ACTUALIZACION Y APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PARA LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON

WILLIAM EDUARDO GONZALEZ MAHECHA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOT, D.C. 2007

ACTUALIZACION Y APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PARA LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON

WILLIAM EDUARDO GONZALEZ MAHECHA

Informe final de las Prcticas Administrativas realizadas en cumplimiento del ltimo requisito acadmico para optar al Titulo de Administrador Pblico

ASESOR ESAP LUIS ARGEMIRO MALAMBO MARTINEZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOT D.C. 2007

CONTENIDO

Pg. INTRODUCCIN I PARTE: LA PRCTICA ADMINISTRATIVA 1. ESCRIPCIN DE LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON DONDE SE REALIZARA LA PRACTICA ADMINISTRATIVA SECRETARIA DE GOBIERNO ESTRUCTURA SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON ESTRUCTURA DE LA ALCALDIA LOCAL DE FONTIBON OBJETIVOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS RESULTADOS ESPERADOS MARCO DE REFERENCIA MARCO TEORICO ARCHIVOS DE GESTIN MARCO CONCEPTUAL MARCO JURIDICO CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CODIGOS COLOMBIANOS LEYES DECRETOS 1

2 3 4

1.1 1.1.1

1.2 1.2.1 2. 2.1 2.2 2.3 3. 3.1 3.1.2 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2

6 6 8 8 8 8 9 9 10 11 16 16

16 17 18

3.3.3 3.3.4

3.3.5

ACUERDOS DEL CONCEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION COBERTURA DE LA NORMA METODOLOGIA PASOS METODOLOGICOS

20 22 25 26

3.3.5 4. 4.1

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA 5. PRESENTACION DE RESULTADOS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS DE LA LOCALIDAD DE FONTIBON ALCALDE LOCAL DESPACHO DEL ALCALDE LOCAL

29

5.1

29 29 32 33 34 35 37

5.1.1 5.1.2

5.1.3 JUNTA ADMINISTRADORA LOCAL 5.1.4 GRUPO DE GESTION JURIDICA 5.1.5 INSPECCION DE POLICIA 5.1.6 GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 6. INSTRUCTIVO DE APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL COMPONENTES DE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVO DE GESTION

39 41 40 43

6.1 6.2

6.3

6.3.1 APLICACIN DE LA TABLA DE RETENCION DE DOCUMENTAL 7. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

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44

7.1

ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

44

RECOMENDACIONES CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS

71 72 73 75

LISTA DE CUADROS Pg. Cuadro 1. Ciclo vital del documento Cuadro 2. Listado de series y subseries de las alcaldas locales por orden alfabetico 15

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LISTA DE FIGURAS Pg. Figura 1. Organigrama de la Secretaria de Gobierno Distrital Figura 2. Organograma Alcalda Local de Fontibn 4 6

LISTA DE ANEXOS Pg. A. ACUERDO No. 9 (Octubre 18 de 1995) B. ACUERDO N 006 (Febrero 7 de 1996) C. ACUERDO N 038 (septiembre 20 de 2002) D. ACUERDO N 046 (mayo 5 de 2000) E. ACUERDO N 039 ( octubre 31 de 2002) F. DECRETO N 1382 ( agosto 18 de 1995) G. FORMATO DE ENCUESTA H. INFORMACIN GENERAL I. CAPACITACIN J. ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN K. TRANSFERENCIAS L. DISPOSICIN FINAL M. FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 1 3 5 12 16 20 22 23 25 26 27 28 29

INTRODUCCION

Para la elaboracin de este trabajo se involucran una serie de procesos y mecanismos de investigacin tanto al interior como exterior de la Alcalda Local de Fontibn, haciendo el anlisis, la identificacin, la valoracin y clasificacin de los documentos producidos por la entidad como los que recibe cotidianamente de otras entidades al igual de los que recibe de la ciudadana en general. Es por esto que la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental conlleva al buen manejo documental garantizando la moralidad, celeridad transparencia y eficacia en la Administracin Pblica. Dada su importancia, el presente trabajo se dedicar al rediseo y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental para la Alcalda local de Fontibn, bsicamente referido a la Ley General de Archivos (594 de 2000) y al Acuerdo nmero 39 de 2002 emanado del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin que regula el Procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000. 1 Por tal motivo, de una parte, los Archivos hacen suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin, y de otra, facilita a la comunidad el control de las decisiones que la afectan. Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura porque resultan imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, y pasada su vigencia, dichos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. De conformidad con la Ley 594 de 2000, se entiende por ARCHIVO el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma o soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica en el transcurso de su gestin y conservados para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce. Se entiende por funcin archivstica la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin, la historia y la cultura en general. El Archivo General de la Nacin, suprema autoridad del Sistema Nacional de Archivos, es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficacia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin. La conceptualizacin que aqu se ofrece, parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificacin e importancia, de las Tablas de retencin Documental, para luego definir a partir de una breve resea, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de informacin que se implementan durante el ciclo vital de los documentos .
1

Reglamento General de Archivos ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

Ante la diversidad de instrucciones, recomendaciones, requisitos, formatos y elementos que confluyen en el programa, se incluyen los anexos que contienen la debida orientacin para la implementacin, de las Tablas de Retencin Documental de acuerdo con las particularidades del desarrollo de la gestin documental en la Alcalda Local de Fontibn. Este trabajo adems de atender lo expuesto en la Ley, es una orientacin para la aplicacin de las tablas de Retencin Documental tomando como bas e el instructivo de aplicacin que se encuentra. En el captulo cinco del presente trabajo.

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I PARTE

LA PRCTICA ADMINISTRATIVA

La practica Administrativa resulta relevante dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos como la interlocucin constante entre la sociedad civil y los gestores de lo pblico, donde se hace necesario la interpretacin de la Alcalda local de Fontibn frente a los nuevos retos de la Administracin Pblica que se tienen ante los ciclos documentales es decir: la creacin, el procesamiento tcnico, o almacenamiento y la difusin de la informacin. Por esto es necesario estandarizar la produccin de documentos desde las Tablas de Retencin Documental para regular el sistema interno del archivo de la Alcalda Local de Fontibn en esperas de lograr un eficiente y efectivo manejo a toda la documentacin producida como la que se recibe de manera regular, de forma tal que de cumplimiento a la poltica archivista del pas, estipulada en la Ley 594 de 2000 (ley de archivos) y la normatividad que se encuentra en vigencia.

1. DESCRIPCIPON DE LA LOCALIDAD NOVENA DE FONTIBON DONDE SE REALIZA LA PRCTICA ADMINISTRATIVA2

AGENDA CULTURAL Un resumen de Bogot en veinte fragmentos U.J.T.L

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Una localidad es una divisin poltica, administrativa y territorial municipal, con competencias claras y criterios de financiacin y aplicacin de recursos, creada por el Concejo Municipal a iniciativa del alcalde respectivo, con el fin atender de la manera ms eficaz las necesidades de esa porcin del territorio. Bogot inici su camino a la definicin de sus localidades cuando mediante Acuerdo 26 de 1972 se dividi de acuerdo con la poblacin que tena en el momento en 18 localidades; ms adelante, en 1987 mediante Acuerdo 08 de ese ao se dividi en 19 y por ltimo mediante Acuerdo 02 de 1992 en 20 localidades as: 1. Usaqun, 2. Chapinero, 3. Santaf, 4. San Cristbal, 5. Usme, 6. Tunjuelito, 7. Bosa, 8. Kennedy, 9. Fontibn, 10. Engativa, 11. Suba, 12. Barrios Unidos, 13. Teusaquillo, 14. Mrtires, 15. Antonio Nario, 16. Puente Aranda, 17. Candelaria, 18. Rafael Uribe, 19. Ciudad Bolvar y 20. Sumapaz. Fontibn deriva su nombre del vocablo indgena Huntia que significa, poderoso capitn, luego se llam Hontibn, Ontibn y Fontibn. El nombre original fue dado por el cacique Hyntiba quien estaba supeditado al zipa que tena su residencia en Bacat. La poblacin que diriga el cacique Hyntiba estaba en una de las reas ms importantes de la sabana debido a su nmero de miembros. Fontibn fue codiciado por Don Gonzalo Jimnez de Quesada quien lo solicit para s ante el Rey; tambin fue requerido de manera ex haustiva por don Pedro de Colmenares el primero que construy casa de tapia y teja de barro, hacia 1560. Hacia 1594 llegan a la zona los padres franciscanos. En 1599 el arzobispo Loboguerrero ordena desterrar a 80 sacerdotes chibchas; en 1606 se inicia una campaa de catequizacin a la poblacin indgena y se prohibe bajo pena de excomunin a blancos, mestizos y mulatos, la consulta a chamanes. En 1608 celebran por primera vez en la Nueva Granada la fiesta del Corpus Cristi que se contina guardando hasta nuestros das. Fontibn fue epicentro del choque de dos culturas, la espaola, monotesta y la chibcha, politesta. De ese encuentro surgieron los valores religiosos que marcan la idiosincrasia mestiza de nuestra gente. El oidor don Francisco de Anuncibay construy un puente para unir a Fontibn con Santa Fe. Segn el decir de las gentes ese puente se construy para facilitar el paso del oidor en sus visitas a su novia, doa Jernima de Olaya. Ms tarde, durante la colonia y gran parte de la repblica, se construy una va de tierra con el fin de unir a Fontibn con la capital, conocida hoy como la calle 13, o Avenida Jimnez principal arteria entre el oriente y suroccidente de la capital. La ubicacin del poblamiento principal de Fontibn era la misma de la actual poblacin en el contorno de la plaza y la iglesia y de sus capitanas hacia el norte (hoy barrios Azul y Capellana) y sobre el camino a Engativ y otras hacia Puente Grande. Fontibn se form a nivel de 13 capitanas que posteriormente tomaron el nombre de parcialidades y luego veredas. Debido a esta distribucin se dificultaba el proceso de adoctrinamiento por lo cual se agruparon en un solo poblamiento llamado nuevo pueblo de indios. Este poblamiento pas a ser doctrina y curato, luego parroquia de blancos, Distrito Parroquial, Municipio y finalmente ciudadela anexa a Bogot.

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El 17 de diciembre de 1954 con la creacin del Distrito Especial de Bogot, se anexaron a Bogot seis municipios circunvecinos entre ellos Fontibn, quedando as el parroquial Fontibn de 1930 y 1945 incorporado a la ciudad. El Acuerdo 26 de 1972 crea diecisis Alcaldas Menores del Distrito Especial de Bogot, pasando Fontibn a integrar con otros barrios circunvecinos la Alcalda Menor de Fontibn, administrada por el Alcalde Menor correspondindole como nomenclatura el nmero 9, con lmites determinados, y siendo ratificada mediante el Acuerdo 8 de 1977. En 1986 se legalizaron once barrios residenciales y desarrollos industriales localizados entre la Avenida del Centenario y el Ro Bogot. Posteriormente, la Constitucin de 1991 le da a Bogot el carcter de Distrito Capital; en 1992 la Ley 1a reglamenta las funciones de las Junta Administradora Local, de los Fondos de Desarrollo Local y de los Alcaldes Locales, y determino la asignacin presupuestal. Mediante los acuerdos 2 y 6 de 1992, el Concejo Distrital, defini el nmero, la jurisdiccin y las competencias de las JAL. Bajo esta normativa, se constituy la localidad de Fontibn, conservando sus lmites y nomenclatura, administrada por el Alcalde Local y la Junta Administradora Local, con un total de nueve Ediles. Finalmente, el Decreto - Ley 1421 determina el rgimen poltico, administrativo y fiscal bajo el cual operan hasta hoy las localidades del distrito. 1.1 SECRETARIA DE GOBIERNO La Secretara General fue creada por el Decreto Ley 3133/68, Por el cual se reforma la organizacin administrativa del distrito especial de Bogot, normativa que hizo parte de la conocida Reforma Administrativa del 68. Sin embargo, no le otorg funciones especficas diferentes a la Secretara de la Junta Asesora y de Contratos. Posteriormente, su estructura interna fue adoptada y modificada en mltiples ocasiones por decreto distrital.3

1.1.1 Estructura de la Secretara de Gobierno Distrital De conformidad con el Estatuto Orgnico de Bogot, Decreto Ley 1421/93, su estructura esa determinada por el Decreto 539 DE 2006 Por el cual se determina el objeto, la estructura organizacional y las funciones de la Secretara Distrital de Gobierno y se dictan otras disposiciones. En su artculo tercero determina: Artculo 3. ESTRUCTURA. Para el desarrollo de sus funciones y objetivo, la estructura organizacional de la Secretaria de Gobierno del Distrito Capital ser la siguiente: Figura 1. Organigrama de la Secretaria de Gobierno Distrital

3. Alcalda Mayor de Bogot (Secretara Distrital de Gobierno)

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Fuente. SECRETARA DE GOBIERNO DISTRITAL www.segobdis.gov.co Decreto 539 de 2006

1.1. Alcaldas Locales 1.2. Oficina de Asuntos Disciplinarios 1.3. Oficina de Control Interno 1.4. Oficina Asesora de Jurdica 1.5. Direccin de Gestin Humana 1.6. Direccin de Seguimiento y Anlisis Estratgico 1.7. Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias 1.8. Consejo de Justicia 2. Subsecretara de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano 2.1. Direccin de Apoyo a Localidades 2.2. Direccin Ejecutiva Local 3. Subsecretara de Asuntos para la Convivencia y Seguridad Ciudadana 3.1. Direccin de Seguridad 3.2. Direccin de Derechos Humanos y Apoyo a la Justicia

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3.3. Direccin de la Crcel Distrital 4. Subsecretara de Planeacin y Gestin 4.1. Direccin de Planeacin y Sistemas de Informacin 4.2. Direccin Administrativa 4.3. Direccin Financiera

1.2 ALCALDA LOCAL DE FONTIBN Fontibn toma el nombre de localidad bajo lo establecido en el Acuerdo 26 de 1972 pasando este a integrar con otros barrios circunvecinos la Alcalda Menor de Fontibn siendo catalogada como la localidad novena (9) de diecisis que ocupaban en ese momento el Distrito Capital, as como la posterior creacin e inclusin de las otras cuatro localidades completando as las actuales veinte localidades que conforman el Distrito Capital, siendo ratificada mediante el Acuerdo 8 de 1977. Es solo hasta la Ley 1 de 19924 que se le da a Bogot el carcter de Distrito Capital, se establecen las funciones de las Juntas Administradoras Locales, de los Fondos de Desarrollo Local, de los Alcaldes Locales y determina las asignaciones presupuestales necesarias mediante los Acuerdos 2 y 6 de 1992, el Concejo Distrital, defini el nmero, la jurisdiccin y las competencias de las JAL. 1.2.1 Estructura de la Alcalda Local de Fontibn Segn lo establecido en el Acuerdo 26 de 1972 y la ley 1de 1992, esta determinada de la siguiente manera: Figura 2. Organigrama Alcalda Local de Fontibn.

Ley 1 de 1992 Por la cual se provee a la organizacin y funcionamiento de las JAL y dems disposiciones.

