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COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO

COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO


COMO FAZER VOL. 8

COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO Geraldo Alckmin GOVERNADOR SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA Marcos Mendona SECRETRIO DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS Marilda Suyama Tegg DIRETORA DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO Fausto Couto Sobrinho DIRETOR IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO Srgio Kobayashi DIRETOR PRESIDENTE Luiz Carlos Frigerio DIRETOR VICE-PRESIDENTE Carlos Nicolaewsky DIRETOR INDUSTRIAL Richard Vainberg DIRETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO CEETEPS CENTRO ESTADUAL DE EDUCAO TECNOLGICA PAULA SOUZA Prof. Marcos Antnio Monteiro DIRETOR-SUPERINTENDENTE Prof. Laura Lagan CHEFE DE GABINETE

HELOSA LIBERALLI BELLOTTO

COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO


COMO FAZER VOL. 8

Arquivo do Estado de So Paulo R. Voluntrios da Ptria, 596 Santana CEP: 02010-000 So Paulo SP Fone/Fax: (11) 6221-4785 www.arquivoestado.sp.gov.br arquivoestado@sp.gov.br

Imprensa Oficial do Estado Rua da Mooca, 1.921 Mooca 03103-902 So Paulo SP Tel.: (11) 6099-9800 Fax: (11) 6692-3503 www.imprensaoficial.com.br divulgacaoeditoriais@imprensaoficial.com.br SAC 0800-123 401

Foi feito o depsito legal na Biblioteca Nacional (Lei n. 1825, de 20/12/1997)

ARQUIVO DO ESTADO/IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO SO PAULO 2002

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ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO Coordenao editorial LAURO VILA PEREIRA MARIZA ROMERO Editora responsvel JULIANA PADUA MELO ALKMIN Assistente editorial FERNANDO F. DE SOUSA LIMA Reviso dos textos ADRIANA DE MATOS ALEXANDRE MICHELLIN TRISTO Capa FERNANDO F. DE SOUSA LIMA Diagramao PAULO F. M. DE BORGIA Criao de arte TEREZA REGINA CORDIDO ARQ/SP ASSOCIAO DE ARQUIVISTAS DE SO PAULO Diretora ANA MARIA DE ALMEIDA CAMARGO Vice-Diretora SILVANA GOULART FRANA GUIMARES Secretria RITA DE CSSIA MARTINEZ LO SCHIAVO Tesoureiro JOO MARTINS RODRIGUES NETO Coordenadora de cursos IEDA PIMENTA BERNARDES

SUMRIO
APRESENTAO SOBRE O AUTOR INTODUO O QUE DIPLOMTICA ORIGEM DA DIPLOMTICA O OBJETO DA DIPLOMTICA O QUE TIPOLOGIA DOCUMENTAL A METODOLOGIA
Fotolito, impresso e acabamento IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

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GNESE DOCUMENTAL COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA AS ESPECIES DOCUMENTAIS

Co-edio ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO Apoio Tcnico: CEETEPS - Centro Estadual de Educao Tecnolgica Paula Souza Governo do Estado de So Paulo
FICHA CATALOGRFICA ELABORADA POR IZOLINA MARIA JUNQUEIRA DE ASSIS -CRB-8 n. 2971
B386C BELLOTTO, HELOSA LIBERALLI COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO / HELOSA LIBERALLI BELLOTTO. - SO PAULO : ARQUIVO DO ESTADO, IMPRENSA OFICIAL, 2002. 120 P. (PROJETO COMO FAZER, 8). BIBLIOGRAFIA P. 111 ISBN: 85-86726-46-X (ARQUIVO DO ESTADO) 85-7060-133-6 (IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO) 1. ANLISE DIPLOMTICA DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 2. ANLISE TIPOLGICA DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 3. ARQUIVSTICA 4. CINCIAS DOCUMENTRIAS. I. TTULO. II. SRIE. CDD 025.129 CDU 930.253

OS TIPOS DOCUMENTAIS COMO FAZER ANLISE TIPOLGICA TRADIO DOCUMENTAL BIBLIOGRAFIA DOCUMENTADA

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APRESENTAO
O Arquivo do Estado de So Paulo tem sob a sua tutela um rico acervo e um grupo tcnico capacitado para o desenvolvimento de suas atividades, o que lhe permite assumir o papel de relevo que lhe cabe historicamente na administrao pblica e entre os seus congneres. Este carter da instituio manifesta-se, entre outros aspectos, pela ampliao da gama de servios prestados na rea cultural, dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentos de pesquisa e de manuais tcnicos que auxiliem no processo de formao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos. O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a Imprensa Oficial e a Associao de Arquivistas de So Paulo ARQ/SP. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de um extenso programa de publicaes e a segunda tem resultado numa assessoria permanente - tanto formal, quanto informal - na rea da Arquivstica, eis que a ARQ/SP congrega especialistas de renome internacional nesse campo de atuao. A presente publicao , pois, o resultado do esforo conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer. Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos do dia-a-dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de outras publicaes, sempre de autoria de professores com larga experincia na organizao de arquivos. A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo relacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique, em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado. Dr. Fausto Couto Sobrinho Diretor do Arquivo do Estado

SOBRE O AUTOR

Helosa Liberalli Bellotto licenciada e doutora em Histria (USP), bacharel em Biblioteconomia (FESP) e especialista em Arquivstica (Escuela de Documentalistas, Espanha). Professora do Curso de Ps-Graduao em Histria Social da FFLCH/USP, do Curso de Especializao em Organizao de Arquivos do IEB-ECA/ USP e da Maestria de Gestin Documental y Administracin de Archivos da Universidad Internacional de Andaluzia, Espanha. Foi professora de histria da UNESP (Campus de Assis) e dos cursos de Arquivologia da UnB, Braslia, e na UNIRIO, Rio de Janeiro. consultora dos Sistemas de Arquivo do Estado de So Paulo SAESP, da USP (SAUSP) e do Projeto Resgate de Documentao Histrica do Ministrio da Cultura do Brasil junto aos arquivos portugueses. Autora de Arquivos permanente: tratamento documental e co-autora do Dicionrio de Terminologia Arquivstica, alm de outros trabalhos nas reas de Histria do Brasil e da Arquivstica.

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INTRODUO

O QUE DIPLOMTICA

O aprendizado sistemtico da anlise diplomtica e da anlise tipolgica recente entre ns. Apenas alguns cursos de graduao em Arquivologia e de especializao em organizao de arquivos incluem, em seus currculos, a disciplina Diplomtica e/ou Tipologia Documental. Em seus programas cabem o ensino/aprendizado/ prtica da anlise ou crtica diplomtica das espcies documentais e o estudo das diferentes tipologias. A experincia e a aplicao emanadas dos resultados desses estudos tm se mostrado promissoras, quanto ao maior entendimento que os estudantes passam a ter da estrutura e da natureza dos documentos arquivsticos, entendimento esse que lhes ser til nos mais variados momentos de suas futuras funes nos arquivos. Por outro lado, por parte dos profissionais de mais longa data, a compreenso da crtica diplomtica/tipolgica, quando aplicada aos processos de avaliao, classificao e descrio, tem se mostrado, nos casos em que tem ocorrido, no Brasil e no exterior, altamente eficiente. As anlises diplomtica e tipolgica so aplicaes prticas dos estudos tericos e metodolgicos da Diplomtica e da Tipologia Documental, reas das cincias documentrias que se concentram, respectivamente, no estudo formal do documento diplomtico, quando considerado individualmente, e no estudo de suas relaes com o contexto orgnico de sua produo e de atuao dos enunciados do seu contedo, quando considerados dentro dos conjuntos lgicos denominados sries arquivsticas.

A Diplomtica, por definio, ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de origem governamental e/ou notarial. Trata, portanto, dos documentos que, emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras (como o caso dos notrios), so submetidos, para efeito de validade, sistematizao imposta pelo Direito. Tornam-se esses documentos, por isso mesmo, eivados de f pblica , que lhes garante a legitimidade de disposio e a obrigatoriedade da imposio, bem como a utilizao no meio sociopoltico regido por aquele mesmo Direito. Assim sendo, no possvel dissociar a diagramao e a construo material do documento do seu contexto jurdico-administrativo de gnese, produo e aplicao. Nesse sentido, preciso acrescentar algo ao quadro simplista e redutor com que vinha sendo entendida a Diplomtica, desde seus primrdios, no sculo XVII, at quase os nossos dias, isto , to somente como instrumental de fundo paleogrfico, historiogrfico e jurdico, apto apenas, em seu campo primitivo de ao, a fornecer a descrio e a explicao da estrutura formal dos atos escritos, sua autenticidade e sua fidedignidade. No obstante fazer do documento singular o seu objeto de anlise, a metodologia diplomatista nada tem a ver com a influncia positivista na historiografia, na qual importava uma excessiva iconizao do registro. Essa metodologia afasta-se, portanto, das aproximaes histricas tradicionais na sua maneira obsoleta de escrever a Histria.

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ORIGEM DA DIPLOMTICA

Embora tenha surgido como uma disciplina concreta no sculo XVI, a origem da Diplomtica est ligada questo da falsificao e das dvidas sobre a autenticidade de documentos medievais. Tudo comeou quando jesutas franceses, em 1643, liderados por Jean Bolland, resolveram publicar uma gigantesca histria dos santos, a Acta Santorum, na qual se queria avaliar criteriosamente a vida dos santos, procurando separar a realidade das lendas. Essa tendncia enquadrava-se nos planos revisionistas de ordem teolgica, suscitados pela Reforma e pela Contra-Reforma.
O Conclio de Trento, ordenando a vida da Igreja, margem das heresias, propiciou o rejuvenescimento das atividades literrias e artsticas e bem assim da historiografia, animada, ento, de esprito crtico, ao colher dos documentos os fatos ocorridos, na substituio das lendas, mesmo que estivessem presentes ainda, as convices de ordem pessoal na anlise documental. (VALENTE,1978)

busca e reproduo de documentos e que j tinham realizado inmeros estudos de heurstica e crtica de textos, no se conformaram. Ficaram indignados com a desconfiana do jesuta e partiram para o que se denominou Guerra Diplomtica. Um beneditino, Jean de Mabillon, que era dessa abadia e que se encontrava na de Saint-Germain-des-Prs justamente para publicar a vida dos santos da sua Ordem, resolveu, seis anos mais tarde, em 1681, responder quela desconfiana, por meio de uma obra em 6 partes intitulada De re diplomatica libri Sex, na qual estabelecia as regras fundamentais da crtica textual. Pesquisando em muitos arquivos eclesisticos franceses, alemes e italianos, com seu trabalho metdico e objetivo, conseguiu, com essa obra, criar muitos dos procedimentos acerca da autenticidade, anlise e compreenso dos atos escritos que, aperfeioados, foram sendo adotados atravs dos tempos (DURANTI, 1995; TESSIER, 1952; VALENTE, 1978). Nascida assim, muito imbricada Paleografia e ao Direito Eclesistico, a Diplomtica tem evoludo em direo ao Direito, Heurstica e Arquivstica, modificando para tanto seus instrumentos e apresentando maior ampliao de objeto e campo de ao do que em sua origem.

Na introduo quela obra, escrita em 1645, um dos jesutas especialistas no trato documental, Daniel Van Papenbroeck, declarou ser falso um diploma assinado pelo rei Dagoberto I, o que invalidava vrios diplomas medievais e que tinham sido preservados e tratados como completamente autnticos pelos beneditinos da Abadia de Saint Denis. Estabeleceu o jesuta sua crtica documental, na qual os documentos seriam tanto menos dignos de f quanto mais antigos fossem, e ps em dvida algumas peas da poca merovngia existentes nos arquivos da Ordem de So Bento. Os beneditinos, que se julgavam especialistas nessas questes, j que, tradicionalmente, dedicavam-se aos trabalhos de

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O OBJETO DA DIPLOMTICA

todo documento escrito implica: 1. um suporte ou veculo sustentador e transmissor da mensagem ou assunto (texto); 2. um contedo textual expresso com linguagem, vocabulrio, escrita, estilo, frmulas peculiares de acordo com a natureza e a importncia do tema e em relao direta com a poca, chancelaria, tabelionato, lugar, ambiente cultural, autor ou autores e destinatrio; 3. determinada finalidade e ideologia; estruturao e formalidades variveis e identificativas que lhe servem de garantia (PIQUERAS GARCA, 1999).

O objeto dos modernos estudos da Diplomtica a unidade arquivstica elementar, analisada enquanto espcie documental, servindo-se dos seus aspectos formais para definir a natureza jurdica dos atos nela implicados, tanto relativamente sua produo, como a seus efeitos (CARUCCI, 1987). Concentra-se na gnese, na constituio interna, na transmisso e na relao dos documentos entre seu criador e o seu prprio contedo, com a finalidade de identificar, avaliar e demonstrar a sua verdadeira natureza (DURANTI, 1995). Hoje, este o objetivo da Diplomtica, muito mais do que simplesmente a autenticidade formal dos documentos. O documento diplomtico o registro legitimado do ato administrativo ou jurdico, conseqncia, por sua vez, do fato administrativo ou jurdico. Se ato jurdico todo aquele que tenha por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar ou extinguir direitos, o ato administrativo o ato jurdico, porm, eivado pela finalidade pblica. Melhor dizendo
ato administrativo toda manifestao unilateral de vontade da administrao pblica que, agindo nesta qualidade, tenha por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigaes aos administrados ou a si prpria.

Alm disso, reitere-se que o documento diplomtico aquele que testemunho escrito de natureza jurdica, redigido com observncia a certas formas estabelecidas que se destinam a darlhe fora probatria. Desse modo, ele ter sua construo semntica obrigatria, na qual cabem dados fixos, que ocorrero em todos os documentos que utilizaram como veculo a mesma espcie documental e os dados variveis, prprios de cada documentoindivduo da mesma espcie documental. Assim, o objeto da Diplomtica a estrutura formal do documento. O documento deve conter a mesma construo semntica de discurso para a mesma problemtica jurdica.

J o fato administrativo toda realizao material da administrao, resultante do ato que o determina (MEIRELES, 1989). E a representao documental deste ato a espcie, em primeiro lugar, e, a seguir, o tipo documental. Segundo a arquivista espanhola, professora de Diplomtica na Universidade de Cdiz, Maria Beln Piqueras Garca:

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O QUE TIPOLOGIA DOCUMENTAL

A Tipologia Documental a ampliao da Diplomtica em direo gnese documental, perseguindo a contextualizao nas atribuies, competncias, funes e atividades da entidade geradora/acumuladora. Assim, o objeto da Diplomtica a configurao interna do documento, o estudo jurdico de suas partes e dos seus caracteres para atingir sua autenticidade, enquanto o objeto da Tipologia, alm disso, estud-lo enquanto componente de conjuntos orgnicos, isto , como integrante da mesma srie documental, advinda da juno de documentos correspondentes mesma atividade. Nesse sentido, o conjunto homogneo de atos est expresso em um conjunto homogneo de documentos, com uniformidade de vigncia (BELLOTTO, 1989). Antonia Heredia chega mesmo a aventar uma cer ta supremacia da Tipologia Documental sobre a Diplomtica, se o enfoque for a doutrina arquivstica. Leve-se em conta que a tendncia futura da predominncia do suporte eletrnico acabar por reduzir a solenidade do documento e a fazer prevalecer as frmulas jurdicas sobre as frmulas estritamente diplomticas. Menciona ainda que a Tipologia, por suas caractersticas intrnsecas, concede uma maior importncia ao procedimento administrativo, dando relevncia ao conjunto orgnico no qual o documento se situa, e no ao discurso de cada um (HEREDIA HERRERA, 1985). Enquanto a espcie documental o objeto da Diplomtica, a Tipologia Documental, representando melhor uma extenso da Diplomtica em direo Arquivstica, tem por objeto o tipo documental, entendido como a configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou (o que ser mais detalhadamente conceituado adiante).

Ento, o objeto da Tipologia a lgica orgnica dos conjuntos documentais . Utiliza-se a mesma construo diplomtica para assinalar o registro do que se quer dispor ou do que j foi cumprido sobre a mesma funo. Por isso mesmo, a Tipologia pode ser chamada de Diplomtica Arquivstica ou, melhor ainda, de Diplomtica Contempornea, se se atentar o quanto o objeto e os objetivos de ambas podem ser amalgamados, como exemplarmente demonstra Bruno Delmas. Para ele, a preocupao da disciplina , atualmente, menos o estudo da estrutura, forma, gnese ou tradio, e mais o da tipologia dos documentos (DELMAS,1998).

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A METODOLOGIA

As metodologias de tratamento documental num e noutro campo so distintas, porm, ao mesmo tempo, imbricadas. O campo de aplicao da Diplomtica gira em torno do verdico quanto estrutura e finalidade do ato jurdico. J o da Tipologia gira em torno da relao dos documentos com as atividades institucionais/pessoais. Na identificao diplomtica do documento deve-se estabelecer e/ou reconhecer, seqencialmente: 1) a sua autenticidade relativamente espcie, ao contedo e finalidade; 2) a datao (datas tpica e cronolgica); 3) a sua origem/provenincia; 4) a transmisso/tradio documental; 5) a fixao do texto. Na identificao tipolgica do documento, a seqncia distinta, devendo-se reconhecer e/ou estabelecer: 1) a sua origem/provenincia; 2) a sua vinculao competncia e as funes da entidade acumuladora; 3) a associao entre a espcie em causa e o tipo documental; 4) o contedo; 5) a datao. Para que se chegue compreenso das anlises diplomtica e tipolgica, cujas metodologias e aplicaes so extremamente teis para a concretizao das tarefas arquivsticas bsicas (classificao, avaliao e descrio), preciso que se reiterem as

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conceituaes essenciais desde sua raiz, isto , da informao ao documento, do documento espcie, e da espcie ao tipo. Sendo um documento, tomado genericamente, uma unio indissolvel entre infor mao/infor maes e supor te, consequentemente, um documento administrativo uma informao de ordem administrativa ou jurdica, que se acha materialmente num suporte material. Entretanto, isto no basta: a informao tem seu texto presidido por um modelo. Por isso mesmo ele vem veiculado na espcie documental, que molda o texto segundo a sua natureza e a categoria do contedo que se quer transmitir. Os documentos arquivsticos formam conjuntos internamente inseparveis, correspondendo a conjuntos informacionais decorrentes do funcionamento de uma entidade pblica ou privada (ou pessoa fsica) no exerccio de suas funes. Esses arquivos, aps o cumprimento das razes pelas quais foram criados, e eliminados os documentos rotineiros de interesse puramente temporal e circunstancial, passam a integrar os acervos dos arquivos permanentes ou histricos, devidamente separados material ou virtualmente em fundos de arquivo. Cada fundo corresponde produo e acumulao dos documentos inerentes a determinada organizao ou rgo pblico. Se ao tempo da produo, tramitao e vigncia dos documentos (a chamada primeira idade arquivstica), eles serviram dimenso jurdica e administrativa (uso primrio, valor primrio, valor de prova), posteriormente esses documentos passam a ter um valor residual, que valer, j no como prova de f, e sim como testemunho, como informao. o seu valor secundrio, sendo permitido o uso do termo secundrio, realizado pelos historiadores e pelos pesquisadores em geral, de cunho mais amplo que o restrito ditado jurdico e administrativo contido no teor documental. Ora, se essas acumulaes arquivsticas testemunham a existncia e o funcionamento da entidade como um todo, evidenciase que tais documentos no tm sentido se tomados isoladamente.
Cada documento singular se considera em relao funcional com outros que formam parte do fluxo burocrtico de um determinado ato administrativo. Tem, portanto, a ver com os objetivos, as funes e a estrutura interna da entidade produtora. (CARUCCI, 1994)

