VICEMINISTERIO DE GESTIN INSTITUCIONAL OFICINA DE APOYO A LA ADMINISTRACIN DE LA EDUCACIN

PAUTAS TCNICAS PARA LA SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA

EQUIPO ORGANIZACIN Y METODOS OAAE

Pautas tcnicas para la Simplificacin Administrativa.

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PAUTAS TECNICAS PARA LA SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA I. 1.1 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO. Definicin de Procedimiento.

Procedimiento Administrativo es el conjunto de actos y diligencias conducentes a la emisin de un acto administrativo. Es decir el procedimiento administrativo es la secuencia de operaciones o pasos concatenados entre s y que ordenamos en forma lgica, permiten alcanzar un objetivo predeterminado. 1.2 Diferencia entre Procedimiento y Servicio. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Implica la emisin de un pronunciamiento formal mediante un acto administrativo o una aprobacin tctica. Es factible de impugnar mediante recurso administrativo de reconsideracin, apelacin o revisin. Se incluye en el TUPA para conocimiento pblico. SERVICIO Su aplicacin es directa y perceptible. No es posible aplicar la aprobacin automtica ni el silencio administrativo. No es susceptible a impugnar.

Slo los servicios que se prestan en exclusividad se incluye en el TUPA.

Ejemplo de Procedimiento Aprobacin y aceptacin de donacin de bienes provenientes del exterior destinados al Sector Educacin. Contrato de Personal. Reapertura de carrera de Instituto Superior Tecnolgico Privado. 1.3 Clasificacin. Procedimiento de aprobacin automtica. Procedimiento de evaluacin previa con ampliacin administrativo positivo. Procedimiento de evaluacin previa con aplicacin administrativo negativo. del del silencio silencio

Ejemplo de Servicio: Expedicin de constancia de trabajo. Autenticacin de la copia de un certificado de estudios.

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 Supervisin y monitoreo a una Institutcin Educativa. II. INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

2.1 Definicin. EL inventario de procedimientos administrativos, es una relacin o registro de los procedimientos de lnea o internos de las unidades orgnicas de una entidad que permita tener informacin bsica de cada uno de los procedimientos. Es el inicio para la priorizacin de los procedimientos a simplificar y elaborar los Manuales de Procedimientos. 2.2 Contenido. El formato para el inventario de procedimientos contiene los siguientes datos: Nmero. En esta columna del formato se consignar la nomenclatura de los procedimientos que tiene a su cargo las unidades orgnicas de la entidad los mismos que estn relacionados con las funciones principales que vienen desarrollando. Denominacin. En esta parte del formato se consignar la nomenclatura de los procedimientos que tienen a su cargo las unidades orgnicas de la entidad los mismos que estn relacionados con las funciones principales que vienen desarrollando. Objetivo. En esta parte del formato se establecer el objetivo que debe cumplir cada uno de los procedimientos consignados en el inventario, es decir el resultado o resultados que se lograrn con el desarrollo del procedimiento. Base Legal. En esta parte del formato deber consignarse las normas y dispositivos legales vigentes que regulan la existencia y aplicacin del procedimiento que responde a cada unidad orgnica. Es decir la ley, Decreto Supremo, Resolucin Suprema, Resolucin Ministerial, etc. Requisitos. En este rubro del formato deber establecerse los requisitos para cada uno de los procedimientos administrativos de la unidad orgnica, teniendo en cuenta para el efecto las sealadas en los dispositivos legales vigentes sobre el particular o las necesidades y requerimientos especficos para su procesamiento. Nmero de solicitudes. Es esta columna se consignar la cantidad de peticiones o requerimientos formulados por los usuarios de la entidad en un periodo determinado.
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2.3 Levantamiento del Inventario de los Procedimientos Admiinstrativos. El referido inventario puede levantarse a partir del TUPA vigente e inlcuir todos los procedimientos administrativos sustnativos (externos) y adjetivos (internos) que tengan las siguientes caractersticas: Que sean solicitados por los propios administrados para satisafcer sus intereses o derechos. Que nvolucren una exigencia que cuente con respaldo legal, el cual se sealar en el TUPA. Que requieran de un acto administrativo o pronunciamiento de cualquier rgano de la entidad. III. Los porcedimientos se ordenarn en el inventario por rganos. EL inventario incluir tmbin a los prestados en exclusividad, precisndose: Los requisitos. Los derechos a pagar. La unidad de recepcin documental. La autoridad competente para resolver; y Los formularios a emplear. SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA.

