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MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CALIDAD UNIVERSITARIA BAJO PROPUESTA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN ACADMICA ADMINISTRATIVA SEGN EL MODELO DE ACREDITACIN DEL

L CONEAU-PER. CONTINUOUS IMPROVEMENT IN QUALITY COLLEGE PROPOSED INTEGRATED ACADEMIC MANAGEMENT - ADMINISTRATIVE MODEL OF ACCREDITATION CONEAU-PERU. Mg. Jorge Adrin Salas Ruz (1) jsalas@ucv.edu.pe Mg. Luis Agustn Vilca Gavidia (2) lvilca@ucv.edu.pe (1) Universidad Csar Vallejo, Per. Director de Evaluacin, Acreditacin y Certificacin DEVAC. Maestro en Administracin, mencin administracin de negocios UNT, Magister en Docencia Universitaria UCV. (2) Universidad Csar Vallejo, Per. Director de Ingeniera Industrial y Coordinador de Evaluacin, Acreditacin y Certificacin DEVAC. Magister en Docencia Universitaria UCV. Resumen del trabajo: La Universidad Csar Vallejo, pas de ser una Universidad pequea con una sola sede en Trujillo con una poblacin estudiantil estimada en 5000 alumnos, a una Universidad con 7 sedes en diferentes ciudades del Per incluida Lima, alrededor de 46000 alumnos en pregrado, mas de 4400 docentes y 1010 administrativos. Sin embargo su modelo de gestin no ha respondido a esa misma velocidad de crecimiento. De otro lado la exigencia de contar con sistemas de gestin de calidad y de gestin acadmica y administrativa, bajo el enfoque de procesos y el enfoque sistmico segn el modelo de calidad del Consejo de Evaluacin, Acreditacin y Certificacin de la Calidad de la Educacin Superior Universitaria, hicieron que la universidad replantee la forma como se gestionaba. El planteamiento de este trabajo que se sustenta en la estandarizacin de procesos basado en la norma ISO y la integracin de procesos bajo el enfoque sistmico ha permitido no slo salvar los requerimientos de la acreditacin sino instalar en la Universidad una nueva forma de gestionarse, que va desde la planificacin estratgica hasta la gestin por indicadores, pasando a incorporar la mejora continua en la gestin a diferentes niveles de la Universidad. The Universidad Csar Vallejo, grew from a small college with a single seat in Trujillo with a student population estimated at 5000 students, a university with 7 campuses in

different cities of Peru, including Lima, about 46,000 undergraduate students, more than 4400 teachers and 1010 administration. But its business model has not responded to the same growth rate. On the other hand the requirement of having quality management systems and academic and administrative management, under the process approach and the ecosystem approach as modeled on the Board of Evaluation, Accreditation and Quality Assurance of Higher Education University made the university rethink the way they are managed. The approach of this work is based on the standardization of processes based on ISO and integration of processes under the systems approach has not only save the accreditation requirements of the University but installing a new way to manage, which is from strategic planning to management indicators, through incorporating continuous improvement in management at different levels of the university. PALABRAS CLAVE: Acreditacin, autoevaluacin, calidad universitaria, sistemas integrados de gestin acadmica y administrativa, sistemas de gestin de la calidad, CONEAU, modelo de calidad. INTRODUCCIN: La Universidad es un ente organizacional sumamente complejo, donde sus unidades acadmicas y administrativas no slo deben ser eficientes para responder a los objetivos institucionales de la propia organizacin, sino que adems deben responder a la sociedad mediante los mecanismos de rendicin de cuentas, como lo es la acreditacin universitaria. Por ello, la gestin acadmica y administrativa eficiente en una Universidad, tiene un impacto muy importante en la sociedad a la cual sirve, y quizs es mucho ms trascendente que en otros tipos de organizaciones. Por otro lado, las universidades peruanas tradicionalmente han venido desarrollndose a lo largo del tiempo bajo sistemas de gestin poco eficientes, de reacciones lentas ante los cambios que se producen en el mbito empresarial y hasta hace poco hablar de sistemas de gestin de calidad, gestin por procesos, estructura organizacional matricial, planificacin estratgica y toma de decisiones bajo evaluacin de indicadores, procesos de mejora continua, entre otros concepto de la gestin moderna estaban bastante lejos de instalarse en las universidades. Las universidades actualmente en el Per vienen progresivamente incorporando estos conceptos dentro de su habitual vocabulario, especialmente al instalarse en el Per la necesidad de ingresar dentro de procesos de autoevaluacin con fines de acreditacin, lo que ha conllevado a replantear la forma como se han gestionado hasta hace poco. Este cambio se nota con mayor rapidez en las Universidades privadas, donde la toma de decisiones generalmente es menos intrincada que en las estatales. La Universidad Csar Vallejo (UCV) que acaba de cumplir 20 aos de existencia, pas de ser una Universidad que esperaba tener una sede en Trujillo con una poblacin estudiantil meta de 5000 alumnos, a una Universidad con 7 sedes en diferentes ciudades del Per incluida Lima, alrededor de 46000 alumnos en pregrado, mas de

