FACTURA PROFORMA

La factura proforma es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada de una venta. Al tratarse de una oferta, si es aceptada por el comprador, ser el origen de un contrato de compraventa. Por tanto, es necesario que contenga todos los datos necesarios para establecer los trminos y condiciones de venta. Asiduamente, las relaciones comerciales internacionales son repetitivas y, por lo tanto, hay empresas que solamente definen en una primera ocasin, al indicar las relaciones comerciales con el comprador, los trminos y las condiciones de las compraventas futuras, de manera que en el futuro se limitan, vendedor y comprador, a ponerse de acuerdo en la cantidad de precio y mercanca. El uso de la factura proforma puede venir debido, en muchos casos, a la necesidad del importador de la obtencin de algn requisito administrativo previo al despacho de aduanas de importacin, como puede ser una licencia de importacin, la autorizacin para obtener las divisas necesarias para el pago de la compraventa, la apertura de un crdito documentario, etc. En estos casos, la factura proforma sirve como documento justificativo para la solicitud de algunos de los supuestos comentados anteriormente. Los datos a consignar en una factura comercial son bsicamente los que se especifican en la factura comercial: Fecha, nombres y razones comerciales de vendedor y comprador. Denominacin precisa y cantidad de mercanca. Precio unitario y cantidad de mercanca. Forma y condiciones de pago. Tipo de embalaje. Trminos de entrega de la mercanca (hace referencia a los trminos internacionales de negociacin publicados por la Cmara de Comercio Internacional, se aconseja utilizar versin del 2000). No es necesario que estn firmadas. Estos datos sern los que posteriormente se consignen en la factura comercial una vez confirmado el pedido por parte del comprador. Las informaciones contenidas en una oferta se resumen, en comercio internacional, en un documento denominado Factura Proforma que contiene los elementos que configurarn la factura definitiva, en el caso de que la oferta se

materialice en pedido o contrato y no hayan cambiado los datos que en ella se hayan reflejado. Se trata de un documento de oferta e informacin expedido por el Exportador en el que se detallan las condiciones en las que el mismo estara dispuesto a vender una mercadera. Hace, tambin, las veces de contrato, en especial cuando el vendedor exige pagos anticipados a la entrega de la mercadera, sirviendo asimismo de apoyo para solicitar determinados documentos administrativos. La Factura Proforma es un reflejo de los que ser la factura definitiva (salvo contratiempos), y que sirve al cliente para que al presentarla al banco en su pas, formalizar la Apertura del Crdito Documentario, as como solicitar sus correspondientes Autorizaciones de Importacin.

NOTA DE ENTREGA
Es el documento, tambin llamado albarn que enva una empresa junto con la mercanca, cuando la entrega a un cliente. El cliente comprueba que la cantidad y la clase de los productos coinciden con la nota de entrega y que los productos no presentan daos. La empresa enva al cliente una factura por los productos relacionados en el albarn. Si se ha cometido algn error en la cantidad o en la clase de los productos enviados, el cliente debe informar inmediatamente al proveedor, a fin de que ste haga las correcciones necesarias para ajustar la factura. Tambin puede enviarle una nota de abono, con objeto de que el cliente pague slo lo que haya recibido. Tiene dos objetivos diferentes: 1. Para el comprador: comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la mercadera solicitada y, fundamentalmente, para controlar las mercaderas que recibe con la posterior facturacin. 2. Para el vendedor: al recibir el duplicado del remito debidamente firmado por el comprador, tiene una constancia de haber entregado la mercadera que el comprador recibi conforme y, en base al remito, confeccionar la factura. Los requisitos del albarn pueden cambiar segn las regulaciones de cada pas y los efectos de comercio. Algunos de estos requisitos pueden ser:

Lugar y Fecha de emisin.

Nombre y nmero de orden del comprobante. Nombre y domicilio del vendedor y del comprador. Nmero del documento de identificacin fiscal segn corresponda; ingresos brutos; Fecha de inicio de actividades y condicin frente al I.V.A. del emisor.

Nmero del documento de identificacin fiscal segn corresponda y condicin frente al I.V.A. del destinatario. Detalle de las mercaderas solicitadas. Lugar de entrega. Medio por el cual se envan las mercaderas (Flete). Firma de la persona que recibe las mercaderas. Fecha de emisin del formulario, nombre y nmero del documento de identificacin fiscal segn corresponda de la imprenta que confecciona el modelo de formulario, Habilitacin Municipal si aplicase por normas y numeracin de los documentos impresos.

Formas de emisin

Original: Para el comprador. Duplicado: Para el vendedor (firmado por el comprador). Triplicado: Para la empresa de transporte (firmado por el comprador).