3.1. CONCEPTO DE SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA. La Simplificacin Administrativa es un proceso de cambio permanente del servicio pblico que contribuye a mejorar la calidad del servicio que brindan las entidades del Estado. 3.2. IMPORTANCIA DE LA SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA. Permite cumplir con los objetivos bsicos y la finalidad de la institucin. Mejora la Imagen de la Institucin. Reduce la cantidad de esfuerzo requerido para cumplir una operacin. Permite economizar tiempo y recursos materiales y econmicos. Trabaja con calidad: busca satisfacer al cliente. METODOLOGAS PARA SIMPLIFICAR PROCEDIMIENTOS.

3.3.

A fin de proporcionar un mejor servicio al menor costo y en el plazo conveniente, se debe simplificar o racionalizar las instancias y formalidades costosas e innecesarias del trmite o procedimiento, sea cual fuere su naturaleza. Para lo cual se debera desarrollar las siguientes fases: Seleccionar el procedimiento a mejorar. Describir la situacin actual del procedimiento. Analizar el procedimiento.
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Proponer el nuevo procedimiento, procedimiento simplificado. Diseo del nuevo procedimiento, aprobacin y ejecucin 3.1 Seleccionar el procedimiento a mejorar El proceso de simplificacin y/o racionalizacin de procedimientos empieza con la priorizacin o seleccin del procedimiento a mejorar. Esta primera fase, consiste en determinar, cul de los procedimientos inventariados son los ms importantes o necesarios que requieren ser simplificados, o mejorados de acuerdo a los beneficios que ello implique para la institucin y para la colectividad. Para el efecto, se debe tener en cuenta el Inventario de Procedimientos.

3.2

Describir la situacin actual del procedimiento: En esta etapa debemos examinar el procedimiento teniendo en cuenta el objetivo que ste debe cumplir. Para determinar la situacin actual del procedimiento a mejorar debemos tener en cuenta la siguiente metodologa: A. Recoleccin de Datos

En esta primera etapa se deber: Aplicar las tcnicas de observacin directa e indirecta, anotando el nmero de personas que intervienen en el procedimiento; las instancias administrativas por donde recorre; el tiempo que demora en cada una de ellas; los materiales y documentos que se utilicen; los costos y beneficios que genera; etc. Utilizar tcnicas de entrevista, con jefes, trabajadores y usuarios; encuestas y cuestionarios en general sobre la operatividad del procedimiento; los problemas y deficiencias que se pudieran presentar; as como las sugerencias e inquietudes que se formulen sobre el particular. B. Descripcin del procedimiento

Es una tcnica que consiste en determinar y especificar los diferentes factores que intervienen en el procedimiento, llmense: los requisitos que se exige; costos; plazos; dispositivos legales; formularios y dems documentos e instrumentos que se utiliza; recursos; frecuencia de su demanda; instancias administrativas y otras incluyendo las operaciones y responsabilidades. C. Representacin grfica:

El procedimiento en estudio, deber ser descrito grficamente, de manera que la informacin proporcionada pueda interpretarse ms fcilmente. Para ello se debe aplicar la tcnica de DIAGRAMA EN BLOQUES.

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El uso de esta tcnica nos proporciona las siguientes ventajas: Permite visualizar y/o analizar el flujo del procedimiento, los rganos y personas que intervienen, el tiempo y sobre todo el tipo y nmero de copias de los documentos o formularios; y Puede ser entendido por personas no tcnicas. 3.3 Analizar el procedimiento: Para analizar un procedimiento, se debe efectuar un examen crtico de la situacin actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su ptima ejecucin y ver cmo puede ser mejorado. En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo que se est haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son convenientes y tienen una secuencia lgica. Un procedimiento no debe justificar la existencia de una oficina o institucin, de ah que es importante preguntar: por qu se efecta este procedimiento?, por qu se desarrolla cada operacin en el procedimiento?, qu pasar si se anula el procedimiento? Es posible que la respuesta nos haga comprender que el procedimiento resulta intil, o en su defecto, llevarnos a suprimir algunas etapas o formalidades innecesarias del mismo, por ejemplo, que ya no sean cuatro sino una, la unidad orgnica que tenga que revisar, analizar y aprobar los expedientes y que para el efecto debe exigirse dos requisitos y ya no cinco. A. Criterios

Los criterios a considerar en la etapa de anlisis son los siguientes: Relacionar los objetivos de la institucin y del procedimiento. Relacionar factores, tales como el personal que participa en el trmite, el volumen de demanda y la duracin de las etapas del procedimiento. Necesidad y uso de los requisitos exigidos Disposiciones legales y administrativas que sustenta el procedimiento. Sistema de trmite documentario que se utiliza. Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la institucin. Composicin de la estructura orgnica, especialmente niveles de decisin. B. Proceso de anlisis

