Habilitacin Profesional Frigorfico La Estancia Informe Preliminar

Versin 1.0 Curso: 4K2

Grupo 5:
Rodriguez Matias 44696 Bianchi Hernn 45173 Andrs Tabarelli 42671 Arellano Vctor 44964

Profesor: Ing. Zohil Julio JTP: Ing. Zohil Julio

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Historial de revisiones
Da 07/04/2006 11/04/2006 20/04/2006 16/05/2006 Versin 0.0 0.1 1.0 1.1 Descripcin Creacin de bosquejo del informe. Actualizacin de puntos. Entrega Informe Preliminar. Entrega Informe Preliminar Final. Autor Grupo 5 Grupo 5 Grupo 5 Grupo 5

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ndice
1. Introduccin...........................................................................................................................................5 1.1 Objetivos del Trabajo..................................................................................................................5 1.2 Objetivos del Informe Preliminar................................................................................................5 2. Descripcin de la organizacin..............................................................................................................5 2.1 Presentacin de la empresa..........................................................................................................5 2.2 Ubicacin Fsica..........................................................................................................................6 2.3 Resea histrica...........................................................................................................................6 2.4 Objetivo.......................................................................................................................................6 2.5 Organigrama Informal.................................................................................................................7 2.6 Descripcin reas........................................................................................................................8 2.6.1 Gerencia de Finanzas.....................................................................................................................8 2.6.2 Departamento de Cobranzas..........................................................................................................8 2.6.3 Gerencia de Depsito.....................................................................................................................9 2.6.4 Departamento de Despacho..........................................................................................................10 2.6.5 Departamento de Facturacin......................................................................................................10 2.6.6 Gerencia de Ventas......................................................................................................................11 2.6.7 Gerencia de Produccin...............................................................................................................12 2.6.8 Departamento de Fabricacin......................................................................................................12 2.6.9 Departamento de Control de Calidad...........................................................................................13 2.6.10 Departamento de Compras.........................................................................................................14 2.7 Descripcin de procedimientos.................................................................................................14 2.8 Polticas y Estrategias................................................................................................................14 2.9 LayOut.......................................................................................................................................14 3. Descripcin de la organizacin............................................................................................................15 3.1 Necesidades de Informacin.....................................................................................................15 3.2 Sistemas Informticos...............................................................................................................15 3.3 Equipamiento Informtico.........................................................................................................15 3.4 Diagnstico Preliminar..............................................................................................................15 4. Diagnstico de la organizacin............................................................................................................15 4.1 Problemas detectados................................................................................................................15 4.1.1 Problemas con Respecto al control .............................................................................................15 4.1.2 Problemas con respecto a la informacin....................................................................................15 4.1.3 Problemas con respecto al proceso..............................................................................................16 4.2 Requerimientos solicitados........................................................................................................16 4.2.1 Relativo a las existencias.............................................................................................................16 4.2.2 Relativo a la produccin...............................................................................................................16 4.2.3 Relativo a las ventas.....................................................................................................................16 4.3 Restricciones del Proyecto........................................................................................................17 5. Propuesta del Sistema Informtico......................................................................................................17 5.1 Objetivo.....................................................................................................................................17 5.2 Lmites.......................................................................................................................................17 5.3 Alcances....................................................................................................................................17 5.4 Anlisis de conveniencia...........................................................................................................18 5.4.1 Viabilidad Tcnica.......................................................................................................................18 5.4.2 Viabilidad Econmica..................................................................................................................18 5.4.3 Viabilidad Operativa....................................................................................................................19 5.4.4 Conclusion del Estudio................................................................................................................19 5.5 Metodologa Adoptada..............................................................................................................20 5.5.1 Actividades y documentacin a desarrollar.................................................................................20 Informe Preliminar:........................................................................................................................20 Universidad Tecnolgica 2006 Pgina 3 de 22 Nacional

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Presentacin del proyecto...............................................................................................................20 Captura de requisitos del negocio:.................................................................................................20 5.6 Carta Gantt................................................................................................................................21 6. Investigacin de antecedentes..............................................................................................................22 7. Anexos.................................................................................................................................................22 7.1 Manual de Procedimiento..........................................................................................................22 7.2 Lay Out......................................................................................................................................22 7.3 Carta Gantt................................................................................................................................22

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1.

Introduccin

Para desarrollar el siguiente proyecto de sistema de informacin se selecciono la empresa Frigorfico La Estancia, organizacin que se dedica a la fabricacin de embutidos. La eleccin de esta empresa fue motivada principalmente en el inters que revesta para los integrantes de este grupo, el hecho de tratarse de una organizacin productiva. Completaron esta eleccin la aprobacin por parte de los docentes de la ctedra y el inters manifestado por los responsables de la empresa para que este trabajo se desarrollara en la misma, acompaado por una buena disposicin para brindar la informacin necesaria para que el proyecto se lleve a cabo. 1.1 Objetivos del Trabajo En Habilitacin Profesional nos propusimos traducir los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera en un sistema de informacin para una empresa productiva denominada Frigorfico La Estancia la cual se dedica a la fabricacin de embutidos. La eleccin de esta empresa fue motivada principalmente en el inters que revesta para los integrantes de este grupo, el hecho de tratarse de una organizacin productiva. Completaron esta eleccin la aprobacin por parte de los docentes de la ctedra y el inters manifestado por los responsables de la empresa para que este trabajo se desarrollara en la misma, acompaado por una buena disposicin para brindar la informacin necesaria para que el proyecto se lleve a cabo. 1.2 Objetivos del Informe Preliminar Esta etapa tiene como fin dar a conocer la empresa en la cual se va a desarrollar el sistema, describiendo su organigrama, polticas y estrategias, historia, estructura, procedimientos, entre otros, para luego poder detectar sus requerimientos o falencias utilizando herramientas de anlisis y aplicando mtodos de recoleccin de informacin como entrevistas y cuestionarios.

