INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA LA SAGRADA FAMILIA Aprobado por Resolucin 1730 del 05/12/2007, por la Secretara de Educacin Municipal

de Ibagu- Tolima

MANUAL ORGANIZACIN ARCHIVOS DE OFICINA

PRESENTACION Los documentos que encontramos en las oficinas pueden presentar caractersticas muy diferentes. Por ejemplo, pueden ser de papel o de material plstico. Se puede acceder a ellos directamente o utilizar una mquina para entenderlos, como por ejemplo los documentos informticos. Independientemente del soporte (material fsico en el que se registra la informacin), la informacin que nos presenta puede ser slo texto, en este caso lo denominamos documento textual; o bien mostrar un grfico, un plano o un mapa y, en ese caso, tendramos un documento grfico; o bien mostrar una imagen en movimiento o un sonido, tendramos as documentos en imagen y sonoros. Los documentos en soporte papel pueden tener diferente formato, as pueden estar integrados por una o dos hojas reflejo de un solo acto administrativo, en ese caso estaramos ante un documento simple, o bien por un conjunto de hojas que reflejen varios actos administrativos, como por ejemplo un expediente, al que denominaramos documento complejo.

Los documentos nacen o se reciben en las oficinas formando su archivo. Transcurrido un cierto perodo de tiempo no son ya necesarios all y si no son retirados o eliminados, se producir una acumulacin que impedir archivar los nuevos documentos que se sigan tramitando. Y esto, por qu ocurre? Porque los documentos independientemente de las caractersticas ya enumeradas tienen un valor que puede venir dado por su informacin o como sustentador de derechos. Como ya hemos adelantado estos valores pueden ser: Valor Administrativo Valor Legal/Fiscal Valor Histrico Valor Contable

Valor Administrativo, es el que tiene el documento en cuanto es de utilidad en la propia oficina para la gestin de sus asuntos. Valor Legal o fiscal, es el que viene marcado por las leyes y que indica que el documento puede tener un valor demostrativo de derechos para la propia administracin y para los ciudadanos. Por ejemplo, los expedientes de declaraciones tributarias si no tienen recurso, tienen un valor fiscal de cinco aos. El expediente Historia de Bienes Muebles tiene un valor que oscila entre 20 a 30 aos dependiendo de la fecha del documento. El

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valor histrico, viene marcado por la informacin que contiene el documento y que puede servir para conocer mejor la historia de una institucin o de una comunidad. El valor histrico de los documentos es muy importante, aunque rara vez se tiene en cuenta en la organizacin de los documentos de una institucin, por eso es corriente or hablar de palabras tales como archivo activo, semiactivo y pasivo, o de manera ms simplista archivos vivos y archivos muertos.

FASE 1. ACTIVA

FUNCIN Documentacin en trmite. Vigencia administrativa y consulta frecuente. 2. SEMIACTIVA Consulta espordica. Evaluacin para su seleccin y expurgo. 3. INACTIVA Valor histrico y conservacin permanente.

DURACIN 3 a 5 aos

LOCALIZACIN Archivos de gestin

De 3/6 a 90 aos

Archivo Central

A partir de 30 aos (valor permanente)

Archivo Histrico

Segn esa terminologa los documentos de valor administrativo formaran los archivos activos, los documentos con valor fiscal o legal formaran el archivo semiactivo y, cuando perdiesen esos valores, formaran el pasivo o muerto. Fsicamente los dos primeros se conservaran en la oficina y el ltimo en la dependencia denominada Archivo. Si consideramos el valor histrico de un documento observaremos que no existen archivos ni pasivos ni muertos. En el supuesto de que tras el anlisis de un documento llegsemos a la conclusin de su ausencia de valor, ni siquiera para una futura investigacin histrica, lo mejor que podramos hacer sera destruirlo. Nunca se debe incrementar el volumen documental de una institucin innecesariamente. Lo que ocurre es que los documentos, igual que las personas, tienen una especie de vida propia y pasan por diferentes edades. As surge en la ciencia archivstica la llamada Teora de las tres edades. Segn esta teora los documentos pasan por tres etapas desde su creacin: *Primera edad: en la que los documentos circulan y se tramitan. Su uso es frecuente, y reunidos y organizados forman el archivo de oficina. * Segunda Edad: Los documentos carecen de valor administrativo, pero su conservacin es necesaria ya que tienen un valor legal y/o fiscal y son consultados con mucha frecuencia por la Institucin o los ciudadanos. Forman el Archivo

