UTEPSA CAPITULO I INTRODUCCION Antecedentes

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Laboratorios fotogrficos ABC color nace a la actividad econmica el 23 de febrero de 1.977 con personal y equipo reducido dada la disponibilidad de capital con que se dispona para ese entonces, fue as que la empresa comienza a expandirse producto del notable crecimiento poblacional y adquisitivo que lo hacan como un negocio con perspectivas dada la potencialidad del mercado, fue entonces que adquiere la representacin exclusiva de AGFA S.A., para comercializar sus productos, independientemente de la relacin comercial existen entre estas dos empresas la relacin de amistad y transparencia existente entre estas dos organizaciones, es digna de mencionar sin importar la rotacin de presidencias que se pudiesen dar en estos dos agentes econmicos. ABC color se potencia cada vez ms debido al recambio de sus recursos organizacionales dado que se encuentra accionando bajo un sistema abierto que genera que exista constante actividad dentro de la empresa producto de las fluctuaciones de un entorno cada vez ms competitivo en producto, servicios, recursos humanos, estrategias y polticas de las cuales la empresa no puede quedar ausente y tomar decisiones coherentes para poder ser ms eficientes en su accionar actuando con una marcada sinergia que coadyuve a lograr un equilibrio interno y que trascienda en lograr una mayor participacin del mercado. La sede administrativa se encuentra en la calle Ichilo No. 168 y es donde se planifica, organiza, dirige y controla todas las actividades de las sucursales ubicadas en diferentes puntos del pas.

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Objetivo General El objetivo general del proyecto es realizar un diagnostico del proceso administrativo de la empresa. Objetivos Especficos Justificacin La elaboracin del Proyecto se basa en entender lo que en realidad es ABC color, una empresa en crecimiento de amplia actividad econmica y con una posicin marcada en el mercado, adems, explicar sus objetivos al igual que sus planes y sus procesos administrativos. CAPITULO II PLANIFICACION Anlisis del sistema de Planificacin actual Un sistema de planeacin actual es que se hace cada mes una reunin de todos los representantes de las sucursales. Establece los presupuestos de los costos por ao o cada tres meses, juntas semanales y convencin anual que se plantea que hizo cada representante durante el ao y la entrega de premios a la mejor representante del pas, de acuerdo con eso se hace una plan estratgico para cada ao. Analizar las relaciones entre el personal y los jefes de rea. Determinar el tipo de estructura al que pertenece ABC color. Determinar las causas del xito comercial de la empresa. Analizar el organigrama que posee la empresa. Realizar un diagnstico del proceso administrativo en ABC color.

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Misin La misin de ABC color es la siguiente: Somos una empresa lder e innovadora, dedicada a dar soluciones de impresin y manejos de imagen, en las reas fotogrficas, grficas y mdicas. Con altos estndares de calidad de produccin, materiales, equipos, servicios, precios competitivos y clientes satisfechos. En un grato y cordial ambiente de trabajo que permite el desarrollo personal y social de los empleados. Materializando as las perspectivas econmicas del inversionista, consolidando nuestro posicionamiento en mercado nacional. Visin La visin establecida de ABC color es: ABC color es una empresa lder en constante innovacin y crecimiento, dedicado a satisfacer sus clientes en las reas fotogrficas y mdica ; dentro de un marco de bienestar social y responsabilidad en sus funciones, asegurando una adecuada rentabilidad y contribuyendo con ella para su desarrollo del pas. Tipos de Planes Planes Corporativos Corto Plazo Elaborar en coordinacin con los Jefes de Locales planes y

estrategias para impulsar las ventas de los centros fotogrficos. Elaborar en coordinacin con Gerencia Comercial, y Recursos Humanos, plan de reclutamiento (prensas, convenios), seleccin (Entrevista, Exmenes etc.) contratacin, integracin (Capacitacin y Entrenamiento) del personal nuevo.

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Tener reuniones con los diferentes jefes de las sucursales para evaluar resultados de gestin y establecer planes a largo, corto y mediano plazo.

Elevar un informe peridico a Gerencia Comercial y Gerencia General sobre resultados de campaas, movimientos de sobre pendientes, metas y ventas de las sucursales.