4400 docentes y 1010 administrativos, paso rpidamente a requerir un modelo de gestin acadmica y administrativa que se ajuste a estas nuevas condiciones; una salida fue dar autonoma en la gestin administrativa a cada sede, pero eso no es posible con la gestin acadmica que implica tambin los servicios complementarios a los estudiantes, que de acuerdo a nuestra forma de trabajo tiene que ser en las sedes fiel rplica de la central y cada carrera tiene dependencia funcional con la sede central puesto que tiene un solo Decano para todas las sedes. Por otro lado la planificacin estratgica y operativa de las diversas reas no responde corporativamente a los grandes objetivos de la Universidad, esto hace por lo tanto poco viable un desarrollo homogneo y sostenido en toda la institucin. Esta realidad sumamente compleja y diferente a como se concibi en sus orgenes, aunada a la necesidad de responder al proceso de acreditacin que se instal en el Per, ha llevado a replantear la gestin universitaria hacia un modelo sistmico, enfocado a la integracin de los procesos, dentro de la filosofa de la mejora continua tal como lo requiere nuestra realidad y la propuesta del Consejo de Evaluacin, Acreditacin y Certificacin de la Calidad de la Educacin Superior Universitaria del Per (CONEAU) en su modelo de calidad. Este trabajo por lo tanto se plante los siguientes objetivos: 1. Analizar los requerimientos actuales y futuros de la institucin en trminos de gestin acadmica y administrativa. 2. Hacer un planteamiento de un nuevo sistema de gestin acadmica y administrativa basada en la integracin de procesos que responda al enfoque sistmico del modelo de calidad de CONEAU. 3. Establecer un Sistema de Gestin de Calidad basado en la norma ISO 9001:2008 y que permita la estandarizacin de los principales procesos acadmicos y administrativos y su mejora continua. 4. Elaborar una herramienta de gestin estratgica y operativa por indicadores que facilite la toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo. 5. Elevar la satisfaccin de nuestros alumnos con el servicio educativo que reciben y mejorar el nivel de competencias alcanzado por nuestros egresados que se integran al mercado laboral. En este trabajo se han logrado los 4 primeros objetivos y se est obteniendo los primeros resultados del objetivo 5 se espera obtenerlos en el 2012 con un monitoreo semestral en los siguientes aos, con la finalidad de ir haciendo ajustes en el sistema y mejoras en los procesos dentro de la filosofa de la mejora continua.