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Consejo Local de Gobierno

Alcalde Local de Fontibn

Consejo Local de Planeacin Divulgacin y Prensa

Junta Administradora Local

Secretaria de Despacho

Coordinacin de Gestin Administrativa y Financiera

Coordinacin de Gestin Normativa y Jurdica

Fondo de Desarrollo Local Asesora de Obras Planeacin

Gestion AmbientaL Centro de Atencin al Ciudadano Archivo, Radicacin y Correspondencia

Secretaria General de Inspecciones

Asesora Jurdica

Presupuesto Contabilidad Almacn Jurdica Sistemas

Fuente: Secretaria de Despacho ALF 1. Despacho del Alcalde Local 1.1 Concejo Local de Gobierno 1.2 Concejo Local de planeacin 1.3 Divulgacin y prensa 1.4 Secretaria de Despacho 2. Junta Administradora Local 3. Coordinacin Administrativa y Financiera 3.1 Oficina de Planeacin Local 3.2 Gestin Ambiental 3.3 Centro de Atencin al Ciudadano 3.4 Archivo, Radicacin y Correspondencia 3.5 Fondo de Desarrollo Local 3.5.1 Presupuesto 3.5.2 Contabilidad 3.5.3 Almacn 3.5.4 Jurdica 3.5.5 Sistemas 4. Coordinacin de Gestin Normativa y Jurdica 4.1 Asesora de obras 4.2 Secretara General de Inspecciones 4.3 Asesora Jurdica

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La aplicacin de las Tablas de Retencin Documental es de vital importancia en cada una de las dependencias de la Alcalda Local de Fontibn, puesto que deben cumplir de manera perm anente con los procesos de identificacin, valoracin, seleccin y eliminacin documental, entre otros. As se lograr un mayor control sobre todos los documentos producidos como tambin el ahorro de tiempo en la bsqueda y ubicacin de los documentos. Esta prctica pretende contribuir a que la gestin documental sea asimilada por cada uno de los funcionarios de la entidad de una manera sencilla y eficaz respondiendo as a los desafos de la archivstica moderna. 2. OBJETIVOS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA

2.1

General

Elaborar el estudio tcnico para actualizar y aplicar las Tablas de Retencin Documental para la Alcalda Local de Fontibn en concordancia con los procesos adelantados por el Archivo General de la Nacin.

2.2.

Especficos

2.2.1 Elaborar el diagnstico documental de la Alcalda Local de Fontibn. 2.2.2 Redisear y aplicar las tablas de Retencin Documental en cada una de las dependencias en que se divide la Alcalda Local de Fontibn. 2.2.3 Elaborar el instructivo para la puesta en marcha de las Tablas de Retencin Documental. 2.2.4 Recopilar la normatividad relacionada con la produccin documental para su aplicacin en el archivo de gestin de la Alcalda Local de Fontibn.

2.3

Resultados Esperados

Se aspira que la actualizacin de las Tablas de Retencin Documental proporcione los mecanismos de integracin, participacin y mejoramiento del rea de Archivo, este proceso ser la herramienta base para establecer un plan de contingencia que tenga como meta la actualizacin del sistema de informacin de la Alcalda Local de Fontibn. Arrojando como producto: La Promocin de la organizacin de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Clasificacin de la documentacin producida por cada dependencia de la Alcalda Local de Fontibn. Facilitar el control respecto a la produccin y trmite documental. Seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente.
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3. MARCO DE REFERENCIA

3.1 MARCO TERICO De acuerdo a la ley 524 de 2000 establecido por el Archivo General de la Nacin, indica que: "Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos." La elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental es una labor que como la norma lo indica, todas las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas deben llevar a cabo y que se recomienda implementar tambin en cualquier otra organizac in sin importar su naturaleza orgnica-funcional. La categorizacin de los Archivos, atendiendo a su jurisdiccin y competencia, se clasifican en: Archivo General de la Nacin Archivo General del Departamento Archivo General del Municipio Archivo General del Distrito

Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a) b) c) d) e) f) g) h) Archivos de Entidades del Orden Nacional Archivos de Entidades del Orden Departamental Archivos de Entidades del Orden Distrital Archivos de Entidades del Orden Metropolitano Archivos de Entidades del Orden Municipal Archivos de Entidades de Orden Local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley. Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la Ley los desarrolle.

Los Archivos segn la organizacin del Estado. a) b) c) d) e) Archivos de la Rama Ejecutiva Archivos de la Rama Legislativa Archivos de la Rama Judicial Archivos de los Organismos de Control Archivos de los Organismos Autnomos.

3.1.2 Archivos de Gestin

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El Archivo de Gestin o de Oficina es aquel en donde se rene la documentacin en trmite, en busca de solucin a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Funciones del Archivo de Gestin Dentro de las funciones que debe asumir el personal encargado de la administracin de los Archivos de Gestin, se encuentran: Organizar y conservar la documentacin en trmite. Impedir la dispersin, superproduccin y eliminacin de documentos vitales. Coordinar actividades archivsticas y procedimentales con el Archivo Central y las oficinas de Planeacin de la entidad. Facilitar y controlar el prstamo de documentos de gestin. Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con las normas expuestas. Cumplir y hacer cumplir las normas establecidas por el Archivo Central y el Comit de Archivos.

Importancia de los Archivos de Gestin

Fuente de consulta para la toma de decisiones. Fuente para testimoniar acciones. Iniciador del proceso de normalizacin archivstica (Archivo Total). Gestor de la modernizacin administrativa.

Dada la importancia en la organizacin de los archivos de gestin dentro de un sistema institucional de archivos, se hace necesario, antes de abordar el proceso de aplicacin de la tabla de retencin documental en la Alcalda Local de Fontibn, es necesario observar algunas consideraciones generales sobre este instrumento.

3.2 MARCO CONCEPTUAL5

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Los trminos precedidos por un asterisco (*) no estn incluidos en el Reglamento General de Archivos o estando registrados en l, se emplean con alcances diferentes

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Mediante la Ley 594 de 2000 se dict el Estatuto General de Archivos con el objeto de establecer las reglas y principios que orientan la funcin archivstica del Estado, cuyo mbito de aplicacin comprende la Administracin Pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos sealados en las misma Ley. As, los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos y los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. Archivo Pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. Archivo Privado de inters pblico: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. *Actividad Administrativa: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trmites regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas. *Administracin de Archivos: Son operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la Planeacin, Direccin, Organizacin, Control, Evaluacin, Conservacin, Preservacin y Servicios de todos los archivos de una Institucin. Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. *Asiento: Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripcin de un instrumento de consulta y recuperacin. *Asunto: Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa. Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.(ver figura 3) *Clasificacin Documental: Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin) de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad. Comit Asesor: Grupo de especialistas en el campo de la archivstica y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como tcnicos.

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Comit de Archivo: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. Comit Evaluador de Documentos: rgano asesor del Archivo General de la Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos y con la evaluacin de las TRD. Comit Evaluador de Documentos del Departamento: rgano asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de evaluar las Tablas de Retencin Documental de los organismos del orden departamental. Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones. Documento Original: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. *Depuracin: Operacin por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es anlogo a la seleccin natural. *Documento Activo: Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos. *Documento de Apoyo: Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. *Documento Esencial (Documento Vital): Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun despus de su desaparicin, por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia institucional. *Documento Facilitativo: Es aquel de carcter administrativo comn a cualquier institucin y que cumple funciones de apoyo. *Documento Inactivo: Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. *Documento Semiactivo: Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional. *Disposicin final de documentos: Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin con miras a su conserva cin permanente, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o microfilmacin. Eliminacin de Documentos: Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivstica. Eliminacin de documentos: (Art. 25 del Reglamento General de Archivos) Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico,

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legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. Funcin archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. *Muestreo: Operacin por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos, topogrficos, temticos, entre otros. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. *Pieza Documental: Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. *Produccin Documental: Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Registro de Entrada: Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada. *Seleccin Documental: Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin, por medio de muestreo. *Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. *Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el tramite de cada asunto. *Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. Tabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las Tablas de Retencin, pueden ser generales o especficas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin, tambin conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las especficas
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hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo, por ejemplo: Historias Clnicas, Actas de Sesiones del Congreso. Desde el punto de vista de la Diplomtica los documentos en su estructura son generales, pero desde el punto de vista del contenido son especficos. Por ejemplo: Ordenanzas Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva. *Tipo documental: Unidad documental simple. (Vase: Pieza Documental). Unidad Administrativa: Unidad tcnico-operativa de una institucin. Unidad Archivstica: Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica, entre otras: un expediente. Vase: Expediente. Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservacin, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo. Unidad Documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. *Valoracin Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. Cuadro 1. Ciclo Vital del documento

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTI GESTIN Documentacin Activa ARCHIVO CENTRAL Documentacin Semi-activa ARCHIVO HISTRICO HIST Documentacin Inactiva Valores secundarios

Valores Primarios

Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico

Investigacin Cientfico

Histrico Cultural

Fuente: Archivo General de la Nacin. En el ciclo vital del documento, se aprecia las etapas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina -Archivo de Gestin-, y su conservacin temporal - Archivo Central-, hasta su eliminacin o integracin a un Archivo Permanente -Archivo Histrico-.

3.3 MARCO JURDICO La legislacin archivstica es tan esencial a los archivos que su propia existencia y el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la normatividad que regule su labor. La nocin de legislacin archivstica se deriva de los propios archivos y resulta indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y el carcter de bien cultural de los archivos histricos. El ordenamiento jurdico de los centros documentales ha estado estrechamente ligado a las estructuras polticas y administrativas del estado desde sus propios orgenes que se confunden con el surgimiento de la sociedad poltica y ms exactamente a partir de la nocin de archivos pblicos que deviene del concepto mismo del poder pblico. 6 Los mandatos constitucionales referentes a la conservacin y salvaguarda del Patrimonio Cultural de la Nacin, el derecho a la intimidad, el derecho de peticin, el
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Jorge Palacios Preciado Director Archivo General de la Nacin de Colombia

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derecho a la informacin y el libre acceso a los documentos pblicos, entre otros, son pilares de la normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la Poltica Archivstica en el pas. La normatividad correspondiente a la Administracin de Archivos, para su posterior desarrollo, esta determinada por las siguientes normas archiv sticas especificas. 3.3.1 CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA (Artculo 15) derecho a la intimidad, (Artculo 23) derecho a la informacin, (Artculo 72) El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado, (Artculo 74) acceso libre a los documentos pblicos, salvo los casos que establezca la ley.

3.3.2 DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CDIGOS COLOMBIANOS Cdigo de Procedimiento Civil: Artculos 175, 251, 252 al 259, 261 al 264, 268,269, 272, 273, 279, 281, 282. Cdigo Penal: Artculos 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291,292, 293, 294, 309, 192, 194 Cdigo Procedimiento Penal: Artculos 155, 156, 157, 233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275 Cdigo Contencioso Administrativo: Artculos 17, 18, 19, 21, 24, 25, 29, 110 Cdigo de Comercio: Artculos 19,27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69,70, 619 Cdigo Sustantivo del Trabajo: Artculos 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488, 489 3.3.3 LEYES LEY 4 DE 1993 Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. LEY 47 DE 1920 Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico. LEY 45 DE 1923 (Art.99) Sobre conservacin de documentos bancarios. LEY 40 DE 1932 Sobre registros y reformas civiles de las personas. LEY 14 DE 1936 Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural. LEY 163 DE 1959 Sobre proteccin de patrimonio cultural. LEY 39 DE 1981 Sobre microfilmacin y certificacin de archivos. LEY 23 DE 1981 Regula archivos de las historias clnicas.

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LEY 23 DE 1982 Sobre derechos de autor. LEY 57 DE 1985 Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos. LEY 63 DE 1986 Aprueba el tratado que prohbe la importacin, exportacin y transferencia ilegal de los bienes culturales. LEY 6 DE 1992 (Art.74) Uso y valor probatorio al disco ptico en documentos tributarios. LEY 31 de 1992 (Art.54-55) Publicidad, reserva y conservacin documentos Bancos de la Repblica. LEY 80 DE 1989 Crea el Archivo General de la Nacin de Colombia. LEY 80 DE 1993 (Art.39 y 55) Estatuto de Contratacin Administrativa. LEY 44 DE 1993 Sobre derechos de autor, funcionarios pblicos. LEY 136 DE 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y funcionamiento de los municipios. LEY 190 DE 1995 Estatuto Anticorrupcin (Arts.27 y 79 ). LEY 270 DE 1996 Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en la Administracin de Justicia (Art.95). LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Artculo 24. Obligatoriedad de las Tablas de Retencin Documental. Ser obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas T.R.D.
LEY 734 DE 2002 Cdigo Disciplinario nico (Artculo 34 numeral, 1,5 y 22 Artculo 35 numeral 8,13 y 21). LEY 795 DE 2003 Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera (Artculo 22). 3.3.4 DECRETOS

Decreto 2527 de 1950 Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio.

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Decreto 3354 de 1954 Prohbe adulteracin, recorte y doblez de microfilmes y prohbe la incineracin de documentos microfilmados. Decreto 264 de 1963 Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico, monumentos. Decreto 960 de 1970 Estatuto notarial. (Artculos 106, 107, 113, 114 y 115) Decreto 1260 de 1970 Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artculos 8, 13 al 16). Decreto 2274 de 1988 Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a los archivos. (Artculos 1 a 5) Decreto 624 de 1989 Uso de medios magnticos en la informacin tributaria. (Art. 633) Decreto 1798 de 1990 Conservacin de libros y papeles de los comerciantes. (Artculos 31 a 33) Decreto 2126 de 1992 Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Artculo 51) Decreto 663 de 1993 Estatuto Orgnico del Sistema Financiero (Artculo 96) Decreto 2620 de 1993 Reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tecnolgicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Decreto 2649 de 1993 Estatuto Contable. (Artculos 123 y 134) Decreto 855 de 1994 Contratacin Pblica (Artculo 3) Decreto 856 de 1994 Libros y archivo del Registro nico de Proponentes (Artculo 11) Decreto 1584 de 1994 Documentacin e informacin estrictamente indispensable. Pargrafo. Conservacin de documentos. Registro proponentes Cmara de Comercio. Decreto 1382 de 1995 Tablas de retencin documental y transferencias al Archivo General de la Nacin por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 2150 de 1995 Suprime autenticacin de documentos originales y uso de sellos, prohbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe a las entidades pblicas limitar el uso de tecnologas para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrnicos de archivos y transmisin de datos. (Artculos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).

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Decreto 1748 de 1995 Archivos laborales informticos. (Artculos 1, 47, 49 y 62) Decreto 1094 de 1996 Facturas Electrnicas. Decreto 998 de 1997 Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 1725 de 1997 Divisin de documentos DIAN. (Artculo 54) Decreto 1474 de 1997 Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9 informacin laboral empleados). Decreto 254 de 2000 Expide el rgimen para la liquidacin de las Entidades Pblicas del Orden Nacional (Artculo 39) Decreto 2170 de 2002 Reglamenta Estatuto de Contratacin Ley 80 de 1993, y Decreto Reglamentario 855/94 y dicta otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999. Decreto 190 de 2003 Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artculo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia captulo II Reconocimiento econmico para la rehabilitacin profesional y tcnica. Decreto 1145 de 2004 Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de informacin administrativa del sector pblico SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida. (Artculo 12) Decreto 221 de 2004 Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesin y liquidacin forzosa administrativa. Decreto 3666 de 2004 Por medio del cual se consagra El Da Nacional de los Archivos en Colombia. Decreto 4124 de 2004 Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Decreto 1227 de 2005 Artculo 49 actualizacin en el Registro Pblico de Carrera Administrativa, deber estar acompaada de los soportes documentales necesarios. Decreto 564 de 2006 Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias Urbansticas. (Art.18 a 23 documentos, art.40 archivo expediente licencia urbanstica otorgada).

