TRABAJO PRCTICO PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ERP ENUNCIADO:

1. Introduccin La compaa comercial DisCat trabaja desde hace 25 aos en la venta de productos a particulares. Dispone de un establecimiento de venta al pblico, la filosofa de la empresa todos los productos que tenemos estn a disposicin del los clientes es decir todo el local comercial debe ser dedicado para la venta por tanto no tiene almacn. La venta se realiza en el mismo local los das laborables de 10:00 a 14:00 horas y de 17:00 a 22:00 horas. La compaa quiere disponer de un sistema informtico ERP para la mejor gestin de la empresa y seguir con el crecimiento. La compaa est dividida desde el punto de vista organizativo en cuatro departamentos: Gestin de Ventas, Gestin Logstica, Gestin Contable, y Gestin de Entregas. Gestin Ventas La Gestin de Ventas es la que actualmente se encarga de toda la parte comercial y atencin al cliente. El departamento est formado por una persona que es la que se encarga de caja y de ayuda a los clientes en sus compras. En la actualidad se tiene una caja registradora que al final del da nos da el total facturado para hacer el arqueo de caja. Lo que se desea es un terminal punto de venta (TPV) con un lector de cdigo de barras para obtener el cdigo de producto y de esta manera permitir: 1. Obtener una descripcin y el precio del producto para el recibo de cada compra. 2. Mantener el stock exacto de los productos que tenemos en la tienda. El TPV estar conectado a un servidor que almacena la base de datos con la informacin del catlogo de productos. Al mismo tiempo la empresa quiere hacer una venta directa a travs de internet, por lo tanto se quiere disear unas pginas que permitan hacer una navegacin por los productos que comercializa la empresa. Para poder acceder a estas pginas, el usuario debe identificarse con un password, por lo tanto debe haberse registrado previamente. Durante la navegacin, el cliente seleccionar los productos que desea y la cantidad, llenando as su carro de compra virtual. Cuando de por finalizada la compra, el sistema debe calcular el importe total, pedir el nmero de tarjeta de crdito y ofrecer la franja horaria en el que desea recibir su compra. Con toda esta informacin se genera un pedido cliente que ser atendido por el personal del departamento de entregas que ser el encargado de preparar fsicamente la compra (ver apartado Gestin Entregas). Gestin Entregas El departamento de Gestin de Entregas es de nueva creacin y su trabajo consiste en atender el volumen de trabajo que genere la venta por Internet. En la actualidad slo est formado por un encargado. Su trabajo consiste en: 1. preparar los pedidos de los clientes 2. pasar los productos por un TPV para calcular el importe de la compra 3. hacer el cobro con el nmero de tarjeta de crdito 4. generar una hoja de incidencias con los productos que no se han podido servir por falta de stock

5. encargarse de hacer las gestiones necesarias para que los repartidores (externos a la empresa) vengan a recoger los pedidos 6. una vez el repartidor haya terminado la entrega y devuelva el comprobante de entrega firmado por el cliente dar por cerrado el pedido del cliente En caso que el repartidor no haya podido realizar la entrega por ausencia del cliente en el domicilio, el estado de la compra deber pasar a cliente no encontrado, con lo cual al final de la jornada deber ponerse en contacto de nuevo (va telefnica) con l para asignar una nueva franja horaria de entrega (esto implicar tener una opcin que permita ver que franjas quedan disponibles). Para saber el nivel de utilizacin del reparto, la empresa quiere tener una estadstica de utilizacin de las diferentes franjas horarias. Esto permitir aadir ms capacidad de entrega en la venta por internet. Inicialmente slo se puede atender 5 pedidos por franja horaria de 2 horas. Gestin Logstica La misin del departamento de Gestin Logstica es realizar todas las tareas relacionadas con el aprovisionamiento de productos, es decir la compra a los proveedores para reposicin de stocks o la inclusin de nuevos productos en el catlogo del supermercado. El departamento esta compuesto por un encargado y un mozo de almacn. El encargado de logstica es el responsable de compras y relaciones con los proveedores. Cada tarde ha de preparar las compras que se realizarn el da siguiente, por tanto necesita que el sistema le informe que productos estn por debajo del lmite de stock deseado y cuantas unidades faltan para tener el nmero ptimo. Todo esto se debe imprimir en hojas separadas agrupando los productos por proveedores para poder pasar las compras por fax. Adems el encargado tambin necesita un sistema que le permita ver cuales son las estadsticas de los productos ms vendidos par revisar si los lmites de mnimo stock y stock ptimo se deben revisar a la alza o la baja. El encargado de logstica tambin debe decidir si se adquiere algn producto nuevo a los proveedores, en este caso el producto se dara de alta en el catlogo de productos. El mozo de almacn es el encargado de recepcionar los pedidos entregados por los proveedores, comprobar que la entrega sea correcta, entrar el nmero de unidades que han llegado de cada producto y colocarlo en las estanteras. Gestin Contable El departamento de Gestin Contable controla los cobros por ventas y pagos a proveedores. No se trata de una gestin contable completa de la empresa ya que esto se lleva a cabo por un paquete externo de software especfico. El departamento slo dispone de una persona para realizar este trabajo. En el caso de los pagos a proveedores, el encargado contable es el que recibe la factura por parte del personal del rea de logstica y efecta el pago al proveedor mediante una transaccin (transferencia) a travs de una conexin directa con el banco. Por lo que se refiere a los cobros, de hecho estos ya se han efectuado en los distintos escenarios de venta. En caso de venta directa el encargado de caja habr cobrado al cliente y se habr registrado el cobro, y en ventas por Internet, el encargado de logstica habr cargado a la tarjeta de crdito del cliente el importe de la venta. Por lo tanto, a nivel contable la gestin de cobros se reduce a la consulta de las mismas y posibles modificaciones por incidencias. Cada mes se realiza un balance, esto es imprimir una hoja donde aparece da a da lo que se ha facturado y lo que se ha pagado a los proveedores, as como el resultado final. El sistema tambin ha de tener una opcin que sea el valor del stock para el cierre anual.

