UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE INGENIERA ESCUELA DE MECNICA INDUSTRIAL REA DE ADMINISTRACIN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS1 / SECCIN N INGENIERO

BYRON CHOCOJ

PROYECTO DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS 1

CREACIN DE UNA EMPRESA

Carne 200915003 200925239 200819006 200819321 200860049 200212870 201020423

Nombre Juan Luis Gmez Panam Carlos Joel Mena Prez Amed Lara Ricardo Tahuite Luis Sandoval Felipe Sequen Lourdes Vsquez

Porcentaje trabajado 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Guatemala, Mircoles 8 de Mayo de 2013

Introduccin
Es una empresa creada para brindar soluciones fciles y rpidas a usuarios de productos para impresiones de computadora. Esta empresa se especializara en servicios de recarga de cartuchos de tinta contando con variedad de opciones como: llenado de cartuchos, venta de kits de recarga manual, cartuchos nuevos, venta e instalacin de sistemas continuos de tinta, venta de impresoras y adems ofrecer accesorios de computacin complementarios para que el cliente encuentre lo que necesita en un solo lugar. Los servicios que ofreceremos sern acorde a la necesidad de cada persona e institucin que los necesite, entre ellas las antes mencionadas tambin as como la renta de equipo de cmputo para el uso de internet.

En la actualidad existen negocios que ofrecen servicios similares al planteado en este sin embargo no se enfocan en las necesidades reales del cliente que mas que un producto sean una solucin. Nuestra empresa se concentrara en proporcionarle al cliente un servicio rpido, garantizado y adems la informacin adecuada del producto que necesita y de las alternativas por las que puede optar como cambiar de sistemas de impresin, comprar cartuchos nuevos, darle mantenimiento a sus equipos, etc. Se contara con un servicio de soporte tcnico que guie a los clientes en tareas como recarga de cartuchos manual, instalacin del cartucho, limpieza de cabezales etc.

El segmento de mercado elegido incluye a estudiantes, profesionales, caf internet y oficinas principalmente dentro del Campus Central de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Debido a la alta demanda de nuestros servicios en este lugar ya que tantos estudiantes, profesionales y personal de las oficinas de cada facultad utilizan equipos de impresin para realizar tareas, exmenes, informes, reportes, presentaciones etc. Adems estudiantes del sector escolar del pas acuden a esta Universidad a buscar servicios y productos ms econmicos.

Objetivos

Objetivo General
Usar todos los lineamientos aprendidos en el curso de administracin de empresas, de cmo montar una empresa y lo necesario para mantenerla funcionando.

Objetivos especficos
Saber los limites gerenciales y saber la diferencia entre ellos. Usar los diferentes tipos de herramientas para definir la presentacin de una empresa, saber cules son los lineamientos requeridos y utilizarlos. Conocer los diferentes tipos de comunicacin que existen en una empresa.

PRESENTACIN DE LA EMPRESA
VISIN DE LA EMPRESA

Posicionarnos para el ao 2014 como la mejor opcin en servicio de venta de artculos, accesorios tecnolgicos y renta de computadoras con excelente atencin al cliente, siendo este nuestro rasgo caracterstico, expandiendo nuestro puntos de acceso hasta abarcar toda la ciudad universitaria (zona 12) y CUM.

MISIN DE LA EMPRESA

Alcanzar el liderazgo en la venta de artculos, accesorios tecnolgicos y renta de computadoras dentro del campus universitario con el fin de exceder los objetivos financieros y de crecimiento de nuestros accionistas. Para lograr estos objetivos debemos anticiparnos a las necesidades de nuestros clientes y superar sus expectativas de servicio, generando bienestar y desarrollo personal y profesional de quienes lo hacemos posible. Siempre vinculados al bienestar de nuestra comunidad universitaria.

CULTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

La cultura organizacional se ha convertido en un medio efectivo para entender el comportamiento organizacional y buscar la forma de adecuarlo positivamente a los cambios.