3.3.5 ACUERDOS DEL CONCEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo 02 de 1996 Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7 de junio de 1994.

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Acuerdo 02 de 1997 Por el cual se prrroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995, para la presentacin de las tablas de retencin por parte de los organismos nacionales. Acuerdo 02 de 2004 Establece los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados. Acuerdo 06 de 1996 Por el cual se crea el comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin. Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos Acuerdo 08 de 1995 Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los Organismos del orden nacional, al Archivo General de la Nacin. Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentacin de la Tablas de Retencin Documental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin, ordenado por el Decreto 1382 de 1995 Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservacin y organizacin de documentos. Acuerdo 12 de 1995 Modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 rganos de Direccin, Coordinacin y Asesora Acuerdo 15 de 2003 Adiciona un pargrafo al artculo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002 Integracin Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin. Acuerdo 16 de 2002 Por el cual se adopta la poltica archivstica y se dictan disposiciones para el manejo de los archivos pblicos de las Cmaras de Comercio. Acuerdo 017 de 2001 Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo General de la Nacin. Acuerdo 22 de 2000 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos rganos de Direccin, Coordinacin y Asesoras Acuerdo 027-2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Acuerdo 37 de 2002 Establece las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, Reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 38 de 2002 Desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y archivos. Acuerdo 39 de 2002 Regula el Procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 41 de 2002 Reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y su pargrafo, de la Ley 594 de 2000.

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Acuerdo 42 de 2002 Establece los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplan con funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 47 de 2000 Desarrolla el artculo 43 del captulo V Acceso a los Documentos del Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos Restricciones por razones de Conservacin. Acuerdo 48 de 2000 Desarrolla el artculo 59 del Captulo 7 Conservacin de documentos...del Reglamento General de Archivos sobre conservacin preventiva, conservacin y restauracin documental. Acuerdo 49 de 2000 Desarrolla el artculo 61 del captulo 7 Conservacin de Documentos..., del Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales destinados a archivos Acuerdo 50 de 2000 Desarrolla el artculo 49 del ttulo VII Conservacin de documentos..., del Reglamento General de Archivos sobre Prevencin de deterioro de los documentos de arc hivos y situaciones de riesgo Acuerdo 56 de 2000 Desarrolla el artculo 45 Requisitos para la Consulta, del captulo 5 Acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General de Archivos. Acuerdo 60 de 2001 Establece pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas Acuerdo 73 de 2000 Por el cual se deroga el acuerdo 046 del 5 de mayo de 2000

3.3.6 COBERTURA DE LA NORMA Rama Ejecutiva Del sector central Presidencia de la Repblica Vicepresidencia de la Repblica Ministerios Empresas Industriales y Comerciales del Estado Superintendencias y Unidades Administrativas Especiales con Personera Jurdica Del sector descentralizado por servicios Empresas Sociales del Estado Empresas Oficiales de Servicios Pblicos Domiciliarios Institutos Cientficos y Tecnolgicos Sociedades Publicas Sociedades de Economa Mixta Entidades Administrativas Nacionales con Personera Jurdica, Autonoma Administrativa y Patrimonio propio Rama legislativa

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Congreso de la Repblica Senado de la Repblica Cmara de Representantes Asambleas Departamentales Consejos Municipales Rama Judicial Fiscala General de la Nacin Consejo Superior de la Judicatura Jurisdiccin Ordinaria Corte Suprema de Justicia Tribunales Superiores de Distrito Judicial Juzgados Jurisdiccin Contencioso-Administrativa Consejo de Estado Tribunales Administrativos Juzgados Administrativos Jurisdiccin Constitucional Corte Constitucional Jurisdicciones Especiales Jurisdiccin Especial para los Pueblos Indgenas Jurisdiccin de Paz Ministerio Publico Procuradura General de la Nacin Procuraduras Regionales Procuraduras Departamentales Procuraduras Distritales Defensora del Pueblo Personeras Municipales rganos de Control Fiscal Contralora General de la Repblica Contralora Departamentales Contraloras Distritales y Municipales Contadura General de la Nacin Auditoria General de la Repblica Organizacin Electoral Consejo Nacional Electoral Registradura Nacional del Estado Civil Delegaciones Departamentales Registraduras Distritales y Municipales Organizacin Territorial

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Departamentos Municipios Distritos Territorios Indgenas Entidades descentralizadas locales

4. METODOLOGA

La metodologia a seguir se encuentra en concordancia con el manual de Tablas de Retencin Documental y Transferencias Documentales del Archivo General de la Nacin, con El decreto 1382 de 1995, que establece la obligatoriedad de las entidades del orden nacional, del nivel central, de presentar las Tablas de Retencin Documental al Archivo General de la Nacin entidad creada mediante la Ley 80/89, como ente rector de la poltica archivstica a nivel nacional. La Ley 594 de 2000, que establece en su artculo 24 la obligatoriedad para las entidades del estado, de elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retencin Documental. Desarrollado por el Acuerdo nmero 39 de 2002 emanado del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin. La Circular 001 de 2001 del Archivo General de la Nacin, donde establece como plazo mximo para la presentacin de las Tablas de Retencin Documental, al ente respectivo, noviembre de 2002. En concordancia con esta norma, la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, expidi la circular 041 de 2001. Con base en lo anteriormente sealado se pretende; establecer parmetros para la produccin de documentos y redisear un programa institucional de gestin documental, mediante el establecimiento de lineamientos internos para la generacin, manejo y control de los documentos, que permitir una mayor organizacin tanto del archivo de gestin como del archivo inactivo.

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La elaboracin de las Tablas de Retencin Documental debe basarse en la estructura orgnico-funcional de la Alcalda Local de Fontibn como entidad productora y receptora de documentos , con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la informacin. Los perodos de retencin y disposicin final de la documentacin son fijados en la Tabla de Retencin. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentacin ante las instancias correspondientes. En todo caso el tiempo de retencin previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retencin Documental, avaladas por el Comit de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, debern difundirse en todas las dependencias de la Institucin, con una gua explicativa a fin de facilitar su comprensin, aplicacin y actualizacin.

4.1 Pasos metodolgicos7 En la elaboracin de las TRD se contemplan cinco etapas: 1. Investigacin preliminar de la Alcalda Local de Fontibn. Haciendo nfasis en la relacin que tiene cada dependencia con la produccin y recepcin documental. Destacndose la recoleccin como el anlisis de la informacin. 2. Compilacin de la informacin institucional Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacin y cambios estructurales de la Alcalda Local de Fontibn (decretos, acuerdos, resoluciones.) como entidad que se encuentra a cargo de la Secretaria Distrital de Gobierno. Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creacin de grupos y asignacin de funciones. 3. Revisin de las oficinas productoras de la informacin Identific acin y definicin de unidades documentales. Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. Identificacin de valores primarios de la documentacin. Interpretacin de la informacin rec olectada Conformacin de series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
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Acuerdo 39 de 2002 Archivo General de la Nacin

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4. Elaboracin y presentacin de las Tablas de Retencin Documental - Elaboracin de propuesta de Tabla de Retencin Documental, teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD se presentaran acompaadas de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso de elaboracin que aseguren su comprensin y aplicacin. Presentacin y aval de la propuesta de Tabla de Retencin mediante Acta del Comit de Archivo de la Alcalda Local de Fontibn. Ya elaboradas las tablas de retencin Documental se debe hacer su difusin indicando: Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. Instructivo para su aplicacin Normas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia con la TRD de cada oficina.

Las instancias evaluadoras verificarn la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental y el Archivo General de la Nacin, por su parte, ejercer funciones de inspeccin y vigilancia en concordancia con el artculo 32 de la Ley 594 de 2000. 5. Seguimiento y actualizacin de la Tabla de Retencin Documental. La unidad de Archivo de la Alcalda Local de Fontibn establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificac iones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Alcalda y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma.

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II PARTE RESULTADOS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA

5. PRESENTACION ADMINISTRATIVA

DE

LOS

RESULTADOS

DE

LA

PRACTICA

En concordancia con el Acuerdo 39 de 2002 del Archivo General de la Nacin y la metodologa propuesta en este documento encaminado al objetivo primordial de

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esta practica administrativa como es; Elaborar el estudio tcnico para actualizar y aplicar las Tablas de Retencin Documental para la Alcalda Local de Fontibn. Se identificaron las dependencias de la Alcalda Local de Fontibn, as como cada uno de los grupos de trabajo insertados en la estructura administrativa basados en la Resolucin 313 del 17 de marzo de 2006 de la Secretara de Gobierno de Bogot. Se logr recopilar toda la normatividad vigente en el tema de gestin documental como lo concerniente a las Tablas de Retencin Documental. Seguidamente se procedi a realizar el instructivo con el cual ser de mayor facilidad, el manejo de la informacin por cada uno de los funcionarios de la Alcalda; Con esto se obtendrn ptimos resultados a la hora de involucrar a la Alcalda Local de Fontibn en los procesos de gestin documental basados en las directrices impartidas por el Archivo General de la Nacin como el de las normas Distritales estipuladas por el Archivo de Bogot. Durante el proceso de esta prctica administrativa se detectaron dificultades relacionadas con la gestin documental, ya que la Alcalda Local de Fontibn no cuenta hasta el momento con el comit de Archivo, encargado de formular las directrices a seguir por cada una de las dependencias de la entidad. Esta falencia no permite tener los lineamientos necesarios frente a la entrega de documentos que se realiza de manera peridica al Archivo Central como tampoco ha permitido la generalizacin de conceptos archivsticos ni la debida implementacin de las Tablas e Retencin Documental. Para la presentacin de las Tablas de Retencin documental en la Alcalda Local de Fontibn es necesario conocer detalladamente el manual de funciones de cada una de sus dependencias, a continuacin se presenta esta informacin para acercarse al esquema que maneja la Alcalda como entidad directamente dependiente de la Secretara de Gobierno Distrital.

5.1 FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS DE LA LOCALIDAD DE FONTIBON 5.1.1 Acalde Local Corresponde al Alcalde Local el ejercicio de las atribuciones que le confiere el artculo 86 del Decreto Ley 1421 de 1993 y dems que le asignen la Constitucin, la Ley 1 de 1992, la Resolucin 313 del 17 de marzo de 2006 de la Secretara de Gobierno de Bogot; Por la cual se ajusta el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales para los em pleos de la Planta de Personal de la Secretara de Gobierno de Bogot, D.C. Son atribuciones del Alcalde Local: Cumplir y hacer cumplir la Constitucin, la ley, las dems normas nacionales aplicables, los acuerdos Distritales y locales y las decisiones de las autoridades Distritales. Reglamentar los respectivos acuerdos locales.

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Cumplir las funciones que les fijen y deleguen el Concejo, el Alcalde Mayor, las juntas administradoras locales y otras autoridades Distritales. Coordinar la accin administrativa del Distrito en la localidad. Propender por la tranquilidad y seguridad ciudadanas conforme a las disposiciones vigentes , contribuir a la conservacin del orden pblico en su localidad y con la ayuda de las autoridades nacionales y Distritales, restablecerlo cuando fuere turbado. Vigilar el cumplimiento de las normas vigentes sobre el desarrollo urbano, uso del suelo y reforma urbana. De acuerdo con stas mismas normas expedir o negar los permisos de funcionamiento que soliciten los particulares. Dictar los actos y ejecutar las operaciones necesarias para la proteccin, recuperacin y conservacin del espacio pblico, el patrimonio cultural arquitectnico e histrico, los monumentos de la localidad, los recursos naturales y el ambiente, con sujecin a la ley, a las normas nacionales aplicables y a los acuerdos Distritales y locales. Conceptuar ante el Secretario de Gobierno sobre la expedicin de permisos para la realizacin de juegos, rifas y espectculos pblicos en la localidad. Conocer de los procesos relacionados con violacin de las normas sobre construccin de obras y urbanismo e imponer las sanciones correspondientes. Expedir los permisos de demolicin en los casos de inmuebles que amenazan ruina, previo concepto favorable de la entidad Distrital de planeacin. Vigilar y controlar la prestacin de servicios, la construccin de obras y el ejercicio de funciones pblicas por parte de las autoridades Distritales o de personas particulares. Ejercer de acuerdo con la ley, el control de precios, pesas y medidas y emprender las acciones necesarias para evitar o sancionar el acaparamiento y la especulacin. Expedir los actos, realizar las operaciones y suscribir los dems documentos que fueren necesarios para garantizar la ejecucin de las apropiaciones de los presupuestos de los fondos locales y de los contratos que con base en los mismos se hubieren celebrado. Ordenar el pago de las obligaciones adquiridas por el fondo, encargndose de tramitar ante la Tesorera Distrital las cuentas de cobro a que hubiere lugar para la obtencin de los desembolsos respectivos. Tramitar, celebrar y ejecutar de los convenios nter-administrativos que requieran los Fondos de Desarrollo Local para la ejecucin de su presupuesto, independientemente de su objeto o cuanta. Tramitar, adjudicar, firmar y ejecutar los contratos y convenios necesarios para la recepcin, administracin y entrega de las plazas de mercado e instalaciones deportivas. Tramitar, Expedir y firmar ordenes de trabajo, compra o suministro y servicio de conformidad con la cuanta prevista por el pargrafo del artculo 39 de la Ley 80 de 1993. Tramitar, seleccionar y celebrar contratos cuya cuanta, segn lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios, permita la contratacin directa.

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Tramitar de las licitaciones o concursos pblicos, su adjudicacin y celebracin de los respectivos contratos cuando la cuanta no exceda los dos mil (2000) salarios mnimos legales mensuales. Informar mensualmente a la Secretara de Gobierno los trmites que se adelanten y los contratos que se celebren. Dirigir, coordinar, controlar y asesorar las actividades que de acuerdo con los objetivos del Fondo de Desarrollo Local, deban cumplir los empleados adscritos a l. Coordinar, dirigir y controlar todo lo concerniente al proceso presupuestal y contable del Fondo de Desarrollo Local, presentando a la Junta Administradora Local los proyectos que sta deba adoptar, conforme a las normas vigentes. Controlar la correcta ejecucin del presupuesto asignado al Fondo de Desarrollo Local. Coordinar el buen funcionamiento del Fondo de Desarrollo Local, velando por la seguridad y correcta destinacin de los bienes adquiridos. Autorizar con su firma la correspondencia, informes, actas y dems documentos que se generen en el Fondo de Des arrollo Local, de acuerdo con la reglamentacin interna y las disposiciones vigentes. Propender porque el personal adscrito al Fondo de Desarrollo Local, cumpla cabalmente con sus funciones, reglamentos y disposiciones vigentes . Propender por la implantacin y aplicacin del Manual de Control Interno que regule las actividades del Fondo de Desarrollo Local. Atender oportunamente los informes y requerimientos que respecto del Fondo de Desarrollo Local, solicite la Junta Administradora Local. Informar al Alcalde Mayor de Bogot, D.C., sobre las irregularidades que se presenten en ejercicio de las actividades del Fondo de Desarrollo Local. Informar a la Direccin de Asuntos Disciplinarios de la Secretara de Gobierno sobre las posibles faltas disciplinarias en que inc urran los empleados a su cargo. Expedir y autenticar las certificaciones y copias solicitadas por Fondo de Desarrollo Local. Dirigir, coordinar y supervisar los empleados ubicados en la localidad y el desempeo de estos y propender por el adecuado cumplimiento de las funciones asignados a estos. Participar en los procesos de seleccin, administracin y desarrollo de personal a su cargo, conforme a las disposiciones que regulan la carrera administrativa y la administracin de personal de la Secretara. Responder por la alimentacin y actualizacin del sistema de informacin que adopte la entidad, en el rea de su desempeo. Dirigir la atencin oportuna de las acciones de tutela, cumplimiento, populares y derechos de peticin que sean de su competencia. Propiciar la aplicacin de indicadores de gestin, estndares de desempeo y mecanismos de evaluacin y control de los procesos a cargo de la dependencia. Orientar la elaboracin y actualizacin del manual de procedimientos de la dependencia en concordanc ia con las directrices que se establezcan para tal fin. Propiciar la cultura del autocontrol en la dependencia a su cargo.

