GESTION EN LA OPTIMIZACION OPERACIONAL DE LAS POLIZAS

LEIDY VANESSA MUOZ RIOS JEISON SIERVO VELASQUEZ JHON GABRIEL OSPINA OROZCO

FACULTAD DE INGIENERIAS INTRODUCCION A LA INGIENERIA SANTIAGO DE CALI JUNIO 2013

GESTION EN LA OPTIMIZACION OPERACIONAL DE LAS POLIZAS

LEIDY VANESSA MUOZ RIOS JEISON SIERVO VELASQUEZ JHON GABRIEL OSPINA OROZCO

TRABAJO FINAL INTRODUCCION A LA INGIENERIA (METODOS Y TIEMPOS)

INGENIERA: MARIA MERCEDES SINESTERRA

UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CALI FACULTAD DE INGIENERIAS INTRODUCCION A LA INGIENERIA SANTIAGO DE CALI JUNIO 2013

Contenido
GESTION EN LA OPTIMIZACION OPERACIONAL DE LAS POLIZAS.........................................................1 INGENIERIA DE METODOS ...............................................................................................................1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................................................................1 DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO ...........................................................................................................2 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA.....................................................................................................3 METODOLOGIA PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS EN INGIENERIA ......................................................3 Primer caso: .....................................................................................................................................4 Segundo caso: ..................................................................................................................................4 ANALISIS DE POSIBLES PROBLEMAS ................................................................................................4 IDENTIFICACION DEL PROBLEMA RAIZ ............................................................................................5 CAUSAS ............................................................................................................................................5 ALTERNATIVAS DE SOLUCON ...........................................................................................................5 ANLISIS DE LAS ALTERNATIVAS DE SOLUCION ..............................................................................6 MEJOR SOLUCION. ...........................................................................................................................7 OBJETIVO GENERAL..............................................................................................................................7 OBJETIVOS ESPECIFICOS ......................................................................................................................7 JUSTIFICACION .....................................................................................................................................7 MARCO DE REFERENCIA.......................................................................................................................8 MARCO METODOLOGICO ....................................................................................................................9 CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 10 Bibliografa ........................................................................................................................................ 11

GESTION EN LA OPTIMIZACION OPERACIONAL DE LAS POLIZAS

INGENIERIA DE METODOS

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La investigacin se basa en el proceso de emisin de una compaa aseguradora la cual es mimbro de la Federacin de Aseguradores Colombianos FASECOLDA, esta desarrolla actividades aseguradoras. Cuenta con un amplio portafolio de productos y servicios para la proteccin de bienes, adicional ofrece acompaamiento en el momento de un hecho inesperado. Apoyado con una fuerza de ventas a travs de los corredores de seguros y/o intermediarios, los cuales ponen a disposicin del Pblico una amplia cobertura que le brindara una seguridad al momento de estar en una situacin de riesgo. Mediante un anlisis en el proceso de emisin de pliza de riesgo para vehculo, se identificaron algunos posibles problemas, que estn retrasando la emisin de la misma, estos problemas fueron identificados mediante situaciones o hechos que hacen parte en la generacin de pliza, a continuacin se indicaran una serie de hechos relacionados:

El corredor o intermediario captura y organiza los datos del cliente, en formatos propios, los cuales puede ser en impresos o digitales. Una vez organizada la informacin se enva a la compaa aseguradora, Con el fin de solicitar una cotizacin oficial de acuerdo a las caractersticas del vehculo. Cuando el cliente lleva el vehculo para la inspeccin, al centro de diagnstico; quien se encarga a travs del ingeniero mecnico (PERITO) en dar un veredicto acerca del estado del vehculo, estos pueden ser aceptacin del riesgo (cobertura provisional), ajuste a la cotizacin inicial o rechazo total, lo anterior se notifica al cliente y procede a cargar en el sistema de la compaa aseguradora, para que el ejecutivo de cuentas consulte de forma manual el informe y proceda segn sea el caso. Aceptacin del riesgo (cobertura provisional): Si el vehculo pasa la inspeccin sin ninguna anomala, el ejecutivo de cuentas recopila toda la

informacin referente a la pliza, digital o impresa (inspeccin y documentos soporte previamente enviados por el corredor) y solita cargar la pliza en el sistema al auxiliar de emisin, este es el encargado de organizar la informacin de forma digital en formatos propios de la compaa aseguradora. Cuando la pliza se genera es enviada al corredor o intermediario. Ajuste a la cotizacin: Si la inspeccin arroja un ajuste a la cotizacin inicial, el ejecutivo de cuentas genera una nueva propuesta acorde con las observaciones del PERITO (daos, accesorios, reparaciones y recomendaciones) que el vehculo pueda tener, se le pasa la informacin al auxiliar de emisin y se lleva a cabo la generacin de la pliza tal como se talla en el primer caso.

DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO

SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

Con base a los hechos anteriores se detect el problema al cual se le va a dar solucin siendo esta la estandarizacin para todas las reas y empresas que intervengan en el proceso de emisin de la pliza; lo que est causando retraso en la emisin, debido a que en esta intervienen, reas y empresas independientes, las cuales no estn alineadas y no tienen procesos definidos.

METODOLOGIA PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS EN INGIENERIA

Para realizar una venta de la pliza de vehculos, la persona interesada en adquirir un seguro, debe hacer el contacto a travs de un corredor o intermediario, una vez se establece el contacto, el corredor le ofrece un portafolio al cliente, segn su necesidad. El cliente define el tipo de pliza que desea adquirir, tomando en cuenta algunas caractersticas como son: las coberturas, prima o precio de la pliza. El corredor o intermediario captura y organiza los datos del cliente, en formatos propios, los cuales puede ser en impresos o digitales. Una vez organizada la informacin se enva a la compaa aseguradora, Con el fin de solicitar una cotizacin oficial de acuerdo a las caractersticas del vehculo. La solicitud es recibida por un ejecutivo de cuentas de la compaa aseguradora, quien se encarga de ingresar los datos al sistema, el cual est conectado con la base de datos de fasecolda (Entidad que regula los valores asegurables para Colombia). Una vez procesados los datos; el sistema suministra las posibles coberturas de Asegurabilidad que se le otorgaran al cliente. El ejecutivo de cuentas de la compaa aseguradora, enva la informacin al corredor por medio de correo electrnico. El Corredor o intermediario, presentan la informacin al cliente, ya sea por correo o visita personal; si el cliente acepta las condiciones de la pliza, el corredor o intermediario proceden a solicitar una cita en concordancia con la disponibilidad del cliente, para que este lleve el vehculo a los centros de inspeccin autorizados por la compaa de seguros.

Cuando el cliente lleva el vehculo para la inspeccin, al centro de diagnstico; quien se encarga a travs del ingeniero mecnico (PERITO) en dar un veredicto acerca del estado del vehculo, estos pueden ser aceptacin del riesgo (cobertura
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provisional), ajuste a la cotizacin inicial o rechazo total, lo anterior se notifica al cliente y procede a cargar en el sistema de la compaa aseguradora, para que el ejecutivo de cuentas consulte de forma manual el informe y proceda segn sea el caso.

Primer caso: aceptacin del riesgo (cobertura provisional).

Si el vehculo pasa la inspeccin sin ninguna anomala, el ejecutivo de cuentas recopila toda la informacin referente a la pliza, digital o impresa (inspeccin y documentos soporte previamente enviados por el corredor) y solita cargar la pliza en el sistema al auxiliar de emisin, este es el encargado de organizar la informacin de forma digital en formatos propios de la compaa aseguradora. Cuando la pliza se genera es enviada al corredor o intermediario.

Segundo caso: Ajuste a la cotizacin.

Si la inspeccin arroja un ajuste a la cotizacin inicial, el ejecutivo de cuentas genera una nueva propuesta acorde con las observaciones del PERITO (daos, accesorios, reparaciones y recomendaciones) que el vehculo pueda tener, se le pasa la informacin al auxiliar de emisin y se lleva a cabo la generacin de la pliza tal como se talla en el primer caso.

ANALISIS DE POSIBLES PROBLEMAS

Procesos independientes, recoleccin de documentos, digitalizacin, inspeccin y emisin. Falta unificacin en una plataforma de los procesos independientes, recoleccin de documentos, digitalizacin, inspeccin y emisin. Falta de comunicacin entre procesos, recoleccin de documentos, digitalizacin, inspeccin y emisin. No existe un medio de notificacin para el avance de procesos pendientes. Capacidad de personal para atender el volumen de radicacin de plizas.

IDENTIFICACION DEL PROBLEMA RAIZ

Despus de haber analizado los posibles problemas que conllevan al retraso en la emisin de la pliza, se identific que el problema raz son los procesos que intervienen en la generacin, los cuales se encuentran separados en diferentes reas o empresas, y estas no estn unificadas, por un estndar, el cual integre los procesos de tal forma que estos sean rpidos y efectivos. Disminuyendo los tiempos de emisin de la pliza.

CAUSAS
El corredor maneja formatos que no cuentan con la informacin completa del vehculo, para la validacin en FASECOLDA. El envo de la informacin recopilada por el corredor no est definida, se enva por mensajera o por medio electrnico. Lo cual genera riesgo de prdida o alteracin en la informacin. Recopilacin de la informacin por parte del ejecutivo de cuentas para ser entregada al auxiliar de emisin, se corre el riesgo de prdida u omisin de algn documento. La informacin que recibe el auxiliar de emisin se debe cargar en formatos digitales de la compaa aseguradora, porque la informacin que recibe llega en distintos formatos no se cuenta con el personal suficiente para satisfacer la demanda.