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Intermedio. * Tercera Edad: Los documentos tienen un valor histrico y su consulta se lleva a cabo por los investigadores preferentemente. Estos documentos forman el Archivo Histrico. Generalmente a cada una de estas edades se le asigna un nmero de aos, as se dice que los documentos de primera edad tienen de 0 a 5 aos, los de segunda edad de 5 a 30 aos y los de tercera edad son aquellos que superan dicha fecha. Lo que no deja de ser un convencionalismo tal vez de necesaria aplicacin en grandes organizaciones, pero que aplicado a mbitos ms pequeos puede ir en detrimento de la conservacin de los documentos y del aprovechamiento de los espacios administrativos.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE CONTROL Y ORGANIZACIN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL - A.- LOS ARCHIVOS DE GESTIN O DE OFICINA. PRINCIPIOS BSICOS PARA SU ORGANIZACIN
Cada Seccin/Unidad ha de mantener su archivo de gestin correctamente organizado mediante la formacin de expedientes y series documentales, de acuerdo con criterios archivsticos previamente establecidos. La organizacin que se d a los documentos en esta primera etapa determinar, casi de manera irremediable, dado el volumen de los documentos, las posibilidades de tratamiento que recibir ms tarde. Cada Seccin/Unidad ha de tener un responsable, al menos, de su archivo de gestin. El primer paso a seguir en la organizacin del Archivo de oficina es el de separar los documentos de apoyo informativo de la documentacin propiamente archivstica, siguiendo el esquema siguiente: Documentacin de apoyo informativo Normalmente se trata de publicaciones, fotocopias de legislacin, folletos, copias de escritos remitidos por otras oficinas que se conservan por su funcin informativa, etc, que han de ser destruidos en las propias oficinas, una vez hayan cumplido su misin informativa. Nunca se han de transferir al Archivo Central.

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Consejos para su organizacin:

Esta documentacin ha de organizarse separada del resto del Archivo administrativo. Una forma til de organizar esta informacin en soporte papel es la creacin de dossieres temticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos. (No confundir con expedientes de Archivos que se tratarn ms adelante). Los dossieres en papel se instalarn preferiblemente en carpetas suspendidas y los libros o revistas en estanteras abiertas o revisteros. Sera deseable que los documentos informativos de consulta habitual estuvieran disponibles en la web de la Institucin o en la Intranet o bien fueran almacenados en un disco ptico para evitar la proliferacin de las fotocopias mltiples. B.- CONFORMACION DE LOS GRUPOS DE DOCUMENTOS El primer paso en cada una de las Dependencias para la organizacin del archivo, es dividir la documentacin en tres grandes grupos, y stos a su vez, en subgrupos. Se abrir una carpeta por cada ao, organizando los documentos en orden ascendente de acuerdo a la fecha o la numeracin si es que la posee (Ej: Resoluciones Rectorales). Los grupos y subgrupos quedan conformados as:

Grupo 1:
COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS Y EXTERNAS

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Caractersticas: - Es un tipo de documentacin que reciben todas las unidades administrativas de la de la Institucin. - Pueden ser originales o copias. - No est vinculada a ningn procedimiento administrativo. - Aporta informacin de muy distinto tipo. Para organizar la correspondencia de debe tener en cuenta: Cada comunicado debe ir unida a su respuesta. La Comunicaciones Oficiales, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente. La correspondencia que acompaa a una informacin importante, facturas, informes u otros documentos, se archiva en funcin de esta informacin adjunta. La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un expediente ni acompaa a una informacin importante, es decir, que se limita a una informacin ms genrica. Se debe agrupar en: Comunicacin Oficial Externa: Cuando se trata de correspondencia entre una unidad administrativa de la Institucin y personas o instituciones ajenas a ella. Comunicacin Oficial Interna: Cuando se trata de correspondencia o notas interiores entre unidades administrativas de la Institucin.

