expressamente proibido cpia, reproduo parcial, reprografia, fotocpia ou qualquer forma de extrao de informaes deste sem prvia autorizao

dos autores conforme legislao vigente.

Agosto/2008

AUDITORIA TRABALHISTA
Objetivos Propsitos Peculiaridades

Caractersticas Gerais da Auditoria Trabalhista

Propsito: objetivo dos trabalhos de Auditoria Trabalhista; Escopo: definio prvia daquilo que ser auditado; Diferenciais: caractersticas prprias da Auditoria Trabalhista

Inicialmente: as Caractersticas do Auditor

Responsabilidades Qualificaes Educao e Treinamento Conhecimento Habilidades Personalidade Experincia Independncia

Equipes de Auditoria

Equipes de Auditoria

Auditor Lder e demais Membros A Saudvel Variao das Equipes por Clientes

Departamentos

A serem auditados no Cliente Internos, da Empresa de Auditoria

Propsito:escopo da auditoria

Trata-se do objetivo, da definio daquilo que ser auditado; de suma importncia que previamente ocorra uma reunio entre auditoria e cliente, para que se conhea este cliente, de maneira a que se saibam suas peculiaridades, visando o melhor direcionamento dos trabalhos;

Customizao dos Exames

Ao se conhecer o cliente, mediante reunio prvia, conseguimos definir as reas-chave da empresa aquelas que detm maior quantidade de funcionrios - bem como os setores mais crticos, tais como aqueles que geram maiores passivos trabalhistas e aqueles que expem funcionrios e empresa a maiores riscos de acidentes e de demandas trabalhistas exemplo: terceirizadas.

Iniciando uma Auditoria: Escopo

Escopo O escopo dever definir a poltica, as atividades dos sistemas etc. a serem auditados, incluindo exame e avaliao da adequacidade e eficcia do sistema de controle e a qualidade de desempenho na realizao das responsabilidade definidas Com o escopo definido Passamos realizao dos trabalhos propriamente ditos. As anlises geraro um relatrio dos trabalhos, mas antes do relatrio, falaremos um pouco mais sobre os exames de auditoria

Auditoria Avaliaes e Cuidados Devidos

Planejamento a Longo Prazo Reviso dos Sistemas Coordenao e Intercmbio Recursos Superviso Planejamento de Tempo Papeis de Trabalho Programa de Trabalho

Pontos Levantados

Os pontos levantados so informaes e concluses significativas necessrias para o cliente e para o usurio, com relao aos objetivos da auditoria planejada. Todos os pontos encontrados devem ser documentados e assinados sendo os relatrios de no-conformidades assinados pelo auditor lder. Em caso de departamentos de auditorias interna, o gerente deve revisar os papis de trabalho completos.

Relatrio de Auditoria
Dever apresentar um resumo de todas noconformidades constatadas nos exames de auditoria, bem como demais informaes tcnicas que assegurem ao Cliente, seus procedimentos, e resultados auferidos em determinado perodo, ou diante de determinada situao.

Relatrio (cont.)
A eficcia da auditoria depende dos seguintes procedimentos nos relatrios: redao cuidadosa, observao dos padres de formulrio e contedo, e distribuio para as pessoas responsveis pela iniciativa das aes de acompanhamento.

Relatrio (cont.)
Para relatrios feitos por auditores externos independentes, estes devem destacar se a documentao apresentada encontra-se de acordo com os princpios geralmente aceitos. Outros padres no se concentram em verificaes de declaraes, mas em implementao de sistemas de controle, eficincia e eficcia das operaes, e na realizao dos resultados esperados.

Postura do Auditor Trabalhista

Antes de mais consideraes tcnicas, falemos um pouco sobre a postura do auditor trabalhista, destacando: - Reunio prvia e mini-reunies durante os trabalhos; - Inteligncia em saber ouvir, comprovar, e discernir o que informao daquilo que rdio-peo; - Habilidade para redirecionar os trabalhos; - Tato e postura mais relaxados, se comparados postura do auditor contbil, mas sem perder a essncia

Iseno do Auditor

Ao falarmos numa postura mais light de um auditor trabalhista, no se est, com isso, dizendo que se est abrindo mo de requisitos como: postura, qualificaes; iseno (declarar-se no-isento, se for o caso, fundamental)

Relatrio: Redigindo um Ponto

Os pontos de relatrio devem ser claros, objetivos, e embasados, alm de seguirem um rito padro, que demonstre numa seqncia lgica, constatao, recomendao, fundamentao legal, ou base para as melhorias de procedimento.

