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OBJETIVO Establecer los criterios bsicos sobre planeacin, programacin y control para la ejecucin de los contratos de las Paradas de Planta, a fin de garantizar el cumplimiento de la programacin y ejecucin de los trabajos dentro de los lmites y plazos establecidos. ALCANCE Este instructivo se aplicar a los contratos de las Paradas de Planta y har parte de los DPS (Documentos para el Proceso de Seleccin). Las actividades de Planeacin, Programacin y Control que se deben realizar se listan a continuacin en la Tabla de requerimientos: TABLA DE REQUERIMIENTOS DE PLANEACIN, PROGRAMACIN Y CONTROL N 1. 1.1 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.1.9 2.1.10 2.1.11 2.1.12 2.1.13 2.1.14 2.1.15 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.3 3. 3.1 DOCUMENTO ACTA DE INICIO Organigrama de Trabajo para la fase de Planeacin ETAPA DE EJECUCIN FASE DE PLANEACIN Estructura de desglose de Trabajo (EDT) Nivel IV Programa Detallado de Trabajo (PDT) Cronograma de Actividades crticas detalladas Programa de Trabajo de Talleres Internos, Externos y Patios de Limpieza Taller de Cuestionamiento de la Ruta Crtica FAT RAT Plan QA/QC Nivel IV y Nivel V Histograma de recursos definitivos Plan definitivo de Ingreso y Salida de Equipos, Maquinaria y Herramientas especiales Sistema para el control y manejo de materiales Paquetes de trabajo (Instructivos de trabajo) Taller de Alistamiento Organigrama de ejecucin de obra. Plan de logstica, Infraestructura y Alistamiento Reporte de Actividades y recursos Libro Plan nico de la Parada FASE DE EJECUCIN DE TRABAJOS DE OBRA Curvas Definitivas del avance fsico (Curva S) Cuadros de control, C3s, para el Control de la Parada Reporte de Actividades a ejecutar las prximas 24 horas, durante la etapa de ejecucin Reporte de Actividades a ejecutar de la prxima semana durante la etapa de ejecucin Reportes e Informes de Control Programa detallado de trabajo actualizado con avances diarios REUNIONES DE CONTROL Y CANALES DE COMUNICACIN (Fase de Planeacin y Fase de Ejecucin) CIERRE DEL CONTRATO Informe Final del Contrato

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GENERALIDADES Todos los documentos emitidos por el CONTRATISTA sern contractuales cuando ECOPETROL S.A. y la Gestora manifiesten su conformidad con dichos documentos. La revisin y/o comentarios de ECOPETROL S.A. y la Gestora, no lo exime de ninguna responsabilidad. Todos los documentos emitidos por el CONTRATISTA, deben ser entregados en copia dura (original y copia) y en medio magntico. Los periodos y tiempos de entrega establecidos en este documento para la presentacin de los entregables, reportes e Informes podrn ser modificados y acordados con El CONTRATISTA durante la etapa de Planeacin.

A continuacin se presenta un marco terico que permite aclarar los requisitos indicados en la tabla anterior, para cada etapa del contrato. 1 1.1 ACTA DE INICIO Organigrama de Trabajo para la Fase de Planeacin

ECOPETROL S.A. y/o la GESTORA revisarn y aprobarn el Organigrama de trabajo propuesto para la fase de Planeacin (Recurso Humano, Herramientas y Equipos, etc.), como requisito para la firma del acta de inicio. 2 2.1 ETAPA DE EJECUCIN FASE DE PLANEACIN

Durante esta fase, EL CONTRATISTA debe generar semanalmente un reporte de los Hitos entregados o actividades desarrolladas la semana anterior, Hitos o Actividades a desarrollar durante la semana, y los Hitos o actividades atrasados con su plan de recuperacin; este reporte se entregar previo a la reunin semanal de seguimiento, donde participan ECOPETROL S.A., EL CONTRATISTA y la GESTORA. 2.1.1 Estructura de desglose de trabajo Definitiva (EDT) Nivel IV.

