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SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTO

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COMUNICADO SIAD - PORTAL DE COMPRAS 08/2011


MDULO: Execuo de despesas ASSUNTO: Programao Oramentria das Contrataes registradas no Portal de Compras

Responsvel pela elaborao: Coordenao Geral do SIAD

Data: 31/05/2011

Prezado Servidor,

Encontra-se disponvel no mdulo de Execuo de Despesas do Portal de Compras, a Programao Oramentria das Contrataes.

A nova funcionalidade auxiliar na gesto oramentria dos rgos e entidades do Estado na programao do oramento destinado s contrataes anuais e plurianuais, mediante o planejamento oramentrio mensal de todo o perodo de vigncia da contratao.

A funcionalidade se aplica exclusivamente aos processos j homologados e/ou contratos publicados.

1. Benefcios obtidos atravs da utilizao da nova funcionalidade: Repositrio nico e dinmico de informaes sobre as contrataes e suas demandas oramentrias; Identificao, por meio de sistema, dos recursos oramentrios comprometidos por contratao e/ou por dotao oramentria; Elaborao da proposta oramentria considerando a existncia de contratos plurianuais; Gesto oramentria aprimorada das despesas j contratadas; Visualizao de toda a necessidade oramentria das contrataes do rgo; Acompanhamento da margem fiscal de curto e mdio prazo disponvel para assuno de novas obrigaes.

2. Perfis de acesso

Para consultar e/ou inserir/alterar programaes oramentrias, o usurio dever possuir os perfis conforme descrito abaixo. Gestor de programao oramentria Consulta (Cdigo 91906 Mdulo Exec. de Despesa) Gestor de programao oramentria Alterao (Cdigo 91907 Mdulo Exec. de Despesa)

Os usurios que possurem os perfis abaixo, automaticamente podero consultar as programaes oramentrias; Gestor de pedidos de material ou servio consulta Gestor de processos de compra consulta Gestor de contratos consulta

Os usurios que possurem os perfis abaixo, automaticamente podero consultar e/ou inserir/alterar as programaes oramentrias: Gestor de pedidos de material ou servio alterao Gestor de processos de compra alterao Gestor de contratos alterao

3. Cadastro das programaes oramentrias das contrataes


Para acessar a nova funcionalidade clique na opo Cadastro de programao oramentria disponvel dentre os itens do menu do mdulo Espec. de execuo de despesas OBSERVAO: a CRIAO da programao oramentria da contratao, necessariamente, deve ser executada pela unidade Gestora do contrato ou pela unidade de compra do processo de compra da contratao.

Aps acessar a opo de menu no mdulo de execuo de despesas, o usurio ser remetido a tela abaixo onde ser possvel efetuar o cadastro das programaes oramentrias. Para inserir uma nova programao o usurio dever acessar o comando Inserir programao.

O usurio dever selecionar o Tipo da programao que deseja inserir. a) Referente a contrato: Programao para contrataes que sero executadas por meio de termo de contrato j assinado e publicado. b) Referente a itens sem contrato: Programao para itens do processo de compras que no sero executados por termo de contrato, sendo utilizado exclusivamente outros instrumentos, tais como Nota de Empenho, Autorizao de Fornecimento ou Ordem de Servio.

Aps selecionar o tipo da programao oramentria, necessrio selecionar o processo de compras referente contratao.

3.1. Seleo do processo de compra para programao

O usurio ser remetido a um painel de pesquisa de processos. Visando facilitar a recuperao dos processos para o cadastramento das programaes, estar disponvel neste painel, um filtro onde o usurio poder recuperar a relao de processos, de uma unidade de compra, de acordo com o tipo da programao que est sendo criada (Referente a contrato ou Referente a itens sem contrato).

Caso queira, o usurio tambm poder informar, diretamente, o nmero do processo especfico para sua programao.

Aps identificar o processo desejado, basta selecion-lo e acessar o comando OK.

3.2. Seleo do contrato para programao Aps a seleo do processo desejado, caso a programao seja do tipo Referente a contrato, o usurio dever selecionar o respectivo contrato;

O usurio dever selecionar apenas um dos contratos apresentados e acionar o comando OK. Caso exista mais de um contrato para o processo informado anteriormente, cada um dever ser programado individualmente.

Para programaes do tipo Referente a contrato o usurio dever informar se existe ou no previso de renovao deste contrato. Apesar de poder haver previso contratual para a prorrogao, essa informao servir como referencia indicando que o rgo de fato pretende prorrogar/renovar essa contratao.

3.3. Definio do perodo da programao ATENO: Para as programaes do tipo Referente a contrato, ao selecionar o contrato o sistema ir recuperar automaticamente a vigncia atual do contrato, definindo, assim o incio e fim do perodo da programao.