2.

Descripcin de la organizacin

2.1 Presentacin de la empresa Frigorfico La Estancia es una empresa dedicada a la fabricacin, venta y distribucin de fiambres, los cuales son comercializados a mltiples empresas de distintos tamaos. Cuentan con un local comercial de ventas, donde adems de los productos fabricados, paleta, arrollados de carne, pollo, cerdo, etc. posee una carnicera donde vende tambin artculos comestibles varios. La empresa se encuentra estructurada de la siguiente manera, poseen una gerencia general, la cual toma las decisiones importantes de la empresa, organiza los pedidos a proveedores tanto de productos como de materiales para la fabricacin y adems realiza la venta con grandes clientes. Posee un rea de produccin de fiambres constituida por varias personas que desempean todas las tareas relacionadas a la fabricacin de los productos. El rea ventas esta constituida por las personas que realizan las ventas a travs del mostrador. Las ventas a clientes mayoristas se realizan mediante pedidos que hacen los mismos telefnicamente o mediante pedidos a la gente de reparto conformada por una persona encargada de la entrega de los productos fabricados a los distintos clientes de la empresa, la cual puede tambin tomar pedidos de los mismos clientes, aceptar devoluciones, y cobrar por pedidos realizados. La empresa cuenta con grandes supermercados como clientes quienes comercializan los productos fabricados artesanalmente.

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Frigorfico La Estancia Informe Preliminar 2.2 Ubicacin Fsica Direccin: Avenida Juan B. Justo 5000. Barrio: Remedios de Escaladas. Mapa:

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2.3 Resea histrica Frigorfico La Estancia comenz como una empresa familiar en la provincia de Rosario, donde dieron sus primeros pasos vendiendo a clientes directamente y por mostrador los Arrollados La Gallega, producto con el cual fueron creciendo. Luego se mudaron a Mar del Plata donde instalaron una pequea fbrica donde comenzaron a vender los mismos arrollados. As fue que despus se instalaron en crdoba capital, donde comenzaron nuevamente con los Arrollados La Estancia, as fueron ganando grandes clientes como Tarquino por ejemplo consolidando una posicin en el mercado local para luego expandirse a las provincias de Catamarca y la Rioja, posicionndose como una empresa de peso en el negocio de los embutidos. Con el auge del mercado decidieron dar un paso importante y comenzar a fabricar Paleta, producto que los llevo a la cima debido a su gran xito. Actualmente tienen una produccin diaria de aproximadamente 350 paletas y 400 arrollados con las cuales satisfacen los pedidos de los clientes. 2.4 Objetivo El objetivo de la empresa es consolidarse como uno de los proveedores de embutidos lderes de Crdoba y expandir su mercado hacia el resto del pas brindando a sus clientes un producto de excelente calidad y mnimo costo. En esta etapa inicial del proyecto se intenta en primer lugar, lograr una primera aproximacin a la empresa, el proceso productivo que realiza, su estructura, la identificacin de las reas componentes de la misma y sus funciones. Este primer paso se llevaran a cabo mediante una serie de entrevistas con los principales responsables.

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Frigorfico La Estancia Informe Preliminar 2.5 Organigrama Informal

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Frigorfico La Estancia Informe Preliminar 2.6 2.6.1 Misin: Descripcin reas Gerencia de Finanzas Gerencia de Finanzas

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Versin: 1.0 Habilitacin Profesional

Unidad Orgnica:

Definir y establecer los mtodos utilizados para la planificacin, direccin y medicin de los resultados de las operaciones monetarias de la organizacin.
Relaciones de Autoridad

Depende de: Gerencia General Supervisa a: Departamento de Tesorera. Departamento de Cobranzas. Descripcin de Funciones

Realizar el control del estado patrimonial de la compaa de acuerdo a los asientos contables para establecer la situacin actual de la organizacin. Mantener la solvencia financiera, segn los objetivos planteados por la Gerencia General para garantizar el crecimiento de la misma. Confeccionar informes de manera mensual informndole a la Gerencia General de la situacin financiera que posee la empresa en un determinado momento del ciclo de vida de la misma. Realizar controles peridicos del capital, as como tambin de la asignacin del capital del trabajo y subdividiendo, segn los objetivos econmicos planteados por la Gerencia General con la finalidad de obtener un crecimiento importante en el capital y las ganancias. Realizar el manejo de registros, clculos de las necesidades financieras, el manejo de dudas y el trato con organizaciones financieras
Fecha Creacin: 01/07/2005 Fecha Ultima Modificacin: N/A.

Autor: Matias Rodriguez. Autor Ultima Modificacin: N/A. Fecha de Vigencia: 01/07/2005 2.6.2 Misin: Departamento de Cobranzas

Unidad Orgnica:

Departamento de Cobranzas

Definir y establecer mtodos para el control del riesgo de deudas, deudas incobrables y atrasadas, estableciendo mtodos (formas de pago), para disminuir las moras de los pagos que poseen los clientes con la compaa
Relaciones de Autoridad

Depende de: Gerencia de Finanzas Supervisa a: N/A. Descripcin de Funciones

Gestionar las cobranzas de aquellos clientes que han contrado deudas con la empresa, a travs de planes de pagos, con el objetivo disminuir las moras. Realizar informes en forma mensual que sern entregados a la Gerencia de Finanzas con todos aquellos clientes morosos.
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Versin: 1.0 Habilitacin Profesional