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Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.

5.1.2 Despacho del Alcalde Local Coordinar las audiencias, reuniones, eventos dems compromisos oficiales que el Alcalde Local deba atender, as como llevar la agenda correspondiente de conformidad con las instrucciones por l impartidas. Transcribir la correspondencia y documentacin que se origine en el despacho de la Alcalda Local. Comunicar telefnicamente al Alcalde Local con las personas que sean requeridas por ste y recibir, registrar y comunicar las llamadas y mensajes que se hagan a su despacho. Tomar los dictados que el Alcalde Local requiera y preparar la correspondencia de acuerdo con las instrucciones que reciba sobre el particular. Radicar y distribuir la correspondencia preparada y recibida en el despacho del Alcalde Local de conformidad con el sistema o procedimientos establecidos sobre el particular. Tramitar para la firma del Alcalde Local de la dependencia, la correspondencia y dems documentos recibidos en el despacho. Organizar y administrar el archivo oficial del despacho del Alcalde Local, de acuerdo con las normas, manuales, mtodos y procedimientos establecidos sobre el particular. Atender e informar al pblico sobre los asuntos y trmites propios de despacho del Alcalde Local, de conformidad con las instrucciones y recomendaciones que reciba sobre el particular. Llevar el control peridico sobre consumo de elementos de oficina, con el fin de determinar las necesidades reales de los mismos y preparar y solicitar oportunamente los requerimientos correspondientes. Informar al Alcalde Local, oportunamente, sobre inconsistencias e irregularidades observadas en relacin con los asuntos, elementos o documentacin encomendada o que se tramite en la dependencia. Propender por la buena organizacin, orden y presentacin del despacho de la Alcalda Local y la atencin oportuna de los servicios administrativos internos que ste requiera. Manejar los programas de informtica instalados en la dependencia. Llevar a cabo el control interno sobre las funciones propias del cargo. Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.

5.1.3 Junta Administradora local La Constitucin Nacional y El Decreto 1421 asignan funciones a los Ediles como representantes de los diferentes sectores de la Localidad ante las autoridades

39

gubernamentales. El Artculo 69 del Estatuto del Distrito Capital establece las funciones de los miembros de las JAL: ARTICULO. 69.- Atribuciones de las juntas. De conformidad con la Constitucin, la ley, los acuerdos del concejo y los decretos del alcalde mayor, corresponde a las juntas administradoras: Adoptar el plan de desarrollo local en concordancia con el plan general de desarrollo econmico y social y de obras pblicas y el plan general de ordenamiento fsico del distrito, previa audiencia de las organizaciones sociales, cvicas y populares de la localidad. Vigilar y controlar, la prestacin de los servicios distritales en su localidad y las inversiones que en ella se realicen con recursos pblicos. Presentar proyectos de inversin ante las autoridades nacionales y distritales encargadas de la elaboracin de los respectivos planes de inversin. Aprobar el presupuesto anual del respectivo fondo de desarrollo, previo concepto favorable del consejo distrital de poltica econmica y fiscal, y de conformidad con los programas y proyectos del plan de desarrollo local. En ningn caso el valor de cada una de las apropiaciones podr ser inferior al monto de cien (100) salarios mnimos mensuales legales. No podrn hacer apropiaciones para la iniciacin de nuevas obras mientras no estn terminadas las que se hubieren iniciado en la respectiva localidad para el mismo servicio. Cumplir las funciones que en materia de servicios pblicos, construccin de obras y ejercicio de atribuciones administrativas les asignen la ley y les deleguen las autoridades nacionales y distritales. Preservar y hacer respetar el espacio pblico. En virtud de esta atribucin podrn reglamentar su uso para la realizacin de actos culturales, deportivos, recrea-cionales o de mercados temporales y ordenar el cobro de derechos por tal concepto, que el respectivo fondo de desarrollo destinar al mejoramiento del espacio pblico de la localidad, de acuerdo con los parmetros que fije el concejo distrital. Promover la participacin y veedura ciudadana y com unitaria en manejo y control de los asuntos pblicos. Presentar al concejo distrital proyectos de acuerdo relacionados con la localidad que no sean de la iniciativa privativa del alcalde mayor. Vigilar la ejecucin de los contratos en la localidad y formular ante las autoridades competentes las recomendaciones que estimen convenientes para el mejor desarrollo de esos contratos. En ejercicio de esta funcin los ediles podrn solicitar y obtener los informes y dems documentos que requieran. Promover las campaas necesarias para la proteccin y recuperacin de los recursos naturales y del medio ambiente en la localidad. Solicitar informes a las autoridades distritales, quienes deben expedirlos dentro de los diez (10) das siguientes. Su omisin injustificada constituye causal de mala conducta. Participar en la elaboracin del plan general de desarrollo econmico, social y de obras pblicas.

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Ejercer la veedura que proceda sobre los elementos, maquinaria y dems bienes que la administracin distrital destine a la localidad. Ejercer las dems funciones que les asignen la Constitucin, la ley, los acuerdos distritales y los decretos del alcalde mayor.

5.1.4 Grupo de Gestin Jurdica Estudiar, tramitar y sustanciar los procesos relacionados con violacin de las normas sobre construccin de obras y urbanismo de competencia del Alcalde Local. Proyectar los actos administrativos relacionados con la violacin de las normas vigentes sobre desarrollo urbano y reforma urbana cuya competencia es del Alcalde Local para su aprobacin y refrendacin. Asesorar al Alcalde Local en los asuntos relacionados con la violacin de las normas vigentes sobre desarrollo urbano y reforma urbana, construccin de obras y urbanismo. Contestar y elaborar la correspondencia de acuerdo a lo sealado por el Alcalde Local. Realizar las visitas y/o diligencias que le sean encomendadas por el superior inmediato relacionadas con la violacin de las normas relacionadas con el desarrollo urbano y reforma urbana. Atender al pblico personal y telefnicamente suministrando informacin y orientacin requerida. Responder por los trabajos asignados y preparar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad que le sean requeridas. Desarrollar mtodos y polticas sobre prevencin al cumplimiento de las normas vigentes sobre desarrollo urbano, uso del suelo, reforma urbana y violacin de las normas sobre construccin de obras y urbanismo. Responder por el trmite, manejo y seguridad de los asuntos y actuaciones administrativas que le sean asignadas y verificar que renan los requisitos y formalidades exigidos por la ley. Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.

5.1.5 Inspeccin de Polica

Coordinar y responder la correspondencia recibida y enviada a la Secretara General de Inspecciones de Polica y dems trmites que para tal fin establezca el Alcalde Local a travs del grupo de eficiencia institucional. Brindar la informacin que requieran los particulares y orientarlos sobre los asuntos tramitados en la Secretara General.

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Practicar el reparto de los asuntos propios de las Inspecciones con la periodicidad requerida, en la misma proporcin para cada una de las inspecciones de la localidad salvo en aquellas en que se encuentre vacante el empleo de Inspector de Polica. Expedir y verificar las rdenes de polica tendientes a eliminar y prevenir la existencia de hechos perturbatorios de la salubridad, seguridad, tranquilidad y moralidad publicas, de conformidad con las normas que regulan la materia. Conocer de los asuntos que por ley sean de su competencia. Actuar cono conciliador en la solucin de conflictos relacionados con querellas. Dirigir, coordinar y participar en el trabajo del equipo interdisciplinario a su cargo, as como con los Inspectores de Polica, conforme a las polticas que para tal fin establezca el Alcalde Local a travs del Coordinador del grupo de Convivencia y Seguridad Ciudadana. Realizar reuniones peridicas con el personal a cargo para efectos de analizar las actividades desarrolladas por la Secretara General y realizar la respectiva retroalimentacin. Presidir audiencias de conciliacin y no conciliacin sobre los asuntos de su competencia, conforme a los mecanismos establecidos para tal fin. Elaborar los informes requeridos y referentes a las labores de la dependencia y cargo. Promover la realizacin de campaas cvicas al servicio de la comunidad. Promover actividades orientadas al buen uso de la Secretara General por parte del ciudadano. Coordinar con los Inspectores de Polica, las acciones de acercamiento a la comunidad de acuerdo con sus competencias. Dirigir, supervisar y evaluar el desempeo y cumplimiento de las funciones asignadas al personal asignado a la Secretara General. Tramitar y proyectar la respuesta a los derechos de peticin y dems requerimientos sobre asuntos que deba conocer la Secretara General. Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.

5.1.6

Grupo de Gestin Administrativa y Financiera

Efectuar las tareas que conduzcan al apoyo del superior inmediato en el impulso y consolidacin de mecanismos que aseguren el control social sobre la gestin local. Apoyar al superior inmediato en el impulso de las estrategias de participacin, ejecucin y seguimiento de las polticas, planes, programas y proyectos de la administracin local.

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Organizar y actualizar el Banco de Programas y Proyectos Local. Realizar las tareas conducentes a garantizar el desarrollo de los trmites necesarios para la debida formulacin, evaluacin, aval tcnico, registro y ejecucin de los proyectos de inversin de cada localidad. Atender y orientar a los ciudadanos sobre los asuntos de planeacin, participacin y desarrollo local. Crear y actualizar permanentemente una base de datos que contenga informacin sobre las organizaciones sociales, polticas, econmicas y culturales que trabajan en la localidad, as como de las instituciones y de los lderes locales. Notificar los actos administrativos elaborados en la dependencia. Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo. Apoyar al Alcalde Local en la tramitacin, expedicin y firma de las rdenes de trabajo, compra o suministro y servicio de conformidad con la cuanta prevista en la Ley 80 de 1993. Elaborar y suministrar los modelos de rdenes respectivos de trabajo, compra o suministros y servicio. Apoyar al Alcalde Local en la tramitacin de las licitaciones o concursos pblicos, su adjudicacin y celebracin de los respectivos contratos en las cuantas que, mediante delegacin, fije el Alcalde Mayor. Elaborar los respectivos pliegos de condiciones para licitaciones y trminos de referencia para concursos de mritos, de conformidad con las disposiciones que reglamenta la materia. Resolver consultan, prestar asistencia y emitir conceptos en los asuntos de su competencia. Elaborar o conceptuar sobre la juridicidad de los proyectos del acto administrativo sometidos a su consideracin, que la Alcalda Local y el Fondo de Desarrollo deban expedir. Revisar los documentos relacionados con trmites administrativos en lo referente a aspectos legales a fin de garantizar su validez jurdica. Revisar y conceptuar sobre el proceso de tramitacin, adjudicacin, celebracin, ejecucin y liquidacin de los contratos que le corresponda celebrar a la Alcalda Local, conforme a las facultades conferidas por la Ley 80 de 1993 y dems normas legales sobre la materia. Atender e informar a los diferentes contratistas del Fondo e Desarrollo Local, para lograr un mayor perfeccionamiento en la ejecucin de los contratos celebrados. Establecer y aprobar el monto y cubrimiento de riesgos de las plizas nicas exigidas en la Ley 80 de 1993, para garantizar la celebracin de los contratos y aquellas requeridas para asegurar el manejo de bienes y valores del Fondo de Desarrollo Local. Llevar un registro permanente y actualizado de los contratos suscritos por el Fondo de Desarrollo Local, detallando el nombre del contratista, objeto, valor, plizas, fecha de iniciacin y probable terminacin del contrato, cantidad de pagos anticipos y montos de ajustes. Elaborar con base en la pre-acta tcnica realizada por el interventor, la revisin jurdica de las actas.

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Rendir los informes pertinentes de control de gestin que le soliciten las entidades de control. Atender las solicitudes del Fondo de Desarrollo Local en materia jurdica por parte de la Secretara de Gobierno, la Secretara de Hacienda y los dems organismos de vigilancia y de control. Llevar el control interno sobre las funciones propias de su cargo. Notificar los actos administrativos elaborados en la dependencia. Las dems que le sean asignadas o delegadas y que correspondan a la naturaleza del cargo.

6. INSTRUCTIVO DE APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

6.1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Definicin e importancia Las Tablas de Retencin documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La Alcalda Local de Fontibn se ver beneficiada con la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental, ya que estas: Facilitan el manejo de la informacin. Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados. Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista del trabajo archivstico las Tablas de Retencin Documental son fundamentales porque: Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

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Ayudan a controlar la produccin y trmite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin.

6.2 Componentes de la Tabla de Retencin Documental

Oficina Productora: En este espacio aparece el nombre de la dependencia seguido de su correspondiente cdigo. Hoja ___ De ___: Hace referencia al nmero individual y total de hojas utilizadas para la presentacin de la Tabla de Retencin Documental de cada dependencia de la Alcalda Local de Fontibn. Ej: Hoja 1 De 2 Hoja 2 De 2

Cdigo: Est conformado por el cdigo de la dependencia identificado en la casilla que aparece con la letra D; a continuacin el Cdigo de la Serie identificada en la casilla que aperece con la letra S; y el cdigo de la Subserie identificado en la casilla que aparece con las letras SB. Ej: D GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA una Dependencia de la

Corresponde al Cdigo asignado a 120920 Alcalda Local de Fontibn. S 019 SB 02 Orden de prestacion de servicios Contrato

Corresponde al Cdigo asignado a una Serie documental.

Corresponde al Cdigo asignado a una SubSerie documental.

Cmo se debe leer en la Tabla de Retencin Documental: 120920-019-02 Informe de Gestin, de la Contratacin de una Orden de Prestacin de Servicios que por funcin es responsabilidad del Grupo de Gestin Administrativa y Financiera.

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Series Documentales: En esta columna aparece el nombre de las series documentales, escritas en mayscula sostenida. Posteriormente, cuando se da el caso, aparecen los nombres de las Subseries documentales, identificadas en Mayscula Inicial y negrilla. Cuando sea el caso aparecen los tipos documentales que integran la serie o subserie documental respectivamente, estos se hallan identificados con un (*) en escritura normal.

Ej: PROGRAMAS = Serie Documental Programas de Bienestar Social = Subserie Documental *Diagnstico de Necesidades *Planillas de Inscripcin =Tipos Documentales *Informes de actividades

Retencin en Aos: Es el tiempo que se debe mantener las series o subseries documentales en el archivo de gestin, una vez cumplida su vigencia, luego hacer su respectiva entrega al archivo central, de acuerdo con la TRD. Retencin en Aos AG AC 4 15

Cmo se debe leer en la Tabla de Retencin Documental esta informacin: Conserve en el archivo de gestin cuatro aos despus de cumplida su vigencia y transfierase al archivo central, donde se debe conservar por quince aos ms. Tradicin Documental: En esta casilla se consigna si las Series, Subseries y Tipos Documentales que se conservan en la oficina productora, durante todo el proceso de la gestin documental, son originales o copias.

