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PROCESOS DE ANLISIS - USO DE DIAGRAMAS DE FLUJO 1. ENFOQUE DEL FLUJO DE DATOS PARA DETERMINAR LOS REQUERIMIENTOS Cuando los analistas de sistemas intentan entender los requerimientos de informacin de los usuarios, deben tener la capacidad de visualizar la organizacin, una inscripcin visual que puede consolidar esta informacin de manera que los resultados sean exactos. El analista de sistemas puede elaborar una representacin grfica de los procesos que se realizan con los datos en toda la organizacin, mediante una tcnica de anlisis estructurada llamada diagramas de flujo de datos (DFDs). Con el uso de tan slo cuatro smbolos, el analista de sistemas puede crear una descripcin grfica de los procesos que, con el tiempo, contribuirn a desarrollar una slida documentacin del sistema. 2. VENTAJAS DEL ENFOQUE DEL FLUJO DE DATOS El enfoque del flujo de datos posee cuatro ventajas principales sobre las explicaciones descriptivas en relacin con la forma en que los datos se mueven a travs del sistema: 1. Libertad para emprender la implementacin tcnica del sistema en las etapas tempranas. 2. Una comprensin ms profunda de la interrelacin entre sistemas y subsistemas. 3. Comunicar a los usuarios el conocimiento sobre el sistema actual mediante diagramas de flujo de datos. 4. Anlisis de un sistema propuesto para determinar si se han definido los datos y procesos necesarios. Quizs la ventaja ms grande es la libertad conceptual para utilizar los cuatro smbolos. Ninguno de los smbolos especifica los aspectos fsicos de la implementacin. Los DFDs hacen nfasis en el procesamiento o la transformacin de datos conforme stos pasan por una variedad de procesos. En los DFDs lgicos no hay distincin entre procesos manuales o automatizados. Los procesos tampoco se representan grficamente en orden cronolgico. En vez de ello, se agrupan slo si el anlisis detallado dicta que tiene sentido hacerlo. Los procesos manuales se agrupan, y los procesos automatizados tambin se pueden agrupar. Este concepto, llamado partionamiento, se trata en una seccin posterior. 3. CONVENCIONES USADAS EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS En los diagramas de flujo de datos se usan cuatro smbolos bsicos para graficar el movimiento de los datos: un cuadrado doble, una flecha, un rectngulo con esquinas redondeadas y un rectngulo abierto (cerrado en el lado izquierdo y abierto en el derecho), como se muestra en la figura 1 Con la combinacin de estos cuatro smbolos se puede describir grficamente un sistema completo y varios subsistemas.

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FIGURA 1 El cuadrado doble se usa para describir una entidad externa (otro departamento, un negocio, una persona o una mquina] que puede enviar datos al sistema o recibirlos de l. La entidad externa, o slo entidad, tambin se llama origen o destino de datos, y se considera externa al sistema descrito. A cada entidad se le asigna un nombre adecuado. Aunque interacta con el sistema, se considera fuera de los lmites de ste. Las entidades se deben designar con un nombre. La misma entidad se podra usar ms de una vez en un diagrama de flujo de datos en particular para evitar que las lneas se crucen en el flujo de datos. La flecha muestra el movimiento de los datos de un punto a otro, con la punta de la flecha sealando hacia el destino de los datos. Los flujos de datos que ocurren simultneamente se pueden describir mediante flechas paralelas. Una flecha tambin se debe describir con un nombre, debido a que representa los datos de una persona, lugar o cosa. Un rectngulo con esquinas redondeadas se usa para mostrar la presencia de un proceso de transformacin. Los procesos siempre denotan un cambio en los datos o una transformacin de stos; por lo tanto, el flujo de datos que sale de un proceso siempre se designa de forma diferente al que entra en l. Los procesos representan trabajo que se realiza en el sistema y se deben nombrar usando uno de los formatos siguientes. Un nombre claro permite reconocer fcilmente lo que hace un proceso. 1. A los procesos de alto nivel asgneles el nombre del sistema. Por ejemplo, SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS. 2. Para nombrar un subsistema principal, use un nombre como SUBSISTEMA DE INFORMACIN DE INVENTARIOS o SISTEMA DE CUMPLIMIENTO DE PEDIDOS DEL CLIENTE EN INTERNET 3. Para los procesos detallados use un formato de sustantivo-verbo-adjetivo. El sustantivo indica cul es el resultado principal del proceso, tal como INFORME o REGISTRO. El verbo describe el tipo de actividad, tal como CALCULAR, VERIFICAR, PREPARAR, IMPRIMIR o AGREGAR. El adjetivo describe el resultado especfico que se produce, tal como NUEVO PEDIDO o INVENTARIO. Ejemplos de nombres completos de procesos son CALCULAR IMPUESTOS DE VENTAS, VERIFICAR ESTADOS DE CUENTA DEL CLIENTE, PREPARAR FACTURA DE ENVO, IMPRIMIR INFORME DE NUEVOS PEDIDOS, ENVIAR CONFIRMACIN AL CLIENTE POR CORREO ELECTRNICO, VERIFICAR SALDO DE TARJETA DE CRDITO y AGREGAR REGISTRO DE INVENTARIO.
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PROCESOS DE ANLISIS - USO DE DIAGRAMAS DE FLUJO 4. DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS Los diagramas de flujo de datos se pueden y deben dibujar de manera sistemtica. La figura 2 sintetiza los pasos para desarrollar eficazmente diagramas de flujo de datos. Primero, el analista de sistemas necesita visualizar los flujos de datos desde una perspectiva jerrquica de arriba hacia abajo. Para empezar un diagrama de flujo de datos, sintetice la narrativa (o historia) del sistema de la organizacin a una lista con las cuatro categoras de entidad externa, flujo de datos, proceso y almacn de datos. Esta lista a su vez le ayudar a determinar los lmites del sistema que describir. Una vez que haya recopilado una lista bsica de elementos de datos, empiece a dibujar un diagrama de contexto. 5. CREACIN DEL DIAGRAMA DE CONTEXTO Con un enfoque jerrquico de arriba hacia abajo para diagramar el movimiento de los datos, los diagramas van de lo general a lo especfico. Aunque el primer diagrama ayuda al analista de sistemas a entender el movimiento bsico de los datos, lo general de su naturaleza limita su utilidad. El diagrama de contexto inicial debe mostrar un panorama global que incluya las entradas bsicas, el sistema general y las salidas. Este diagrama ser el ms general, con una visin muy superficial del movimiento de los datos en el sistema y una visualizacin lo ms amplia posible del sistema. El diagrama de contexto es el nivel ms alto en un diagrama de flujo de datos y contiene un solo proceso, que representa a todo el sistema. Al proceso se le asigna el nmero cero. En el diagrama de contexto se muestran todas las entidades externas, as como tambin los flujos de datos principales que van desde y hacia dichas entidades. El diagrama no contiene ningn almacn de datos. Para el analista es bastante simple crearlo una vez que conoce las entidades externas y el flujo de datos desde y hacia ellas. Figura 2

DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS USANDO UN ENFOQUE JERRQUICO DE ARRIBA A BAJO 1. Haga una lista de actividades del negocio y sala para determinar los siguiente a. Entidades b. Flujo de datos c. procesos d. almacenes de datos Crea un diagrama de contexto que muestre las entidades externas y los flujos de datos desde y hacia el sistema. No muestre almacn de datos Dibuje el diagrama o muestre el proceso, pero que sean generales. En este nivel muestre almacenes de datos Crea un diagrama hijo para cada uno de los procesos del diagrama

2. 3.

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EJEMPLO DE UN DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS La Tienda de nuestro ejemplo es FilmMagic, una cadena de renta de vdeos fundada por tres personas con experiencia en el negocio de la renta de vdeos. En el Anexo 1 se ilustra un resumen de las actividades de negocios obtenido de entrevistas realizadas a los propietarios de FilmMagic. El plan es contar con una serie de tiendas distribuidas estratgicamente alrededor de un rea metropolitana. La compaa tambin ha adoptado la singular poltica de otorgar rentas gratuitas de DVDs o juegos a los clientes que renten cantidades considerables de vdeos, en un intento por conseguir una buena participacin de mercado. ANEXO 1 RESUMEN DE ACTIVIDADES DE NEGOCIOS DEL SISTEMA DE RENTAS A CLIENTES Los clientes pueden solicitar una tarjeta para rentar videos. Deben llenar un formulario y ofrecer un medio para verificar su identidad. Se les otorga una tarjeta para rentar videos. Para rentar videos, los clientes deben darle al empleado su tarjeta y los DVDs o videojuegos. El empleado calcula el total de la renta. Se da un recibo a los clientes, con la fecha de vencimiento de la renta. Se crea un registro para cada artculo rentado. Los clientes devuelven los DVDs o los videojuegos. Si el artculo es devuelto despus de la fecha de vencimiento, en el registro se anota el importe del cargo por la entrega atrasada. Si el cliente tiene una entrega vencida, el pago correspondiente se le exige la prxima vez que rente un artculo. La compaa diseo varias polticas especiales para conseguir una ventaja competitiva en el mercado de la renta de videos. Los registros de renta de los clientes se revisan una vez al mes para determinar si las rentas que realizaron exceden en el nivel de bono establecido en S/. 50.00. a los clientes con derecho a bono se les enva una carta en donde se les agradece haber excedido la cantidad establecida, junto con varios cupones de rentas gratuitas (dependiendo de la cantidad de renta que hayan tenido en el mes) Los registros de renta de los clientes se examinan una vez al ao para determinar se las rentas que realizaron exceden al nivel del bono anual (establecido en S/. 250.00). al cliente se le enva una carta, cupones de rentas gratuitas y un crdito para un video gratis (si el cliente excedi el doble del nivel del abono) DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA DE RENTA DE VIDEOS

1. 2. 3. 4. 5.

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