DESARROLLO. Etapa de transformacin de la departamentalizacin hacia una organizacin matricial. Debido al crecimiento, complejidad y ubicacin de sedes geogrficamente distantes la UCV, opto por adecuar la organizacin de la Universidad por departamentos. La departamentalizacin territorial es e specialmente apropiada para compaas de gran escala u otras empresas con actividades fsica o geogrficamente dispersassin embargo esto puede llevar a complicar la estandarizacin de procesos y el control por parte de la alta direccin (Koontz & Weihrich, 2004). Definida la estrategia de crecimiento en la UCV, se opt por una organizacin matricial, combinando los patrones de departamentalizacin funcional y los servicios acadmicos en la misma estructura organizacional. Las ventajas de una organizacin matricial: se orienta a resultados finales, se mantiene la identificacin del personal y se precisa la responsabilidad de utilidades por producto (Koontz & Weihrich, 2004). Principios del Sistema de Gestin de Calidad de la Universidad Csar Vallejo. Un sistema se define como un conjunto de integrado de partes relacionadas de manera estrecha y dinmica, que desarrolla una actividad o funcin y est destinado a alcanzar un objetivo especfico. (Chiavenato, 2004) el SGC de la UCV responde al suprasistema: Modelo de Calidad CONEAU y est constituido por 20 sistemas menores (subsistemas) cuyo alcance es el pregrado, posgrado e institucional. El SGC de la UCV, se ha constituido como un Sistema abstracto y conceptual (compuesto de conceptos, hiptesis, polticas), siendo de naturaleza abierta presentando intensas relaciones de intercambio con el ambiente a travs de mltiples entradas y salidas. Por esta razn, son probabilsticos y flexibles pues no es posible representar ni conocer todas sus entradas y salidas. Los sistemas abiertos u orgnicos presentan una caracterstica fundamental: la sinergia o resultado multiplicador de las partes del sistema, este emergente sistmico es una consecuencia de la red de comunicacin del sistema que proporciona una dinmica increble, pero cuando la red de comunicacin no funciona bien ocurre la desintegracin del sistema o entropa (Chiavenato, 2004). La masificacin estudiantil, la proliferacin de instituciones y la renovacin de los saberes han sido los problemas centrales que han marcado el escenario de la bsqueda de mecanismos de aseguramiento de la calidad en el contexto de la globalizacin y de la gestin de la sociedad del saber (Rama, 2008) en el Per el Sistema Nacional de Evaluacin, Acreditacin y Certificacin de la Calidad Educativa (SINEACE), creado en el 2006 a travs de su rgano operador CONEUA ha establecido los estndares y criterios de la evaluacin para Universidades. Este modelo de calidad para la acreditacin propuesto para las carreras universitarias del Per ha sido diseado aplicando el enfoque sistmico, uno de los principios de calidad total, a travs del cual se representan todas las interacciones de los procesos que tienen lugar en la unidad acadmica y que le permiten alinearse al cumplimiento de

los compromisos adquiridos por la institucin con la sociedad en cuanto al conocimiento creado, los profesionales formados y los servicios entregados a la comunidad. (CONEAU, 2008). Grfico N 01.- Dimensiones y Factores del Modelo de CONEAU.

La Universidad Csar Vallejo empieza a esbozar su Sistema de Gestin de Calidad aplicado a las carreras de Educacin en el 2009, a requerimiento del modelo de calidad de CONEAU, que cuyo estndar 8 indica La Unidad Acadmica tiene un sistema de gestin de calidad Implementado tomndose la decisin de desarrollar este sistema bajo la norma ISO 9001:2008, que es hasta el momento la ms conocida y aplicada en el Per. Luego a medida que aparecen los modelos y estndares para otras carreras profesionales, para postgrado e incluso para la acreditacin institucional, se puede verificar que en todas ellas se encuentra el mismo estndar, esto nos lleva a tomar la decisin de modificar el alcance del SGC a toda la institucin, por lo tanto los procedimientos que fueron estandarizados para Educacin ahora han sido adaptados para toda la institucin incluidas todas sus sedes, este trabajo ha tomado tiempo y dedicacin para lograr conciliar las diferentes realidades de cada sede. Adems de este estndar referido al SGC, existen en los diferentes modelos un total de 19 estndares que hacer referencia a una igual cantidad de sistemas de gestin relacionados con aspectos: acadmicos (evaluacin del aprendizaje, investigacin, proyeccin social y extensin universitaria, tutora, intercambio acadmico e internacionalizacin, servicios estudiantiles, etc.), administrativos (cultura organizacional, gestin de recursos financieros, mantenimiento e infraestructura, etc.), de seguimiento de egresados y de vinculacin con grupos de inters. Esta es la evidencia del enfoque sistmico del modelo de CONEAU, que no se reflejaba necesariamente en la forma como se gestionaba anteriormente la Universidad. Por lo tanto el SGC de la Universidad debe ser el agente integrador de todos los dems sistemas que an siendo especficos a determinados aspectos de la Universidad son

complementarios y necesariamente vinculados, puesto que el servicio educativo se alimenta de todos estos componentes y todos deben ser igualmente eficientes para que el alumno perciba que el servicio educativo es de calidad y que satisface sus expectativas. Una forma de integrar los sistemas de gestin acadmica y administrativa es a travs de los procedimientos previamente estandarizados por el SGC, claramente ubicados en el mapa de procesos de la UCV, adems se integra con el modelo de calidad del CONEAU a travs de los estndares sistmicos y otro relacionados a ellos y a travs de los indicadores de gestin planteados en el mismo modelo que junto a los objetivos de los sistemas constituyen la base para el nuevo plan estratgico institucional de la UCV y los correspondientes planes operativos anuales de cada unidad acadmica y administrativa. Grfico N 02.- Integracin del Modelo CONEAU SGC y SGAA PEI y POA