Ej:
SERIES DOCUMENTALES Informes de gestin TRADICION DOCUMENTAL O C X

Para el ejemplo anterior las dependencias productoras de documentos conservarn copia de los informes de gestin. Disposicin Final: En esta casilla se consigna el destino final que va a recibir la serie o subserie documental, una vez cumplido su tiempo de retencin en el Archivo de Gestin y/o Central.

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Las siguientes son las alternativas que se pueden establecer para la Disposicin final: CT: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie Documental se conserva permanentemente, por considerarse de valor histrico. E: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie Documental se puede eliminar totalmente una vez cumplido su tiempo de retencin en el Archivo de Gestin o en el Archivo Central, segn el caso. S: Cuando se marca esta casilla de debe interpretar que la Serie o Subserie Documental debe ser sometida a una seleccin, para lo cual se aplica el mtodo de muestreo contemplado para conservar parte de la informacin. CT y M: Cuando se marcan estas dos opciones se debe interpretar que la Serie o Subserie Documental se conserva totalmente por ser considerada de valor histrico y se sugiere efectuar Microfilmacin, con el objeto de preservar el documento en soporte papel, el cual de todas formas no debe ser eliminado. S y M: Cuando se marcan estas dos opciones se interpreta que debe dejarse una muestra de la Serie o Subserie Documental y la documentacin resultante de este proceso se debe Microfilmar.

Ej: DISPOSICIN FINAL CT E M S X X

El ejemplo ilustra el caso en que la serie documental debe ser conservada totalmente y se sugiere la microfilmacin, para garantizar la preservacin del documento en soporte papel. Ej:
SERIES DOCUMENTALES DISPOSICION FINAL CT E M S X PROCEDIMIENTO

Procedimiento: En esta columna se establece el proceso que se debe aplicar a aquellas Series o Subseries Documentales que segn su disposicin final deben ser seleccionadas o eliminadas.

Contrato UEL Salud

Documentos indispensables de gestin

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En el ejemplo anterior, la serie Contrato UEL Salud, debe ser Conservada Totalmente; su retencin en los archivos de gestin y central, por tratarse de documentacin necesaria para la gestin.

6.3 ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN

6.3.1Aplicacin de la Tabla de Retencin Documental

La organizacin de los archivos de gestin debe partir de la Tabla de Retencin de Documentos al interior de la Alcalda Local de Fontibn, la cual debe estar aprobada por parte del Comit de Archivo y adoptada mediante acto administrativo. Igualmente cabe resaltar que la Tabla de Retencin Documental debe ser sometida a evaluacin y actualizacin como mnimo una vez al ao, labor que estar bajo la responsabilidad del Grupo de Archivo de la Alcaldia Local de Fontibn, previendo la aplicacin de los lineamientos que en tal sentido imparta el Archivo General de la Nacin o el ente rector de la poltica Archivistca a Nivel Distrital.

7. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Se elaborar segn las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retencin Doc umental que surjan del seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos, debern ser evaluadas por el jefe de Archivo y presentadas al Comit de Archivo de la Alcalda para su estudio y aprobacin. Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisin y actualizacin peridica, por lo que de no solicitarse modificaciones a la misma en un periodo

48

mnimo de dos aos se recomienda estudiar y evaluar si efectivamente no han surgido cambios en la produccin documental. 7.1 ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL Se presentan los cuadros de Tablas de Retencin Documental, para cada una de las Unidades Administrativas descritas en la estructura organizacional vigente; teniendo en cuenta el anlisis e interpretacin realizada en las etapas anteriores.

A continuacin se presenta el Listado de series y subseries de las alcaldas locales por dependencias, como parte de este instructivo el cual sirve como gua para estandarizar el proceso de incersin documental en las Tablas de Retencin Documental.

Cuadro 2. Listado de series y subseries de las alcaldas locales por orden alfabetico

CODIGOS

SGB PARA SERIE Y ALCALDIAS SUBSERIE LOCALES 1209 00100 ACCION DE CUMPLIMIENTO 1209 1209 1209 1209 00200 00300 00400 00401 ACCION DE TUTELA ACCION POPULAR

DENOMINACION SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

Comit Local de Discapacitados Comit de Inventarios

49

1209 1209

00402 00403

1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209

00404 00405 00406 00407 00408 00409 00410 00500 CIRCULARES LOCALES ACTAS

Comit Local Emergencias Comit Local Participacin Comunitaria Comit Local Poltica Social Consejo Local Gobierno Consejo Local Juventudes Consejo Local Seguridad De Diligencia De Reparto

de de

de de de de

1209

00600

1209 1209 1209 1209 1209

00601 00602 00603 00604 00605

1209 1209 1209 1209

00606 COMPROBANTES DE DIARIO 00607 00608 00609

Por Ajustes y/o Reclasificaciones Contables Por Amortizaciones Por Cuentas Por Cobrar Por Cuentas Por Pagar Por Depreciaciones Por Disponibilidades Expedidas Por Egresos Por Ingresos Por Movimientos de Almacn Por Registros Presupuestales Constituidos

50

1209 1209 1209 1209 1209 1209

00610 00700 00800 00900 01000 01001 CONTRATOS CONCEPTOS DE VIABILIDAD CONCILIACIONES CONTABLES CONSEJOS LOCALES PLANEACION DE Con Formalidades Plenas Sin Formalidades Plenas (Ordenes de Servicio, Ordenes de Compra, Ordenes de Suministro)

1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209

01002 01100 01101 01102 01103 01200 01300 01400 04500 01501 01502 01600 01700 01800 01900 ELABORACION DE PRESUPUESTO ENCUENTROS CIUDADANOS TEMTICOS ENTRADAS DE ALMACEN Planes Mejoramiento de CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS DECRETOS LOCALES DERECHOS DE PETICIN DESPACHOS COMISORIOS Inspeccin de Polica Secretara General de Polica CONTROL Operativos Mascotas de Raza Peligrosa Perifoneo

51

1209

01901

1209

01902 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

1209

01903

1209 1209 1209 1209

01904 01905 02000 02001 INFORMES ENTIDADES A

Rendicin de Cuenta Anual a la Contralora Rendicin de Cuenta Mensual a la Contralora Rendicin de Cuenta Semestral a la Contralora Trimestral a Personera

Extraordinarios Mensual a Contabilidad Distrital OTRAS Mensual de Ejecucin Presupuestal Programa Anual de Caja Mensualizado

1209

02002

1209

02003

1209 1209

02004 02100 Actividades Dependencias Alcalda Local Coordinacin Programacin Trimestral Control Interno

1209 1209 1209 1209 1209 1209

02101 02102 02103 02200 02201 02202 INFORMES DE GESTION

y a

Antitrfico Influencias Auxiliar

de

1209

02203 LIBROS

Control Constancia por Perdida de Documentos Control de Atencin Ciudadana en Secretaria General e Inspecciones de

52

Polica 1209 1209 02204 02205 Control Peticiones Control Publicaciones Avisos Diario de de y

1209 1209

02206 02207

1209 1209 1209

02208 02209 02210

Entrega Despachos Comisorios Mayor y Balances Presupuesto Programacin Fechas de Despachos Comisorios Radicador de Correspondencia Radicador de Resoluciones Coordinacin Jurdica Radicador Despachos Comisorios Inspeccin de Polica Radicador Despachos Comisorios Secretaria General Radicador Querellas Contravencionales Radicador Querellas Convivencia y Vecindad Radicador Querellas Policivas Radicador Querellas por Amenaza de Ruina

1209 1209

02211 02212 LIBROS

1209

02213

1209

02214

1209

02215

1209

02216

1209

02217

1209

02218

53

1209

02219

1209

02220

1209

02221 LIBROS

1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209

02222 02223 02224 02300 02400 02500 02600 02700 02701 02702 02800 02801 02802 02900 03000 03100 03200 PLAN DE ACCION ANUAL UMC PLAN DE DESARROLLO LOCAL PROYECTOS LOCALES LISTADO MENSUAL ORDENES DE PAGO MEDIACIONES CONCILIACIONES ORDENES DE PAGO ORDENES DE POLICIA DE Y

Radicador Querellas por Establecimientos de Comercio Radicador Querellas por Rgimen Urbanstico Radicador Querellas por Restitucin de Espacio Pblico Registro de Proyectos Locales Registro Usuarios UMC

Honorarios Ediles Servicios Pblicos

PAGOS NO CONTRACTUALES

PERSONERIAS JURIDICAS

Asociaciones Vecinos Propiedad Horizontal

de

Atencin Inmediata

54

1209 1209

03201 03202 QUEJAS

Trabajo Comunitario

1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209 1209

03300 03301 03302 03303 03304 03305 03306 03307 03400 03500 RESOLUCIONES ALCALDE LOCAL SALIDAS DE ALMACEN QUERELLAS

Amenaza de Ruina Contravencionales Convivencia y Vecindad Establecimientos de Comercio Policivas Rgimen Urbanstico Restitucin de Espacio Pblico

Fuente Lus Argemiro Malambo Martnez Asesor Acadmico ESAP

Cada Seccin Documental se estructura en Series y Subseries documentales, de acuerdo con el orden lgico como se producen y deben conservarse8

El Reglamento General de Archivos define la Serie Documental as: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneo, emanados de un mismo rgano o sujeto productor.

55

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : CDIGOS OFICINA Serie Subserie Alcalda Local de Fontibn

DESPACHO ALCALDE
SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIN
ARCHIVO GESTIN

DISPOSICIN FINAL CT E S M D

PROCEDIMIENTO

ARCHIVO CENTRAL

120910 120910 120910 120910 120910 120910

001 002 003 004 004 004 01 03

ACCION DE CUMPLIMIENTO ACCION DE TUTELA ACCION POPULAR ACTAS Comit Local de Discapacitados Comit Local de Emergencias Comit Local de Participacin Comunitaria Comit Local de Poltica Social Consejo Local de Gobierno Consejo Local de Juventudes Consejo Local de Seguridad CIRCULARES LOCALES

4A 4A 4A 4A 4A 4A

15A 15A 15A 15A 15A 15A

X X X X X X

X X X

Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Ley 393/1997 Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Decreto Ley 2591/1991 Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolucin 472/98

X X

Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Acuerdo 22/1999 Art. 5. del Consejo Distrital Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Resolucin 402/2001 Numeral 6 de la Secretara de Gobierno Distrital Esta subserie documental se rigebajo el Decreto 1421/1993 Estatuto Orgnico de Bogot. Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Decreto 679/2001

120910 120910 120910 120910

004 004 004 004

04 05 06 07

4A 4A 4A 4A

15A 15A 15A 15A

X X X X

X X X X

Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Decreto 98/2002 Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Decreto 858/2001

120910

004

08

4A

15A

Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital y el Dfecreto Distrital 665/2000 Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital

120910

005

4A

15A

56

13 10

005

CONCEPTOS DE VIABILIDAD

4A

15A

120910

013

DECRETOS LOCALES

4A

Permanente

Estos documentos solo se conservan en Copia puesto que su respectivo Original es enviado a una Entidad Competente. La consulta se har en los Archivos de la Alcalda Local por un tiempo de 6 aos, luego de los cuales se podr consultar su destino y caractersticas generales a travs de los libros radicadores de correspondencia respectivos. Los decretos locales son considerados documentos histricos desde su creacin, razn por la cual su conserv acin es permanente. Esta serie documental se rige bajo la siguiente norma: Decreto 1421/1993 Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolucines 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital y 1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot. Estos Informes hacen referencia a aquellos requerimientos explcitos que solicitan Otras Entidades Competentes, diferentes de aquellos informes que se llevan a cabo de forma regular y estn tipificados en las TRD de la Entidad como informes a organismos de control o informes de gestin Estos Libros son el resultado y reflejo de los trmites de correspondencia de conformidad con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y Resolucin 402/2001

120910

020

INFORMES A OTRAS ENTIDADES

01

4A

15A

120910

020

Extraordinarios

4A

15A

120910

022

LIBROS

120910 120910

022 034

01

Antitrfico de Influencias RESOLUCIONES ALCALDE LOCAL

4A 4A

15A
Permanente

X X

X X

Este libro fue adoptado por la Secretara de Gobierno como un complemento de prevencin a la luz del Estatuto Anticorrupcin Las resoluciones locales son considerados documentos histricos desde su creacin, razn por la cual su conservacin es permanente. Esta serie documental se rige bajo la siguiente norma:

CONVENCIONES CT = Conservacin Total E = Eliminacin S = Seleccin C = Copia M = Microfilmacin D = Digitalizacin O = Original Firma Responsable:__________________________________________________________ Fecha:____________________________________________________________________

57

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : CDIGOS Alcalda Local de Fontibn

ALMACEN
SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIN O C DISPOSICIN FINAL PROCEDIMIENTO

OFICINA

Serie Subserie

ARCHIVO GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

CT

120921 004

ACTAS

4A

15 A

120921 004

02

Comit de Inventarios ENTRADAS DE ALMACEN SALIDAS DE ALMACEN

M= Microfilmacin D = Digitalizacin O = Original

4A

15A

Esta subserie documental se rige por las siguientes normas: Ley 603

120921 018

4A

15 A

Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolucin 001/2002 de la Secretara de Hacienda Distrital y la resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot. Esta serie documental se rige por las siguientes normas:Resolucin 001/2002 de la Secretara de Hacienda Distrital y la resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot.

120921 035

4A

15A

CONVENCIONES CT = Conservacin Total E = Eliminacin S = Seleccin C = Copia

Firma Responsable:__________________________________________________________ Fecha:____________________________________________________________________

58

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : CDIGOS OFICINA Serie Subserie Alcalda Local de Fontibn

CONTABILIDAD
SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIN
ARCHIVO GESTIN

DISPOSICIN FINAL CT E S M D

PROCEDIMIENTO

ARCHIVO CENTRAL

120923

006

COMPROBANTES DE DIARIO

4A

15A

Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital, Resolucines 1354/1998, 989 y 290/1995 de la Secretara de Hacienda Distrital, y la Resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot.

120923

006

01

Por Ajustes y/o Reclasificaciones Contables Por Amortizaciones Por Cuentas Por Cobrar Por Cuentas Por Pagar Por Depreciaciones Por Disponibilidades Expedidas Por Egresos Por Ingresos Por Movimientos de Almacen Por Registros Presupuestales Constituidos

4A

15A

120923 120923 120923 120923 120923 120923 120923 120923

006 006 006 006 006 006 006 006

02 03 04 05 06 07 08 09

4A 4A 4A 4A 4A 4A 4A 4A

15A 15A 15A 15A 15A 15A 15A 15A

X X X X X X X X

X X X X X X X X

120923

006

10

4A

15A

59

120923

008

CONCILIACIONES CONTABLES

4A

15A

Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital, Resolucines 1354/1998, 989 y 290/1995 de la Secretara de Hacienda Distrital, y la Resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot. Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital y la Resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot.

120923

020

INFORMES A OTRAS ENTIDADES

02

4A

15A

120923 120923 120923

020 022 022

Mensual a Contabilidad Distrital LIBROS Auxiliar

4A

15A

02

4A

15A

Esta subserie documental se rige bajo las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital, Resolucin 1354/1998, 989/1995 y 290/1995 de la Secretara de Hacienda Distrital y la Resolucin 1024/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot.

