Manual Gastos Reembolsables Corporación de Servicios GDC

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

GASTOS REEMBOLSABLES
PG VERSIN FECHA CDIGO
1 I MAR-2012 MNYP-GAF-GAF-01
Realizado por:
Unidad de Organizacin Revisado por: y Mtodos
Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Lic. Marcos Garca. Gte. Admn y Finanzas
Aprobado por:
Ing. Nora Delgado Presidenta

GASTOS REEMBOLSABLES HOJA DE CERTIFICACION DEL MANUAL
TITULO MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LOS GASTOS REEMBOLSABLES VERSIN: I Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacin por parte de las autoridades correspondientes DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA
ELABORACION
REVISION
APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA NOMBRE DEL REPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA
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GASTOS REEMBOLSABLES HOJA DE VIDA DEL MANUAL
PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUIDO O ELIMINADO DESCRIPCION DEL CAMBIO
CAUSA
AUTORIZADO POR
FECHA
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GASTOS REEMBOLSABLES INDICE GENERAL
DESCRIPCIN
Hoja de Certificacin Manual Hoja de Vida del Manual ndice general Introduccin Objetivos del Manual Unidades que Intervienen Instrucciones de uso Base Legal Normas Generales Descripcin del Proceso N1: Ejecucin de Gastos Reembolsables Formularios Flujogramas Glosario
PAG.
2 3 4 5 5 6 6 7 8-10 11-14 15-17 18-21 22-23
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GASTOS REEMBOLSABLES INTRODUCCIN
La ejecucin de los distintos objetivos y tareas de la Corporacin, requiere de toma de decisiones rpidas y efectivas. Para salvaguardar el desempeo de misiones de gran importancia operativa, se ha instrumentado la posibilidad de los gastos reembolsables. Estos se originan con la autorizacin que se le otorga a uno o ms Funcionarios para cancelar de su propio peculio la o las facturas correspondientes a gastos no previstos o urgentes, cuyos montos le sern reembolsados en apego a la normativa y procesos aqu establecidos. Queda expresamente indicado que estos reembolsos son de carcter excepcional. El presente manual tiene como objetivo exponer normas y procedimientos que regulen el proceso del manejo de Gastos Reembolsables a los Funcionarios (as) autorizados por parte de la Corporacin de Servicios, a fines de orientar, fortalecer y proporcionar con exactitud, legalidad y veracidad de los trmites de pagos atendidos a travs de este recurso, amparndose en las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. Queda bajo la responsabilidad de las unidades administrativas el cumplimiento de las normas y procedimientos indicados, as como tambin vigilar por su ejecucin y continua actualizacin.
Objetivos: Proporcionar una herramienta que permita establecer parmetros necesarios para ejecutar en forma adecuada y sencilla el proceso de los gastos reembolsables con el objeto de controlar la asignacin de recursos a Funcionarios y Funcionarias de la Corporacin de Servicios. Unificar los procesos inherentes a Gastos Reembolsables, garantizando el cumplimiento de las leyes y dems normativas. Alcance: El presente manual es de obligatorio cumplimiento por todas las dependencias de La Corporacin, con especial atencin a aquellas Unidades y/o Gerencias que sean responsables de administrar fondos de caja chica.
Realizado por: Unidad de Organizacin Revisado por: y Mtodos Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Lic. Marcos Garca. Gte. Admn y Finanzas Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta
OBJETIVOS Y ALCANCE DEL MANUAL