Informar, considerar y hacer aprobar con la Gerencia Comercial y Gerencia General, sobre la dotacin, rotacin, contratacin, vacaciones, permiso y evaluacin del desempeo del personal de las sucursales asignadas. Presentar informe peridico a Recursos Humanos, para la ejecucin y archivo correspondiente.

Mediano Plazo Implantar la tecnologa digital en el proceso de revelado. Abrir una sucursal ms en Santa Cruz.

Largo Plazo Crear mquinas en las cuales las personas puedan introducir el rollo fotogrfico y en cuestin de minutos salgan las fotografas reveladas. Distribuir las mquinas en distintos sectores de la ciudad y del pas.

Planes Funcionales Gerencias Corto Plazo

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ADMINISTRACION La Gerencias se encargarn de las operaciones de organizar y coordinar de las operaciones de los centros fotogrficos.

Recursos Humanos Corto Plazo Supervisar y coordinar con el departamento administrativo las polticas administrativas que rigen el personal. Toda llamada de atencin, instrucciones y/o memorando deber pasar copias a Recursos Humanos para su archivo respectivo. Contabilidad Corto Plazo Presentar puntualmente los balances generales de las entradas y salidas de las distintas sucursales de la ciudad. Aplicacin de los principios de la planificacin El principal plan que tiene la empresa es de capacitar al personal que trabaja en la empresa ayudndole de esta forma a que l pueda solucionar sus problemas que tiene dentro de ella para que ste pueda hacer cada da mejor su trabajo y actualizarse en la funcin que cumple, se puede decir que es una inversin para el futuro ya que esa nueva inversin va a ser devuelta por las personas que trabajan. Principio de la Precisin Sus planes son precisos y concretos ya que en la Empresa se realiza un detalle con la forma en que quieren realizar sus planes y qu esperan de ellos.

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Principio de la Flexibilidad Obedecen a este principio, porque explican que de acuerdo a las circunstancias elaboran sus planes. Principio de la Unidad En cada departamento trabajan en equipo y a pesar de que cada persona posee su inters individual, todos obedecen al inters general, o sea, que todos van hacia un mismo fin. Polticas en la empresa a) Convenios.Los convenios para contratar personal, la empresa tiene su bolsa de empleos con ciertas instituciones. b) Remuneraciones.ABC color dentro de sus polticas salariales realizan aumentos cada ao independientemente de lo que el gobierno disponga como aumento a realizarse en el pas. La empresa asume el deber de aumento del salario que por decreto el gobierno dispone y realiza la diferencia con el incremento hechointernamente y como resultado refleja que el aumento hecho por ABC color es mayor que el fijado por el ente gubernamental. c) Promociones.-

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ADMINISTRACION Las promociones en la empresa son una constante con el nimo de incentivar al personal a llevar a cabo sus funciones de manera responsable y eficiente. El procedimiento que sigue es el de tomar a los mejores para que stos asuman cargos superiores avalados por su formacin y disciplina, tal es as que los segundos asumirn el cargo del recientemente ascendido.

Programas La empresa elabora sus programas cada ao, es decir que cada ao se programa qu se va a realizar, unas de las actividades ms importantes en el ao es la Junta de los representantes de las otras sucursales del pas esto se realiza a nivel departamental, el mismo da se realiza en diferentes departamentos. En la junta y convencin anual se plantea lo que se hizo durante el ao y se hace un plan estratgico para ver cmo alcanza el nivel de productividad de cada departamento. A nivel del personal es la capacitacin constante de el mismo dando cursos y otorgando mayor conocimiento en su rea. Procedimientos Primero el personal plantea el problema a un superior, luego se hace un diagnstico para estudiar el problema, luego se determina la forma en la cual van a dar solucin al problema, despus se programa cundo se va a realizar y su ejecucin y por ltimo se procede a la evaluacin para determinar los resultados obtenidos. Presupuestos La formulacin de los presupuestos a corto, mediano y largo plazo

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ADMINISTRACION El departamento de ventas realiza su presupuesto en forma semestral en funcin a las necesidades, requerimientos y metas proyectadas a ser ejecutadas.