La Estructura de desglose de trabajo (EDT) es la representacin, en forma de rbol jerrquico, de los elementos en los cuales se divide el alcance de la Parada. Dicha estructura se elabora para la planeacin, gestin de costos, programacin y el control durante la ejecucin y para la documentacin de los entregables que deben ser emitidos por el contratista. Los diferentes elementos en cada nivel de la EDT deben ser claramente definidos, medibles e independientes en su mismo nivel, para permitir su fcil control. A continuacin se presentan los diferentes niveles definidos: El nivel cero (nivel de consolidacin de la informacin) cuantifica el objetivo del proyecto. El nivel uno (primer nivel de la divisin) identifica las unidades a intervenir durante la parada. El nivel dos contiene las familias de equipos que sern intervenidos durante la parada. El nivel tres contiene los diferentes equipos, asociados al nivel dos de familias de equipos a ser intervenidos durante la parada.

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El nivel cuatro contiene los entregables de la Fase de Planeacin y las Macro actividades de la Fase de Ejecucin.

La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) Nivel IV se debe presentar en la fecha acordada con la Gestora. 2.1.2 Programa Detallado de Trabajo (PDT)

Se refiere al tiempo de ejecucin presentado en forma de diagrama de barras, establecido de acuerdo a la lgica de ejecucin y a los hitos o Entregables preliminares u otras prioridades que se establezcan para la Parada. Estas ltimas, si se presentan, sern establecidas por ECOPETROL S.A., dentro de las especificaciones tcnicas o durante las audiencias informativas. El PDT debe ser elaborado de acuerdo las fechas establecidas en las DPS (Documentos Proceso de Seleccin) por ECOPETROL S.A., y debe mostrar las duraciones, las fechas de inicio y finalizacin y la asignacin de recursos de cada una de las actividades que deben desarrollarse para cada uno de los equipos, identificndose las diferentes fases tanto de Planeacin como de Ejecucin. Adicionalmente, debe mostrar las diferentes etapas de ejecucin, tales como: Pre-parada, Parada y Post-Parada. El CONTRATISTA emitir el programa detallado de trabajo utilizando el software Primavera Project Planner (duracin de las actividades, secuencia lgica con sucesoras y predecesoras, calendarios y recursos nivelados). Esta se realizar para la fase de Ejecucin (Pre-Parada, Parada y Post-Parada), y estar desglosada a todos los niveles de la EDT. La unidad de tiempo a ser utilizada debe ser horas. La mxima duracin de una actividad ser de 24 horas. Para el caso de aquellas actividades con duracin mayor 48 horas se debe elaborar un cuadro de control de seguimiento para determinar el porcentaje de avance de la actividad. La red debe ser diseada de manera que permita, mediante filtros, obtener reportes a todos los niveles de la EDT, tipo de actividades, fechas, etc. ECOPETROL S.A. y/o la GESTORA podr solicitar, cuando lo requiera, el nivel de sumarizacin y filtros que crea conveniente. EL CONTRATISTA debe presentar, como parte del PDT, las curvas S el detalle de las premisas asumidas para la elaboracin del Programa Detallado. Este PDT se debe presentar en la fecha acordada con la Gestora. 2.1.3 Cronograma de actividades crticas detalladas

Este cronograma es una extraccin de las actividades crticas de los cronogramas de ejecucin de cada uno de los equipos y en consecuencia tienen su mismo nivel de detalle. EL CONTRATISTA debe reflejar todas aquellas actividades cuyo flotante es menor o igual a 12 horas. La base de clculo para la ruta crtica debe efectuarse en fechas tempranas. Este se debe presentar simultneamente a la entrega del tem 2.1.2 2.1.4 Programa de Trabajo de Talleres Internos, Externos y Patios de Limpieza

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EL CONTRATISTA deber elaborar a partir del PDT de la Parada un filtro para todas las actividades a ejecutarse en los talleres (externos e internos) y los patios de limpieza, para su posterior control y seguimiento. Este se debe presentar simultneamente a la entrega del tem 2.1.2 2.1.5 Taller de Cuestionamiento de la Ruta Crtica Fat Rat

