PLAN DE ACCIO

ESTNDARES

Requisitos de los Asociados de Negocio

1.4

Documentacin requerida para los Asociados de Negocios, de participacin en programas de seguridad A fin de asegurar la integridad de la cadena logstica, desde el punto de origen hasta el destino final, los Exportadores tienen que verificar que los Asociados de Negocios establezcan procesos y procedimientos de seguridad que sean compatibles con los estndares del SGCS BASC. El Exportador debera realizar auditoras de segunda parte a los procesos e instalaciones de los Asociados de Negocios, para verificar el cumplimiento de los procedimientos de seguridad.

1.6

Verificar procesos adicionales a los Asociados de Negocios Luego de haber efectuado una evaluacin de riesgos, el Exportador debera verificar en sus Asociados de Negocios, solidez financiera, existencia legal, capacidad de cumplimiento de requisitos contractuales y capacidad para identificar y solucionar deficiencias de seguridad.

3.4

Monitorear las entregas Los paquetes y el correo que llega a la empresa debera ser examinado antes de ser distribuido.

Seguridad del Personal

4.4

Requerimientos Adicionales de Seguridad de Personal Para Exportadores Los exportadores tienen que mantener una lista actualizada de empleados, la cual tiene que incluir el nombre, fecha de nacimiento, nmero de identificacin, cargo ocupado y tanta informacin como lo permita la Ley.

4.4

Requerimientos Adicionales de Seguridad de Personal Para Exportadores Los exportadores tienen que mantener una lista actualizada de empleados, la cual tiene que incluir el nombre, fecha de nacimiento, nmero de identificacin, cargo ocupado y tanta informacin como lo permita la Ley.

Seguridad de Procesos Procedimientos de seguridad requeridos para el transporte de carga, manejo y almacenamiento. Tiene que establecerse medidas de seguridad para garantizar la integridad y seguridad de los procesos relacionados con el transporte, manejo y almacenamiento de la carga a lo largo de la cadena logstica.

5.1

Seguridad Fsica

6.7

Sistemas de alarmas y videocmaras de vigilancia Se debera utilizar sistemas de alarmas y videocmaras de vigilancia para supervisar y monitorear las instalaciones e impedir el acceso no autorizado a reas de manejo y almacenaje de carga.

8.1

Establecer un plan de capacitacin contra amenazas Tiene que exitir un plan de capacitacin a fin de que todo el personal sepa reconocer y reportar amenzas y vulnerabilidades sobre actos de terrorismo y contrabando en toda la cadena logstica. Los empleados tienen que conocer los procedimientos establecidos para denunciar estos actos a las autoridades correspondientes. Se debera brindar capacitacin adicional a los empleados que laboran en las reas de entrega y recepcin de carga, as como a aquellos que reciben y abren la correpondencia.

8.2

Entrenamiento para los empleados sobre seguridad de la cadena logstica. Se tiene que ofrecer capacitacin especfica a los empleados para mantener la integridad de la carga, reconocer conspiraciones internas y proteccin de los controles de acceso. La participacin activa de los empleados en estas capacitaciones, deberan generar algn tipo de incentivo.

12

Sistema de Seguridad Tiene que documentarse y aplicarse procedimientos para la realizacin de ejercicios prcticos y simulacros de los planes de proteccin y de procedimientos de contingencia y emergencia. Control de materias primas y material de empaque Tiene que disponer de un procedimiento documentado para el manejo y control del material de empaque.

12.8

13

13.2

14

Control de documentos y de la informacin

14.1

Debera disponerse de un procedimiento documentado de control de documentos, que incluyan listado maestros de documentos y de registros.

PLAN DE ACCION PARA LAS NO CONFORMIDADES DETECTADAS EN LA AUDITO

Registro

Tipo

LAN DE ACCION PARA LAS NO CONFORMIDADES DETECTADAS EN LA AUDITORA INTER

EMPRESA: BILBO S.A. AUDITORIA: INTERNA FECHA: 15-05-2013

Hallazgos

No se han actualizado las evaluaciones peridicas a los proveedores

No se ha realizado verificacin de los requisitos legales de nuevos clientes

No hay evidencia de que los sobres y paquetes que se reciben sean examinados y no se controla su distribucin.

Se encontr que las funciones de la Jefe y el Asistente de COMEX no se encuentran actualizadas y firmadas por los colaboradores.

La lista de personal crtico no considera actualmente a todo el personal involucrado en el embarque. Al solicitar las carpetas de datos del personal de K9 que participo en uno de los embarques estas no estaban disponibles.

No se est realizando apropiadamente la identificacin del personal que participan en el embarque, no muestran el rostro a la cmara ni se ubican adecuadamente para visualizar el nmero de identificacin de sus chalecos. Adems el personal de K9 no es revisado al momento de ingresar al rea de embarque.