El anlisis de las variaciones del presupuesto El sistema de administracin integrado (SAI), se encarga de hacer este control, dado que toda la informacin respecto a la venta se centraliza en el sistema y se evala como lo real para medir el grado de cun acertadas han sido las estimaciones, estas acciones coadyuvan a tomar decisiones ms coherentes y racionales en la administracin y asignacin de recurso. CAPITULO III ORGANIZACIN Formalidad La empresa es formal ya que posee por escrito sus reglamentos que describen, cmo, cundo y por qu se ejecutan las tareas. La formalizacin se hace a travs de descripcin de cargo, procedimientos y reglamentos. Tipos de Organizacin Es una empresa mixta, porque existe un gerente general, y ste a su vez ha delegado responsabilidad a las reas funcionales, nombrando un jefe por rea. Departamentalizacin Existe departamentalizacin en la empresa y se hace por medio de las funciones que cada persona desempea. Manuales

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Manuales de Funciones Producto de su crecimiento laboratorios ABC color se ha visto en la necesidad de incorporar dentro de su estructura el respectivo manual de funciones, adems de introducir otro manual como es el de atencin al cliente. Manuales de Procedimientos Laboratorios ABC color cuenta con un manual de procedimientos que direcciona el accionar del personal en el desarrollo de sus actividades, actualmente cuenta con un manual de procedimientos de atencin al cliente. Reglamentos Internos Reglamentos internos se tiene, aunque se est redefiniendo.

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4.5 ORGANIGRAMA

GERENCIA GENERAL

GERENCIA GRFICA

SUBGERENCIA GENERAL Supervisor

GERENCIA COMERCIAL Supervisor

Cobrador

Vendedor

Caja JEFE ADMINISTRATIVO

Sucursales

Sucursales

Contabilidad

Personal

Sucursales

Sucursales

Sucursales Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar

Sucursales

Principios de la organizacin Especializacin

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ADMINISTRACION En ABC color cada rea tiene su funcin, esto quiere decir que tienen un grado de especializacin.

Definicin de puestos En el manual de funciones, cuentan con las tareas que realiza cada empleado, adems que para un cargo importante como de Administracin se puede tomar en cuenta al jefe de ventas o al jefe de sistemas ya que todos conocen los procedimientos en la Administracin de la empresa.

Unidad de Mando Como est delegada la responsabilidad, en cada rea tienen un solo jefe:

CARGO NOMBRE GERENTE GENERAL FRANKLIN HEMARD YLUFY SUB-GERENTE PEDRO YAEZ GERENTE DE VENTAS MARIO TAPIA GERENTE DE EDICIONES GRAFICAS MIGUEL OPORTO GERENTE ADMINISTRATIVO BLAS SAUCEDO Equilibrio de Autoridad-Responsabilidad : SR : LIC : SR : SR : SR

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Cada Jefe de rea asume las responsabilidades de su departamento, su desempeo se vera reflejado en el rea donde trabaje, por ejemplo si un gerente de ventas realiza los presupuestos y toma decisiones correctas de hacer negocios, tendr plena responsabilidad en los resultados que se concreten Equilibrio entre Direccin y Control Cada jefe, aparte de dar las rdenes hace un seguimiento para el buen desempeo de las mismas. CAPITULO IV DIRECCION Principios de la Direccin De la armona de objetivos o coordinacin de intereses Para lograr encaminar al personal al cumplimiento de los objetivos, la direccin de la empresa ha creado objetivos generales, en los cuales cada empleado vea sus propios intereses y por tanto aspirarn al cumplimiento de los mismos. Impersonalidad de mando Cada jefe de rea se encarga de encaminar a sus subordinados hacia el cumplimiento de los objetivos. De la supervisin directa El jefe da a conocer a sus subordinados la ejecucin de los planes a realizar, de tal manera que stos se efecten con mayor facilidad. De la va jerrquica

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En ABC color los subordinados nicamente obedecen a su jefe inmediato y si otra persona de una diferente rea quiere dar una orden, debe hacerla bajo la previa autorizacin del jefe de dicha rea.