Con base en los lineamientos indicados por ECOPETROL S.A., EL CONTRATISTA, preparar la Informacin necesaria, elaborar y participar del taller de cuestionamiento de la Ruta crtica FAT RAT, para establecer la duracin ptima y definitiva de la parada (la duracin de la Ruta Crtica nunca podr exceder el tiempo establecido en las Condiciones Generales de paradas de Planta numeral 2.1.2.3 Fase de ejecucin) y los planes de contingencia, entregar los procedimientos de las actividades relevantes de la ruta critica, recursos, tiempos, ATS, HSE, PDT de la ruta critica, PDT de hitos. Como resultado de este taller, EL CONTRATISTA deber realizar los ajustes necesarios a su programa Detallado de Trabajo, el cual debe ser entregado en fecha acordada en el mismo Taller y ejecutar las recomendaciones que surjan del mismo. Este taller se realizar en fecha acordada despus de la entrega del PDT. 2.1.6 Plan QA/QC

EL CONTRATISTA, elaborar el Plan QA/QC de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Anexo de Control de Calidad; el CONTRATISTA en su planeacin, deber involucrar dentro de cada una de las actividades que lo ameriten, los requerimientos de procedimientos, pruebas, controles y todos los dems que sean necesarios para la implementacin del Plan de QA/QC. Este plan se debe presentar en la fecha acordada con la Gestora. 2.1.7 Histograma de Recursos Definitivo

EL CONTRATISTA afinar los histogramas de recursos, de acuerdo a las recomendaciones del Taller Fat Rat, asignados al Programa Detallado de Trabajo actualizado y con la correspondiente nivelacin de recursos, cumpliendo como mnimo lo establecido en la oferta sobre la materia, ya que representa el plan de ingreso y salida del personal. Es importante que siempre se presente la informacin de los recursos relacionada con las actividades para las cuales sern utilizados, asignados por equipo, de acuerdo a la EDT, a efectos de evaluar si la cantidad del recurso por planta en un momento especfico, es aceptable para el espacio fsico en cuestin. Para su elaboracin EL CONTRATISTA debe: Asignar las Horas-Hombre a consumir para cada actividad. Distribuir en el tiempo las Horas-Hombre totales de cada actividad, tomando en cuenta el tiempo de ejecucin y la distribucin establecida. Sumar por semanas las Horas-Hombre programadas de las actividades para cada una de las fases y as obtener el total de Horas-Hombre a consumir por estas en cada perodo de tiempo. Obtener el total de Horas-Hombre a consumir o personal a laborar en cada perodo.

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Elaborar los Histogramas de recursos semanales programados para el total de la Ejecucin (PreParada, Parada y Post-Parada); estos deben ser compatibles con el flujo de Ingreso y Salida del Personal Directo e Indirecto y con el PDT aprobado. Elaborar un programa de ingreso y salida de personal, donde pueda visualizarse las fechas de entrada y retiro de cada uno de ellos

EL CONTRATISTA debe presentar el detalle de las premisas asumidas con respecto a calendarios, turnos, traslapos de tiempo, horas improductivas, etc. Este histograma se debe presentar en la fecha acordada con la Gestora. 2.1.8 Plan Definitivo de Ingreso y salida de Equipos, Maquinarias y Herramientas Especiales

EL CONTRATISTA debe presentar los recursos en cuanto a equipo pesado, de izamiento, vehculos, mquinas de soldar, herramientas especiales, etc., necesarios para acometer el trabajo en el tiempo previsto. Para su elaboracin EL CONTRATISTA debe tomar en cuenta lo siguiente: Estructurar el Plan segn la EDT. Distribuir los equipos segn su utilizacin en el tiempo, basado en el Cronograma. Generar un Histograma.