En los Anexos 2 y 3 se sealan algunas interrogantes bsicas que pudieran emplearse en el proceso de anlisis. De dicho anlisis se puede deducir la necesidad de cambiar, simplificar o eliminar pasos y requisitos innecesarios. As tenemos:

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Eliminar toda accin realizada por dependencias cuya participacin no es significativa en la decisin, debiendo slo corresponderle estar informada de la respectiva decisin. Fusionar aquellos procedimientos de naturaleza similar y que tienen el mismo tratamiento. Establecer la exigencia de requisitos estrictamente necesarios. Solicitar la transferencia o delegacin de funciones hacia los niveles de ejecucin, a fin de reducir los plazos de atencin Disminuir el nmero de formularios y/o formatos utilizados. Eliminar la obligatoriedad de exigir documentos e informes que la entidad posea en virtud de algn trmite efectuado anteriormente por el interesado. C. Formular propuestas de solucin

Luego de culminar la etapa del anlisis de datos, se debe formular alternativas de solucin sobre el procedimiento a simplificar. Para el efecto se debe tener presente lo siguiente: Poner en prctica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la participacin de los trabajadores y usuarios que intervienen en el mismo. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solucin. Tratar al procedimiento en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y negativas del mismo. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el procedimiento. Estudiar el costo de produccin del procedimiento. No perder de vista el objetivo del estudio. Priorizar las recomendaciones prcticas y objetivas que se ajustan a la realidad. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que presentan dificultad para la modificacin e implantacin del procedimiento mejorado. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implementacin. Aprovechar toda procedimiento. 3.4 ayuda disponible que permita la solucin del

Proponer el Nuevo Procedimiento Simplificado Al proponer el nuevo procedimiento se debe en lo posible, tratar de eliminar

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detalles innecesarios y simplificar los indispensables, a fin de economizar tiempo y recursos y, presentar un servicio eficiente, rpido y oportuno. Un nuevo procedimiento simplificado debe responder a las siguientes interrogantes: Qu se ha eliminado, dnde y cundo? Qu operaciones intiles se han simplificado? Qu ha cambiado? Qu orden de cosas u operaciones se han cambiado para hacer ms simple el procedimiento? Cmo se han simplificado los formularios, las acciones y cualquier operacin por insignificante que parezca? Cmo se ha agilizado el procedimiento o trmite? Se ha mejorado el empleo de los recursos del procedimiento (materiales, econmicos y humanos)? A fin de establecer diferencias sustanciales del procedimiento simplificado, respecto al anterior se recomienda: Utilizar un formato antes y ahora que visualice las diferencias. Graficar el procedimiento mejorado mediante el Diagrama de Bloques. Sealar las mejoras en funcin de : 3.5 Reduccin de costos. Incremento de produccin. Reduccin de lo innecesario Ahorro de tiempo Calidad y Seguridad.

Diseo del Nuevo Procedimiento, Aprobacin y Ejecucin: El diseo del nuevo procedimiento es el desarrollo de la opcin seleccionada para dar solucin a los problemas detectados. El diseo o rediseo del nuevo procedimiento deber limitarse o encuadrarse dentro de los marcos aprobados, ser lo suficientemente amplio y realista, de forma que permita su aplicacin y la asignacin del personal necesario en la cantidad y calidad suficiente, as como otros recursos. Tener en consideracin el tiempo que va a demandar la implementacin, los costos que stos representaran para la organizacin, y si es necesario la participacin de un equipo. Estas ltimas consideraciones se hacen ms exigentes en procedimientos de real impacto que cubran varias reas y de efecto multiplicador para simplificar otro. El procedimiento simplificado podr ser descrito, diagramado, estimado en

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tiempo y costos a travs del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, el mismo que deber ser distribuido a los implicados en el procedimiento para su cumplimiento. La ejecucin del procedimiento simplificado es responsabilidad del director o jefe de la Unidad Orgnica que lo administra. EN CONCLUSIN: Se simplificarn aquellos procedimientos y requisitos: Que no sean necesarios y sean slo meras formalidades. Que estn demasiado arborizados, que constituyan cuellos de botella o demoras y que involucren quejas. Cuya documentacin exigida pueda ser reemplazada por la documentacin sucednea. Cuyos documentos exigidos estn prohibidos. Que no sean necesarios y relevantes para obtener el pronunciamiento requerido. En este paso se buscar evitar cargas innecesarias para los usuarios. En consecuencia, los procedimientos que no cumplan con los principios de razonabilidad, presuncin de veracidad, simplicidad, celeridad y privilegio de controles posteriores, se eliminarn. Ejemplo de simplificacin de procedimientos:

