GETTING THINGS DONE

Aplicando corretamente a metodologia GTD ao seu cotidiano, em pouco tempo voc ser uma pessoa mais organizada, produtiva e com a mente mais tranquila.

UMA INTRODUO AO MTODO

O que o GTD pode fazer por voc?

Voc tem muitas tarefas, compromissos e projetos? Tem a sensao que poderia render mais? Que poderia entregar mais? Lembra-se das coisas que precisa fazer em momentos inoportunos? Sua cabea anda constantemente cheia? Sente-se sobrecarregado e muitas vezes frustrado no nal do dia, aps ter feito um monte de coisas, mas no sabe dizer o que fez? Ento a metodologia GTD (Getting Things Done) criada por David Allen, pode lhe ajudar.

Neste e-book vamos apresentar o passo a passo na implementao do GTD (Getting Things Done), um programa de uma semana que se voc seguir corretamente poder transformar a sua vida. Voc pode achar que estou exagerando, mas nossa experincia com centenas de prossionais nos permite armar com tranquilidade que o GTD revoluciona a vida das pessoas.

Nessa primeira fase, voc aprender a parte do GTD que lhe auxiliar a ter suas coisas sob controle. O GTD muito mais do que isso, mas recomendamos que primeiro siga risca este passo a passo para depois se aventurar em voos mais altos na metodologia.

www.calldaniel.com.br

Autoria
A metodologia GTD apresentada na sua ntegra no livro A arte de fazer acontecer de David Allen. O presente tutorial utiliza uma didtica prpria para ensinar o GTD que est no livro. Ou seja, quem inventou a metodologia e detentor dos direitos a David Allen Company. Eu, Daniel Burd, instrutor certicado em GTD, procurei neste artigo apresent-lo de modo fcil e acessvel para uma grande audincia. GTD e Getting Things Done so marcas registradas da David Allen Company.

www.calldaniel.com.br

Do que voc vai precisar?

Para seguir este tutorial imprescindvel ter os seguintes materiais: Bloquinho de notas com lpis (ou caneta) que caiba no seu bolso e que seja fcil de arrancar as pginas.

Bandeja de entrada (ou Caixa de Entrada). Pode ser daquelas de plstico vendidas em papelarias.

Agenda para registrar seus compromissos (pode ser de papel ou eletrnica).

Fichas para registrar suas Listas de Aes. Essas chas j esto feitas e prontas para uso neste e-book. Voc as encontrar nas prximas pginas.

www.calldaniel.com.br

Listas de Ao
Na sua agenda reserve uma hora e meia por dia para os prximos sete dias para se dedicar ao GTD. Esse perodo dever ser em um momento do dia em que voc esteja bem desperto. No adianta reservar um perodo em que seu crebro j esteja (ou ainda estiver) adormecido! Reserve esse perodo para o GTD na sua agenda, em todos os dias da semana.

No stimo dia ser necessrio reservar, alm da hora e meia j reservada, um novo perodo de uma hora e meia. Ou seja, no stimo dia voc precisar dedicar trs horas ao GTD.

Ningum disse que seria um trabalho fcil, certo? O GTD vai ajudlo a fazer muito mais e a ter a mente mais tranquila, mas no vai fazer com que voc trabalhe menos.

O GTD muito simples de entender, mas difcil de fazer. Vamos em frente!

www.calldaniel.com.br

Dica de Ouro
Seja consistente no uso do GTD. Para se ter controle preciso realizar as cinco tarefas abaixo de modo consistente. Ou seja, preciso realizar estas cinco tarefas sempre e do mesmo modo. No esquea nunca este princpio fundamental para o seu sucesso.

www.calldaniel.com.br

Dia 1 Coleta
A coleta consiste em escrever em um pedao de papel tudo aquilo que precisa ser feito. importante anotar uma coisa por pedao de papel. Assim, sua primeira misso como estreante em GTD pegar o seu bloquinho e coloc-lo no bolso. Isso importante mesmo! No v em frente sem o seu bloquinho no bolso. Durante o dia voc vai anotar nas folhas do bloquinho tudo aquilo que precisa fazer. Uma coisa por folha. normal que ao nal do dia voc tenha anotado coisas assim no seu bloquinho:

Cortar o cabelo; Entregar o trabalho de Administrao de Redes na faculdade; Sacar dinheiro para o m de semana; Consertar a luz da sala; Retornar ligao do Marcos; Finalizar a apresentao de tera; Cobrar resposta do oramento; Comprar papel para impressora.

Lembre-se de anotar um item por folha de papel.