En este plan de utilizacin de equipos, se deben involucrar los que directamente debe disponer EL CONTRATISTA para ejecutar los trabajos, as como los que suministre ECOPETROL S.A. por medio de un tercero (contratista externo), el cual debe concordar con la informacin del Programa Detallado de Trabajo. Este programa se debe presentar en la fecha acordada con la Gestora. 2.1.9 Sistema para el control y Manejo de los Materiales

EL CONTRATISTA debe presentar el sistema definitivo que utilizar para el control del retiro de los materiales de las bodegas de ECOPETROL S.A., traslado, almacenamiento y manejo, antes de la apagada de las plantas y durante la parada. Este sistema se debe presentar en la fecha acordada con la Gestora. 2.1.10 Paquetes de Trabajo (Instructivos de Trabajo) EL CONTRATISTA debe presentar los Paquetes de Trabajo (Instructivos de Trabajo) con la informacin tcnica requerida para la intervencin de cada uno de los equipos planeados. Como parte de estos Paquetes de Trabajo, est la elaboracin de todos los permisos de trabajo requeridos para la ejecucin de los trabajos. El procedimiento para la elaboracin y organizacin de los Instructivos de Trabajo se observa en el Anexo procedimiento para la elaboracin y organizacin de los Instructivos de Trabajo. La elaboracin de los Paquetes de Trabajo debe iniciarse simultneamente con el PDT, de tal forma que para el Taller de Cuestionamiento de la Ruta Crtica Fat Rat, estn definidos los correspondientes a las actividades crticas. La totalidad de estos Instructivos se deben entregar en la fecha acordada con la Gestora.

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2.1.11 Taller de Alistamiento Con base en los lineamientos indicados por ECOPETROL S.A., EL CONTRATISTA, preparar la Informacin necesaria, elaborar y participar del taller de Alistamiento previo a la Parada. Como resultado de este taller, EL CONTRATISTA deber realizar los ajustes necesarios a su PDT y ejecutar las recomendaciones que surjan del mismo (en un plazo mximo de quince das). La fecha estimada para la ejecucin de este Taller se acordar con la Gestora. 2.1.12 Organigrama de Ejecucin de obra EL CONTRATISTA debe presentar el Organigrama de ejecucin de obra del trabajo de acuerdo al alcance contratado. El Organigrama correspondiente a la fase de Ejecucin debe elaborarse de acuerdo a la EDT y debe indicar claramente los Roles y Responsables para cada cargo; este representa la Organizacin definitiva de la Parada, con las respectivas Hojas de Vida y documentacin requerida para realizar trmites de ingreso. El ingreso, permanencia y salida del personal clave de esta Organizacin estar sujeta a la aprobacin de ECOPETROL S.A. y/o La GESTORA. Este se debe presentar en la fecha acordada con la Gestora. 2.1.13 Plan de Logstica, Infraestructura y Alistamiento EL CONTRATISTA debe revisar el Plan de Logstica, Infraestructura y Alistamiento (incluye preparacin de patios y talleres internos) teniendo en cuenta la Programa Detallado de Trabajo, ajustarlo y validarlo con ECOPETROL S.A. Esta infraestructura que se debe considerar en el Plan de Logstica incluyen pero, no est limitados a los siguientes: Baos (los que actualmente existen en cada una de las plantas y baos porttiles suministrados por un contratista externo) Comedores (sern suministrados por un contratista externo) Vestieres (sern suministrados por un contratista externo) Radios (para el personal de coordinacin, supervisin y conductor) y que permitan comunicacin con la Gestora y ECOPETROL S.A. Aparatos Telefnicos Alimentacin Manejo de escombros, chatarra y basura Combustible para los Equipos. Iluminacin y facilidades (Energa Elctrica, vapor, aire, agua, etc.). Agua Potable, hielo. Plan de evacuacin, incluyendo su implantacin. Trailers de reuniones y oficinas. Centrales de herramientas (trailer) Movilizacin para personal de direccin Trailer de materiales Adecuacin de patios y talleres internos Cuadrilla de aseo por rea de trabajo

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Este se debe presentar en la fecha acordada con la Gestora. 2.1.14 Reportes de Actividades y Recursos EL CONTRATISTA llevar un control de los recursos de la parada, por medio de reportes (formatos, registros, cuadros de control, etc.), para verificar el cumplimiento de la ejecucin. ECOPETROL S.A. y/o La GESTORA acordarn estos formatos y emitir otros en caso que se requieran. Algunos de estos formatos son: Reporte de actividades a ejecutar en las prximas 24 horas, durante la etapa de ejecucin Informes diarios de personal Informes diarios de equipos Reportes de seguimiento detallado por actividad Informe diario Reporte de actividades a ejecutar de la prxima semana, durante la etapa de ejecucin