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Grupo 2:
TRAMITES ADMINISTRATIVOS

PEDIDOS

NOTA: Para la organizacin de la correspondencia, se debe encarpetar y mantener completa con sus anexos. Grupo 3: FUNCIONES PROPIAS DE LA DEPENDENCIA Este grupo estar conformado por la documentacin especfica generada en cada dependencia segn sus funciones y actividades. Ejemplo para: CONSEJO ACADEMICO y CONSJO DIRECTIVO

EVALUACIONES Y EVENTOS:

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COMITES:

C.- SELECCIN DOCUMENTAL Una vez se hayan organizado los grupos de documentos, se procede a la seleccin documental que comprende: C.1 Conservacin C.2 Descarte o destruccin C.3 Traslado al archivo central C.1 CONSERVACION: DOCUMENTACIN DE AOS ANTERIORES: Son aquellos que por su contenido e importancia pueden trasladarse al Archivo Central para su organizacin y conservacin. DOCUMENTACIN DEL AO EN CURSO (APLICACIN T.R.D.): Estos deben permanecer en el archivo de la Dependencia, organizada en forma alfabtica, numrica, consecutivo, etc. y de acuerdo a la divisin por grupos, descrita

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anteriormente. OTROS DOCUMENTOS A CONSERVAR EN LA DEPENDENCIA: Los documentos, as sean de aos anteriores, que son utilizados frecuentemente para el desarrollo del trabajo, como proyectos, programas en marcha, planilla de calificaciones entre otros, pueden conservarse en el archivo de gestin (activo) no es necesario su traslado al Archivo Central. Adems de estos pueden considerarse los siguientes casos: Las Resoluciones Rectorales o decisiones del Consejo Directivo, que hagan mencin a decisiones internas de la Institucin. (Se conformara la carpeta de historia). Las comunicaciones externas radicadas, que haga parte de proyectos especiales o programas que constantemente se consulten en la Dependencia.

Las que conservan las historias acadmicas de los estudiantes deben permanecer en sus archivos. C.2 DOCUMENTACIN A DESCARTAR: Se entiende por descartar la destruccin fsica de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio, constitutivo o extinto de derechos y que no hayan desarrollado, ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos. Esta destruccin se debe realizar por cualquier mtodo que no garantice la imposibilidad de reconstruccin de los documentos. El mtodo de destruccin a utilizar en las dependencias de la Institucin ser el rasgado del documento, principalmente aquellas reas que contienen sellos, firmas o informacin importante. Las polticas para la destruccin de documentos son las siguientes: Eliminar toda comunicacin sea memorando o carta que repose en los archivos de la oficina y se encuentre radicado teniendo en cuenta solo para los aos 2009 hacia atrs si en ellos encuentran los comunicados con sus anexos es mejor conservarlos completos. Las comunicaciones tipo razonero o comunicacin interna cuyo contenido sea de importancia temporal y haya cumplido con el fin para el cual fue creado. Su destruccin se hace en el momento de la seleccin para el traslado, ya que durante el ao en curso reposar en el archivo de la Dependencia. Ejemplo: Autorizaciones para ingresar a la Institucin. Autorizaciones para reserva de auditorios y equipos.