Realizar informes mensuales que sern entregados a la Gerencia de Finanzas con tos aquellos clientes que han cancelado su deuda en forma y tiempo. Establecer polticas de pagos (acuerdos) para todos los clientes en estado de morosidad, para tratar de impedir el crecimiento de morosos. Establecer descuentos para todos aquellos clientes que cancelen su deuda antes de la fecha prefijada en acuerdo. Controlar la rendicin de valores entregados por transportistas junto a los remitos contra facturas para determinar que se correspondan. Transferir los ingresos a tesorera para dar ingreso a la caja. Controlar los pagos realizados en la cuenta bancaria de la empresa. Recibir los pagos que entrega el correo segn lo pactado con el cliente especial, firmando el comprobante al cartero. Gestionar condiciones de ventas para clientes especiales.
Fecha Creacin: 01/07/2005. Fecha Ultima Modificacin: N/A.

Autor: Matias Rodriguez. Autor Ultima Modificacin: N/A. Fecha de Vigencia: 01/07/2005. 2.6.3 Misin: Gerencia de Depsito Gerencia de Depsito

Unidad Orgnica:

Supervisar y controlar la recepcin, mantenimiento y entrega de insumos de produccin, segn las normas establecidas por la gerencia general para lograr el correcto funcionamiento del la gerencia.
Relaciones de Autoridad

Depende de: Gerencia General. Supervisa a: Departamento Control de Stock. Departamento de Despacho. Descripcin de Funciones

Definir normas para la entrada o salida de productos. Supervisar el registro de productos fabricados ingresados para llevar un control de los mismos. Verificar la divisin de sectores geogrficos afectados para garantizar la entrega de productos eficientes. Mantener informada a la gerencia general a travs de documentacin, sobre las empresas transportistas de entrega de productos para la toma de decisiones. Controlar los insumos ingresados estn disponibles en el momento adecuado para su entrega en tiempo y forma. Documentar la existencia o falta de productos en registros o solicitudes de adquisicin para elevar a la gerencia. Administrar los productos segn las normas impuestas por el gerente para facilitar la ubicacin y aprovechar el espacio disponible. Controlar la existencia de productos segn las directivas de la gerencia para lograr el mantenimiento de los mismos. Verificar a travs de las notas de pedidos la existencia de Stock para un pedido solicitado. Solicitar produccin de los artculos con bajo stock para no demorar las entregas de pedidos futuras. Controlar el pedido preparado por despacho contra la nota de pedido.
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Versin: 1.0 Habilitacin Profesional

Solicitar a facturacin la emisin de facturas y remitos.

Fecha Creacin: 01/07/2005. Fecha Ultima Modificacin: N/A.

Autor: Matias Rodriguez. Autor Ultima Modificacin: N/A. Fecha de Vigencia: 01/07/2005. 2.6.4 Misin: Departamento de Despacho

Unidad Orgnica:

Departamento de Despacho.

Supervisar y coordinar la distribucin de los productos terminados segn las normas y pautas vigentes por el departamento para controlar su entrega en tiempo y forma.
Relaciones de Autoridad

Depende de: Gerencia de Depsito. Supervisa a: N/A. Descripcin de Funciones

Mantener registros de las empresas transportistas terciarizadas para elevar a la gerencia de Depsito. Realizar un seguimiento de las hojas de ruta segn los clientes para mantener registros de la misma Confeccionar hojas de ruta segn las reas geogrficas afectadas para entregar a los transportistas. Confeccionar informes peridicos de las distribuciones diarias para llevar un control de las mismas elevadas a gerencia Depsito segn las pautas establecidas. Recibir Orden de compra del dpto. de ventas para confeccionar los pedidos y su posterior distribucin. Diagramar la planilla de distribucin de pedidos para controlar el estado del mismo.(Datos de la Planilla: pedidos, fecha de armado, fecha de salida, fecha de entrega, transporte al que se le entrego, nro de orden de compra, horario de salida, estado, responsable, etc.) Realizar un informe sobre la efectividad en las entregas de las empresas transportistas para elevar a gerencia de depsito. Preparar pedidos para su posterior entrega.
Fecha Creacin: 01/07/2005. Fecha Ultima Modificacin: N/A.

Autor: Matias Rodriguez. Autor Ultima Modificacin: N/A. Fecha de Vigencia: 01/07/2005. 2.6.5 Misin: Departamento de Facturacin

Unidad Orgnica:

Departamento de Facturacin Registrar las ventas realizadas en el interior y capital segn las normas establecidas para la facturacin por la gerencia de administracin para el correcto desempeo asignado al rea. Relaciones de Autoridad

Depende de: Gerencia de Administracin. Supervisa a: Universidad Tecnolgica Nacional 2006 Pgina 10 de 22

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Versin: 1.0 Habilitacin Profesional

Descripcin de Funciones Registrar las facturas por las ventas realizadas en el interior y capital segn las normas de documentacin establecidas por el AFIP y por la gerencia de administracin. Informar para conocimiento superior, sobre los resultados obtenidos para que la Gerencia de Administracin pueda tomar decisiones competentes al desempeo del rea. Velar por el correcto desempeo de la facturacin con el fin de cumplimentar con los objetivos planteados por la Gerencia de Administracin para el rea. Almacenar las facturas con ms de tres meses de antigedad segn las disposiciones establecidas por la gerencia de administracin en el almacn de documentos con el fin de mantener organizada la documentacin de la empresa. Almacenar las facturas con menos de tres meses de antigedad, segn las normas establecidas por la gerencia de administracin para optimizar el proceso de consulta de la documentacin. Fecha Creacin: 01/07/2005. Fecha Ultima Modificacin: N/A.

