CAPITULO IV PROPUESTA DEL DISEO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE INVENTARIOS Y EXPEDIENTES DE MENORES DE EDAD PARA EL CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL

LA TIENDONA EN LA ZONA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR A. GENERALIDADES

Este captulo contiene la definicin de la propuesta del Diseo de un Sistema

Automatizado de control de inventarios y expedientes de menores de edad para el CDI La Tiendona, como un aporte para que la institucin pueda tener un control mecanizado de los procesos que realizan y puedan contar con informacin gil y oportuna cundo esta se requiera.

El sistema de control de inventarios y expedientes de nios (as) permitir que la Institucin cuente con la informacin actualizada y completa sobre los inventarios que manejan y los datos confidenciales de los (las) nios (as).

Esta propuesta es el resultado de la investigacin de campo que se realizo en el CDI La Tiendona la cual fue orientada a las necesidades de implantar un sistema capaz de controlar los inventarios de suministros y expedientes que manejan dentro de la Institucin.

El capitulo estar compuesto por las factibilidades y requerimientos operativas, econmicas y Tcnica; as como por las etapas de Diseo y Anlisis, lo cual se detallara mas adelante cada una de ellas; as como tambin las partes que integran cada una de ellas.

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B.

OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

1. GENERAL

Disear un Sistema Automatizado de Control de Inventario y Expedientes de menores de Edad del CDI La Tiendona que contribuya a minimizar el tiempo en que se realizan los procesos, ayude a disponer de informacin completa y actualizada, as como sea de fcil manejo y manipulacin

2. ESPECFICOS

a. Describir la situacin actual del control de inventarios y expedientes de nios (as) del CDI La Tiendona b. Evaluar de manera econmica, operativa, tcnica y ambiental el diseo del

sistema, para su funcionamiento y as determinar las condiciones optimas. c. Determinar los requerimientos informticos, tcnicos y operativos para el desarrollo del sistema de inventarios y expedientes que sea capaz de almacenar la informacin completa. d. Analizar los requerimientos de informacin, operativos y tcnicos para determinar las necesidades de informacin de los usuarios del sistema. e. Disear el sistema de informacin para el control de inventarios y expedientes de nios (as), f. Disear los diagramas de procesos de datos necesarios para representar el funcionamiento del Sistema de Informacin actual y propuesto. g. Proporcionar una gua tcnica a la Institucin para la implementacin del sistema.

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C. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA
El Diseo del Sistema que se propone pretende que lleve un control de registros de inventario de suministros y expedientes de menores de edad, mostrando informacin actualizada, propiciando una adecuada y eficaz toma de decisiones para las compra de suministros y brindar mayor eficiencia en la actualizacin de expedientes.

Por lo tanto, el diseo planteado estar en la disposicin que el sistema brinde informacin completa y confiable en el momento oportuno, constituyndose en elemento esencial para garantizar la gestin eficaz de los recursos de la Institucin, as como, mejorar la calidad de los servicios que presta y adecuarse constantemente al entorno que la rodea. Por lo que se requiere de un diseo de sistema adecuado que planifique, desarrolle y mantenga un sistema de informacin eficiente; es decir, un sistema que produzca en trminos de calidad, cantidad y oportunidad la informacin que ayude o facilite el cumplimiento de los objetivos y funciones de la Institucin.

A medida que crece el volumen de la informacin a manejar en la Institucin, aumenta la necesidad de disponer de Tecnologa de un sistema que soporte dinmicamente y eficazmente el funcionamiento de los distintos procesos que generan informacin.

D. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL SISTEMA PROPUESTO

1. IMPORTANCIA

El diseo de un sistema de Control de Inventarios y Expedientes de menores de edad ser de gran utilidad para llevar a cabo el registro de Inventarios de suministros y Expedientes de menores en la institucin, ya que consistir en un sistema de

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informacin completa y actualizada, brindando datos oportunos cuando estos se necesiten como apoyo.

2. BENEFICIOS

Dentro de cualquier Institucin lo ms importante es disponer de informacin calificada, completa, real y en el momento oportuno. Es decir, la importancia de esta propuesta es que sern ms eficientes los procesos que se realizan manualmente.

Dentro de los beneficios que el sistema podra brindar se tienen: Obtencin de informacin no disponible actualmente. Elaboracin ms oportuna de la informacin. Mejoras en las operaciones de la Institucin. Posibilidades de efectuar clculos o estimaciones que actualmente no es posible. Reduccin de costo en Mano de Obra. Obtencin de una posicin de Servicio de Calidad ante los dems CDI. Mejoras en la toma de decisiones en las Compras de Suministros. Control de los Inventarios de Suministros. Capacidad de Almacenamiento de Informacin Histrica. Facilitan en elaboracin de reportes.

E. ALCANCES Y LIMITACIONES DE LA PROPUESTA

1. ALCANCE Los alcances del sistema informtico para el control de inventarios y expedientes se consideran de la siguiente forma: a. El sistema informtico realizar la administracin y mantenimiento de la informacin, generada por los inventarios de suministros y expedientes de los menores creados por el CDI La Tiendona

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b. En este proyecto se complementan las etapas de Anlisis y Diseo para la elaboracin del Sistema de Control de Inventarios y Expedientes de los menores. c. Se incluye la evaluacin tcnica, operativa y econmica del proyecto, para que se puedan conocer los elementos involucrados y requeridos para el buen desarrollo del Sistema. 2. LIMITACIONES a. El CDI La Tiendona no cuenta con un sistema automatizado, por lo cual se tendr que adquirir todo el equipo informtico propuesto para el desarrollo del sistema. b. En la Institucin, se necesitara que se les proporcione capacitacin tcnica y base del uso de las computadoras, puesto que del personal en cargado

depender el volumen del la informacin registrada en el sistema, lo cual limita el valor de los resultados que se pueda tener.

F. FACTIBILIDAD DEL PROYECTO

El estudio de factibilidad de un proyecto es uno de los resultados ms importantes y esperados de un anteproyecto. Este permite estimar si el proyecto es o no posible desde tres aspectos: Tcnico, Econmico y Operativo.

La factibilidad en los dos primeros aspectos se refiere a las posibilidades de que el proyecto pueda ser desarrollado y puesto en operacin; la tercera factibilidad se refiere a las posibilidades de que el producto resulte til.

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1. FACTIBILIDAD TCNICA La Factibilidad Tcnica demuestra si el sistema propuesto tendr xito al

momento de la implantacin y operacin de ste. Esto se hace considerando que no hay disponibilidad de hardware y software, actualmente se cuenta con el los conocimientos tcnicos disponible para

personal administrativo que tiene

administrar el sistema de control de inventarios y expedientes de menores de edad. Despus de haber analizado los aspectos mencionados anteriormente se ha llegado a la conclusin: a. Se cuenta con el recurso humano disponible que participara en el funcionamiento del sistema informtico. b. Para el desarrollo del proyecto se tomara en cuenta las especificaciones tcnicas del Hardware, el cual se detallara dentro de los requerimientos ya que actualmente no se no se cuenta con equipo informtico. c. Para la seleccin del software en este proyecto ser muy importante ya que de ello depender la determinacin de la potencia de la base de datos a utilizar. d. El nivel de conocimiento de las personas que darn soporte al Sistema de Informacin es el adecuado para administrar la Base de Datos y utilizar el Sistema Operativo propuesto. Con esto se asegura que el personal de que maneje el control de inventarios y expedientes contar con el asesoramiento adecuado para la utilizacin de la aplicacin de soporte para el sistema de informacin.

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2. FACTIBILIDAD OPERATIVA La Factibilidad Operativa permite determinar si no existe resistencia al cambio entre los usuarios del sistema, que obstaculice la implantacin y ejecucin del mismo. Despus de realizado la entrevista sobre el grado de aceptacin y necesidad de un sistema de automatizado de control de inventario y expediente se lleg a las siguientes conclusiones: a. El personal estn de acuerdo en que se disee un sistema automatizado, ya que consideran que es necesario la implementacin de un sistema para solventar el problema de la informacin tardada del control de expedientes e inventarios. 1 b. Tomando como base el resultado de las encuestas realizadas se puede afirmar que el personal administrativo considera necesario un cambio y est dispuesto a realizarlo. c. El proyecto es factible operativamente desde el punto de vista del recurso que ser utilizado, ya que todos los involucrados cumplen con los requisitos necesarios para que el sistema opere de forma satisfactoria. d. Se cuenta con el apoyo del personal administrativo involucrado en el manejo de control de inventarios y expedientes, el cual contara con fondos propios y con el apoyo de otras instituciones por medio de donaciones.