RESUMEN DE UN PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO DE EXPEDICION DE PASAPORTE. ANTES 1. Se presentaba ms de 08 documentos (entre ellos los certificados de antecedentes policiales, penales, domiciliario, de no padecer enfermedades contagiosas y la opinin favorable de tres vecinos sobre el solicitante) 2. Tena que hacerse largas colas para tomarse fotos en el mismo local de la entidad. 3. El costo del pasaporte era U.S. $ 100. 4. Demoraba ms de una (01) semana. AHORA 1. Declaracin Jurada, que reemplaza a los certificados antes mencionados. Se elimin la opinin de los vecinos, en aplicacin del principio de presuncin de veracidad. 2. Las fotos pueden tomarse en cualquier establecimiento. 3. El costo es menor. 4. Al reducirse el papeleo y el flujo, se entrega en 24 hrs.

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ANEXO N 01 INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS N Denominacin del Procedimiento Objetivo Base Legal Requisitos N de Solicitud

ANEXO N 02 FORMATO DE DATOS PARA LA DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO A SIMPLIFICAR. N Denominacin del Procedimiento Base Legal Requisitos Etapas y Duracin Derechos de Pagos N de Solicitud

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SEIS PREGUNTAS BSICAS PARA SIMPLIFICAR UN PROCEDIMIENTO

PREGUNTAS CLAVES
Cmo se hace?

IDEAS DETONANTES
Con qu propsito? Sirve para lo que se supone que tiene que servir?

POSIBILIDADES DE MEJORA
Eliminar

Por qu se hace? Debera hacerse? Eliminar Podra obtenerse un resultado igual de bueno sin hacerlo? Dnde se hace? Por qu se hace all? Por qu se debera hacer all? Dnde podra hacerse? Podra hacerse mejor cambiando la persona o el equipo de lugar? Cundo se hace? Por qu se hace entonces? Se hace adecuada? en una secuencia Combinar y/o cambiar la secuencia Combinar y/o cambiar la secuencia

Puede hacerse todo, o al menos una parte en otro momento? Quin lo hace? Por qu lo hace esa persona? Es la hacerlo? persona adecuada para Combinar y/o cambiar la secuencia

Resultara drselo a alguien distinto? Cmo lo hace? Por qu debe hacerse de ese modo? Simplificar Puede hacerse mejor con otro equipo o con una disposicin distinta? Hay otra manera de hacerlo?

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INTERROGANTES PARA EL ANLISIS CRTICO

PROPSITO LUGAR Qu se hace? Dnde se hace?

SUCESIN Cundo se hace?

PERSONA Quin lo hace?

MEDIOS Cmo se hace?

CANTIDAD Qu cantidad de trabajo realiza?

Para qu se Por qu hace? se hace all? Qu otra En qu cosa podra otro lugar hacerse? podra hacerse?

Por qu se hace entonces? Cundo podra hacerse?

Por qu lo hace esa persona? Qu otra persona podra hacerlo?

Por qu se Qu hace de ese constante es modo? el trabajo? De qu otro modo podra hacerse? Cules son las tareas que absorben mayor tiempo? Cunto cuesta?

Qu debera hacerse?

Dnde debera hacerse?

Cundo debera hacerse o realizarse? Qu tiempo tomar realizarlo?

Quin debera hacerlo?

Cmo debera hacerse?

Qu es lo que hace?

Cmo se est realizando?

Cunto se necesita?

Cules son los pasos?

Estn comprendidos todos? Por qu es necesario este paso?

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Dnde debera realizarse este paso?

IV. 1.-

MANUAL DE PROCEDMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Concepto El Manual de Procedimientos Administrativos es un documento que presenta en forma ordenada y sistemtica los trmites a seguir para cumplir las funciones de una dependencia, de acuerdo a mtodos previstos.

2.-

Objetivos El Manual de Procedimientos tiene como objetivos principales: o Uniformizar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias. o Facilitar las labores de auditoria. o Simplificar la determinacin de responsabilidades. o Ensear el trabajo a los nuevos empleados. o Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio. o Facilitar la elaboracin de Guas de Orientacin al Usuario.

