los ciudadanos, tambin documentos. b) El Registro de Entradas debe conservarse en forma permanente en la Administracin. de la Administracin y sus integrantes, reflejados en los

(Ver. Decr. PEN. 1571/81) c) Los expedientes y actuaciones simples que se formen en la Mesa de Entradas con las presentaciones recibidas, se anotarn en el Registro de Entradas del Sistem a nico de Seguimiento... a/Decr,2056/08, con los siguientes datos o elementos de descripcin: 1. Cdigo del Organismo y Dependencia de la M.E receptora (de la presentacin) 2. Nmero nico secuencial del Sistema de Seguimiento 3. Tipo de documento formado: expediente o actuacin simple, 4. Fecha de ingreso en la Mesa de Entradas 5. Nombre y apellido del iniciador, si es un Particular, o Razn social/Oficina iniciadora, si se trata de una Empresa o Institucin privada. 5a. Organismo y Dependencia/Oficina iniciadora, si la presentacin proviene de la Administracin Pblica, 6. Cantidad de fojas 7. Extracto (o sntesis del contenido del documento, destacando lo ms relevante), en este campo se indica tambin si se le asign la clasificacin de secreto o reservado 8. Destino y fecha (dependencia/oficina a la que deriva la M.E. el documento) d) Los Expedientes y Actuaciones simples que ingresen a la Mesa de Entradas y hubieran sido iniciados en otra, sern registrados conservando su numeracin de origen en el Sistema. e) Cuando la Mesa de Entradas recibe Actuaciones Simples o Expedientes ya iniciados, en el Registro se consignan o verifican los siguientes datos: 1. Cdigo del Organismo y Dependencia de la M.E receptora (del documento formado) 2. N nico que ya posee en el Sistema de Seguimiento, 3. Fecha de ingreso en la Mesa de Entradas 4. Datos del Iniciador y fecha de iniciacin 5. Tipo de documento formado 6. Cantidad de fojas 7. Extracto 8. Nuevo destino y fecha

f) En el caso de que la Mesa de Entradas reciba expedientes iniciados en un Organismo o Reparticin Nacional, respetar el nmero asignado en su origen pero le asignar nmero en el Sistema Provincial para su seguimiento en las dependencias de la Provincia. En el expediente se colocar el nuevo nmero, al lado del nmero de origen de la reparticin nacional. g) El Registro de Entradas y Salidas s/sistema informtico Decr.2056/08, puede ser compatible con los registros de los sistemas informticos vigentes en otros Entes Provinciales. h) los ciudadanos tienen: Derecho a acceder a los registroscon las limitaciones legalmente establecidas s/Decr.Prov.N 4733/2000 y Decr.PEN N 229/2000 Art 3 Inc.g) 6 Distribucin de la documentacin Remito Interno y Remito Externo

a) Cuando la Mesa de Entradas distribuye o entrega documentacin bajo constancia de firma, proporcionar al receptor que firm, una copia del detalle de lo entregado y recibido. El receptor debe contar con el comprobante (duplicado) del acto administrativo de entrega y recepcin realizado, mediante el cual, la Mesa de Entradas se desvincula de la responsabilidad sobre los documentos entregados y el receptor asume la responsabilidad de tramitar los mismos.

b) Para la distribucin, entrega y envo de la documentacin en forma interna, la Mesa de Entradas utilizar exclusivamente el formulario de Remito Interno que puede proporcionar el sistema computarizado (en programacin) y rene por oficina destinataria los datos de los documentos ingresados diariamente, a distribuir. Dicho formulario numerado y con los datos de N nico, Iniciador, Extracto/Asunto y Cantidad de Fojas, individualiza por oficina o rea receptora, la nica (que pueden ser dos al inicio del sistema y por un perodo de prueba) entrega diaria de documentacin a cada oficina, que efecta la Mesa de Entradas. Slo se efectuar ms de una entrega diaria cuando se haya recibido en la Mesa de Entradas, fuera del horario habitual de distribucin, documentacin a tramitar que la Autoridad del Organismo o Reparticin haya identificado con carcter de urgente o muy urgente y cuente con el sello respectivo.

c) El Remito Interno se confecciona en original, duplicado y triplicado, que se tramitan de la siguiente manera: el triplicado queda en poder de la Mesa de Entradas emisora desde su