De la resolucin del conflicto Cada jefe de rea da solucin inmediata a todos los problemas administrativos que se presenten en su departamento. Aprovechamiento del conflicto Muchas de las polticas vigentes de la empresa han surgido por los diferentes conflictos de cada rea. Sistemas de Direccin La Direccin de la Empresa se basa en metas y objetivos, que tenga ABC color como entidad, vayan de acuerdo a los objetivos e ideas de los empleados, pedir sugerencias, analizar ideas en conjunto, existe un apoyo de la gerencia en cuanto a la ejecucin de los objetivos En base a metas y objetivos

DISEO STANDAR

EVALUACION

CORRECCION

COMPARACION

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Motivacin en la Empresa La empresa tiene una pequea crisis actual debido a la muerte del Gerente y las personas sienten un poco de temor debido a posibles cambios y quizs no hacen bien su trabajo por estas razones, los gerentes deben motivarlos a seguir trabajando mediante incentivos, etc. Liderazgo Existen fallas en este sentido, no se tienen las perspectivas de buenos lderes, se necesita promover a los que tienen los mandos necesarios para hacer un buen liderazgo. Sistema de Comunicacin Asignacin de tareas mediante canales de comunicacin, Internet, correo electrnico y boletines (cartas). Autoridad y Responsabilidad Se cumple con esta parte de la direccin, ya que en cada una de la reas de la Empresa, los gerentes encargados toman sus propias decisiones, realizan objetivos conjuntos con los empleados, por ejemplo; En una de las Sucursales uno de los trabajadores realiza una produccin de 78.000 unidades de copiado, que es el tope mximo como objetivo personal de cada uno de los empleados, el supervisor incentivar al grupo que trabaja en toda la sucursal a fin de mes por los buenos resultados y al trabajador que tuvo mejor desempeo en sus 14 Sistemas de crdito para los empleados (bonos, descuentos regalos sin cuotas ni intereses). Fiestas de confraternizacin para la convivencia y unin entre el personal operativo y administrativo. Cenas por logro de metas.

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actividades le dar un incentivo mayor al de los dems como ser dinero en efectivo o un canastn, etc. .

Teoras de Comportamiento ABC color utiliza la teora y, porque constantemente motiva e incentiva a sus trabajadores, haciendo test para descubrir sus habilidades: Se deben realizar enfoques acerca del comportamiento de los empleados, los estudios y test que realiza la Empresa a los solicitantes para trabajo, son estrictos y se trata de tener personal de gran carisma y con aptitudes importantes para poder ingresar en la Empresa. Otro comportamiento importante que se debe analizar es el del consumidor, saber qu es lo que quiere y tratar de introducirlo en nuestro mercado de una forma innovadora y agradable al cliente mediante publicidades y promociones. CAPITULO VI CONTROL Etapas de Control en la empresa El control que se realiza es en base a los sistemas de direccin: Evaluacin, cuando se tracen los objetivos se debe tener en cuenta un control previo para poder seleccionar cuales pueden ser los objetivos de la empresa mediatos e inmediatos y corregir los errores que se tenga en la evaluacin. reas pequeas, la gerencia no debe dejar a un lado el control respectivo en cada una de sus reas y en las subdivisiones de stas

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UTEPSA como ser; los centros fotogrficos,

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multitiendas Franklins, y otros, ya que puede haber malos manejos de los gerentes y supervisores as como fraude o estafa por parte de los empleados, por eso se realiza auditorias mensuales mediante arqueos sorpresa y revisin de planillas. Factores del Control Cantidad En ABC color se toma muy en cuenta la cantidad en el proceso de control, porque si se trata de una mayor cantidad de insumos del control debe ser ms estricto, ya que esto representa mayor cantidad de inversin. Tiempo El control del tiempo para el cumplimiento de los objetivos se realiza en cada rea, porque cada una de ellas posee sus propios objetivos, y de los jefes depende verificar su cumplimiento, de acuerdo a lo establecido en el proceso de planeacin. Costo Cuando se trazan los objetivos en el proceso de planeacin, tambin se establecen presupuestos para la ejecucin de los mismos, logrando as, un alto nivel de calidad en la produccin. Calidad De acuerdo al buen desempeo de los trabajadores y el presupuesto establecido se realiza el control de calidad en la produccin cada media hora y vara con respecto al producto. Para poder ejecutar un objetivo se necesita hacer el control necesario en donde se pueda ver si puede ser factible, por eso se toma en cuenta de que el personal

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se haya desempeado bien en sus funciones o actividades, el capital pueda solventan la ejecucin, y que se alcance el ms alto nivel de calidad en los productos.