Adicionalmente, EL CONTRATISTA debe presentar el detalle de las premisas asumidas. Estos reportes se deben presentar en la fecha acordada con la Gestora. 2.1.15 Libro Plan nico de la Parada Consiste en una carpeta master de trabajo, que consolida toda la informacin requerida para garantizar la ejecucin de actividades aprobadas que conforman el alcance de la Parada. Este Libro debe contener Organigramas, Cronograma de la Parada, Cierre de vas, Plan de evacuacin, Ubicacin de trailers y talleres, Listado oficial de trabajos, cronograma de la parada, Cuadro de control de ciegos, EDT, PDT, procedimientos, instructivos entre otros. La elaboracin y organizacin de este Libro Plan nico de la Parada, deber realizarse de acuerdo con los procedimientos establecidos por Ecopetrol S.A., los cuales sern entregados por el personal de Gestora durante el desarrollo del contrato. Este libro se debe presentar en la fecha acordada con la Gestora. 2.2 2.2.1 FASE DE EJECUCIN DE TRABAJOS DE OBRA Curvas Definitivas de Avance Fsico (Curva S)

Las Curvas de Avance Fsico programadas, compatibles con el Cronograma de Ejecucin, indican los porcentajes de avance a alcanzar en los diferentes perodos de tiempo en que se ejecutan las actividades. Para su elaboracin, EL CONTRATISTA debe: Calcular los pesos relativos a los niveles requeridos. Calcular los avances ponderados Distribuir el avance de cada actividad de 0% a 100% de acuerdo al nmero de perodos que se disponga en el cronograma de ejecucin. Establecer criterios y porcentajes de avance asociados a cada una de las actividades Obtener los valores de Avance Fsico programado en das, sumando los avances ponderados de las actividades para cada perodo de tiempo por cada elemento de la EDT. Con el resultado de la suma de los avances ponderados, se procede a graficar la curva de avance fsico, la cual debe cumplir con las caractersticas de curva S.

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Elaborar por separado las curvas de avance fsico de la Ejecucin por Global de la Parada, segn la EDT, por Bloques, por Plantas y por Equipos.

Es importante mencionar que a partir del segundo reporte, EL CONTRATISTA debe acompaar la Curva de Ejecucin Real con la Curva de Ejecucin Proyectada. 2.2.2 Bases de Control de la Parada

El proceso de consolidacin del avance fsico realizado por EL CONTRATISTA ser auditado por ECOPETROL S.A. y/o La GESTORA, en forma aleatoria, parcial o total en cualquiera de las fases tanto de Planeacin como de Ejecucin. Pesos Ponderados: EL CONTRATISTA determinar la importancia de un producto con respecto a otro, como sigue: El peso relativo de cada actividad de Ejecucin debe ser en funcin de las Horas-Hombre asociadas a un producto con respecto al total de las Horas-Hombre de Ejecucin. Avances Ponderados total : El avance ponderado total se obtiene de la sumatoria de los productos de peso ponderado por el avance real de cada actividad. Reporte de Actividades a Ejecutar Durante las Prximas 24 Horas, Durante la Etapa de Ejecucin

2.2.3

El CONTRATISTA deber presentar con anterioridad la programacin diaria de los trabajos, la cual permite establecer las necesidades especficas para cada actividad y la programacin de lo dems recursos. La entrega del reporte ser acordada con base en el esquema de trabajo definido entre el Lder, el programador de la Gestora, el programador del CONTRATISTA y el coordinador de operaciones. 2.2.4 Reporte de Actividades a ejecutar de la Prxima semana, durante la etapa de Ejecucin