Autor: Matias Rodriguez. Autor Ultima Modificacin: N/A. Fecha de Vigencia: 01/07/2005. 2.6.6 Misin: Gerencia de Ventas Gerencia de Ventas

Unidad Orgnica:

Gestiona la direccin y estimula la corriente de mercaderas desde la empresa hacia sus clientes. Coordinar el personal de ventas, los productos y velar por el cumplimiento de las polticas de ventas definidas en conjunto con la Gerencia General. Relaciones de Autoridad

Depende de: Gerencia General. Supervisa a: Ventas Capital. Ventas Interior. Descripcin de Funciones Supervisar y administrar el pedido de los clientes, segn las normas establecidas por la Gerencia para cumplir con el registro y entrega de los pedidos y productos. Informar para conocimiento superior, sobre los resultados obtenidos en las ventas de productos para que la Gerencia General pueda tomar decisiones competentes al desempeo del rea. Velar por el correcto desempeo de las ventas en el interior y en Capital con el fin de cumplimentar con los objetivos planteados por la Gerencia General para el rea. Coordinar con la Gerencia General las polticas de ventas para el correcto desempeo de esta funcin con el fin de cumplimentar los objetivos de comercializacin propuestos por la Gerencia General. Determinar el precio y las condiciones de ventas de los productos como as tambin los descuentos vigentes. Controlar las actividades de la flota de vendedores para proponer normas y/o mejoras en las actividades relacionadas con las ventas. Solicitar a depsito autorizacin de produccin de pedidos especiales. Fecha Creacin: 01/07/2005. Fecha Ultima Modificacin: N/A.

Autor: Matias Rodriguez. Autor Ultima Modificacin: N/A. Fecha de Vigencia: 01/07/2005.

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Frigorfico La Estancia Informe Preliminar 2.6.7 Misin: Gerencia de Produccin Gerencia de Produccin

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Versin: 1.0 Habilitacin Profesional

Unidad Orgnica:

Supervisar, controlar y coordinar el cumplimiento de las normas de fabricacin, segn la mano de obra disponible, las instalaciones y la maquinaria para el correcto cumplimiento de los programas de produccin y el plan trazado para el mismo
Relaciones de Autoridad

Depende de: Gerencia General. Supervisa a: Departamento de Fabricacin Departamento de Planeacin Departamento de Control de Calidad Departamento de Compras. Descripcin de Funciones

Revisar los planes de produccin con los departamentos involucrados para obtener el mejor resultado de fabricacin en lo que refiere a tiempo implementado en la produccin y planificacin de tareas. Elaborar normas de produccin necesarias para la organizacin en la elaboracin de los productos y garantizar el normal funcionamiento de las tareas. Confeccionar informes estadsticos de producciones peridicos para elevar a la gerencia general para el anlisis y toma de decisiones. Controlar la gestin planeada, mediante el anlisis de la informacin recibida como resultado de cada produccin para la toma de decisiones. Efectuar estrategias de fabricacin.
Fecha Creacin: 01/07/2005. Fecha Ultima Modificacin: N/A.

Autor: Matias Rodriguez. Autor Ultima Modificacin: N/A. Fecha de Vigencia: 01/07/2005. 2.6.8 Misin: Departamento de Fabricacin

Unidad Orgnica:

Departamento de fabricacin

Administrar los planes de produccin, coordinando y supervisando las tareas de acuerdo a las pautas establecidas por las subgerencias, asegurando la calidad de los productos solicitados por los clientes a fin de lograr una tarea eficaz.
Relaciones de Autoridad

Depende de: Gerencia de Produccin. Supervisa a: N/A Descripcin de Funciones

Coordinar las tareas de los empleados segn las etapas de produccin y horarios de uso de maquinas para el desarrollo continuo de la fabricacin y el mximo rendimiento e la maquinaria y los empleados.
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Versin: 1.0 Habilitacin Profesional

Realizar informes de las desviaciones en el curso de la produccin en relacin del calendario planeado para elevar a la gerencia general.
Fecha Creacin: 01/07/2005. Fecha Ultima Modificacin: N/A.

Autor: Matias Rodriguez. Autor Ultima Modificacin: N/A. Fecha de Vigencia: 01/07/2005. 2.6.9 Misin: Departamento de Control de Calidad

Unidad Orgnica:

Departamento de Control de Calidad.

Supervisar, controlar y asegurar que los productos fabricados cumplan con las normas de calidad establecidas para garantizar la calidad de los productos.
Relaciones de Autoridad

Depende de: Gerencia de Produccin. Supervisa a: N/A Descripcin de Funciones

Establecer normas de calidad segn determinaciones de la gerencia de produccin para asegurar la calidad de los productos Controlar los productos fabricados segn las normas de calidad vigentes para garantizar el correcto funcionamiento de los productos Reportar a Produccin acerca de los ndices de calidad segn los procedimientos establecidos, para que la gerencia de produccin pueda tomar acciones en funcin de los datos Capacitar el personal del Departamento de fabricacin segn las normas de calidad para facilitar el proceso de mejora de calidad Proponer mejoras a la Gerencia de produccin en base a las mejoras prcticas y tecnolgicas para lograr un proceso de mayor calidad
Fecha Creacin: 01/07/2005. Fecha Ultima Modificacin: N/A.

Autor: Matias Rodriguez. Autor Ultima Modificacin: N/A. Fecha de Vigencia: 01/07/2005.