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confeccin; el original y el duplicado acompaan a la documentacin que se enva; el receptor de la documentacin conforma bajo firma el original del Remito, devolvindolo a la Mesa de Entradas emisora y reteniendo para su control y archivo el duplicado. Cuando la Mesa de Entradas recibe en devolucin el original del Remito firmado para su control y archivo, puede destruir el triplicado del mismo. d) Para la entrega de documentacin en mano en forma externa, se utilizar el formulario de Remito Externo, cuyo modelo puede proporcionar el sistema computarizado. Dicho formulario se confecciona tambin en original, duplicado y triplicado; el duplicado se entrega al receptor, el original se hace firmar por el receptor y retorna a la Mesa de Entradas para su control y archivo, pudiendo en esta instancia destruir el triplicado en su poder..

e) Queda prohibido entregar a los propios interesados los asuntos, para ser tramitados personalmente por ellos. (Decr.Prov.2056/08 Cap.XII Art 42 Inc. c) . f) La Mesa de Entradas debe desechar el uso del cuaderno para distribuir la documentacin ya que no responde a un trmite administrativo correcto, por cuanto al receptor no le queda constancia de la responsabilidad asumida con firma y fecha, provocando constantes consultas a la M.E. emisora, por ser la nica poseedora de los datos, tampoco es administrativamente correcto que las anotaciones del cuaderno, salgan fuera de la M_E. circulando por distintas oficinas y sin que en ese lapso quede nada de ellas en la M.E.

g) Los Remitos originales se archivarn en la Mesa de Entradas, en biblioratos y en orden correlativo, cronolgico, numrico, de abajo hacia arriba, con un rtulo que contenga los siguientes datos: Productor, Fondo y Subfondo documental si lo hubiera, Mesa de Entradas, Fechas extremas contenidas, Tipo Documental: Remitos Internos o Remitos Externos,

numeraciones que incluye, carcter de originalidad y signatura topogrfica de cada bibliorato.(Norma de descripcin archivstica ISAD (G) (Ver en hojas siguientes modelos de remitos y de rtulo para los biblioratos-archivo de remitos).

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Borrador-modelo del formulario para envos internos Entidad Productora (Membrete) REMITO INTERNO N...........

FECHA:..../...../.... __________________________________________________________________________ LOCALIDAD (oficina que enva) DE: ................................................................................ (oficina receptora A:.................................................................................... TIPO DOC. NMERO

---------------------------------------

INICIADOR

ASUNTO

CANT. CARACT. FOJAS ORIG.

.................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... (al final de la hoja): FIRMA DEL RECEPTOR Y ACLARACIN

Borrador-modelo del formulario para envos externos Entidad Productora (Membrete)

REMITO EXTERNO N................ FECHA: ..../..../....

__Oficina Productora:..................................... Localidad:

REMITE A:......................................................................Localidad: ............................. ________________________________________________________________________ TIPO CANT. CARACT. INICIADOR DOC. NMERO A S U N T O FOJAS ORIG. .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... (al final de la hoja): FIRMA DEL RECEPTOR Y ACLARACIN

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MODELO DE RTULO PARA ARCHIVO DE REMITOS

M DE ECONOMA, PRODUCCIN Y EMPLEO

PRODUCTOR FONDO DOCUMENTAL

SUBFONDO DOCUMENTAL SUBSUBFONDO DOCUMENTAL

SECRETARA GENERAL

MESA DE ENTRADAS
***************************

AOS 2008-2009
***************************

FECHAS EXTREMAS

REMITOS INTERNOS EMITIDOS

ORIGINAL

SERIE DOCUMENTAL

CARCTER DE ORIGINALIDAD

N 1

SIGNATURA TOPOGRFICA

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7 - Sellos

Los sellos tienen como funcin identificar el Organismo o funcionario que emite el acto administrativo o el tipo de documento y la numeracin o la accin que se produce y la fecha o el carcter de originalidad, etc.; y al mismo tiempo avalar la legitimidad de los documentos. El apartado SELLOS del Decr. 2015/ 77 dice: Las caractersticas, uso y colocacin de los sellos se ajustarn a las siguientes prescripciones: Este decreto normaliza las medidas en centmetros de cada sello, la leyenda o texto para cada uno, el uso para el que se ha autorizado y lugar del documento donde se colocar. No obstante lo anterior existen en la Administracin una gran variedad de sellos diferentes y de distintas medidas para el mismo uso, como es el caso del sello de Entrada y Salida . El llamado sello redondo u ovalado en uso en n/provincia, ha sido desestimado tanto en la Adm. Nac, como en otras provincias, por ser innecesario en la doc. oficial (ya identificada con el membrete, sello aclaratorio del funcionario firmante o en el de: a: si es documentacin interna), dando lugar adems a un uso arbitrario para hacer oficiales papeles que no lo son. Sellos normalizados y autorizados por decr. prov. 2015/77