3.-

Contenido La Estructura del Manual de procedimientos es la siguiente: 1. Introduccin 2. ndice 3. Datos Generales 3.1 Objetivo 3.2 Alcance 3.3 Aprobacin y actualizacin 4. Datos del procedimiento 4.1 Nombre del procedimiento y cdigo 4.2 Objetivo 4.3 Base Legal 4.4 Requisitos 4.5 Etapas del procedimiento 4.6 Duracin 4.7 Diagramacin 4.8 Formularios

4. Instrucciones para desarrollar los rubros que contiene el Manual de Procedimientos Administrativos

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4.1 INTRODUCCIN En este rubro se indicar algunas caractersticas generales de los procedimientos que se describen en el documento, haciendo referencia al sector de la colectividad que atiende. Igualmente, la importancia del Manual y la metodologa que se emplea para su informacin. 4.2 NDICE Constituido por la relacin clasificada de ttulos y subttulos, o asuntos que contiene el Manual, sealando su respectiva ubicacin por el nmero de pginas. 4.3 DATOS GENERALES Referidos exclusivamente al Manual como documento, comprende los siguientes aspectos:

Objetivo Se precisar el o los beneficios (propsitos) que se pretende alcanzar mediante la formulacin y empleo del Manual. Alcance Aqu se consignar el mbito de aplicacin del Manual Aprobacin y Actualizacin En este rubro se indicar la denominacin, nmero y fecha del dispositivo que aprueba el Manual

4.4 DATOS DEL PROCEDIMIENTO En este acpite se detallarn las caractersticas de cada uno de los procedimientos y comprende a su vez:

Nombre del Procedimiento y Cdigo En este numeral se sealar en forma clara y precisa el nombre del procedimiento y el cdigo asignado. La denominacin del procedimiento debe reflejar concretamente el propsito u objeto del trmite a que se refiere con el objeto de que tanto los funcionarios como el pblico puedan identificarlo fcilmente. Objetivo Aqu se colocar los productos o resultados finales que se pretenden alcanzar con el procedimiento (certificacin, otorgamiento, aprobacin, informe, etc.). Base Legal Se citar aquellos dispositivos legales y/o normas administrativas que regulen en forma directa la ejecucin del procedimiento. Requisitos

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Se detallar la totalidad de los documentos, exigencias u otras formalidades que deben cumplirse para la iniciacin y posterior ejecucin del trmite.

Etapas del Procedimiento Aqu se presentarn de manera secuencial cada una de las etapas o fase y operaciones en que se descompone el procedimiento, sealando las reparticiones administrativas que intervienen (Unidad, rea, Secretara, Direccin, etc.). Al momento de describirlas deber precisarse en que consiste cada fase u operacin con identificacin del resultado a que se llegue, (revisa; analiza; prepara informe con una copia); quines deben ejecutarlas (Especialista Administrativo; Secretaria); cmo (coordina; tipea; solicita informe) y el tiempo estimado para cada fase u operacin ( hora; 5 minutos) Duracin En este prrafo se indicar el tiempo total estimado de duracin del procedimiento Diagramacin En este rubro se presentarn cuando sean necesarios los grficos que muestren toda la secuencia del procedimiento. Formularios Se incluir con registro - muestra los diversos impresos utilizados en la ejecucin del procedimiento, acompaando las instrucciones para su empleo

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RGANO DE DIRECCIN

TTULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS

VERSIN 1.0 CDIGO: D-TA-01

PROCEDIMIENTO Inscripcin de ttulos y/o grados pedaggicos expedidos por las universidades estatales o particulares. OBJETIVO Inscribir los Ttulos y/o Grados Pedaggicos, otorgados por las Universidades Estatales o Particulares, integrantes del sistema de la Universidad Peruana. BASE LEGAL o D.S. Nro. 036-85-ED, que aprueba el Reglamento para el Otorgamiento, Expedicin e Inscripcin de Ttulos. o R.M. Nro. 056-2004-ED, que aprueba el Manual de Inscripcin y Registro de Grados y Ttulos en la Sede Central, Direcciones Regionales de Educacin y Unidades de Gestin Educativa Local. o Decreto Supremo que aprueba el Texto Administrativos del Ministerio de Educacin. REQUISITOS Los bachilleres o profesionales universitarios presentan en forma individual: o Solicitud. o Ttulo Pedaggico y/o Grado acadmico en original. o Fotocopia del Ttulo y/o Grado Pedaggico autenticada por el Secretario General de la Universidad. o Partida de Nacimiento. o Dos (02) fotografas a color tamao pasaporte con fondo blanco. o Copia del DNI. o Constancia de Registro otorgado por la Asamblea Nacional de Rectores.
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nico

de

Procedimientos

o Comprobante de Pago. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO El procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud y requisitos establecidos, en Mesa de Partes. RGANO DE DIRECCIN