GASTOS REEMBOLSABLES UNIDADES QUE INTERVIENEN
Presidencia Gerencias solicitantes Gerencia de Administracin y Finanzas. Unidad de Tributos y Pagos. Unidad de Tesorera. Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
INSTRUCCIONES DE USO
El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario puede encontrar una informacin clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen en el procedimiento, sobre las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo del mismo hasta el nivel de detalle. A los fines del presente Manual, la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S. A., ser denominada: La Corporacin. Cualquier duda acerca del contenido de este Manual podr consultarse a la Unidad de Organizacin y Mtodos adscrita a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto. Este Manual, podr ser modificado siguiendo las instrucciones que se encuentran en el Manual de Normas y Procedimientos de la elaboracin de manuales de normas y procedimientos de La Corporacin.
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GASTOS REEMBOLSABLES BASE LEGAL
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial N 36.860 de fecha 30-12-1999. Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Gaceta Oficial N 37.305 de fecha 17-10-2001. Ley Contra la Corrupcin. Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.437 de fecha 07-04-2003. Reglamento N 01 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Sobre el Sistema Presupuestario. Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.781 de fecha 12-08-2005. Cdigo de Conducta de los Servidores Pblicos. Gaceta Oficial N 36.496 de fecha 15-07-1998. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N39.147 de fecha 26 de marzo de 2009. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001. Decreto 6.265 con Rango y Fuerza de Ley Sobre Simplificacin de Trmites Administrativos publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.891(Extraordinario) de fecha 31 de julio de 2008. Decreto N 6.649. Instructivo Presidencial para la eliminacin del gasto suntuario o superfluo en el Sector Pblico Nacional, publicado en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.146 de fecha 25 de marzo de 2009. Providencia Administrativa N 0257 de fecha 19 de agosto de 2008, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria, (SENIAT). Providencia Administrativa del SENIAT, mediante la cual se designan a los Entes Pblicos como Agentes de Retencin del Impuesto al Valor Agregado, publicada en Gaceta Oficial 38.136 de fecha 28 de febrero de Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos. Ministerio de Economa y Finanzas, Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE). Vigente en el ejercicio econmico financiero.
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GASTOS REEMBOLSABLES NORMAS GENERALES
La Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., autorizar, a travs de su Presidencia, el reembolso por el pago de facturas canceladas por las Gerencia y/o Unidades, con recursos del propio peculio de los Funcionarios (as), slo en casos excepcionales, de estricta emergencia y de acuerdo a la normativa aprobada. El monto total del reembolso no podr exceder de cien (100) Unidades Tributarias (UT). Las variaciones de los montos mximos para los Gastos Reembolsables sern autorizados por la Presidenta o el Presidente de la Corporacin y/o por los miembros de la Junta Directiva. Los Gastos Reembolsables solo podrn generarse para cubrir Gastos de Funcionamiento (Partida 4.02) y de Servicios (Partida 4.03), slo en casos excepcionales y que no puedan ser cubiertos por los Fondos de Caja Chica. Antes de proceder a sufragar gastos de recursos propios, el funcionario o funcionaria debe estar debidamente autorizado por su superior inmediato o Gerente, segn sea el caso, y debe conocer las normas y los procedimientos a seguir para Gastos Reembolsables. El Supervisor inmediato velar porque los Funcionarios a su cargo conozcan en detalle las normas y procedimientos de Gastos Reembolsables. Las Gerencias y/o Unidades solicitantes presentarn ante la Gerencia de Administracin y Finanzas Formato de Gastos Reembolsables donde se justifican y autorizan por el supervisor inmediato reintegros y sern corresponsables por los errores que puedan existir en la documentacin que impide el reembolso. La Gerencia de Administracin y Finanzas evaluar la solicitud, solicitando los soportes adicionales que considere convenientes a la Gerencia y/o Unidad Solicitante. La Gerencia de Planificacin y Presupuesto realizar el o los Apartado (s) Presupuestario (s) que corresponda(n), en cumplimiento de esta normativa.

A los fines de controlar las solicitudes los Gastos Reembolsables aprobados, a cada trmite se le asignar una nomenclatura compuesta por cuatro tems que identifican la ubicacin administrativa de la misma. Ej. GAF-2011-GR-01, significa que es Gerencia de Administracin y Finanzas, del ejercicio fiscal 2011, las iniciales del proceso: Gastos Reembolsables (GR) y nmero correlativo de solicitud nmero uno (01). Se actualizar al inicio de cada ejercicio fiscal, con el cambio del ao y el inicio del correlativo con el N 01. Todo Gasto Reembolsable debe estar soportado por el original de la (s) factura (as), Formulario de Gastos Reembolsables, Copia de la Cdula de Identidad del Beneficiario y Hoja de Ruta. La Unidad de Auditora Interna podr auditar todos los procedimientos de Reembolsos que considere conveniente. Las Facturas originales que se presenten debern tener las siguientes caractersticas: 1-. Factura legal, segn normativa del SENIAT, 2-. Debe estar a nombre de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., 3-. Debe contener el Registro de Informacin Fiscal (RIF) de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., 4-.Fecha actualizada al momento de presentar la factura, 5-. Direccin de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., 6-. Telfono de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., 7-. Monto total legible, 8-. Debe especificar claramente el concepto del gasto, 7-. Especificacin del monto del IVA, discriminado segn la alcuota indicando el porcentaje. No se aceptarn reintegros despus de 20 das hbiles a partir de la emisin de la fecha de la factura. Queda terminantemente prohibida la utilizacin de Gastos Reembolsables, para los siguientes fines: a) Hacer adelantos a proveedores o contratistas a cuenta de entregas de futuras. b) Licores y/o cigarrillos. c) Usufructo personal y/o prestamos d) Partida Presupuestaria correspondiente a Gastos de Personal. (Partida 401) Las Gerencias o Unidades slo podrn realizar un (1) proceso de Gastos Reembolsables al mes, para realizar dos (2) o ms procesos tendr que ser autorizado por la presidencia. El fraccionamiento de los gastos y/o facturas queda expresamente prohibido.