Ao nal do primeiro dia, arranque todas as folhas anotadas e coloque-as na sua Caixa de Entrada. Misso cumprida. Comemore, voc merece!

www.calldaniel.com.br

Dia 2 Processamento & Organizao

Hoje voc vai aprender uma nova habilidade: processar tudo que foi coletado, isto , tudo que est na sua Caixa de Entrada. O processamento ser feito naquela hora e meia que voc reservou na sua agenda.

Regras do processamento:

1. O item (papel) que voc tirou da sua Caixa de Entrada para processar no volta jamais para a Caixa de Entrada. Ao nal do processamento sua caixa dever estar vazia.

2. O processamento exige concentrao. No uma atividade para ser feita com pressa. importante que voc d toda a sua ateno para cada item que vai processar. Um processamento mal feito vai fazer seu sistema de informaes ruir rapidamente.

www.calldaniel.com.br

O processamento ocorre da seguinte forma:

1. Pegue o papel que est no topo da sua Caixa de Entrada; 2. Veja qual o assunto; 3. Voc tem que fazer algo? Ou seja, um item de ao? 4. Em caso de no ser um item de ao, voc no precisa fazer nada agora com este item. Veja qual das trs opes abaixo melhor lhe atender:

Voc pode jogar fora? Se puder, jogue. Voc quer incubar este assunto para ver depois? Se sim, escreva este item na cha TALVEZ, ALGUM DIA. Voc quer arquivar em uma pasta suspensa para referncia posterior? Ento crie a pasta e arquive.

5. Em caso de ser um item de ao, ou seja, algo que voc precisa fazer:

Dena qual a primeira ao que precisa ser feita para que o assunto evolua. Observe que a primeira ao mesmo. Por exemplo, se no papel que voc tem em mos estiver escrito: comprar impressora nova, talvez a primeira ao seja pesquisar na internet qual impressora comprar. Tome cuidado para efetivamente identicar a primeira ao. Caso contrrio a resoluo do assunto em questo no vai evoluir.

www.calldaniel.com.br

6. Uma vez denida a primeira ao, continue respondendo s seguintes perguntas:

Voc pode fazer a primeira ao agora em menos de dois minutos? Se sim, faa j!

Voc pode delegar para algum esta primeira ao? Se sim, faa j e anote o que delegou na cha AGUARDANDO.

Ok, no deu para fazer em dois minutos nem para delegar, o jeito ser adiar esta primeira ao.

Se essa ao tiver uma data em que precise ser realizada, ou tiver de ser feita ainda esta semana, anote-a j no seu calendrio, na data em que precisa ser feita. Importantssimo: s anote no seu calendrio aquilo que precisa impreterivelmente ser realizado naquela data. No encha o seu calendrio com desejos. Registre apenas obrigaes reais. Se o item no precisa ser feito em uma data especca, avance para o prximo passo.

www.calldaniel.com.br

 Se no tiver uma data, anote em uma das seguintes chas:

@CASA tarefas para fazer em casa; @ESCRITRIO tarefas para fazer no escritrio; @REUNIES assuntos para conversar em reunies; @RUA tarefas para fazer na rua. Ex.: farmcia, supermercado etc.; @TELEFONEMAS a fazer.

7. Excelente! E se este item que voc tem em mos for algo um pouco mais complexo que no ser resolvido somente na primeira ao? Neste caso voc tem em mos um Projeto. Para o GTD, projeto tudo aquilo que para ser nalizado necessita mais do que uma ao. Nesse caso, anote o nome do projeto na cha PROJETOS. Essa cha ter uma lista de todos os seus projetos ativos e ser revisada no Dia 7 de nosso programa.

8. Volte ao passo 1 para continuar o processamento.

www.calldaniel.com.br

10

Processando e-mails
O processamento de e-mails segue a mesma dinmica. Voc vai trabalhando os e-mails (um por um) que esto na sua Caixa de Entrada, exatamente da mesma forma como fez com seus papis. Voc anotar as aes nas Listas de Aes exatamente do modo indicado acima. A diferena no processamento dos e-mails est no que fazer com o e-mail uma vez processado. Para tal, crie duas pastas de e-mails:

Itens de ao: todos os e-mails que sero necessrios para realizar alguma Prxima Ao devero car nesta pasta. Uma vez executada a Prxima Ao, tire o e-mail desta pasta. Voc poder exclu-lo ou arquiv-lo em outra pasta.