EQUIPO DE TRMITE DOCUMENTARIO

VERSIN 1.0 CDIGO: D-TA-01

Mesa de Partes Tcnico Administrativo (Ventanilla): da Procedimiento D-TD-01- Ingreso de documentos a Trmite Documentario. Ttulos, Actas y Certificados Tcnico Administrativo (Ttulos): 2 das Recibe y registra el expediente en el Libro de Registro de Ttulos, y anota: Fecha de ingreso. Nro. de Expediente. Nombres y apellidos del interesado. Nmero de DNI. B, si se trata de bachiller o P si es licenciado. Universidad a la que pertenece. Revisa si la documentacin est completa de acuerdo a los requisitos. De no estar conforme, anota la inconformidad en Observaciones y separa el expediente a la espera de la llegada del usuario. De estar conforme, llena la ficha de Registro de Ttulos. Con numerador coloca el nmero de registro correlativo. Firma y sella. Coloca el sello de inscripcin en el reverso del ttulo y transcribe los siguientes datos: Nombres y apellidos. Fecha y lugar de nacimiento. Nro. de Documento de Identidad Nacional. Nombre del Libro de Registro al que pertenece (pedaggico o bachiller).
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Sello del especialista de Ttulos, Actas y Certificados y del director. Elabora el proyecto de Resolucin, y lo entrega al especialista de Ttulos, Actas y Certificados, con el expediente respectivo. Especialista (Responsable de Equipo): 1 da Revisa el proyecto de Resolucin y el expediente. Si detecta algn error o documento no conforme, devuelve el expediente y proyecto de Resolucin al Tcnico de Ttulos (Paso 5). Si estn conformes, firma el ttulo y la ficha de Registro. Coloca su visto bueno en el proyecto de Resolucin, y dispone su envo al Despacho Directoral. Tcnico Administrativo (Ttulos): da Recibe el proyecto de Resolucin y lo entrega junto con el expediente a la Secretara de la Direccin. DIRECCIN Secretara: 3 das Procedimiento D-TD-02- Aprobacin y distribucin de Resoluciones. Entrega el original (autgrafa), las copias de la Resolucin y antecedentes a Ttulos, Actas y Certificados haciendo firmar en su registro como cargo de recepcin. TTULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS Tcnico administrativo (Ttulos): 1 da Recibe resolucin y registra el nmero de Resolucin y la fecha en el reverso del ttulo y en la ficha de Registro. Archiva la ficha de Registro y una copia de la Resolucin para la Jefatura. Anota en el Libro de Registro de Ttulos: Fecha de inscripcin Nmero de registro Nmero de Resolucin Directoral y fecha Observaciones Entrega con Cuaderno de Cargo el ttulo as como la Resolucin y sus antecedentes a Trmite Documentario. ARCHIVO

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Tcnico Administrativo (Archivo): da Archiva 02 copias de la Resolucin Archiva la autgrafa con sus antecedentes respectivos. MESA DE PARTES Tcnico administrativo (Ventanilla): da Entrega al usuario el ttulo y/o grado pedaggico y una copia de la Resolucin. Hace firmar el Libro de Ttulos al usuario y anota la fecha de entrega. FIN DURACIN 9 das DIAGRAMACIN Flujograma del procedimiento FORMULARIOS Ficha de Registro de Ttulos.

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V. 5.

TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - TUPA GENERALIDADES.