Nuestra cultura organizacional es subjetiva ya que pensamos y realizamos todo lo posible en la satisfaccin del comercio y de los consumidores con un sistema de distribucin y portafolio de marcas lderes para lograr un crecimiento

rentable y sostenido. Adems de llevar siempre consigo los valores organizacionales de la empresa.

VALORES DE LA EMPRESA

Valores Econmicos: Procuramos al mximo la generacin de riquezas sin explotar la necesidad de nuestros clientes. Valores para la convivencia social: Libertad Justicia Tolerancia Igualdad Respeto a las reglas Respeto a la individualidad Verdad Valores para el desarrollo humano: Capacitacin Desarrollo Integral Valores Administrativos: Comportamiento sistemtico Conocimientos permanentes del mercado Calidad y Servicio a nivel organizacional

Planeacin Evaluacin Estratgica

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE UNA EMPRESA (ORGANIGRAMA, INDICAR EL TIPO DE ORGANIZACIN (VIRTUAL, MATRICIAL, RED))

Analizando la forma estructural de nuestra organizacin, podemos resumir que los elementos se combinan de forma jerrquica (Junta directiva y Presidente), y que lo elementos se combinan de una forma ms nivelada teniendo la responsabilidad repartida y con mayor autonoma (Gerente Regional, Cajero y Tcnico). Inclinndonos a un tipo de organizacin matricial, una de las caractersticas principales de esta organizacin, es que agrupa a las personas simultneamente por funciones y divisiones, el objetivo principal de este tipo de estructuracin es la de buscar la mayor integracin de recursos especializados, lo cual es de gran utilidad cuando se desarrollan proyectos con tiempos definidos (aumento en ventas, expansin, etc.).

Junta Directiva (Dueos capitalistas)

Presidente

Gerente General USAC Z 12 Gerente Regional Facultad de Ciencias Economicas Gerente Regional Facultad de Ciencias Polticas

Gerente General USAC CUM

Gerente Regional Facultad de Ingenieria

Gerente Regional Facultad de Humanidades

Gerente Regional Facultad de Medicina

Gerente Regional Facultad de Psicologia

Cajero

Tcnico

Cajero

Tcnico

Cajero

Tcnico

Cajero

Tcnico

Cajero

Tcnico

Cajero

Tcnico

TIPOS DE GERENTES
Se ha usado el termino de gerente para referirse a quien sea responsable de cumplir con las cuatros actividades bsicas de la administracin en el desarrollo de sus relaciones. Una manera de captar la complejidad de la administracin es entender que los gerentes pueden trabajar en diferentes niveles de una organizacin y en diferentes rangos de actividades dentro de ella. Despus de analizar el nivel y el alcance de diversos tipos de gerentes, se ver tambin que diferentes tipos de administracin refuerzan diferentes capacidades y roles.

Los buenos gerentes hacen las actividades con eficacia y eficiencia.

Eficacia: lograr las metas organizacionales Eficiencia: lograr las metas con el mnimo de recursos, utilizar el dinero, los materiales, el tiempo y las personas de manera eficiente y eficaz.

ROLES GERENCIALES Existe una serie de roles concretos que pueden desempear los gerentes, en diferentes momentos. En ocasiones tiene que dirigir, ser intermediario o enlace, smbolo, vigilante, comparte informacin, es vocero, toma iniciativa, maneja desacuerdos, asigna recursos, negocia. Henry Mintzberg dice que el trabajo directivo consiste en las diez actividades antes mencionadas, cataloga las 3 primeras como roles interpersonales, las siguientes 3 como roles informativos y las ltimas 4 como roles de decisin.