3. FACTIBILIDAD ECONMICA En la factibilidad econmica se establecen los costos y beneficios del proyecto. Cabe aclarar que el proyecto es de carcter social, por lo tanto los beneficios que se obtendrn en su mayora son de carcter Intangible.
1

Ver pagina 77, Capitulo III

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A continuacin se presenta el cuadro 4.1 que muestra un resumen de los costos de implantacin del diseo del Sistema para el control de Inventarios y Expedientes de los menores del CDI La Tiendona

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Cuadro No 4.1 Costos de Implantacin

Hardware

Cantidad
2 2 8 3 1

Descripcin
PC de escritorio UPS 30 metros cable UTP Conectores RJ45 Conectores RJ45 hembra Switch Base 100 8 puertos

Costo/unitario
480 37 0.40 0.35 0.35 54

Costo
960 74 12 2.8 1.05 54 $1,103.85

Costo de Hardware
Costo del Recurso Humano del Sistema

Cantidad
3

Descripcin
Analistas

Costo/unitario Costo
600 1,800 $1,800.00

Costo de Recurso Humano

Capacitaciones

Cantidad
10

Descripcin
Horas

Costo/unitario Costo
12 120 $120.00

Costo de Recurso Humano

Licencias de software

Elemento de software
MySQL Server Windows XP professional

Detalle
Gestor de base de datos gratuito Sistema operativo

Costo
$0.00 $212.00 $212.00

Costo de licencias de software

Costo de la implementacin del sistema

Elemento de software
Hardware Recurso humano Capacitaciones Licencias de software Gastos de operacin (Gastos de papelera, impresin de documentos, fotocopias, refrigerios para presentacin a directivos, etc.) Imprevistos (10%)

Costo
$1,103.85 $ 1800.00 $ 248.00 $ 212.00 $ 300.00

$ 366.40

Costo total de implementacin

$ 4,030.25

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Despus de determinar los costos estimado del equipo para el desarrollo del Diseo de un Sistema Automatizado de Control de Inventarios y Expedientes de menores (Cuadro No 4.1), A continuacin se describe las razones por las que se propone el equipo antes mencionado:

a) El hardware propuesto se considera el ms apropiado para el desarrollo del sistema, ya que para la Institucin es factible adquirirlo econmicamente y se considera que la garanta del mismo es la mejor.

b) El sistema de manejo de base de datos propuesto es My SQL ya que no se incurrira en ningn gasto como antes se ha mencionado, de esa manera se disminuirn los costos de implantacin.

c) Los costos de los analistas no incurrir en ningn costo ya que el grupo de tesis integrado por tres personas ha desarrollado el Diseo de manera gratuita. El costo del salario se ha considerado con un costo estimado del proyecto de $ 1,800 dlares en total, se considero esta cantidad por

investigaciones realizadas en el mercado laboral

d) El paquete de trabajo se refiere a la realizacin de la capacitacin propiamente dicha, los temas a impartir sobre el uso y mantenimiento del sistema propuesto. Se propone se propone un total de 2 entrenamientos para las personas encargadas de la manipulacin del sistema.

$12 dlares por 2 horas diarias de entrenamiento durante cinco das por dos personas = $124

e) Adems los resultados presentaran un grado de mayor exactitud con respecto al proceso manual: El beneficio que se obtendr es la precisin y exactitud de los datos ya que sern mas confiables en un sistema mecanizado, se dismunira la demora de la informacin. 97

f)

Incentivar al involucramiento administrativo: el beneficio que obtendr es la reduccin de tiempo en la bsqueda de expedientes de menores permitiendo de esta manera amigabilidad con el sistema.

g) El software propuesto permite a los usuarios desplazarse fcilmente entre configuraciones acopladas, fcil de usar y mantener.

4. FACTIBILIDAD AMBIENTAL a. Para el desarrollo del proyecto se ha considerado que la contaminacin que se mantendr en el mnimo; en lo que respecta a la ubicacin de los equipos informticos, lo que indica que se realizara tomando en cuenta que no afecten al desplazamiento del personal, ni mucho menos que dificulten el flujo de la informacin.

b. en lo que concierne al proceso de instalacin del sistema, se debern restringir las posiciones del cableado de las computadoras, colocndose en lugares estratgicos con el nico objeto de mantenerlas aislados de los menores y as poder evitar cualquier accidente de tipo elctrico. Para el cableado se utilizaran protectores, con el fin de que no ocasiones interferencia con otro tipo de cableado.

c. Otro aspecto importante es la ubicacin fsica del sistema, donde se deber tomar en cuenta las variables como: el color y la iluminacin del cuarto, las pantallas de los monitores, para que no exalten los sentidos de sus ocupantes.

Considerando que algunos esquemas de color y decoracin producen efectos negativos en los usuarios. Por ello se debe evitar pintar las paredes con colores claros y brillantes, (es decir mas brillante que la pantalla) ya que incrementa el reflejo en las pantallas. Se debe evitar el uso de luces 98

fluorescentes, porque son muy brillantes para el uso de los monitores y tiene un parpadeo casi imperceptible, pero contino, adems afecta la vista del ser humano. Es mejor utilizar lmparas que produzcan una luz natural. No se deben colocar los monitores en lugares donde se pueda dar la luz directa, de las pantallas.

5. CONCLUSIONES DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Por lo tanto el proyecto se considera que es factible tcnica, econmica, operativa y ambiental, para la realizacin del CONTROL DE INVENTARIOS Y EXPEDIENTES DE MENORES EN EL CDI LA TIENDONA, por lo que se propone el sistema informtico, para poder obtener los siguientes beneficios:

a. Automatizar los procedimientos manuales para mejorarlos. b. Reducir el costo de la salida del sistema, mediante la agilizacin y eliminacin de reportes duplicados o innecesarios. c. Reducir errores y mejorar la precisin de datos. d. Minimizar el tiempo de bsqueda de datos. e. En cuanto al software en el que se desarrollara el sistema la institucin no tendr en lo absoluto que invertir en licenciamiento dado que estos lenguajes no estn sujetos a una licencia en su distribucin.

Para todo proyecto es necesario evaluar un estudio de factibilidad, con el propsito de determinar los recursos necesarios para la realizacin del mismo, por lo que dicho estudio se ha evaluado a travs de las factibilidades antes mencionadas.

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G. REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

Los requerimientos puedes dividirse en requerimientos funcionales y requerimientos no funcionales. Los requerimientos funcionales: definen las funciones que el sistema ser capaz de realizar. Describen las transformaciones que el sistema realiza sobre las entradas para producir salidas. Los requerimientos no funcionales: tienen que ver con caractersticas que de una u otra forma puedan limitar el sistema, como por ejemplo, el rendimiento (en tiempo y espacio), interfaces de usuario, fiabilidad (robustez del sistema, disponibilidad de equipo), mantenimiento, seguridad, portabilidad, estndares, etc. 1. REQUERIMIENTOS INFORMATICOS Los requerimientos informticos son aquellas caractersticas o elementos que deben tomarse en cuenta para el sistema y lograr satisfacer las necesidades de los usuarios, estos requerimientos de datos se han enfocado especficamente para conocer los procesos manuales actualmente.

Los sistemas manuales recopilan la informacin para que alimenten al sistema de control de inventarios y expedientes de menores, para conocer dichos procesos se solicitaron diferentes tipos de formularios que se manejan actualmente y que se detallan a continuacin en el Cuadro No 4.2 que muestra una descripcin de los requerimientos.