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Autorizaciones para retiro de algn implemento. Pedidos o solicitudes ya resueltas. Todas las copias de las Resoluciones Rectorales y Actos Decisorios del Consejo Directivo; ya que en la Rectora se conservan los originales. Las solicitudes de suministros del Almacn del ao anterior al que cursa, ya que su legalizacin y conservacin estar dada por el Comit de Compras - Almacn de la Institucin. Las copias y los duplicados de documentos originales que estn perfectamente localizados. Debe revisarse su contenido y similitud entre ambos documentos; conservndose siempre, aquel que contenga mayor informacin como vistos buenos, notas de pie de pgina, sellos, fechas de entrega y recibo. Las copias y duplicados de documentacin contable, cuyos originales estn bajo la custodia de la Oficina Administrativa y Financiera. Tarjetas, plegables, cartas de felicitacin e invitacin a eventos; dejando solamente lo que el Jefe inmediato desee conservar pero en el archivo de gestin. (este tipo de documentacin no se traslada). Formatos que ya estn en desuso e incluso la papelera que no estn utilizando. Todo documento que as no se encuentre radicado, haya llegado como copia para esa Dependencia; ya que el original se encuentra en la Dependencia que lo produjo. Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboracin de un documento solo dejar el documento definitivo (este ltimo si se conserva). La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas. Catlogos y publicaciones comerciales externas. Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento. Documentos que hayan terminado su trmite. Las cotizaciones su conservacin solo se dar por el transcurso del ao vigente. (Este tipo de documentacin no se traslada). Las notas internas, cuando no forman parte de un trmite y no contengan informacin relativa a algn procedimiento administrativo.

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Los mensajes electrnicos que contengan una comunicacin no incluida en algn procedimiento o sean equivalentes a una comunicacin telefnica. Sin embargo, si se conservarn los documentos asociados al mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un procedimiento. D.- ORGANIZACION FISICA DEL ARCHIVO Luego de haber realizado la separacin de la documentacin por grupos, la seleccin documental y el descarte, se procede a la organizacin fsica del archivo como tal. Para lo cual se procede as: Todos los documentos deben ir legajados (teniendo en cuenta que no se pierda informacin) en carpetas que estarn debidamente marcadas con base en el grupo principal y el subgrupo respectivo (Ver Tablas de Retencin Documental).

Ejemplo:

FONDO: INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA LA SAGRADA FAMILIA SECCION: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBSECCION: SERIE: CONTRATOS ASUNTO: CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 63-26-2007-0028 No.DE FOLIOS: 99 No.DE CARPETA: 1 TOMO: 1/1 No.DE CAJA: 13
Ejemplo: SECCION: CONTABILIDAD SERIE: COMUNICACIONES OFICIALES SUBSERIE: Comunicacin Oficial - Externa FECHA INICIAL Y FECHA FINAL:

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01/01/2005 31/12/2.005 Para la documentacin administrativa se utilizara las carpetas de COLOR YUTE NATURAL O PROPALCOTE QUE ESTAN DISEADAS CON ESTAS ESPECIFICACIONES Y COLGANTES COLOR YUTE NATURAL. 1. Para las historias acadmicas de los estudiantes y las historias laborales, se utilizaran las carpetas en Yute Color Natural y Colgantes de color azl, por eso en el momento del pedido analizar muy bien su utilidad. 2. Se utilizarn ganchos legajadores documentacin y evitar prdidas. plsticos para proteger ms la