EL CONTRATISTA deber presentar el Plan Semanal que permita observar detalladamente actividades atrasadas y planificar sus correctivos, realizar preparativos oportunos para el inicio de otras actividades, adems, debe incluir el Histograma de recursos (Personal / Equipos) y los trabajos de los talleres Internos, Externos y los Patios de Limpieza. La entrega del reporte ser acordada con base en el esquema de trabajo definido entre el Lder, el programador de la Gestora, el programador del CONTRATISTA y el coordinador de operaciones. 2.2.5 Reportes e Informes de Control diarios

Los reportes son el resultado del anlisis de la informacin obtenida durante la etapa de medicin y control de ejecucin, los cuales permiten transmitir oportunamente informacin para que el Equipo Gerencial de la Parada tome las acciones requeridas. El responsable del control de la Parada proceder a la consolidacin de la informacin real (avance, fechas de diario de la ejecucin de las actividades de la Parada en funcin de lo programado. Informes diarios de Personal / Equipos

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Sirven para controlar la disponibilidad e incidencia de los recursos (humano y de maquinarias) requeridos por la parada en la fase de ejecucin. Se utilizarn formatos que respondan a los requerimientos de ECOPETROL S.A. Las modificaciones deben ser revisadas y aprobadas. Reportes de seguimiento detallado por actividades Se acordar entre las partes, aquellas actividades que por su impacto en la ejecucin del Contrato deben ser controladas a mayor nivel de detalles, a travs de cronogramas. Informe Diario de la Parada EL CONTRATISTA har en su PDT una actualizacin diaria del avance de la obra, para observar el desarrollo del plan en el tiempo. Este informe se entregar desde el momento en que se inicien los trabajos de ejecucin previos a la apagada (Pre-parada) de la planta y/o al comenzar a ejecutarse los trabajos de Parada y Post-parada. Este informe debe incluir el reporte diario de las actividades que estn en ruta crtica (con sus respectivos avances programados y ejecutados), cuyo flotante es menor o igual a 12 horas. La base de clculo para la ruta crtica debe efectuarse en fechas tempranas. EL CONTRATISTA ser responsable de mantener la informacin actualizada, la cual deber entregar diariamente a ECOPETROL S.A. Esta informacin se refiere bsicamente a lo siguiente: avances, anlisis de las desviaciones de avance fsico, actividades relevantes, lista de actividades atrasadas y su plan de recuperacin, distribucin de cuadrillas por planta y por actividad, reas de oportunidad y cualquier situacin que pudiera afectar el cumplimiento de la Obra. Los porcentajes de avances diarios sern validados por personal de supervisin de ECOPETROL S.A. y/o la Gestora. 2.3 REUNIONES DE CONTROL Y CANALES DE COMUNICACIN (INCLUYE FASE DE PLANEACIN Y FASE DE EJECUCIN) Como mecanismos de control y para mantener una estrecha supervisin y comunicacin efectiva durante el desarrollo de la Parada, a fin de garantizar la temprana deteccin de problemas potenciales y permitir la implementacin oportuna de acciones preventivas o correctivas segn el caso, deben programarse reuniones de control de acuerdo a la informacin disponible en los reportes de control para la fecha de la misma. ECOPETROL S.A. de comn acuerdo con EL CONTRATISTA debe presentar un programa de reuniones y presentar los mtodos de comunicacin-internos y externos a ser utilizados. En este sentido EL CONTRATISTA debe considerar los siguientes tipos de reuniones que dependen del objetivo, frecuencia e informacin requerida y en las que se evaluarn los resultados arrojados por los reportes de control. Reunin de Inicio (Kick off meeting) Una vez adjudicado el contrato, EL CONTRATISTA debe reunirse con el/los responsables de la Parada, incluyendo al planeador y programador y la Gestora. Esta es la reunin inicial de coordinacin (reunin de arranque). Su fin principal, en cuanto a control de ejecucin, es lograr lo siguiente: a) Aclarar los procedimientos y formatos de control de la Parada requeridos para la evaluacin del avance de la ejecucin de la Obra y definir las actividades de coordinacin y seguimiento de la gestin de control. b) Establecer fechas de reuniones de medicin, coordinacin y discusin del plan. Reunin para Medicin del Trabajo Ejecutado