ACLARATORIO DE FIRMA ANULADO ES COPIA DE ENTRADA Y SALIDA ERROSE ESCALERA FECHADOR FOLIADOR NUMERADOR p/Leyes, Decretos, Resoluciones, Disposiciones RESERVADO SECRETO URGENTE MUY URGENTE

Sellos cuya autorizacin y normalizacin es necesaria: ORIGINAL (Para identificar presentaciones confeccionadas en computadora) N UNICO P/EXPEDIENTES Y ACTUACIONES SIMPLES

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8 -Uso correcto de los tipos documentales ms comunes en el Estado A los efectos del uso correcto del tipo documental que corresponde a cada caso o asunto, se pueden considerar las definiciones dadas en el Decr.PEN N 333/85, que se sintetizan en el cuadro a continuacin. El uso incorrecto de los tipos documentales provoca: el aumento innecesario del volumen documental (p.e. cuando se utilizan tipos documentales de conservacin permanente para asuntos de menor importancia) o dificultad para la localizacin y aplicacin de

procedimientos o instrucciones (pe. cuando se envan instrucciones de vigencia prolongada por medio de notas mltiples y no de Circulares) o el uso generalizado de los memos que han sido creados en la Administracin Pblica para usarlos como recordatorios y ayuda memoria de asuntos ya iniciados o vigentes y no para la toma de decisiones, aplicacin de sanciones, etc.

Tipo documental NOTA MLTIPLE

Cuando corresponde usarlo y/o conservacin ...dirigida a distintos destinatarios para comunicar o informar un asunto de cumplimiento transitorio, no para directivas o instrucciones a cumplir reiterada y/o peridicamente

CIRCULAR

...dirigida a varios destinatarios para comunicar una directiva, instruccin o procedimiento que tendr vigencia prolongada o por tiempo indeterminado

MEMORANDO O MEMO

... para comunicar ......referentes a asuntos en trmite... ... sirve de ayuda memoria.

EXPEDIENTE

..., cuyo estudio y resolucin requieran un trmite prolongado o complejo (Decr.Prov. N 2056/08)

ACTUACIN SIMPLE

... todo escrito de carcter administrativo... cuyo conocimiento estudio o resolucin requiera un trmite breve, interno o de rutina.(Decr.Prov.2056/08)

RESOLUCIN

Medida (decisin) que toman los Ministros....

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Los originales debern ser conservados en forma permanente.(Decr.PEN. 1571/81) DISPOSICIN Decisin emanada de una autoridad adm.no superior... Los originales debern ser guardados en forma permanente. (Decr.PEN. 1571/81) REGISTRO DE ENTRADAS Ser conservado en forma permanente (Decr.PEN. 1571/81) Es muy conveniente su puesta en uso para todos los trmites repetitivos p.e. los contables, del personal y de atencin al pblico.

FORMULARIO

9 Archivo de la documentacin administrativa.

1) Las Mesas de Entradas

considerarn que la misin principal del servicio que debe

brindar un archivo, es la de asegurar rpido acceso a los documentos con valor que afectan y fundamentan los derechos y obligaciones de los ciudadanos, de los integrantes de la Organizacin y del propio Estado. 2) Para ello, los documentos deben archivarse y conservarse en perfectas condiciones de higiene, comodidad y seguridad, protegidos, a la vez, de los agentes climticos y otros agentes internos y externos que pudieran daarlos. 3) Todo archivo deber organizar (clasificar y ordenar) sus documentos, respetando los principios archivsticos universales llamados de: a) 1er.Principio: Principio de procedencia o de respeto a los fondos. De acuerdo a este principio debe respetarse la clasificacin habitual y sistemtica (natural, dicen algunos especialistas en archivos) dada en todas las Entidades, que separan o

dividen los documentos de acuerdo a las divisiones de su estructura orgnica, y dentro de cada divisin orgnica, en distintas series documentales, coincidentes con cada funcin asignada. Las series documentales a formar con la documentacin propia del funcionamiento y las funciones asignadas a la Mesa de Entradas, se harn integrando y separando la documentacin por cada tipo documental y actividad, p.e. una serie con todos los Remitos Internos Emitidos, otra serie con los Recibidos, otra serie con todos los Remitos Externos Emitidos y otra con los Recibidos, otra serie con el Registro de Entradas, etc.