Ponto de Relatrio 1o. Pargrafo: Constatao

1 Pargrafo: com os verbos preferencialmente no pretrito, na 1 pessoa do plural , demonstrando aquilo que foi apurado: Em nosso exame de auditoria, VERIFICAMOS (APURAMOS, CONSTATAMOS).....

Ponto de Relatrio 2o. Pargrafo: Recomendao

neste momento que a auditoria vai informar qual o procedimento correto, usando o verbo no mesmo tempo da apresentao da irregularidade, ou seja, 1 pessoa do plural, tempo pretrito.

tambm neste momento que a auditoria vai informar qual o procedimento correto. LEMBRAMOS, DESTACAMOS, RECORDAMOS podem ser verbos que bem cabem neste momento dos trabalhos

Ponto de Relatrio 3o. Pargrafo: Informao dos Riscos pelo Procedimento Adotado

o momento das recomendaes para correes. RECOMENDAMOS, INFORMAMOS, so verbos adequados para a ocasio. A auditoria deve informar quanto importncia das providncias a serem adotadas, quer pelos eventuais prejuzos financeiros, quer pelo risco da fiscalizao apurar procedimentos incorretos, ou mesmo, apenas na busca dos melhores mtodos de trabalho existentes.

Follow Up
Trata-se de um procedimento padro, onde o Auditor haver de revisar, com base no(s) relatrio(s) anterior(es), se o Cliente providenciou melhorias, com base nas recomendaes da Auditoria.

Reunio para Apresentao e Discusso do Relatrio

Acima de tudo, o Auditor um psiclogo, e deve tratar seu Cliente, como se este fosse um paciente.paciente fosse. Lembre-se que o Cliente contrata uma Empresa de Auditoria, para conhecer melhor, aquilo que acontece em sua empresa, e assim deve ser tratado, isto , com respeito, e ateno.

10

Discusso de Problemas Encontrados

Se de mbito Fiscal/ Financeiro Cabe ao Auditor, expor, e embasar, constataes que devem ser adotadas, para melhoria da empresa e, se os procedimentos j tiverem acarretado prejuzos, recomendar as melhores alternativas para sana-los
Se de mbito Pecunirio

Saber que est sendo lesado, no nada agradvel! A primeira reao pode ser emocional. Caber ao Auditor, expor ao seu Cliente, solues, para que este, aps avalia-las, opte por aquela que melhor atenda seus interesses.

Caractersticas da Auditoria Trabalhista

Diferentemente da Auditoria Contbil, que se atm, fundamentalmente a nmeros, o trabalho do Auditor em Recursos Humanos ser o de aliar procedimentos legais recomendados (e recomendveis) ao tratamento pessoal que haver de ter, pois acima de nmeros e leis, o Auditor Trabalhista lida com o Ser Humano.

11

O que fazer, se nos depararmos com uma fraude!?

Durante nossos trabalhos, possvel que nos deparemos com falhas de procedimento ocasionais (erros) ou morais (fraudes). O que fazer?

Falhas de Procedimento
Erros..todos so passveis de comet-los. Para este tipo de situao, relatrio, uma boa redao de um ponto, que traga a constatao, e as recomendaes de melhoria. Caso a falha constatada ainda seja passvel de correo, no curso dos trabalhos, de forma a minimizar os prejuzos do Auditado, tanto melhor!

12

Falhas Morais
Fraudes : nem todos so passveis de comet-las! De percepo extremamente difcil, a fraude, quando constatada, nem sempre estar sustentada por documentos, mas sim por procedimentos, por vezes, suspeitos, mas nem sempre, de fcil comprovao. Alis, uma fraude, na maioria das vezes, envolve mais de um funcionrio! Ao notar-se indcio de fraude, recomenda-se discrio, e perspiccia: para chegarmos ao problema, neste caso, nem sempre o melhor caminho ser a objetividade, mas sim, a sutileza, o tato, e a sensibilidade.

Admisso de Empregados
Falhas na Admisso, normalmente decorrem de descuidos, muito mais do que de outros motivos. Fazer um check list da documentao, aprovao para contratao, habilidades do contratado para a funo, e checar a existncia fsica do profissional, no local onde dever estar trabalhando, so procedimentos desejveis.

