SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El control interno se refiere a la organizacin de una empresa, sus procedimientos y el personal con el que cuenta, que se encuentran debidamente estructurados con la finalidad de alcanzar tres objetivos fundamentales: a) La obtencin de informacin financiera veraz, confiable y oportuna. b) La proteccin de los activos de la empresa c) La promocin de eficiencia en la operacin del negocio. Existen mltiples definiciones sobre el Sistema de Control Interno; a continuacin se mencionan algunas de ellas.

INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES La estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad

CPA JOQUIN GONZALEZ MORFIN El control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las funciones de los empleados y los procedimientos establecidos, de tal manera que la administracin de un negocio puede depender de estos elementos para obtener una informacin ms segura, proteger adecuadamente los bienes de la empresa, as como promover la eficiencia de las operaciones y la adhesin a la poltica administrativa prescrita

PAUL GRADY El control interno contable comprende el plan de organizacin y procedimientos coordinados usados en un negocio: a) Para salvaguardar sus activos de prdidas provenientes de fraudes o errores, b) Verificar la exactitud y confianza de los datos contables que la administracin usa para sus decisiones y, c) Promover eficiencia en sus operaciones y fomentar la adhesin a las polticas adoptadas en aquellas reas, en las cuales la contabilidad y los departamentos financieros tienen responsabilidad directa o indirecta

COMIT DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA NORTEAMERICANO DE CONTADORES PBLICOS.

DEL

INSTITUTO

El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y medidas de coordinacin adoptados para proteger los activos, como son: verificar la exactitud y veracidad de los datos contables, fomentar la eficiencia de las operaciones y alentar el apego a las polticas de administracin prescritas en una empresa

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Control Interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las polticas, los mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control, evaluacin y de mejoramiento continuo de la entidad que le garantizar una funcin administrativa transparente, eficiente, cumplimiento de la Constitucin, leyes y normas que la regulan, coordinacin de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y una alta contribucin al cumplimiento de la finalidad social. Para lograr el cumplimiento del objetivo fundamental del Sistema de Control Interno, se han definido los siguientes objetivos estratgicos: Objetivos de Control de Cumplimiento Objetivos de Control Estratgico Objetivos de Control de Informacin Objetivos de Control de Ejecucin Objetivos de Control de Evaluacin

OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la funcin administrativa de las entidades, bajo los preceptos y mandatos que le impone la Constitucin, la ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son propias. Definir las normas administrativas provenientes de la autorregulacin que permite la coordinacin de actuaciones de la entidad. Disear los instrumentos de verificacin y evaluacin pertinentes para garantizar que la entidad cumpla con la reglamentacin que rige su hacer.

OBJETIVOS DE CONTROL ESTRATGICO Crear conciencia en todos los empleados sobre la importancia del Control, mediante la creacin y mantenimiento de un entorno favorable que conserve sus fundamentos bsicos y favorezca la observancia de sus principios. Disponer los procedimientos de planeacin y mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza, caractersticas y propsitos. Disear los procedimientos e instrumentos necesarios que permitan a la entidad proteger sus recursos, buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que los afecten.

OBJETIVOS DE CONTROL DE EJECUCIN Determinar los mecanismos de prevencin, deteccin y correccin que permitan mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armona con los principios de eficacia, eficiencia y economa. Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estn dirigidos hacia el cumplimiento de su funcin constitucional. Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen la generacin y registro de informacin oportuna y confiable, necesaria para la toma de decisiones internas y el cumplimiento de obligaciones. Disear los instrumentos que permiten llevar a cabo una efectiva comunicacin interna y externa a fin de dar a conocer la informacin de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que la operacin de la entidad pblica se ejecute adecuada y convenientemente, as como el conocimiento por parte de los diferentes grupos de inters de los resultados de la gestin.

OBJETIVOS DE CONTROL DE EVALUACIN Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestin de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de correccin y de mejoramiento. Disponer de mecanismos de verificacin y evaluacin permanentes del Control Interno que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales.