Elaboracin propia. Juntando todos estos instrumentos que van desde la planificacin estratgica, planificacin operativa, sistemas de gestin acadmica y administrativa, procesos y procedimientos estandarizados, indicadores de gestin que permiten evaluar los resultados de la gestin y facilitan la toma de decisiones estamos seguros que la UCV ha entrado en una nueva etapa de su vida institucional, acorde con su crecimiento y complejidad, de cara hacia una gestin moderna susceptible de mejorar cada da. Adems todas las unidades acadmicas y administrativas respondern de manera corporativa a los grandes objetivos institucionales y a su misin que se traduce en brindar un servicio educativo de calidad que es la aspiracin y exigencia de estudiantes y de la comunidad en general.

El modelo de Autoevaluacin que asume la Universidad Csar Vallejo, constituye una gua u orientacin para que los programas acadmicos y las unidades de apoyo, desarrollen un proceso auto evaluativo que d cuenta del nivel de coherencia entre la Misin y los principios institucionales y de programa con las prcticas y logros alcanzados. Este proceso tendr sentido siempre y cuando haya trabajo en equipo, y se consolide una participacin activa y permanente de toda la comunidad universitaria. Grfico N 03.- Modelo de la UCV con la Integracin de los Sistemas de Gestin Acadmica y Administrativa.
Sistemas de la UCV
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 M01-PD-04 M02-PD-01 M04-PP-01 M02-PD-04 M03-PD-04 M01-PS-06 M02-PD-02 M01-PP-01 M03-PP-01 M02-PS-03 M03-PS-03 M02-PS-01 M01-PP-02 M01-PD-03 M03-PS-01 M01-PP-03 M02-PP-03 M01-PS-01 M02-PP-01 Gestin de la Calidad Informacin y Comunicacin. Recursos financieros Servicios y productos.

GESTIN

1 2 11

PLANIFICACION, ORGANIZACIN Y 5 ADMINISTRACIN


RECURSOS FINANCIEROS

SERVICIOS DE APOYO

Motivacin e Incentivos

13 15

16

INFRAESTRUCTURA Y

GRUPOS DE INTERS

INGRESANTE

Cultura Organizacional. Infraestructura y equipamiento Evaluacin peridica. Aprendizaje. Admisin Perfeccionamiento Pedaggico.

12

EQUIPAMIENTO

17
FORMACION PROFESIOAL

Evaluacin de la labor docente. Gestin de Biblioteca. Investigacin Desarrollo del estudiante. Bienestar. Extensin Universitaria. Proyeccin Social. Tutora. Seguimiento del Egresado

10

ENSEANZA APRENDIZAJE
9 19

EXTENSIN 6 UNIVERSITARIA INVESTIGACIN


14

20

PROYECCIN SOCIAL

18 6

AUTOEVALUACIN

Fuente: Elaboracin propia. Desarrollo de los Sistemas de Gestin de Acadmica-Administrativa, mediante un Sistema de Integracin de Procesos. La etapa de desarrollo de los sistemas, fue difcil de iniciar y de planificar debido a la complejidad de la universidad, descontrol de algunas actividades, carencia de indicadores, procedimientos diversos y retorno a la departamentalizacin. Sin embargo dado que el servicio acadmico brindado por nuestra universidad tendra que ser nico independientemente de la ubicacin geogrfica, se opt por retomar la organizacin matricial, definir objetivos estratgicos institucionales, objetivos tcticos por filial o facultad, recayendo al final en establecer planes operativos y metas con indicadores comunes a las reas acadmicas administrativas, desarrollndose para tal efecto la siguiente Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT). Una estructura de descomposicin del trabajo (EDT) es una manera de mostrar grficamente el trabajo del

EGRESADO

DOCENTES

BIENESTAR

proyecto. Normalmente, muestra todos los entregables del proyecto junto con los componentes individuales de trabajo que se requieren para su realizacin. La EDT organiza el trabajo del proyecto en grupos lgicos y es de naturaleza jerrquica. (Angulo, 2010). Grfico N 04.- Implementacin de los Sistemas de Gestin.
Implementacin de los Sistemas de Gestin