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2.6.10 Departamento de Compras Unidad Orgnica: Misin: Departamento de Compras

Obtencin de materiales y equipos cuando sean necesarios para las operaciones de la empresa, al mnimo costo con la mayor calidad.
Relaciones de Autoridad

Depende de: Gerencia de Produccin. Supervisa a: N/A Descripcin de Funciones

Realizar las compras de los materiales requeridos por stock, para la produccin de los productos. Confeccionar informes en forma mensual que sern entregados a la Gerencia de Administracin, de la cantidad de insumos y maquinarias incorporados en la empresa. Realizar la seleccin de proveedores, de acuerdo al ofrecimiento de los mismos y la conveniencia de la empresa.
Fecha Creacin: 01/07/2005. Fecha Ultima Modificacin: N/A.

Autor: Matias Rodriguez. Autor Ultima Modificacin: N/A. Fecha de Vigencia: 01/07/2005.

2.7 Descripcin de procedimientos Ver Anexo 1. Documento: Descripcin de Procedimientos Archivo: HP - FLE - Descripcin de Procedimiento - Venta.doc HP - FLE - Descripcin de Procedimiento - Produccion.doc

2.8 Polticas y Estrategias La empresa tiene como poltica principal el mantener bajos costos de produccin para de esta manera fijar un precio competitivo en el mercado local y lograr abarcar gran parte del mismo. Como estrategia para cumplimentar esto se venden los productos producidos en el da con el fin de no tener stock de productos fabricados almacenados para ello la produccin se encuentra alineada con la demanda de productos, posibilitando as el mximo aprovechamiento de los recursos disponibles. Las grandes ventas son supervisadas por el gerente general quien mantiene la relacin con estos clientes. La compra de materias primas tambin se encuentra alineada con la demanda de produccin por lo cual el stock de las mismas es reducido. 2.9 LayOut Ver Anexo 2. Documento: HP - FLE LayOut Archivo: HP - FLE LayOut.vsd

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3.

Descripcin de la organizacin

3.1 Necesidades de Informacin La empresa no cuenta con un sistema informtico computarizado, efectundose la mayora de los procedimientos en forma manual; por esta razn se hace necesario optimizar y agilizar los procedimientos que se realizan, de manera que se pueda acceder a la informacin en tiempo y forma oportuna. Se nos plantea como prioritaria la necesidad del seguimiento y control de la produccin, incluyendo la planificacin de materia prima y la gestin de stock.

3.2 Sistemas Informticos La empresa no cuenta actualmente con un sistema informtico formal, sino que llevan los registros de las ventas a los clientes en planillas Excel. Esta planilla es confeccionada, controlada y actualizada por el gerente de la empresa en su computadora personal. 3.3 Equipamiento Informtico La empresa no cuenta con computadoras en la fbrica. 3.4 Diagnstico Preliminar

Demoras en el acceso a la informacin: Este problema es causado por una deficiente organizacin, clasificacin y orden de sus archivos, ya que no se cuenta con una metodologa de registracin adecuada de la informacin. o Mtodos deficientes de control de Stock de Materiales: o El mtodo utilizado es muy rudimentario. Falta de planeamiento de requerimientos de materiales: No se cuenta con una poltica de control de stock y de planeamiento de requerimiento de materiales que permitan contar con la materia prima e insumos necesarios en tiempo para la fabricacin. Deficiente control y seguimiento de la produccin: La escasa informacin del proceso productivo con que se cuenta, dificulta el conocimiento del estado de las tareas y su control cuando sale. No es posible realizar una planificacin de las ordenes de trabajo: A veces los equipos se encuentran sin trabajar lo que genera perdidas, adems no se puede determinar en que reas se encuentra la orden de trabajo.

4.
4.1 4.1.1

Diagnstico de la organizacin
Problemas detectados Problemas con Respecto al control La empresa encuentra dificultades a la hora de controlar el stock de los productos fabricados y de los no fabricados debido a que no se lleva un control exhaustivo de los mismos. Muchos productos son devueltos por estar en malas condiciones, esto es consecuencia de que no se tiene definido un proceso de control de los productos fabricados. No cuenta con gente especializada en control de calidad. No se lleva un control ptimo de los proveedores de materia prima debido a que la decisin en este aspecto esta centralizada en una sola persona Problemas con respecto a la informacin No se lleva un registro formal de los clientes, por lo cual no se tiene bien en claro las necesidades y preferencias de los mismos. A la hora de controlar el saldo de cuentas de los grandes clientes resulta incmodo debido a que los registros se llevan en planillas Excel.

4.1.2

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Frigorfico La Estancia Informe Preliminar 4.1.3 Problemas con respecto al proceso

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Falta de coordinacin y distribucin de las tareas administrativas debido a que estn centralizadas en una sola persona. No dispone de stock de productos fabricados debido a que la demanda de productos supera a la capacidad de produccin disponible. En pocas de temporada baja existen recursos con uso poco ptimo debido a que la demanda disminuye. La demanda de pedidos ha superado la capacidad de produccin disponible con los recursos con los que actualmente se cuenta. Requerimientos solicitados

4.2

Para confrontar las dificultades administrativas la empresa ha solicitado un sistema que deber cumplir con las siguientes funcionalidades: 4.2.1 Relativo a las existencias 1.1 Listado actualizado de existencias de materias primas valorizadas. Valorizaciones utilizadas PPU PPP. 1.2 Manejar el stock de los productos (fabricados y no fabricados), teniendo en cuenta las entradas y salidas de los mismos. Generar alertas que permitan detectar la futura falta de algn material para satisfaces un pedido. 1.3 Listado de reposicin de materias primas. En estas empresas la materias se clasifican segn la regla ABC, utilizndose diferentes polticas de reposicin. 1.4 Listado valorizado de movimientos de stock de materias primas que incluye: 1.4.1 Ingresos por compras. 1.4.2 Egresos por consumos.