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Cuadro No. 4.2 Descripcin de Requerimientos Informticos

Formulario

Descripcin de la Funcin del Formulario Esta es llenada por los padres o la persona responsable

Solicitud de Ingreso

que brinda todos los datos generales y especficos que son importantes para el Centro. Esta hoja es de control interno y es llenada por la persona

Hoja de Historial de Desarrollo

especializada de hacer las evaluaciones, y sirve para llevar el historial de desarrollo del menor.

Grafica Nutricin

de

Crecimiento,

Desarrollo

y En esta hoja se lleva el control de peso, talla, tendencias del crecimiento, clasificacin del estado nutricional En esta se detalla cada fase de desarrollo que lleva el

Grafica de Desarrollo

menor, su desarrollo motor Esta es una carta en la cual el responsable del menor

Carta de Compromiso del responsable del debe comprometerse a respetar las normas y aceptar las menor de edad sanciones establecidas por el Centro. descripcin de la

Nota de Seguimiento/Reporte de Visita En esta Hoja de hace una pequea Domiciliar

actividad realizada en la visita a la casa del menor. Esta se manejan en el departamento de suministros para llevar el control de existencia de productos aqu son las entradas, salidas, factura, envi,

Hoja Kardex

reflejadas

proceso/destino Esta hoja es con la cual se solicita al bodeguero los Hoja de Requisicin suministros a utilizar. Esta es llenada por la persona encargada de bodega para Hoja de Envi el despacho de los suministros

2. REQUERIMIENTOS TECNICOS

Los requerimientos tcnicos son aquellos que permiten el desarrollo o la funcionalidad del sistema, para una mejor comprensin los dividimos en Hardware y Software y presentamos las diferentes matrices que contienen algunas alternativas propuestas para la evaluacin de la adquisicin del equipo o instrumento.

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2.1 HARDWARE Para el desarrollo del proyecto, se detallan los recursos necesarios para el desarrollo e implantacin del sistema propuesto:
Cuadro No. 4.3: Propuestas de Hardware para el desarrollo2 Equipo Alternativa Especificaciones Tcnicas Procesador: Pentium IV, 3Ghz Memoria cache: 512 KB Memoria RAM:256 MB PC 1 Tarjeta de video: 16 MB, Estndar SVGA DVD-RW: Toshiba Disco Duro: 80 GB Disco Flexible: 3.5 , 1.44 MB Procesador: INTEL CELERON, 3.06 DUO COREL Memoria RAM: 512 KB Memoria RAM:340 MB PC 2 Tarjeta de videos: 16MB CD-ROM:32xID Disco Duro:160GB Disco Flexible:3.2,1.44 MB, CD-RW: 12x8x32 Procesador: Motherboard biostar socket 775 Memoria RAM: 512 KB Tarjeta de video:16 MB, Estndar CD-RW:12x8x32 Disco Duro:80 GB Disco Flexible: 3.5 , 1.44 MB

PC

UPS

Centra 500VA 15-20

IMPRESOR

Canon ip 1200, Multifuncion

Ver Cotizaciones, Anexo A6

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 El costo por metro de cable UTP es de $0.40 ctvs. c/u El costo del conector RJ45 es de $0.35 ctvs. c/u El costo del conector RJ45 (hembra) es de $3.25 c/u En base a las cotizaciones presentadas en la matriz tcnica de hardware se propone para las computadoras ( PC de ESCRITORIO ) la mejor propuesta tomada es la tres considerando que posee uno de los precios ms estndar del mercado en cuanto a PCS se refiere, el tipo de impresor un multifuncin es una buena opcin ya que tendr impresor, scanner, fotocopiadora que son muy necesarias la cantidad de paginas por minuto (ppm) es fundamental para la impresin, tomando en cuenta adems su garanta, por lo que la opcin mejor indicada o nuestra propuesta consideramos la alternativa uno. El tipo de UPS que proponemos estn basados en las alternativas 1 para las PCS debido a que las PCs contarn con su propio equipo para guardar la informacin por la importancia que tiene a la hora de hacer un respaldo en caso de no contar con suministro elctrico y permitir cerrar nuestra base principal de forma que no trabajemos de forma incorrecta sobre nuestra base o que pudiramos daar informacin importante. CROQUIS DE LAS INSTALACIONES DE LA REDE EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL CDI LA TIENDONA

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2.2 Software 2.2.1 Sistema Operativo

La seleccin del sistema operativo a utilizar en este proyecto ser muy importante pues de ello depender la determinacin de la posible potencia de la base de datos a utilizar. Al analizar el sistema operativo se ha tomado en cuenta las limitantes que ofrece el DOS, hasta las diferentes versiones de Windows (3.x, 95, OS/2, NT), Linux y las capacidades de todos, las cuales se han incrementado y as mismo han

mejorado el desempeo de las bases de datos.

En el medio actualmente existen varias versiones de estos, tanto comerciales como gratuitas. Las caractersticas de cada uno ellos permite el aprovechamiento mximo de las capacidades de un computador. Entre los que se consideran aptos para ser utilizados en el hardware que se posee, para la realizacin y funcionamiento del sistema informtico para el Sistema de Control de Inventarios y Expedientes se pueden mencionar: (Ver caractersticas de los Sistemas Operativos en el Anexo A7): Windows 95/98 Windows 2000 Server Windows XP LINUX UNIX

2.2.2 Lenguajes de Desarrollo La eleccin del lenguaje de programacin es un aspecto muy importante lo cual esta condicionado por los siguientes caractersticas: soporte a programacin de objetos u orientado, interfaz de desarrollo y generacin de cdigo, soporte para la creacin de

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aplicaciones Cliente / Servidor y por ltimo la Integracin con la WEB, lo cual permita facilitar el desarrollo del sistema informtico en el tiempo que se estableci.

Entre los lenguajes de desarrollo existentes que pueden ser utilizados por cumplir las caractersticas ya mencionadas, se pueden considerar los siguientes: ASP (Active Server Page) Php (Hypertext Preprocessor) Java /JavaScript HTML XML, entre otros

2.2.3 Administrador de Base de Datos El manejador de base de datos a utilizar por el Sistema Informtico para el Sistema de Desarrollo Profesional Docente debe permitir el almacenamiento y manejo de un gran volumen de informacin con seguridad y que el acceso a los usuarios pueda realizarse concurrentemente, para ello debe de reunir las siguientes caractersticas como mnimo: escalabilidad, portabilidad, seguridad, integridad. Las que se pueden mencionar que cumplen con la mayora de las caractersticas antes mencionados son las siguientes: Oracle SQL Server MySQL Informix, entre otros

Todos estos productos son accesibles en el pas, ya que empresas como DATUM, CONSISA, MICROSOFT de El Salvador son distribuidores autorizados, lo que garantiza la disponibilidad de estos productos y el soporte tcnico de los mismos. Los

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productos como Linux y MySQL se pueden encontrar gratuitamente en Internet, con la seguridad que existe suficiente informacin tcnica para su implementacin y desarrollo.

2.2.4 Otras Herramientas de Software Los tipos de herramientas que se utilizarn en el desarrollo del sistema informtico se detallan a continuacin. a. Herramientas de Gestin de Proyectos: Facilitan la planificacin y el control que debe de llevarse a cabo durante todo el proyecto. Microsoft Project

b. Herramientas de Soporte: Usadas para la creacin de los documentos que acompaan a cada etapa del proyecto, adems para la creacin de los manuales del mismo. Microsoft Word XP Professional Microsoft Excel XP Visio 2000

c. Herramientas CASE: Para generar el Diagrama de Flujo de Datos y el Diccionario de Datos. CASE AxiomSys Versin 6.0 Demo. Power Dessigner 9.0 2.3 Primera alternativa Por lo antes mencionado sugerimos utilizar el Sistema Operativo Windows XP Professional, ya que este cumple con los requerimientos necesarios para instalacin del sistema. la

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El manejador de base MySQL, sern proporcionados o bajados del sitio Web para ser instalados en las mquina, por lo tanto la Institucin no incurrira en gastos.

