EJERCICIO 8 DE ACCESS

ACCESS
EJERCICIO 8 FORMULARIOS (3 parte): macros, e introduccin de datos; controles de formulario

MACROS
En el ejercicio anterior hemos creado botones en un formulario por medio de un asistente. A veces nos puede interesar que un botn de comando realice ms de una accin: p.ej, cerrar el formulario activo y abrir otro. En tal caso, el asistente no basta. Es necesario crear una macroinstruccin o macro y asociarla al botn. Macroinstruccin o macro es un conjunto de instrucciones o acciones que se ejecutan por medio de una combinacin de teclas o un clic del ratn.

ACTIVIDAD A REALIZAR
Crear en cada uno de los formularios de la base de datos Videoclub El Oscar (salvo en el Panel inicial) botones que sirvan para acceder a otros formularios de introduccin de datos sin pasar por el panel inicial. Tales botones debern: Cerrar el formulario activo Abrir otro formulario

Los botones a crear sern los siguientes: Formulario Alquileres: Botn 1 (A Ttulos desde Alquileres): para ir al formulario Ttulos Botn 2 (A Clientes desde Alquileres): para ir al formulario Clientes

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Formulario Clientes: Botn 1 (A Alquileres desde Clientes): para volver al formulario Alquileres Formulario Ttulos: Botn 1 (A Alquileres desde Ttulos): para volver al formulario Alquileres Botn 2 (A Existencias desde Ttulos): para ir al formulario Existencias Formulario Existencias: Botn 1 (A Ttulos desde Existencias): para ir al formulario Ttulos Botn 2 (a Ventas desde Existencias): para ir al formulario Ventas Formulario Ventas: Botn 1 (A Existencias desde Ventas): para volver al formulario Existencias Adems, para redondear la navegacin entre formularios, crea en cada uno de los formularios de datos un botn suplementario que cierre el formulario activo y abra el formulario Panel inicial. Dale a dicho botn el mismo formato que a los dems. Llama al botn Al Panel inicial desde(y aqu escribe el nombre del formulario en que ests creando el botn)

PROCEDIMIENTO
Abre la base de datos Videoclub El Oscar. Haz clic en el botn Ir a la ventana principal de la base de datos. En la ventana principal, haz clic en el apartado Formularios. Abre el formulario Alquileres y activa la vista Diseo. Crea en el encabezado del formulario (debajo y a la derecha de la etiqueta) un botn de comando, pero, en el primer paso del asistente, haz clic en Finalizar. Con el nuevo botn seleccionado, en el panel derecho Hoja de propiedades selecciona la ficha Todas y modifica las siguientes propiedades del botn: - Nombre: A Ttulos desde Alquileres - Ttulo: Ttulos - Cursor al activar: Mano de hipervnculo - Imagen: borra el contenido de la casilla (mapa de bits). Nombre de la fuente: Calibri. Tamao de la fuente: 14 ptos. Espesor de la fuente: Negrita Color del texto: blanco Estilo del fondo: Transparente

EJERCICIO 8 DE ACCESS A continuacin, en el mismo panel, selecciona la ficha Eventos.

En la propiedad Al hacer clic borra la expresin [Macro incrustada] y, luego, haz clic sobre los puntos suspensivos de la derecha.

Deja seleccionada la opcin Generador de macros y acepta

Con ello abrimos una nueva ventana en la que procederemos a crear la macro que abra un formulario nuevo y cierre el activo:

En la columna Accin, haz clic en la flecha de la 1 celda y selecciona AbrirFormulario.

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En la parte inferior de la ventana (Argumentos de accin) haz clic en la flecha de Nombre de formulario y selecciona el formulario Ttulos. La propiedad Vista (debajo de Nombre de formulario) ha de mostrar la opcin Formulario.

A continuacin, haz clic en la flecha de la 2 celda de la columna Accin y selecciona la accin Cerrar.

Configura las opciones del panel inferior de la accin Cerrar de la manera que se muestra.

EJERCICIO 8 DE ACCESS Finalmente, haz clic en el botn Guardar como de la pestaa Diseo en la ventana de la macro.

Escribe el nombre de la macro y acepta.