5.1.1 Concepto. Es un Instrumento normativo y de gestin que regula la tramitacin de los procedimientos y la prestacin de los servicios que realizan los administrados ante las entidades del Estado, siendo de cumplimiento obligatorio para ambos. 5.1.2 Base Legal. Actualmente, la formulacin del TUPA se encuentra regulada por la ley N 27444, que tambin exige su publicacin y difusin. 5.1.3 Finalidad. El TUPA es diseado y actualizado con la finalidad de unificar, reducir y simplificar los procedimientos administrativos que se siguen ante las distintas dependencias de la Administracin Pblica. Esta simplificacin tendr las siguientes consecuencias: a) Unificar los criterios para la creacin y/o eliminacin de los procedimientos administrativos; b) Agilizar los trmites mediante la aplicacin de principios como los de aprobacin automtica de los mismos o el silencio administrativo; c) Simplificar la labor de la Administracin Pblica al reducir la cantidad de trmites y requisitos que se exigen al pblico; d) Hacer ms eficaz la labor de control de la Administracin Pblica; y e) Otorgar seguridad jurdica en materia administrativa, puesto que los administrados sabrn exactamente qu es lo que sucede con sus trmites y el plazo en el cual podrn contar con un pronunciamiento de la Administracin Pblica sobre la aprobacin o denegacin de los mismos. 5.2 Contenido. El TUPA contiene los procedimientos administrativos sustantivos (de lnea o externos) que realicen los administrados, es decir el pblico, ante las distintas entidades del Estado. Por ejemplo, caso Ministerio de Educacin: Aprobacin y aceptacin de donacin de bienes provenientes del exterior destinados al sector Educacin; Caso Direccin Regional de Educacin: Cierre de Instituto Superior Privado; caso UGEL: Auspicio o autorizacin de eventos culturales y deportivos, a nivel departamental o local. Tambin se incluir en el TUPA, la relacin de aquellos servicios prestados en exclusividad por las entidades, cuando el administrado no tiene posibilidad de obtenerlos acudiendo a otro lugar o dependencia. Por ejemplo: VISACIN DE
CERTIFICADOS DE CAPACITACIN DE CENTRO DE EDUCACIN OCUPACIONAL Y DE MDULOS OCUPACIONALES DE EDUCACIN TCNICO-PRODUCTIVA PBLICOS Y PRIVADOS.

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En consecuencia, no puede incluirse en el TUPA los procedimientos administrativos adjetivos o internos, relacionados con las acciones de personal, administracin, presupuesto, ni aquellos referidos a la aplicacin de sanciones de carcter disciplinario y servicios que no sean de exclusividad. Por ejemplo: licencia con goce de haber, ampliacin de plazas, requerimiento de material pedaggico, pago a proveedores, apertura de proceso administrativo. 5.3 Esquema. El TUPA conforme a ley contiene los siguientes datos: a) Denominacin del Procedimiento: Consiste en la relacin taxativa de todos los procedimientos administrativos que realice los particulares ante las distintas dependencias de las entidades de la Administracin Pblica; b) Requisitos: Descripcin clara, detallada y taxativa de todos los requisitos exigidos para la realizacin de cada procedimiento administrativo, incluyendo de existir los formularios para la realizacin del procedimiento administrativo. c) Clasificacin de cada procedimiento, segn corresponda: Aprobacin automtica. Evaluacin previa con aplicacin del silencio administrativo positivo. Evaluacin previa con aplicacin del silencio administrativo negativo, o No sujeto a la aplicacin de plazos ni silencios administrativos. d) Los casos que procede el pago de los derechos de tramitacin de los procedimientos administrativos conforme Ley, y sus montos correspondientes; e) La autoridad competente para la aprobacin de cada procedimiento administrativo; f) La autoridad competente para resolver los recursos impugnativos que interpongan los particulares contra las decisiones que expidan las unidades orgnicas, sobre los procedimientos administrativos. g) La dependencia que se ha designado como rgano de trmite Documentario de la correspondiente entidad. 5.4 Pautas Metodolgicas para la formulacin y actualizacin del TUPA.

5.4.1 Obligatoriedad. Quines estn Obligados a Formular el TUPA? Estn obligados las entidades del gobierno central, las instituciones pblicas descentralizadas, los gobiernos regionales, las municipalidades, los organismos constitucionalmente autnomos y dems entidades del Estado de cualquier naturaleza, ante quienes, el pblico usuario en general, los empresarios, inversionistas y similares, tanto nacionales como extranjeros, realizan trmites con el objeto de obtener de dichas entidades un pronunciamiento, o demandan la prestacin de servicios.
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o o o o

Las entidades pblicas que no cuentan con TUPAs aprobados, no podrn exigir a los administrados: El cumplimiento de procedimientos La presentacin de documentos El suministro de informacin; y El pago de derechos de tramitacin. La autoridad que proceda en modo diferente, incurre en responsabilidad.