Esse um ponto bsico da informao arquivstica referente s informaes de outra natureza: a de que ela produzida dentro do contexto do exerccio das funes/objetivos a que se propem as entidades. nesse sentido que as informaes so orgnicas, porque guardam entre si as mesmas relaes que se formam entre as atribuies, competncias, funes e atividades das entidades. Por isso mesmo, o tratamento e a identificao dos documentos no devem jamais ser considerados isoladamente em relao a seu produtor/acumulador (LOPES, 1996). Alis, os princpios fundamentais da Arquivstica esclarecem essas peculiaridades dos documentos de arquivo e devem estar perfeitamente presentes, seno nos estudos diplomticos, seguramente nos estudos tipolgicos. So eles: 1) o da provenincia. a marca de identidade do documento relativamente ao produtor/acumulador, o seu referencial bsico, o princpio, segundo o qual os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa; 2) o da unicidade, ligado qualidade pela qual os documentos de arquivo, a despeito da forma, espcie ou tipo, conservam carter nico em funo de seu contexto de origem. Esse princpio nada tem que ver com a questo do documento nico, original, em oposio s suas cpias. Esse ser nico, para a teoria arquivstica, designa que, naquele determinado contexto de produo, no momento de sua gnese, com aqueles caracteres externos e internos genunos e determinados dados, os fixos e os variveis, ele nico, no podendo, em qualquer hiptese, haver outro que lhe seja idntico em propsito pontual, nem em seus efeitos; 3) o da organicidade, sua condio existencial. As relaes administrativas orgnicas refletem-se no interior dos conjuntos documentais. Em outras palavras, a organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas. Os documentos determinantes/resultados/conseqncias dessas atividades

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guardaro entre si as mesmas relaes de hierarquia, dependncia e fluxo e 4) o da indivisibilidade, sua especificidade de atuao. Fora do seu meio gentico, o documento de arquivo perde o significado. Tambm conhecido como integridade arquivstica, caracterstica que deriva do princpio da provenincia, segundo a qual um fundo deve ser preservado sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo indevido (CAMARGO & BELLOTTO, 1996). Levando-se em conta estes princpios, em definitivo, o documento de arquivo faz parte de conjuntos, como acima reiterado, da mesma provenincia, nicos, orgnicos e indivisveis, vindo a ser, individualmente, um suporte modificado por um texto (a informao) que lhe foi aderido e que foi produzido/recebido por uma entidade ou indivduo em relao a uma atividade, e que se emprega para dispor, obrigar, conceder direitos, comunicar, provar, informar ou testemunhar (VZQUEZ, 1988). Por outro lado, seria possvel conceituar o mesmo documento de arquivo de modo inverso, como um texto (a informao), com as mesmas caractersticas orgnicas e funcionais da definio acima, texto este registrado num suporte (papel, fita magntica, disco ptico etc.). De qualquer modo, ressaltem-se os dois plos: de um lado, a matria/suporte, de outro, o contedo/informao. Esse quadro simplista, entretanto, no suficiente para retratar fielmente o documento de arquivo. Isto porque preciso considerar, para que se chegue sua real configurao, enquanto reflexo fidedigno do funcionamento de uma entidade, a estrutura do documento, os seus elementos externos e internos e como eles se traduzem na prtica, isto , como eles ocorrem em casos concretos. Os caracteres ou elementos externos, extrnsecos, fsicos, de estrutura ou formais tm a ver com a estrutura fsica e com a sua forma de apresentao. Relacionam-se com o gnero, isto , a configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem. Os caracteres ou elementos internos, intrnsecos, substantivos ou de substncia tm a ver com o contedo

substantivo, seu assunto propriamente dito, assim como com a natureza da sua provenincia e funo. O conjunto dos elementos externos e internos o que d ao documento seja aquele sobre papel, seja o eletrnico o aspecto que corresponde sua natureza diplomtica e jurdica, isto , sua funo, segundo as regras e os usos da instituio que o estabelece (DELMAS, 1996). A questo dos elementos constitutivos dos documentos de arquivo, agregando-os em dois plos estrutura e substncia , foi amplamente estudada por dois eminentes tericos da Arquivstica, Vicenta Cor ts Alonso, em 1989, e Theodore Roosevelt Schellenberg, em 1963. Em 1988, tentou-se uma consolidao e sistematizao das argumentaes dos dois estudos, consolidao que demonstra sua concordncia e complementao (BELLOTTO, 1988). Estudos que levem identificao e compreenso plena do lado fsico, material, formal (estrutura) e do lado informacional, funcional e finalstico (substncia) so imprescindveis para o perfeito entendimento da existncia e da funo do documento de arquivo. Em resumo, a compreenso da dualidade inseparvel de conscriptio e actio, como veremos adiante. Os caracteres ou elementos externos ou fsicos so: o espao; o volume que o documento ocupa; sua quantidade; o suporte (material sobre o qual as informaes so registradas, como papel, pergaminho, filme, disco ptico, disco magntico, fita magntica etc.); o formato (configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado, tais como caderno, cdice, folha avulsa, livro, tira de microfilme etc.); a forma ou a tradio documental, que o estgio de preparao e transmisso de um documento (minuta, original, cpia); o gnero (configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo, permitindo que seja denominado textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico); e at aqueles elementos menos corpreos que alguns autores consideram intermedirios, tais como a lngua (tambm entendida como elemento interno), o modo da escrita, a espcie e o tipo (CAMARGO & BELLOTTO, 1996; CRUZ MUNDET, 1994).

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H autores que distinguem e detalham, no caso do suporte, seus vrios aspectos: a matria subjetiva (o papiro, pergaminho, papel etc.); a matria aparente (as tintas utilizadas); a matria instrumental (a pena de ave, a pena metlica etc.); a grafia (o traado das letras) e a forma mecnica (pautao, paragrafao, pontuao, abreviaturas etc.) (SPINA, 1977). Os caracteres ou elementos internos ou substantivos so a provenincia, isto , a instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos; as funes, as origens funcionais do documento, as razes pelas quais foi produzido, tomando-se em considerao - e nesta ordem a funo, a atividade que lhe concerne e os trmites pelos quais passou; o contedo substantivo, que , afinal, o assunto de que trata o documento, os fins que se quer atingir com sua criao; a data tpica, ou seja, o lugar de onde o documento est datado, que pode ser um palcio, um acidente geogrfico, uma cidade e a data cronolgica - ano, ms, dia -, que, juntamente data tpica, situa o documento no tempo e no espao (CRUZ MUNDET, 1994). Os dois conjuntos de elementos podem ser simplificados, falando-se, de um lado, em estrutura, e, de outro, em substncia, como os dois plos constituintes do documento, indispensveis para que se concretize sua produo, vigncia, uso e guarda. E tanto sua classificao como sua descrio sero eficazes, caso se considere essa realidade. Por mais simplificadas que sejam estas operaes, nenhum dos dois plos pode deixar de ser levado em conta (BELLOTTO, 1992). A estrutura corresponde a todo o substrato necessrio elaborao do documento, seja nos aspectos mais materiais, seja nos menos palpveis. De qualquer forma, representa o arcabouo a receber, ou no, o seu devido contedo. A substncia a essncia, a razo de existir do documento, o contedo que o tornar nico no seu contexto de produo e utilizao. Os elementos intermedirios so aqueles que, no sendo os externos, isto , fsicos (suporte, escrita, formato etc.), portanto de estrutura, tambm no so os internos (provenincia, funo, assunto propriamente dito e datas), ou seja, de substncia. A relao matria-contedo ou, em outras palavras, a relao suporte-

informao necessita do elemento intermedirio: em primeiro lugar, a espcie, o seu veculo redacional adequado, redigido e formatado de maneira que torne vlido e credvel o seu contedo; em segundo lugar, o tipo, isto , a espcie carregada da funo que lhe cabe e a categoria jurdico-administrativa desse documento, o que reflete o peso e a hierarquia do seu contedo. Logo, sem estes elementos intermedirios espcie, tipo e categoria , o documento pblico, administrativo e/ou jurdico no chega consecuo de seus fins. Os documentos de arquivo apresentam-se sob a forma material de espcies documentais, cujos correspondentes coletivos so os tipos documentais. Espcie documental a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas (CAMARGO & BELLOTTO, 1996). A espcie documental diplomtica aquela que obedece a frmulas convencionadas, em geral estabelecidas pelo Direito administrativo ou notarial. A vantagem que o conhecimento da espcie documental apresenta para os estudos arquivsticos evidencia-se ao se lembrar que ela a configurao que um documento assume de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Portanto, a espcie que identifica o veculo que serviu como base jurdica ou consensualmente vlida para que o contedo do documento, correto em sua estrutura semntica, se tornasse legtimo/fidedigno/ credvel. Ciente desses conhecimentos, poder o arquivista ter um desempenho muito mais eficaz em suas tarefas de organizao dos documentos e de disseminao da informao. A cada setor ou vertente das instncias administrativas corresponder todo um rol de espcies documentais. Exemplificase: a rea legislativa o meio gentico de espcies como projeto de lei, decreto, requerimento, moo, entre outros. Na rea notarial, outros exemplos so: o livro de assentamento, a procurao, o traslado, a certido, entre outros. A espcie documental, enquanto expresso diplomtica, caracteriza um documento-indivduo, tem uma denominao imutvel ligada sua estrutura semntica de redao imutvel, vale individualmente em seu valor primrio (que corresponde s razes de sua criao) e define-se nas instncias jurdico-burocrticas, nos

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gabinetes, nas secretarias, nos cartrios e, anteriormente, na administrao colonial, nas chancelarias. O tipo documental a configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que ela representa (CAMARGO & BELLOTTO, 1996). Nessa definio possvel discernir que o tipo documental, correspondendo a uma atividade administrativa, tende a caracterizar coletividades; sua denominao ser sempre correspondente espcie anexada atividade concernente e vale como conjunto documental representativo da atividade que caracteriza. O tipo documental pode ser identificado como o atributo de um documento que, originado na atividade administrativa a que serve, manifesta-se em uma diagramao, formato e contedo distintivos e serve de elemento para classific-lo, descrev-lo e determinar-lhe a categoria diplomtica (VZQUEZ, 1987). A espcie torna-se tipo quando justamente lhe agregamos a sua gnese, a atividade/funo/razo funcional que lhe gera a aplicao de uma actio em uma conscriptio (a espcie), como veremos adiante. s atividades, por exemplo, de um Conselho Editorial, correspondero tipos documentais como resolues sobre publicaes, atas de reunies, editais de convocao de candidatos etc. Como exemplos notariais, teremos assentamentos de casamentos e de escrituras de propriedade de imveis etc. No caso do Conselho Ultramarino, colegiado de suma importncia para a administrao colonial luso-brasileira, alguns dos tipos documentais, correspondendo s suas atribuies, so, por exemplo: consultas de mercs, confirmao de cartas de sesmarias, requerimentos de mudanas de postos militares etc. Quanto s categorias documentais, estas so estipuladas pelas gradaes da representatividade jurdica dos contedos dos documentos que nelas se enquadram. Nesse sentido, os documentos pblicos e os notariais, no que couber, podem ser: dispositivos, testemunhais e informativos (BELLOTTO, 1991). No primeiro caso, o dos documentos dispositivos , enquadram-se os documentos normativos, os de ajuste e os de correspondncia.

Sero documentos normativos os que se enquadram como manifestaes de vontade de autoridades supremas e que devem obrigatoriamente ser acatados pelos subordinados. Como so dispositivos, eles so exarados antes que aconteam os fatos e atos nele implicados. Emanam do Poder Legislativo, Executivo ou de autoridades administrativas com poder de deciso. Exemplo: lei, decreto, instruo normativa, estatuto, ordem de servio, regimento, deciso, regulamento, acrdo, resoluo e despacho decisrio. Os documentos de ajuste so documentos pactuais, representados por acordos de vontade entre duas ou mais partes. Podem ser: tratado, ajuste, convnio, termo, contrato e pacto. Para o caso dos arquivos pblicos, uma dessas partes dever ser a administrao pblica. Os documentos de correspondncia so os que, em geral, derivam dos atos normativos, determinando-lhes a execuo em mbito mais restrito de jurisdio: alvar, intimao, circular, exposio de motivos, aviso, edital, portaria e memorando. O segundo caso o dos documentos testemunhais, que so os que acontecem depois do cumprimento de um ato dispositivo ou derivam de sua no-observncia ou so relativos a observaes sujeitas a relatrios, a termos de visita etc. Podem ser de assentamento os configurados por registros oficialmente escritos sobre fatos ou ocorrncias, tais como: ata, termo, apostila, auto de infrao etc. Nessa mesma categoria, h tambm os comprobatrios. So os que derivam dos de assentamento, comprovando-os, tais como os atestados, certides, traslados e cpias certificadas. Como terceira e ltima categoria, encontramos os documentos informativos, que so opinativos/enunciativos e esclarecem questes contidas em outros documentos, cujo contedo vai fundamentar uma resoluo: pareceres, informaes, relatrios, votos e despachos interlocutrios (BELLOTTO, 1991). Se tomarmos as categorias documentais de forma mais abrangente, ultrapassando o enfoque jurdico e abarcando tambm as entidades produtoras/acumuladoras da rea do direito privado (o que no impede que se tenham as mesmas categorias na rea pblica), vamos ter, como tipologias documentais nas empresas privadas: documentos constitutivos; de reunio; de direo; de

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recursos humanos e relaes de trabalho; de comunicao; contbeis e financeiros; jurdicos, como quer Louise GAGNON-ARGUIN na sua obra sobre as tipologias documentais nas organizaes (1998). Descartando-se algumas pequenas distines que marcam a sua origem canadense, percebe-se que as subdivises destas categorias tm contornos aceitavelmente internacionais, podendo ser facilmente adaptados s realidades de cada pas ou mesmo de cada ambiente organizacional. Assim, temos: 1) documentos constitutivos: cartas-patente, estatutos da constituio, certificados da constituio, declarao de matrcula, regulamentos gerais, contrato social, livro da companhia e seus registros; 2) documentos de reunio: aviso de convocao, ordem do dia/pauta, ata, resoluo e documentos circunstanciais atinentes aos assuntos discutidos na reunio; 3) documentos de direo : plano de negcios, plano estratgico, polticas, diretiva, organograma e relatrio anual; 4) documentos de recursos humanos e relaes de trabalho: descrio do cargo, manual de servio, perfil de exigncias do cargo, oferta de emprego, avaliao de rendimento, contrato de trabalho individual, certificado de trabalho, atestado, conveno e livro de ingresso; 5) documentos de comunicao: carta/ofcio, press-release/ comunicado imprensa, memorando/nota, relatrio, jornal interno, folhetos publicitrios/filipetas, plano de comunicao, plano de marketing, estudo de mercado e livro de ouro; 6) documentos contbeis e financeiros : requisio de mercadoria, especificao da mercadoria/nota fiscal, conhecimento, fatura, cheque/letra de cmbio, extrato bancrio, dirio, balano, balancete, plano contbil, oramento, subveno e declarao fiscal; 7) documentos jurdicos: notificao, certificado de inveno, certificado de direito de autor, certificado de marca de comrcio, certificado de desenho industrial, contrato de empresa ou de servios, contrato de seguro, contrato de aluguel, contrato de venda, contrato de emprstimo de dinheiro, hipoteca e outros

contratos de seguridade, certificado de ao, procurao, certificado de acionista, certificado de autorizao etc. A classificao apresentada pela professora Gagnon-Arguin bastante interessante, pois capaz de fazer aproximar, sob cada uma de suas classes, os tipos documentais de forma mais estreita do que a classificao tradicional em apenas normativos, testemunhais e informativos. Embora direcionada para as empresas, esta metodologia de anlise tipolgica (detalhada adiante) provavelmente possa ser adaptada tambm para os documentos pblicos. De qualquer forma, parece ser um caminho promissor seguir para esse tipo de estudo terico dos documentos, com saudvel repercusso para as tarefas arquivsticas. Tratamos dos elementos externos, internos e intermedirios dos documentos, mas resta ainda abordar os elementos de utilizao, que se concentram em: 1) uso primrio, ligado ao valor primrio, o qual definido como a qualidade inerente s razes de criao de todo documento, tpica das fases iniciais de seu ciclo vital (CAMARGO & BELLOTTO, 1996). Seu sentido ser dispositivo, probatrio, testemunhal ou informativo, segundo sua categoria; 2) uso secundrio, ligado ao valor secundrio, que a qualidade informativa que um documento pode possuir para alm de seu valor primrio. (CAMARGO & BELLOTTO, 1996) Muitas vezes, chega mesmo a ser bastante diverso deste.

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GNESE DOCUMENTAL

Desde sua gnese, o documento considerando-se aqui, sobretudo, o documento pblico e o diplomtico ser reconhecvel por sua provenincia, categoria, espcie e tipo. A gnese documental est no algo a determinar, a provar, a cumprir, dentro de determinado setor de um determinado rgo pblico ou organizao privada. A elaborao do documento pblico cumpre etapas que se podem, resumidamente, enumerar: 1) identificao jurdico-administrativa do ato; 2) seleo da espcie documental; 3) frmula diplomtica, frmula sistematizada ou frmula usual, preenchida com um contedo tpico e circunstancial, que resulta na redao final; 4) divulgao junto aos pblicos a atingir e/ou tramitao de rotina; 5) guarda ou destinao fixada por sistemticas de temporalidade. Nesse prembulo tratou-se do concernente estrutura, ao suporte fsico, enfim aos atributos materiais de um lado, e, de outro, do atinente substncia, do ideogrfico, do informacional nos documentos. Ser possvel assim tornar mais clara a concepo daquilo que a Diplomtica denomina a actio e conscriptio do documento. O documento pblico , invariavelmente, na sua essncia, a juno de actio (ao, fato, ato) com conscriptio (sua transferncia para suporte e meio semntico e juridicamente credvel). Alis, essa imagem no foge das facetas fundamentais da questo

documentria, conforme antes referido (matria-meio-contedo), embora diferenciada, porque marcada pelos ditames do Direito, o que no acontece com o documento no sentido genrico. Como matria, podem ser visualizados os aspectos fsicos estruturais (suporte, escrita, sinal de validao etc.); como meio, a espcie documental especfica e as frmulas pr-determinadas da redao. A cada espcie, como j foi acima afirmado, corresponde uma frmula diplomtica, estrutura e disposio semntica das palavras dentro do texto. Conscriptio, portanto. Como contedo, no deve ser entendida s a mensagem implcita no documento. Isto porque o contedo do documento arquivstico abarca os demais aspectos substanciais: provenincia, funo do documento dentro do seu contexto de produo, a ao/ fato implcitos etc. Actio, portanto. Assim entendido, natural que se veja o documento como a fuso de dois elementos essencialmente necessrios: a actio jurdica, o fato, a ao documentada e a sua prpria passagem para o escrito, sua conscriptio. (REAL DIAZ, 1970) Estamos no campo, como se evidencia, da gnese do documento. Esse processo foi muito bem analisado recentemente pelo professor espanhol de Arquivstica, Alberto Tamayo (TAMAYO, 1996). Em sua anlise, actio pode ser mais profundamente considerada como ao ou atuao da parte ou das partes interessadas na criao, modificao ou extino de uma determinada situao jurdica. A conscriptio pode ser vista como a passagem para o escrito, sob condies juridicamente vlidas, dessa atuao das partes (a prpria etimologia da palavra o explica: de conscribo, consignar por escrito). A conscriptio tambm pode ser necessria (se imposta por lei) ou voluntria (caso dependa unicamente do arbtrio e da livre vontade das partes). Uma e outra, actio e conscriptio, so geradas com total independncia entre si. Assim, no conveniente considerar a actio como fase prvia ou inicial do processo da gnese documental, e sim, simplesmente, como seu antecedente necessrio, sem o qual nenhum documento tem sentido ou razo de ser. A circunstncia do documento implica tanto a presena de um fato e de uma vontade de manifest-lo como a vontade de dar origem ao ato.

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Em Diplomtica, o fato, a razo de ser do documento, no deve ser confundido com o contedo. Este vem a ser a manifestao do primeiro, atravs do documento. O termo contedo d a idia de representao, comunicao. A produo do documento tambm indica um propsito. De fato, a existncia de qualquer registro, direta ou potencialmente, determina conseqncias, isto , pode criar, preservar, modificar ou concluir situaes. Ademais, o documento por meio do qual um fato e uma vontade determinam conseqncias o resultado de um procedimento, de um processo de criao e de um processo gentico que se ver refletido na categoria documental e que se converte em um dos elementos constitutivos do documento arquivstico escrito (DURANTI, 1995).
O processo criador da actio comea sempre com uma declarao ou manifestao de vontade da pessoa que deseja outorgar um ato jurdico pelo qual se faz nascer uma determinada situao jurdica, ou se modifica ou extingue uma situao existente. Tal declarao de vontade, quando emana de uma instituio governamental ou administrativa investida de autoridade suficiente, constituir um ato do governo ou da administrao que ser parte de todas as atuaes e funes administrativas ou governamentais que lhe sejam prprias, mesmo que a iniciativa que inicie ou provoque a manifestao de vontade provenha de outra entidade governamental ou administrativa, porque tambm esta se mover, ao faz-lo, no mbito das prprias funes. Mas, quando a declarao de vontade emana ou procede de uma pessoa ou instituio privada, tal declarao no ser, evidentemente, nenhum ato do governo nem da administrao encaminhado para a consecuo de determinado servio pblico, e sim, somente, manifestao de uma vontade ou da necessidade de se outorgar aquele ato jurdico. (TAMAYO, 1996)

A passagem da actio para conscriptio provocada, como se v, pela manifestao espontnea de vontade soberana, da autoridade no desempenho de sua trplice atividade judicial, legislativa ou jurdica, muito freqentemente provocada pela petitio ou splica. Os documentos diplomticos, objeto da Diplomtica, se tomados de forma ortodoxa, so os de natureza jurdica, que refletem no ato escrito as relaes polticas, legais, sociais e administrativas entre o Estado e os cidados. Seus elementos semnticos so submetidos a frmulas preestabelecidas. O discurso diplomtico aplicado a um quadro redacional no qual se insere o ato escrito.