Garantizar la existencia de la funcin de evaluacin independiente del Sistema de Control Interno y de Auditora Interna, como mecanismos neutrales y objetivos de verificacin del cumplimiento a la gestin y los objetivos de la entidad. Propiciar el mejoramiento continuo de la gestin de la entidad y de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de inters. Establecer los procedimientos que permiten la integracin de las observaciones provenientes de los rganos de control a las acciones de mejoramiento de la entidad.

OBJETIVOS DE INFORMACIN Disponer los mecanismos necesarios a garantizar la generacin de informacin base, para la elaboracin de los reportes de informacin y cumplimiento de las obligaciones de la entidad. Establecer los procedimientos que permitan la generacin de informacin legalmente establecida por los diferentes rganos de control, que tiene a su cargo la vigilancia de la entidad. Velar por la generacin de informes y elaboracin de reportes que en uso de su derecho de informacin, soliciten los diferentes grupos de inters. Disponer de la informacin legalmente obligatoria y proveniente de la autorregulacin de la entidad.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Los elementos del sistema de control interno son los siguientes: Ambiente de Control Valoracin de Riesgos Actividades de control Informacin y Comunicacin Monitoreo

AMBIENTE DE CONTROL El ambiente de control es el elemento que representa la combinacin de factores que impactan las polticas generales y especficas y procedimientos de una entidad,

fortaleciendo o debilitando sus controles. Es el fundamento de todos los dems componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen: la integridad, los valores ticos y la competencia de la gente de la entidad; la filosofa y el estilo de operacin de la administracin; la manera como la administracin asigna autoridad y responsabiliza, y cmo organiza y desarrolla a su gente; y la atencin y direccin proporcionada por el consejo de directores.

VALORACIN DE RIESGOS La valoracin de riesgos permite y facilita el cumplimiento de todos los principios del Sistema de Control Interno; sin embargo, propicia en especial la Eficacia dado que suministra la informacin pertinente para manejar los riesgos ms altos que pueden afectar la entidad. La adopcin de una metodologa para la Valoracin de Riesgos constituye en s misma un proceso de Autorregulacin de la funcin administrativa de la entidad; su aplicacin a nivel de los procesos, las reas o los cargos permite la Autogestin y el Autocontrol. La valoracin de riesgos es la identificacin y el anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos.

ACTIVIDADES DE CONTROL Las actividades de control son las polticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecucin de los objetivos de la entidad. Las actividades se dan a todo lo largo de la organizacin, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeo operacional, seguridad de activos y segregacin de funciones.

INFORMACIN Y COMUNICACIN Debe identificarse, capturarse y comunicarse informacin pertinente de manera que los empleados puedan cumplir con sus responsabilidades, ya que los sistemas de informacin producen reportes, contienen informacin operacional y financiera relacionada con el cumplimiento que hace posible operar y controlar la empresa. Esta informacin tiene relacin con eventos tanto internos como externos que son necesarios para la toma de decisiones. La comunicacin debe darse en un sentido amplio, de manera ntegra, es decir, hacia arriba, a lo largo y hacia arriba. La informacin que reciba el personal deber ser totalmente clara y debe expresar concretamente lo que la gerencia decida sobre las responsabilidades de control que deban aplicarse.

MONITOREO Es proceso que valora la calidad del desempeo del sistema en el tiempo. El monitoreo ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administracin y supervisin y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependern primeramente de la valoracin de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo. Las deficiencias de control interno debern reportarse a lo largo de la organizacin, informando a la alta gerencia y al consejo solamente los asuntos serios.

