Compliance tributrio na era digital

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Melhoria de processos reduz o risco de inconsistncias de dados transmitidos ao Fisco

As empresas vivem um perodo de profunda adaptao na forma de organizar e transmitir informaes s autoridades fiscais. Nos ltimos anos, a digitalizao de arquivos provocou um sensvel aumento na carga de obrigaes acessrias. E, com o avano tecnolgico dos rgos pblicos, a fiscalizao deixou de ser feita por amostragem. Isso significa que a totalidade das informaes geradas pelas companhias pode ser monitorada. As autoridades fiscais federais, estaduais e municipais j tm tecnologia e mo de obra capazes de fazer uma verificao detalhada das informaes, o que aumenta os riscos ao compliance: os erros e inconsistncias podem ser mais facilmente detectados na malha fina. E gerar pesadas autuaes. Ceclio Schiguematu, scio-lder da KPMG no Brasil na rea de Tax, observa que o Fisco tem acesso quase on-line a todas as transaes das empresas. Isso parte de um processo de evoluo, que obriga as companhias a gerar informaes eletrnicas e, quase imediatamente, esses arquivos podem ser acompanhados por parte do Fisco , analisa Schiguematu, acrescentando que as organizaes necessitam de maior nvel de capacitao para atender s exigncias fiscais.

Digitalizao de arquivos eleva incidncia de erros que podem gerar multas fiscais

tudo muito recente e complexo. As empresas precisam de mais investimentos em hardware e software para se adequarem a essa nova situao. importante melhorar os processos na origem das informaes que sero encaminhadas ao Fisco , explica Marlon Custdio, scio da KPMG no Brasil na rea de Consultoria Tributria. Segundo ele, aconselhvel realizar uma anlise preventiva, adotando critrios de validao e cruzamento de dados antes do envio dos arquivos digitais ao Fisco. Os dados que devem ser transmitidos, normalmente, ficam dispersos nas companhias e so gerados por sistemas de informtica diferentes, como softwares de gesto ERP e solues fiscais, que no interagem entre si. Em empresas menos estruturadas, as informaes so mantidas em simples planilhas que, muitas vezes, ficam apenas no computador do funcionrio encarregado de atualiz-las. Esses so alguns dos problemas que podem dar origem a erros ou desencontros de informaes entre as bases que vm sendo acumuladas nos bancos de dados das autoridades fiscais.
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Muitas empresas simplesmente juntam as informaes e lanam no Programa Validador e Autenticador, o PVA, sem voltar origem para conferir os dados iniciais. Isso essencial para encontrar inconsistncias e, se for o caso, proceder s correes , explica Custdio. O ideal que as empresas trabalhem com uma base nica de dados.

Reviso dos dados e conciliao das bases melhoram a qualidade da informao

Estamos falando de uma reviso, um compliance tributrio, das informaes que sero entregues ao Fisco, para identificar inconsistncias antes que elas gerem autos de infrao , esclarece Schiguematu. Segundo ele, so necessrias ferramentas tecnolgicas desenvolvidas especialmente para essa finalidade, capazes de simular os cruzamentos que sero realizados pelo Fisco. O objetivo da reviso garantir a qualidade das informaes e fazer as conciliaes, prevenindo, antecipando e saneando os dados que sero transmitidos eletronicamente ao Fisco , acrescenta.

Informaes complexas
A maior parte das informaes eletrnicas que devem ser encaminhadas ao Fisco concentra-se no Sistema Pblico de Escriturao Digital (Sped), criado em 2007, com o objetivo de, segundo a Receita Federal, integrar, racionalizar e uniformizar as obrigaes acessrias, tornando mais clere a identificao de ilcitos tributrios. O Sped compreende as escrituraes contbeis e fiscais digitais das empresas e o sistema da Nota Fiscal Eletrnica (NF-e). Mais recentemente, o sistema ganhou mais um mdulo: o EFD Contribuies - PIS/Cofins, com dados sobre o recolhimento desses tributos. Essas operaes, medida que comearam a ser monitoradas, formaram uma base de dados que identifica todas as obrigaes fiscais da empresa. No caso da NF-e, por exemplo, cada transao pode ser tributada de forma diferente. Ento, todo o processo de emisso da NF-e passa por uma srie de regras que precisam ser cumpridas. O recomendado que ela seja revisada para mitigar os riscos de autuao da operao , esclarece Schiguematu. O mdulo EFD PIS/Cofins entrou em vigor em janeiro. Possivelmente, muitos dos arquivos entregues ao Fisco sofrero retificaes, devido complexidade do sistema. Muitos contribuintes entregaram os arquivos para evitar multa por atraso, mesmo estando conscientes de que continham inconsistncias que deveriam ser retificadas a posteriori conta Custdio.

Controle das obrigaes acessrias

Tambm importante criar uma matriz tributria que permita maior controle sobre quais tributos incidem sobre a rea de atuao da empresa. Nem sempre o enquadramento tributrio de um produto
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feito pela empresa o mais adequado. Ela pode estar pagando imposto a menor e ser autuada. Ou estar pagando a mais e deixando de se beneficiar de uma alquota menor de tributao , afirma Custdio. Outra medida eficaz criar uma agenda tributria , com todas as obrigaes acessrias que precisam ser apresentadas mensalmente. Algumas empresas tm obrigaes acessrias especficas de sua rea de atuao, como as indstrias de cigarro ou bebidas. So vrias obrigaes acessrias e muitas informaes difceis de controlar. As empresas pagam muitas multas por perder o prazo, no cumprir o padro do layout das informaes exigido pelo Fisco ou no apresentar as informaes completas. importante melhorar o processo e monitorar a entrega , opina Custdio.

Preveno demanda cruzamento de dados e simulao de controles pelos padres do Fisco

Ele recomenda o uso de uma ferramenta tecnolgica no apenas de anlise de dados, mas tambm de gerenciamento das informaes internas, de obrigaes principais e acessrias. Schiguematu lembra que, em mbito estadual e municipal, a apresentao das informaes fiscais digitais j comea a ser obrigatria. Obviamente, no caso de alguns municpios, por conta da falta de infraestrutura, isso vai demorar um pouco, mas ser uma realidade em breve. E tudo dever ser feito no mesmo layout exigido pela Receita Federal. Mas alguns estados pedem informaes diferentes, e as empresas precisam ficar atentas a isso tambm, principalmente aquelas que possuem negcios com grande capilaridade no territrio nacional. A diferena, a partir de agora, que tudo far parte, ao mesmo tempo, tanto dos sistemas municipais e estaduais, quanto do Sped, da Receita Federal , conclui.
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