2.4. Segunda alternativa Como segunda alternativa podemos sugerir que se use como sistema operativo Linux, pero se debe tomar en cuenta q para la implementacin de este, se deber capacitar a las dos personas que lo usaran ya que el entorno es diferente al Sistema Operativo Windows XP Profesional que es mas conocido. Es as q los costos de la licencia del programa debern orientarse a la capacitacin del personal, en todo caso queda como una segunda sugerencia Se debern evaluar costos.

En cuanto a los programas de controlador de dominio (server configurado en Linux) y manejador de base de datos se sugiere siempre MySQL, que son gratis y muy estables.

3. REQUERIMIENTOS OPERATIVOS Es importante tambin mencionar que las tecnologas de software expuestas en este captulo son dominadas por el equipo de desarrollo, adems de la disponibilidad en el mercado y soporte que presentan.

Para la elaboracin del sistema se recomienda el siguiente personal y se describe brevemente las funciones principales que deben cumplir para el desarrollo del sistema propuesto, a continuacin se detalla:

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3.1 Recurso Humano 3.1.1 El recurso humano utilizado para el desarrollo del proyecto a. Los integrantes del grupo de desarrollo del trabajo de graduacin. Constituido por tres estudiantes los cuales asumirn los roles de analistas diseadores, segn lo demanden la duracin y las diferentes etapas que corresponden a este proyecto. b. Asesor del proyecto

3.1.2 Recurso humano Propuesto para el desarrollo del proyecto. A continuacin se presenta el cuadro No. 4.3 que describe el recurso humano que se utilizara para el desarrollo del proyecto. Cuadro No. 4.3 Descripcin del recurso humano propuesto No.
1

Cargo
Analista Programador del Sistema Informtico

Descripcin del Cargo

Es la persona que en colaboracin con los Administradores de Bases de Datos para perseguir los objetivos planteados con los distintos programas, la naturaleza y fuentes de datos que habr que introducir y ordenar, y establecer los controles necesarios. En conclusin Elaborar, desarrollar, ensayar y mantener en buen estado los soportes lgicos y/o los programas informticos, para cubrir las necesidades de los usuarios.

Requisitos
Edad: Mayor de 23-30 aos Sexo: Masculino o femenino Nivel Educativo: Con estudios Universitario de Ingeniero en Sistemas o rea de Sistemas Con Conocimientos: en herramientas como Visual Basic, MYSQL, Preferiblemente con conocimientos tcnicos en: Sistema Operativo Unix o Windows NT/XP, Administracin de Base de Datos, Ambiente de Redes Habilidades sobre anlisis, Comunicacin, sobre lgica y algoritmos.

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No.
2

Cargo
Digitadores

Descripcin del Cargo

Su responsabilidad fundamental tienen que ver con las siguientes tareas: ingreso de los datos a los microcomputadores, generacin de los reportes de validacin de la informacin y custodio de la misma. De manera complementaria y previa al ingreso de los datos, se debe realizar una revisin general de los formularios y asignar cdigo a las variables que no hayan sido codificadas. La calidad de su trabajo influye directamente en la precisin de los resultados que se obtengan luego del respectivo procesamiento, por lo que se espera el mejor desempeo y cumplimiento de la actualizacin de la informacin.

Requisitos
Edad: Mayor de 18 aos Sexo: Masculino o femenino Nivel Educativo: Bachillerato en Computacin (Preferiblemente), con Conocimientos de Visual Basic y aplicaciones Habilidades: digitar , Responsable, De preferencia con Conocimientos de Visual Basic y sus aplicaciones Habilidades: digitar , Responsable, De preferencia con Conocimientos de Visual Basic y sus aplicaciones

H. ETAPAS DE LA PROPUESTA
El anlisis y diseo de sistemas de informacin se refiere al proceso de examinar la situacin de una empresa con el propsito de mejorarla con mtodos y procedimientos ms adecuados. El anlisis y diseo de sistemas describe el trabajo de los analistas de sistema as como los diferentes tipos de usuarios que participan en el proceso de desarrollo. 3

El diseo de sistemas de informacin determina los detalles que establece la forma con la que el sistema cumplir con los requerimientos identificados durante la fase de anlisis. El diseo de un sistema, tambin indica los datos de entrada, aquellos que sern calculados y los que deben ser almacenados. Asimismo se describen con todo detalle los procedimientos de clculo los datos individuales.

http://www.geocities.com/siliconvalley/pines/7894/sistemas/diseno.html consultado 08-01-2007

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Los diseadores describen las estructuras de archivos y los dispositivos de almacenamiento, tales como: discos, cintas magnticas o incluso archivos en papel. Los procedimientos que se escriben como procesar los datos y producir las salidas.

Los documentos que contienen las especificaciones de diseo, representan a este de muchas maneras (diagrama, tablas y smbolos especiales). La informacin detallada del sistema se proporciona al equipo de programacin para comenzar la fase de desarrollo de software. A continuacin se presentan de manera ms detallada las dos etapas:

1. ETAPA DE ANALISIS

Las variables involucradas en este anlisis se han dividido en las siguientes categoras, en las cuales se agrupan las posibles causas que pueden estar ocasionando la problemtica existente en el proceso de control inventarios y expedientes de nios (as). Las categoras son las siguientes: a. Procedimientos b. Personal c. Equipo d. Infraestructura A continuacin se detallan las categoras anteriores, las posibles causas del problema y una explicacin del por qu se pueden estar generando. a. Procedimientos Duplicidad del esfuerzo en el control de inventarios y en la expedientes. Falta de un mecanismo automtico que registre los inventarios y expedientes a la hora de que estos sean ingresados creacin de

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Atraso en el proceso de generacin de informes de inventarios de suministros y expedientes.

Falta de un Software que facilite el registro de los inventarios y la generacin de informes de los expedientes de los nios (as).

Mala distribucin de actividades en el manejo de los expedientes e inventarios.

- Falta de una herramienta de apoyo que permita llevar el control de inventarios y expedientes de modo que se conozca con ms precisin los diferentes controles, con el fin de hacer ms efectiva el manejo de los mismos. b. Personal Inadecuada asignacin en el manejo de expedientes e inventarios. Ya que genera demora y la no disponibilidad de informacin cuando sta es requerida. Falta de personal de apoyo para la realizacin tareas. No hay una persona encargada de llevar el control de inventarios expedientes, y por ello pueda que haya retrazo Equipo Inadecuado equipo de oficina Ya que no cuentan con equipo informtico que permita agilizar las actividades del control de inventarios y expedientes Infraestructura Inadecuada distribucin de espacio. 111 y

El Diagrama Causa-Efecto4 es una forma de organizar y representar las diferentes teoras propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce tambin como diagrama de Ishikawa (por su creador, el Dr. Kaoru Ishikawa, 1943), diagrama de Espina de Pescado y se utiliza en las fases de Diagnstico y Solucin de la causa.

El diagrama de Ishikawa ayuda a graficar las causas del problema que se estudia y analizarlas. Es llamado Espina de Pescado por la forma en que se van colocando cada una de las causas o razones que a entender originan un problema. Tiene la ventaja que permite visualizar de una manera muy rpida y clara, la relacin que tiene cada una de las causas con las dems razones que inciden en el origen del problema.