MTODOS DE EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La evaluacin del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades de la organizacin empresarial mediante una cuantificacin de todos sus recursos Mediante el examen y objetivos del control interno, registros y evaluacin de las operaciones de una empresa, se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a la sociedad. La evaluacin del sistema de control interno basado en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor tcnico son el fundamento de la realizacin de una buena auditora. Los mtodos ms comunes que existen para evaluar el control interno son los siguientes: a) b) c) d) Mtodo Descriptivo Mtodo Cuestionario Mtodo Grfico o Diagrama de Flujo Mtodo COSO

MTODO DESCRIPTIVO Consiste en la descripcin de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. La descripcin debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicar en forma aislada o con subjetividad. La informacin se obtiene y se prepara segn lo juzgue conveniente el Contador Pblico, por funciones, por departamentos, por algn proceso que sea adecuado a las circunstancias.

Ventajas: El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa. Se obliga al Contador Pblico a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al anlisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

Desventajas: Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. No se tiene un ndice de eficiencia.

Ejemplo de aplicacin del mtodo descriptivo

MTODO DESCRIPTIVO Compaa XYZ Control Interno-Ingresos Periodo:______________

Hecho por: Fecha: Revisado por: Fecha:

_____________ _____________ _____________ _____________

Referencias

La compaa recibe sus ingresos de efectivo de la siguiente forma: por medio de cobradores, las cuentas de extranjeros se reciben por correo y cuando los agentes de ventas extranjeros cobran facturas expiden un recibo y enva por correo los cheques. La cobranza local lo recibe el empleado encargado de cuentas por cobrar directamente del cobrador, a travs de las relaciones de cobranza, las cuales no son firmadas por el cobrador cuando recibe las facturas y contra-recibos, ni tampoco por el encargado de cuentas por cobrar cuando le recibe el efectivo y los documentos no cobrados. La correspondencia es abierta por el gerente general de la compaa. La cobranza recibida es entregada al encargado de cuentas por cobrar sin dejar constancia en una relacin de cobros recibidos por el correo, el hecho de la entrega del efectivo para su depsito. La mayora de los ingresos de efectivo son en cheques a nombre de la compaa. En general los ingresos son depositados al siguiente da hbil, excepto cuando la cobranza es por cantidad pequea que puede dejarse para otro da. El encargado de cuentas por cobrar prepara la relacin de cobros recibidos y con base en estas las fichas de depsitos. La misma persona se encarga de efectuar el depsito en el banco. Con base en la relacin de cobros recibidos y la ficha de depsitos el contador elabora la pliza de ingresos.

MTODO CUESTIONARIO El mtodo cuestionario consiste en elaborar un listado de preguntas bsicas de un sistema de control interno y posteriormente debern ser contestadas por los responsables de las diferentes reas de la entidad sujeta a examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendr evidencia que deber constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarn a determinar si los controles operan tal como fueron diseados.

La aplicacin de cuestionarios ayudar a determinar las reas crticas de una manera uniforme y confiable. Ejemplo de aplicacin del mtodo cuestionario
MTODO CUESTIONARIO Compaa XYZ Cuentas por cobrar Periodo:________________

Pregunta Organizacin

Respuesta SI NO N/A Observac.

Existe segregacin de funciones en cuanto al crdito concedido, facturacin, control de mercanca, contabilizacin, de adeudos? Existen polticas en cuanto a? a) Crdito b) Rebajas, devoluciones, bonificaciones. c) Estimacin de cuentas incobrables

Se efectan estados de cuenta peridicos de los clientes?

Se realiza cdulas antigedad de saldos?

por

Existen notas prenumeradas?

de

crdito

Existe una persona encargada de autorizarlas?

N Personal 7

Pregunta

Respuesta SI NO N/A Observac.

Existen cursos de entrenamiento para el personal que control cuentas y documentos por cobrar?

Se capacita a los trabajadores de nuevo ingreso que llegan a ocupar puestos claves en la seccin de crdito y cobranzas?

Se califica el trabajo de los empleados de crdito y cobranzas para observar su eficiencia o ineficiencia?

10

Se investiga a los empleados para cerciorarse de su honradez y moralidad?

11

Existe un tabulador de sueldos adecuado para los empleados de cada departamento?

Pregunta Supervisin

Respuesta SI NO N/A Observac.

12

Existe una supervisin, adecuada del personal a nivel tcnico y moral?

