UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Econmicas Maestra en Finanzas Empresariales

Gestin de cuentas por cobrar en una empresa de servicios de logstica para generar flujos de efectivo
(Tesis de Maestra)

Wanner Giovanni Njera Albanez

Guatemala, octubre de 2011

Gestin de cuentas por cobrar en una empresa de servicios de logstica para generar flujos de efectivo
(Tesis de Maestra)

Wanner Giovanni Njera Albanez

Lic. Federico Robles de la Roca, Asesor Licda. Marisol Arroyo Carrillo, Revisora

Guatemala, octubre de 2011

Autoridades de Universidad Panamericana

M. Th. Mynor Augusto Herrera Lemus Rector

M. Sc. Alba Aracely Rodrguez de Gonzlez Vicerrectora Acadmica y Secretaria General

M.A. Csar Augusto Custodio Cbar Vicerrector Administrativo

Autoridades de la Facultad de Ciencias Econmicas

M.A. Csar Augusto Custodio Cbar Decano

M. Sc. Ana Rosa Arroyo de Ochoa Coordinadora

Dedicatoria
A Dios: A mis padres: Fuente de toda sabidura e inspiracin y guardador de mis pasos. Andrs de Jess Njera de Paz (Q.P.D) y Etelvina Albanez Avila, por darme la vida y la oportunidad de estudio durante el inicio de mi carrera estudiantil. A mi esposa: A mi hermano: por su amor y apoyo incondicional. Brayan Alexander Njera Albanez, que este triunfo sirva de ejemplo que las cosas se pueden alcanzar con esfuerzo y perseverancia. A mis tos: Carlos Humberto Zapeta Rodrguez e Irma Albanez de Zapeta, por todo su apoyo y consejos brindados. A mi familia en general: con respeto y cario.

A mis amigos

Patty, Vilma, Brenda, Mario, Adriana, por su amistad y buenos momentos vividos en clase.

A la Universidad Panamericana de Guatemala: Por darme la oportunidad de obtener mayores conocimientos.

A usted:

Estimado lector, de forma muy especial.

Contenido
Pgina Introduccin Captulo 1 1.1 Antecedentes de la organizacin 1.1.1 Resea histrica de la empresa 1.1.2 Investigaciones relacionadas Captulo 2 Marco terico 2.1 Cuentas por cobrar 2.1.1 Importancia de las cuentas por cobrar paras las empresas 2.1.2 Cuentas por cobrar que se vuelven incobrables 2.1.3 Control interno 2.1.4 Procedimientos de control 2.2 Evaluacin del riesgo de control 2.2.1 Comunicacin de debilidades 2.2.2 Fraude 2.2.2.1 Fraude en cuentas por cobrar 2.3 Error 2.4 Importancia del flujo de efectivo 2.4.1 Origen de la aduana 2.4.2 Que es el almacenaje fiscal 2.4.3 Elementos que intervienen en un almacenaje fiscal 2.4.4. Almacenaje general 2.4.5 Arrendamiento de bodegas 2.4.6 Transporte de carga pesada dentro y fuera del pas 2.5 Planteamiento del problema 2.6 Objetivos 2.6.1 Objetivo General 1 2 2 2 3 5 5 5 5 6 7 7 8 9 9 10 10 11 11 13 13 14 14 14 15 16 16

Pgina 2.6.2 Objetivos especficos 2.7 Alcances y lmites 2.7.1 Alcances 2.7.2 Lmites Captulo 3 3.1 Metodologa de la investigacin 3.1.1 Sujetos de estudio 3.1.2 Instrumentos 3.1.3 Procedimientos Captulo 4 4.1 Resultados de la investigacin Captulo 5 5.1 Discusin de resultados 5.1.1 rea administrativa 5.1.1.1 Manual de polticas de crditos y cobros 5.1.2 Corte de formas 5.1.3 Antigedad de saldos en cartera 5.1.3.1 Razones financieras 5.1.4 Estados de cuenta mensuales 5.1.5 Seguimiento a labor de cobranza 5.1.6 Lmites de crdito 5.1.7 Expedientes actualizados 5.1.8 Listado de clientes morosos 5.1.9 Facturacin y contabilidad 5.1.10 Legalidad en los documentos utilizados 5.1.11 Autorizacin a operaciones especiales 5.1.12 Obtencin de contraseas de cobro 5.2 rea financiera 5.2.1. Cuentas incobrables o de difcil recuperacin 16 16 16 16 17 17 17 17 17 19 19 23 23 24 24 24 24 29 31 31 31 32 32 33 33 33 33 34 34