Aguardando: todos os e-mails que estejam relacionados com algum item da cha AGUARDANDO devero ser guardados aqui. Assim, se for necessrio vericar novamente o assunto, utilize o email que est nesta pasta. Quando o assunto for resolvido tire o email desta pasta.

www.calldaniel.com.br

11

Dias 3, 4, 5 e 6 Execuo
Nestes dias o seu desao ser seguir elmente aquilo que est anotado no seu calendrio. O seu calendrio seu maior compromisso. Nele voc coloca tudo aquilo que tem uma data especca para ser realizado, inclusive os processamentos dirios. Portanto, concentrao total no calendrio. Faa tudo que est l. E claro, no se esquea de manter ativo o seu bloquinho de anotaes, coletando tudo o que precisa ser feito. Depois voc arranca as pginas e coloca-as na sua Caixa de Entrada para, no dia seguinte, processar (um por um) todos os itens que esto l.

Digamos que no decorrer do seu dia voc tenha um espao no seu calendrio, entre 14h e 16h, sem compromisso agendado. O que voc vai fazer? Dependendo de onde estiver, voc vai consultar suas Listas de Ao. Se voc estiver no trabalho, vai consultar sua Lista de Ao @ESCRITRIO, para ver os itens que podem ser trabalhados nestas duas horas e mos obra. Voc vai checar suas listas de ao quando houver uma brecha no seu calendrio. Fora! Voc est na fase mais difcil do GTD.

www.calldaniel.com.br

12

Dia 7 Reviso semanal

Parabns, voc est perto da sua graduao! Espero que esteja conseguindo capturar tudo que vem sua mente e que esteja cando craque no Processamento e na Organizao. Chegou a hora de revisar todo o seu sistema. Na reviso semanal vamos apertar todos os parafusos e correias do seu GTD, para que ele ua de modo harmonioso e tranquilo. A reviso semanal composta por uma sequncia de passos que devem ser seguidos integralmente:

Recolha tudo, que atualizado, seja criativo: 1. Recolha papis e outros materiais; 2. Processe sua Caixa de Entrada; 3. Esvazie sua mente; 4. Revise suas Listas de Ao; 5. Revise sua Agenda Passada; 6. Revise sua Agenda Futura; 7. Revise sua cha AGUARDANDO; 8. Revise sua cha de Projetos; 9. Revise sua cha TALVEZ ALGUM DIA; 10. Seja criativo e corajoso.

www.calldaniel.com.br

13

Reviso semanal detalhada

Recolha Tudo 1. Recolha papis e outros materiais Coloque na sua Caixa de Entrada todos os cartes de visita acumulados, recibos e outros papis. No esquea nenhuma folha anotada em seu bloquinho. Tudo vai para a Caixa de Entrada.

2. Processe sua Caixa de Entrada Processe todos os papis, anotaes de reunies, mensagens no seu correio de voz e e-mails. Se voc conseguiu processar diariamente, ter pouca coisa para processar na reviso semanal.

3. Esvazie sua mente Escreva e processe todos os projetos que no foram capturados. Faa o mesmo procedimento para as chas de Itens de ao, AGUARDANDO, TALVEZ ALGUM DIA etc. D uma boa vasculhada na sua cabea, no deixe nada l!

Fique Atualizado

4. Revise suas Listas de Ao Agora voc percorrer todas as listas que comeam por @, lista por lista. Reita sobre cada item de cada lista. D baixa nas tarefas j concludas. Revise procurando detectar outras aes que precisam ser registradas nas suas listas de ao.

www.calldaniel.com.br

14

5. Revise sua Agenda Passada Abra sua agenda e consulte a semana que passou. Percorra dia a dia vericando se todos os compromissos de fato ocorreram. Se algum foi desmarcado, verique se precisar remarc-lo. Verique se sobrou alguma tarefa para voc fazer em decorrncia dos compromissos da semana que passou. O objetivo no deixar nada para trs, capturando tudo. Procure itens de ao que caram perdidos e coloque-os no seu sistema atual.

6. Revise sua Agenda Futura Agora verique a sua agenda para a prxima semana. Percorra-a dia a dia vericando tudo que ocorrer na prxima semana. Verique se h algum compromisso que precise de preparao prvia e nestes casos reserve um tempo com a devida antecedncia. Se desejar, avance um pouco mais na sua agenda, para ter uma ideia de suas atividades nas duas ou trs semanas seguintes. Capture os itens de ao que forem surgindo nesta reviso.

7. Revise sua cha AGUARDANDO Chegou a hora de cobrar os esquecidos e de fazer o famoso follow up. Percorra sua lista AGUARDANDO e veja se precisa cobrar algum novamente, dando baixa naquilo que j foi recebido.

www.calldaniel.com.br

15

8. Revise sua cha de Projetos Avalie o status de cada projeto, metas e entregveis. Certique-se de que haja pelo menos um item de ao para cada projeto. Folheie os planos dos projetos e materiais de suporte para disparar novas aes ou dar baixas naquelas j feitas.