120923 120923

022 022

07 09

Diario Mayor y Balances

M = Microfilmacin D = Digitalizacin O = Original

4A 4A

15A 15A

X X

X X

CONVENCIONES CT = Conservacin Total E = Eliminacin S = Seleccin C = Copia Firma Responsable:__________________________________________________________ Fecha:____________________________________________________________________

60

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : CDIGOS OFICINA Serie Subserie Alcalda Local de Fontibn

PLANEACION
SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIN
ARCHIVO GESTIN

DISPOSICIN FINAL CT E S M D

PROCEDIMIENTO

ARCHIVO CENTRAL

120924

009

CONSEJOS LOCALES DE PLANEACION ENCUENTROS CIUDADANOS TEMTICOS

23

4A

15A

Esta serie se rige por las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital y el Acuerdo 13/2000 Esta serie se rige por las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital y el Acuerdo 13/2000

120924

017

4A

15A

120924 120924 120924

022 022 029

LIBROS Registro de Proyectos Locales PLAN DE DESARROLLO LOCAL

4A 4A

15A 15A

X X

X X
Esta serie se rige bajo las sigientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital y la Resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot, los Decreto Distritales 425 y 739/1998y los Acuerdos Distritales 185/2001, 13/2000 y 06/1992

120924

031

PROYECTOS LOCALES
CONVENCIONES M = Microfilmacin D = Digitalizacin O = Original

4A

15A

CT = Conservacin Total E = Eliminacin S = Seleccin C = Copia

Firma Responsable:__________________________________________________________ Fecha:____________________________________________________________________

61

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : CDIGOS OFICINA Serie Subserie Alcalda Local de Fontibn

ASESORA JURIDICA - GGAF

SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIN
ARCHIVO GESTIN

DISPOSICIN FINAL CT E S M D

PROCEDIMIENTO

ARCHIVO CENTRAL

120922

010

CONTRATOS

4A

15A

Esta serie documental se rige bajo las siguientes normas: Resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot, Ley 80/1993 y Decretos reglamentarios, Decreto Distrital 854/1993 y Resolucin 402/2001 de la secretara de Gobierno Distrital. Una vez hecha el Acta de Liquidacin la Asesora Jurdica del FDL tiene un mes en Archivo de Gestin para disponerlos en Archivo Intermedio por una duracin mxima de 4 aos para transferencia, luego la enva al Archivo central en donde deber conservarlos 15 aos.

120922

010

01

Con Formalidades Plenas

4A

15A

120922

010

02

SinFormalidades Plenas (Ordenes de Servicio, Ordenes de Compra, Ordenes de Suministro) CONVENIOS INTERADMINISTRATIVO S

4A

15A

Una vez hecha el Acta de Recibo la Asesora Jurdica del FDL tiene un mes en Archivo de Gestin para disponerlos en Archivo Intermedio por una duracin mxima de 4 aos para transferencia, luego la enva al Archivo central en donde deber conservarlos 15 aos.

120922

012

4A

15A

CONVENCIONES CT = Conservacin Total E = Eliminacin S = Seleccin C = Copia M = Microfilmacin D = Digitalizacin O = Original Firma Responsable:__________________________________________________________ Fecha:____________________________________________________________________

62

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : CDIGOS OFICINA Serie Subserie Alcalda Local de Fontibn

Presupuesto
SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIN
ARCHIVO GESTIN

DISPOSICIN FINAL CT E S M D

PROCEDIMIENTO

ARCHIVO CENTRAL

120925

016

ELABORACION DE PRESUPUESTO

4A

15A

Esta serie documental se rige bajo las sigientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital y la Resolucin 1024/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot, Decretos Distritales 1139/2000, 620/1998 y 714/196, Decretos 1228/1997, 1179/19 Esta serie documental se rige por las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital y la Resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot. En el archivo central se guardarnn todos los tipos documentales aqu descritos y a las entidades competentes se les enviaran copias o facsimiles de los mismos con excepcin de las solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal a menos que es Esta Serie Documental se rige por las siguientes normas: Decretos 1228/1997 y 1179/1997, Decretos Distritales 1139/2000, 620/1998 y 714/1996 y Decreto Nacional 1421/1993, Acuerdos 20/1996 y 24/1995 y la Resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot.

120925

020

INFORMES A OTRAS ENTIDADES

03

4A

15A

120925

020

Mensual de Ejecucin Presupuestal

4A

15A

120925

020

04

Programa Anual de Caja Mensualizado

4A

15A

120925 120925 120925

022 022 023 10

LIBROS Presupuesto LISTADO MENSUAL DE ORDENES DE PAGO ORDENES DE PAGO

4A 4A 15A 15A X X X X

120925

025

4A

15A

Esta serie documental se rige bajo las sigientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital y la Resolucin 1024/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot, Decretos Distritales 1139/2000, 620/1998 y 714/196, Decretos 1228/1997, 1179/19

120925

027

PAGOS NO CONTRACTUALES

4A

15A

63

120925

027

01

Honorarios Ediles Servicios Pblicos

4A

15A

Esta subseries documental se rige por las siguientes normas: Ley 617/2000 Art. 59 y Decreto 1421/1993 Art. 72 Estatuto Orgnico de Bogot. Se enviaran al archivo central anualmente discriminando por cada servicio pblico, ejm., todo lo de acueducto compilado mes a mes en una sola unidad documental, todo lo de energa elctrica de igual manera, etc,.

120925

027

02

4A

15A

CONVENCIONES CT = Conservacin Total E = Eliminacin S = Seleccin C = Copia M = Microfilmacin D = Digitalizacin O = Original Firma Responsable:__________________________________________________________ Fecha:____________________________________________________________________

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : CDIGO S OFICINA Serie Subserie Alcalda Local de Fontibn

Oficina de Atencin e Informacin Ciudadana

SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCI N
ARCHIVO GESTIN

O
ARCHIVO CEN TRAL

DISPOSICIN FINAL CT E S M D

PROCEDIMIENTO

120926

011

CONTROL

64

120926

011

02

Mascotas de Raza Peligrosa DERECHOS DE PETICIN

4A

15A

Esta subserie documental se rige bajo las sguientes normas: Resolucin 1644/2000 de la Secretara de Gobierno Distrital, 1020/1994 de la Alcada Mayor de Bogot, Acuerdo Distrital 36/1999 y la Ley 746/2002 Art. 108 - I Las Peticiones pueden ser en Original o Copia por cuanto pueden llegar por Fax o de Otras Entidades en alguna de estas dos condiciones. En caso que la Peticin tenga relacin directa con alguna Unidad Documental de cualquier Serie Documental, se enviarn Estos Libros son el resultado y reflejo de los trmites de correspondencia de conformidad con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y Resolucin 402/2001

120926

014

4A

15A

120926

022

LIBROS

120926

022

05

Control de Peticiones

4A

15A

Estos Libros son el resultado y reflejo de los trmites de correspondencia de conformidad con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y Resolucin 402/2001

120926

022

06

Control de Publicaciones y Avisos Radicador de Correspondencia

4A

15A

El tiempo de retencin en Archivo de Gestin se considera que debe ser igual al periodo de gobierno del Alcalde Local

120926

022

12

4A

15A

Estos Libros son el resultado y reflejo de los trmites de correspondencia de conformidad con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y Resolucin 402/2001

CONVENCIONES CT = Conservacin Total E = Eliminacin S = Seleccin C = Copia M = Microfilmacin D = Digitalizacin O = Original Firma Responsable:__________________________________________________________ Fecha:____________________________________________________________________

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : CDIGOS

Alcalda Local de Fontibn

Grupo de Gestin Administrativa y Financiero

SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIN O C DISPOSICIN FINAL PROCEDIMIENTO

65

OFICINA

Serie

Subserie

ARCHIVO GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

CT

120920

019

INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL

01

4A

15A

Esta serie se rige bajo las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital y Resolucin 1020/1994 de la Alcalda Mayor de Bogot.

120920

019

Planes de Mejoramiento

4A

15A

Esta subserie es complementario de los informes a la Contralora cuando este encuentra observaciones y requiere hacer seguimiento a dichas observaciones

120920

019

02

Rendicion de Cuenta Anual a la Contraloria

4A

15A

Se conserva en Archivo de Gestin a partir del ltimo documento archivado y se entregar el 15 de febrero del ao siguiente.Estos Informes se producen en un original y un facsimil. Este ltimo que tambien tiene carcter original es el que se envia a la Entidad de Control

120920

019

03

Rendicion de Cuenta Mensual a la Contraloria

4A

15A

Se conserva en Archivo de Gestin a partir del ltimo documento archivado y se entregar el 15 de febrero del ao siguiente.Estos Informes se producen en un original y un facsimil. Este ltimo que tambien tiene carcter original es el que se envia a la Entidad de Control

120920

019

04

Rendicion de Cuenta Semestral a la Contraloria Trimestral a Personera

4A

15A

Se conserva en Archivo de Gestin a partir del ltimo documento archivado y se entregar el 15 de febrero del ao siguiente.Estos Informes se producen en un original y un facsimil. Este ltimo que tambien tiene carcter original es el que se envia a la Entidad de Control

120920

019

05

4A

15A

Se conserva en Archivo de Gestin a partir del ltimo documento archivado y se entregar el 15 de febrero del ao siguiente.Estos Informes se producen en un original y un facsimil. Este ltimo que tambien tiene carcter original es el que se envia a la Entidad de Control

120920

021

INFORMES DE GESTION
01

4A

15A

120920

021

Actividades Dependencias Alcalda Local

4A

15A

Esta serie se rige bajo las siguientes normas: Resolucion 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital

66

120920

021

03

Trimestral a Control Interno

4A

15A

Esta serie se rige bajo las siguientes normas: Resolucion 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital

CONVENCIONES CT = Conservacin Total E = Eliminacin S = Seleccin C = Copia M = Microfilmacin D = Digitalizacin O = Original Firma Responsable:__________________________________________________________ Fecha:____________________________________________________________________

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : CDIGOS OFICINA Serie Subserie Alcalda Local de Fontibn

Grupo de Gestin Jurdico

SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIN
ARCHIVO GESTIN

DISPOSICIN FINAL CT E S M D

PROCEDIMIENTO

ARCHIVO CENTRAL

120930

021

INFORMES DE GESTION

4A

15A

67

120930 120930 120930

021 002 022

02

Coordinacin y Programacin LIBROS Radicador de Resoluciones Coordinacin Jurdica

M = Microfilmacin D = Digitalizacin O = Original

4A

15A

Esta serie se rige bajo las siguientes normas: Resolucion 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital

13

4A

15A

CONVENCIONES CT = Conservacin Total E = Eliminacin S = Seleccin C = Copia

Firma Responsable:__________________________________________________________ Fecha:____________________________________________________________________

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : CDIGOS OFICINA Serie Subserie Alcalda Local de Fontibn

rea de Obras
SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIN
ARCHIVO GESTIN

DISPOSICIN FINAL CT E S M D

PROCEDIMIENTO

ARCHIVO CENTRAL

68

120931

022

LIBROS

120931

022

19

Radicador Querellas por Amenaza de Ruina Radicador Querellas por Rgimen Urbanstico QUERELLAS

4A

15A

120931

022

21

4A

15A

120931

033

Estos Libros son el resultado y reflejo de los trmites de correspondencia de conformidad con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y Resolucin 402/2001 Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital Se adelantan trmites por amenaza de ruina en inmuebles catalogados de inters cultural de conformidad con el Decreto 1052 de 1998. Este tipo de Querella se lleva a cabo bajo las siguientes normas: Ley 388/97, Art 105 -106 y Acuerdo 18/03 (Codigo de Polic

120931 120931

033 033

01 06

Amenaza de Ruina Rgimen Urbanstico

4A 4A

15A 15A

X X

X X
Este tipo de Querella se rige por la Ley 810/03 que modific la ley 388/97 art 103 a 108. Se asumen los "Documentos del Proceso" como un solo Tipo Documental, en razn de que cada uno de los documentos que all aparecen son eventuales, es decir que pu

CONVENCIONES CT = Conservacin Total E = Eliminacin S = Seleccin C = Copia M = Microfilmacin D = Digitalizacin O = Original

Firma Responsable:________________________________________________________ __ Fecha:____________________________________________________________________

69

70

71

SECRETARIA DE GOBIERNO DE BOGOT D.C. ARCHIVO CENTRAL FORMATO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA : CDIGOS OFICINA Serie Subserie Alcalda Local de Fontibn

SECRETARIA GENERAL DE POLICIA

SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIN
ARCHIVO GESTIN

DISPOSICIN FINAL CT E S M D

PROCEDIMIENTO

ARCHIVO CENTRAL

120941

015

DESPACHOS COMISORIOS

120941 120941

015 022

02

Secretara General de Policia LIBROS

4A

15A
Estos Libros son el resultado y reflejo de los trmites de correspondencia de conform idad con el Acuerdo AGN 060/2001 en desarrollo de la ley 594/00 ley 597/99, Decreto 2150/95 y Resolucin 402/2001

120941 120941

022 022

03 04

Control Constancia por Perdida de Documentos Control de Atencin Ciudadana en Secretaria General e Inspecciones de Policia Radicador Despachos Comisorios Secretaria General Radicador Querellas Contravencionales

4A 4A

15A 15A

X X

X X

Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital

120941 120941

022 022

16 16

4A 4A

15A 15A

X X

X X

Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital

120941

022

16

Radicador Querellas Convivencia y Vecindad

4A

15A

Esta subserie se rige bajo las siguientes normas: Resolucin 402/2001 de la Secretara de Gobierno Distrital

72

120941

026

ORDENES DE POLICIA QUERELLAS

4A

15A

120941

033

Este tipo de Querella se lleva a cabo bajo las siguientes normas: Art. 85 y 126 del Cdigo Nacional de Polica, Acuerdo 79/03 Cdigo de Polica de Bogot. Se asumen los "Documentos por No Conciliacin y Solicitud de Recurso" como un solo Tipo Documental,

120941 120941

033 033

02 03

Contravenciona les

4A 4A

15A 15A

X X

X X
Este tipo de Querella se lleva a cabo bajo las siguientes normas: Art. 85 y 126 del Cdigo Nacional de Polica, Acuerdo 79/03 Cdigo de Polica de Bogot. Se asumen los "Documentos por No Conciliacin y Solicitud de Recurso" como un solo Tipo Documental,

Convivencia y Vecindad

CONVENCIONES CT = Conservacin Total E = Eliminacin S = Seleccin C = Copia M = Microfilmacin D = Digitalizacin O = Original

Firma Responsable:_______________________________________________________ ___ Fecha:____________________________________________________________________

73

RECOMENDACIONES: Con base a la prctica administrativa se recomienda: Induccin para los funcionarios de la Alcalda, El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor. Contando con un programa de capacitacin que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestin documental y la organizacin de los archivos, adems recibir capacitacin en el rea de la auditoria de informacin y manejo de procesos documentales. Difusin del instructivo, el cual se encuentra consignado en el capitulo numero cinco de este documento el cual permitir, la asimilacin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental por cada uno de los funcionarios de la Alcalda Local de Fontibn logrando de esta manera imprimir el carcter de cultura de archivo. Normalizacin de nombres de las series en toda la Alcalda Local de Fontibn, aclarando los conceptos o trminos, con esto se podr generalizar la cultura de Archivo en toda la institucin. Aplicar las T.R.D. con aprobacin del Comit de Archivo, suprimiendo series y agregando las nuevas. Formular y formalizar el plan de seguimiento de las T.R.D. Se recomienda hacer anlisis peridicos identificando de esta manera los aciertos de la aplicacin de las T.R.D, como sus posibles debilidades para formular correctivos permanentes. Revisando y actualizando los procedimientos. La aplicacin de las Tablas de retencin Documental debe inscribirse como un programa estratgico de la Alcalda Local de Fontibn, por parte del rea de Archivo con el apoyo de la estructura directiva formulando la poltica asociada a las directrices del Archivo General de la Nacin como tambin lo estipulado por el Archivo Distrital.