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Reuniones diarias entre los lderes de los ECOPETROL S.A., Coordinadores y Programadores del CONTRATISTA y la Gestora, para discutir el trabajo realizado junto a las proyecciones de tiempo de finalizacin de los trabajos. As mismo, se discutirn y revisarn los trabajos de accin pendiente. Reunin diaria de Coordinacin y Seguimiento General: EL CONTRATISTA, ECOPETROL S.A. y La Gestora debern asistir a reuniones diarias de coordinacin en el lugar designado, segn se acuerde. La(s) persona(s) designadas por EL CONTRATISTA para asistir a las reuniones, debern ser plenamente autorizadas para tomar decisiones y comprometer a EL CONTRATISTA con soluciones asociadas. De la Pre-Parada: Reuniones semanales con la asistencia de los Planeadores, Ingenieros Residentes y Programadores del CONTRATISTA y el Coordinador General de la Parada y los Lderes de los Bloque de ECOPETROL S.A. y el personal de Gestora. El objetivo de estas reuniones ser: a) Seguimiento del avance de las actividades en ejecucin en funcin del programa de trabajo y de los rendimientos obtenidos. b) Coordinacin de las actividades en avance y seguimiento de todas las acciones correctivas y preventivas acordadas. c) Se dejar constancia en minuta del Avance fsico Real vs. Programado de cada actividad, as como aquellas que generan el atraso y/o desfase en la fecha de terminacin de la Parada, las acciones especiales inmediatas para solucionar el desfase de la Parada y reas de atencin. De la Parada: Para el Control y seguimiento: Reuniones diarias con la asistencia del Coordinador General y Lderes de Bloques de ECOPETROL S.A., personal de Gestora, Ingenieros Residentes y programadores del CONTRATISTA, a objeto de cubrir con los objetivos expuestos en el punto Reuniones de la Parada.

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CIERRE DEL CONTRATO

3.1 INFORME FINAL DE CONTRATO El contenido del informe se detalla a continuacin: 3.1.1 3.1.2 INTRODUCCIN DESCRIPCIN GENERAL DEL CONTRATO: Incluye datos generales del(los) contrato(s) tales como el No. de contrato y de los adicionales, objeto contrato principal y adicionales, contratista, propietario, Gestora, auditora, subcontratistas, plazo, fechas de iniciacin y terminacin, valor inicial del contrato y valores de los contratos adicionales. RESUMEN GENERAL DE EJECUCIN DE LOS TRABAJOS Se describen principales eventos sucedidos para cada etapa, subcontrataciones para realizar las actividades, problemas presentados en la ejecucin, atrasos presentados. Ingeniera (si aplica) Compras (si aplica) Construccin (si aplica) Administrativas (sealar contratos adicionales celebrados, estadsticas de reuniones celebradas entre el Contratista y ECOPETROL y/o la Gestora, solicitudes de reconocimientos presentadas, etc.) Estrategia general empleada (comparacin con la inicialmente planteada) Organizacin utilizada para el desarrollo del Proyecto (versin inicial y la ltima actualizacin) Resumen de problemas y acciones correctivas implementadas

3.1.3

3.1.3.1 3.1.3.2 3.1.3.3 3.1.3.4

3.1.3.5 3.1.3.6 3.1.3.7

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3.1.4 3.1.4.1

PROGRAMACIN Y CONTROL Bases o supuestos utilizados para elaborar el PDT y el efecto de estos supuestos durante la ejecucin del proyecto con su respectivo anlisis en la bsqueda de encontrar mejora en la planeacin de futuros proyectos. Resumen de las reprogramaciones realizadas y sus causas Estructura de divisin del trabajo (WBS) definida para la ejecucin del proyecto. Resumen, programa y anlisis de la evolucin de la ruta crtica y las oportunidades de mejora que se presentaron durante la ejecucin del proyecto. Resumen de los trabajos adicionales ejecutados, incluyendo recursos y costos, con copia de los PIM-Z generados. Diagrama de barras con fechas ejecutado vs. programado, con su respectivo anlisis y las oportunidades de mejora para las prximas paradas. Curvas S de programacin programada vs ejecutada, con su respectivo anlisis de las situaciones encontradas durante la ejecucin del proyecto. Histograma de recursos general programado vs ejecutado y el respectivo anlisis y justificacin de los desfases presentados. Histograma de recursos por especialidades programado vs ejecutado y el respectivo anlisis y justificacin de los desfases presentados. Programa general de equipos programado vs ejecutado y el respectivo anlisis y justificacin de los desfases presentados. MATERIALES Resumen materiales comprados por el Contratista Resumen de materiales suministrados por ECOPETROL Balance de materiales sobrantes