CONSIGNA: Hacer un proyecto de implementacin de un sistema ERP siguiendo estas dos fases: 1.- La pre-implantacin, es decir, el anlisis previo para definir los objetivos del proyecto, alcance funcional, coste total, recursos necesarios, necesidades concretas de la organizacin, calendarios, etc. para conseguir evaluar la rentabilidad que supondr la implantacin del ERP. 2.- La metodologa de implantacin de acuerdo al sistema de gestin ERP seleccionado. PRE-IMPLEMENTACION: Fases: 1.- Anlisis inicial de la estrategia, tecnologa, procesos, personas y organizacin. En esta fase, se debe realizar un profundo anlisis de la estrategia, personas, procesos y tecnologa para as plantear la mejor solucin tanto desde el punto de vista tecnolgico como de gestin del cambio asociado. 2.- Definicin del alcance funcional de la implantacin del ERP, es decir qu reas y funciones comprender la implantacin as como un primer planteamiento de calendario. 3.- Definicin de objetivos de la implantacin del ERP. Claramente, habrn objetivos tangibles (reduccin de costes, mejora de eficacia y eficiencia de procesos, reduccin del plazo de entrega, reduccin de los niveles de inventario, etc.) y otros intangibles como por ejemplo disponer de ms cantidad de informacin y conocimiento para la toma de decisiones. Obviamente, todos estos objetivos deben estar integrados dentro de la estrategia de la organizacin. 4.- Definicin de las mejoras en los procesos y organizacin que aportar la implantacin del ERP. Esto no debe ser una declaracin de intenciones sino que se deben haber modelado los procesos de la organizacin y reconocer el impacto sobre ellos de la implantacin del ERP. En esta fase se deben definir objetivos cuantificados de mejora para cada uno de los procesos y deben estar integrados en el calendario del proyecto. 5.- Definicin del plan de gestin del cambio para conseguir el cambio de manera no traumtica. Dentro de este plan, el plan de comunicacin interna es muy importante para vender los beneficios del proyecto a los integrantes de la organizacin para conseguir que todo el mundo perciba una mejora con el proyecto ERP. 6.- Eleccin de la solucin tecnolgica y del implantador ms adecuado en funcin del anlisis realizado en la primera fase as como los mdulos. Para ello tomar una alternativa de software propietario y otra de software libre. Realizar los siguientes pasos: Bsqueda en el mercado. Listado de criterios a tener en cuenta.

Los aspectos funcionales del producto: bajo esta categora se agrupan todos los criterios a evaluar que estn ligados a las funciones que cumple el sistema y procesos que contempla. - Los aspectos tcnicos: son aquellos relacionados con las necesidades de hardware y equipamiento tcnico necesarios para utilizar el producto. - Las caractersticas propias del proveedor: aquellos criterios de evaluacin que hacen a la empresa proveedor como evolucin y crecimiento, facturacin anual, ubicacin geogrfica, otros clientes y experiencia. Es importante evaluar la solidez del proveedor ya que si el proveedor deja de existir la empresa se queda con un sistema sin mantenimiento ni posibilidad de evolucin. - Las caractersticas del servicio: en estos aspectos se evala puntos especficos del servicio que brinda el proveedor tanto de implementacin como de soporte. - Los aspectos econmicos: son aquellos relacionados con costos de licencias, de servicio de mantenimiento y de implementacin. - Los aspectos estratgicos de la empresa: estn fuertemente ligados a los planes de negocio y al plan estratgico de la compaa, es por ello que se darn algunos ejemplos de criterios a tener en cuenta pero deben ser preferentemente desarrollados por la empresa. Decisin Final.

7.- Definicin de un calendario aproximado y presupuesto asociado. Obviamente esta fase estar directamente relacionada con la fase anterior ya que en funcin de la eleccin tecnolgica y de los desarrollos anexos, el calendario y el presupuesto variarn. En este apartado se han de calcular todas las partidas que entran en un proyecto de este tipo: Costos externos - Licencias de la aplicacin. - Hardware. - Capacitacin. - Costos de actualizaciones y mantenimiento. Costes internos - Horas dedicadas por el personal de la organizacin al proyecto. - Problemas que pueden aparecer debido a la implantacin del ERP. IMPLEMENTACION Metodologa de Implantacin del ERP del software elegido.