3. La organizacin al interior de las carpetas debe ser de forma cronolgica ascendente de IZQUIERDA A DERECHA; o sea que en el momento de consultarla sea como un libro. Si un asunto o tema genera muchos documentos (ms de 225 folios), deben abrirse ms carpetas con la misma identificacin. Esto evitar el deterioro fsico y la incomodidad para consultarlo. 4. Las carpetas con los documentos ya organizados se colocarn dentro de la carpetas azul o color natural colgante. Esta permanecer siempre en el mismo lugar y debe marcarse en las guas o pestaas, haciendo alusin al tema de la carpeta que contiene en su interior (Grupo y subgrupo). El traslado de los documentos no incluye la carpeta colgante. E.- TRASLADO DOCUMENTAL Este se har cada ao al Archivo Central con el objetivo de evitar la acumulacin de documentos que se producen en la oficina o que llegan a sta. El traslado se hace de la documentacin que va disminuyendo la frecuencia de consulta y que dado su contenido puede conservarse en el Archivo Central para posteriores consultas (Ver Tablas de Retencin Documental). La documentacin objeto de transferencia deber estar organizada. El responsable del archivo de gestin se encargara de preparar la documentacin para remitirla al Archivo Central bajo la supervisin del Jefe y con el asesoramiento del Jefe de Archivo o el encargado. Para la transferencia de documentacin se debe tener en cuenta: Analizar muy bien la documentacin a transferir teniendo como base el Numeral 3. de seleccin documental. Revisar que la documentacin de las carpetas se encuentre organizada en orden cronolgico y ascendente y totalmente encarpetado. Diligenciar el Formato para Remisin de documentos al Archivo Central en original y copia para enviarla junto con la documentacin a la Oficina Administrativa.

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El Jefe de Archivo o Encargado realizara a continuacin las siguientes tareas: Comprobar la conformidad entre el reseado en la hoja de transferencia y la documentacin recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja ser devuelta a su remitente para corregir los errores. Devolver a la oficina correspondiente la copia del Formato de Transferencia, firmada y sellada por el Archivo Central, como confirmacin de la documentacin recibida. Para agilizar la recuperacin de esta documentacin en posteriores consultas, se cuenta con una base de datos. Es deber de la Oficina Administrativa conservar la documentacin remitida por las dependencias.

F.- FORMATO DE REMISION DE LOS DOCUMENTOS (Formato Unico de Inventarios A.G.N.)

ENTIDAD REMITENTE ENTIDAD PRODUCTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA OBJETO GRUPO INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA "LA SAGRADA FAMILIA" ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Transferencias Instituciones Educativas "Julia Caldern", Nocturno Hctor Echeverry Crdenas, Instituto Tcnico Femenino

No. de Orden

Inicial
1

Nombre de las series, Subserie o asuntos Final

Fechas

Extremas Cajas
Carpeta

Unidad de Conservacin
Paquete

Soporte
Tomo

Observaciones
Doc. Suelto

Consecutivo Institucion Esducativa 2003 Tecnica la Sagrada Familia. Registro de Valoracion Academica Primaria jornada maana. Institucion Esducativa 2003 Tecnica la Sagrada Familia. Registro Escolar de Valoracion Primaria jornada tarde. Registros de Logros. 2000 Escuela Julia Calderon Cabrera. Jornada Maana.

2003

Bueno

2003

Bueno

2000

Bueno

NOTAS ACLARATORIAS: Cada seccin/Unidad ha de mantener su archivo de gestin CORRECTAMENTE ORGANIZADO, mediante la formacin de expedientes y

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series documentales, de acuerdo con los criterios archivisticos previamente establecidos en el manual y en las Tablas de Retencin Documental. La conformacin de los 3 grupos documentales agilizaran el trabajo da a da de las Auxiliares o Secretarias y agilidad en el momento de seleccionar y el envo al departamento administracin de documentos. Cada seccin/Unidad ha de tener un responsable, al menos de su archivo de gestin. Evitar la duplicidad de informacin en cuanto fotocopias, documentos repetidos etc. Enviar la documentacin legajada en las carpetas y en las cajas establecidas para su conservacin. Utilizar la planilla de traslados documentales. Respetar los 3 grupos a conformar el archivo de gestin. Una carpeta puede agrupar los documentos de uno o ms asuntos, siempre y cuando se trate de similares, con el fin de facilitar posteriormente su identificacin. G. TRANSFERENCIAS: REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS: Existencia del Comit de Archivo en la entidad, el cual deben conformarse segn lo estipulado en el Artculo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994. Tablas de Retencin Documental debidamente avaladas por el Comit de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Local de Archivos. Una vez que han cumplido el plazo de permanencia fijado en valoracin y Tablas de Retencin Documental. el estudio de

Diligenciar el Cuadro de Transferencias Documentales o Relacin de entrega que es el instrumento jurdico en el que se relaciona la documentacin transferida y se traspasa la responsabilidad sobre su custodia, as mismo sirve de control y garanta de la transferencia.