CONCLUSIONES Es necesario realizar la creacin del comit de Correspondencia y Archivo de la Alcalda Local de Fontibn mediante Decreto Local. Basado en el Acuerdo nmero 46 de 2000 del Archivo General de la Nacin.

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La administracin Local ha realizado esfuerzos frente al tema documental, simplemente es necesario que se dupliquen los esfuerzos para conseguir como resultado el proceso de implementacin de las Tablas de Retencin Documental, mediante la socializacin a los funcionarios de esta entidad local basado en las recomendaciones que se hacen en este documento de consulta. Es importante que la Alcalda local de Fontibn contine con la depuracin documental que ha venido adelantando, con el fin de actualizar su Archivo de Gestin, y as optimizar el proceso de implementacin de las Tablas de retencin Documental propuestas por esta prctica Administrativa de la Escuela Superior de Administracin Pblica Es primordial realizar las gestiones necesarias para que los funcionarios de cada dependencia tengan una reaccin positiva a las polticas de archivo, buscando de esta manera la implementacin de una cultura archivstica en la Alcalda Local de Fontibn, evitando de esta manera que se pierdan los esfuerzos realizados en el constante traslado que se hace de funcionarios por parte de la Secretara Distrital de Gobierno. En cumplimiento a las normas archivsticas es necesario que la Alcalda Local de Fontibn asuma los retos que tiene la Administracin Pblica frente a las necesidades de implementar las tablas de Retencin Documental para as tener un mecanismo eficaz y eficiente que dar como mayor resultado, un adecuado proceso de Gestin documental. Para garantizar el mejoramiento continuo, es indispensable poner en conocimiento de los funcionarios involucrados en el proceso de archivo el presente informe y elaborar conjuntamente los lineamientos a seguir por parte de la Alcalda local de Fontibn.

BIBLIOGRAFIA

AGENDA CULTURAL Un resumen de Bogot en veinte fragmentos Universidad Jorge Tadeo Lozano. ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA www.alcaldiabogota.gov.co

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No.9 DE 1995 Por el cual se reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin Documental al Archivo General de la Nacin, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 6 DE 1996 Por el cual se crea el comit evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 038 Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 042 de 2000 Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas . ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Acuerdo No. 46 DE 2000 Por el cual se establece el procedimiento para la eliminacin documental. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Reglamento general de archivos. 3 ed. Bogot, 2003. DECRETO 1382 DE 1995 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. LEY 594 de 200. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. MINI-MANUAL Tablas de retencin Documental y Transferencias Documentales.

SECRETARA DE GOBIERNO DISTRITAL www.segobdis.gov.co SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Conceptos Bsicos y Legislacin sobre Archivstica (Grupo de Archivo y Correspondencia) Bogot D.C. TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: versin actualizada. Bogot D.C.

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ANEXO A.

ACUERDO 9 DE 1995

Por el cual se reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin Documental al Archivo General de la Nacin, ordenadas por el Decreto 1382 de 1995.

LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995, y CONSIDERANDO

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Que el Artculo 1. Del Decreto 1382 de 1995, orden a los organismos del orden nacional, presentar al Archivo General de la Nacin, sus Tablas de Retencin Documental. Que se hace necesario precisar el alcance y la operatividad para la presentacin de las Tablas de Retencin. Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y en el Decreto 1382 de 1995, ACUERDA ARTICULO PRIMERO. La presentacin de las Tablas de Retencin Documental al Archivo G eneral de la Nacin, por los organismos del orden nacional, tiene un mbito de aplicacin en las tres (3) Ramas del Poder Pblico. Ver art. 1 Decreto Nacional 1382 de 1995 ARTICULO SEGUNDO. Los organismos del orden nacional, no pertenecientes a ninguna de las Ramas del Poder Pblico, tambin debern presentar sus Tablas de Retencin Documental. ARTICULO TERCERO. Los organismos del orden nacional de la Rama Ejecutiva, adscritos o vinculados, a los Ministerios y Departamentos Administrativos, debern presentar sus Tablas de Retencin, una vez analizada por su respectivo Comit de Archivo, al Jefe de Archivo del correspondiente Ministerio o Departamento Administrativo, quien deber remitirlas al Archivo General de la Nacin para su aprobacin o improbacin. ARTICULO CUARTO. Los organismos del orden nacional, de la Rama Legislativa, Judicial y los no pertenecientes a alguna de ellas, deber presentar sus Tablas de Retencin, una vez analizada por su respectivo Comit de Archivos, directamente al Archivo General de la Nacin para su aprobacin o improbacin. ARTICULO QUINTO. Las Tablas de Retencin debern presentarse para su estudio al Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin, sustentando por escrito los criterios empleados en su elaboracin. ARTICULO SEXTO. Los Jefes de Archivo de los Ministerios y Departamentos Administrativos, debern liderar el proceso de elaboracin de las Tablas de Retencin de los organismos del orden nacional, adscritos o vinculados a su Ministerio o Departamento Administrativo. ARTICULO SEPTIMO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin. PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dado en Santaf de Bogot, D.C. a los dieciocho (18) das del mes de octubre de mil novecientos noventa y cinco (1995)

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El Presidente DIANA CONSTANZA FAJARDO RIVERA

El Secretario JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ

ANEXO B. ACUERDO 6 DE 1996

Por el cual se crea el comit evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Dec reto 1382 de 1995 y el Acuerdo 07 de 1994 y CONSIDERANDO Que el Artculo 1. Del Decreto 1382 de 1995 orden a los Organismos del Orden Nacional, presentar al Archivo General de la Nacin, sus tablas de retencin documental.

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Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de mejorar la calidad y servicio de los archivos en las entidades pblicas. Que se hace necesario precisar la operatividad para la elaboracin presentacin y evaluacin de las Tablas de Retencin y los procesos de transferencia documental, ACUERDA ARTICULO 1. CREACION. Crear el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin. ARTICULO 2. INTEGRACION. El comit evaluador de documentos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, estar conformado por: El Director del Archivo General de la Nacin, o su delegado. El Jefe de Clasificacin y Descripcin del Archivo General de la Nacin. Un funcionario de la Divisin de Clasificacin y Descripcin del Archivo General de la Nacin, quien ser designado por el Director del A.G.N. Un historiador designado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. El Jefe de Archivo de la Entidad productora de la documentacin a evaluar. PARAGRAFO: Cuando la naturaleza de asunto lo requiera, el comit podr invitar a los funcionarios o especialistas que considere del caso. ARTICULO 3. FUNCIONES. Sern funciones del comit evaluador de documentos: a) Servir de rgano asesor del Archivo General de la Nacin en los trminos previsto en el Art. 18 del acuerdo 07 de 1994. b) Estudiar los valores testimoniales, informativos e histricos de los documentos de las entidades pblicas. c) Verificar el cumplimiento de los lineamientos previstos en el Decreto 1382 de 1995 y en los Acuerdo No. 8 y 9 de 1995 expedidos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. d) Asesorar a la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin para la aprobacin o improbacin de las tablas de retencin docum ental que le presente las entidades pblicas a su consideracin y estudio. e) Hacer estudios previos de las solicitudes de eliminacin documental, presentadas por los archivos de los organismos nacionales. f) Presentar a la Junta Directiva informes peridicos de sus actividades.

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g) Las dems que le sean asignadas por la Junta Directiva. h) Sugerir el Rgimen de Acceso y el de Transferencias, con base en las tablas de retencin documental presentadas por cada organismo. ARTICULO 4. El presente Acuerdo rige a partir de su expedicin. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dado en Santaf de Bogot, D.C. a los siete (7) das del mes de febrero de mil novecientos noventa y seis (1996)

El presidente

El Sec retario

DIANA CONSTANZA FAJARDO RIVERA

JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ

ANEXO C.

ACUERDO No. 038 (Septiembre 20 de 2002) Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y, CONSIDERANDO Que el artculo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique la exoneracin de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

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Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la gestin pblica. Que el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor pblico el de Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos. Que el numeral 13 del art culo 35 de la Ley 734 de 2002 seala que le est prohibido a los servidores pblicos Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones. Que de acuerdo con lo expresado en el artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil, el Documento Pblico es el otorgado por funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin; y en concordancia con el artculo 14 de la Ley 594 de 2000, la documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Por lo tanto, el servidor pblico al desvincularse de sus funciones titulares no podr retirar de la entidad pblica documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artculo 35 de la Ley 594 de 2000. Que el Cdigo Penal dentro del Ttulo IX de Delitos contra la Fe Pblica, artculo 292 establece las sanciones para hechos de destruccin, supresin u ocultamiento de documento pblico. ACUERDA ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor pblico ser responsable de la adecuada conservacin, organizacin, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor pblico al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibir o entregar segn sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestin pblica.

ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el articulo anterior, se har de conformidad con la Tabla de Retencin Documental. Para tal efecto, se diligenciar el formato nico de inventario, en concordancia con su instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19, sealados en el presente artculo. Del numeral 10 se exceptua lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de conservacin.

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INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad respons able de la documentacin que se va a transferir. 2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razn Social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora. 4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de Fondos Acumulados, Fusin y Supresin de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacin, traslado, desvinculacin. 6. HOJA No. Se numerar cada hoja registrara el total de hojas del inventario. del inventario consecutivamente. Se

7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( ao, mes da). En NT se anotar el nmero de la transferencia. 8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada uno de los as ientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacin. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y / o supresin de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora.

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Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabtico. 11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f. 12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignar el nmero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarn las unidades de conservacin diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el nmero correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin descrita. 14. SOPORTE. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentacin registra un ndice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrn en cuenta los controles y registros de prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta columna se diligenciar especialmente para el inventario de fondos acumulados. 16. NOTAS. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeracin y / o repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de stos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografas o 5 fotografas sueltas; luego, el nmero consecutivo (s lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y requerimientos tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la informacin. Especificar programas de sistematizacin de la informacin. A los impresos se les asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas que lo componen. Asimismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin, especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones,

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perforaciones, dobleces y faltantes), qumico (oxidacin de tinta y soporte dbil) y biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

17. ELABORADO POR. Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. 18. ENTREGADO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. 19. RECIBIDO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi.

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FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ENTIDAD REMITENTE ENTIDAD PRODUCTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA OBJETO AO HOJA No. DE

REGISTRO DE ENTRADA MES DIA N.T. = Nmero de Transferencia

N.T.

NMERO DE CDIGO ORDEN

Nombre de las Series, subseries o Asuntos

FECHAS EXTREMAS Inicial Final Caja

Unidad de Conservacin carpeta Tomo Otro

Nmero de Folios

Soporte

Frecuencia de consulta

Notas

Elaborado por______________________________ Cargo____________________________________ Firma____________________________________ Lugar_________________ Fecha ______________

Entregado por__________________________ Cargo________________________________ Firma________________________________ Lugar_________________ Fecha__________

Recibido por_____________________________ Cargo__________________________________ Firma___________________________________ Lugar_____________ Fecha_________________

ARTICULO CUARTO. Las entidades pblicas tendrn en cuenta los procedimientos generales que se establecen en el presente Acuerdo para el cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor pblico que se encuentre en una de las situaciones administrativas sealadas. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR INVENTARIO.

1) Los Secretarios Generales o quien haga sus veces debern garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores pblicos, que se encuentren en situaciones administrativas de retiro

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temporal o definitivo de sus cargos y de la notificacin de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente cumpla con el desempeo de las responsabilidades que le correspondan. 2. El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, ser el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo. 3. Asignar la funcin al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas, la responsabilidad por la permanente organizacin y administracin del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000. 4. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deber presenciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor pblico se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deber firmar el Acta de entrega y recibo. 5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvincular temporal o definitivamente de la entidad. 6. En caso de abandono del cargo, la Administracin deber designar el funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarn el acta correspondiente. ARTICULO QUINTO. Los servidores pblicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestin, sin los procedimientos anteriormente sealados, respondern ante las autoridades por las consecuencias de esta omisin. PARGRAFO: Por ningn motivo el servidor pblico podr llevarse la documentacin producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos pblicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley.

ARTICULO SEXTO: El Archivo General de la Nacin podr de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas de inspeccin para verificar el cumplimiento de este Acuerdo. ARTICULO SPTIMO: El presente acuerdo rige a partir de su publicacin y deroga los acuerdos que le sean contrarios. PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE

Dado en Bogot D. C. a los veinte (20) das del mes de septiembre de dos mil dos (2002).