13

Folha de Pagamento
J mais completo, e complexo, que o Exame Admissional, a Auditoria em Folha de Pagamento dever se ater a vrios aspectos, sem os quais, corre-se o risco de suprimirmos informaes importantes, informaes estas, que podero repercutir no resultado de nossos exames. So os seguintes, os cuidados devidos:

Folha (check lists fundamentais)

Prazo para Pagamento dos Salrios (observncia) Paradigmas Clculos (adequao) Modalidades de Remunerao (horas extras, comisses etc) Confrontar Folha, com Holerith e CTPS. Entrevistar empregado, e checar se sua remunerao confere com o apurado.

14

Contrato de Trabalho

Contratos a Prazo Determinado (checar se esto dentro dos prazos, quer para resciso, quer para dispensa) Verificar clusulas de favorecimento estranhas aos padres da empresa Verificar peculiaridades de Aprendizes, Estagirios e Profissionais Liberais

Jornada de Trabalho
Checagens Bsicas Limites Dirio de Jornada Respeito Intervalos Cumprimento Horas Extras Adicionais Devidos e Pagos Dispensados de Marcao - Embasamento

15

Frias

Remunerao Bsica das Frias Integraes Coletivas Desconto de Faltas Injustificadas Abono de Frias Checagem Fsica do Funcionrio em Frias (verificar venda das frias)

Terceirizados
Esta modalidade de trabalho de auditoria, h cerca de 10, 12 anos, restringia-se ao exame de Autnomos, e Empresas, no que diz respeito, muito mais s suas documentaes, e clculos, do que propriamente s capacidades para desenvolvimento dos trabalhos, e riscos na contratao. Atualmente, h que se considerar....

16

Terceirizados (cont.)
...

Cotao de Preos Qualidade (habilidade) do Contratado Vnculo Empregatcio Registros Legais (documentao) das Pessoas Fsica e Jurdica (conforme o caso) Exame Fsico dos Contratados (checagem se esto efetivamente atuando)

Segurana e Medicina do Trabalho

Inspeo Prvia CIPA SESMT PPP PPRA PCMSO Insalubridade, Periculosidade etc.

17

Rescises de Contrato de Trabalho

Verificar as houve efetivamente a dispensa Se foi aprovada, ou os critrios adotados Clculos aplicveis Verificar impedimentos dispensa (estabilidades) Rescises Prximas s Datas-Base, ou Trmino da Experincia - razes

Finalizando

Bom senso, equilbrio e conhecimento dos trabalhos a serem efetuados, bem como da legislao aplicvel; estes so aspectos inegociveis na vida de um Auditor. Habilidade em conduzir uma reunio, bem como, em enfrentar adversidades, tambm so caractersticas inerentes ao profissional.

18

Jamais Esquecer

Sequer foi mencionado, mas seria at mesmo desnecessrio... de qualquer forma, postura, educao, tica, cordialidade, e todos os demais adjetivos qualificativos que diferem um bom profissional, de um timo profissional, so caractersticas desejadas e desejveis.

Ningum est acima das Leis!!!

... Ainda que muitos ajam assim, nosso dever, na condio de profissionais contratados, no darmos ateno s ameaas, e ao desdm que possam porventura intercorrer aos trabalhos... o melhor, e mais gratificante, ainda que soe lugar comum, est no bom trabalho executado, e na sensao, mais do que isso, na certeza, do dever cumprido !

19

Modelos de Pontos de Relatrio

Apresentamos a seguir, modelos de pontos de relatrio, que podero servir de referncia para eventuais trabalhos e constataes semelhantes s apresentadas. Lembramos que fundamental para o auditor, a busca constante pela atualizao.

Admisso de Empregados

Em anlise ao pronturio dos funcionrios da empresa, mais especificamente, com relao ao funcionrio _________________, apuramos que o exame mdico do mesmo encontra-se vencido desde__/__/__. Lembramos que tal ocorrncia no se trata apenas de um descuido operacional, com conseqncias burocrticas, visto que a no renovao do exame em poca prpria, poder, alm de acarretar penalidades empresa, fazer com que o empregado esteja inapto a exercer aquela funo. Recomendamos a imediata regularizao da situao mencionada, visando evitar empresa, punies ou ainda, o risco de problemas trabalhistas futuros junto a este funcionrio. Fundamento Legal: NR-7 da Portaria MTE 3.214/78