Planificacin

Implementacin
Comit de Calidad Acadmica
Formulacin de Poltica y los Objetivos Aprobacin de Poltica y los Objetivos Identificacin de los procesos y sus relaciones Descripcin del Sistema

Seguimiento
Revisin de los Resultados y Auditorias

Control
Elaboracin de los Informes de Avances de Sede

Diagnostico Elaboracin de Proyecto Aprobacin de Proyecto

Diseo del Sistema

Acciones de Mejora

Reuniones de Coordinacin en Sede

Planificacin de Objetivos

Elaboracin de los Informes de Avances Filiales

Sensibilizacin en sede Central y Filiales

Reuniones de Coordinacin filiales

Despliegue del Sistema

2009

2010

2011

2012

Resolucin Directorio: Dic-2009 Sistemas: 12 Proyectos. Alcance: pregrado. Tiempo: Nov-2009 a Dic-2010

Retos y desafos del Sistema de Gestin Acadmica-Administrativa. Se espera que en el lapso de 2 aos el SGAA haya logrado un incremento en el grado de satisfaccin de los estudiantes con respecto al servicio educativo en sus diferentes aspectos y de manera uniforme en todas las sedes de la UCV. Se espera que las diferentes unidades acadmicas y administrativas hagan de la mejora continua un proceso inherente a su actuar cotidiano, ello requerir en un primer momento de una constante revisin de su cumplimiento a travs de las auditoras. Lograr que las diferentes sedes puedan certificar sus Sistemas de Gestin de Calidad a travs de la norma ISO 9001:2008 u otras que pudieran ser elegidas para tal fin. Lograr que las unidades acadmicas de pregrado y postgrado puedan acceder a la acreditacin con CONEAU en el corto plazo y a acreditaciones internacionales en el

mediano plazo, luego de haber interiorizado la prctica de lo estipulado en el SGC y SGAA. Lograr que el servicio educativo brindado por la UCV sea altamente satisfactorio en sus estudiantes y que sus egresados puedan tener mayores y mejores condiciones de insertarse en el mercado laboral nacional e internacional. Lograr que la UCV se convierta en un referente de modelo de gestin acadmica y administrativa moderna e integrada, especialmente para instituciones complejas y de acelerado crecimiento como lo es ella misma. CONCLUSIONES. 1. La UCV requiere un Sistema de Gestin que responda al rpido crecimiento y expansin geogrfica que ha sufrido la Universidad, al incremento de su grado de complejidad y a la necesidad de una gestin integrada moderna. 2. El Sistema de Gestin de la Calidad de la UCV es el agente integrador de todos los dems Sistemas de Gestin Acadmica y Administrativa que solicita el modelo de calidad de CONEAU, su implementacin progresiva involucra a los diferentes actores de la UCV en todos sus niveles y grados de responsabilidad. 3. Los procesos fundamentales de la Universidad, tanto de direccionamiento, principales y de servicios de apoyo han sido desarrollados a travs de procedimientos estandarizados a requerimiento del SGC bajo la norma ISO 9001:2008 y estn en constante proceso de revisin y mejora por el principio de la mejora continua. 4. Los procedimientos acadmicos y administrativos han sido integrados de forma sistmica a travs de los diversos sistemas de gestin acadmica y administrativa que requiere el modelo de calidad de CONEAU. Esto de manera colateral ha permitido mejorar la gestin de la planificacin estratgica y operativa, pasando de una gestin tradicional a una gestin a travs de indicadores, mejorando sustancialmente la toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo. 5. Tanto el SGC como los SGAA sirven de base para elevar en los estudiantes el grado de satisfaccin respecto al servicio educativo y mejora las condiciones de la insercin laboral de sus egresados, lo cual es el resultado de aplicar la filosofa de la mejora continua y la gestin estratgica y operativa basada en indicadores. 6. A travs de este planteamiento se espera que la UCV al cabo de 2 aos haya logrado cambios sustanciales en su forma de gestionarse los cual redundar en una mejora en el servicio educativo que ofrece y en la insercin de sus egresados en el mercado laboral. 7. Adems se espera que este planteamiento sirva para que la institucin y sus diferentes unidades logren certificarse y acreditarse tanto a nivel nacional como internacional, adems pueda servir de referente como modelo de gestin integrada en organizaciones grandes y complejas como lo es la UCV. ANEXO Se adjunta un archivo sobre el Sistema de Investigacin como Anexo

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