4.2.2 Relativo a la produccin 1.5 Reporte de composicin de los diferentes productos comercializados por la empresa, en porcentaje y costo de cada materia prima e insumos utilizados en la produccin. 1.6 Reporte de volmenes de produccin, por producto y total. 1.7 Gestin de la produccin, control de materias primas. Generar alertas y/o reportes detallando el estado de la produccin, como as tambin de los materiales necesarios, realizar proyecciones de posibles ventas, manejo de las distintas variables implicadas. 1.8 Gestin de la calidad de la produccin. 4.2.3 Relativo a las ventas

1.9 Administracin de los clientes mayoristas, con las cuentas corrientes de los mismos. Generar alertas y/o reportes detallando el estado de la cuenta corriente del cliente. 1.10 Gestin de las ventas realizadas a los clientes con los pagos correspondientes. 1.11 Generar varios reportes a definir que permitan a la gerencia tomar decisiones estratgicas para permitir el correcto desempeo de la empresa en las reas afectadas.

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Versin: 1.0 Habilitacin Profesional

4.3 Restricciones del Proyecto Por el momento no se indican restricciones de carcter tcnico ya que el sistema a desarrollar se amolda sin ningn inconveniente a los recursos tcnicos e informticos del mercado actual, la empresa esta dispuesta a realizar el esfuerzo en cuanto a sus medios disponibles para adquirir los recursos disponibles mencionados aunque somos concientes que puede surgir alguna restriccin con el transcurso del tiempo. Solo mencionamos que el sistema no contempla la parte de contabilidad como la nica restriccin encontrada.

5.

Propuesta del Sistema Informtico

5.1 Objetivo El objetivo general del proyecto es desarrollar un sistema de informacin que permita el seguimiento y control de la produccin, optimizando esta actividad por medio de informacin pertinente y permitiendo prever los plazos de entrega. Gestionar las entradas de materias primas y calcular la produccin en funcin de las mismas. Administrar las ventas a cuenta de los clientes. Posibilitar el control de calidad de los productos fabricados. Gestionar la entrega de las ventas a los clientes. 5.2 Lmites Desde el registro de la entrada de materias primas. Hasta el registro de las entregas de las ventas con sus devoluciones. 5.3 Alcances Administrar clientes - Gestionar ventas a cuentas a clientes. - Generar reportes detallando el estado de las cuentas corrientes del cliente Administrar materia primas e insumos - Gestin de stock de materias primas e insumos - Registrar reposicin de materias primas e insumos - Registrar consumo de materias primas e insumos - Generar alertas que permitan detectar la futura falta de algn material para satisfacer un pedido Brindar soporte para el control de calidad. - Registrar las devoluciones. - Soporte para el control de productos. - Registrar produccin real. Administrar proveedores - Gestin de proveedores - Registrar cotizacin de proveedores - Emitir listado de proveedores Administrar produccin. - Administrar Operarios. - Administrar recetas - Generar ordenes de produccin. - Registrar produccin diaria. - Registrar Seguimiento y control de la produccin diaria. - Emitir plan de trabajo diario. - Emitir listado y resmenes de produccin. - Emitir listado de produccin prevista/realizada. - Emitir listado de produccin de volmenes por producto. - Calcular la produccin en funcin de la materia prima disponible. - Generar reportes detallando el estado de la produccin. - Realizar proyecciones de posibles ventas. Administrar la distribucin de los pedidos. - Generar hoja de ruta para la entrega del producto. - Administrar salida de productos fabricados. - Administrar las entregas de los pedidos a los clientes. 2006 Pgina 17 de 22

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Frigorfico La Estancia Informe Preliminar Administrar permisos y accesos al sistema.

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5.4 Anlisis de conveniencia Como consecuencia de que la empresa no posee sistema actualmente implementado las ventajas del nuevo sistema sern plenamente aprovechadas. 5.4.1 Viabilidad Tcnica La viabilidad Tcnica es un estudio de la funcionalidad, el rendimiento y las restricciones que puedes afectar a la posibilidad de realizacin de un sistema aceptable. El estudio se basa en averiguar si los recursos necesario existen en el mercado o pueden ser reemplazados con otros que cumplan con su misma funcionalidad y si el proyecto que se esta desarrollando es capaz de satisfacer las necesidades de los usuarios. Consideramos tcnicamente que ser necesario contar con una computadora y un software de base adecuado, sobre los cuales se ejecutara la implementacin una vez desarrollada. Todos los recursos tcnicos necesarios se encuentran disponibles en el mercado y satisfacen enormemente las capacidades a implementar por el sistema de informacin. Teniendo en cuenta la oferta actual del mercado y nuestra necesidad de recurso hardware, creemos que la computadora a utilizar deber tener al menos las siguientes caractersticas o superior: Microprocesador de 2.0 Ghz. Memoria RAM de 256 MB. Disco duro de 40 GB.