Essa redao no pode ficar submetida fantasia de quem a redige. H regras de composio codificadas, comandadas pelo Direito. Portanto, documento diplomtico o testemunho escrito de um ato de natureza jurdica, redigido em observncia a frmulas estabelecidas que se destinam a dar-lhe f e fora de prova (NUEZ CONTRERAS, 1981). O modelo diplomtico funciona para os documentos governamentais (relaes Estado-cidados) do mesmo modo como funcionam as formas notariais no caso dos documentos privados (o registro de f das relaes entre cidados). Tanto uns como outros, se incorretamente veiculados, invalidam a aplicabilidade legal de seu contedo (BELLOTTO, 1981). O processo da gnese documental parte da manifestao de vontade, como referido acima, quando tratamos de actio e conscriptio. O fato deve transformar-se em ato jurdico. Este adotar a forma documental adequada a espcie para que se concretize. O ato pode surgir por petio ou requerimento da parte interessada ou pode surgir sem mediao, espontaneamente, como um ato da administrao, da autoridade no desempenho da sua trplice atividade judicial, legislativa ou executiva. (REAL DIAZ, 1970) Evidencia-se que a produo dos documentos difere de um caso para outro, no tendo a complexidade uniformizada. No caso dos documentos dispositivos, eles tm um carter decisrio que simplifica sensivelmente o processo da redao. Na exposio j aparece a razo de ser da sua origem, o fato/ato que provocou a sua criao. Todo documento tem um autor ou autores, dirigido a um indivduo ou a uma coletividade, sua gnese est datada de um lugar (data tpica) e de um tempo (data cronolgica) e se produz por alguma razo contida em seu texto. H condies de aplicao e de sano que dele tambm constam. A tramitao do documento, da sua origem sua aplicao, depende da estrutura burocrtica da poca, do pas e do direito que ali comanda a sociedade. Podemos tomar como exemplo a relao entre Brasil e Portugal durante o perodo que antecede a Independncia, de resto semelhante a que ocorria entre a Amrica hispnica e sua metrpole. Para poder seguir os passos da tramitao documental de ento, convm imaginar a sociedade que os produz como uma pirmide em cujo pice est o Rei, seguido das autoridades metropolitanas ou

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centrais, as autoridades locais, das autoridades menores, e, em ltimo lugar, dos sditos. Essa mesma estrutura forma uma subestrutura que pode ser transladada para a Amrica, em relao s autoridades delegadas, aos vice-reis, aos governadores, s cmaras municipais e s populaes coloniais (CORTS ALONSO, 1986). A circulao dos papis feita em direes opostas, segundo se trate, por um lado, dos que descem do Rei e das autoridades superiores - os documentos descendentes -, por outro, dos que sobem dos sditos s instncias superiores - os documentos ascendentes (CORTS ALONSO, 1986). H ainda os documentos horizontais, isto , os que se distribuem entre autoridades/pessoas ou autoridades do mesmo nvel. interessante que, mesmo do ponto de vista geogrfico, isso que se d: os que sobem do Brasil a Portugal (do hemisfrio sul ao norte) e os que dali descem (do hemisfrio norte ao sul). Conforme a natureza do produtor e a atividade que d origem ao tipo documental, a direo ser ascendente ou horizontal, e pode terminar seu destino (chegar consecuo do que est proposto) sem que se produza outro documento. Entretanto, pode haver o caso de, na tramitao, ser necessrio proceder a anexaes; constitui-se, assim, um processo, um documento mltiplo, com exemplares internos de uma e de outra categoria (ascendentes e descendentes). Na verdade, produzem-se caminhos geogrficos de ida e volta, sem que os documentos percam suas caractersticas genticas. Os documentos dispositivos reais, como cartas rgias, provises, resolues reais, residncias e outros so sempre descendentes. Requerimentos, ofcios (com gamas diversas, como veremos), informaes de servio e outros so ascendentes. H documentos ascendentes no mbito da prpria administrao, como os documentos opinativos que vo dos Conselhos ao Rei. Um exemplo tpico dessa categoria, no caso luso-brasileiro, so as consultas do Conselho Ultramarino.

COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA

As partes do documento diplomtico so decodificadas pela anlise diplomtica. Muitos dos manuais de Arquivstica abordam essa anlise (REAL DIAZ, 1970; NUEZ CONTRERAS, 1981; BELLOTTO, 1991; TAMAYO, 1996; MARTINHEIRA, 1997, entre outros). O texto do discurso diplomtico, na realidade, a unio entre partes distintas: o protocolo inicial, o texto propriamente dito e o protocolo final. Nessas trs partes evidenciam-se as coordenadas (representadas pelas frmulas diplomticas obrigatrias, prprias da espcie documental determinada pelo ato jurdico e seu objetivo) e as variantes (teor pontual e circunstancial relativo s especificidades do ato aplicado a um fato, pessoa ou assunto). O protocolo inicial ou protocolo, na seqncia dos dados, constitudo por: 1) invocao (invocatio) que, em geral, s ocorre nos atos dispositivos mais antigos (a expresso Em nome de Deus um exemplo de invocao); 2) titulao (intitulatio) , formada pelo nome prprio da autoridade (soberana ou delegada) de que emana o ato e por seus ttulos; 3) direo ou endereo (inscriptio), parte que nomeia a quem o ato se dirige, seja um destinatrio individual ou coletivo e 4) saudao (salutatio), parte final do protocolo. O texto, que tem todos os seus elementos comandados pela natureza jurdica do ato e por seu objetivo (TESSIER, 1961), constitui-se de:

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1) prembulo (prologus ou exordium), no qual se justifica (por razes de ordem moral, jurdica ou material) a criao do ato; 2) notificao (notificatio ou promulgatio ), que pode ser entendida na expresso tenho a honra de comunicar a vs; 3) exposio (narratio), na qual so explicitadas as causas do ato, o que o originou, quais as necessidades administrativas, polticas, jurdicas, econmicas, sociais ou culturais que o tornaram necessrio; 4) dispositivo (dispositio), que a substncia do ato, seu assunto propriamente dito, em que se determina o que se quer (iniciado por um verbo na primeira pessoa, como ordeno, mando, estabeleo, sou servido ... etc; 5) sano (sanctio ou minatio), na qual se assinalam as penalidades, no caso do no cumprimento do dispositivo e 6) corroborao ou clusulas finais (valoratio ou corroboratio), em que se dispe sobre os meios morais ou materiais que asseguram a execuo do dispositivo (alguns autores classificam essa parte final do texto segundo suas variantes: cominatrias, que podem ser penais ou espirituais, de garantia, de renncia ou de corroborao). O protocolo final ou escatocolo inicia-se aps a corroborao ou clusulas finais, com: 1) subscrio/assinatura (subscriptio), isto , a assinatura do emissor/autor do documento ou quem o faa por sua ordem; 2) datao (datatio). preciso distinguir a data tpica da data cronolgica, ou o elemento topogrfico do elemento cronolgico. A primeira referente forma como est designado no documento o local onde ele foi assinado. A cabe, muitas vezes, no o nome de uma cidade, e sim a denominao de um palcio, de uma sala ou de um logradouro. Isto deve ser obedecido, sem que se acrescente a cidade na qual estejam situados. A segunda corresponde ao dia, ms e ano; 3) precao (apprecatio), onde, por meio de dois elementos (assinatura de testemunhas e sinais de validao, como carimbos e selos), reitera-se a legalidade do documento. Nos

atos normativos mais freqentes, as testemunhas incluem os ministros ou secretrios das pastas com as quais tm a ver os assuntos tratados. Em algumas variedades de documentos, d-se uma inverso no escatocolo, isto , ocorre primeiramente a datao, com seus dois elementos, e, a seguir, o que chamam de validao, a considerando a subscrio ou as assinaturas e os selos e sinais. Tomando como exemplo uma carta rgia de D. Joo V, dirigida ao governador e capito general da Capitania do Rio de Janeiro, as partes da sua anlise diplomtica sero:
Protocolo inicial: Artur de S e Menezes, Amigo, Eu, El-rei vos envio muito saudar [direo, titulao, notificao]. Texto: Havendo visto o que escreveste sobre a culpa do Padre Frei Roberto e a conta que o Provedor da Fazenda Real dessa Capitania me deu com a devassa que tirou das pessoas que faziam cunhos falsos com que marcavam e cunhavam o ouro furtado aos quintos na vila de So Paulo em que se achavam culpados o padre Jos Rodrigues Preto e o Padre Frei Roberto e o mais que sobre este particular avisou e os representastes a cerca [sic] da culpa destes dois sujeitos. [exposio] me pareceu dizer-vos que o perdo concedido aos seculares se estende aos eclesisticos. E assim vos ordeno que toca ao tempo passado. Se no fale mais neste delito. Nem se proceda pelas devassas tiradas at o tempo do indulto. E vos encomendo que, quando haja algum que reincida neste crime, procedais com a severidade necessria. [dispositivo] Protocolo final: escrita em Lisboa [data tpica] a 20 de dezembro de 1700 [data cronolgica] Rei [subscrio]

Como j afirmado, nem todas as partes diplomticas surgem em todas as espcies. Reiteramos que isso depende da natureza jurdica do instrumento, que por sua vez determinada pelo objetivo visado. No documento analisado, pode-se notar que no h corroborao e nem sano, por no caberem no caso.

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J em outro exemplo uma lei do governo federal de 1974, que dispe sobre restries a brasileiros naturalizados , podemos detectar a incluso dessas duas partes e a dispensa da exposio e das datas, que nos atos modernos vm na ementa:
Protocolo inicial: O Presidente da Repblica. Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: [titulao e notificao] Texto: Art. 1o - vedada qualquer distino entre brasileiros natos e naturalizados. Art. 2o- A condio de brasileiro nato, exigida em leis ou decretos, para qualquer fim, fica modificada para a de brasileiro. Art. 3o - No sero admitidos a registro os atos de constituio de sociedade comercial ou civil que contiverem restrio a brasileiro naturalizado. Art. 4o - Nos documentos pblicos, a indicao da nacionalidade brasileira alcanada mediante naturalizao far-se- sem referncia a esta circunstncia. [dispositivo] Art. 5o - A violao no disposto no art. 1o desta lei constitui contraveno penal, punida com as penas de priso simples de quinze dias a trs meses e multa igual a trs vezes o valor do maior salrio mnimo vigente no pas. [sano] Art. 6o Esta lei entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. [corroborao] Protocolo final: Ernesto Geisel. Presidente da Repblica. [subscrio] Armando Falco [precao] (Obs.: trata-se do ministro da Justia) .

e a clusula revogatria. O protocolo final denominado encerramento, e abarca o fecho e a assinatura. Considerando alguns atos normativos mais ocorrentes na administrao do imprio portugus dos sculos XVI ao XIX, o autor da obra Tipologia documental nos arquivos aponta essas diferenas, ao decodificar as par tes diplomticas daqueles atos (MARTINHEIRA, 1997). Assim, por exemplo, nas espcies carta, carta de lei, lei e decreto, que emanam do soberano, no consta a direo, justamente pela abrangncia do ato. Justifica-se por serem os que abrangem o interesse geral da nao, assim como so os que mais os tenham a majestade e rgios atributos da soberania. (FORMULARIO, 1821) Outro exemplo: nos avisos e nas portarias, no h exposio e nem precao. O entendimento da anlise diplomtica tem, entre outras vantagens, a de facilitar a elaborao de resumos de documentos, uma vez que o documentalista, conhecendo-a, h de realizar uma leitura documental mais segura. Ademais, esse entendimento prrequisito para o da anlise tipolgica, embora esta possa ser feita independentemente. Alis, a anlise tipolgica pode tornar eficiente o fazer arquivstico em mltiplos aspectos, como a avaliao, a classificao e a descrio.

As espcies que mais se aproximam do modelo completo so os atos dispositivos, embora, segundo a sua natureza, possam deixar de conter algumas das partes. Mas todo documento cuja estrutura comporta dados fixos e dados variveis pode ser submetido anlise diplomtica. Vale observar que, em tcnica legislativa moderna, algumas das partes diplomticas so conhecidas por denominao correlata. Assim, o protocolo inicial chamado de prembulo, compreendendo a epgrafe, a ementa, o ttulo e a autoria; quanto ao texto, ele formado de considerata ou consideranda, que equivaleria exposio ou narrao na Diplomtica; de dispositivo, que recebe a mesma denominao e de corroborao, que incluiria a clusula de vigncia

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AS ESPCIES DOCUMENTAIS

As espcies documentais, sejam as tpicas dos documentos dispositivos, sejam as dos probatrios, sejam as dos informativos, so inmeras, como muito bem se pode averiguar nos vrios glossrios especializados, dicionrios jurdicos e /ou manuais de administrao ou de documentao. Mas h as que so produzidas mais freqentemente, em razo da prpria abundncia dos atos jurdicos administrativos dos quais so veculo. Selecionamos, para identificar e definir, algumas dessas espcies documentais mais usuais na administrao pblica e/ou na rea notarial, tanto na nossa documentao colonial, como na atualmente produzida/acumulada pelos vrios rgos pblicos em suas vrias esferas. Tambm foram escolhidos alguns formatos que muitas vezes so confundidos com espcies documentais. No caso do arquivista, durante seus trabalhos preliminares de anlise, deparar-se com espcies documentais que no constam dessa pequena listagem, poder recorrer aos glossrios, dicionrios e manuais de correspondncia mencionados no final deste trabalho. Ou mesmo poder ele, utilizando o instrumental encontrado neste Como fazer, estabelecer o conceito bsico, a partir do prprio documento, sem muita dificuldade, redigindo a definio com muito pouca margem de erro. preciso reiterar que a relao de espcies documentais que se segue no exaustiva e sim representa bem suas respectivas categorias documentais, categorias assinaladas na listagem, logo aps o enunciado da espcie documental. Tais definies podem ser teis porque, trazendo a conceituao e, em alguns casos, a decodificao diplomtica das

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vrias espcies documentais diplomticas encontrveis nos arquivos, podem tambm ter a sua aplicao no dia-a-dia do arquivista, sobretudo nas tarefas da identificao, classificao, avaliao e descrio. Isso porque, alm dos documentos diplomticos, procurou-se estender o trabalho para as demais espcies documentais que servem de veculo tambm aos documentos no-diplomticos. H documentos no-diplomticos vazados nas espcies documentais mais diversas ocorrentes nos arquivos. Como o que se visa com este Como fazer , antes de tudo, orientar os estudantes e profissionais de arquivo, era preciso que se contemplassem tambm tais espcies. Segue-se um pequeno glossrio das espcies mais freqentes, com sua caracterizao e anlise diplomtica sumria, de alguns dos documentos diplomticos mais usuais, assim como de alguns formatos mais ocorrentes nos arquivos. ABAIXO-ASSINADO - documento diplomtico informativo, ascendente. Solicitao coletiva para pedir algo de interesse comum a uma autoridade pblica ou para manifestar apoio a algum ou demonstrar queixa ou protesto coletivo. Difere do requerimento e da petio, que so solicitaes individuais. Difere da representao, apresentada por um rgo colegiado e no por um grupo aleatrio de pessoas. A representao tambm s pode comunicar algo ou apresentar queixa e no solicitar. Protocolo inicial: nome e qualificao do destinatrio. Nome e qualificao dos signatrios ou apenas: Ns, abaixo assinados... Texto: o motivo do abaixo-assinado. Protocolo final: datas tpica e cronolgica e assinaturas. ACRDO - documento diplomtico informativo enunciativo, descendente. Deciso proferida em grau de recurso por tribunal. Protocolo inicial: ttulo - Acrdo, seguido do nmero e do nome do tribunal que o expede. Texto: desenvolvimento do que for expedido, terminando em: acorda o Tribunal em deferir...

Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinaturas e cargo (presidente do tribunal e relator). ACORDO - documento diplomtico normativo, pactual, horizontal. Ajuste ou pacto realizados por duas ou mais pessoas, fsicas ou jurdicas, em torno de um interesse comum, ou para resolver uma pendncia, demanda ou conflito. Protocolo inicial: Pelo presente acordo de... celebrado entre... Segue-se o nome das pessoas pactuantes e suas qualificaes. Texto : fica estipulado... Segue-se o motivo do acordo. E como as partes esto de acordo firmam o presente acordo. Protocolo final: datas tpica e cronolgica, assinaturas dos pactuantes e das testemunhas (conforme o caso, no obrigatrias). ALVAR - documento diplomtico dispositivo de correspondncia, descendente. 1. Na administrao colonial: modificao, declarao ou reiterao de normas j estabelecidas pela autoridade soberana, em geral, com validade de um ano. Protocolo inicial: titulao - nome e qualificao: Eu, El-Rei..., por graa de Deus, Rei de... Fao saber aos que este meu Alvar virem... Texto: o objeto da declarao, modificao ou concesso da merc ou do direito e nome e qualificao do beneficiado, se for este o caso. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. No h assinatura e sim apenas a subscrio, de prprio punho: Rei ou Rainha ou Prncipe Regente. 2. Certificado, licena ou autorizao dada por autoridade competente de direitos ou para a realizao de atos ou eventos, com validade de um ano ou proviso especial pela qual o juiz autoriza, aprova ou confirma certo ato, estado ou direito (tipologias como: alvar de emancipao ou de soltura). Protocolo inicial: ttulo denominao do documento (alvar), seguido do nmero de ordem e da data da expedio. Texto: nome e designao do cargo da autoridade que expede o alvar. Protocolo final: nome e assinatura da autoridade sem designao do cargo, j mencionado. Datas tpica e cronolgica (dispensvel por estar no ttulo).

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ASSENTO - documento diplomtico testemunhal de assentamento ou comprobatrio. Registro de um compromisso passado em livro prprio (cdice). Se feito a partir de uma declarao, de assentamento; se feito a partir de uma cpia certificada de um ato, comprobatrio. Foi usado, na prtica jurdica colonial, no sentido de termo, de contrato. Protocolo inicial : nome e qualificao do compromissado. Texto : a obrigao a que se submete, condies etc. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinaturas, registros, certides e precao. ATA - documento diplomtico testemunhal de assentamento. Registro resumido das ocorrncias de uma reunio, assemblia ou sesso, assim como das decises tomadas por seus membros. Se for de eleio, resume o seu desenrolar. Geralmente lavrada em livro prprio. Protocolo inicial: nmero da ata e nome da entidade subscritora da reunio. Data cronolgica, inclusive designao da hora, do local, com endereo. Nome das pessoas presentes, sua qualificao e declarao de abertura da sesso pelo presidente e secretrio. Texto: assuntos discutidos, em obedincia ou no a uma ordem do dia ou pauta. Protocolo final: fecho: nada mais havendo a tratar... eu... secretrio lavrei a presente... Assinaturas do presidente e do secretrio. ATESTADO - documento diplomtico testemunhal de assentamento, notarial ou no. Declarao, por autoridade governamental, civil, militar, eclesistica ou notarial, a partir de uma realidade ou de um fato constatado. , em geral, a favor de uma pessoa e confeccionado a seu pedido. Costuma-se confundi-lo com a certido, por ambos se parecerem na redao, mas vale lembrar que o atestado uma declarao, enquanto a certido uma transcrio legitimada. Protocolo inicial: timbre do rgo emissor. Ttulo Atestado de... Atesto para os devidos fins que... (ou o fim especfico). Texto: um pargrafo sobre o que se atesta, o nome do interessado e sua identificao/qualificao.

Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura, nome e cargo do emitente. ATO - documento diplomtico dispositivo de correspondncia, descendente. Ao dispositiva interna do Estado, emanada de autoridade delegada, feita, em geral, para designar provimento, vacncia de cargos e funes gratificadas, alterao de vencimentos, etc. Protocolo inicial: ttulo de Ato e seu nmero. Titulao: qualificao/cargo do emitente (sem o seu nome). Texto: o assunto do ato, nomes e qualificao dos interessados. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura. AUTO - documento diplomtico testemunhal de assentamento, horizontal. Relato pormenorizado de um acontecimento com a finalidade, em geral, de conduzir um processo a uma deciso (auto de abertura de testamento, auto de partilha) ou um infrator a uma sano (auto de infrao, auto de flagrante, auto de corpo de delito). Protocolo inicial: timbre do rgo que realiza o auto. Ttulo que designa o tipo de auto. Designao de data cronolgica e local (que tambm pode no constar no protocolo inicial e sim no final). Texto: nomes da(s) pessoa(s) autuada(s), motivo da autuao e, penalidade, se for o caso. Protocolo final: datas tpica e cronolgica (se no tiver sido designada antes). Assinatura da autoridade e designao de seu cargo. (Obs.: Usa-se a palavra autos como sinnimo de processo, isto , como o conjunto de todos os documentos de diferentes espcies que compem um processo administrativo ou judicial). AVISO - documento diplomtico e/ou no-diplomtico, informativo, descendente. 1. Na administrao colonial, ofcios nos quais os secretrios de Estado transmitem a outros secretrios ou a presidentes de tribunais ordens rgias, expedidas em nome do soberano. Portanto, diplomas expedidos pelos ministros e secretrios de Estado por ordem verbal do soberano e em seu nome,

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designando-se diretamente o destinatrio, seja pessoa ou instituio. Protocolo inicial: titulao - nome e qualificao da autoridade expedidora. Direo: nome e qualificao do destinatrio. Texto: ...comunicando que o Rei... o assunto do aviso. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura. 2. Notcia ou ordem enviada, transmitida ou afixada, destinada a uma pessoa ou coletividade. Nesta categoria inserem-se os avisos administrativos, os comerciais e os bancrios. Na sua estrutura, os primeiros assemelham-se a editais e, os ltimos, a ofcios, sendo, portanto, bastante semelhantes aos avisos governamentais com relao composio, embora no quanto ao contedo. Logo, seus protocolos e texto sero como os daqueles. Assemelham-se ao comunicado e ao edital. No caso da administrao pblica, trata-se de correspondncia de algum ministro ou secretrio de Estado a outras autoridades em assuntos de servio; tambm pode ser ato mediante o qual um ministro d conhecimento de decises administrativas. Podem ser includos tambm como autores de avisos os secretrios da presidncia da Repblica, o consultor-geral da Repblica, o chefe do Estado Maior das Foras Armadas e o chefe do Gabinete Militar da Presidncia da Repblica. Protocolo inicial: ttulo - Aviso e respectivo nmero. Direo - nome/cargo do destinatrio. Datas tpica e cronolgica. Texto: exposio do tema do aviso. Protocolo final: fecho de cortesia, nome e cargo do signatrio. BANDO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Ocorre apenas na administrao colonial. a ordem ou o decreto, em geral, dos governadores e capites generais, proclamada(o) oralmente em prego pblico ou afixada(o) em lugar ou veculo de circulao pblica. O mesmo que dito ou mandato proibitrio. Era utilizada(o) para questes cotidianas relacionadas ao cumprimento de ordens pontuais. Muitas vezes, funcionava como documento de correspondncia, isto , para que se cumprisse em jurisdio mais limitada, uma ordem mais ampla de origem superior. Protocolo inicial: nome

e qualificao do autor (autoridade delegada). Texto: a ordem objeto do bando. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Subscrio com o nome do autor. BILHETE - documento diplomtico, informativo, descendente. Na administrao colonial: comunicado, em geral, de Secretrio de Conselho ou de Tribunal, solicitando alguma informao necessria tramitao de algum documento ou transmitindo uma notcia ou o anncio da concesso de merc real, que segue em outro documento. (Obs.: por sua informalidade e pelo fato de estarem apensos a outros documentos, muitas vezes, no tm direo nem datao prprias). BREVE - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Carta pontifcia, menos solene que a bula papal, tratando de assuntos menos abrangentes que esta e diferindo em alguns de seus caracteres externos e na disposio do texto. BULA PAPAL - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Carta pontifcia, em latim, especialmente solene, na qual o Papa se dirige aos fiis sobre algum assunto de importncia. O ttulo da bula corresponde s primeiras palavras do texto. CARTA - documento no-diplomtico, mas de desenho mais ou menos padronizado, informativo, ascendente, descendente, horizontal, conforme o caso. 1. Correspondncia do alto escalo da administrao pblica em comunicaes sociais decorrentes de cargo e funo pblicos. Nas entidades privadas da rea comercial, industrial, bancria, social entre outras, a carta uma forma de correspondncia largamente utilizada para transmitir informaes, solicitar favores, fazer convites etc. Sem ser obrigatrio, diplomaticamente, h uma certa padronizao. Protocolo inicial: datas tpica e cronolgica. Endereamento. Direo. Texto: paragrafado, com a exposio e o objetivo da

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carta. Protocolo final: fecho de cortesia, assinatura, nome e cargo do signatrio. 2. Dentro das empresas privadas e das instituies sociais, em geral, h uma enorme gama de especificidades relativamente espcie documental carta, no tanto quanto sua estrutura, mas sim quanto sua finalidade e redao de seu contedo, como assinala BELTRO (1987). Como a preocupao desse glossrio a identificao e a estrutura das espcies documentais, as variantes aqui assinaladas s recebero alguma explicao se a diferenciao recair sobre esses dois elementos. Assim, aquelas nas quais apenas a forma de apresentar o assunto varia, tais como: carta simples, carta com assunto epigrafado, carta com tpicos, carta de apresentao e carta particular, sero tratadas no mesmo item. 3. Na administrao colonial: correspondncia enviada por autoridade subalterna/delegada ou sdito ao Rei, diferindo do requerimento ou petio pela natureza do teor documental, j que estes ltimos destinam-se a solicitar mercs, privilgios ou direitos de existncia consolidada, desde que preenchidos os requisitos necessrios. Questes de carter oficial ou particular que se desejasse expor ao Rei, quaisquer que fossem os assuntos, desde que no de carter peditrio, eram-lhe dirigidas por meio de carta. Assim, tem sido confundida com ofcio, correspondncia entre as autoridades do Reino (que no o Rei) e as subalternas/delegadas em servio no Ultramar ou entre elas. Em alguns instrumentos de pesquisa, feitos atualmente no Brasil e em Portugal, a identificao dessas duas formas exatamente o oposto da prtica burocrtica do Antigo Regime. Tal prtica generalizou-se em muitos arquivos porque, na concepo moderna, a carta particular e o ofcio oficial e, ainda, a carta ascendente, mesmo na rea oficial e o ofcio sempre descendente. Protocolo inicial: Direo - Senhor, seguido da titulao do signatrio. Texto: contedo, que nos casos mais freqentes de teor administrativo. Protocolo final: datas tpica e cronolgica e assinatura do autor. CARTA DE LEI - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente.

Na administrao colonial, o mesmo que lei, isto , vigora perpetuamente ou at a sua revogao e traduz a vontade soberana do monarca nas questes mais abrangentes do interesse da nao. dirigida aos sditos em geral ou a determinada autoridade ou pessoa. O protocolo inicial: nome do rei e titulao ou Eu, El Rei. Texto: o motivo da lei. Protocolo final: alm das datas, contm a expresso El Rei, sua assinatura e a guarda (que a rubrica depois da assinatura seguida de cinco pontos em quadra). CARTA PATENTE - documento diplomtico comprobatrio de concesso, descendente. o diploma concedido pelo Rei atestando a concesso de ttulos, postos militares e outros privilgios. Tambm pode ser concedido por autoridade delegada dentro dos limites de sua jurisdio. Esse direito, em geral, vem fixado no regimento recebido por esta autoridade quando do incio de sua gesto. Protocolo inicial: nome e titulao do soberano ou da autoridade. Texto: a concesso contendo o nome do interessado e o cargo recebido. Protocolo final: as datas e a subscrio do soberano. CARTA DE PERDO - documento diplomtico comprobatrio de concesso, descendente. Diploma emitido por autoridade subalterna ou delegada que tenha direito regimental de conceder perdo, dentro do limite de sua jurisdio. Protocolo inicial: nome e titulao da autoridade. Texto: concesso de perdo e nome do interessado. Protocolo final: datas tpica e cronolgica e a assinatura da autoridade. CARTA DE SESMARIA - documento diplomtico testemunhal comprobatrio, descendente. Diploma passado por autoridade suprema ou delegada, em geral governadores e capites generais, quando possuir esse direito fixado em regimento, para conceder datas de terra. Protocolo inicial: nome e titulao da autoridade. Texto: comea pelo nome do interessado, seguido do tamanho da data de terra e de sua localizao geogrfica. Protocolo final: comporta as datas tpica e cronolgica e as assinaturas.

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CARTA RGIA - documento diplomtico, dispositivo normativo, descendente. Ordem real, dirigida a uma determinada autoridade ou pessoa e iniciada pelo nome dela. expedida imediatamente pelo soberano e por ele assinada como Rei (Rainha ou Prncipe Regente, se for o caso). Protocolo inicial: Fulano, Eu, El-Rei vos envio muito saudar ou ento, Fulano, amigo, Eu El-Rei vos envio muito saudar. Texto: comporta o objeto, a razo de ser da carta rgia. Protocolo final: a subscrio: Rei (ou Rainha ou Prncipe Regente). CARTA ou MEMORANDO DIPLOMTICO - documento nodiplomtico informativo, horizontal. Nota enviada por diplomatas interpares, sem a conotao mais solene de exposio de motivos e de outras espcies documentais assemelhadas. CARTA INTERNACIONAL - documento diplomtico dispositivo pactual, normativo, descendente. Conjunto de resolues tomadas em comum por vrios governos. CARTA DE ALFORRIA - documento diplomtico testemunhal comprobatrio, descendente. Documento nominal comprovante de libertao de escravo, passado por autoridade notarial. CARTA PATENTE ou CARTA DE AUTORIZAO - o mesmo que alvar, isto , autorizao ou concesso de direito. CARTA DE CHAMADA - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Autorizao padronizada para a entrada de imigrante, a pedido de parente autorizado j residente no pas para o qual imigrou. CARTA DECLARATRIA - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente.

Aprovao governamental de alteraes em estatutos de uma sociedade. CARTA PARTIDA ou DE FRETAMENTO - documento diplomtico testemunhal comprobatrio, descendente. Comprovante do fretamento de embarcao, emitido por autoridades porturias. CARTA PRECATRIA - documento diplomtico informativo, horizontal. Pedido de um juiz a outro, de outra circunscrio, sobre citaes e inquiries necessrias a um processo julgado pelo primeiro. CARTA TESTEMUNHVEL - documento diplomtico informativo, horizontal. Instrumento que contm recursos anteriormente denegados, de uso judicirio. CARTA REVERSAL - documento diplomtico informativo, horizontal. Documento que registra concesso trocada por outra. CARTA DE VALIDADE - o mesmo que certificado, estipulando prazos de validade de determinado produto. CARTA ABERTA - o mesmo que manifesto. CARTO DE CRDITO - documento no-diplomtico, informativo. Documento emitido por instituio financeira, que autoriza o titular a ser debitado em seus gastos, mediante clusulas preestabelecidas. CARTO DE VISITA, DE CONTATO COMERCIAL OU PROFISSIONAL - documento no-diplomtico, informativo. primeira vista pode parecer que seja apenas um formato ou uma frmula. Entretanto, o formato, se preenchido com dizeres

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impressos e/ou manuscritos, passa espcie. A sua estrutura ser basicamente a da identificao pessoal ou organizacional ou ambas, em geral impressas e a cujos dizeres poder ser adicionada uma mensagem, em geral, manuscrita. CARTO DE PONTO - documento no-diplomtico, testemunhal de assentamento. Documento nominal de seu titular, emitido por rgo pblico ou empresa, no qual registrada sua freqncia diria ao trabalho. CARTAZ - documento no-diplomtico, informativo. Formato de papel, papelo ou outro material, contendo propaganda ou aviso, distribudo e colocado, para conhecimento geral, em painel, mural ou muro em ambientes pblicos ou particulares. A estrutura das imagens e dos dizeres completamente livre. CDULA DE ELEIO - documento diplomtico testemunhal de assentamento. Frmula prpria para eleio contendo nome(s) de(s) candidato(s) a postos eletivos. CDULA DE IDENTIDADE - documento diplomtico testemunhal de assentamento, descendente. Carto expedido por rgo competente contendo nome, nmero do Registro Geral, filiao, naturalidade, data de nascimento, fotografia, assinatura e a impresso digital do portador, e que serve para sua identificao. CENSO - documento no-diplomtico padronizado, testemunhal de assentamento. Conjunto de dados estatsticos dos habitantes de uma cidade, Estado ou pas (demogrfico), dos produtos e rendimentos de uma determinada rea ou de profissionais, em geral, de uma mesma rea.

CERTIDO - documento diplomtico testemunhal comprobatrio. Documento emanado de funcionrio de f pblica, mediante o qual se transcreve algo j registrado em documento de assentamento, elaborado segundo as normas notariais ou jurdico-administrativas. A certido pode ainda ser retirada de um processo, livro ou documento existente em repartio pblica e passada, se no por notrio, por funcionrio autorizado. Protocolo inicial: Certifico que... ou pedido de... certifico que... ou o nome e a titulao de quem certifica. Referncia ao original do qual se extrai a certido. Texto: cpia do documento original, inclusive de suas datas. Protocolo final: datas tpica e cronolgica da certido. Assinatura, nome e titulao de quem certifica. CERTIFICADO - documento diplomtico testemunhal comprobatrio, descendente, notarial ou no. Declarao que garante a veracidade de um fato, de um estado de coisas, o bom estado ou o funcionamento de um objeto/ equipamento. Assemelha-se ao atestado que, entretanto, mais elaborado em relao pessoas. Protocolo inicial: timbre do emissor. Ttulo - Certificado de garantia...(ou outro). Texto: o objeto ou a situao garantida. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinaturas, nome e titulao das pessoas ou entidades responsveis. CHEQUE - documento no-diplomtico, informativo. Ordem de pagamento confeccionada por um banco que, quando devidamente preenchida por pessoa fsica ou jurdica que ali tenha conta de depsito, autoriza saque da quantia nela designada. CIRCULAR - documento diplomtico, dispositivo de correspondncia, descendente. Comunicao endereada simultaneamente a vrios destinatrios, com contedo idntico e redao semelhante carta ou ao aviso. Protocolo inicial: ttulo - Circular nmero...

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Texto: a ordem ou comunicado que se quer fazer conhecer. Protocolo final: datas tpica e cronolgica (quando esta no aparece aps o nmero da Circular). Assinatura, nome e titulao do responsvel ou simplesmente Diretor (ou correspondente). CITAO - documento diplomtico, informativo. Instrumento pelo qual um oficial pblico comunica a algum a ordem de uma autoridade jurisdicional para comparecer ou responder perante ela. COMPROMISSO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Conjunto de normas que regem as finalidades, funcionamento, direitos e obrigaes dos membros de uma entidade privada. Semelhante ao estatuto e ao regimento. Protocolo inicial: ttulo - nome da entidade. Texto: conjunto das normas, em geral, numeradas. Protocolo final : assinaturas e nomes dos compromissados, ou de seus representantes, ou da comisso fundadora da entidade. COMUNICAO/ PAPER - documento no-diplomtico, informativo. Forma que tomam os avisos, comunicados, convites, declaraes, esclarecimentos, notas e participaes quando publicados pela imprensa escrita. A redao obedece estrutura do documento de origem. Portanto, seus respectivos protocolos e textos so os mesmos daqueles documentos. Trabalho cientfico resultado de pesquisa, reflexo ou anlise, geralmente apresentado a congressos e seminrios. COMUNICADO - documento diplomtico dispositivo de correspondncia, descendente. Cientificao de uma notcia ou ordem dirigida pessoalmente a algum ou afixada para o conhecimento do pblico em geral. Assemelha-se notificao e ao edital. Protocolo inicial:

direo. Texto: notcia ou fato a ser comunicado. Protocolo final: assinatura, nome e titulao dos autores e datas tpica e cronolgica. CONSTITUIO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Lei fundamental e suprema de um Estado, que contm normas respeitantes formao dos poderes pblicos, forma de governo, distribuio de competncias, direitos e deveres dos cidados etc. Tambm denomina o conjunto de normas reguladoras de uma instituio, corporao, rgo, embora o mais usado, nesse caso, seja o estatuto. CONSULTA - documento no-diplomtico, enunciativo, ascendente ou descendente conforme o mbito de atuao, se na administrao colonial ou na civil ou militar, atual. Na administrao colonial: ato pelo qual uma instituio, em geral, conselho, junta ou tribunal assessora o Rei em assunto determinado, passando-lhe o seu parecer ou conselho. Por extenso, o documento resultante do ato recebe o nome de consulta. o principal documento-atribuio do Conselho Ultramarino. Protocolo inicial: direo - Senhor ou Senhora (Rei ou Rainha). Segue-se a expresso: Viu-se neste Conselho... ou Por avisos chegados a este Conselho... ou equivalente. Texto: motivos que levaram consulta e o parecer. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura do presidente do Conselho. Registros. Na atualidade: pode designar o ato de solicitar o parecer, assim como designar o parecer em si. Parecer sobre negcios pblicos, passado por procuradores ou especialistas. Tambm solicitao, na rea militar, sobre esclarecimento de algum dispositivo legal. O mesmo que parecer. CONTA - documento no-diplomtico testemunhal comprobatrio. Registro contabilizado de fruio de determinado servio.

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CONTA CORRENTE - documento no-diplomtico informativo. Registro que assinala crdito existente em determinada entidade financeira para ser movimentado pela pessoa fsica ou jurdica (o seu titular). Registro de contabilidade em que so lanadas separadamente as operaes financeiras realizadas com cada pessoa ou organismo. Na administrao colonial do sculo XVIII, a Provedoria abrigava a conta corrente correspondente aos impostos especficos. CONTRATO - documento diplomtico dispositivo pactual, horizontal. Registro de acordo pelo qual duas ou mais pessoas fsicas ou jurdicas estabelecem entre si algum(uns) direito(s) e/ou obrigao(es). Protocolo inicial: ementa, designao de data e local. Nomes e qualificao dos contratantes. Texto: objeto do contrato e todas as clusulas conveniadas. Protocolo final: frmula de praxe - E pr estarem assim justos e contratados, assinam... Datas tpica e cronolgica. Assinaturas do contratante, do contratado e das testemunhas. CONVENO - documento diplomtico dispositivo pactual, horizontal. Documento utilizado em conferncias internacionais para a oficializao de ajustes parciais. Protocolo inicial: identificao da conferncia. Texto: exposio de suas decises que levaram conveno e o enunciado desta. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura do presidente da entidade convocatria da conferncia. Texto que fica estabelecido a partir de um acordo ou contrato de direitos e obrigaes entre pessoas em torno de um interesse comum. CONVNIO - documento diplomtico dispositivo pactual, horizontal. Acordo firmado por entidades pblicas entre si ou entre entidades privadas, ou por estas entre si para a realizao de

algum objetivo de interesse comum. Diferencia-se do contrato por estarem, no convnio, todos os partcipes em igualdade de posio jurdica. Protocolo inicial: Ttulo - Convnio. Nome e qualificao dos conveniado. Texto: clusulas tratando dos tpicos especficos. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinaturas das partes conveniadas e das testemunhas. CONVITE - documento no-diplomtico, informativo. Solicitao para que algum esteja presente em um lugar ou um ato deter minado. Modalidade de convocao de interessados nos processos de licitao para prestao de servios ou de vendas aos rgos pblicos. CONVOCAO - documento diplomtico, dispositivo normativo, descendente ou horizontal. Comunicao escrita na qual se solicita o comparecimento de pessoa(s) ou coletividade(s) a uma reunio. Protocolo inicial: nome da pessoa ou da entidade que convoca, designao da reunio ou assemblia se ordinria ou extraordinria. A expresso: Ficam convocados... Texto: designao da reunio, do local, da data e da hora da sua realizao, bem como da ordem do dia. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Dispensa a assinatura porque o responsvel aparece no caput do documento. CPIA AUTNTICA - documento no-diplomtico testemunhal comprobatrio. Produo de um novo exemplar (integral ou parcial) de um original, validada por uma autoridade competente (notarial ou administrativa, investida para tanto). CORRESPONDNCIA INTERNA - ver MEMORANDO. CRACH - documento no-diplomtico, padronizado, informativo. Carto com identificao pessoal para fins de controle de presena em locais de trabalho, em zonas de segurana vigiada ou em eventos.