Hallazgos Se debe contar con un plan de mantenimiento del sistema de CCTV. El procedimiento indica chequeos cada 3 meses, pero no existen evidencias de este mantenimiento.

No se tiene evidencia de que se realiza un control interno diario del CCTV, en donde se seale las cmaras revisadas y en que periodos de tiempo.

Se evidencia que el nuevo personal de seguridad no ha sido capacitado en los procedimientos internos de Control y Seguridad BASC

No se ha documentado cul es el incentivo que da la empresa a los colaboradores por su participacin activa en las capacitaciones (Diplomas, publicacin en carteleras de los mejores colaboradores, refrigerios, etc.)

No se dispone de un procedimiento documentado para gestionar el proceso de trazabilidad de contenedores de exportacin.

No se registran los cdigos de identificacin para trazabilidad de los lotes de cartn y plstico. Se requiere actualizar el formato de recepcin para incluir la inspeccin de empaques y elaborar un instructivo para el manejo y control de empaques en la bodega.

Los formatos en Seguridad se encuentran fotocopiados y mutilados lo que dificulta al Guardia la comprensin del documento que est llenando.

UDITORA INTERNA BASC 2013

Accin propuesta

Responsable

Se realizar la visita a los nuevos proveedores inmediatamente y se programar la visita al resto de proveedores a lo largo del ao. Se preparar el plan de visita a proveedores

Compras

Se actualizar la revisin de requisitos legales de los clientes con los cuales mantiene relaciones comerciales actualmente BILBO S.A.

Comercio exterior

Se va a instruir al personal de garita en el procedimiento de Control de Seguridad Fisica PRC-SGCS-01 y en el Intructivo Plan de Contigencia para Paquetes Sospechosos dentro de la Planta IC-SGCS-05

Jefe de Seguridad Fsica

Se actualizar las funciones del personal crtico y posteriormente se continuar con la revisin de funciones para resto del personal.

Dir. RR.HH

Se dar la disposicin a los responsables del rea de Produccin para que el personal que se asigne a los embarques sean solo aquellos que han sido evaluados como crticos. Se actualizar la lista de personal crtico para que incluya a un mayor nmero de colaboradores que participen en las tareas de embarque. Dir. RR.HH Se realizar una induccin al personal de supervisin de produccin, para que en el caso de requerirse personal en el rea de embarque, estos designen a aquellos que ya han sido evaluados previamente. Se designar al Dpto. de Seguridad la tarea de control del personal autorizado para estar presentes en el embarque de produtos.

Se revisar el procedimiento de Gestin de Embarque de Exportacin para asegurarse que quede explicita la instruccin de identificacin del personal durante la carga. El Jefe o el Supervisor de Seguridad revisar a los supervisores de K9 Se instruir al personal que participa en el embarque para que se realice adecuadamente la identificacin de rostros y nmero de chaleco durante el embarque Accin propuesta Elaborar el plan de mantenimiento preventivo para chequeo y proteccin del sistema CCTV Elaborar el formato de revisin del sistema de CCTV, incluir las actividades a realizar en el instructivo de inspeccin del circuito cerrado de Tv IC-SGCS-01

Jefe de Seguridad Fsica

Responsable

Jefe de SGI

Jefe de Seg. Fsica

Realizar la induccin al personal de seguridad externa en los procedimientos de seguridad fsica de BIlBOSA y en la norma BASC Ver 3-2008

Jefe de Seg. Fsica

Se entregarn diplomas para el personal que asista a las capacitaciones a fin de que estos sirvan como parte y mejora de su curriculum. Se incluirn los incentivos al personal que asiste a las capacitaciones en el procedimiento de capacitacin

Dir. RR.HH

Se elbaorar el procedimiento de trzabilidad y se ejecutara un ejercicio documentado para validar el procedimiento

Comercio Exterior Sistemas de Gestin Seguridad Fsica

Modificar el formato de recepcin de materiales de empaque y generar el instructivo de control de almacenamiento de empaques.

Jefe de Bodega

Se elaborarn libretines con los formatos impresos, suspendiendo el uso de papel fotocopiado. La responsable de control de documentos realizar una inspeccin mensual de los documentos utilizados en Seguridad Fsica.

Jefe de Seguridad Asistente de SGI

Fecha de finalizacin

6/14/2013

6/12/2013

6/10/2012

18/06/2012 y 14-08-2013

6/14/2013

6/12/2013

Fecha de cumplimiento

6/12/2013

6/10/2013

6/10/2013

6/12/2013

6/11/2013

6/7/2013

6/14/2013