Para lograr una mayor comprensin de las categoras involucradas y detalladas anteriormente se presenta a continuacin la Figura No 4.1 Diagrama Ishikawa, con el cual se podr visualizar de una mejor manera las posibles causas que originan el problema que enfrenta el CDI La Tiendona en cuanto al control de Inventarios y Expedientes de los (as) nios (as).

http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/diagraca.htm consultado 3-11-2006

112

Figura No 4.1 Diagrama Causa-Efecto PROCEDIMIENTOS PERSONAL

Falta de mecanismos automticos Duplicidad de esfuerzos

Atrazo en las generaciones de Informacin Falta de apoyo de herramientas

Inadecuada

Falta de personal De apoyo

Falta de una herramienta automatizada de Control de Inventarios y Expedientes que permitan agilizar de manera efectiva los procesos

Mala Distribucin de actividades Falta de software

Ausencia de equipo informtico Inadecuado

Distribucin de espacio Inadecuado

EQUIPO

INFRAESTRUCTURA

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2. ETAPA DE DISEO 2.1 Diagrama de procesos5 Es una representacin grfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificndolos mediante smbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, adems, toda la informacin que se considera necesaria para el anlisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Para efectos de dar a conocer y analizar los procesos primitivos actuales se utiliza la siguiente metodologa6: Figura No 4.2 Simbologa de Grficas de Procesos Primitivos

NOMBRE
Inicio o Finalizacin

SE EMPLEA PARA
Representacin del inicio o finalizacin de un determinado procedimiento. Indica un intercambio de informacin. Se emplea para indicar una operacin de traslado o recibo de documentos, as como para transmisiones verbales, y entrevistas, dentro de un procedimiento. Comnmente se utiliza cuando se tienen actividades tales como: Recibe, toma, enva, devuelve, distribuye, retiene, pasa, se retira, se dirige, se presenta, se identifica, revisa someramente, solicita, comunica, informa verbalmente, entrevista, discute, efecta, indica, explica, transmite, convoca, celebra, cita, etc. Es una accin que se realiza dentro de un procedimiento. Se emplea para indicar operaciones como las siguientes: Aparta, separa, desprende, descarta, adjunta, extrae, busca, localiza, recaba, seala, sella, firma, llena, elabora, realiza, totaliza, compara, clasifica, corrige, enmienda, asigna, entrega, revisa detalladamente, investiga, inicia, analiza, determina, estudia, aprueba, autoriza, selecciona, informa por escrito, ordena, integra, prepara, modifica , ejecuta, practica, verifica, nombre, emite, etc.

SIMBOLO

Operacin de Entrada-Salida

Operacin

5 6

http://148.202.148.5/cursos/id209/mzaragoza/unidad2/unidad2dos.htm consultado 3-01-2007 Normas ANSI para la diagramacin de procesos administrativos

114

NOMBRE

SE EMPLEA PARA
Representa documento e informes varios. Se emplea para indicar formularios utilizados, informes, reportes, notas, memorndum, recibos, boletines, etc., que intervienen en el procedimiento o que se genera en el mismo. Es una accin que indica un proceso alternativo a seguir de acuerdo al cumplimiento de condiciones pre-establecidas. Se emplea para indicar una decisin o tomar en caso de tener alternativas a considerar para continuar el flujo de informacin dentro del procedimie/nto. En el almacenaje de cualquier tipo de documento. Se emplea para indicar cuando se archiva, almacena, guarda o conserva documentos en un medio fsico dentro de un procedimiento.

SIMBOLO

Documentos

Decisin

Archivo

Proceso Electrnico

Utilizado para indicar cualquier clase de realizado por computadora.

procesamiento

Proceso predefinido

Es un conjunto de actividades contenidas en un procedimiento, al cual se hace alusin en otro de mayor amplitud.

Entrada C Se utilizan cuando existen dificultades en el trazo de lneas continuas que indiquen la direccin del flujo de informacin del procedimiento. Conectores
Salida

C
C = Nmero del Conector

115

2.2 Diagramas de procesos Actuales A continuacin se hace una breve descripcin de los procedimientos actuales que se realizan en el CDI La Tiendona, esta informacin es utilizada para el anlisis de flujo de Datos que se propone para el Diseo del Sistema Mecanizado

Diagrama de Procesos para el Control de Inventario

SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES PROCEDIMIENTO: CREACIN DE UN PRODUCTO PG. 1 No. ACTIVIDAD ASISTENTE ADMINISTRATIVA DIRECTORA DEL CDI 1. Inicia proceso Inicio

2.

Llenar formulario de creacin de tem

Llenar formulario de creacin de tem

3.

El formulario pasa a manos de la Directora para su respectiva modificacin o aprobacin

SI

NO

Aprobado

4.

Elaboracin del item de la hoja de Kardex

Crea tem en hoja de Kardex

5.

Se elabora la hoja de comprobante No

Comprobante de creacin

6.

Aprobacin de la hoja de Kardex.

Si esta correcta

7.

Fin del Proceso Fin

116

SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE PRODUCTO PG. 2 No. ACTIVIDAD PROVEEDOR ASISTENTE ADMINISTRATIVA 1. Inicia proceso Inicio

2.

Se recibe el producto en La oficinas del C.D.I.

Recibe producto

3.

Se revisa el producto que este en buenas condiciones

NO

Se revisa el producto

4.

Si el producto esta en malas condiciones se regresa al proveedor

Se devuelve el producto

5.

Si el producto que se revisa esta en buenas condiciones se recibe

Se ingresa a bodega

6.

Se elabora la hoja de comprobante de recibido

Comprobante de recibo

7.

Finaliza el proceso

Fin

117

SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE UN PRODUCTO PG. 3 No. ACTIVIDAD COCINERA ASISTENTE DIRECTORA DEL CDI ADMINISTRATIVA 1. Inicia el proceso Inicio

Llenar requisicin 2. Se llena formulario de requisicin para hacer pedidos del producto. Se verifica si hay producto en existencia Verificar si hay existencia

3.

NO

4.

Si no hay se informa a la Directora para gestionar compras Se prepara producto

No hay producto gestionar compra

5.

Si hay producto prepara

se

6.

Se elabora un envi de producto para entregar con producto.

Comprobante de salida

7.

Se entrega Producto y envi de recibido.

Recibe mercadera

8.

Finaliza el proceso Fin

118

SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES PROCEDIMIENTO: MODIFICACION DE UN PRODUCTO PG. 4 No. ACTIVIDAD ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Directora
1. Inicia proceso Inicio

2.

Se llena formulario modificacin de producto

de un

Llenar formulario de modificacin de tem

3.

Se pasa a la Directora para autorizacin

No Autoriza

Si No 4. Si es aprobada se modifica en la hoja kardex Se modifica tem en la hoja de kardex

5.

Si verifica que los datos estn correctos

Este correcto

Si

6.

Fin del proceso Fin

119

SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES PROCEDIMIENTO: ELIMINACION DE UN PRODUCTO PG. 5 No. ACTIVIDAD ASISTENTE ADMINISTRATIVA DIRECTORA DEL CDI 1. Inicia el proceso Inicio

2.

Se llena formulario del tem que se desea eliminar

Llenar formulario de eliminacin del tem

3.

Se aprueba eliminacin producto

la del

No Aprueba la eliminacin

4.

Si se aprueba ya no se usa el tem en el kardex

Se elimina y ya no se usa el tem en el kardex

5. Finaliza proceso Fin

120

SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES PROCEDIMIENTO: ORDEN DE COMPRA PG. 6 No. ACTIVIDAD PROVEEDOR ASISTENTE ADMINISTRATIVA 1. Inicia proceso Inicio

Se consultan proveedores, cotizaciones.

precios a solicitando

Consulta precio a proveedor (cotizaciones)

3.

Se evala el precio de los productos

No

Evala precio

4.

Si el precio es aceptable se emite la orden de compra

Elabora Orden De Compra en el sistema

5.

Se le manda al proveedor la orden de compra. Se presenta una orden de compra

6.

Se tramita el pago al momento de recibir el producto y la factura Se tramita pago al recibir el producto y factura

7.

Fin del proceso

Fin

121

Diagrama de Procesos para el control de Expediente

SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES PROCEDIMIENTO: CREACION DE FICHA DE MENOR DE EDAD PG. 7 ACTIVIDAD SOLICITANTE ASISTENTE ISNA ADMINISTRATIVA 1 Inicia el proceso creacin de ficha menor en el sistema de de Inicio

Se solicita que se llene una solicitud con los datos del menor

Llenar Solicitud de menor

Se revisan si los datos estn correctos

NO

SI Datos Correcto Envo de Datos al ISNA, para registro y codificacin

Si estn correctos se envan al ISNA para que sea codificado y registrado

Cuando regresa ya con el cdigo asignado al menor y se ingresa los documentos a un flder

Se recibe y se le da ingreso al Sistema

Se almacena toda la documentacin del menor Se Almacena

Finaliza el proceso.