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CRONOGRAMA - documento no-diplomtico informativo. Quadro em que se distribui o cumprimento de tarefas, a realizao de atos ou os acontecimentos em dias, semanas, meses e anos. CURRCULO DE CURSO - documento no-diplomtico informativo, descendente. Relao de matrias/disciplinas que os alunos devem cumprir legalmente para completar um curso.

Em alguns casos, endereo. Texto: o assunto que se declara. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. DECRETO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Na administrao colonial: diplomas de que o Rei se serve para objeto particular, cuja execuo vai cometida a algum tribunal ou ministro. Ordem do Rei, assinada apenas por ele, com rubrica. Pode acrescentar, modificar ou revogar alguma lei, estabelecer um direito novo ou algo a respeito de uma pessoa, uma instituio ou um negcio particular. Protocolo inicial: Hei por bem ou Representando-me... ou Sou servido ou Tendo em considerao... Texto: narrao dos motivos e o dispositivo, que o objeto do decreto. Protocolo final: datas tpica e cronolgica e rubrica do Soberano. Na administrao atual: ato administrativo que pode ser expedido pelos poderes Judicirio, Legislativo ou Executivo, com fora obrigatria, destinado a assegurar ou promover a ordem poltica, social, jurdica ou administrativa, podendo ainda ter por objetivo regulamentar uma lei, fixar normas administrativas, nomear, promover ou demitir funcionrios. O DECRETO EXECUTIVO (federal, estadual, municipal) determina uma regra legal, cuja execuo da competncia do Poder Executivo. Explicita ou regulamenta situaes previstas em leis. O decreto inferior lei. Sua funo mais regulamentadora. Nesse caso, o decreto regulamentar. Se se referir a situaes funcionais, poder ser individual ou coletivo, conforme o caso. O DECRETO JUDICIRIO corresponde deciso da autoridade judicial em carter de ordem. o ato que exterioriza a deciso ou o julgamento do juiz. O DECRETO LEGISLATIVO ato baixado pelo Poder Legislativo em assuntos de sua competncia. No est sujeito sano do Executivo. promulgado pelo presidente do Legislativo. Protocolo inicial: ttulo - Decreto, nmero e data. Ementa da matria do decreto. Titulao (nome e cargo da autoridade). Texto: Considerando... Segue-se a considerata, ou os motivos que levam ao dispositivo, que antecedido da palavra Decreta.

CURRICULUM VITAE - documento no-diplomtico informativo. Conjunto das informaes sobre uma pessoa, dispostas de forma sinttica e ordenada, trazendo dados de sua vida civil e profissional, alm da designao das atividades e publicaes tcnicas, cientficas e artsticas, segundo a especificidade da carreira profissional do titular.
DEBNTURE - documento diplomtico testemunhal de assentamento. Ttulo de crdito emitido por sociedade annima. DECISO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Registro numerado de resoluo aprovada por um rgo colegiado, tanto na administrao colonial como na atual. Protocolo inicial: ttulo Deciso no... Designao do rgo que toma a deciso, mencionando, se for o caso, um texto legal que lhe permita faz-lo. Texto: o enunciado da deciso, isto , a narrao dispositiva. Protocolo final : datas tpica e cronolgica. Assinaturas. DECLARAO - documento diplomtico ou no, segundo sua solenidade, enunciativo, descendente. Manifestao de opinio, conceito, resoluo ou observao, passada por pessoa fsica ou por um colegiado. Protocolo inicial: a palavra Declarao. Nome e titulao do declarante.

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A corroborao ou clusulas de vigncia. Protocolo final: datas tpica e cronolgica, assinaturas (da autoridade emitente e da precao que, no caso do decreto executivo, dada pelo ministro ou secretrio da pasta que tenha relao com o assunto do decreto). DECRETO-LEI - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Decreto em forma de lei que, num perodo ditatorial ou anormal de governo, expedido exclusivamente pelo chefe de Estado, por estar absorvendo, anormalmente, as funes prprias do Legislativo, eventualmente suspenso. A estrutura a mesma do decreto executivo. DELIBERAO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Ato administrativo decisrio sobre assunto submetido a estudo e deciso, praticado por rgo colegiado. Protocolo inicial: ttulo - Deliberao com a sigla do rgo deliberador e nmero da deliberao e a sua data cronolgica. Ementa. Texto: fundamentao do ato (exposio), seguida da palavra Delibera. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. DEPOIMENTO - documento, diplomtico ou no, testemunhal de assentamento. Declarao em juzo ou perante autoridade competente, ou ainda, perante um pesquisador sobre pessoa ou assunto que est sendo investigado/estudado. DESIGNAO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Registro da indicao, por uma autoridade competente, de uma pessoa para cargo ou funo. DESPACHO - documento diplomtico opinativo, se INTERLOCUTRIO ou dispositivo, se DECISRIO , descendente.

Registro de deciso proferida por autoridade, em autos ou papis administrativos, sobre assunto de sua competncia, em caso de matria submetida sua apreciao. Traduzem resolues, quando decisrios, e representam opinies, quando interlocutrios. DEVOLUTIVA - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Documento produzido como efeito de um recurso que, embora interposto e processado, no impede a execuo daquilo que foi julgado. DIRIO - documento no-diplomtico testemunhal de assentamento. Caderno em que se anotam as principais ocorrncias de cada jornada de trabalho nos canteiros de obras e/ou nas pesquisas de campo. Tambm chamado caderneta de campo. Livro de anotaes de despesas dirias. Caderno ou caderneta contendo nomes e freqncia diria de alunos. O mesmo que caderneta de classe. DIPLOMA - documento diplomtico testemunhal comprobatrio, descendente. Ttulo pelo qual se confere um cargo, dignidade, merc, privilgio ou confere as habilitaes ou um grau escolar obtido pelo seu titular. Tambm usado, antigamente, como sinnimo de documento dispositivo pblico. DIRETRIZ ORAMENTRIA - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Conjunto de normas a serem seguidas na elaborao de um oramento. DISSERTAO - documento no-diplomtico informativo. Texto escrito sobre algum tema. Nas universidades, trabalho que visa obteno do grau de mestre.

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DOSSI - documento no-diplomtico informativo. Unidade documental na qual se renem informalmente documentos de natureza diversa com uma finalidade especfica. EDITAL - documento no-diplomtico, de convocao, informativo. Aviso publicado a mando de autoridade competente em rgo de imprensa ou afixado em lugar pblico. EMBARGO - documento diplomtico, de apelao, ascendente. Recurso utilizado por uma pessoa para se opor aos efeitos do despacho ou da sentena proferido(a) em uma demanda, mesmo na fase inicial fase executria. EMENDA - documento no-diplomtico informativo. Proposio apresentada por quem de direito para alterar um texto original de um projeto de lei ou da constituio. Pode ser supressiva, substantiva, aditiva ou modificativa. EMENTA - documento no-diplomtico, enquanto isolado, informativo. Resumo de ato normativo que antecede ou se segue a seu texto. Resumo de programa de ensino. ESCALA - documento no-diplomtico informativo. Quadro designativo de horrios consecutivos para a entrada e sada de funcionrios no desempenho de uma determinada funo. ESCRITO DE SECRETRIO - documento diplomtico informativo, horizontal. Na administrao colonial: ordem expedida em nome do Soberano pelos secretrios de Estado diretamente aos presidentes de tribunais, ou de conselhos, ou a seus conselheiros, ou a outra autoridade. Tambm chamado de carta de secretrio e confundido com aviso.

ESCRITURA - documento diplomtico, testemunhal de assentamento, notarial. Registro autntico de um contrato ou de uma transao feito por um oficial notarial. ESTATUTO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Conjunto de normas jurdicas que regem determinada matria ou corporao. Conjunto de normas reguladoras de todos os atos e atividades de um rgo, organizao ou sociedade. EXPEDIENTE - documento no-diplomtico informativo, horizontal. Conjunto de processos ou documentos avulsos em torno de uma atividade, assunto ou interessado. Ver tambm DOSSI. EXPOSIO DE MOTIVOS - documento diplomtico dispositivo normativo, ascendente ou horizontal. Sugesto ou justificativa para que se expanda um ato ou se tome uma providncia. Tradicionalmente restrito ao expediente dirigido ao Presidente da Repblica por ministros ou autoridades diretamente a ele subordinados para inform-lo de algo ou para propor alguma coisa. Tambm se d a prtica da exposio de motivos nas empresas, na correspondncia dos funcionrios mais graduados aos diretores. EXTRATO - documento no-diplomtico informativo. Resumo de um documento, quando considerado isoladamente e no citado dentro de outro. EXTRATO BANCRIO - documento no-diplomtico informativo. Relao de dbitos e crditos de determinada conta bancria, designando-se a data e as modalidades da movimentao. FATURA - documento diplomtico testemunhal de assentamento.

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Relao que acompanha a remessa de mercadorias expedidas. Relao remetida mensalmente ao comprador ou consumidor com a designao das quantidades, marcas, pesos, preos e importncias, podendo ser substituda pela meno dos respectivos valores das notas fiscais, guardadas conforme determinao legal. F DE OFCIO - documento testemunhal comprobatrio, notarial. Na administrao colonial: registro lavrado em tabelio que comprova os servios prestados ao governo por funcionrio civil ou militar. FICHA - documento no-diplomtico informativo. Formato padronizado que ganha categoria de espcie quando abriga informaes sucintas para fins especficos, que se evidenciam na prpria denominao da ficha. FILIPETA - ver VOLANTE. FLUXOGRAMA - documento no-diplomtico informativo. Representao grfica da definio, anlise e circuito de rotinas de trabalho ou representao grfica da identificao e soluo de um problema. FOLHA - documento no-diplomtico, informativo. Formato que, quando devidamente preenchido, para casos especficos, corresponde lista ou ao boletim. FOLHETO/FOLDER - documento no-diplomtico informativo. Formato correspondente publicao de pequeno informativo para divulgao de instituio, campanha, curso ou evento. FORAL - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Na administrao colonial: carta de privilgio passada pelo Rei, concedendo a uma pessoa ou a uma corporao uma data de terras, nela constando normas e condies.

FRMULA/FORMULRIO - documento no-diplomtico informativo. Compilao de modelos de atos jurdicos. Folha contendo dados fixos impressos e espaos a serem acrescentados com os dados variveis, usada para registrar informaes sintticas e pontuais. O vocbulo formulrio usado freqentemente no lugar de frmula para designar este modelo quando, na verdade, seria to somente o coletivo de frmula. GRADE CURRICULAR - documento no-diplomtico informativo. Composio, grfica ou no, das vrias disciplinas que compem um curso. GUIA - documento diplomtico testemunhal de assentamento, descendente. Comprovante de pagamento, de expedio de papis, de transferncias ou de encaminhamento de servios. HISTRICO ESCOLAR - documento diplomtico testemunhal comprobatrio, descendente. Instrumento de controle acadmico de alunos, contendo as disciplinas cursadas e as respectivas notas. HOMOLOGAO - documento diplomtico testemunhal comprobatrio, descendente. Instrumento que registra a aprovao por autoridade judicial ou administrativa de rgo. INDICAO - documento diplomtico enunciativo, ascendente. Documento legislativo em que a proposta, depois de aceita por uma das comisses, passa, ento, para o plenrio. INFORMAO - documento diplomtico testemunhal de assentamento. Ato judicial que, no processo, contm os depoimentos das testemunhas.

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INFORMAO COMERCIAL - documento no-diplomtico informativo, horizontal. Opinio dada por um indivduo sobre outro e que vai informar cadastros bancrios ou de crdito. INFORMAO DE SERVIO - documento diplomtico opinativo, ascendente. Esclarecimento passado por autoridade subalterna autoridade superior a seu pedido e necessrio para a elaborao de um parecer (com o qual costuma ser confundida) ou despacho. Em geral, a informao o resultado do cotejo de vrios informes. INFORME - documento no-diplomtico informativo. Descrio de fato ou fenmeno tal como foi visto, constatandose que, freqentemente, alimenta a elaborao da informao. INSTRUO NORMATIVA - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Orientao feita por diretor de rgo pblico para a execuo de atos normativos, em que faz meno aos artigos, cujos contedos esto sendo detalhados e regulamentados. Protocolo inicial: ttulo - Instruo, seu nmero. Ementa. Nome e qualificao do rgo. Texto : narrao/ considerata e dispositivo, antecedido de Resolve. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinaturas. INSTRUO DE SERVIO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Ordem determinando as regras de procedimento ou a execuo de determinados servios. INVENTRIO POST MORTEM - documento diplomtico testemunhal de assentamento, horizontal, notarial. Lista contendo a descrio individual e pormenorizada de todos os bens da herana, sejam eles mveis, imveis, semoventes e dvidas. Protocolo inicial: datas tpica e cronolgica em texto

corrente. Autoridades judiciais e notariais que realizam o ato. Referncias ao inventariado. Assinaturas das autoridades. Texto: dados sobre os filhos. Arrolamento detalhado dos bens e seus valores. Protocolo final: termos e registros anexos. INVENTRIO - documento no-diplomtico informativo, horizontal. Lista de itens de um acervo ou de um estoque. LANAMENTO - documento no-diplomtico informativo. Anotao contbil, geralmente em livro prprio. LAUDO - documento diplomtico enunciativo opinativo, descendente. Parecer de especialista no qual se expem observaes e estudos a respeito de um objeto sobre o qual se solicitou uma percia.

LAYOUT - documento no-diplomtico informativo. Diagramao de desenhos, letras e imagens em suporte determinado e limitado; em geral, anterior impresso.
LEI - documento diplomtico dispositivo nor mativo, descendente. Na administrao colonial: preceito real que obriga os sditos a obedecerem as ordens. a vontade soberana do monarca. Vigora at sua revogao. Confunde-se com a Carta de Lei, seguindo sua mesma formalidade e sendo o seu objeto quase o mesmo. Difere na assinatura, trazendo Rei e no El-Rei. Norma jurdica emanada do Poder Legislativo que, com carter de obrigatoriedade, cria, extingue ou modifica um direito. Embora editada pelo Legislativo, deve ser promulgada pelo Poder Executivo. Segundo o Poder Legislativo que a formula, a lei no Brasil pode ser municipal, estadual ou federal. A LEI GERAL OU ORDINRIA a mais freqente, instituda com carter geral e comum. H a especificidade de: LEI COMPLEMENTAR, isto , as que complementam disposies

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da Constituio; LEI CONSTITUCIONAL, para o caso especial das emendas na Constituio outorgada de 1937; LEI DE EXCEO, nos casos dos perodos ditatoriais, nos quais as leis podem emanar do detentor do poder; LEI ESPECIAL, para casos muito restritos e objetivos relativos a certos fatos e pessoas e LEI DELEGADA, que se d quando o Congresso delega ao Executivo ou a uma Comisso especial a faculdade de emanar a lei. Em geral, as partes Diplomticas so: protocolo inicial: ttulo - Lei, nmero e data. Ementa da matria da lei. Titulao - nome e cargo da autoridade responsvel. Texto: sano, corroborao. Protocolo final: subscrio e precao. LEMBRETE - documento no-diplomtico informativo, horizontal ou descendente. Na administrao colonial: documento anexado a certos expedientes, referindo-se a aes a serem executadas durante a tramitao. Em geral, redigidos por pessoal burocrtico das vrias reparties, nos vrios trmites. LEVANTAMENTO ESTATSTICO - documento nodiplomtico informativo. Quadro geral resultado de pesquisa e sistematizao de dados estatsticos. LEVANTAMENTO TOPOGRFICO - documento nodiplomtico informativo, horizontal. Registro do conjunto de operaes de medidas de distncias, ngulos e alturas necessrias preparao de uma planta topogrfica. LISTA/LISTAGEM - documento no-diplomtico testemunhal de assentamento ou informativo. Rol de nomes ou itens diversos reunidos com uma finalidade especfica. O mesmo que relao, embora, no servio pblico, haja um consenso de quando usar um ou outro termo. (Ver tambm RELAO)

MANDADO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Ordem expedida por autoridade judicial ou administrativa para que se realize determinada diligncia. MANIFESTO - documento no-diplomtico informativo. Declarao pblica das razes que justificam um ato, utilizada por autoridades para explicaes diante da sociedade. tambm a exposio de motivos levada a pblico, dele se valendo os idealizadores de algum projeto, sociedade ou atividades para captar seus adeptos. (Para manifesto de carga, ver MAPA DE CARGA) O termo usado ainda na rea comercial como declarao escrita levada a pblico para lanamento de emprstimos, debntures ou subscrio pblica de capital das sociedades annimas. MAPA - documento no-diplomtico informativo. Documento cartogrfico que, num suporte plano, em projeo horizontal e numa escala de reduo inferior a 1:10.000, representa de forma grfica caractersticas fsicas de parte ou da totalidade da superfcie terrestre ou, no caso, do mapa astronmico, do corpo celeste. MAPA/MANIFESTO DE CARGA - documento no-diplomtico informativo. Na administrao colonial, usava-se mais a denominao mapa para o quadro que relaciona as espcies e as quantidades constantes do carregamento de uma embarcao, designando os portos de embarque e desembarque. Na atualidade, a denominao predominante para o mesmo documento manifesto, estendendo-se tambm para outros veculos de transporte como avies, caminhes etc. MEDIDA PROVISRIA - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Ato normativo de iniciativa do Poder Executivo que prescinde de tramitao no Poder Legislativo.

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MEMORANDO - documento no-diplomtico informativo, ascendente. Forma de correspondncia interna, objetiva e simples, para assuntos rotineiros, entre chefias de unidades de um mesmo rgo. O memorando no trata de assuntos de ordem pessoal e tampouco cria, altera ou suprime direitos e obrigaes. A denominao memorando, em alguns meios administrativos, est sendo substituda por correspondncia interna. MEMRIA - documento no-diplomtico informativo, ascendente. Dissertao acerca de assunto cientfico, literrio ou artstico para ser apresentada ao governo a uma corporao ou academia. MEMORIAL - documento no-diplomtico informativo, ascendente. Exposio escrita pleiteando algo apresentada a uma autoridade, registrando-se uma descrio de fatos e juntandose documentos comprobatrios. Pode ser de autoria coletiva, como o abaixo-assinado. Na rea comercial, pode significar o livro no qual se fazem lanamentos rpidos de operaes comerciais, para mais tarde serem definitivamente anotados nos livros prprios. MEMORIAL DESCRITIVO - documento no-diplomtico informativo, horizontal ou ascendente. Texto padronizado usado em engenharia, arquitetura e urbanismo que acompanha os desenhos de um projeto, no qual so explicitados e justificados os critrios e as solues adotados e outros pormenores. Em direito tambm se usa a expresso para a reunio de relatrios de percias ou diligncias esclarecedores de alguma investigao. MENSAGEM - documento diplomtico informativo, descendente. Instrumento pelo qual o Presidente da Repblica ou os governadores dirigem-se ao povo ou especificamente aos

Poderes Legislativo ou Judicirio, como um todo. No caso do Poder Legislativo, em geral, apresentada no incio dos trabalhos legislativos do ano. Por meio da mensagem, o Poder Executivo prope medidas e presta contas relativas ao exerccio anterior. Na rea jurdica, toda comunicao oficial entre os poderes, sobretudo para a proposio de medidas que podero se transformar em leis. Protocolo inicial: ttulo - MENSAGEM no... data cronolgica. Direo. Texto: a matria da mensagem. Protocolo final: fecho de cortesia. Assinatura do chefe de Estado, sem que seja datilografado/digitado o seu nome e cargo. MINUTA - documento no-diplomtico, com as caractersticas do futuro original. Redao preparatria de um documento textual. o pr-original j concludo, no tendo apenas os sinais de validade que o tornaria o original. (Ver RASCUNHO) MOO - documento diplomtico informativo reivindicatrio, ascendente. Meio pelo qual se prope algo a uma assemblia para ser votado por todos. Pode ser de desagrado, de apelo, de aplauso, de repdio etc. Em geral, origina-se de questes e propostas feitas durante uma reunio. NORMA - documento no-diplomtico informativo, descendente. Preceito destinado a facilitar a execuo de atos de rotina e procedimentos de trabalho. NOTA - documento no-diplomtico informativo, horizontal. Correspondncia oficial padronizada do ministro de um pas a outro (NOTA DIPLOMTICA) ou comunicao de carter oficial emanada de altas autoridades (NOTA OFICIAL). NOTA DE CONSUMO - documento no-diplomtico testemunhal de assentamento. Registro simplificado de despesa efetuada, em geral, em um estabelecimento comercial.