20

Folha de Pagamento

Em exame Folha de Pagamento, notamos que prtica usual da empresa agrupar mais de uma verba trabalhista sob um mesmo ttulo (no caso especfico, apuramos que numa mesma coluna, a empresa agrupa horas extras a 50% e 70%). Lembramos que a falta de clareza no demonstrativo de pagamento (no caso, a folha de pagamento), poder acarretar dvidas futuras, no que diz respeito a correo dos pagamentos efetuados, sendo que, mesmo que a empresa consiga comprovar a referida correo, ainda assim, o risco de problemas est aberto. Alertamos para que, o mais prontamente possvel a empresa passe a adotar total distino e melhor informao sobre todas as verbas pagas, para evitar questionamentos futuros, quer para com seus funcionrios, quer diante da fiscalizao. Fundamento Legal: A Smula n 91 do TST considera nula a clusula contratual que fixa determinada importncia ou percentagem para atender englobadamente vrios direitos legais ou contratuais do trabalhador. Para pesquisa, destacamos ainda, julgado do TST, que mais uma vez rejeitou composio semelhante quela feita pela empresa.

Contrato de Trabalho

Em verificao ao contrato de trabalho firmado junto ao menor _____________________, verificamos a falta de assinatura do responsvel legal, no referido documento. Lembramos que para validade dos documentos de admisso e demisso do funcionrio menor, de mister que os mesmos sejam assinados pelo responsvel legal do trabalhador. Assim, recomendamos que sejam providenciadas as rubricas nos referidos documentos, visando a regularizao da situao em questo. Fundamento legal: art 439 da CLT.

21

Jornada de Trabalho

Em verificao ao pronturio do funcionrio ____________________ verificamos que o mesmo cumpre turno ininterrupto de revezamento, sendo que a empresa remunera como extraordinrio o horrio excedente 6. Hora trabalhada. Lembramos que recente deciso proferida pelo TST ficou definido posicionamento do TST sobre a viabilidade e validade da negociao coletiva que resulta na fixao do regime de turno ininterrupto de revezamento de oito horas sem o pagamento, como extra, do perodo excedente sexta hora. Assim, o que informamos que, mediante negociao coletiva, a empresa poderia estar isenta do pagamento de perodo extraordinrio. Lembramos que este apenas um alerta, e no uma afirmao taxativa para mudana, em virtude de estarmos diante de duas figuras jurdicas a serem respeitadas, a saber, o paradigma e a irredutibilidade salarial. Qui no sejam possveis mudanas para esta turma de trabalho atual, ou mesmo para esta unidade de trabalho, no entanto, fica o alerta para esta nova orientao, bem como recomendamos contatar seu departamento jurdico, visando analisar a possibilidade de, na relao custo x benefcio, avaliar a adoo desta nova orientao, considerados os riscos j mencionados, e a economia que esta orientao traria.

Frias

Em exame aos pagamentos de frias, verificamos in loco que o funcionrio _________________________ estava trabalhando em seu perodo destinado a frias. Conforme exame aos documentos do funcionrio, ele deveria estar de frias, visto no estar registrando o ponto, e o respectivo aviso e recibo de frias estarem em seu pronturio; no entanto, em termos efetivos, verificamos o que usualmente convencionou-se denominar frias vendidas. Alertamos que esta prtica, a despeito de usual, proibida pela legislao vigente, que permite apenas a negociao de 1/3 do perodo de frias devido, na forma de abono. Recomendamos que seja evitada esta prtica, pois, apesar da falsa impresso de se estar auxiliando o trabalhador necessitado de dinheiro, o que se est fazendo no conceder descanso ao trabalhador, e, sabe-se que um funcionrio cansado produz menos, alm de aumentar sensivelmente o risco de doenas e acidentes do trabalho. Fundamento legal: art. 129 e seguintes da CLT

22

13 Salrio

Em anlise aos pagamentos de 13 salrio efetuados pela empresa, verificamos que a mesma optou por efetuar o pagamento integral da verba, no 5. Dia til de dezembro. Lembramos que a 1. Parcela do 13 salrio deve ser paga at o final de novembro, sendo que este atraso, apesar de aparentemente pouco comprometer o empregado, contraria a legislao vigente, alm de, em caso do funcionrio comprovar prejuzos, acarretar empresa, o compromisso de arcar com tais prejuzos, em virtude da inobservncia legislao vigente. Alertamos para que a empresa evite, no futuro, a repetio da referida prtica. Fundamento Legal: Lei 4090/62. Multa de 160 UFIR por funcionrio.