LIMITES GERENCIALES Los gerentes pueden trabajar en diferentes niveles de una organizacin y en diferentes rangos de actividades dentro de ella. Los lmites gerenciales son de utilidad en todas las organizaciones, pues es gracias a ellos que es posible

distinguir el nivel que ocupa cada gerente en la organizacin, es decir, el nivel jerrquico que ocupa dentro de la misma. Para nuestro inters, siendo nuestra empresa un caf internet ubicado dentro de las instalaciones de la Universidad de San Carlos de Guatemala los lmites gerenciales tendran la siguiente estructura, tomando en cuenta que es una empresa de proporciones reducidas y por lo tanto con poco personal a su disposicin. GERENTES DE PRIMERA LINEA Son las personas responsables del trabajo de las dems, que ocupan el nivel ms bajo de una organizacin. Se llaman gerentes de primera lnea o primer nivel. Los gerentes de primera lnea dirigen a empleados que no son gerentes, no supervisan a otros gerentes. Para los objetivos de nuestra empresa, siendo este un caf internet, nuestro gerente de primera lnea o primer nivel es el encargado del negocio, es quien el dueo de la empresa deja como encargado del mismo. ALTA GERENCIA Es la responsable de administrar toda la organizacin, reciben el nombre de ejecutivos. Establecen las polticas de las operaciones y dirigen la interaccin de la organizacin con su entorno. Algunos cargos tpicos de la alta gerencia son: director general ejecutivo, director y subdirector. La alta gerencia de nuestra empresa es el dueo del negocio como tal, es decir, la persona que aport el capital necesario para la instalacin del negocio, pues es esa persona quien toma todas las decisiones administrativas en la empresa.

COMPETENCIAS GERENCIALES
Las competencias gerenciales necesarias para un desempeo efectivo de gerentes de diferentes niveles son las siguientes: ALTA GERENCIA CONCEPTUAL GERENCIA MEDIA HUMANSTICA GERENCIA LNEA DE PRIMER TCNICA COMPETENCIAS GERENCIALES DE PRIMERA LNEA La habilidad tcnica es la destreza para usar los procedimientos, tcnicas y conocimientos presente. COMPETENCIAS GERENCIALES DE LA ALTA GERENCIA La habilidad conceptual es pericia para coordinar e integrar todas las actividades y los intereses de una organizacin, es decir, lograr que el caf internet cumpla con los objetivos que se trazaron al momento de su creacin, sin dejar de lado el objetivo principal que es lograr utilidades para el dueo. de un campo especializado, es decir, saber usar las computadoras al 100% para poder resolver cualquier problema que se le

Diagnstico de la organizacin usando la herramienta FODA

FODA
FORTALEZAS conocedor del producto ofrecido para poder brindar, adems de todo, un servicio tcnico que brinde confianza en nosotros. El manejo adecuado del tiempo para satisfacer las demandas de los clientes en un menor plazo posible. La presentacin que y de gustos productos ms los de innovadores necesidades cubren DEBILIDADES Falta de experiencia en el campo del relleno de cartuchos de tinta para impresoras. Techo de recursos monetarios que cierra posibilidades para nuevas ideas o para cubrir gastos imprevistos durante el desarrollo de la empresa. No contar con un local propio, lo que implica pagar una renta mensual para uso de uno donde se establecer la empresa. No poder controlar la calidad de los productos que obtenemos de los proveedores Publicidad recursos que posteriormente para nuestra cada ofrecemos a nuestros clientes. escasa empresa debido a la limitacin de econmicos para mbito de nuestra empresa. Personal limitado para poder cubrir responsabilidades de la empresa. Contar con personal capacitado y

diferentes clientes. Recursos necesarios para poner en marcha la empresa. Personal administrativo calificado

para situaciones tanto favorables como desfavorables, adaptadas al trabajo en equipo. Misin y Visin claras sobre lo que se espera y lo que somos para establecer metas claras y concisas.

OPORTUNIDADES central de la Universidad de San Carlos permite tener un mercado ms amplio para poder desarrollar y hacer crecer la empresa.