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b) 2 Principio: Principio de respeto al orden original o natural. Segn este principio debe respetarse el orden interno dado a cada serie documental, en la oficina de origen, en el caso de los documentos simples o piezas documentales, generalmente ser el orden cronolgico, numrico, correlativo, lo mismo que en los expedientes. En los otros documentos compuestos, como los legajos, rendiciones de gastos, etc., se respetar el orden procedimental que ha sido normado en cada Organizacin. 4) Tabla de Plazos Mnimos de Conservacin a) El Registro de Entradas se conservar en forma permanente. b) Los formularios denominados: Remitos Internos, Remitos Externosy Registro de Expedicin de Correspondencia se conservarn durante dos (2) aos calendarios. c) Previo a la destruccin de los formularios indicados en b) deber reservarse una muestra mensual de los mismos, la que se conservar en forma permanente . d) Los documentos dispositivos comunes: Leyes, Decretos, Resoluciones y Disposiciones se conservarn en su original en forma permanente (Fuente base Decr. PEN N 1571/81) e) Los expedientes tienen distintos plazos de conservacin de acuerdo al asunto que tratan, Ver Decr. Prov. N 1687/78 - Art 6 y 7(del que es necesaria una revisin y ampliacin) f) Las Hojas de Ruta se conservarn hasta el ingreso del documento al Archivo Central. Archivo de las actuaciones administrativas s/Decr.2056-Cap. XII Art 43 Los directores o personal de jerarqua equivalente, son los nicos autorizados para disponer el archivo de los Expedientes o Actuaciones Simples una vez terminado su trmite. La Mesa de Entradas deber verificar el registro en el Sistema nico de Seguimiento de Expedientes y Otras Actuaciones de todo Expediente o Actuacin Simple que haya sido autorizada para su archivo

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Fuentes consultadas

Normas de la Provincia del Chaco Decr.2056/08 Reglamento para las Mesas de Entradas y Salidas Ley N ll40/72 Cdigo de Procedimientos Administrativoa Decr. N 1687/78 Reglamento de Plazos de Conservacin de los Documentos Decr. N 2015/77 Normas para la redaccin y diligenciamiento de la documentacin administrativa Decr.4733/2000 que adhiere al Decr. PEN. 229/2000 Normas Nacionales Decr.N 759/66 Reglamento para las Mesas de Entradas, Salidas y Archivo Decr.N 1571/81 o Tabla de Plazos Mnimos de Conservacin de Documentos..y Anexos Decr. N 229/2000 Carta Compromiso con el Ciudadano Decr. N 333/85 Normas para la elaboracin, redaccin y diligenciamiento de los proyectos de actos y documentacin administrativa Decr. N 1759/72 (t.o.1991) o Reglamentacin de la Ley Nac.de Procedimientos Adm. Reglamentos para las Mesas de Entradas y Codigos de procedimientos adm. Prov. de: Crdoba, Misiones, Buenos Aires, San Juan, Jujuy y Santa Fe.

Bibliografa 1. EMILIANI, Jorge R. El Expediente Administrativo; Reimpr. Crdoba, CIDA. 1985 2. TORREBLANCA LOPEZ y C.Mendo Carmona. Documento y Archivo de Gestin. Estructura del Expediente Administrativo, Carmona (Espaa), SyC.Ediciones Univ.Internac.Menndez Pelayo 1994. 3. CRUZ MUNDET, Jos R. Manual de Archivstica. Mardrid (Espaa), Fundac.Germn Sanchez Ruiperez, 1994. y otros.. 4. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica General. 5 Ed. Sevilla, 1991 5. CARLUCCI CONSTANZI, Susana y otros. Mdulo a distancia-Capacitacin en Gestin Administrativa. Buenos Aires. INAP, 1995 6 TANODI, Aurelio. Temas Archivsticos-Reedicin de Algunos Trabajos. CIDA, Crdoba 7 Idem autor: Descripcin y Catalogacin. Santiago (Chile), UNESCO, 1982.

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