PC COVAP 18

COVAP
Unidade: MATRIZ

PADRO CORPORATIVO
Processo: ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS PARA ENVIO MATRIZ COVAP FLUXOGRAMA ILUSTRATIVO

REVISO 00

FOLHA N 1/3

CPIA CONTROLADA

COORDENADOR DA QUALIDADE DIVULGAR A SISTEMTICA DE ARQUIVAMENTO

RESPONSVEIS POR ARQUIVOS

RESPONSVEL ARQUIVO MATRIZ

DEFINIR OS DOCUMENTOS A SEREM ENVIADOS

ORGANIZAR A DOCUMENTAO CONFORME PADRO

ENCAMINHAR A DOCUMENTAO AO ARQUIVO MATRIZ

INDEXAR A DOCUMENTAO

MANTER A DOCUMENTAO PRONTAMENTE ACESSVEL

REV. 00

DATA 22/01/2008

HISTRICO Emisso Inicial

ELABORADO DEPGQ - MIC

VERIFICADO DEPEL - LUC

APROVADO DIAFI - HIT

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COVAP
Unidade: MATRIZ

PADRO CORPORATIVO
Processo: ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS PARA ENVIO MATRIZ COVAP

REVISO 00

FOLHA N 2/3

CPIA CONTROLADA

1. OBJETIVO Estabelecer a sistemtica de arquivamento dos documentos a serem enviados ao arquivo da COVAP em sua matriz. 2. CONDIES GERAIS 2.1 Definies e siglas

2.2 Campo de aplicao O presente padro aplica-se a todos os empreendimentos da COVAP, sendo que as tcnicas de arquivamento tambm se aplicam aos arquivos da MATRIZ. 2.3 Responsabilidades As responsabilidades para cumprimento deste padro esto descritas no Fluxograma Ilustrativo. 2.4 Referncias MA COVAP 01 Manual do Sistema de Gesto da Qualidade COVAP; PLE COVAP 02 Controle de Registros do SGQ. 3. CONDIES ESPECFICAS 3.1. Divulgar a sistemtica de arquivamento de documentos O Coordenador da Qualidade divulga, por meio da distribuio do presente padro, a sistemtica de arquivamento de documentos a serem enviados para o arquivo da COVAP no escritrio Matriz. A evidncia deste processo a ficha de treinamento contida no PC COVAP 04 Avaliao e Treinamento. 3.2. Identificar a documentao a ser enviada Cada setor deve identificar a documentao a ser encaminhada, adotando os seguintes critrios: Tempo de Guarda: arquivos que devem ser mantidos por um longo espao de tempo, geralmente ultrapassam o perodo da obra ou do contrato a que pertencem. A manuteno desses arquivos segue a necessidades da COVAP ou exigncias legais. Qualquer documentao que possa servir para exonerar a COVAP de qualquer responsabilidade por danos a terceiros ou que ponha prova qualquer das diretrizes de nossa poltica, deve ser mantido. 3.3. Acondicionar documentao 3.3.1. Sacos Plsticos Os documentos devero ser acondicionados em sacos plsticos, evitando que se extravie ou que se perca algum documento, antes de organizados nas caixas-arquivo. O saco plstico de tamanho ofcio e pode ser fechado utilizando-se grampos.

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Unidade: MATRIZ

PADRO CORPORATIVO
Processo: ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS PARA ENVIO MATRIZ COVAP

REVISO 00

FOLHA N 3/3

CPIA CONTROLADA

3.3.2. Caixa Arquivo A documentao deve ser encaminhada em caixa arquivo morto polionda com etiqueta de cor referente a cada setor. As caixas devem estar devidamente identificadas com etiqueta conforme padro e ndice dos documentos contidos na mesma (anexo I). 3.3.3. CDs As mdias digitais, fotos, back-ups e demais arquivos digitais devem ser encaminhados e mdia do tipo CD-R, devidamente acondicionados e identificados. A embalagem deve ser prpria para CD. 3.3.4. ndice dos Documentos Todos os documentos contidos em cada volume devem estar devidamente relacionados em ndice. Dessa forma possvel identificar quais os documentos esto contidos naquela caixa sem precisar abri-la. 3.3.5. Tempo de reteno O perodo em que a documentao permanece no arquivo segue a instrues normativas de cada rea, exigncias legais e conforme PLE COVAP 04 Controle de Registros do SGQ. 3.4. Encaminhar a documentao ao arquivo COVAP MATRIZ Cada rea deve enviar a documentao ao arquivo da Matriz mediante Guia de Remessa de Documentos (anexo II), em duas vias devidamente assinadas. Em caso de dvidas, acionar o escritrio Matriz: Fone/fax: (98) 3227-1680 / 3235-2167 Celular: 8808-0824 E-mail: covap@covap.com.br 3.5. Indexar os arquivos Cada volume deve conter ndice dos documentos que o compe. O ndice serve para que se possa realizar uma consulta sem que seja necessrio abrir a caixa. 3.6. Manter os arquivos prontamente acessveis Fica a cargo do Escritrio Matriz COVAP a tarefa de manter o arquivo devidamente organizado e os documentos prontamente acessveis. 4. REGISTROS Os registros gerados pelas atividades do presente padro so: Guias de Remessa de Documentos GRD;

5. ANEXOS Anexo I Modelos de etiquetas para identificao; Anexo II Tabela de referncia para tempo de reteno de documentos.