Para programaes do tipo Programao de itens sem contrato o usurio dever informar o fim do perodo da programao (ms e ano). O incio da programao ser definido automaticamente pelo sistema considerando os seguintes critrios:

Caso a execuo de algum dos itens de processo que iro compor a programao j tenha sido iniciada, o incio desta programao ser igual ao ms/ano do primeiro empenho para esses itens.

Caso no exista execuo para nenhum dos itens de processo que iro compor a programao, o incio desta programao ser igual ao ms/ano corrente.

Aps a vinculao de todos os dados solicitados, o usurio deve acionar o comando Salvar.

3.4. Valores recuperados inicialmente Aps acionar o comando salvar o sistema recuperar automaticamente os valores referentes ao contrato, caso a programao seja do tipo Referente a contrato, ou os valores referentes aos itens de processo que compe a programao, caso a programao seja do tipo Programao de itens sem contrato.

Valor total atualizado da contratao valor atualizado da contratao compreendendo alteraes financeiras registradas at o momento para a contrao. Despesa empenhada despesa empenhada da contratao no momento da criao da programao. Saldo a empenhar saldo a empenhar da contratao no momento da criao da programao Saldo a programar saldo que dever ser distribudo, por ms, ao longo do perodo definido para a programao da contratao. Essa distribuio deve refletir a previso de execuo oramentria da contratao da programao. Conforme ser visto

posteriormente, essa distribuio considerar:

Um item ou um conjunto de itens de pedido Uma determinada unidade de pedido Uma determinada unidade executora Uma determinada unidade Oramentria Um determinado elemento item de despesa E por fim, para uma determinada dotao oramentria;

ATENO:

Quando da homologao dos processos/publicao dos contratos no Portal de Compras o valor contratado ser exatamente o saldo a programar. Para os contratos j vigentes na presente data os valores dos saldos a programar para as programaes das contrataes sero iguais aos valores dos saldos a empenhar das

contrataes. A despesa j empenhada para as contrataes, at o momento da criao da programao, ser recuperada automaticamente pelo sistema.

3.5. Incluso da programao Para iniciar a distribuio do saldo a programar, o usurio dever acessar a aba Programao.

Ser apresentada a tela abaixo onde constar um ou vrios agrupamentos por Unidade de pedido, Unidade Executora e Unidade Oramentria, alm da situao da programao e todas as informaes existentes na aba de dados de identificao da programao em questo.

A situao da programao indica se necessrio, ou no, efetuar a distribuio do saldo a programar para a programao da contratao. Desta forma, caso um agrupamento de Unidade de pedido, Unidade Executora e Unidade Oramentria apresente logo a frente uma bandeira vermelha, conforme figura acima, ser necessrio efetuar a distribuio de parte ou todo o saldo a programar apresentado nesta. Esta bandeira vermelha indica que esse agrupamento de unidades est com a programao desatualizada, conforme exibido no campo Situao. Em seguida o usurio dever clicar no smbolo + localizado ao lado esquerdo do agrupamento das unidades, conforme destaque a seguir.

Desta forma ser(o) apresentado(s) o(s) elemento(s) item(s) de despesa, assim como a(s) dotao(es) oamentria(s) que se referem o(s) item(s) de pedido do agrupamento das unidades em questo. Alm disso, para cada elemento item de despesa ser apresentado, em uma tabela, o saldo a empenhar, o valor total programado e o saldo a programar.

ATENO:

No exemplo a seguir, o destaque apresentado para o elemento item de despesa 30 07 indica que existe um saldo a programar (R$ 100,00) que dever ser distribudo dentre a(s) dotao(es) oramentria(s) relacionada(s) clicando no clicar no smbolo + localizado ao lado esquerdo da dotao oramentria desejada

Ser apresentada, para respectiva dotao, uma outra tabela contendo o valor programado para o exerccio corrente, o valor programado consolidado para exerccios futuros (Valor programado outros exerccios) e o valor total programado. Esses valores sero apresentados para cada elemento item de despesa da dotao.

O usurio dever acessar o Link Editar, para acessar a tela onde o saldo a programar ser lanado para o(s) ms(es) ao longo do perodo definido para a programao oramentria.

Ao acessar essa tela, alm das informaes quanto a dotao, unidade de pedido, unidade executora, unidade oramentria, elemento item de despesa, item(s) de pedido, saldo a empenhar e saldo a programar, o sistema ir recuperar e apresentar a despesa j empenhada para meses passados, caso exista.

Observe que para o ms de janeiro (para o exemplo abaixo, representa um ms passado), o campo no pode ser editado, e o valor da despesa empenhada apresentado.