Cierra la ventana de la macro haciendo clic en el botn Cerrar de la pestaa Diseo (si el programa te pide guardar los cambios, haz clic en S). Una vez en el formulario, guarda los cambios realizado en el mismo. Luego, pasa a vista Formulario. El aspecto (parcial) del formulario ser aproximadamente ste:

Sita la flecha del cursor sobre el nuevo botn; el cursor adopta la forma de una mano con el ndice levantado (si has configurado correctamente la propiedad Cursor al activar). Haz clic; se cerrar el formulario Alquileres y se abrir el formulario Ttulos (las dos acciones son prcticamente simultneas). A continuacin, procede a crear los dems botones indicados al principio del ejercicio, por el procedimiento visto. Los botones se situarn en la esquina inferior derecha del encabezado de cada formulario respectivo. Las propiedades sern las mismas (cambiando los nombres en su caso, claro) para todos los botones.

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Controles de formulario
El Access ofrece, adems de los botones y las etiquetas, toda una serie de controles para hacer ms atractivo o sencillo el uso de los formularios. Aunque hay muchos, aqu, de momento, nos limitaremos a dos: el control de ficha y el de cuadro combinado.

Control de ficha:
En los formularios con muchos elementos o que incluyen subformularios, puede ser una buena idea distribuir los objetos en fichas distintas.

ACTIVIDAD A REALIZAR
Vamos a ensayarlo con el formulario Clientes, que incluye un subformulario con los datos de los alquileres realizados por cada cliente.

PROCEDIMIENTO 1. Abre el formulario Clientes en modo Diseo. 2. Provisionalmente, mueve (corta y pega) todos los campos del formulario, salvo el subformulario, al pie del formulario (si es necesario, ensancha antes el pie hasta hacerlo visible o ms ancho).

3. En la pestaa Diseo de la cinta de opciones, haz clic sobre el icono Control de ficha

4. Dibuja el control en la seccin Detalle de manera que ocupe la mayor parte

de la superficie de dicha seccin (salvo la ocupada por el subformulario, claro) El control presentar ms o menos el siguiente aspecto

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El n de las pginas quiz no coincida pero da igual

5. A continuacin, selecciona los campos que habas movido al pie del formulario. Crtalos y, haciendo clic en la primera ficha del control, pgalos. Si es necesario, agranda la ficha para que se ajuste a los campos.

6. Selecciona el campo con el subformulario y muvelo (cortando y pegando) a

la segunda ficha del control. Borra la etiqueta correspondiente al subformulario

7. Finalmente, cambia el nombre de las fichas en la propiedad Ttulo de cada ficha (has de seleccionarla antes en la lista de objetos del panel Hoja de propiedades). Los nombres sern: a. Ficha 1: Clientes b. Ficha 2: Alquileres por cliente

EJERCICIO 8 DE ACCESS Finalizadas estas operaciones, el aspecto del formulario ser el siguiente:

Pasa a vista Formulario y observa cmo puedes alternar entre los datos del cliente y los alquileres realizados por el mismo.

ACTIVIDAD A REALIZAR
Por el procedimiento ya visto, en el formulario Ttulos, crea un control de ficha con dos fichas. En la primera sita los campos referentes a cada ttulo. Llmala Titulo. En la 2, el subformulario, con los datos del soporte (DVD, Blu-ray o HDDVD) o soportes que lo contienen (un mismo ttulo puede estar en DVD y en Blu-ray, p.ej). Llmala Soporte.

Control de cuadro combinado

Este control evita la necesidad de escribir manualmente el dato, seleccionndolo de una lista procedente de una tabla o consulta.

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ACTIVIDAD A REALIZAR
En el formulario Existencias, sustituye el campo Formato por un cuadro combinado que permita elegir uno de los tres formatos (DVD, Blu-ray o HD-DVD) en que se hallan grabadas las pelculas del videoclub.

PROCEDIMIENTO 1. Abre el formulario Existencias en modo Diseo. 2. Selecciona el campo Formato y brralo (las dos casillas) 3. En la pestaa Diseo de la cinta de opciones, haz clic en el
icono Cuadro combinado (Control de formulario)

4. Dibuja el cuadro combinado en el lugar que ocupaba antes el campo Formato. Con ello se inicia el asistente para la creacin del cuadro combinado:

En el primer paso, deja seleccionada la 1 opcin y haz clic en Siguiente.

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En el segundo paso, activa la opcin Consulta y, arriba, selecciona la consulta Formatos. Luego, haz clic en Siguiente.

En este paso, haz clic en esta flecha para aadir el nico campo de la consulta: Formato. Luego, clic en Siguiente.