Formularios: N DE FORMULARIO F.GAF-GR-01 F.GAF-GR-02
DESCRIPCIN FORMULARIO GASTOS REEMBOLSABLES HOJA DE RUTA
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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO N1: EJECUCIN DE GASTOS REEMBOLSABLES

RESPONSABLE ACCIN Determina necesidad de Gastos Reembolsables segn normativa. Llena el formulario de Gastos Reembolsables. (Ver Formulario N F.GAF-GR-01). Anexa la (s) factura (s) originales, de ser pequeas se pegarn en hojas tamao carta. De ser necesario alguna aclaratoria adicional, podr realizarse en las hojas donde se pegan las facturas. Firma y sella el Formulario. Firma y sella cada una de las facturas evitando que no se cubran datos bsicos. Anexa Hoja de Ruta. Remite a Gerencia de Administracin y Finanzas. Recibe el Formulario de solicitud de Gastos Reembolsables con sus anexos. Registra entrada en Hoja de Ruta. (Puede usar libro o realizar memorndum para dejar constancia de recibido). Revisa el Formulario de solicitud y sus anexos. GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS No hay conformidad: Anota observacin en la hoja de ruta y remite a la Unidad Administrativa Solicitante para que sea subsanado el problema. - Si hay conformidad : Suscribe, sella y firma el Formulario de solicitud, en la casilla correspondiente. Anota y firma en la hoja de ruta el procedimiento realizado. Remite a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto.
UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
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GERENCIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO
Recibe expediente de Gastos Reembolsables. Registra entrada en hoja de ruta. Revisa el Formulario de solicitud de Gastos Reembolsables y sus anexos. -No hay conformidad: Anota observacin en la hoja de ruta y remite a la Unidad Administrativa Solicitante para que sea subsanado el problema. - Si hay conformidad : Realiza asignacin de partida (s) y cuenta (s) presupuestaria (as)0020de cada gasto. Llena el Formulario de Resumen por Partidas. Realiza el Compromiso Presupuestario. Firman y sellan documentos, el analista y el Gerente donde consta la previsin solicitada Registra la accin en hoja de ruta y enva a Tributos y Pagos. Recibe expediente de solicitud de Gastos Reembolsables. Registra entrada en Hoja de Ruta. Verifica que el expediente tenga todos los recaudos. Realiza la Orden de Pago. Firma y sella Orden de Pago, el analista y el Jefe de Unidad. Registra salida en hoja de ruta. Remite a Tesorera. Recibe expediente de Gastos Reembolsables. Registra entrada en Hoja de Ruta. Elabora cheque por el monto indicado a nombre de la persona autorizada. Relaciona en libro Control de Salida y Entrada de Cheque. El Analista de Tesorera elabora dos ejemplares de Comprobante de Pago. Firma y sella los dos ejemplares de Comprobante de Pago, el analista y Jefe de Unidad. Registra entrada en hoja de ruta. Remite : Una copia a Contralora Interna.
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UNIDAD DE TRIBUTOS Y PAGOS
UNIDAD DE TESORERA
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Una copia a Contabilidad. Una copia a Gerencia de Administracin y Finanzas. Archiva el expediente. Registra salida en hoja de ruta. Remite a Gerencia de Administracin y Finanzas.
Registra entrada en Hoja de Ruta. Revisa monto, fecha y titularidad del cheque. Firma y sella Cheque y los dos ejemplares de Comprobante de Pago. Registra salida en hoja de ruta. Remite a Presidencia. Registra entrada en Hoja de Ruta. Verifica el expediente de Gastos Reembolsables. Firma cheque. Registra salida en hoja de ruta. Remite a la Gerencia de Administracin y Finanzas. Registra entrada en Hoja de Ruta. Recibe expediente de Gastos Reembolsables. Registra salida en hoja de ruta. Enva a Tesorera expediente de Gastos Reembolsables. Registra entrada en Hoja de Ruta. Recibe expediente de Gastos Reembolsables. Relaciona en el libro Control de Salida y Entrada de Cheques. Registra salida en hoja de ruta.
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PRESIDENCIA
TESORERA
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Saca copia al cheque y lo guarda en carpeta Caja Chica y Reembolso para pago. Recibe cheque. Llena datos del Formulario de Comprobante de Pago. Procede al cobro del mismo. FIN DEL PROCESO
UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
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FORMULARIOS
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FORMULARIO GASTOS REEMBOLSABLES
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HOJA DE RUTA
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FLUJOGRAMAS
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FLUJOGRAMA EJECUCIN DE GASTOS REEMBOLSABLES 1/3
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GLOSARIO
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Cheque: es un papel comercial privado que contiene una orden de pago que se le da a una institucin bancaria y a la vez una promesa unilateral de pago dirigida al beneficiario del cheque. Compromiso presupuestario: es aquella obligacin que asume la Administracin con terceros, en un determinado perodo, de pagar una suma de dinero, imputable, por su monto y concepto, al presupuesto de ese mismo perodo. Factura: es el documento o recibo entregado por el vendedor al comprador, como prueba de que ste ha adquirido una mercanca determinada o recibido un servicio a un precio dado, y que representa, por lo tanto, un derecho de cobro a favor del vendedor. Formulario: es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones. Flujograma: es una representacin grfica de la secuencia de actividades de un proceso Gastos: son las erogaciones efectuadas con motivo de las operaciones de administracin, produccin, distribucin y venta de una empresa u organizacin. Hoja de Ruta: es un documento diseado para efectuar el seguimiento evaluacin y control de las diferentes operaciones o procedimientos (ingresos, contratos, ventas, pago de facturas, produccin, etc.,), realizadas en una o varias dependencias, relacionando las reas y los funcionarios participantes, el tiempo del trmite respectivo y las recomendaciones y observaciones realizadas al mismo.
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