ATENO:

Caso seja programado um valor para determinado ms do perodo da programao, e esse valor no seja completamente executado no ms em questo, o valor da diferena entre o programado e o executado ser disponibilizado no campo Saldo a programar e o usurio precisar realocar esse valor que no foi executado no ms previsto. Esse procedimento acontecer na virada dos meses. E para os meses passados, o sistema apresentar os valores efetivamente executados, e no ser possvel alterar os valore programados, conforme mencionado anteriormente neste comunicado.

A tela abaixo retrata a situao exposta acima, considerando que: O ms corrente fevereiro de 2011; Foi programado para ms de janeiro de 2011 o valor de R$1.100,00, entretanto, apenas R$900,00 foi executado para no ms. Com a fechamento do ms (janeiro para fevereiro), o valor da diferena R$200,00 foi disponibilizado no campo Saldo a programar.

OBSERVAO:

automaticamente

situao

da

programao

ser

alterada

para

DESATUALIZADA. O usurio responsvel dever acessar a programao e ajustar os valores programados, fazendo com que a programao retorno para a situao ATUALIZADA. Caso contrrio, no ser possvel executar os itens de pedido compreendidos para aquela programao.

O usurio dever distribuir o valor apresentado no campo Saldo a programar de acordo com sua necessidade e acionar o comando Salvar cronograma.

ATENO: Caso exista apenas um agrupamento de Unidade de pedido, Unidade Executora e Unidade Oramentria e um elemento item de despesa e uma dotao da oramentria, todo o saldo a programar dever ser alocado para aquela dotao.

Aps salvar os valores programados para os meses da programao oramentria, caso o Saldo a programar tenha sido distribudo integralmente, para um agrupamento de Unidade de pedido, Unidade Executora e Unidade Oramentria, a situao da programao ser alterada para Atualizada. Com isso, alm da alterao no campo Situao, a bandeira apresentada logo a frente do agrupamento de unidades, que se encontrava na cor Vermelha ser apresentada na cor Verde

Durante os lanamentos dos dados das programaes oramentrias das contrataes, os usurios podero contar com o artifcio destacado nas telas abaixo, no qual, ao se posicionar o cursor do mouse sobre um determinado ms, o sistema apresentar o ltimo valor programado para o ms em questo, assim como a despesa j empenhada at o momento para aquele ms.

Este recurso tambm estar disponvel na aba de Programaes e apresentar o valor Total da programao (ao posicionar o cursor do mouse) para cada agrupamento de Unidade de pedido, Unidade Executora e Unidade Oramentria.

4. Consulta e alterao de programaes oramentrias das contrataes Aps acessar a opo de menu, Cadastro de programao Oramentria no Mdulo de Execuo de Despesas, o usurio ser remetido a tela abaixo onde ser possvel efetuar as consultas das programaes oramentrias informando os parmetros desejados.

Aps definir os parmetros desejados basta acionar do comando Buscar

Se desejado, o resultado obtido poder ser exportado para um documento em formato XLS (MS Excel).

No arquivo, constaro as mesmas informaes do resultado da consulta e os dados estaro dispostos conforme figura abaixo.

Aps identificar a programao desejada basta acionar os respectivos comandos de consulta/alterao conforme destaque na figura a seguir.

Caso o objetivo seja alterar apenas o perodo da programao (ms/ano final da programao) basta acessar o comando Alterar. Caso o objetivo seja alterar/ajustar os valores programados para os meses ao longo do perodo da programao, basta acessar a aba Programao

Ao longo do perodo definido para a programao, o usurio poder alterar/ajustar a programao oramentria da contratao. As alteraes podero ser feitas para o ms corrente e para os meses futuros. Considerando as alteraes para o ms corrente, necessariamente, dever ser observada a despesa empenhada at o momento da alterao.

No ser possvel alterar a programao de um ms corrente para um valor inferior despesa j empenhada para o ms at aquele momento.

Feita as alteraes desejadas basta acessar o comando Salvar Cronograma.

Sempre ser exibido um consolidado dos valores programados, por ano e por perodo total da programao, conforme indicao das setas de cor azul. O ano corrente apresentar um destaque conforme indicao da seta de cor vermelha.

5. Histrico de alteraes Todas as alteraes na programao sero inseridas no histrico das alteraes (aba Histrico) e as informaes estaro dispostas conforme tela a abaixo.

Alm deste histrico de alteraes globais da programao, o usurio poder visualizar as alteraes ocorridas para os valores programados para os meses ao longo do perodo da programao. Essas informaes estaro disponveis no histrico de alteraes dos cronogramas das programaes oramentrias das contrataes. Para visualizar o histrico das alteraes o usurio dever acessar o link Visualizar conforme destaque nas telas abaixo.