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INVENTARIO ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

CAJAS DE ARCHIVO INACTIVO

Normas de transferencia desde el archivo de oficina al Archivo Central o al Archivo Intermedio (Ver Reglamento General de Archivo de la Institucin). Previamente a la transferencia se habrn eliminado en las oficinas: Las copias y duplicados innecesarios, siempre que se conserven los originales. Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboracin de un documento definitivo.

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Cualquier otro elemento que haya sido til durante la gestin pero que no forme parte del expediente (notas, post-it, etc.). La documentacin de apoyo informativo (folletos, textos normativos, boletines oficiales, etc.). Los archivos en anillado, las carpetillas colgantes, A/Z, carpetas de plstico, las cajas en mal estado, clasificadores de plstico, grapas y clips metlicos que puedan oxidarse o afectar a la conservacin de los documentos (si existe peligro de dispersin de los mismos, se pueden recoger con clips de plstico, en carpetas de cartn con cierres, en carpetas de cartn rgidas o en legajos de tapas de cartn con cinta de algodn). Desde el Archivo Central se facilitarn las cajas archivadoras necesarias para realizar la transferencia, as como una copia de la base de datos que se ha de verificar y que se enviar previamente a la remisin de las cajas. Los criterios para determinar qu documentacin se transfiere son los siguientes: Slo se puede remitir documentacin cuya tramitacin haya concluido completamente, haya causado todos sus efectos administrativos y sea de consulta poco frecuente (Tiempo de Retencin - T.R.D.). Se remitir primero la documentacin de ms antigedad y progresivamente la ms reciente. Junto a la documentacin que se transfiere se enviar cualquier instrumento de descripcin de la misma (bases de datos, ndices, etc.) que pueda existir en la oficina. La documentacin deber estar debidamente organizada segn su trmite especfico, siendo el primer documento el que inicia el procedimiento y el ltimo la resolucin o el documento que finaliza el trmite. Cada expediente se colocar dentro de una carpetilla o una carpeta en la que se indicar en su parte exterior la unidad productora, el nmero de expediente, la fecha y el ttulo del mismo, as como cualquier informacin que se considere relevante. Se agruparn los documentos por tipo de expediente y se ordenarn segn el criterio ms adecuado: alfabtico, cronolgico o numrico. Posteriormente, los expedientes se introducirn en las cajas proporcionadas por el Archivo Central siguiendo el criterio de ordenacin elegido, con el lomo de las carpetas hacia abajo y procurando que no queden ni muy llenas ni muy vacas. Las cajas se numerarn en el frontal de las mismas, por el orden de llenado desde el 1 en adelante.

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Los materiales en soporte informtico irn acompaados de un informe sobre las caractersticas de los programas, datos que contienen y requisitos tcnicos para su funcionamiento. El procedimiento de transferencia se llevar a cabo a travs del Instructivo o Procedimiento proporcionado por el Archivo Central.

Para elegir correctamente el tipo de instalacin de la documentacin en la oficina hay que tener en cuenta: La naturaleza y caractersticas de la documentacin La frecuencia de consulta El volumen y espacio disponibles Recomendaciones para la conservacin de los documentos: Sistemas de instalacin: Sistema de carpetas colgantes o bandejas clasificadoras apilables: es recomendable para la documentacin en trmite y de uso frecuente.

Sistema vertical: una vez finalizado el trmite administrativo o cuando el volumen