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ADRIANA MEJIA HERNNDEZ Presidente

ELSA MORENO SANDOVAL SecretarioTcnico

ANEXO D. ACUERDO 46 DE 2000 (Mayo 5) "Por el cual se establece el procedimiento para la eliminacin documental". EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, el Acuerdo 07 de 1994, el Decreto 1382 de 1995, el Acuerdo 8 de 1995 y el Acuerdo 6 de 1996, CONSIDERANDO Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) precepta: "Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta directiva";

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Que el artculo 8 del Decreto 1777, establece las funciones de la junta directiva del Archivo General de la Nacin, ahora... consejo directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999 y en su numeral a) dispone: "Adoptar y evaluar peridicamente la poltica archivstica a nivel nacional"; Que el comit de archivo de cada entidad, como grupo asesor de la alta direccin, es el responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos, por lo tanto ser el jefe de archivo, el responsable de ejecutar las decisiones de dicho comit; Que el comit de archivo de cada entidad, previa la eliminacin documental, levantar un "acta de eliminacin"de las series documentales atendiendo, lo estipulado en la tabla de retencin documental aprobada por el Archivo General de la Nacin; Que mediante el Acuerdo 06 de 1996 se cre el comit evaluador de documentos del Archivo General de la Nacin y se le asign entre otras funciones la de hacer estudios previos de las solicitudes de eliminacin documental, presentadas por los archivos de los organismos nacionales; Que el artculo 26 del Acuerdo 07 de 1994 precepta que: "El proceso de eliminacin se ajustar en su realizacin a las pautas establecidas por la Junta Directa del Archivo General de la Nacin, hoy Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999, previo pronunciamiento del comit evaluador de documentos"; Que el Acuerdo 12 de 1995 "por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 reglamento general de archivos: rganos de direccin, coordinacin y asesora, mediante el artculo 3 adicion el referido Reglamento con el artculo 18A "Creacin del comit evaluador de documentos" en los departamentos", el cual tiene entre otras funciones la de resolver las consultas sobre eliminacin de documentos producidos por las oficinas del orden departamental y municipal"; Que el Acuerdo 22 de 2000 "por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 "Reglamento general de archivos": rganos de direccin, coordinacin y asesora", mediante los artculos 1 y 2 : Adicion el Reglamento general de archivos con el artculo 13B y 18B que a la letra dice: "Artculo 13B: rgano de direccin y coordinacin a nivel distrital y/o municipal. El rgano encargado de dirigir y coordinar la funcin archivstica a nivel distrital municipal es el respectivo Consejo Distrital y/o Concejo Municipal, el cual ser el encargado de aplicar las polticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nacin. PARAGRAFO. Las funciones del Consejo Distrital y/o Municipal de Archivos sern similares a las dispuestas en el artculo 17A del reglamento general de archivos "Funciones del Consejo Departamental de Archivos", para el mbito de su competencia. Artculo 18B: Creacin del comit evaluador de documentos en los distritos y/o municipios. El Consejo Distrital y/o Municipal de Archivo s crear el comit evaluador de documentos del distrito y/o municipio, como un comit asesor del consejo distrital y/o municipal de archivos. El comit evaluador de documentos

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del distrito y/o municipio tendr las mismas funciones y estar integrado de forma similar al comit evaluador de documentos del departamento"; Que las entidades que vayan a realizar la eliminacin documental debern atender previo a dicho proceso la identificacin y organizacin del fondo o fondos documentales con sus respectivas secciones y/o subsecciones y series documentales de acuerdo al principio de procedencia. Una vez identificados los fondos documentales se deben clasificar los documentos teniendo en cuenta el productor y las funciones de cada una de las dependencias. Abordada esta etapa se contina con el proceso de valoracin y seleccin documental atendiendo el ciclo vital de los documentos; Que el comit evaluador de documentos en sus diferentes rdenes o niveles de la administracin pblica, deber ceirse al procedimiento que se seala en la parte resolutiva de este Acuerdo, el cual antecede al proceso de eliminacin, definindose este como la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa; Que el artculo 67 del Reglamento general de archivos establece el glosario de trminos archivsticos que permite dar claridad a una norma determinada, as: Valor Administrativo: Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportar el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. Valor fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pblica. Valor jurdico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho comn. Valor legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley, ACUERDA ARTICULO 1-Aprobar el siguiente procedimiento para la eliminacin de documentos: 1. La eliminacin de documentos debe ser el resultado de la valoracin apoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de la entidad. Esta ltima se entiende como la recopilacin de la historia institucional (disposiciones legales, actos administrativos relativos a la creacin o cambios estructurales, manuales de funciones y procedimientos). La decisin sobre la eliminacin de documentos, es responsabilidad del comit de archivo de cada entidad y del jefe de archivo de la misma. 3. Sin perjuicio de las normas que expida el Ministerio del Medio A mbiente, la eliminacin de documentos se efectuar por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente. 4. Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos inactivos, es decir, aquellos que han agotado su vigencia administrativa y que han

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sido de antemano sealados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retencin documental. 5. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retencin documental. En las eliminaciones primarias el responsable de la oficina productora informar por conducto del jefe del archivo central al comit de archivo de la entidad para efectuar las eliminaciones proyectadas. 6. Las eliminaciones secundarias sern responsabilidad del jefe de archivo central quien deber solicitar autorizacin al comit de archivo para llevarlas a cabo. en todos los casos deber levantarse un acta acompaada de su respectiva relacin. 7. La documentacin transferida al Archivo General de la Nacin que no haya sido sometida a los procesos de valoracin y seleccin en el organismo productor o transferente, ser objeto de dichos procesos en las instalaciones del Archivo General de la Nacin, para luego ser incorporada a su acervo documental. Antes de proceder a la eliminacin, el AGN informar a la entidad transferente o interesada. Ver art. 2 Ley 80 de 1989 ARTICULO 2- El "acta de eliminacin" contendr: - Entidad - Dependencia - Cdigo de la dependencia y de la serie documental - Series - Fechas - Volumen - Unidades de conservacin - Nombres completos y firmas del presidente, secretario, y otros miembros del comit de archivo . ARTICULO 3-El presente acuerdo rige a partir de su expedicin. Publquese y cmplase. Dado en Santaf de Bogot, D. C., a los cinco (5) das del mes de mayo de dos mil (2000). La Presidenta, Beatriz Elena Osorio Laverde. El Secretario Tcnico, Alfonso Cuevas Zambrano. (C.F.)

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ANEXO E. ACUERDO 39 DE 2002 (Octubre 31) Por el cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, en uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000, CONSIDERANDO Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) estipula "fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva" ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; Que la Administracin Pblica en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas deben elaborar y adoptar las Tablas de Retencin Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado, la conservacin del patrimonio documental y el fcil acceso del ciudadano a la informacin contenida en los documentos de archivo; Que las Tablas de Retencin Documental es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades

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administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retencin Documental son el instrumento archivstico, esencial que permite la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades, Ver art. 24 Ley 594 de 2000 , Ver el art. 3, Decreto Dis trital 173 de 2004 ACUERDA Artculo 1. Regular el procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que prestan servicios pblicos, para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, el que comprender las etapas relacionadas a continuacin. Primera Etapa. Investigacin preliminar sobre la institucin y fuentes documentales. Compilar la informacin institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Segunda Etapa. Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada. Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentacin, o sea, los administrativos, legales, jurdicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestin, central e histrico con el fin de racionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio do cumental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin final. Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin. Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total, seleccin o eliminacin. La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservacin total. En todos los casos, la seleccin se aplicar bajo la modalidad de muestreo y ser el Comit de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, as como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. Tercera Etapa. Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin.

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El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tablas de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta. Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin. Cuarta Etapa. Aplicacin. Aprobadas las Tablas de Retencin Documental por la instancia competente, el representante legal expedir el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusin ante los servidores pblicos de la Entidad, para garantizar su aplicacin. La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la Entidad, para la aplicacin de las TRD. As mismo, elaborar los instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos y archivos de gestin y la preparacin de las transferencias documentales. La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestin, central e histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecer la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el Presidente del Comit de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. Quinta Etapa. Seguimiento y actualizacin de las Tablas de Retencin Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecer un cronograma de seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos , reformas organizacionales y funcion es. Las modificaciones a las Tablas de Retencin Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comit de Archivo de la misma. Pargrafo. La Tabla de Retencin Documental se aplicar a partir de su aprobacin y servir de referente para la organizacin y conformacin de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobacin, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se bas la elaboracin de las TRD. Artculo 2. El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de la funcin de inspeccin y vigilancia, verificar la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, en el momento que lo considere pertinente. Artculo 3. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga expresamente los dems que le sean contrarios.
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Publquese, comunquese y cmplase. Dado en Bogot, D. C., a los treinta y un (31) das del mes de octubre de dos mil dos (2002).

La Presidenta, Adriana Meja Hernndez.

La Secretaria Tcnica, Elsa Moreno Sandoval.

ANEXO F. DECRETO 1382 DE 1995 (Agosto 18)

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones.

EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA, en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, y CONSIDERANDO: Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 "por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones", seala las funciones del Archivo General de la Nacin, y en su literal b) establece: "Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva".

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Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, mediante Acuerdo nmero 012 del 16 de octubre de 1991, fij un plazo para la presentacin de las tablas de retencin documental de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin. Que con base en la Ley 80 de 1989, es funcin del Archivo General de la Nacin promover de la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, para garantizar la eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental. Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la gestin institucional. Que el artculo 74 de la Constitucin Poltica y la Ley 57 de 1985, establecen el derecho de toda persona a acceder y consultar los documentos pblicos, lo cual exige la adopcin de sistemas adecuados que garanticen su conservacin. DECRETA Artculo 1. Para los fines de este Decreto, dentro de los sesenta (60) das siguientes, contados a partir de la fecha de su publicacin, los Secretarios Generales de los organismos del orden nacional, debern presentar al Archivo General de la Nacin, sus tablas de retencin documental. Ver art. 1 Ley 57 de 1985 , Ver art. 1 Acuerdo Archivo General de la Nacin 09 de 1995 Artculo 2. Ordenar a los Secretarios Generales de los organismos nacionales, la transferencia de la documentacin histrica de los archivos, de conformidad con los plazos y criterios establecidos por el Archivo General de la Nacin en el Manual de Transferencias y en el Reglamento General de Archivos. El incumplimiento de estas obligaciones dar lugar a las sanciones disciplinarias previstas por la ley. Artculo 3. El Archivo General de la Nacin practicar las inspecciones necesarias en los archivos de los organismos nacionales para lo cual los Secretarios Generales los pondrn a disposicin, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones referidas y su organizacin y estado de conservacin, con el objeto de determinar los procedimientos de seleccin y envo. Ver art. 2, literal b), Ley 80 de 1989 Artculo 4. El Archivo General de la Nacin, podr una vez efectuada la inspeccin, poner en conocimiento del nominador del organismo o de la Procuradura General de la Nacin, el incumplimiento de las obligaciones derivadas de este Decreto, con el objeto de iniciar las investigaciones respectivas. Artculo 5. Los organismos nacionales que por cualquier razn se supriman debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones, o al Ministerio al cual hayan estado adscritas o vinculadas. Artculo 6. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin. Publquese, comunquese y cmplase.

Dado en Santaf de Bogot, D.C., a 18 de agosto de 1995.

ERNESTO SAMPER PIZANO El Ministro del Interior, Horacio Serpa Uribe.

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ANEXO G.

FORMATO DE ENCUESTA.

REPBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ENCUESTA PARA LA VERIFICACIN DE APLICACIN DE TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

ENTIDAD: ______________________________________________________________ DEPENDENCIA: ________________________________________________________ CDIGO: ______________________________________________________________ DIRECCIN: ___________________________________________________________ LOCALIDAD: ___________________________________________________________

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TELFONO: __________________CORREO ___________________ FECHA DE VISITA _________________ (dd/mm/aa): _________________

ELECTRNICO:

No.

VISITA:

MOTIVO VISITA______________________________________________________ ___ VERIFICACIN___ ___OTRO,cul?_______________________

DE

SEGUIMIENTO

ANEXO H. REPBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

INFORMACIN GENERAL Acto de aprobacin de No.___________________ las Tablas de Retencin Documental

defecha(dd/mm/aa)___________________________________________________ ___ Acto administrativo por el cual se adoptan las Tablas de Retencin Documental: ___ Decreto___ Resolucin ___ Acuerdo___ Acta ___ Circular ___ Ninguno___ Otro: cul? _____________________________ Nmero_________fecha de expedicin _________________________ (dd/mm/aa)-

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Conoce el acto administrativo mencionado? SI ___

NO ___

La entidad ha sido reestructurada despus de la aprobacin de las T.R.D.? ___SI_____NO cuntasveces?______________________________________________________ ___ Mencione los nmeros de decreto y fechas de cada reestructuracin: Decreto No._______________fecha _______________________________ Decreto No._______________fecha _______________________________ AcuerdoNo._______________fecha _______________________________ (dd/mm/aa)

(dd/mm/aa)

(dd/mm/aa)

La reestructuracin afect las funciones de la dependencia? ___ Hubo actualizacin de las T.R.D.? ___ Si la respuesta Reestructuracin es positiva, marque la opcin que

S ___

No

S ___

No

corresponda:

___

___ Modificacin de procedimientos ___ Modificacin de funciones

___ Concepto Tcnico del C.D.A ___ Otro cul? ___ S fecha ___ (dd/mm/aa):

La actualizacin fue aprobada por el Comit de archivo? No Acta Comit de Archivo No. _________ _______________________

Cuenta la entidad con reglamento de archivo? ___ No

___ S

99

ANEXO I. REPBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS CAPACITACIN La capacitacin para organizar los archivos de gestin de acuerdo con las T.R.D. fue dirigida a: ___ Jefes de dependencia___ Profesionales ___ Tcnicos ___ Secretarias funcionarios ___ Auxiliares ___ Todos los

___ Ninguno ___Otros:quines? ___________________________ Conoce el instructivo para la aplicacin de las T.R.D. para la Alcalda Local

100

De Fontibn? existe

___ Si

___ No

___

No

ANEXO J. REPBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN El archivo de gestin se encuentra organizado de acuerdo con las series y/o subseries documentales registradas en la T.R.D.? ___ No ___ S

Si la respuesta es negativa, marque la opcin que corresponda: ___ No han aplicado las T.R.D. adecuados ___ No tienen muebles adecuados insuficiente ___ No tienen ___ espacios fsicos

Capacitacin

Otro: __________________________________________________________________

101

Las series y/o subseries documentales estn conformadas de acuerdo con lo registrado en las T.R.D.? ___ S ___ No Si la respuesta es negativa, marque la opcin que corresponda: ___ Porque han modificado procedimientos ___ Las T.R.D. no registran todos los tipos documentales ___Otro:____________________________________________________________ ___ Si en la oficina se han modificado algunos procedimientos, han variado los tipos Documentales que conforman las series? No ___ S ___

Corresponde la ordenacin de la documentacin en los expedientes de las series y/o subseries al orden secuencial de los trmites? ___ S ___No Si la respuesta es negativa, marque la opcin que corresponda: ___ Porque hacen agrupaciones de tipos documentales ___ Porque los trmites se comparten con otras oficinas ___Otro __________________________________________________________ ANEXO K. REPBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS TRANSFERENCIAS La oficina ha realizado transferencias al Archivo Central? ___ S ___ No Se capacit al personal para realizar las transferencias? ___ S ___ No Existe un instructivo para realizar las transferencias? ___ S ___ No Se han establecido las transferencias de acuerdo con lo estipulado en las T.R.D. (series / tiempos de retencin)? ___ S ___ No Si la respuesta es negativa, marque la opcin que corresponda:

102

___ Falta de espacio

___ No existe el archivo central

___ No ha n aplicado las T.R.D. ___Otros: ______________________________ Han realizado eliminacin y depuracin natural, previo a la transferencia? ___ S ___ No Cuentan con cronograma de transferencias? ___ No ___ S

Si la respuesta es negativa, cu ndo realizan las transferencias? Semestral

___

___ Anual ___Otro:_______________________________________________ Elaboran inventarios para las transferencias? ___ No ___ S

El volumen de la documentacin transfe rida al archivo central ha disminuido a partir de la implementacin de las T.R.D.? ___ No ___ S

Cuntos metros lineales se transfieren al archivo central (aprox.)? Seale el promedio y escriba dato aproximado?__ De 0.00 a 0.50 1.00 ___ De 1.01 a 2.00 3.00 ___ 2.01 a 3.00 ___De0.50a

___ Mayor a

Cunto? ________________________________ ____________________ ANEXO L.

___

Otro:

REPBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

DISPOSICIN FINAL

103

Han eliminado documentacin de acuerdo con lo sealado en la TRD?___S No Cul fue el procedimiento seguido para adelantar la eliminacin? _____Administrativo: _____Acta de eliminacin _____Inventario___ _________________________________________________

___

Otro:

Forma de eliminacin: ___Reciclaje ___Otro ___ Incineracin

Cual?______________________________________________________________ ___

Llevan a cabo los procesos de seleccin de acuerdo con lo estipulado en las TRD ___ S ___ No

En que otros soportes contempla la conservacin de informacin, teniendo en cuenta las TRD? ___ Disquete ___ Microfilmacin

___ CD ROM D.V.D. ___ Multimedios

___ Cintas magnticas ___ Diapositivas ___Otro:

___ Cassettes ___ Ninguno ___________________

Anexo M.

104

105