Fin

122

2.3 Diagrama de Procesos del Sistema Propuesto 2.3.1 Diagrama de Procesos Automatizado de Control de Inventarios
DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA PROPUESTO PROCEDIMIENTO: CREACIN DE UN PRODUCTO No. ACTIVIDAD SOLICITANTE Inicio RESPONSABLE DE AUTORIZACION PG. 1 OPERADOR DE SISTEMA

Inicia el proceso de creacin de tem en el sistema

Se solicita la creacin del nuevo tem por medio de un formulario.

Llenar formulario de creacin de tem

Pasa a la persona autorizada para aprobacin y esta decide si se crea o no

NO

Aprueba creacin

SI

Si es aprobada s Crea el Nuevo tem en el sistema.

Crea tem en el sistema

Se imprime un comprobante de creacin de tem.

Se Imprime Comprobante

Se revisan los datos si estn correctos sino se vuelve al sistema a modificarlos.

NO Este Correcto

Finaliza el proceso.

Fin

123

DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA PROPUESTO PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE UN PRODUCTO No. ACTIVIDAD PROVEEDOR BODEGUERO PG. 2 OPERADOR DE SISTEMA

Inicia el proceso de recepcin del producto en el sistema

Inicio

Se Recibe el producto con su factura. NO

Recibe producto

Se revisa el producto segn orden de compra

Se revisa el producto

Si no esta correcto se devuelve el producto al proveedor

Se devuelve producto a proveedor

Se ingresa al Sistema

Si es todo correcto se firma factura y se ingresa al sistema

Se Imprime un Comprobante

Se imprime un comprobante de recibido el producto.

Finaliza el proceso Fin

124

DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA PROPUESTO PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE UN PRODUCTO No. ACTIVIDAD SOLICITANTE BODEGUERO PG. 3 OPERADOR DE SISTEMA

Inicia el proceso de Despacho de producto en el sistema

Inicio

Se llena un formulario de requisicin para solicitar a bodega el producto

Llenar requisicin

Se verifica si hay existencias en bodega

Verificar si hay existencia NO

SI

Si no hay se informa

No Hay Existencia

Si hay se descarga del sistema

Se hace el Descargo en el Sistema

Comprobante de 6 Se imprime un comprobante de salida de producto Se entrega el 7 Se entrega el producto producto salida

Finaliza el proceso.

Fin

125

DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA PROPUESTO PROCEDIMIENTO: MODIFICACION DE UN PRODUCTO No. ACTIVIDAD SOLICITANTE Inicio RESPONSABLE DE AUTORIZACION PG. 4 OPERADOR DE SISTEMA

Inicia el proceso de Modificacin de producto en el sistema

Se llena un formulario donde se solicita la modificacin del tem

Llenar formulario de Modificacin de tem

Se Pasa a la persona responsable de autorizar el cambio

NO

Aprueba Modificacin

Si es aprobado el cambio se modifica el tem en el sistema

NO

Se modifica tem en el sistema

Se imprime un comprobante de modificacin del tem

Comprobante de Modificacin

Se revisa correcto

que

este Este Correcto

Finaliza el proceso.

Fin

126

DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA AUTOMATIZADO PROCEDIMIENTO: ELIMINACION DE UN PRODUCTO No. ACTIVIDAD SOLICITANTE Inicio RESPONSABLE DE AUTORIZACION PG. 5 OPERADOR DE SISTEMA

Inicia el proceso de eliminacin de tem en el sistema

Se solicita la eliminacin del tem por medio de un formulario.

Llenar formulario de Eliminacin de tem

Pasa a la persona autorizada para aprobacin y esta decide si se elimina o no

NO

Aprueba Eliminacin
NO

SI

Si es aprobada s Elimina el tem en el sistema.

Elimina tem en el sistema

Se Imprime Comprobante Se imprime comprobante de eliminacin de tem. un la

Se revisan los datos si estn correctos sino se vuelve al sistema

Esta Correcto

Finaliza el proceso. Fin

127

DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA AUTOMATIZADO PROCEDIMIENTO: EMISION DE ORDENES DE COMPRA No. ACTIVIDAD PROVEEDOR COMPRADOR

PG. 6 RESPONSABLE DE AUTORIZAR

Inicia el proceso de orden de compra del producto en el sistema

Inicio

Se pide una cotizacin al proveedor para revisar precios

Consulta Precio a Proveedor (Cotizacin)

Se evala el precio

NO
Evala precio

Si es aceptable el precio se elabora orden de compra

Elabora Orden De Compra en el sistema

Se presenta la orden de compra al proveedor ya autorizada

Se Presenta Orden De Compra al Proveedor

Se tramita cheque

Se tramita Cheque

Finaliza el proceso.

Fin

128

2.3.2 Diagrama de Procesos Automatizados para Control de Expedientes

DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA AUTOMATIZADO PROCEDIMIENTO: CREACION DE FICHA DE MENOR DE EDAD No. ACTIVIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE DE REVISAR / OPERADOR DE SISTEMA 1 Inicia el proceso creacin de ficha menor en el sistema de de Inicio PG. 7 ISNA

Se solicita que se llene una solicitud con los datos del menor

Llenar Solicitud de menor

Se revisan si los datos estn correctos

NO

Datos Correcto

SI

Si estn correctos se envan al ISNA para que sea codificado y registrado

Envo de Datos al ISNA, para registro y codificacin

Cuando regresa ya con el cdigo asignado al menor y se ingresa en el sistema

Se recibe y se le da ingreso al Sistema

Se revisa los Documentos 6 Se revisan los datos si estn correctos sino se vuelve al sistema a modificarlos

Datos Correcto

Se almacenan documentos

los

Se Almacena

Finaliza el proceso. Fin

129

DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA PROPUESTO PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIN DE CATEGORAS DEL HISTORIAL DEL EXPEDIENTES DE MENORES PG. 8 No. ACTIVIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE OPERADOR DE SISTEMA 1 Inicia el proceso de Actualizacin de categoras en el sistema

Inicio

Se solicita que se llene un formulario con los datos de la categora a actualizar

Recibir Datos de las categoras a actualizar

Se revisan si los datos si estn correctos

NO

Datos Completos

SI

Se ingresan los datos al sistema 4 Si estn correctos se ingresan al sistema las actualizaciones de la categora

Comprobante de actualizacin de categora

Se imprime comprobante con datos actualizados

un los
NO

Datos Correctos 6 Se revisa que estn hechos los cambios correctamente

Finaliza el proceso.

Fin

130

2.4 DIAGRAMA HIPO7 HIPO es otro mtodo de uso comn para desarrollar software de sistemas. HIPO es una abreviatura del nombre en ingls de la entrada-proceso-salida-jerarquica, mtodo que fue desarrollado por IBM para sus sistemas operativos grandes y complejos.

El Hipo es una tcnica visual. El principal beneficio de las tcnicas visuales, se derivan de la facilidad de lectura, de los smbolos estandarizados, que se usan para mostrar los tipos de entrada de datos, almacenamiento de datos, y dispositivos de salida de datos.

Es jerrquica debido a que el sistema de programacin, consiste en mdulos mas pequeos, esta tcnica da soporte de un enfoque de diseo de arriba hacia abajo, y tambin reduce la complejidad percibida del sistema, debido a que cada uno de los sub. Componentes puede ser manejado por separado.

Las siglas recuerdan las tres partes principales de cualquier sistema: Entrada, Proceso y Salida.

http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/diagraca.htm consultado 3-11-2006

131

2.5 ESTRUCTURA DEL DIAGRAMA HIPO DEL CDI LA TIENDONA 8

Propuesta por el equipo de trabajo

132

2.6 DESCRIPCION DEL DIAGRAMA HIPO

1.0 Sistema de Control de Inventarios y Expedientes de Menores de edad

2.0 Programa de Control de Inventario de Suministro: Procesa todas las transacciones de carga y descarga, actualiza los datos de inventario.