3.1.4.2 3.1.4.3 3.1.4.4 3.1.4.5 3.1.4.6 3.1.4.7 3.1.4.8 3.1.4.9 3.1.4.10 3.1.5 3.1.5.1 3.1.5.2 3.1.5.3

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3.1.6 3.1.6.1 3.1.6.2 3.1.6.3 3.1.6.4 3.1.6.5 3.1.6.6 3.1.6.7 3.1.7 3.1.8 3.1.8.1 3.1.8.2 3.1.8.3 3.1.8.4 3.1.8.5 3.1.8.6 3.1.8.7 3.1.8.8 3.1.8.9

COSTOS Y FACTURACION Flujo de desembolsos programado y real Relacin de costos adicionales y/o reconocimientos y/o descuentos Costo reales organizados por los niveles de programacin Costo real de los equipos utilizados Resumen de la facturacin realizada a ECOPETROL Resumen de la autorizaciones de desembolso de Fiducia (en los casos que aplique) Resumen de la amortizacin del anticipo (en los casos que aplique) INFORME H.S.E. SEGN FORMATO DE ECOPETROL S.A. CONTROL DE CALIDAD Datos de Placa del equipo intervenido Condiciones de operacin de los Equipos Previo a la reparacin. Descripcin del estado del equipo antes de la reparacin y del trabajo realizado. Grficos correspondientes a los anlisis realizados. Programa de mantenimiento de equipos utilizados Protocolo de pruebas hidrostticas Protocolo de cambio de custodia de equipos Protocolo de equipos intervenidos Radiografas

3.1.8.10 Formatos con todas las calibraciones realizadas indicando la dimensin encontrada y la final. 3.1.8.11 Relacin de partes o elementos cambiados. 3.1.8.12 Protocolos de la Pruebas Elctricas, Mecnicas y de Instrumentos y Protecciones. 3.1.8.13 Condiciones finales de Operacin. 3.1.8.14 Registro Fotogrfico de la Reparacin. 3.1.8.15 Resumen no conformidades 3.1.8.16 Evaluacin desempeo subcontratistas y proveedores

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3.1.9

IMPACTO SOCIAL

3.1.9.1 3.1.9.2 3.1.9.3 3.1.9.4

Nmero de empleos y % participacin personal de la regin para el proyecto. Discriminacin de los valores pagados y numero de recursos, de acuerdo con la clasificacin de personal calificado o No calificado. Registro del valor de los impuestos pagados. Relacin de las compras nacionales y locales

3.1.10 LECCIONES APRENDIDAS Una Leccin Aprendida resume una experiencia efectivamente adquirida durante el desarrollo de una actividad o a travs del uso de un cierto proceso, procedimiento o herramienta en un ambiente o circunstancia particular. Ese uso puede haber resultado exitoso o no, y el objetivo de su divulgacin o publicacin es orientar y/o alertar al personal que pueda estar involucrado en situaciones similares futuras (transmitir la experiencia). 3.1.11 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES PARA LA EJECUCIN DE FUTUROS PROYECTOS. 3.1.12 RESEA FOTOGRFICA DE LOS TRABAJOS REALIZADOS Preferiblemente, se deben incluir fotos que permitan apreciar el estado de los equipos antes de la ejecucin de los trabajos y el estado final despus de ser intervenidos, haciendo nfasis en las partes o componentes de los equipos que fueron objeto del mantenimiento.