Por otra parte, para el recurso software, creemos necesario contar como mnimo con un Sistema operativo Windows 98 o superior. Basndonos en los datos recolectados hasta el momento, consideramos que el proyecto en desarrollo podra cumplir ampliamente con la demanda planteada por el cliente y por los usuarios, ya que agilizara de manera notable el proceder actual de la operatoria diaria del negocio y brindara informacin til para mejorar la toma de decisiones de la empresa, tanto en el que hacer cotidiano como en lo referente a metas de mediano o largo plazo. 5.4.2 Viabilidad Econmica La viabilidad econmica es una evaluacin del costo de desarrollo frente al beneficio final producido por el sistema desarrollado. Comprende un amplio rango de aspectos como ser: El anlisis costo-beneficio, la estrategia de los ingresos a plazo, el costo de los recursos que necesitan para el desarrollo y el crecimiento potencial del mercado. El presente proyecto requerir una inversin econmica destinada a cubrir los gastos propios de llevar a cabo el desarrollo total del sistema. Analizando las diferentes propuesta del mercado informtico, suponemos que los recursos tcnicos mencionado anteriormente tendrn un costo aproximado de $1000. Si agregamos el aspecto legal al anlisis, tendramos que adicionar a ese costo el valor de $300 con motivo de las licencias necesarias para operar el software. Haciendo el calculo de que el desarrollo del software aplicativo, en jornadas laborales de ocho horas diarias durante cinco das a la semana nos llevara aproximadamente tres meses de trabajo, y considerando que somos cuatro desarrolladores principiantes que tasamos nuestros servicios en cinco pesos la hora laboral, sacamos como conclusin que el costo total por el desarrollo de la aplicacin rondara los doce mil pesos. Por otra parte, consideramos que los beneficios que brindara el sistema a la empresa abarcan tanto el mbito del nivel operativo, como son los empleados del frigorfico, hasta el mbito gerencial, encargado de tomar decisiones y dirigir a la empresa al logro de sus objetivos, como es el gerente de la empresa.

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Frigorfico La Estancia Informe Preliminar Los beneficios detallados serian:

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Seguridad para manejar datos consistentes y coherentes a la realidad, exigindose validacin para el ingreso de datos al sistema. Ahorro en el tiempo de trabajo para la obtencin de informacin til, ofreciendo consultas y accesos a informacin til a travs de interfaces graficas sencillas. Una organizacin optima para los datos manejados en la operatoria del negocio, proveyendo interfaces graficas entendibles que enviaran la informacin receptada a un sistema de confiable. Persistencia, seguridad e integridad de los datos almacenados, ofreciendo una poltica de back up confiable y segura, manejando contraseas y otorgando permisos de accesos. Una optimizacin en la realizacin de los procesos y un control efectivo para los mismos, manejando un sistema de definicin y aplicacin de regimenes que servirn para consultar y controlar la correcta realizacin de las actividades. Una ayuda considerable para la toma de decisiones a cargo de la administracin. Ofreciendo una serie de listados, grficos y estadsticas que muestran en forma resumida y compacta informacin registrada en el sistema.

5.4.3 Viabilidad Operativa La viabilidad operativa depende principalmente de los recursos humanos disponibles para el desarrollo del proyecto si el sistema operara y ser usado una vez que este instalado. Consideramos necesario y oportuno implementar un nuevo sistema de informacin computacional que soluciones la falencias del proceso manual de registros de datos actual y permite asegurar la consistencia y persistencia de los datos almacenados en el tiempo y en la forma. A nuestro entender, los recursos humanos con que el frigorfico cuenta son suficientes para llevar a cabo las potenciales capacidades que ofrecer el sistema. Los futuros usuarios del sistema debern ser capacitados para que se logre aprovechar al mximo y de una manera eficiente sus cualidades. Suponemos que el tiempo para su capacitacin nos llevara alrededor de dos semanas. 5.4.4 Conclusion del Estudio Al considerar los tres tipos de factibilidad, tcnica, operativa y econmica, este sistema se llevar a cabo sin inconvenientes, ya que el establecimiento cuenta con los recursos econmicos necesarios y el personal se encuentra entusiasmado con el beneficio que se obtendr con la construccin del mismo. Por lo expuesto anteriormente consideramos que estn dadas las condiciones favorables para el desarrollo del sistema y su implementacin final.

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5.5 Metodologa Adoptada Para el desarrollo del presente trabajo se utiliza la metodologa orientada a objetos la cual es sustentadada por las bases slidas del Proceso Unificado de Desarrollo de Software. Esta metodologa propone la descomposicin en componentes reutilizables, lo cual consiste en descomponer el dominio del problema en objetos que colaboran entre si a travs de mensajes para lograr un objetivo. Esta metodologa se apoya en el Proceso Unificado de Desarrollo de Software, al cual lo definimos como el conjunto de actividades necesarias para transformar los requisitos de u usuario en un sistema software. Es un marco de trabajo genrico que puede especializarse para una gran variedad de sistemas de software, para diferentes reas de aplicacin, diferentes tipos de organizaciones, diferentes niveles de aptitudes y diferentes tamaos de proyectos. El Proceso Unificado esta basado en componentes, lo cual quiere decir que el sistema software en construccin esta formado por componentes interconectados por interfaces. La solucin de este enfoque propone es trabajar con especificaciones funcionales que sean grficas, mas flexibles al cambio, de forma modular y transparentes para el lector. Este Proceso consta o propone de Flujos de Trabajos Fundamentales (WorkFlows): Requerimientos, Anlisis, Diseo, Implementacin y Prueba; a los cuales se le puede agregar uno previo a la etapa de Requerimientos que es el Modelado de Negocio. Estas actividades no necesariamente se deben llevar acabo en forma secuencial; sino que si bien se desarrollan en un orden necesario, se puede volver a una etapa anterior, o se pueden desarrollar actividades distintas en forma paralela. 5.5.1 Actividades y documentacin a desarrollar El avance del presente proyecto se ir controlando junto al cliente, mediante la presentacin de los siguientes productos generados en cada una de las etapas del desarrollo del sistema: Informe Preliminar: Presentacin del proyecto. Captura de requisitos del negocio: Es el proceso de averiguar, normalmente en circunstancias difciles lo que se debe construir. El propsito general es guiar el desarrollo hacia el sistema correcto. Esto se consigue mediante una descripcin de requisitos del sistema, es decir, las condiciones o capacidades que el sistema debe cumplir. o Lista de caractersticas: Es una lista de ideas que consideramos como un conjunto de requisitos candidatos que podemos decidir implementar en una versin futura del sistema. Se utiliza solamente para la planificacin del trabajo. o Modelo de dominio: Ayuda a comprender el contexto del sistema y captura los requisitos que hacen al funcionamiento bsico del negocio. Captura los tipos mas importantes de objetos en el contexto del negocio. Estos objetos representan las cosas que existen o los eventos que suceden en el entorno en el que trabaja el negocio. Se describe mediante un diagrama de clases que muestra al cliente, usuarios y desarrolladores las clases de dominio y como se relacionan unas con otras mediante asociaciones. o Modelo de negocio: Describe los procesos de negocio de una empresa en trminos de casos de uso del negocio y actores del negocio que se corresponden con los procesos del negocio y los clientes respectivamente. Diagrama de Casos de Uso: describe como cada caso de uso de negocio es llevado a cabo por parte de un conjunto de trabajadores que utilizan un conjunto de entidades del negocio y de unidades de trabajo. Cada realizacin de un caso de uso del negocio puede mostrarse en un diagrama de interaccin o en una planilla descriptiva cuyo objetivo es detallar cada caso de uso describiendo su flujo de suceso. o <completar con lo de Hernan>