Seja Criativo

9. Revise sua cha TALVEZ ALGUM DIA Verique se chegou o momento de ativar algum projeto e transferi-lo para a lista PROJETOS. Exclua os itens que perderam o interesse.

10. Seja criativo e corajoso Voc tem alguma nova ideia criativa para incluir no seu sistema?

Ufa! Um trabalho, no ?! Mas tenho certeza de que valeu o esforo. Com a reviso semanal voc garante que no est esquecendo nada e que sua prxima semana ser produtiva.

www.calldaniel.com.br

16

Dica de Ouro
No se preocupe em fazer uma reviso semanal perfeita de imediato. Aos poucos voc vai melhorando e aprimorando o seu sistema. O mais importante que voc seja consistente, realizando sempre sua reviso semanal, mesmo que imperfeita.

www.calldaniel.com.br

17

Concluso
Voc precisar de dois anos de prtica para tornar-se um faixa preta no mtodo GTD. um processo de contnuo aprimoramento. Mas voc no precisar de dois anos para usufruir dos seus benefcios. Se voc seguiu o programa desta sua primeira semana, j uma pessoa mais produtiva. A tranquilidade da mente costuma demorar um pouco mais para ser sentida, algo como dois meses. Ela vir quando voc perceber que pode conar no seu sistema.

www.calldaniel.com.br

18

Depoimentos

Estou menos estressada e mais conante nas minhas tarefas. Tenho mais conscincia do tempo que gasto com coisas que no deveria. Aprendi a coordenar minha agenda e a alocar mais tempo para as atividades.
Bianca Lanzuolo Gerente de Treinamento SAP Brasil

www.calldaniel.com.br

19

Com a enorme quantidade de informao, o funcionrio perde o controle do que prioritrio para os negcios. O GTD cria um painel de prioridades, que impacta na capacidade de atingir resultados e, consequentemente, na empresa.
Rodrigo Pinto, Gerente Nuvem Privada e Virtualizao Microsoft

www.calldaniel.com.br

20

GTD no mais uma ferramenta que a pessoa precisa encontrar tempo para incluir na rotina. uma nova forma de olhar e sistematizar o tempo. um novo jeito de fazer o que j feito.
Bruno Hohl Gerente de Relaes e Evoluo Organizacional Natura

21

www.calldaniel.com.br

@REUNIES Reunio Assunto a tratar

Lista de Ao

www.calldaniel.com.br

22

PROJETOS

Lista de Projetos

www.calldaniel.com.br

23

@RUA

Lista de Ao

www.calldaniel.com.br

24

@CASA

Lista de Ao

www.calldaniel.com.br

25

@TELEFONAR

Lista de Ao

www.calldaniel.com.br

26

AGUARDANDO Quem Itens Aguardando

Tarefas delegadas Data de solicitao

www.calldaniel.com.br

27

TALVEZ, ALGUM DIA

Incubadora

www.calldaniel.com.br

28

Sobre ns
Sobre a David Allen Company - Getting Things Done (GTD)
A David Allen Company uma empresa de treinamento e consultoria mundial, considerada a principal autoridade nas reas de produtividade organizacional e pessoal. Criador da metodologia Getting Things Done (GTD), David Allen, um dos palestrantes mais requisitados e mais bem pagos da atualidade. O GTD possui milhes de seguidores no mundo, pois proporciona uma verdadeira transformao na vida das pessoas.

Sobre o Daniel Burd

Daniel Burd estudou Fsica na Universidade de So Paulo. o nico prossional brasileiro certicado na metodologia GTD pela David Allen Company americana. Dedica-se integralmente a projetos de Coach e treinamento focados em alta produtividade e reduo de estresse. Daniel poder ser contatado atravs do email daniel.burd@calldaniel.com.br

Sobre a Call Daniel

A Call Daniel parceira certicada internacional da David Allen. A Call Daniel vem atendendo no Brasil e no mundo empresas que precisam produzir mais com menos estresse, dentre elas: Accenture, Nestl, Microsoft, Embraer e Natura. Duas caractersticas tornam a Call Daniel a parceira preferida dos seus clientes: a preocupao em adaptar cada treinamento s necessidades especcas da empresa e dos gestores, e a realizao de acompanhamentos ps-treinamento com todos os participantes garantindo que as tcnicas aprendidas tornem-se poderosas ferramentas no dia a dia.

CLIQUE AQUI E SAIBA MAIS

Seminrio Alta Produtividade

Coach Executivo

Grupo Gerencial

+55 11 98472-2470 marcio.welter@calldaniel.com.br www.calldaniel.com.br