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NOTA DE CULPA - documento no-diplomtico informativo, descendente. Documento que a autoridade obrigada a entregar ao preso, em caso de flagrante, no prazo de 24 horas, mediante recibo, que contm o motivo da priso e os nomes do condutor e das testemunhas. NOTA DE EMPENHO - documento diplomtico informativo, ascendente. Compromisso de pagamento a ser efetuado em razo de compra de um objeto, um bem ou uma prestao de servio. NOTA FISCAL - documento diplomtico testemunhal de assentamento, horizontal. Relao numerada na qual se especificam as mercadorias vendidas, indicando-se os preos unitrios e o total, que obrigatoriamente as acompanha na entrega ao comprador. NOTA DE RECEBIMENTO/NOTA DE TRANSFERNCIA documento no-diplomtico testemunhal de assentamento, horizontal. Comprovante de material recebido ou transferido. NOTIFICAO - documento diplomtico informativo, descendente. Cincia dada a pessoa fsica ou jurdica sobre um processo ou um ato no qual ela interessada. Protocolo inicial: ttulo NOTIFICAO. De ordem de... ou De acordo com... Direo. Texto: prazo para o comparecimento e a designao do local. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. OFCIO - documento no-diplomatico, informativo. Meio de comunicao do servio pblico. Forma padronizada de comunicao escrita entre subalternos e autoridades, entre os rgos pblicos e entre estes e os particulares, em carter oficial. Entidades privadas no expedem ofcios e sim cartas. pelo ofcio que se mantm o intercmbio de informaes a

respeito de assunto tcnico ou administrativo, cujo teor tenha carter exclusivamente institucional. Embora no seja um documento diplomtico, o ofcio tem sua redao mais ou menos padronizada. Suas partes componentes so: o ttulo abreviado - of., seguido da sigla do rgo expedidor e do nmero do ofcio. Depois vm as datas tpica e cronolgica. Em seguida, a direo e o vocativo Senhor. Por ltimo, o texto propriamente dito, antecedendo o fecho de cortesia e a assinatura do emitente. ORAMENTO - documento no-diplomtico informativo. Previso de receita e despesa de pessoa fsica ou jurdica ou clculo para se fazer uma obra ou um servio. ORDEM DE SERVIO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Determinao tcnica ou administrativa expedida por escrito por autoridade e dirigida aos responsveis por servios, tarefas ou obras, autorizando-os. Em alguns rgos confundida com papeleta ou recebe, com alguma diferenciao de caractersticas, a denominao de orientao de servio ou determinao de servio, sendo esta ltima reservada para as chefias subordinadas quelas que emitem a ordem de servio. ORDEM DO DIA - documento no-diplomtico informativo, horizontal. Expediente predeterminado dos trabalhos de cada dia ou dos trabalhos a serem desenvolvidos em uma reunio. ORGANOGRAMA - documento no-diplomtico informativo. Quadro descritivo, em forma geomtrica, de uma organizao ou servio, indicando a estrutura hierrquica. ORDENAES - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Na administrao colonial: codificao das leis em vigor que se fizeram em Por tugal, nos reinados de D. Afonso V

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(1432-1481) - Ordenaes Afonsinas; de D. Manuel I (14691521) - Ordenaes Manuelinas e de D. Felipe II (1527-1598) Ordenaes Filipinas. Correspondiam, para todo o Imprio portugus, ao que atualmente uma Constituio nacional. PANFLETO - documento no-diplomtico informativo. Em geral, formato que contm um pequeno escrito que pode ser polmico ou satrico, ou folha com dizeres de propaganda. PAPELETA - documento no-diplomtico informativo. Correspondncia interna comumente usada na rea contbil. PARECER - documento diplomtico opinativo ou nodiplomtico e, dependendo da instncia, ascendente ou horizontal. Opinio tcnica ou cientfica sobre um ato, servindo de base para a tomada de deciso. O mesmo que consulta. PARTILHA DE SUCESSO - documento diplomtico testemunhal de assentamento, notarial. Instrumento que registra a repartio pelos herdeiros, ou a quem de direito, de bens mveis, de raiz e das ddivas ativas de uma herana. PARTITURA - documento no-diplomtico informativo. Disposio grfica das partes instrumentais e/ou vocais de uma composio musical de modo a permitir a sua leitura, interpretao e execuo. PASSAPORTE - documento diplomtico informativo. Na administrao colonial, documento passado por rgo competente que autorizava pessoas, viaturas ou embarcaes a deslocarem-se de um pas a outro em situaes normais ou, de uma regio a outra, em situao de beligerncia. Na atualidade: documento pessoal emitido por rgo competente que autoriza algum a sair do pas e serve de identificao e garantia aos cidados de um pas quando esto em outro.

PAUTA - documento no-diplomtico informativo. Relao de itens a serem abordados em uma reunio ou desenvolvidos numa gesto administrativa. PETIO - documento diplomtico informativo peticionrio, ascendente. Instrumento pelo qual se solicita algo autoridade pblica sem se ter a certeza ou a segurana quanto ao amparo legal do pedido. Difere do requerimento, no qual a reivindicao est baseada em ato legal. Protocolo inicial: nome e qualificao do peticionrio. Texto: o peticionrio justifica o pedido e relata suas qualificaes. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. PLANILHA - documento no-diplomtico informativo. Tabela contendo campos a serem preenchidos com dados. PLANO - documento no-diplomtico informativo. Projeto com finalidade determinada e prevendo ao a ser realizada. PLANTA - documento no-diplomtico informativo. Representao grfica da projeo horizontal de cidade, edifcio ou instalaes. Representao grfica da posio exata de um terreno com logradouros vizinhos. PORTARIA - documento diplomtico dispositivo de correspondncia, descendente. Na administrao colonial: ordem rgia expedida em nome do soberano e que contm instrues sobre a aplicao de leis, normas de servio, nomeaes, demisses ou punies. Assemelha-se ao aviso, porm, ao contrrio deste, no explicita o destinatrio. Na atualidade: ato pelo qual as autoridades competentes determinam providncias de carter administrativo, impem normas, definem situaes funcionais, aplicam penalidades disciplinares e atos semelhantes, com base em atos dispositivos exarados em jurisdies superiores. Protocolo inicial :

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PORTARIA, nmero, data (aqui ou no protocolo final), titulao. Texto: exposio, dispositivo. Protocolo final: subscrio e data (se no no incio).
PORTULANO - documento no-diplomtico, informativo. Carta geogrfica manuscrita antiga contendo rotas martimas de um continente ou pas a outro. POSTURA - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Deliberao municipal escrita que obriga a populao ao cumprimento de certos deveres de ordem pblica. Protocolo inicial: nome e titulao da autoridade. Texto : narrao contendo os motivos da medida. Dispositivo. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. PRECATRIO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Documento pelo qual a autoridade governamental do Judicirio ou fazendria emite uma ordem relativa apreenso de bens. Protocolo inicial: nome, titulao e cargo de quem ordena o seqestro dos bens. Texto: objeto do seqestro. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinaturas. PRESTAO DE CONTAS - documento no-diplomtico testemunhal de assentamento. Conjunto padronizado de documentos que comprovam o gasto de numerrio exatamente de acordo com a finalidade inicialmente proposta. PROCESSO - documento no-diplomtico informativo. Desenvolvimento de um expediente, incluindo tipos diversos de documentos e que, recebendo informaes, pareceres e despachos tramita at que se cumpra o ato administrativo que gerou a sua criao. Unidade documental em que se renem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ao

administrativa ou judiciria, formando um conjunto materialmente indivisvel. PROCURAO - documento diplomtico informativo, notarial. Instrumento pelo qual uma pessoa recebe de outras poderes para, em nome delas, praticar atos ou administrar bens. PROGRAMA - documento no-diplomtico informativo. Exposio sumria de itens conjugados a serem cumpridos em prazo previsto. PROJETO - documento no-diplomtico informativo. Esquema de um empreendimento a ser realizado comportando planejamento, pesquisa, preparo e elaborao. Pode ser arquitetnico, educacional, tcnico, cientfico, artstico etc. PRONTURIO - documento no-diplomtico informativo. Reunio cumulativa de documentos que acompanham o desempenho dos interessados na sua atuao profissional em cursos, estgios, tratamentos mdicos e psicolgicos, assim como em programas educativos e de lazer. PRONUNCIAMENTO - documento no-diplomtico informativo, descendente. Registro de manifestao de opinio em geral coletiva em situao de sublevao contra autoridades governamentais. PROPOSIO - documento no-diplomtico padronizado informativo reivindicativo, ascendente. Pedido padronizado ou sugesto que o participante de assemblia, congresso ou reunio encaminha mesa ou ao plenrio. PROPOSTA - documento no-diplomtico informativo reivindicativo, ascendente. Sugesto encaminhada autoridade para que seu contedo venha a fazer parte, se aceita, de um outro ato de valor jurdico e/ou administrativo concreto.

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PROTOCOLADO - denominao consagrada pelo uso. Denominao que recebe o documento avulso registrado como protocolo, mas que no integra um processo. PROTOCOLO - documento no-diplomtico padronizado informativo. Comprovante padronizado da recepo de documentos, caracterizado por um nmero tambm registrado no respectivo documento. PROSPECTO - documento no-diplomtico informativo. Formato igual ao do folheto/folder. PROVA - documento no-diplomtico informativo. Trabalho escrito para avaliao de aproveitamento de aluno ou bolsista ou para testar conhecimentos de candidatos a cargos ou funes. PROVISO - documento diplomtico dispositivo de correspondncia, descendente. Na administrao colonial: ato pelo qual o rei confere algum benefcio ou cargo a algum ou emite ordem baseada em dispositivos anteriores. Pode ser emitida tambm por tribunais superiores. Na atualidade: ato mximo pelo qual uma autoridade, em sua jurisdio, no uso de suas atribuies, autoriza o exerccio de um cargo ou expede instrues. Protocolo inicial: titulao Fao saber a vs (no caso colonial). Nome do destinatrio (no caso colonial). Texto: exposio, dispositivo. Protocolo final: subscrio do responsvel pela transmisso da ordem do rei (no caso colonial) e datas tpica e cronolgica. QUADRO - documento no-diplomtico informativo. Dados textuais, grficos ou desenhos esquematicamente dispostos, com cercadura grfica ou no, de modo a tornaremse facilmente visveis ao observador.

QUESTIONRIO - documento no-diplomtico informativo. Srie de questes previamente formuladas por escrito para serem respondidas tambm por escrito. RASCUNHO - documento no-diplomtico, com as caractersticas do original que lhe suceder. Redao preparatria do original, podendo conter rasuras, correes e supresses. anterior minuta, que no apresenta imperfeies. RAZO - documento no-diplomtico informativo. Livro contbil padronizado de contas correntes. Tambm chamado Livro-razo. As operaes so a lanadas por rubricas separadas, ordenadas em dbito e crdito. RECEITA - documento no-diplomtico informativo. Prescrio de medicamentos a serem ministrados. Conjunto dos elementos a serem usados no preparo de alimento. RECENSEAMENTO - ver CENSO. RECIBO - documento no-diplomtico padronizado testemunhal de assentamento. Reconhecimento escrito e assinado por pessoa(s) que tenha(m) recebido dinheiro ou objeto. RECOMENDAO - documento no-diplomtico informativo. Pedido que se faz a algum, em geral, uma autoridade, para convencer o destinatrio das qualidades de uma pessoa, para obter indicao a empregos ou favor ou de um objeto, empreendimento, idia ou projeto para obter seu apoio. RECORTE/CLIP - documento no-diplomtico informativo. Seleo de artigo ou ilustrao recortada da imprensa peridica, relativa a um determinado assunto ou pessoa e

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colecionada por assunto, nome, lugar ou data, de forma avulsa ou colada sobre folhas de papel ou carto. RECURSO - documento diplomtico informativo reivindicatrio, ascendente. Requerimento do interessado quando este no aceita alguma deciso superior sobre assunto que lhe seja afeito ou no concorda com notas e/ou classificao em prova ou concurso que tenha realizado. REGIMENTO - documento diplomtico dispositivo normativo, descendente. Na administrao colonial: manifestao da vontade do rei. Representa o conjunto de normas disciplinantes de uma entidade, estabelecendo direitos e obrigaes e regendo finalidades dos tribunais e de outros rgos. Quando passado, por ocasio da nomeao, a uma autoridade, um governador, um comandante, um superintendente etc., a relao de suas obrigaes a serem cumpridas frente do governo, comando, rgo ou rea pela qual ser responsvel. Na atualidade: conjunto de princpios e de normas que estabelece o modo de funcionamento interno de um rgo ou o desempenho de cargos ou funes. REGISTRO - documento no-diplomtico testemunhal de assentamento. Inscrio ou transcrio de atos, fatos, ttulos e documentos a fim de autentic-los. REGISTRO CIVIL - documento diplomtico testemunhal de assentamento. Documento componente dos acervos dos arquivos notariais e que so, via de regra, livros de registros de nascimento, casamento, bito, de escrituras, de documentos e de transaes vrias. REGISTRO PAROQUIAL - documento diplomtico testemunhal de assentamento.

Documento componente dos acervos dos arquivos paroquiais da Igreja Catlica e que so, via de regra: livros de batizado, de casamento, de bito, de crisma, de tombo, de contabilidade etc. REGULAMENTO - documento diplomtico, dispositivo normativo, descendente. Conjunto das condies em que uma lei deve ser executada. Tambm significa o conjunto de normas que regem o funcionamento de uma subdiviso hierrquica e administrativa de uma instituio. Tambm chamado REGULAMENTO INTERNO. RELAO - documento no-diplomtico, informativo. Listagem de nomes de pessoas, objetos, quantias, fatos etc. Quando solicitada por autoridade e a ela enviada, pode ser considerada documento ascendente. RELAO DE REMESSA - documento no-diplomtico, informativo. Lista que contm uma identificao sumria de documentos que acompanham o seu encaminhamento na transferncia ou no recolhimento. RELATRIO - documento no-diplomtico testemunhal de assentamento, ascendente. Exposio de ocorrncias, fatos, despesas, transaes ou de atividades realizadas por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos autoridade superior. Protocolo inicial: ttulo - RELATRIO. Nome, ttulos e cargos do destinatrio. Texto: introduo, desenvolvimento e concluso do assunto objeto do relatrio, trazendo, se for o caso, a recomendao de providncias. Protocolo final: datas tpica e cronolgica, assinatura, nome e cargo do autor do relatrio.

RELEASE - documento no-diplomtico informativo. Texto sobre um evento a ser distribudo imprensa para divulgao. Tambm denominado press release.

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REPRESENTAO - documento diplomtico informativo, ascendente. Correspondncia assinada por grupo de pessoas ou por rgo colegiado expondo ou solicitando algo a uma autoridade. Em geral, no assinada por todos e sim pelo diretor ou presidente do colegiado. Tambm usada no sentido do abaixo-assinado, isto , apresentando uma queixa ou reclamao. Em geral, a representao mais utilizada por colegiados institucionalizados e, o abaixo-assinado, por grupo de pessoas. Protocolo inicial: nomes, titulao e cargos dos signatrios. Designao do nome e ttulo da autoridade a quem dirigida a representao. Texto : desenvolvimento do objeto da representao. O enunciado da solicitao, se for o caso. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. REQUERIMENTO - documento diplomtico informativo, peticionrio, ascendente. Instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade pblica e que, ao contrrio da petio, est baseado em atos legais ou em jurisprudncia. Muitas vezes, o requerimento faz meno a esses atos, que toma como base jurdica. Embora a definio possa ser a mesma para os requerimentos antigos e os atuais, o seu discurso um pouco diferente num e noutro caso. Nos requerimentos da antiga administrao colonial temos: Protocolo inicial: nome e qualificao do requerente. No caso da documentao colonial, muitas vezes o requerimento contm a palavra Diz antes do nome do interessado. Texto: a narrao aludindo aos direitos e/ou interesses do signatrio naquilo que pede. O pedido, guisa de dispositivo. Protocolo final: ERM (e receber merc) e a assinatura do requerente (ou no) e data cronolgica ausente. Nos requerimentos atuais, a estrutura do texto : protocolo inicial: titulao e nome da autoridade a quem est dirigido o requerimento. Texto: nome, qualificao profissional e funo do interessado. Requer..., seguindo-se a exposio da solicitao, fazendo aluso ao seu embasamento legal. Protocolo final: as palavras Nestes termos. Pede deferimento. Datas tpica e cronolgica.

REQUISIO - documento no-diplomtico informativo, peticionrio, ascendente. Documento que contm pedido de material ou de prestao de servios, legalmente embasado. RESIDNCIA - documento diplomtico testemunhal de assentamento. Na administrao colonial: inqurito ou sindicncia mandada tirar por autoridade da Justia para averiguar o procedimento de autoridade durante sua gesto. A residncia era ordenada por uma Proviso Real. No caso dos governadores coloniais, embora no fosse obrigatria, era freqentemente levada a efeito. RESOLUO - documento dispositivo normativo, descendente. Ato emanado de rgo colegiado registrando uma deciso ou uma ordem no mbito de sua rea de atuao. O ato est fundado na prpria atribuio conferida ao rgo ou representante. Diz-se que a resoluo conjunta quando o seu dispositivo do interesse e da rea da competncia de mais de um rgo pblico. Protocolo inicial: ttulo - Resoluo. Sigla do rgo e numerao. Ementa. Denominao completa do cargo do responsvel. Texto: Resolve... Texto dividido ou no em pargrafos. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura do emitente, presidente ou diretor do rgo colegiado. RESUMO - documento no-diplomtico informativo. Exposio breve de um texto, de uma sucesso de acontecimentos ou de contas. ROL - documento no-diplomtico informativo. Relao feita com objetivo de transferncia, entrega, recolhimento ou emprstimo de objetos. ROTEIRO - documento no-diplomtico informativo. Descrio de itinerrio ou viagem, podendo conter grficos e/ ou textos.

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SINOPSE - documento no-diplomtico informativo. Apresentao concisa de textos, acontecimentos, fatos ou eventos para informar a uma autoridade ou orientar interessados em geral. SOLICITAO - documento no-diplomtico, ascendente. Pedido justificado para que sejam concedidos benefcios rotineiros ou providenciadas aes de praxe. TABELA - documento no-diplomtico informativo. Quadro no qual se registram esquematicamente nomes, clculos, nmeros, cdigos ou grficos, com a finalidade de sistematizar e fazer visualizar dados de forma instantnea TALONRIO - documento no-diplomtico testemunhal de assentamento. Caderno padronizado formado por folhas divididas em duas partes, sendo uma destacvel (o talo) e a outra fixa, que serve como comprovante, preenchida com dados semelhantes aos do talo. Contm dados impressos e espaos nos quais os dados variveis so escritos. TELEGRAMA - documento no-diplomtico informativo. Registro de notcia ou informao que se transmite por meio de telgrafo. TERMO - documento diplomtico testemunhal de assentamento. Declarao escrita em processo ou em livro prprio, registrando um ato administrativo, contratual, de ajuste ou uma vontade. Suas variaes mais freqentes so: TERMO DE ABERTURA, DE ACORDO, DE ENCERRAMENTO, DE JUNTADA, DE VISITA etc. Protocolo inicial: ttulo - TERMO DE... Livro de ... n. Ementa. Texto: o discurso ter a peculiaridade do tipo de termo que se redige. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinaturas.

TESE - documento no-diplomtico informativo. No meio acadmico, o trabalho de pesquisa escrito e apresentado para obter-se o grau de doutor. TESTAMENTO - documento diplomtico testemunhal de assentamento, horizontal, notarial. Disposio ou declarao solene da vontade do testador sobre aquilo que deseja que se faa, depois da sua morte, com seus bens e fortuna. TESTE - documento no-diplomtico informativo. Registro da verificao ou prova para determinar a qualidade, natureza ou o comportamento de uma pessoa, animal, coisa ou um sistema sob certas condies e/ou submetido a determinadas provas. TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO (TCC) documento no-diplomtico informativo. Trabalho obrigatrio, a ser apresentado no ltimo ano da graduao, em certos cursos universitrios, e de cuja aprovao depende a obteno do grau pretendido pelo aluno. TTULO DE CRDITO - documento diplomtico testemunhal comprobatrio. Documento que formaliza um direito de crdito ordem ou ao portador; circulvel, pois pode realizar, de imediato, o valor que representa. TRASLADO - documento diplomtico testemunhal comprobatrio, notarial. Cpia ou reproduo integral de documentos autnticos originais, assentados em livros prprios, na rea notarial. VALE - documento no-diplomtico testemunhal de assentamento. Escrito sem formalidade legal representativo de dvida por emprstimo ou por adiantamento, que autoriza determinadas despesas. Comprovante de determinada retirada de numerrio

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de caixa. Ordem ou letra postal para transferncia de um lugar para outro de numerrio de particulares. VOLANTE documento no-diplomtico informativo. Folha de papel impressa com contedo publicitrio para ser distribudo. WARRANT - documento diplomtico testemunhal de assentamento. Ttulo de crdito, nominativo e transmissvel por endosso, emitido com o conhecimento do depsito, mediante garantia de mercadorias depositadas.