2.1. Mdulo de Creacin de Productos: Crear los nuevos productos utilizados.

2.2 Mdulo de Recepcin: Actualizacin del inventario

2.3 Mdulo de Despacho: Descarga del inventario

2.4 Mdulo de Mantenimiento: Permite Agregar, modificar, eliminar usuarios mediante llamadas a otros mdulos.

2.5 Mdulo de Transaccin: Se lleva un Historial de todos los movimientos de los dems mdulos.

2.6 Mdulo de Orden de Compras Controla los datos de productos para comprar.

2.7 Mdulo de Proveedores Captura los datos de los proveedores.

3.0 Programa de Control de Expedientes de Menores de Edad Procesa toda la informacin de los menores. 133

3.1. Mdulo de datos generales Procesa los datos personales y datos familiares de los menores

3.2 Mdulo de Municipios Refleja los municipios del pas

3.3 Mdulo de Servicios generales Captura los datos de los servicios que utilizan en el hogar

3.4 Datos especficos Captura todos los datos del menor relacionados a su salud y desarrollo

3.5 Mdulo de Referencias Registra los datos de los familiares encargados del menor.

3.6 Mdulo de Historial Captura los datos a las diferentes categoras que forman el expediente de los menores.

3.7 Mdulo de Categora de Vacunacin Se lleva el control individual del control de las vacunas puestas al menor.

3.8 Mdulo de Categora de Crecimiento y Desarrollo Se lleva el control individual del crecimiento y desarrollo del menor

3.9 Mdulo de Categora de Visita Se lleva el control individual de todas las visitas que hacen los de trabajo social al menor.

134

3.10 Mdulo de Categora de Exmenes Mdicos Se lleva el control individual del todos los exmenes realizados al menor

3.11 Mdulo de Categora de Psicologa Se lleva el control individual de todas las evaluaciones psicolgicas del menor.

3.12 Mdulo de Categora de Aprendizaje Se lleva el control individual de todas las evaluaciones de aprendizaje del menor.

3.13 Mdulo de operadores Registra todos los usuarios que van a interactuar en el sistema.

4.0 Otros Tpicos Este contiene las opciones de Pantalla de Bienvenida del Sistema, Ayuda y Backup que son muy necesarias en el sistema.

4.1 Pantalla de Bienvenida del Sistema. Este contiene la pantalla de bienvenida del sistema con l logo y nombre del centro CDI La Tiendona.

4.2 Ayuda Este contendr las pantallas de ayuda para el operador del sistema

4.3 Backup. Este se refiere al respaldo que se deber llevar de la informacin que contiene el sistema, es una parte muy importante.

135

2.7 DIAGRAMA ENTIDAD RELACIN9

El modelo entidad relacin es uno de los modelos de datos mas populares. Es una tcnica para definir las necesidades de informacin de una organizacin, el cual se basa en una representacin del mundo real en que los datos se describen como entidades, atributos y relaciones.

2.7.1 Entidad

Es cosa u objeto de relevancia, acerca del cual existe informacin que necesita ser conocida e idntica las cosas de importancia de una organizaron, para lo cual se debe considerar lo siguiente: a. El nombre de una entidad debe representar un tipo o clase de cosa. b. Cada cosa u objeto podr solamente ser representada por una entidad. c. Cada entidad debe ser nica.

2.7.2 Atributos

Es cualquier detalle que sirva para calificar e identificar, clasificar cuantitativamente o expresar un estado de una entidad o cualquier descripcin de una cosa que tenga relevancia, es decir las caractersticas o propiedades de una entidad o cosa. Para representar un atributo se debe considerar lo siguiente:

a. Un atributo debe ser escrito en singular b. El nombre debe ser escrito en minscula. c. Debe escribir la entidad como tal. d. No se bebe repetir los nombres de los atributos

Tesis digitalizada http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TE/658.159%202-

136

2.7.3 Relacin Es la asociacin entre las entidades, donde cada relacin tiene en sus dos extremos: a. un nombre Ej.: Enseado por o Asignado a. b. si es Opcional u Obligatorio

Opcional (Puede ser) Obligatorio (debe ser)

c. Un grado de la relacin, o y solamente uno, o uno a mas Uno a ms.

Una y solamente una.

2.7.4 Grado de Relacin Existen tres grados de relacin; a. Relaciones de uno a muchos (M a1 o M:1) b. Relaciones de muchos a muchos ( M a M o M: M) c. Relaciones de uno a uno (1 a 1 o 1:1)

2.7.5 Llave Existen dos tipos de llave los cuales son: Primaria y Fornea a. Llave Primaria (PK) es una columna o grupo de columnas que identifican de manera nica a cada fila en una tabla. Cada tabla debe tener una llave primaria, y esta debe ser nica. b. Llave Fornea (FK) es una columna o combinacin de las columnas en una tabla, que se refiere a una llave primaria en la misma o en otra tabla

O48d/658.159%202-O48d-CAPITULO%20IV.pdf, consultado 3-01-2007

137

2.8 MODELO ENTIDAD RELACIN 2.8.1 Diagrama E/R de Control de Control de Expedientes del CDI La Tiendona

138

2.8.2 Diagrama Entidad Relacin de Control de Inventarios de Suministros del CDI La Tiendona

139

2.9 DICCIONARIO DE DATOS El diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de los diagramas de flujo de datos y ayuda en la determinacin de los requerimientos que describen un sistema. 10 El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos. Se utiliza durante el diseo del sistema. El diccionario de datos define los datos haciendo lo siguiente: 11 Define el significado de los flujos y almacenes que se muestran en el DFD. Describe la composicin de agregados de paquetes de datos que se muestran a lo largo de flujos, paquetes complejos (Ej. Domicilio de un cliente), que pueden descomponerse en unidades ms elementales (como ciudad, estado y cdigo postal). Describe la composicin de los datos en los almacenes. Especifica los valores y unidades relevantes de piezas elementales de informacin en los flujos de datos y en los almacenes de datos. Describe los detalles de las relaciones entre almacenes que se enfatizan en un diagrama de entidad relacin

Las pginas sub. Siguientes se presenta la estructura de datos y su interpretacin en cuanto al Tipo ser la siguiente:

X = Alfanumrico A = Alfabtico
10 34

DATE = Fecha N, 9= Numrico

http:/www.monografias.com/trabajos12/recoldat/recoldat.shtml Consultado 10-02-07 http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/anasistem2/public_html/apuntes/maf/anexos/flujo.htm consultado 10-02-07 consultado 10-02-07

140

Time = Formato hora

2.10 ORGANIZACIN DE TABLAS A continuacin en la siguiente Figura No 4.2 se muestra la cantidad, descripcin, nombre y tipo que conforman la base de datos para el sistema del CDI La Tiendona Figura No 4.2 Listado general de tablas de la base de datos Nombre de Tabla Datos Generales Municipios Servicios Generales Datos Especficos Referencias Historial Vacunacin Crecimiento y Desarrollo Visitas Exmenes mdicos Psicologa Aprendizaje Operadores Proveedor Orden de Compra Mantenimiento Recepcin Transacciones Despacho Creacin de un producto .. 141 Cdigo Datos Generales Municipios Serv. Generales Datos Especificos Referencias Historial vacunacin Crecim. Y Desarrollo Visitas Examenes medicos Psicologa aprendizaje Operadores Proveedor Orden de Compra Mantenimiento Recepcin Transacciones Despacho Creacin

2.11 ESTRUCTURA DE ARCHIVOS

No. 1 Nombre del producto: Descripcin: Datos Generales Registra todos los datos correspondientes al menor Para el ingreso en el CDI.
Elemento de Dato Descripcin Tipo

Id solicitud Tipo de ingreso

identificador o cdigo de solicitud de ingreso Contiene el tipo de ingreso a realizar, nuevo o reingreso

A(15) A(15)

Fecha de ingreso Id menor

Fecha capturada por el sistema

Date

identificador o cdigo del menor que ser asignado por A(15) el ISNA

Nombres _ m Apellidos _ m Sexo Fecha_nac Nacionalidad Lugar de nac Id Municipio No partida de nac

Nombres del menor al segn documentos presentados. A(30) Apellidos del menor segn documentos presentados Sexo del menor Contiene la fecha de nacimiento del menor pas de nacimiento del menor que se inscribe al CDI Identifica el lugar de nacimiento del menor Identifica el municipio de direccin del menor Datos de la partida de nacimiento, numero de folio, libro de registro y numero A(40) A(2) Date A(30) A(60) A(25) X(20)

Direccin particular Telfono

Municipio de nacimiento del menor Contiene un numero de telfono que se pueda llamar en caso de emergencia

X(100) A(12)

Id operador

Operador que digito los datos

A(15)

142

No. 2 Nombre del producto: Descripcin:

Elemento de Dato Id municipio Nombre

Municipios Registra todos los Municipios del pas

Descripcin identificador o cdigo del municipio Contiene el nombre del municipio A(8) A(100) Tipo

No. 3 Nombre del producto: Descripcin: Servicios Generales Registra todos los servicios con q cuenta la vivienda

Elemento de Dato

Descripcin

Tipo

Id serv. generales Fuente de agua

Identificador para detallar los servicios e ingresos Identifica el origen del agua que utilizan para los menores

A(15) A(25)

Servicio higinico

Identifica el tipo del servicio de fosa sptico, fosas o aguas negras que utilizan para los menores

A(30)

Enseres

Identifica los servicios de agua, luz, telfono que utilizan.