5.4.2 Formulacin. La formulacin del TUPA conlleva a ejecutar las siguientes acciones: a) Efectuar el inventario de todos los procedimientos administrativos que tienen relacin con los administrados que siguen, ante las distintas dependencias de las entidades del Estado. b) Eliminar posprocedimientos administrativos y los requisitos que no cumplan con criterios de racionalidad y necesidad. c) Ordenar y clasificar los procedimientos que queden despus de la depuracin. d) Determinar para cada procedimiento administrativo, la siguiente informacin: La relacin detallada de sus correspondientes requisitos. La existencia de formularios para la realizacin del trmite, de ser el caso. Si procede el pago de derecho de tramitacin y su monto. La autoridad competente para la aprobacin del trmite, y Los recursos impugnativos que procedan, con indicacin a qu autoridad competente deben dirigirse para resolverlos, sus requisitos y, los plazos para su presentacin y resolucin; y e) Remitir TUPA al despacho Ministerial para su aprobacin y publicacin. 5.4.3 Modificacin. La Modificacin o eliminacin de los procedimientos administrativos, incluidos en el TUPA aprobados por D.S, en el periodo comprendido entre su aprobacin y su actualizacin, se har por Resolucin Ministerial del Sector; Norma Regional; Decreto de Alcalda o Resolucin del Titular del Organismo autnomo, cuando la modificacin no implique: La creacin de nuevos procedimientos administrativos. El incremento de derecho de tramitacin o requisitos. Caso contrario se har por D.S., Ordenanza Municipal, Norma Regional o Resolucin del Titular del organismo autnomo. Toda modificacin que se realice deber referirse al TUPA y ser incorporada al mismo, segn las normas sobre actualizacin anual y publicacin obligatoria. 5.4.4 Actualizacin.

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Cada 02 (dos) aos, las entidades estn obligadas a publicar el ntegro del TUPA, bajo responsabilidad de su titular. Pudindolo hacer antes cuando consideren que las modificaciones producidas en el mismo lo ameriten. 5.5 Fijacin del costo por derecho de tramitacin. El monto del derecho de tramitacin es determinado en funcin al importe del costo que su ejecucin genera para la entidad por el servicio restado durante toda su tramitacin y en su caso, por el costo real de produccin de documentos que expida la entidad. El monto a que se refiere el prrafo anterior es sustentado por el Jefe de la Oficina de Administracin, bajo responsabilidad. 5.6 Aprobacin y Publicacin del TUPA.

5.6.1 El TUPA es Aprobado por: Decreto Supremo del sector correspondiente, en el caso de los Ministerios y las Instituciones Pblicas Descentralizadas. NORMA DE MAXIMO NIVEL DE LAS AUTORIDADES REGIONALES, en el caso de los Gobiernos Regionales. ORDENANZA MUNICIPAL, en el caso de las Municipalidades; y RESOLUCIN DEL TITULAR, en el caso de organismos constitucionalmente autnomos. 5.6.2 Publicacin. El TUPA se publicar cada dos (2) aos, bajo responsabilidad de su titular; se podr publicar antes, si las modificaciones lo ameritan. El plazo se computar a partir de la ltima fecha de publicacin. El TUPA es publicado en: El Diario Oficial El Peruano, cuando la entidad es de alcance nacional; o El Diario encargado de los avisos judiciales en la capital de la regin o provincia, cuando la entidad es de alcance menor. Adems, cada entidad difunde su TUPA ubicndolo en lugares visibles. IMPORTANCIA DEL TUPA EN EL FORTALECIIMENTO DE LA SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA. Es indudable que el TUPA ha contribuido en el desarrollo y aplicacin de la simplificacin administrativa en nuestro pas, as por ejemplo: Impulsa la Simplificacin Administrativa orientndola a dar seguridad jurdica a la inversin y atender el cumplimiento de los derechos de los administrados. En un contexto moderno del Estado, la Administracin Pblica se convierte en un ente promotor del desarrollo y en tal sentido concibe e impulsa una simplificacin
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administrativa orientada a dar seguridad jurdica a la inversin por que el pas actualmente necesita de capitales nacionales e internacionales para reactivar la produccin, la comercializacin, generar empleos y asegurar el bienestar de los peruanos. Es tal importancia de la inversin, que los Estados la han declarado muchas veces de necesidad nacional. El TUPA es uno de los instrumentos pblicos a travs del cual podemos transmitir confianza para la inversin, siempre que garanticemos simplicidad y transparencia en los trmites que realicen los empresarios e inversionistas. Demostraremos simplicidad por ejemplo, cuando reduzcamos al mximo los requisitos, el flujo y el tiempo en los procedimientos. Seremos transparentes cuando indiquemos en forma expresa y pblica el momento de las tarifas a cobrar, disminuyendo posibilidades de efectuar cobros ocultos e indebidos que rien con la moralidad. EL TUPA seala tambin las condiciones para un mayor acercamiento en la relacin Estado-Sociedad, pues el establecimiento claro de requisitos que deben presentarse y de plazos que deben cumplirse, permitir una mejor atencin de los derechos de los administrados; adems, los funcionarios al contar con las reglas claras, mejorarn la calidad del servicio, lo cual contribuye a la buena imagen del Estado.

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