Pgina 5.2.1.1 Causas que dificultan la recuperacin de la cartera 5.2.2 Procedimientos de revisin 5.2.3 Conciliacin de saldos de clientes 5.3 rea fiscal 5.3.1 Retenciones de Impuesto al Valor Agregado 5.3.2 Reserva para cuentas incobrables Captulo 6 6.1 Conclusiones Captulo 7 7.1 Propuesta 7.1.1 Introduccin 7.2 rea administrativa 7.2.1 Cmo mejorar el sistema de control interno existente? 7.2.2 Creacin de un manual de crditos y cobros 7.2.3 Porqu implementar el corte de formas? 7.2.4 Reduccin de antigedad de saldos en cartera 7.2.5 Estados de cuenta sobre saldos 7.2.6 Porqu es importante el seguimiento en el cobro? 7.2.7 Lineamientos para autorizar crditos 7.2.8 Expedientes actualizados y lmites de crdito 7.2.9 Creacin de base de datos de clientes morosos 7.3 rea contable o financiera 7.3.1 Cuentas incobrables o de difcil recuperacin 7.3.2 Cambios en la cartera de cuentas por cobrar al implementar los cambios propuestos en este documento Referencias Bibliografa Anexos 51 52 53 34 34 35 35 35 36 37 37 38 38 38 39 39 40 41 44 45 47 47 48 50 50 50

Resumen
En el cualquier mbito o actividad de nuestras vidas que se realice el cumplimiento de objetivos es un eslabn fundamental para obtener los resultados esperados, lo cual se basa en orden perseverancia y disciplina.

En el mbito empresarial no es la excepcin ya que el xito de una empresa no importando si es pequea o grande radica en el orden y disciplina con que se lleven a cabo las operaciones que conforman todas las actividades del negocio.

La presente investigacin se fundamenta en la importancia de la adecuada gestin de cuentas por cobrar como una herramienta para la generacin de flujos de efectivo, lo cual si se maneja responsablemente puede generar excelente resultados para la empresa.

La metodologa utilizada para el desarrollo de la presente investigacin es el mtodo cientfico en donde se plantean los procedimientos a utilizar para la obtencin de los resultados esperados previo a su anlisis y discusin.

La problemtica observada radica en la necesidad de implementar controles, procesos y formatos que permitan dar un seguimiento oportuno a la gestin de cuentas por cobrar para generar flujos de efectivo y poder atender los requerimientos de capital que el negocio necesite.

La propuesta de cambio propone una serie de formatos para ser enviados a los clientes con los cuales se estima que exista una respuesta favorable de parte de los deudores para que el retorno de la inversin se haga ms rpido.

Introduccin
En el ambiente empresarial corporativo, son de gran importancia las buenas relaciones entre clientes y proveedores relativas a las polticas de crdito como un canal de crecimiento para la distribucin de los productos o servicios que se ofrecen, sin embargo, para el empresario puede ser un grave riesgo cuando no se evala a los sujetos de crdito y ste se concede indiscriminadamente. Lo anterior repercute en que, muchas compaas se vean envueltas en

problemas financieros, ya que buena parte de su capital se encuentra en manos de los clientes, no permitiendo de esta manera continuar normalmente sus actividades.

Este proyecto en particular se realiz en el rea de Cuentas por Cobrar de la entidad corporativa denominada LOGISTICA INTEGRADA, S.A., ubicada en el Kilmetro 15,5 carretera al pacfico del departamento de Guatemala, este nombre es ficticio ya que por razones de seguridad no fue permitido revelar el nombre de la empresa, la cual se encuentra principales los cuales son: 1) Almacenaje de productos en regmenes fiscal y general, 2) Arrendamiento de bodegas y transporte de carga pesada dentro del pas y 3) el rea centroamericana. El propsito de sta entidad es aportar herramientas importantes de control interno con el fin de mantener la cartera de cuentas por cobrar sana y razonablemente recuperable. Para efectos de un enriquecimiento a travs de un marco conceptual relacionado al tema, en primer lugar se presenta el marco terico referente a las cuentas por cobrar y el control interno que se aplica a esta rea. Se definen las cuentas por cobrar y el tratamiento que ha de drseles por medio de la implementacin de controles por parte de la administracin; adems se conformada por tres ejes

presentan conceptos como error y fraude, cundo se tipifican uno u otro y cmo evitar que se generen. Se presenta el planteamiento del problema en este caso es una cartera de cuentas por cobrar con problemas consistentes en atraso en los pagos de clientes y con poca posibilidad de cobro. Posteriormente se estudia la metodologa utilizada, fundamentada en procedimientos de auditora como la evaluacin del control interno basado en cuestionarios de la misma ndole. 1