Importancia

Al comprador le sirve para controlar las mercaderas recibidas con la nota de pedido. Al vendedor le sirve para constatar que el comprador recibi conforme. A la empresa de transporte le sirve para constatar que el transportista entreg las mercaderas

RECIBO DE CAJA El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias

se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta caja, y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. Los recibos de caja, comprobantes de egresos o notas de contabilidad son vlidos como documento equivalente siempre que cumplan con los requisitos de ley. Esto quiere decir que no es necesario que el documento equivalente lleve impresa la leyenda Documento equivalente sino que basta con el cumplimiento de los diferentes requisitos contemplados para cada situacin, y la ley no exige que el documento de llame de una u otra forma. En el caso de la factura, el artculo 617 del estatuto tributario de forma expresa contempla que la factura de venta debe llamase expresamente factura de venta, requisito no contemplado por ninguna norma para el caso de los documentos equivalentes. En este orden de ideas, una nota de contabilidad, un comprobante de egresos, un recibo de caja o un comprobante de caja, puede servir como documento equivalente en la medida que contenga los requisitos que si exige la norma para los documentos equivalentes. Para la mayora de las operaciones, los requisitos de un documento equivalente son: 1. Nombre o razn social y Nit del vendedor o quien presta el servicio. 2. Nmero consecutivo de la transaccin. 3. Fecha de la operacin. 4. Descripcin de los bienes o servicios. 5. Valor total de la transaccin As, con que los documentos antes mencionados cumplan con estos requisitos, se debe entender cumplida la obligacin de elaborar el documento equivalente aun cuando no tengan impresa la leyenda Documento equivalente.

FACTURA
La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil

que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La informacin fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar. Adems, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos. La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisin de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el nico justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deduccin del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets. A partir del 1 enero del 2008, y dando cumplimiento a los cambios establecidos en el nuevo sistema de facturacin, siete modalidades de facturas estarn en vigencia: la electrnica, en lnea, punto de venta Da Vinci, computarizada, manual, pre valorada y de mquinas registradoras. Los contribuyentes grandes, medianos y pequeos pueden elegir cualquier modalidad, una o varias, la que ms se acomode a la actividad econmica que realizan, explicaron tcnicos del Servicio de Impuestos (SIN). Por ejemplo, sealaron, las empresas o negocios que usan facturas computarizadas, adicionalmente deben tener las manuales para cualquier contingencia, como el caso de un corte de energa elctrica, donde stas deben seguir facturando. Las facturas manuales son las manuscritas, las que siempre haban y se emiten hasta ahora. Las pre valoradas son las que actualmente se emiten en las tarjetas prepago del servicio de telecomunicaciones, o las que emiten los camiones distribuidores de GLP. Las computarizadas deben tener un sistema desarrollado por el contribuyente. Las de punto de venta Da Vinci, a partir de un software desarrollado por Impuestos Nacionales, distribuido gratuitamente y que el contribuyente puede personalizarlo con sus datos, NIT y direccin. Tambin estn las facturas electrnicas y en lnea, que son las emitidas va internet. Las facturas de mquinas registradoras, que se caracterizan por la emisin de un ticket, con una pre impresin en el reverso, como las emitidas en los supermercados. Las caractersticas adicionales de las nuevas facturas son que tienen un cdigo de control, la fecha lmite y el nmero de autorizacin. Las notas fiscales tendrn la validez mxima de un ao, aunque todas mantienen su vigencia de 120 das a partir del da de la emisin para el descargo del crdito fiscal

Todos los tipos de facturas deben ser claramente legibles, ntidas y precisas. Caso contrario, los emisores sern sancionados por el SIN. Por 100 facturas mal emitidas en un periodo, las personas naturales pagarn una multa de 100 UFV (Unidad de Fomento a la Vivienda) y las jurdicas 200 UFV. De 100 a mil facturas ilegibles, las personas naturales pagarn 200 UFV y las jurdicas 400 UFV. De mil a 10 mil facturas emitidas, pagan 500 UFV las personas naturales y mil las jurdicas. De ms de 10 mil, pagarn 2.500 UFV las naturales y el doble las jurdicas

COMPROBANTE DE INGRESO
Todo ingreso de dinero a la empresa debe tener como respaldo un comprobante de ingreso donde se describa la fecha, el valor, el concepto del valor ingresado y las firmas de responsabilidad, estos documentos deben estar pre numerados y reservar una zona para registrar un asiento contable, adems deben estar conformados por un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo. El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingres a la empresa, de manera general, cuando se recibe el dinero en efectivo, el cheque o el voucher de alguna tarjeta de crdito, estos valores deben estar junto con el comprobante de ingreso respectivo, en el da de la recaudacin y se debe conservarlos en una caja fuerte como medida de seguridad. Al da siguiente, segn normas de control interno y para evitar jineteo de fondos, todos los valores deben ser depositados en las cuentas bancarias de la empresa. Cuando las empresas o las personas naturales realizan depsitos bancarios, las entidades bancarias, siempre acostumbran entregar una papeleta de depsito como constancia de la transaccin realizada, es as que para un control adecuado de los ingresos de la empresa, cada comprobante de ingreso debe ir acompaado de la papeleta de depsito respectiva.