A(25)

Ingresos mensuales Recibe Remesas

Identifica el monto que percibe mensualmente Identifica si recibe ayuda o no del extranjero

N(05) A(05)

. No. 4 Nombre del producto: Descripcin: Datos Especficos Registra todos los especficos de cada menor.

143

Elemento de Dato Id datos espec. Problemas al nacer Presenta exmenes

Descripcin Identificador para ingresar datos especficos Describe si el menor presento algn problema al nacer. Identifica si presenta exmenes clnicos

Tipo A(15) A(80) A(80)

Tarjeta de vacunacin

Identifica si presenta tarjeta de vacunacin (Indispensable)

A(25)

Peso Talla Evaluacin Nutricional

Identifica peso actual del menor Identifica altura actual del menor

A(5) A(5)

Identifica la evaluacin del peso normal o en estado de A(80) desnutricin.

Evaluacin Desarrollo

Identifica la evaluacin de los movimientos motores actuales del menor.

A(80)

No. 5 Nombre del producto: Descripcin: Referencias Registra los datos de los padres de familias y Responsables del menor.

Elemento de Dato

Descripcin

Tipo

Id refererencias Nombre de madre Edad _ mad Escolaridad _ mad Ocupacin _ ma Nombre de padre Edad_ pad Escolaridad_ pad Ocupacin_ pad Responsable Nombre resp

identificador de las referencias Contiene el Nombre de la madre del menor Contiene la Edad de la madre del menor Contiene Grado de estudio de la madre Tipo de trabajo a los que se dedica la madre Contiene el nombre del padre del menor Contiene la edad del padre del menor Contiene Grado de estudio del padre Tipo de trabajo a los que se dedica el padre del menor Identifica el parentesco del menor Identifica el nombre completo del responsable del

A(15) A(40) A(10) A(30) A(25) A(40) A(10) A(30) A(25) A(20) A(40)

144

menor Edad _ resp Escolaridad_ resp Ocupacin_ resp Contiene la edad del responsable del menor Contiene Grado de estudio del padre Tipo de trabajo a los que se dedica el padre del menor A(10) A(30) A(25)

No. 6 Nombre del producto: Descripcin: Historial lleva el control de los registros de las diferentes Tablas.
Elemento de Dato Descripcin Tipo

IdCorrelativo Fecha Hora

identificador o cdigos de las consultas que se realizan Identifica la fecha de la visita Identifica la hora de la visita

A(15) Date Time

No. 7 Nombre del producto: Descripcin:

Elemento de Dato

Vacunacin registra el control de vacunas de los menores

Descripcin Tipo

Id vacunacin Fecha

identificador o cdigo de las vacunas realizadas al menor A(15) Contiene la fecha en la que se han realizado las vacunas Date del menor

Tipo de vacuna

Identifica el tipo de vacuna que han sido suministrados a los menores como el sarampin, entre otros

A(80)

Lugar donde fue aplicada Identifica el lugar donde ha sido puesta al menor Dosis Identifica la dosis primera, segunda, nica o refuerzos que les han sido suministradas al menor Fecha prxima dosis Identifica la fecha de la prxima dosis del menor

A(80) N (02)

Date

145

No. 8 Nombre del producto: Descripcin: Crecimiento y desarrollo registra los datos relacionados al control de vacunas, Crecimiento y desarrollo del menor.
Elemento de Dato Descripcin Tipo

IdCredes Fecha

identificador nico o cdigo de Crecimiento y Desarrollo Contiene la fecha en que se realizo el chequeo medico el nio

A(15) Date

Edad Peso Talla Permetro ceflico Examen Fsico

Contiene la edad en que se esta evaluando

N (02)

Se evala cuanto es el peso que se de los (as) nios (as) N (02,02) Contiene la estatura (as) nios (as) Se evala la medida de la cabeza de los (as) nios (as) Contiene los resultados mdicos del examen fsico realizado al paciente N(02,02) N(02,02) X(200)

Examen odontolgico Desarrollo

Contiene los resultados odontolgicos del examen odontolgico realizado a los (as) nios (as) Se describen los movimientos motores mostrados por los nios y nias

X (200)

X(150)

Alimentacin

Se evala el estado en el que se encuentra el nio, Normal, desnutricin y refuerzo

X(150)

146

No. 9 Nombre del producto: Descripcin:

Elemento de Dato Id visitas

Visitas registra las visitas realizadas por el ISNA

Descripcin Tipo A(15)

identificador o cdigo de visitas que realiza el trabajador social asignado por el ISNA

Tipo de visita

Contiene la descripcin de la visita, si es control de nio sano u otro

A(30)

fecha visitador

Contiene la fecha de visitas realizadas Contiene la persona que visita la Institucin

Date A(30)

2.12 TIPOS DE USUARIOS Para la creacin de los tipos de usuario es importante distinguir el modo en el cual un usuario interacta con el sistema. Factores como la responsabilidad, habilidades, competencias, etc. distinguen a los distintos tipos de usuarios. En el Sistema permitir asignar a cada usuario privilegios distintos, que determinan las tareas que podr realizar cada uno: acceder, modificar, consultar datos y realizar tareas administrativas y de control en la base de datos. Siempre que queramos utilizar el Sistema deberemos hacer login como usuarios y este nos permitir ingresar con los privilegios, y accesos asignados en el sistema. Existirn 2 tipos de Usuarios: d. Administrador e. Usuario Standard (normal)

147

2.12.1 Perfiles del Usuario a) El usuario de administrador: es el ms importante, ya que posee control total sobre todas las bases de datos que conforman el sistema, es decir manipular toda la informacin (aadir, modificar, borrar) adems puede crear usuarios asignar privilegios este usuario y contrasea se le asignara a la persona encargada del centro para una mejor seguridad.

b) El usuario Standard: es la persona que alimenta al sistema con la informacin de los diferentes formularios, reportes y solo posee acceso para aadir si necesita borrar o modificar algo deber solicitar que el administrador lo autoric. Con el propsito de tener una mejor seguridad.

2.12.2 Responsabilidades del Administrador

El Administrador es la persona encargada de gestionar uno o ms accesos en el sistema ya que puede crear usuarios y hacer las diferentes modificaciones en las bases de datos. Por lo tanto, es responsable de administrar y cuidar de un sistema informtico para hacerlo eficiente, y controlar la seguridad de La informacin que es muy valiosa y no se puede perder ni presentar rendijas de seguridad. El administrador del sistema es el que tiene la capacidad y la responsabilidad de establecer las acciones, procedimientos y normas que consigan que el sistema sea: Mas seguro Ms eficiente Ms fiable Ms fcil de usar

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2.12.3 Responsabilidades del Administrador

Los usuarios Standard tendrn mximo cuidado en la manipulacin y el uso de los equipos informticos y de toda la infraestructura complementaria. Evitarn realizar cualquier accin, que de forma voluntaria o no, pueda daar la integridad fsica de la instalacin (destrozos, sustraccin, traslados no autorizados, etc.) si es necesario solicitarn el acceso a modificar o borrar una informacin al administrador siguiendo las normativas especficas que se fijen y Accedern al sistema siguiendo las recomendaciones. Proteccin de datos Palabra clave Uso de recursos

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