OS TIPOS DOCUMENTAIS

Sem querer esgotar o universo das espcies documentais que surgem como veculos documentais que so dos mais variados fatos/ atos jurdicos, administrativos e notariais, assim como de vrias aes burocrticas e tcnicas, procurou-se reunir o maior nmero possvel de ttulos daqueles veculos, abrangendo as reas de ao mais ocorrentes nos arquivos. Uma listagem de tipos documentais, e no de espcies, na qual se pretendesse abarcar os universos jurdico, administrativo e notarial, seria impossvel. Isso porque, levando-se em conta que tipo documental a configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que a gerou, sua fixao complexa e pontual. S vivel a construo de glossrios de tipos documentais especficos. O levantamento dos tipos depende do conhecimento das atividades desenvolvidas pela entidade produtora/acumuladora do arquivo e das relaes orgnicas entre aquelas atividades entre si, entre elas e os documentos por ela produzidos/acumulados e entre os documentos entre si. preciso ficar claro que tal afirmao no invalida, naturalmente, a existncia de glossrios de tipos documentais. Entretanto, eles s sero viveis se circunscritos sua prpria rea de ao, seja ela jurdica, administrativa, notarial, cientfica, tcnica ou artstica. Como na base de todo tipo documental est uma espcie documental, porm, ainda que alijada da funo exercida pelos documentos que o compem, tal universalidade torna possvel o glossrio das espcies, mas no o dos tipos, como um todo. Exemplifiquemos: termos como ata, requerimento, plano, portaria, entre outros constaro normalmente de um glossrio de espcies

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documentais, pois so veculos semnticos que suportam um contedo documental. No entanto, se se tratar de atas de conselhos de graduao, requerimentos de matrcula em curso de psgraduao, planos de curso ou portarias de nomeao de autoria do reitor , est-se lidando com tipos documentais da rea da administrao e do funcionamento de universidades e, consequentemente, tipos existentes em arquivos universitrios. Assim, para cada rea de ao nas vrias esferas da sociedade, poder ser construdo um glossrio de tipos documentais. A uniformidade de atribuies, competncias e funes que ocorre no mbito de uma determinada rea que o permitir.

COMO FAZER ANLISE TIPOLGICA

Para introduzir os estudos tipolgicos preciso relembrar, uma vez mais, que a espcie documental a configurao que o documento assume de acordo com a disposio e a natureza de sua informao (e objeto da Diplomtica), bem como que o tipo documental a espcie documental, no mais como frmula, e sim j imbudo da atividade que o gerou (e objeto da Tipologia). Assim, possvel estabelecer dois pontos de partida para a anlise tipolgica: o da Diplomtica e o da Arquivstica. Se se partir da Diplomtica, o elemento inicial a decodificao do prprio documento, e suas etapas sero: da anatomia do texto ao discurso; do discurso espcie; da espcie ao tipo; do tipo atividade; da atividade ao produtor. J se se partir da Arquivstica, o elemento inicial tem de ser, necessariamente, a entidade produtora, e o percurso ser: da sua competncia sua estrutura; da sua estrutura ao seu funcionamento; do seu funcionamento atividade refletida no documento; da atividade ao tipo; do tipo espcie; da espcie ao documento. O resultado ser o mesmo. Chegar-se- ao ponto de encontro desejado entre o documento (suporte, meio, contextualizao) e sua funo (aquilo que se pretende ao emitir-se o documento). preciso que se d a interao entre a especificidade de um ato e a Tipologia Documental adequada para a sua concretizao, seja a sua finalidade dispositiva, probatria ou informativa. O emprego da Tipologia Documental no que-fazer-arquivstico recente, pois foi iniciado, em meados da dcada de 1980, pelo Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri. Tem-se mostrado vantajoso nos vrios segmentos do processamento documental, tais como:

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1) na classificao/arranjo, por facilitar o entendimento da composio das sries; 2) na descrio, esclarecendo que os contedos veiculados em determinado formato jurdico tm certos dados que so fixos e outros variveis, e que este contedo liga-se de forma obrigatria espcie que o veicula; 3) no servio aos usurios, pois a identificao dos tipos documentais traz informaes antecedentes e exteriores ao prprio contedo do documento, fundamentais para sua compreenso dentro do contedo jurdico-administrativo de produo; 4) na avaliao, porque as tabelas de temporalidade partem da identificao das funes refletidas nas sries documentais que se quer avaliar para estabelecer o destino dos documentos. Alis, a avaliao era o grande objetivo do Grupo de Trabalho de Madri, ao estabelecer os parmetros da anlise tipolgica, relacionados adiante. Essa aplicao dos estudos diplomticos foi bastante inovadora e j tem mostrado bons frutos. Alis, a avaliao dos documentos , antes de tudo, baseada na sua estrutura e na sua espcie (GAGNON-ARGUIN, 1998). O trabalho, levado a efeito por aquele grupo de arquivistas espanhis, visava e visa, pois vem apresentando a conveniente continuidade levantar e identificar os tipos documentais componentes dos fundos dos arquivos municipais da regio do entorno de Madri. Trata-se, pois, de documentos pblicos. Dada a sua uniformidade, exigida pelo Direito, os modelos preconizados pelo Manual de Tipologia Documental adaptam-se perfeitamente a toda gama de documentos da esfera governamental. Entretanto, o aportamento canadense aos estudos diplomticos (GAGNONARGUIN, 1998), abordando as tipologias documentais das organizaes, entendendo-se a as entidades paragovernamentais e as privadas, leva-nos certeza de que, tambm neste mbito, ocorre uma certa padronizao, ainda que haja documentos com finalidades bastante especficas, de competncia da iniciativa privada. As anlises diplomtica e tipolgica podem ser feitas em ambos os casos, justamente em razo dessa padronizao.

Na anlise tipolgica a partir da Diplomtica, parte-se da espcie. Portanto, a identificao Diplomtica de um documento independe das caractersticas do conjunto. Neste sentido, a anlise vai verificar se: 1) a expresso Diplomtica (espcie) corresponde realmente ao ato jurdico-administrativo para o qual ela est servindo de meio; 2) a tramitao (procedimento de gesto) corresponde/ correspondeu expresso Diplomtica, j que o ato implcito na espcie tem trmites obrigatrios; 3) vai abster-se do levantamento das relaes internas dentro do conjunto documental ao qual a unidade estudada pertence, porque a verificao Diplomtica independe das caractersticas do conjunto. Na anlise tipolgica a partir da Arquivstica, parte-se do princpio da provenincia e, portanto, a anlise vai verificar se: 1) o conjunto homogneo de atos est expresso em um conjunto homogneo de documentos; 2) os procedimentos de gesto so sempre os mesmos quando se d a tramitao isolada dos documentos isolados; 3) os conjuntos (sries) formados pelas mesmas espcies recebem na avaliao uniformidade de vigncia e de prazos de guarda ou eliminao; 4) na constituio do fundo e de suas subdivises, os conjuntos no esto sendo dispersos; 5) os documentos da srie possuem a devida freqncia de eliminao. A efetivao da anlise tipolgica a partir da Arquivstica exige conhecimento prvio: 1) da estrutura orgnico-funcional da entidade acumuladora; 2) das sucessivas reorganizaes que tenham causado supresses ou acrscimos de novas atividades e, portanto, de tipologias/sries;

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3) das funes definidas por leis/regulamentos; 4) das funes atpicas circunstanciais; 5) das transformaes decorrentes de intervenes; 6) dos processos, pois eles tm uma tramitao regulamentada. Em resumo, a espcie pode ser tomada isoladamente como expresso Diplomtica. Se tomada coletivamente, em sua expresso funcional, ela ser um tipo. Enquanto expresso diplomtica, a espcie caracteriza um documento-indivduo; tem denominao imutvel, vale individualmente pela razo de criao do documento; define-se pela procedncia, enquanto criao; de interesse imediato do produtor e do interessado e vigora obrigatoriamente para a produo, tramitao e uso primrio. Enquanto tipo documental, ela caracteriza coletividades; pode receber denominaes abrangentes; vale coletivamente pela atividade que representa; define-se pela procedncia e, enquanto acumulao, interessa principalmente ao produtor e ao pesquisador; vigora para os arquivos corrente, intermedirio, permanente e uso secundrio. Os itens a serem considerados na anlise tipolgica, segundo o modelo preconizado pelo Grupo de Trabalho dos Arquivistas de Madri, so: 1) Tipo [Espcie documental + atividade concernente] 1.1) Denominao a ser buscada na legislao, em tratados de direito administrativo, manuais de rotinas burocrticas, glossrios, dicionrios terminolgicos ou a partir do prprio documento. 1.2) Caracteres externos (gnero, suporte, formato, forma). 2) Cdigo da srie que corresponde ao tipo no plano de classificao. Posio da srie dentro do fundo ou do conjunto maior. 3) Entidade produtora acumuladora [atribuies]. Suas subdivises correspondem, em geral, s funes, se for o caso. 4) [Atividade(s) que gera(m) o tipo documental em foco]. 5) Destinatrio, se for o caso.

6) Legislao que cria a entidade e a funo/atividade que originar a srie. 7) Tramitao. Seqncia das diligncias e aes (trmites), prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa at seu julgamento ou soluo. o procedimento que gera e em que atua a tipologia. 8) Documentos bsicos que compem o processo, se for o caso. 9) Ordenao. Posio dos documentos dentro da srie. 10) Contedo. Dados repetitivos na tipologia analisada. 11) Vigncia. Qualidade que apresenta um documento enquanto permanecem efetivos e vlidos os encargos e disposies nele contidos. [Tempo de arquivamento no arquivo setorial.] 12) [Prazos.] [Tempo de permanncia no arquivo setorial.] Eliminao [ou preservao em arquivo permanente]. A fixao dos prazos no cabe quando se analisa documentos j de guarda permanente. Os dados entre colchetes so nossos acrscimos ao modelo espanhol. No modelo original, os prazos esto implcitos em vigncia, mas nos pareceu que ficariam mais claros se fossem estipulados, pois nem sempre a durao nos arquivos setoriais e centrais pode ultrapassar quela condio. Esse modelo de anlise tipolgica, quando concebido pelo Grupo de Trabalho, estava direcionado para os arquivos correntes e partia dos princpios da Arquivstica. Entretanto, para analisar documentos em arquivos permanentes, sobretudo os de fundos, cuja idade remota dificulta o levantamento dos dados estruturais e funcionais e em situaes artificiais de aprendizado em que se utilizem exemplos de documentos de valor permanente, pode-se partir da Diplomtica, isto , tomando o documento/espcie como ponto de partida. O exemplo que podemos demonstrar apresenta obviamente as limitaes de uma situao artificial, j que se trata de uma observao feita de fora. Entretanto, no se perdem seus efeitos didticos, uma vez que podem servir de base para os casos concretos. Tomemos uma srie documental acumulada por um dos arquivos

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setoriais da Universidade de So Paulo, detectvel em seu sistema de arquivos (SAUSP): a dos processos de estrutura curricular. 1) TIPO: processos de estrutura curricular. DEFINIO: unidade documental em que se renem oficialmente documentos de natureza diversa, relativos estrutura dos currculos dos cursos de graduao da Universidade, no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto materialmente indivisvel. CARACTERES EXTERNOS: Gnero - textual. Suporte - papel. Forma - original. 2) CDIGO: C55000. 3) ENTIDADE PRODUTORA/ACUMULADORA: Conselho de Graduao (CoG). ATRIBUIO: estabelecimento de diretrizes para orientar a ao da Universidade no ensino da graduao. SUBDIVISES: Cmara de Avaliao, Cmara Curricular e Cmara do Vestibular. 4) ATIVIDADE: estudar questes de estrutura curricular realizadas pelas Comisses de Graduao, aprovando as modificaes curriculares propostas pelas Unidades. 5) DESTINATRIO: unidades de ensino. 6) LEGISLAO: estatuto da Universidade de So Paulo. Resoluo 3461, resoluo CO 3732, resoluo CoG 4235, resoluo 3765, resoluo 4141, resoluo CoG 3918 e resoluo CoG 3740. 7) TRAMITAO: criao ou modificao de currculos elaborados pelos professores dos Depar tamentos; apresentao s Comisses de Graduao das unidades de ensino, museus ou institutos especializados, sua aprovao; entrada no Protocolo da Reitoria para o Conselho de Graduao; sua incluso em pauta, discusso, anexao de pareceres e aprovao; subida s instncias superiores - PrReitoria de Graduao, Conselho Universitrio e Reitor - para homologao; comunicao unidade interessada e arquivamento. 8) DOCUMENTOS QUE COMPEM O PROCESSO: proposta dos respectivos departamentos de ensino, pareceres, currculos atuais e ofcios.

9) ORDENAO: alfabtica de unidade de ensino, departamento, curso e numrica (cronolgica) dos processos. 10) CONTEDO: cursos, disciplinas e polticas de ensino. 11) VIGNCIA: enquanto for adotada a estrutura curricular aprovada. 12) PRAZOS: cinco anos ou vigncia no arquivo setorial e preservao no arquivo permanente. O modelo preconizado por Louise Gagnon-Arguin aproximase do modelo da anlise tipolgica, tal como a desenham os espanhis, pois os seus elementos de abordagem esto muito ligados aos contextos de produo e finalidades do documento. Entretanto, preciso atentar para o fato de que aquela autora, assim como ocorre em muitas instncias Arquivsticas internacionais, no distingue a espcie do tipo, configurando-se como tipo o que denominaramos espcie ou o que denominaramos tipo, indeterminadamente. Evidencia-se que, na relao apresentada pela professora canadense, ela chama de tipo o que chamaramos espcie. A sua inteno mesmo apresentar a espcie, a nosso ver, pois todo o estudo que faz de cada modelo documental realizado de forma genrica como estrutura, mas, ao abordar os contextos de produo e das funes s quais o documento est ligado, aproxima-se bastante do que denominamos tipo. Assim entendido, podemos perfeitamente usufruir dos seus ensinamentos, que muito nos podem ajudar a discernir melhor ainda toda a caracterizao e a importncia do conhecimento das espcies e dos tipos documentais. Os elementos que a professora da Universidade de Montreal levanta enquadram a espcie documental adequada dentro de funes prprias das organizaes e dentro de suas atividades-meio e atividades-fins, mesmo que no chegue ao exemplo mais concreto, como acontece no Manual espanhol. Isso porque, nesse caso, o Grupo de Trabalho espanhol estava objetivamente preocupado com as municipalidades e seus arquivos. A reside a diferena fundamental: a obra de Louise GagnonArguin aborda as espcies documentais que podem ser encontradas

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nas entidades privadas ou mesmo nos rgos estatais com suas caractersticas sem, entretanto, fazer com que sobre ela incida a exemplificao direcionada, mesmo que esteja se referindo, como fica claro, aos documentos das organizaes e no aos atos normativos governamentais. J a obra do Grupo de Trabalho dos Arquivos Municipais de Madri trabalha com a espcie j carregada da exata funo a que se destina. Ambas as metodologias podem, vantajosamente, ser colocadas lado a lado, e o aporte ser claramente enriquecedor para nossos trabalhos futuros de anlise tipolgica. A autora canadense montou o que chamou de grade de anlise, levando em conta, relativamente aos documentos, os seguintes itens: 1) denominao do tipo documental e sua categoria; 2) contexto de criao para estabelecer as circunstncias que conduzem criao do documento; 3) definio, a ser buscada na legislao, nos dicionrios especializados ou na prpria realidade; 4) contedo ou a seqncia dos dados que ocorrem sistematicamente nos documentos do mesmo tipo; 5) condies de validade do sentido do que, obrigatoriamente, do ponto de vista jurdico-administrativo, determinados tipos de documento devem conter; 6) funes a que se referem as razes mesmas de sua criao, no do ponto de vista pontual, e sim do administrativoorganizacional; 7) conservao , referindo-se aos porqus dos prazos sucessivos, nos arquivos correntes e no intermedirio, e as razes de sua permanncia, se for o caso; 8) autoria responsvel, no sentido da atribuio da funo ou cargo de quem o detm e o autor do documento; 9) documentos conexos com o tipo estudado e que, juntamente a este, formam uma cadeia necessria e indispensvel de informao. Podem ser anteriores, paralelos ou posteriores; 10) informaes complementares sobre outros tipos com as mesmas funes ou sobre outras denominaes com que aquele tipo conhecido e

11) leis que normalizem a existncia e/ou conservao daquele tipo de documento, lembrando, quando for o caso, que h modificaes legais relativas ao documento no decurso do tempo, as quais sero assinaladas. Se comparamos esse modelo com o proposto pelo Grupo de Madri, apercebemo-nos que os dados a serem pesquisados e a figurarem no corpo de anlise so os bsicos sua compreenso arquivstica. Isso, ainda que a ordem destes dados seja diversa, segundo a especificidade. Tanto assim que, se aplicarmos este modelo de anlise tipolgica mesma srie com que exemplificamos o modelo anterior, os dados obtidos sero igualmente satisfatrios, como se v: 1) TIPO: processo de estrutura curricular. CATEGORIA: documento de ensino (no sendo a entidade de origem do documento analisado uma empresa, no caberiam aqui as categorias aventadas por Gagnon-Arguin. Mas, seguindo a sua linha de trabalho, j que a entidade acumuladora uma universidade, a categoria poderia ser a de documento de ensino, diferenciando-o dos das outras duas atribuies precpuas da universidade, que seriam os documentos de pesquisa e os de servios de extenso). 2) CONTEXTO DE CRIAO: produzido pelo Conselho de Graduao, cuja atribuio o estabelecimento de diretrizes para orientar a ao da Universidade no ensino da graduao, por meio de sua Cmara Curricular e a partir das sugestes vindas dos departamentos. 3) DEFINIO: unidade documental em que se renem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto materialmente indivisvel. No caso, documentos relativos estrutura dos currculos dos cursos de graduao da Universidade. 4) CONTEDO: os documentos que compem o processo so: proposta dos respectivos departamentos de ensino, pareceres, currculos atuais e ofcios.

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5) CONDIES DE VALIDADE [vigncia]: ter sido aprovado nos departamentos e ter recebido pareceres favorveis, sendo, depois de aprovado, definitivamente montado no Conselho, alm de subir para homologao nas devidas instncias. 6) FUNES: fornecer aos departamentos de ensino a estrutura dos respectivos cursos, informando alunos, professores e funcionrios sobre os currculos oficialmente aprovados. 7) CONSERVAO: nos arquivos setoriais dos departamentos, durante sua vigncia. Quando substitudo por outro currculo, o processo da estrutura curricular no mais vigente dever ser recolhido ao arquivo permanente da universidade. 8) AUTORIA RESPONSVEL: o processo como um todo de autoria da responsabilidade do Conselho de Graduao, embora haja as autorias parciais individuais - de pareceres e ofcios - e as coletivas - de sugestes dos currculos etc. 9) DOCUMENTOS CONEXOS: todos os componentes do processo, assim como os processos de criao de cursos e os relativos s suas alteraes. 10) INFORMAES COMPLEMENTARES: a sua tramitao tem as seguintes etapas: sugesto de novo currculo ou modificao de currculo anterior, elaborada pelos professores dos Departamentos; apresentao s Comisses de Graduao das unidades de ensino, museus ou institutos especializados; sua aprovao; entrada no Protocolo da Reitoria para o Conselho de Graduao; sua incluso em pauta, discusso, anexao de pareceres e aprovao; subida s instncias superiores - Pr-Reitoria de Graduao, Conselho Universitrio e Reitor - para homologao; comunicao unidade interessada e arquivamento. 11) LEIS: estatuto da Universidade de So Paulo. Resoluo 3461, resoluo CO 3732, resoluo CoG 4235, resoluo 3765, resoluo 4141, resoluo CoG 3918 e resoluo CoG 3740. Se analisarmos detalhadamente e se formos suficientemente conhecedores do documento mencionado, podemos deduzir que ambos os formatos de anlise assemelham-se, e tambm podem ser complementares.