ALTERNATIVAS DE SOLUCON
Implementar formatos nicos para la recepcin de datos. Esto evitara la omisin de datos requeridos. Establecer un canal o medio de transmisin electrnico de la informacin que no permita la perdida de datos. Implementar en el sistema de la compaa aseguradora un mdulo que permita el cargue preciso de los documentos que requiere el auxiliar de emisin. Implementar al sistema una funcin que permita notificar cuando un proceso este culminado y reasignado para el siguiente pas.

Crear un rea estandarizada con los procesos de emisin de plizas permitira satisfacer la demanda de solicitudes (cotizaciones) y emisiones, en un menor tiempo y reduciendo el margen de error, aumentando el volumen de productividad.

ANLISIS DE LAS ALTERNATIVAS DE SOLUCION

Al implementar formatos nicos de recepcin de datos, se obtendr el beneficio de reduccin de plizas mal emitidas que generan un gasto adicional por la impresin Al establecer un canal de comunicacin o medio de transmisin el cual sea electrnico, se tendr un control de la informacin enviada por el corredor, a la compaa aseguradora, siendo esta ms precisa y confiable, obteniendo un ahorro, en la mensajera externa. Al establecer un mdulo en el sistema de la compaa que permita el cargue digitalizado, de la informacin, se agilizara el proceso de emisin lo cual reducir los tiempos de entrega del documento en aproximadamente 3 das, esto permitira el crecimiento y la posibilidad de invertir tiempo para generar ms cotizaciones. La funcin de notificacin en el sistema tomara la tarea de tener pendientes (avisos de inspecciones finalizada, aviso de documentos digitalizados, avisos de cotizacin realizada), en tiempo real para que los tiempos de productividad estn acordes con las polticas de suscripcin de la compaa aseguradora. La creacin de un rea (Fabrica de Pliza) que unifique y estandarice el proceso desde el momento de la cotizacin hasta la emisin, y como nico responsable de esta tarea sea el auxiliar de emisin. Esta rea tendr comunicacin directa entre el corredor y PERITO, a su vez recepciona cada una de las solicitudes y avances de procesos tambin permitira satisfacer la demanda de solicitudes (cotizaciones) y emisiones, en un menor tiempo y reduciendo el margen de error, aumentando el volumen de productividad.

MEJOR SOLUCION.
Una vez analizadas las causas de los problemas y sus posibles soluciones, se identifica que la implementacin por separado de cada una de las anteriores soluciones, generara un impacto cualitativo y cuantitativo en los proceso de la emisin de pliza, se determina como mejor solucin la estandarizacin para todas las reas y empresas que intervengan en el proceso de emisin de la pliza; ya que esto est causando retraso en la emisin de la misma, debido a que en esta intervienen, reas y empresas independientes, las cuales no estn alineadas y no manejan procesos estndar.

OBJETIVO GENERAL
Se pretende la optimizacin en el proceso de generacin de pliza de riesgo para vehculo, a travs de la implementacin de estndares para los diferentes procesos, reas y personas que intervienen, en la emisin de las plizas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Sustitucin del expediente fsico por su equivalente electrnico. Disminucin en la prdida y retraso de la informacin. Estandarizacin en el modo de trabajo, para la generacin de pliza. Aumento en la capacidad de generacin de plizas de riesgo.

JUSTIFICACION
Con la implementacin de un estndar general, para todos los procesos reas y personas que intervengan en el proceso de generacin de pliza, y se pretende la unificacin de los procesos, Esta unificacin agiliza los tiempos y efectividad en la generacin la pliza, y permitira a la compaa aseguradora, centrar toda su capacidad en adquirir y renovar las plizas, sin preocuparse por los procesos operativos que estas conllevan.

MARCO DE REFERENCIA

Realizando una investigacin, en diferentes compaas aseguradoras, para el proceso de emisin de plizas de automvil, se identific en una compaa aseguradora en Mxico, que por su demanda y volumen de emisin tuvo que redisear este proceso, implementando un sistema el cual permite a los corredores de seguros generar una cotizacin y emisin en lnea, esto disminuyo los tiempos de respuesta de la compaa y logro satisfacer la demanda. Debido a que la informacin es de carcter confidencial, no est publicada en la web. Se logr obtener informacin que demuestra la implementacin del sistema de emisin, a continuacin se relacionan videos donde detallan la funcionalidad del sistema en operacin. Emisin Pliza Auto 1:
http://www.youtube.com/watch?v=hoQgDag6Yf6o