13

Los supervisores tcnicos pertenecen al departamento de crdito y cobranzas?

14

Existe supervisin, en cuanto a control por parte de otros departamentos? a) b) c) d) e) Contabilidad Produccin Compras Ventas Otros

CONCLUSIONES REVISIONES POSTERIORES 20____20____20____20____

Hecho por: Fecha: Revisado por: Fecha:

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METODO GRFICO Tambin llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura orgnica las reas en examen y de los procedimiento, utilizando smbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad. Ventajas

Identifica la ausencia de controles financieros y operativos. Permite una visin panormica de las operaciones o de la entidad. Identifica desviaciones de procedimientos. Identifica procedimientos que sobran o que faltan. Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros.

Ejemplo de aplicacin del mtodo grfico

Compaa XYZ Mtodo grfico Procedimiento de recepcin de pedidos

Hecho por: Fecha: Supervisado por: Fecha:

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Registro de Periodos

Periodo del cliente

Lista lmites de crdito

Orden de Venta

Orden de Venta N 3

Control de Produccin

Cliente

Prepare

Orden de Venta N 2

Al cliente

Pedido del cliente

A ventas

Anote

Anote # de orden de venta

Verifique lmite de crdito

Si/ No
Procedimiento de investigacin de crdito.

Pedido cliente
Orden de Venta N 1

Numrico

Anote en el registro de pedidos 1. 2. 3. 4. Fecha de recepcin Nmero de pedido Nombre del cliente Nmero de orden de venta

Ordenes pendientes

MTODO COSO Es una visin de control interno menos general y ms especfica, que apunta hacia los aspectos ms importantes que involucran desde la filosofa de la administracin hasta las actividades normales de operacin. Uno de los aportes importantes es el comprometer de forma ms profunda a la administracin la implementacin, mantenimiento y evaluacin del control interno, es decir, el informe COSO es una visin sino compleja, ms integral del control interno.

Marco integrado de control El control consta de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma cmo la administracin maneja el negocio, y estn integrados a los procesos administrativos. Los componentes son:

Ambiente de control Evaluacin de riesgos Actividades de control Informacin y comunicacin Supervisin y seguimiento del sistema de control.

Ejemplo de aplicacin del mtodo COSO Compaa XYZ Mtodo COSO Componente Bancos Las cuentas bancarias que la empresa posee, estn debidamente aprobadas por la junta general de accionistas. Los valores por transferencias son detallados en la conciliacin bancaria, sin embargo con el estado de cuenta que emite el banco central muchas veces los valores no coinciden por lo que se debe solicitar un informe al banco para verificar cul fue el valor por el cual se realiz la transferencia.

Para la autorizacin de un cheque el nico funcionario que puede firmarlos es el Director Financiero y en caso de que el no este lo har el Gerente General. Las cuentas bancarias que posee la empresa se encuentran registradas en los libros a nombre de la compaa. Los cheques que se emiten cuentan con la respectiva numeracin, la misma que es preimpresa. El talonario de los cheques que han sido emitidos es revisado sorpresivamente por un funcionario encargado. Adems los cheques anulados son mutilados para evitar su reutilizacin, sin embargo son archivados para el debido control. No se expiden cheques ni en blanco ni al portador ya que est prohibido en la Ley. Lo que se recauda diariamente en la empresa es depositado al siguiente da a primera hora, el encargado de realizar el depsito debe presentar una copia de la papeleta y el comprobante que emite el banco para fines de control. La conciliacin bancaria se lo realiza mensualmente, el encargado de realizar este proceso no es el mismo que elabora y emite los cheques. Conclusin: Esta cuenta no presente mayores inconvenientes, ya que se cumplen los lineamientos que permiten mantener un control continuo de las operaciones que se realizan en la empresa, sin embargo presentan problemas con los valores transferidos por importaciones, por lo que se recomienda tener mayor cuidado en este aspecto.

Hecho por: Fecha: Supervisado por: Fecha:

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