AMENAZAS Implementacin de nuevos sistemas por parte de empresas grandes productoras de cartuchos tinta originales para evitar la compra de cartuchos rellenados. Otras empresas que se dedican a brindar este mismo servicio y cuentan con clientes regulares por la experiencia que tienen. No posicionarnos donde queremos luego del tiempo establecido en la visin de la empresa. parte de Falta de confianza de los clientes en nuestro producto debido a malas experiencias anteriores con otras empresas que se dedican a la misma la que poblacin abre la actividad. Competencia desleal por parte de empresas ya existentes. Cambio total del sistema de impresin lo que nos dejara sin campo laboral. Posibles extorciones.

La ubicacin dentro del campus

El reciclaje de cartuchos de tinta de personas que contribuyen con la disminucin ambiental. de costos de la empresa, as como la proteccin

Diversa gama de proveedores y clientes potenciales para hacer crecer la empresa.

Recomendacin

por

clientes satisfechos con el servicio y producto brindado. Crecimiento estudiantil de lo

posibilidad de mayores clientes. Aumento del uso tecnolgico en el mbito laboral y estudiantil que conlleva a mayor uso de impresoras. Alto precio de cartuchos de tinta originales.

Las estrategias (Provenientes del FODA)

Estrategia DO: Debido a que el local se encontrar dentro del Campus Universitario se debe buscar un lugar en donde los estudiantes o administrativos o

inclusive personas ajenas a la Universidad tengan un acceso fcil y rpido a nuestro local, incluso tener dos puntos de referencia distintos, uno en el da y otro en la tarde-noche para poder abarcar el mximo nmero de personas. Para reducir el nmero de cartuchos, se incentivar a las personas con campaas ecolgicas de distintas maneras para que ellas tomen conciencia de llevar sus propios cartuchos y as ayudar a la contaminacin del medio ambiente. Se colocar un buzn de sugerencias con preguntas cortas y concretas para tomar ideas de qu quisiera encontrar el cliente en nuestra empresa que la competencia no le brinda e ir mejorando conforme el tiempo. Con esto se busca la manera de incentivar y motivar al cliente para que nos visite frecuentemente. Estrategia DA: Realizar distintas promociones como incentivos para que las personas quieran comprar su tinta en ese lugar, por ejemplo en la compra de cuatro cartuchos, se les da el quinto a mitad de precio y a clientes frecuentes se les dar un descuento especial dependiendo de las veces que compren cartuchos o los rellenen. En la etapa de introduccin de la empresa, se debe realizar una publicidad que impacte a los clientes y compren nuestro producto pero debido al limitado presupuesto se realizarn volantes llamativos para que las personas los lean (primer paso) y nos visiten (segundo paso). Debido a la diversidad de colores de tintas y calidad de tinta con la cual se trabajar, se colocarn algunas impresiones con un arte para que las personas vean lo que les ofrecemos. Estrategia FO: Se trabajarn con dos tipos de tinta, tanto genricos como originales dependiendo la demanda del cliente pero as tambin se tendrn precios diferentes.

Brindar el soporte tcnico atrae a los estudiantes universitarios debido a que muchas veces muestran inters por aprender ms.

Al tener un servicio rpido se tiene clientes satisfechos y se obtiene una mejor recomendacin con la cual se dar a conocer ms la empresa.

Estrategia FA: En el momento en el cual un cliente visite por primera vez, se le debe hacer saber las diferentes ventajas que ofrecemos como por ejemplo soporte tcnico y as tambin se le ensear cmo colocar la tinta sin que la derrame. El personal debe estar actualizado sobre el producto y los posibles nuevos sistemas implementados para evitar los cartuchos rellenados.

Estrategia de diferenciacin
Ofrecer una variedad de producto innovador como distintos colores de tinta entre esos pueden ser fluorescentes, tinta con brillantina, cartuchos originales, genricos, etc. Contar con un servicio al cliente para cuando las personas presenten algn tipo de problema con el producto. Dar soporte tcnico dirigido a cualquier tipo de impresora. Tener servicio a domicilio, si el cliente se encuentra dentro del campus Universitario y darle todas las facilidades al cliente para que opte por nuestro producto y no por el de la competencia. Tener una diversa gama de papel como papel reciclado, papel arcoris, papel bond, etc. Dar un cartn con diferentes espacios y por cada vez que visite el cliente, se le llene un espacio y al tener cierta cantidad de espacios ocupados, tendr un beneficio.

ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA

Dada la alta competencia dentro de la Universidad, es necesario implementar un sistema que permita obtener ganancias mayores posibles.

Basado en las estrategias genricas presentadas en Administracin, un enfoque basado en competencias nos enfocaremos en la estrategia del liderazgo de costos enfocada.

Considerando el nicho de clientes, estudiantes de la Universidad de San Carlos de Guatemala, se busca proporcionar un precio tan bajo y menor que el precio de los competidores, como sea posible.

Siendo la universidad en mencin, la nica estatal, tiene el privilegio de recibir mucha ayuda externa, principalmente de pases desarrollados.

Por tal motivo, existe una cantidad elevada de estudiantes, muchos de ellos con una economa parcialmente limitada o muy limitada.

Esta empresa pretende entonces dirigirse a esos estudiantes, proporcionndoles un costo ms bajo que otras similares y para ello se procede con lo siguiente:

Espacio reducido para la colocacin de las computadoras. Inversin limitada en equipo y tecnologa Contratacin de pocos empleados Compra por mayoreo a bodegas distribuidoras. Buenas relaciones humanas por parte de los empleados. Precios con un rango de 6 al 8 % menos en todos los productos y servicios que la competencia.

Precio especial al comprar por mayoreo. tiles y enseres plsticos y de bajo costo en la instalacin. Horario normal de atencin de 8 horas diarias, sin cerrar al medio da. No se atendern domingos para no pagar otros empleados ni horas extras. Se prefiere rellenar cartuchos en lugar de vender nuevos cartuchos. Los servicios como energa elctrica, agua y otros, se pretenden minimizarlos en su consumo.

Con estas reducciones se podrn vender productos a bajo costo dirigido a estudiantes de la Universidad de San Carlos, siendo as una fuerte competencia para los otros que proporcionan similares productos y servicios dentro de la ciudad universitaria.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS ESTRATEGIAS

Se implementa una tabla con rubros y sus valores esperados. Por ejemplo: Tabla No. 1 Control de Estrategias Ganancia Esperada Q/da 50 70 Ganancia Obtenida Q/da 85 85 Funcionalidad Continuar de la o Cambiar estrategia Funciona Funciona Continuar Continuar

Insumo

Diferencia

Internet Impresiones

+35 +15

Cartuchos

90

80 20 180

-10 -10 +30

No funciona No funciona Funciona

Cambiar Cambiar Continuar

Investigaciones 30 Msica, pelculas, videos 150

Cuando la estrategia funciona, ni se piense en tocarla; sin no funciona, habr que hacer un anlisis previo a cambiarla. Los precios basados en los productos, deben ser acordes a los costos de obtencin, no menos.

Sistema de Comunicacin que Tendr la Empresa La empresa contra con un sistema de comunicacin bien definido, ya que la comunicacin es un factor muy importante para definir el crecimiento de cualquier empresa. Es por ello que se tendr una estructura de comunicacin donde se tome inters por tres tipos de comunicacin los cuales son los siguientes:

Responsabilidades: Cada persona involucrada en la estructura de la organizacin ser responsable de trasmitir los mensajes por medio del canal de comunicacin que se crea conveniente, mientras no exista un sistema preestablecido. Flujo de Comunicacin: Cuando se trate de mensajes formales, en la organizacin se usaran canales de informacin ascendentes para que los gerentes puedan enviar mensajes a los diversos niveles de la organizacin, los canales Ascendentes se usaran para permitir la participacin en la toma de decisiones a los empleados y para que los gerente puedan obtener retroalimentacin y poder manejar la empresa de una forma ms adecuada y los canales horizontales servirn para que los mensajes puedan trasmitirse en forma adecuada a los empleados del mismo nivel. A los empleados se les permitir la comunicacin informal en cualquier momento, media vez se trate de informacin Informal, esto servir para mantener una mejor comunicacin dentro de la organizacin.