Emisin Pliza Auto 2:

http://www.youtube.com/watch?v=Yf5W22cKEII

Emisin Pliza Auto 3:

http://www.youtube.com/watch?v=sGar1KyDG64

MARCO METODOLOGICO

PROBLEMA:

Los procesos que intervienen en la generacin, los cuales se encuentran separados en diferentes reas o empresas, y estas no estn unificadas, por un estndar, el cual integre los procesos de tal forma que estos sean rpidos y efectivos, Disminuyendo los tiempos de emisin de la pliza. Se pretende la optimizacin en el proceso de generacin de pliza de riesgo para vehculo, a travs de la implementacin de estndares para los diferentes procesos, reas y personas que intervienen, en la emisin de las plizas. ACTIVIDADES Contratar 2 Ingenieros de software TIEMPO INDICADORES RESPONSABLE Departamento: Recursos Humanos Persona: Romelia Castao Departamento: Sistemas Persona: Ingeniero Mark Zuckerberg RECURSOS 3.000.000

OBJETIVO GENERAL: OBJETIVOS ESPECIFICOS

Desde 02/06/2013 (Ingieneros Contratados /Total de ingieneros Hasta 02/07/2013 solicitados)*100%

Desarrollar el Sotware para Inplementar al sistema de gestin, un Sustitucin del expediente modulo que permita acceder de fsico por su equivalente forma ordenada y fcil, que sea electrnico visible entre las diferentes areas o empresas. Contratar un outsorsing que se encargue de Digitalizar e ingresar al sistema todas las polizas, con los documentos soporte que se tengan actualmente. Desarrollar en el sistema de gestion de la compaa un mecanismo de alerta, el cual notifique cuando un Disminucin en la prdida proceso termine. y retraso de la informacin elaborar reportes de gestion, esto permite identificar cuando tiempo se demora por entregar una poliza. Estandarizacin en el modo de trabajo, para la generacin de pliza capacitacion a las areas involucradas con el proceso de emision de poliza (presentacion de la nueva herramienta de apoyo sistematico)

Desde 03/07/2013 (Fase en el desarrollo del software / Entega en Hasta 01/10/2013 operacion)*100%

18.000.000

Desde 03/07/2013 100% Digitalizacion de las polizas con sus respectivos Hasta 01/10/2013 documentos de soporte

Empresa: DigitalMAX

20.000.000

Desde 11/10/2013 (Fase en el desarrollo del software / Entega en Hasta 01/11/2013 operacion)*100%

Departamento: Sistemas Persona: Ingeniero Mark Zuckerberg Departamento: Gerencia fabrica de polizas Persona: Carlos Amparo Rodriguez Departamento: Gerencia fabrica de polizas Persona: Maximino Florez Departamento: Recursos Humanos Persona: Romelia Castao

$6.000.000

Desde 01/11/2013 reporte por mes Hasta indefinido

$3.000.000

Desde 01/11/2013 (numero de personas capacitadas / total empleados Hasta 01/01/2014 involucrados)*100%

$5.000.000

Aumento en la capacidad contratar 10 auxiliares de emision de generacin de plizas de para reforzar el equipo de la fabrica riesgo. de polizas.

Desde 10/10/2013 uxiliares Contratados /Total de auxiliares Hasta 31/10/2013 solicitados)*100%

$10.000.000

Ver documento Original marco metodologico_administrativo Aqu:

CONCLUSIONES

Partiendo del anlisis de los resultados obtenidos en la investigacin realizada se derivan las siguientes conclusiones: Los principales agentes en los retrasos de emisin, son la independencia entre las reas que participan en el proceso, las cuales no estn regidas bajo los mismos lineamientos, aumentando los tiempos y retrasando la emisin de las plizas. Se propusieron alternativas de solucin, con las cuales se quiere optimizar los procesos de emisin de pliza. Se cre el rea de fbrica de pliza, esto con el fin de disminuir los tiempos, mejorar la calidad de los procesos y por ende la satisfaccin del cliente. A nivel personal se logr adquirir experiencia en el rea de conocimientos Ingeniera de mtodos, lo cual podemos aplicar a futuros proyectos que afrontemos a nivel acadmico y profesional.

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Bibliografa
Condiciones Generales y Particulares Pliza de Automvil C.A Mapfre Tepeyac Internet:
http://www.fasecolda.com/fasecolda/ https://www.mapfre.com.mx/seguros/motos/cotizador/paginas/home.aspx https://zonaliados.mapfre.com.mx/zonaliados/login.aspx http://www.neosistemas.org/lalc/lalcindextesis.htm http://es.slideshare.net/Blace57/polizas-de-seguros-paravehiculosmerquiauto?from_search=14 http://www.youtube.com/watch?v=hoQgDag6Yf6o http://www.youtube.com/watch?v=Yf5W22cKEII http://www.youtube.com/watch?v=sGar1KyDG64

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