Terceirizao de Mo-de-Obra

Verificamos que a empresa usualmente contrata mo-de-obra terceirizada, sendo que em um dos casos examinados, apuramos que o prestador dos servios, empresa____________________, presta servios j h mais de 6 meses, de forma contnua, o que pode caracterizar vnculo empregatcio. Lembramos que a contratao de terceirizados lcita, legal, porm, talvez por no dispor de legislao prpria, usa subsidiariamente a legislao trabalhista e esta ensina que a prestao de servios habitual leva a caracterizao de vnculo empregatcio. Recomendamos que seja evitada a prtica dos elementos caracterizadores da relao de emprego, em especial, a continuidade (no eventualidade), e subordinao, visando evitar contratempos futuros.

23

Segurana e Medicina do Trabalho

Em exame aos sistemas de Segurana e Medicina do Trabalho da empresa, verificamos que foram elaborados os formulrios denominados PPP - Perfil Profissiogrfico Profissionalizante, exclusivamente com relao aos funcionrios que atuam em atividades que permitiro futuramente, o benefcio da aposentadoria especial. Alertamos que a legislao no deixa claro se o documento em questo dever ser elaborado para todos os funcionrios, ou apenas para aqueles que trabalhem em atividades especiais. A despeito da dificuldade da interpretao da lei, gostaramos de recomendar empresa, a confeco do PPP para todos os funcionrios, visando que a falta de clareza da lei possa acarretar contratempos futuros, em especial se estes contratempos se transformarem em punies e problemas diante da fiscalizao, bem como de agentes homologatrios da DRT, ou dos sindicatos representativos das categorias profissionais a que pertenam os funcionrios que no possuam o documento elaborado. Ademais, a multa por infraes a legislao do PPP (repetimos, a despeito da falta de clareza da lei), fundamentada na Portaria MPS no. 119, publicada no DOU de 18/4/2006, de R$ 11.568,83, fato este que, por si s, j determina cautela e conservadorismo na situao em apreo.

Rescises de Contrato de Trabalho

Em exame ao Termo de Resciso de Contrato de Trabalho do funcionrio _______________________, verificamos que a empresa foi punida, por ultrapassar o prazo limite para quitao das verbas rescisrias, que no sindicato da categoria de at 7 dias corridos, a contar da entrega do aviso prvio indenizado. A empresa seguiu a legislao, que determina um prazo mximo de 10 dias corridos, esquecendo-se que em caso de haver disposio sindical especfica sobre determinado tema, esta clusula prevalece sobre a legislao. O atraso em questo, acarretou o pagamento de multa de 1(um) salrio adicional ao funcionrio, razo pela qual alertamos quanto necessidade da atenta observncia s clausulas sindicais aplicveis, visando evitar a repetio de situaes, como a ora citada.

24

Controles Internos

Verificamos que a empresa no possui um sistema de controles internos eficiente, no fluxo de informaes referentes a admisses de funcionrios. No h uma comunicao prvia dos departamentos envolvidos na contratao, para o departamento de Recursos Humanos, quanto necessidade de substituio de pessoal, sendo que as reposies em questo so feitas com total autonomia pelos departamentos, e o departamento pessoal comunicado apenas quando da efetivao do funcionrio selecionado. Recomendamos que esta autonomia, que at pode continuar, no deve deixar margem o Departamento Pessoal (Recursos Humanos), posto que, em ltima analise, este o departamento a efetivar a contratao, e por possuir total iseno no processo seletivo, deve sempre fazer parte do referido processo. Sendo assim, altamente recomendvel que este fluxo admissional considere o Departamento Pessoal no fluxo de contratao de pessoal.

Esperamos Haver Atendido Suas Expectativas!

Esperamos que todos que aqui vieram, tenham aproveitado satisfatoriamente, seu tempo, e dinheiro investidos. De nossa parte, agradecemos, e reiteramos nossa expectativa de havermos contribudo ainda mais, para seu engrandecimento profissional.

25

MUITO OBRIGADO !!!!!

...

AT A PRXIMA OPORTUNIDADE !!!

Eu Sou
Nilton Oliveira Gonalves
rhelato@hotmail.com

26