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Como campo para ordenar los registros, obviamente, selecciona el nico de la consulta: Formato. La ordenacin Ascendente significa, en este caso, orden alfabtico.

En el siguiente paso, no cambies nada (puesto que el ancho de la columna es suficiente para mostrar todo el texto) y haz clic directamente en Siguiente.

En este paso, activa la opcin Almacenar el valor en el campo y selecciona el campo Formato. De este modo, el campo mostrar el valor que figura en la tabla Existencias y, en caso de seleccionar otro, el dato se modificar tambin en la tabla Existencias. A continuacin, haz clic en Siguiente.

En el ltimo paso, como nombre del cuadro combinado escribe Formato. Luego, haz clic en Finalizar. Sita el cuadro combinado en el mismo lugar que ocupaba el campo Formato y aplcale las mismas opciones de formato que tena ese campo. Para acabar, guarda los cambios realizados en el formulario y pasa a vista Formulario. Observa el resultado.

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Introduccin de datos
La principal utilidad de los formularios es la introduccin de datos en la base. Supongamos que un cliente nuevo alquila un vdeo. Hemos de introducir dos registros, en el siguiente orden: El que corresponde al nuevo cliente: para lo que utilizaremos el formulario Clientes. El que corresponde al nuevo alquiler: para lo que emplearemos el formulario Alquileres

Si intentas introducir el nuevo alquiler antes que el nuevo cliente, la base de datos no te lo permitir. Slo es posible introducir alquileres de clientes ya registrados en la base. Esto es as porque el formulario Alquileres incluye el dato Cliente mientras que el formulario Clientes no incluye ninguna referencia a los alquileres.

ACTIVIDAD A REALIZAR
Introduce en la base de datos los siguientes registros, teniendo en cuenta que el primer campo (Id...) de cada formulario no es necesario escribirlo, sino que aparece automticamente al introducir el segundo: Supuesto: un cliente nuevo alquila una pelcula ( Matrix, en DVD) y la devuelve al cabo de dos das
Idcliente Nombre Apellidos NIF Telfono Direccin CP Poblacin

21

Agapito

Lpez Aguilar
IdVdeo

Cam de 42351836G 971462319 Grcia, 71

Fecha alquiler Fecha devolucin Das alquiler Importe alquiler

07620

Llucmajor
Llamar (s/no)

IdAlquiler

Idcliente

Penalizacin (s/no)

21

21

18/04/12 21/04/2012 3

Supuesto: el videoclub adquiere un nuevo vdeo en DVD, que incluye la pelcula El Coloso en llamas, y lo destina a alquiler.
IdTtulo Ttulo Tipo Gnero Director Ao Duracin Ficha imdb Comentario

31

El Coloso en llamas
IdVdeo

Pelcula

Catstrofes

John 1975 Guillermin

N en existencias

165

Formato vdeo

IdTtulo

Precio

Venta/alq.

46

DVD

31

Alquiler

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PROCEDIMIENTO 1. Abre el formulario Panel inicial y cierra todos los dems (o bien, cierra la base
de datos y vulvela a abrir). Haz clic en el botn Nuevo cliente del formulario Panel inicial. Se abrir el formulario Clientes

2.

Con la ficha Cliente seleccionada, haz clic en la flecha con asterisco que aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana del formulario para introducir un nuevo registro

3. Has de tener en pantalla una nueva ficha en blanco. Haz clic en la casilla correspondiente al campo Nombre y escribe el nombre del nuevo cliente (observa cmo se llena automticamente el campo Idcliente con el n 21).

4. Pulsa la tecla Tabulador para pasar al siguiente campo, o haz clic con el ratn
en la casilla correspondiente, (Apellidos) e introduce el dato.

5. Tras introducir el ltimo dato (Poblacin), haz clic en la ficha Alquileres por
cliente.

Introduce a mano los datos del nuevo alquiler, empezando por el campo Idvideo (el campo IdAlquiler se llena solo y el campo IdCliente de la tabla Alquileres no aparece aqu porque ya se ha llenado en la ficha Cliente)

Hecho lo cual, ya puedes cerrar directamente el formulario Clientes; los datos han quedado guardados en el mismo momento de introducirlos. No es necesario guardar los cambios. Sigue el mismo procedimiento para aadir el nuevo ttulo y el nuevo vdeo.

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