Um estudo terico mais acurado de suas partes poderia levar elaborao de um terceiro modelo que melhor pudesse satisfazer as necessidades da produo, avaliao, classificao e descrio. Mas esse estudo, ou melhor, esse modelo, no poderia ser puramente terico, de gabinete, e sim surgir, em cada rea especfica, dos prprios profissionais, tanto da rea da administrao como da jurdica ou da Arquivstica, familiarizados com as caractersticas respectivamente administrativas, jurdicas e arquivsticas de cada tipo documental. Portanto, o ideal que as prprias reas dos contextos de produo, ao, organizao, guarda e utilizao dos documentos produzam os seus manuais de tipologia. Os estudos diplomticos e tipolgicos, voltados que so para a estrutura formal do documento, abarcam tambm os estudos da tradio documental.

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TRADIO DOCUMENTAL

verdade, sem validao, as minutas no podem ter f, no sendo levadas em conta do ponto de vista jurdico. Na arquivstica, muitas vezes, as minutas que ficam acumuladas no rgo de produo, sendo o original, constando de algum processo ou isoladamente, enviado para outra entidade ou pessoa, que o acumula em seu arquivo. As chancelarias no imprio romano j distinguiam o scheda (apontamento, esquema) do instrumentum in mundum redactum ou simplesmente mundum, que era o documento passado a limpo. No pergaminho distinguia-se a parte pior (pars pili) da parte melhor, livre de enrugamentos e ndoas, a parte limpa (pars munda). Esta que era usada para os textos definitivos, principalmente os dos atos solenes, atos normativos das autoridades civis e religiosas. As partes desprezadas para tal eram utilizadas pelos documentos notariais, comerciais e privados. O original o documento feito por direta vontade dos autores e conservado em matria e formas genunas sob as quais foi originalmente emitido (PAOLI; REAL DIAZ, 1980). O original conserva todos os caracteres externos e internos com os quais foi emitido. Diplomaticamente, considera-se no original: 1. o seu carter de primeiro, de matriz; 2. o seu carter de acabado, perfeito, limpo. Em certos caracteres externos e internos, os originais no sero diferentes das minutas, nem das cpias (adiante definidas), mas h fundamentalmente o que os distinguem: as assinaturas ou subscries, carimbos e selos inseridos no documento no momento justamente em que ele se torna original. Um original autgrafo quando contm a subscrio do(s) prprio(s) emitente(s). Procede materialmente dele(s). Um original hetergrafo quando procede intelectualmente do autor, mas no materialmente; em outras palavras, no contm a sua assinatura. Originais mltiplos ocorrem no caso dos documentos pactuais quando o contedo implica obrigaes recprocas de todos os implicados (caso dos contratos, convnios, acordos, tratados etc.). Todos eles recebem igualmente o mesmo original. Tambm ocorrem no caso dos documentos circulares, isto , ordens dirigidas, ao mesmo tempo, a vrias reparties que dependem do mesmo comando. Finalmente, tambm ocorrem quando, por razes de

A Tradio Documental a parte da Diplomtica que se ocupa dos vrios modos de transmisso do documento no decorrer do tempo. Ela estabelece a ingenuidade documental, isto , o grau de relao entre o documento e sua matriz. Conforme o grau de ingenuidade em que esteja, o documento apresenta-se em diferentes formas. Forma, portanto, a configurao do documento segundo o estgio de transmisso ou gradao de ingenuidade documental. Nesta escala, o bsico o original, sendo as outras formas as de antes e depois dele. H, assim, trs momentos na tradio documental: o anterior ao original, o original e o posterior ao original. Reiterando, segundo a forma, o documento apresenta-se como pr-original, original e ps-original. No entanto, como se ver adiante, possvel ainda discernir as chamadas categorias intermedirias, j que h estgios do documento em que ele, sem ser original, no chega a ser cpia, na real acepo da palavra. O pr-original o texto anterior ao original genuinamente definitivo. Pode apresentar-se em duas etapas: 1) o rascunho, o texto sujeito a correes e a rasuras, contendo supresses, acrscimos e substituies e 2) a minuta, que pode ser tomada em dois sentidos. Como a forma diminuta, diminuda e abreviada do original, seria um escrito preparatrio e reduzido para que, a partir dele, se pudesse confeccionar o original, isto , um conjunto de dados essenciais para a redao definitiva do documento. Em outro sentido, o mais considerado pela Diplomtica, a minuta o original, portanto, o rascunho j passado a limpo, porm, sem os sinais de validao (assinaturas, carimbos e selos). Na

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segurana, so mandados originais mltiplos ao mesmo destinatrio, em datas e em veculos distintos, como aconteceu freqentemente na nossa histria colonial, dada a precariedade das embarcaes que transportavam os documentos. As categorias intermedirias entre original e cpia so as que apresentam diferenas sutis entre uma e outra, tratando-se, na realidade, de metamorfoses do original. A primeira possibilidade a ampliao, a reproduo do original revestida de autenticidade, a sua segunda expedio em forma mais solene, sobretudo em seus elementos extrnsecos. Ocorre, por exemplo, no caso dos diplomas universitrios. A segunda categoria intermediria a renovao ou neooriginal. Trata-se da substituio do documento original, assegurada pela existncia de minutas, cpias de originais ou assentamento. Com isso, pode-se emitir um novo original, a chamada segunda via. A insero outra categoria intermediria, a ocorrncia de um documento dentro de outro, no uma simples citao, mas sim, in extenso, verbum ad verbum. H a incluso do texto completo de um ato em outro, j possuidor de individualidade e essncia prprias. A confirmao um ato jurdico novo, mas que faz meno, mais ou menos detalhada, a documentos anteriores, que justificam o presente e o confirmam. O ps-original o ltimo estgio das possibilidades da tradio documental. So as cpias (em latim exemplum, sumptum, translatum) que representam um documento formalmente idntico a um original. Elas podem conviver com seus originais ainda existentes ou podem vir a substitu-los. As chamadas cpias autgrafas so feitas pelo mesmo autor do original e as hetergrafas por outra autoridade que a valida. No devem ser confundidas com os originais mltiplos acima referidos e que se destinam a aes jurdicas ou administrativas simultneas. As cpias apresentam-se em quatro modalidades: simples ou livres; autorizadas; imitativas e em cdices diplomticos. As cpias simples ou livres independem de qualquer controle, no tendo valor jurdico. Sua configurao com os elementos externos diversos do original. O que prevalece o texto. As cpias autorizadas, que surtem os mesmos efeitos do original, apresentam-se em duas modalidades: traslado, cpia

validade, com a f notarial, assim se suprindo da fora jurdica do original, e cpia certificada, garantida por uma autoridade civil ou eclesistica e no pelo notrio. As cpias imitativas ou figuradas so as que reproduzem exatamente alguns dos elementos externos, tais como: o formato das letras, dos desenhos, das assinaturas etc. Acreditava-se, sobretudo na Idade Mdia, que quanto mais fielmente reproduzido o original, mais credibilidade teria a cpia. Hoje, as cpias reprogrficas, fotogrficas e microfotogrficas podem ser classificadas numa categoria entre a cpia livre (no sentido da no autenticao) e a cpia figurada (j que reproduz o original em toda sua configurao no momento da elaborao). Os cdices diplomticos, ou livros de assentamento, so a ltima categoria das cpias e esto relacionados documentao mais antiga. So os registros e os cartulrios. Os registros so livros copiadores, originariamente em branco, e que recebem a cpia de documentos expedidos por uma autoridade ou entidade. Os documentos podem ser copiados na ntegra ou abreviados. Esto corretamente organizados em ordem cronolgica seqencial. Os cartulrios, sendo livros copiadores de correspondncia recebida, no obedecem estrita ordem cronolgica. Muitos esto organizados em datas e, outros, em ordem alfabtica, temtica ou topogrfica. Vistas, portanto, as coordenadas da Diplomtica propriamente dita da Tipologia Documental e da Tradio Documental, tem-se um quadro geral no qual podem repousar os estudos do conhecimento e da utilizao do documento arquivstico em si. As sistemticas das anlises diplomtica e tipolgica podem ser de grande valia. No primeiro caso, mais ao pesquisador e como treinamento sistemtico para o arquivista, para bem discernir os elementos bsicos e os acessrios dos documentos, quando tiver de realizar uma descrio unitria. No segundo caso, ao destrinar as caractersticas das vrias tipologias documentais, afloram facilmente seus elementos e suas caractersticas. Ao conhec-las rigorosamente, os trabalhos de avaliao sero automaticamente facilitados. As bases tericas, metodolgicas e as prticas desses estudos, quando bem assimiladas pelo estudante de Arquivstica, permitem uma formao profissional mais completa. Com a Diplomtica,

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tomada agora no sentido amplo que abarca as trs reas, os arquivistas esto aptos a responder expectativa dos administradores no que concerne s regras de criao dos documentos, expectativa dos seus usurios no conhecimento e crtica de seu contedo e s exigncias do seu que-fazer, no somente nas tarefas da avaliao e eliminao de documentos, mas tambm na elaborao de instrumentos de pesquisa e na valorizao dos fundos de arquivo (DELMAS, 1998).

BIBLIOGRAFIA COMENTADA

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documentos luso-brasileiros coloniais e com alguns atuais, atos normativos federais e estaduais. _____ Tipologia Documental em arquivos: novas abordagens. In: Arquivo Rio Claro . Rio Claro: 9(1), p. 4-15, jan. 1990. Desenvolvimento da Tipologia Documental, dentro da Diplomtica, mostrando sua utilidade em vrias reas do trabalho arquivstico. Destaca os princpios arquivsticos e as categorias documentais luz da Tipologia. _____ Tipologia Documental em Arquivstica. In: Revista do Arquivo Municipal, So Paulo: 195, p. 9-17, jan./dez. 1982. Estudos sobre o conceito diplomtico e o conceito arquivstico do documento, estabelecendo um quadro comparativo entre o tipo documental diplomtico e o tipo documental arquivstico. _____ Tradio documental. In: Arquivos Permanentes, op. cit. rea da Diplomtica voltada para a transmisso do documento, abordando os pr-originais (rascunhos e minutas), os originais nicos e mltiplos, as cpias e as categorias intermedirias, tais como os neo-originais e outros. BELTRO, Odacir. Correspondncia: linguagem e comunicao. So Paulo: Atlas, 1983. Feito para orientar a tcnica redacional em empresas e rgos pblicos, acaba por ser til para os estudos da documentao pblica, pois traz um captulo especfico sobre a correspondncia oficial civil, contendo tambm os modelos, com comentrios e exemplos, de 68 espcies documentais. CAMARGO, Ana Maria de Almeida & BELLOTTO, Helosa Liberalli. Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: Secretaria da Cultura, 1996. Conceitos essenciais para os estudos arquivsticos, trazendo conceitos gerais de interesse para a Diplomtica e Tipologia. No consta no Dicionrio, entretanto, a definio de cada uma das espcies documentais, objeto de glossrios especficos. CARUCCI, Paola. Il documento contemporaneo: diplomatica e criteri di edizione. Roma: La Nuova Italia Scientifica, 1987. Abordagem do mtodo diplomtico para os documentos dos sculos XIX e XX, partindo do exame do ato jurdico no seu processo de formao e da relao entre a forma do ato e do documento. Identificao das tipologias e dos elementos constitutivos dos documentos.

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nas administraes municipais na Espanha e serviu de base para o manual de tipologia levado a efeito pelos arquivos da Comunidade de Madri. CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Caracteres de los documentos. In: Manual de archivistica. Madrid: Fundacin German Sanchez Ruiperez, 1994. Fortemente apoiado em Schellenberg, o autor analisa os caracteres externos dos documentos (categoria, tipo, formato, quantidade, forma), assim como os internos (entidade produtora, origens funcionais, datas tpica e cronolgica e contedo substantivo). DELMAS, Bruno. Manifeste pour une diplomatique contemporaine. Des documents institutionnels linformation organise. In: Gazette des archives, Paris: 172, p. 49-70, 1996. Demonstrando que os estudos diplomticos no devem se restringir abordagem clssica dos documentos medievais, o autor reitera a ligao do documento com o contexto de produo, com as atividades da instituio produtora/acumuladora. _____ Prface. In: GAGNON-ARGUIN, Louise. Typologie des documents des organisations, op. cit., 1998, p. 7-10. O autor alude a que, com a Diplomtica, os arquivistas estaro prontos a responder sobre a criao dos documentos e sua relao com a entidade produtora. Para ele, a preocupao da disciplina , agora, menos o estudo da estrutura, forma, gnese ou a tradio, e mais o da tipologia dos documentos. DURANTI, Luciana. Diplomatica: nuevos usos para una antigua ciencia. Trad. VAZQUEZ, Manuel de. Carmona: Asociacin de Archiveros de Andaluca, 1997. Atualmente, a obra mais completa para o estudo da Diplomtica conceitua, historia e define o objeto e fins desta cincia. Aborda os fatores que esto na origem do documento: fato e ato (momento da ao e momento da documentao), os elementos do documento diplomtico, etc. FORMULRIO dos diplomas usados pelo Soberano no expediente dos negcios relativos ao governo e administrao interna do Estado. Lisboa, 1821 (ms.) (Arquivo do Instituto de Estudos

Brasileiros da Universidade de So Paulo, Coleo Lamego, Cdice 13). Manuscrito do sculo XIX que traz a definio de atos normativos expedidos pelas chancelarias reais e pelos tribunais, dando o modelo para sua correta redao nos diferentes casos. GAGNON-ARGUIN, Louise. Typologie des documents des organisations: de la cration la conservation. Qubec: Presses Universitaires de lUniversit de Qubec, 1998. Construindo uma grade de anlise com elementos bem delimitados para cada um dos vrios tipos de documentos prprios das empresas, esclarece a natureza diplomtica e jurdica dos documentos de arquivo, natureza ligada a suas respectivas funes no quadro da entidade produtora/acumuladora. GRUPO de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid. In: Manual de Tipologia Documental de los Municipios. Madrid: Consejeria de Cultura, s.d. (Archivos. Estudios, 2). Obra bsica, introdutora da metodologia para a anlise tipolgica, resultante de trabalho coletivo, a partir do esquema estabelecido por Vicenta Corts, e que tem permitido a seus usurios a concretizao de projetos de classificao, avaliao e descrio em diferentes modalidades de arquivos. HEREDIA HERRERA, Antonia. Diplomtica y Archivstica. In: Archivistica general: teoria y practica. Sevilla, Diputavin Provincial, 1988, p. 36-43. Histrico da Diplomtica e anlise da importncia da sua aproximao com a Arquivstica, ressaltando o quanto isto pode beneficiar a organizao dos documentos, inclusive, a aplicao da informtica nos arquivos. KASPARY, Adalberto J. Redao oficial: normas e modelos. 12. ed. Porto Alegre: Prodil, 1995. Caractersticas da redao oficial e sua apresentao, trazendo o estudo analtico de 27 espcies documentais das mais utilizadas, dando para uma delas conceito, generalidades, partes e modelos. LEAL, Eurpedes Franklin; BERWANGER, Ana Regina. Noes de Paleografia e Diplomtica. Santa Maria: Universidade Federal de Santa Maria, 1996. No que concerne Diplomtica, conceitos bsicos, histria e funo dos estudos diplomticos, estudando os

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portugus, explicados luz do contexto de produo e apresentando a estrutura da redao de cada um. MEDEIROS, Joo Bosco. Correspondncia: tcnicas de comunicao criativa. So Paulo: Atlas, 1997. No sendo livro especfico de Diplomtica, til para esta rea em sua Parte III, relativa correspondncia e a atos oficiais, trazendo conceito, princpios de redao oficial, alm da definio e comentrios sobre a estrutura e as diversas partes de 67 espcies documentais, com os respectivos exemplos. MEIRELES, Hely Lopes. Direito administrativo brasileiro. So Paulo: Revista dos Tribunais, 1989. Apresenta e discute conceitos bsicos de interesse do Direito, mas de importncia bsica para a compreenso dos estudos diplomticos, sobretudo nos captulos relativos a atos administrativos e administrao pblica (estrutura administrativa, entidades polticas e administrativas, rgos pblicos). NUEZ CONTRERAS, Luiz. Concepto de documento. In : Archivistica: estudios bsicos. Sevilla: Diputacin Provincial, 1981. Abordagem da diferenciao bsica entre documento em geral, documento administrativo, documento diplomtico, documento no-diplomtico e documento arquivstico, documento no-arquivstico, exemplificando como o mesmo ato administrativo pode gerar estas vrias modalidades de documento. OTAMENDI, Alberto F. J. Tipologia Documental. In: Revista de la Asociacin Argentina de Archiveros. Buenos Aires, n. 16, 1979. Acepo bastante original e livre do conceito de Tipologia, sugerindo agregaes que poderiam ser feitas, levando-se em conta no s a natureza basicamente jurdica do documento pblico, mas tambm suas implicaes sociais. PINHEIRO, Ana Virgnia. Diplomas legais portugueses de acordo com os preceitos praticados entre 1752 e 1807 (ined.). Transcrio do Appendix do ndice de todas as leis, alvars, cartas rgias da segunda metade do sculo XVIII at o incio do sculo XIX (1807), explicando as partes constituintes dos documentos e orientando a produo dos futuros atos dispositivos.

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_____ Glossrio de codicologia e documentao. In: Anais da Biblioteca Nacional. Rio de Janeiro: 115, p. 123-213, 1995-1998. Definio dos termos mais recorrentes na rea dos documentos manuscritos pblicos e privados antigos e na rea da codicologia, disciplina que se ocupa dos livros anteriores ao aparecimento do livro impresso. PIQUERAS GARCA, Maria Beln. Concepto, mtodo, tcnicas y fuentes de la Diplomatica. In: RIESCO TERRERO. Introduccin a la paleografa y la diplomtica general. Madrid: Ed. Sintesis, 1999, p. 191-205. Define, historia e expe os mtodos e as tcnicas da Diplomtica, abordando tambm sua relao com outras cincias e suas fontes, classificando-as em histricas, processuais ou judiciais, administrativas e eclesisticas. REAL DIAZ, Joaqun. Estudio diplomatico del documento indiano. Sevilla: Escuela de Estudios Hispanoamericanos, 1970. O documento colonial hispano-americano enquanto documento dispositivo e comprobatrio, sua tradio documental, sua actio e conscriptio e os tipos documentais emanados das autoridades soberanas e delegadas. RIBEIRO JNIOR, Jos. Extrato da legislao para o Brasil durante o reinado de D. Jos I. In: Anais de Histria. Assis: 1, p. 78-130, 1969. Relao de legislao visando facilitar a pesquisa histrica, mas que til para os estudos diplomticos e tipolgicos por trazer a definio das vrias espcies documentais dispositivas, descrevendo sua frmula usual no sculo XVIII. RIESCO TERRERO, ngel. Diplomtica general. In: _____. Introduccin a la paleografa y la diplomtica general. Madrid: Ed. Sintesis, 1999. Sete captulos da segunda parte da obra dedicados a temas de diplomtica: conceito, gneses e tipologia documental, tradio documental, datao e caracteres externos e internos dos documentos. Apndices sobre crtica diplomtica e edio de conjuntos documentais. ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Ayer y hoy de la Diplomatica: ciencia. Introduccin a la paleografa y la diplomtica general. Madrid: Ed. Sintesis, 1999. De la autenticidad de los documentos. In: _____. Documento de archivo y archivo de gestin: Diplomtica de ahora mismo. Carmona: Universidad Internacional Menndez

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estudos a partir da chamada Guerra Diplomtica. O documento enquanto fonte histrica e a metodologia da Heurstica. VAZQUEZ, Manuel. Estudio del carcter original de los documentos. Crdoba: Direccin General de Publicaciones, 1988. Estudo dos caracteres externos e internos dos documentos de arquivo e as vrias etapas da tradio documental: dos pr-originais aos psoriginais, passando pela caracterizao dos originais. _____ Reflexiones sobre el trmino tipo documental. In: De archivos y archivistas: homenaje a Aurelio Tanodi . Washington: Organizacin de los Estados Americanos, 1987. Antecedentes do termo tipo documental, autores de vrios pases que o utilizam, e tambm que no o utilizam, definio de tipo documental e explanao sobre as categorias documentais.

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