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5.6 Carta Gantt Resumen de Tareas:

Tarea Proyecto Frigorifico La Estancia Inicio del Proyecto Anlisis del proyecto Preparacin del inicio del proyecto Asignacin del equipo Preparacin del equipo Preparacin del ambiente de trabajo Informe Preliminar Induccin sobre la empresa Primer Entrevista Confeccin Primer bosquejo del informe Segunda Entrevista Planificacin (Confeccin de Carta Gantt) Entrega Informe Modelado de Negocio Modelar UC de Negocio Especificacin de UC de Negocio Modelo de Requerimientos Modelar Objetos de Dominio Identificacin de actores Modelar Casos de Uso Prototipo de interfaces Presentacin de Prototipos Modelo de Anlisis Diagramas de Colaboracin Refinar diagramas de clases Agrupar Clases Modelo de Diseo Modelar clases de Diseo Mapeo a Base de datos relacional Diagrama de despliegue Describir ambiente de implementacin Modelo de Implementacin Construccin de Mdulos Integracin de Mdulos Pruebas de Calidad / Correcciones Pruebas Unitarias Pruebas Funcionales Pruebas de integracin Correcciones Entrega Final - Demostracin de Funcionalidad Tareas Post- Regularizacin Finalizacin de Construccin de Mdulos restantes Confeccionar Manual de Usuario Manual de Procedimiento Pruebas de Calidad / Correcciones Pruebas Unitarias Pruebas Funcionales Comienzo 20/03/2006 20/03/2006 20/03/2006 22/03/2006 23/03/2006 23/03/2006 24/03/2006 27/03/2006 27/03/2006 31/03/2006 03/04/2006 10/04/2006 11/04/2006 13/04/2006 13/04/2006 13/04/2006 19/04/2006 24/04/2006 24/04/2006 28/04/2006 01/05/2006 04/05/2006 10/05/2006 11/05/2006 11/05/2006 15/05/2006 17/05/2006 17/05/2006 17/05/2006 22/05/2006 23/05/2006 25/05/2006 25/05/2006 25/05/2006 13/06/2006 19/06/2006 19/06/2006 22/06/2006 26/06/2006 28/06/2006 30/06/2006 03/07/2006 03/07/2006 31/08/2006 07/09/2006 19/09/2006 19/09/2006 27/09/2006 Fin 20/10/2006 27/03/2006 22/03/2006 23/03/2006 23/03/2006 24/03/2006 27/03/2006 13/04/2006 31/03/2006 03/04/2006 10/04/2006 11/04/2006 13/04/2006 13/04/2006 24/04/2006 19/04/2006 24/04/2006 11/05/2006 28/04/2006 01/05/2006 04/05/2006 10/05/2006 11/05/2006 17/05/2006 15/05/2006 17/05/2006 17/05/2006 25/05/2006 22/05/2006 23/05/2006 25/05/2006 25/05/2006 19/06/2006 13/06/2006 19/06/2006 30/06/2006 22/06/2006 26/06/2006 28/06/2006 30/06/2006 03/07/2006 20/10/2006 31/08/2006 07/09/2006 19/09/2006 20/10/2006 26/09/2006 06/10/2006

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Pruebas de integracin Correcciones

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06/10/2006 12/10/2006 12/10/2006 20/10/2006

Carta Gantt Completa: Ver Anexo 9. Documento: HP - FLE Gantt Archivo: HP - FLE - Gantt.mpp

6.

Investigacin de antecedentes

La investigacin de antecedentes se hizo principalmente teniendo en cuenta proyecto de habilitacin profesional de la misma temtica. Se realiz una bsqueda sobre estos proyectos y se tuvieron en cuenta ciertos aspectos de los mismos. Tambin se realiz una bsqueda en Internet de productos de la misma categora de los cuales se extrajeron funcionalidades y aspectos tecnolgicos.

7.
7.1

Anexos
Manual de Procedimiento Documento: Descripcin de Procedimientos Archivo: HP - FLE - Descripcin de Procedimiento - Venta.doc HP - FLE - Descripcin de Procedimiento - Produccion.doc Lay Out Documento: HP - FLE LayOut Archivo: HP - FLE Layout.vsd Carta Gantt Documento: HP - FLE Gantt Archivo: HP - FLE - Gantt.mpp

7.2

7.3

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