Canales de comunicacin a Utilizar: Comunicacin Interna: cuando se trate de comunicacin interna, los empleados utilizaran los canales de comunicacin que crean convenientes, apoyndose en la tecnologa, estos canales pueden ser: Telfono, Fax, correos electrnicos, Internet, cartas, Etc. Comunicacin Externa: cuando se desee dar un mensaje de esta forma se podr hacer uso de carteles, volantes, anuncios de forma verbal, etc. Para enviar estos mensajes se deber definir su finalidad y el tipo de mensaje a los diferentes pblicos, clasificndolos segn su finalidad y estableciendo bien en el canal de comunicacin.

Evaluacin: Dentro de la empresa se estar evaluando los resultados obtenidos del proceso de comunicacin, y se estar informando a todos y cada uno de los empleados sobre las mejoras y los cambios efectuados para la mejora continua y para garantizar el crecimiento de la organizacin.

Controles Administrativos El control Administrativo representa demasiada importancia para el gerente y para la administracin en general. Con esto se busca un sistema de control eficaz que ayude al gerente a manejar y a mantener un control sobre la organizacin. Es por ello que se contara con las medidas de control siguientes: La visin, la misin y los valores se comunicaran a los empleados as como sus objetivos y metas. La informacin deber ser resguardada por personal adecuado, y tendr un acceso restringido. Cada empleado contara con un cdigo o usuario dentro de la red, que le permitir acceder a la informacin o a las tareas asignadas.

Los empleados debern de informar a sus jefes inmediatos sobre problemas que se presenten o informacin relevante. Es obligacin de los encargados informar a todos los miembros de la organizacin sobre cambios, mejoras, problemas o informacin relevante. Se elaborara mensualmente formatos para el control y desarrollo de actividades administrativas que eviten el desvi al objetivo. Se realizara semanalmente Juntas de revisin de objetivos y cumplimiento y para delimitacin de tareas. No se permitir el ingreso de personas ajenas o no autorizadas a las reas designadas para que los empleados realicen sus labores. La vestimenta de los empleados deber ser la apropiada, no se permitir que los empleados lleguen con vestimenta indebida. No se permitir que los empleados coman en su lugar de trabajo o dentro de las horas establecidas para sus labores. No se permitir que los empelados lleguen bajo efectos de bebidas alcohlicas o bajo efecto de drogas. No se permitir lenguajes indecentes dentro de la organizacin.

Conclusiones
Utilizando todo lo aprendido en el curso de administracin de empresas 1, se pudo lograr montar una empresa (en este caso solo en papel), sabiendo los lineamientos necesarios, se empieza con algo que se mira sencillo, pero en si es base para que la empresa se desarrolle con xito y esto es proponer y establecer una misin y una visin, pasando por la cultura organizacional de la empresa, la estructura organizativa, hasta llegar a algo tan elemental como es la comunicacin interna y externa de la empresa. Debido al tipo de estructura organizativa de la empresa, su organizacin debe estar enfocada en el correcto y efectivo funcionamiento de sus puntos de venta; contando con personal encargado de controlar correctamente el inventario y las finanzas de dichos lugares, en pro de conseguir un funcionamiento eficaz de la empresa, mejorar la productividad a la hora de estar atendiendo y sus funciones principales. La comunicacin y la toma de decisiones ambas son verticales y horizontales, segn donde resida la informacin y la maestra. La comunicacin enfatiza la forma de influencia mutua y consejo entre todos los niveles. El diseo horizontal, en este caso el diseo funcional que fue el que se utiliz para hacer el organigrama gerencial el mismo utiliza una metodologa de Agrupando a los gerentes y empleados de acuerdo a sus reas de maestra y los recursos que utilizan para desempear sus puestos de trabajo. Comunicar claramente la misin de la organizacin para empleados y explicar cmo su contribucin a la organizacin ayudar a la organizacin a realizar su misin

Bibliografa

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