Sistemas de Control Control de produccin En ABC color se busca incrementar la eficacia y eficiencia en los trabajadores para que realicen productos de mayor calidad y as reducir los costos. Control de calidad Constantemente realizan controles de calidad para comprobar una calidad especfica en sus diferentes productos. Control de inventarios Existe una comisin de personas que se encargan de visitar peridicamente los almacenes, para controlar la existencia de mercaderas. Control de compras Para la compra de insumos controlan los precios mediante pro-formas que extienden los diferentes distribuidores y tambin efectan un control de pedidos, desde el momento de su requisicin, hasta la llegada del material solicitado. Tipos de Control Se cuenta con un Libro de Novedades, donde se anotan reclamos y sugerencias de parte del personal y as se puede llevar un control de las necesidades y fallas de los empleados. Retroalimentacin

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ADMINISTRACION Se realizan auditorias mensuales mediante arqueos sorpresa y revisin de planillas a las diferentes reas.

Antelacin Se cuenta con controles de llegada del personal a la empresa a trabajar, con un registro de fallas y demoras. En cuanto a la produccin realizan el control por antelacin, ya que verifican paso a paso el proceso de produccin.

CONCLUSIONES ABC color es una empresa unipersonal en el marco jurdico, desenvolviendo sus actividades bajo este concepto (unipersonal) avalado por el cdigo de comercio. Se ha visto que las relaciones entre el personal de la empresa es de colaboracin mutua, normal podra decirse con la competencia que se da en todo tipo de empresa lo que es bueno por que esto produce mejor rendimiento en la empresa. La empresa se encuentra en el sistema de organizacin lineo funcional en el sentido que cada departamento tiene plena autoridad sobre las secciones que le corresponde. Este sistema de organizacin se basa en la combinacin del tipo de organizacin militar y funcional. Decimos organizacin lineal debido a que las grandes decisiones son tomadas por el propietario de la empresa, no habiendo un departamento encargado de

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evaluar ciertos cambios que se pueden dar en el futuro ya que rige solo el criterio del propietario. Es funcional por que se capacita al personal que trabaja en la empresa. Cabe mencionar que la empresa se ha mantenido lder gracias a la optimizacin de sus recursos organizacionales y la notoria constante capacitacin del personal con respecto a la atencin al cliente, lo que hace diferencia con la competencia adems del concepto revolucionario que ha decidido implantar, la empresa que es la nueva infraestructura en sus locales que se basa en brindar comodidad al cliente y que este pueda observar todo el proceso de revelado y tambin una mejor cobertura de servicios. En su organigrama existen ciertas falencias que son motivos de observacin: (1) De la subgerencia se desprende tres departamentos, ventas, cobrador y caja la venta y el cobrador nunca deberan estarme el mismo departamento, esto debera ser una funcin administrativa. (2) (3) No existe un departamento de finanzas No existe un departamento de adquisiciones y compras

Luego de haber realizado el diagnstico general de la empresa se ha llegado a la conclusin de que el mayor problema que posee la empresa es el de tener una sola persona a la cabeza. Recomendaciones Crear un departamento encargado de evaluar los cambios

administrativos que se puedan dar en la empresa. Se debe implantar un rea de finanzas donde se encuentre a la cabeza un jefe administrativo. En la Gerencia Grfica solamente deben existir vendedores y no as cobradores y caja.

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ADMINISTRACION En el rea contable, adems de auxiliares se debe trasladar el sistema de cobranza y caja. Se debe medir las capacidades de los nuevos funcionarios a travs de los test psicolgicos, y para realizar esto, deben proponer la idea en las juntas que se realizan para determinar los presupuestos y as aumentarlo. Los jefes de rea deben asistir a las reuniones de integracin que realizan los trabajadores y as crear un sentimiento de confianza entre el jefe y sus subordinados.

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