Sero listadas as alteraes realizadas para o cronograma em questo. O usurio dever selecionar qual das alteraes deseja visualizar.

A tela apresentada constar a situao da programao aps as alteraes executadas pelo usurio.

6. Regras para emisso de empenhos Exigncia de cadastro de programao oramentria para emisso de empenho

No ser possvel emitir empenho para itens de pedidos do processo/contrato de uma contratao caso ainda no exista uma programao oramentria criada para a contratao em questo. Validao quanto situao da programao oramentria das contrataes;

Quando

programao

oramentria

de

uma

contratao

apresentar

situao

DESATUALIZADA, no ser possvel registrar especificaes de empenho, reforo de empenho e restabelecimento de restos a pagar, para os itens de pedido vinculados, exclusivamente, a um agrupamento de Unidade de pedido, Unidade Executora e Unidade Oramentria.

A situao da programao poder ser facilmente identificada, conforme destaques na figura abaixo.

Caso a programao da contratao for referente a mais de um agrupamento de unidades, e existam agrupamentos atualizados, os empenhos dos itens de pedido para o agrupamento atualizado (indicado pela bandeira na cor VERDE) sero emitidos normalmente.

No exemplo a seguir, os itens de pedidos referentes s unidades de pedido 1250016 e 1250021 no podero ser empenhados, diferentemente dos itens de pedido da unidade de pedido 1250107.

O sistema notificar diariamente os usurios responsveis pelos pedidos compreendidos para determinada programao oramentria caso a programao fique desatualizada. As unidades de pedidos tambm sero notificadas.

Validao do valor programado para no ms em relao a despesa empenhada

Os valores programados para o(s) ms(es) da programao oramentria definem a previso oramentria para os itens de pedido para o respectivo ms/ano. Sendo assim, no ser possvel empenhar para determinado ms, um valor superior ao programado. Para o exemplo abaixo, no ser possvel empenhar um valor superior a R$50,00 para maio de 2011, considerando os itens daquele pedido para a respectiva dotao oramentria.

Contudo, cabe ressaltar que, havendo disponibilidade oramentria, o usurio poder realizar a reprogramao para melhor adequar a execuo.

7. Alteraes que geram desatualizao nas programaes oramentrias Gesto de Dotaes oramentrias das contrataes

Ao desativar uma dotao oramentria de uma contratao que j esteja inserida em uma programao e que possua valores programados, o sistema ir remover os valores programados para aquela dotao e disponibilizar o valor no Saldo a programar. Conseqentemente a programao ficar com a situao DESATUALIZADA, sendo necessrio que o usurio ajuste os valores programados. Alteraes em contratos (Termos aditivos e termos de apostilamento)

Ao confirmar/publicar alteraes em contrato via termo aditivo ou apostilamento (acrscimo, supresso, remanejamento, reequilbrio econmico financeiro, vigncia com valor, reajuste) o saldo a empenhar para os itens da contratao ser alterado e conseqentemente o Saldo a programar tambm. Desta forma, a programao ficar com a situao DESATUALIZADA, sendo necessrio que o usurio ajuste os valores programados OBSERVAO: Ao registrar, no sistema, a resciso ou encerramento de um contrato, o sistema ir remover os valores programados para os perodos futuros. Esse procedimento no causar uma desatualizao da programao oramentria da contratao. Sendo assim, no haver necessidade do usurio realizar ajustes nos valores programados para a programao oramentria da contratao. Anulao de empenhos/cancelamento de restos a pagar

Ao realizar anulaes de empenhos ou cancelamento de restos a pagar onde os empenhos/restos a pagar tenham sido apropriados em meses anteriores, o saldo a empenhar para os itens da contratao ser alterado e conseqentemente o Saldo a programar da programao da contratao tambm. Desta forma, a programao ficar com a situao DESATUALIZADA, sendo necessrio que o usurio ajuste os valores programados.

8. Armazm de informaes SIAFI PROGRAMAO ORAMENTRIA

Ser disponibilizada no Armazm de informaes do SIAFI um novo assunto onde constaro as informaes das Programaes oramentrias das contrataes registradas no Portal de compras. Desta forma, os rgos podero obter as informaes das programaes oramentrias das contrataes com objetivos distintos, seja para viabilizar uma anlise gerencial seja para auxiliar na execuo dos procedimentos operacionais no Portal de Compras (como por exemplo, no lanamento das programaes oramentrias das contrataes j existentes para os rgos). Nova dimenso disponibilizada no Armazm de informaes do SIAFI: PROGRAMAO ORAMENTRIA >> PROGRAMAO DAS CONTRATAES

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