Captulo 1

1.1 Antecedentes de la organizacin 1.1.1 Resea histrica de la empresa

La corporacin Logstica integrada, est conformada por las siguientes empresas Transportes Unidos, S.A., Inversiones Inmobiliarias, S.A. y Logstica Integrada, S.A., estos nombres son ficticios, no fue autorizada por la empresa revelar la identidad de la empresa. Esta ltima nace como una entidad integrada en el ao 2,006, dichas empresas de forma individual fueron constituidas en el ao 2002 como sociedades annimas de conformidad a la legislacin vigente para la Repblica de Guatemala. En sus inicios como toda empresa nueva, fue modesto, iniciando la empresa de transporte con tres unidades y sus respectivos equipos de arrastre, actualmente como parte de sus activos fijos tiene sesenta unidades con sus respectivos equipos de trabajo, los cuales son plataformas, gndolas, porta contenedores y furgones, ofreciendo actualmente servicio de transporte a toda el rea de Centro Amrica. Para el caso de la empresa que presta servicios de arrendamiento de bodegas su inicio fue similar arranca con dos bodegas de 4,000 mts2 y actualmente cuenta con once bodegas de 4,000 mts2. El objeto de las sociedades integradas es proveer al cliente una alternativa diferente para el manejo de sus operaciones relativas a almacenaje de carga fiscal y general, distribucin de productos a los diferentes destinos que el cliente indique, manejo de inventarios, servicio de logstica para obtener un mximo rendimiento en el traslado de mercancas de los diferentes puertos hacia las instalaciones. La manera de comercializar este tipo de servicios es, principalmente a travs de ejecutivos de negocios, los cules contactan citas con los empresarios teniendo como objetivo brindarles una visin general sobre los diversos servicios que se ofrecen en el parque industrial y los estndares de calidad que se manejan en cada una de las operaciones que se llevan a cabo. Otra alternativa es a travs de visitas al complejo industrial que al momento de concretarse son acompaados por

los asesores de negocios quienes conocen a detalle todas las estrategias y ventajas competitivas que el cliente obtiene en Logstica Integrada, S.A. Para evidenciar de mejor forma la estructura de la compaa objeto de estudio se muestra los resultados del anlisis FODA realizado.

1.1.2 Investigaciones relacionadas

Basados en esta lnea de pensamiento el autor Longenecker Justin, Carlos W. Mores (2007) en su estudio titulado Administracin de pequeas empresas, enfoque emprendedor tiene como objetivo central ofrecer una propuesta para el manejo de las cuentas por cobrar, en donde concluye, que el enfoque de esta partida del balance de situacin debe ser manejada con mucha sensibilidad ya que agrupa el capital de la empresa entregado en manos de clientes quienes eventualmente pueden ser personas conocidas y desconocidas aumentado el riesgo del capital, por lo que recomienda previo al otorgamiento del crdito efectuar un anlisis econmico para determinar la capacidad del pago del cliente e indagar con otras entidades como ha su comportamiento crediticio. Fernando Mazn (2004) en su obra titulada Finanzas: dice que la planificacin a largo plazo como una herramienta a la gestin diaria de tesorera, su objetivo principal es cambiar el enfoque de la planificacin de tesorera a largo plazo, por el mantenimiento adecuado de las cuentas por cobrar de forma sana, bajo este esquema se propone que las empresas deben de abordar las cuentas por cobrar de forma seria y responsable para contar con los fondos disponibles en el tiempo necesario, de esa cuenta ofrece una propuesta basada en la planificacin de tesorera a corto plazo, considerando a la gestin de la recuperacin de las cuentas por cobrar como un pilar fundamental para lograr que la empresa obtenga una adecuada rentabilidad, minimizar la exposicin del capital al riesgo y contar con niveles de liquidez adecuados.

Anlisis FODA

Fortalezas
Permite agilizar la recuperacin del efectivo.

Oportunidades
Provee de una imagen positiva para proveedores e inversionistas.

Provee de recursos financieros, para el manejo de las operaciones.

Es sujeto de crdito por contar con una cartera sana de cuentas por cobrar.

Su buen manejo, proporciona confianza y estabilidad laboral para empleados y proveedores.

Puede obtener alianzas estratgicas con otras empresas.

Debilidades
Provoca retrasos en la recuperacin del efectivo.

Amenazas
Daa la imagen de la empresa hacia proveedores e inversionistas.

Atrasa

el

cumplimiento

de

No puede aplicar a crditos toda vez su capacidad para generar flujos de

compromisos.

efectivo es mala. Su mal manejo promueve inestabilidad e insatisfaccin en empleados y No encuentra alianzas estratgicas con otras empresas.

accionistas.

Captulo 2

Marco Terico
Como un prembulo, previo a desarrollar la manera en que se ejecuta la administracin de la cartera de cuentas por cobrar en la entidad objeto de estudio, es de suma importancia conocer el marco terico y los procedimientos concernientes y adecuados para una buena gestin administrativa, los cuales son:

2.1 Cuentas por cobrar

Segn Hernando Daz (2,005) En trminos generales, la partida cuentas por cobrar, se refiere a todos los derechos sobre otros bienes que pueden ser convertibles en efectivo o equivalentes de efectivo. Las cuentas por cobrar, concretamente las cuentas de clientes y los documentos por cobrar, constituyen los tipos de cuentas por cobrar ms corrientes. Otro concepto se refiere a que las cuentas por cobrar son aquellas provenientes de las

operaciones comerciales de la empresa, previamente rebajadas por las estimaciones de deudores incobrables. Generalmente esta cuenta tambin es conocida como Clientes.

2.1.1 Importancia de las cuentas por cobrar para las empresas.

Las cuentas por cobrar representan una de las partidas del activo ms importantes en la empresa. Los saldos deudores de clientes vencidos correspondientes a productos vendidos o servicios prestados constituyen las ms significativas. No es extrao que las cuentas de clientes

representen entre el 30% y el 50% de los activos circulantes de una empresa. De todas las partidas de activo, nicamente la de caja y bancos ofrece mayor liquidez. Por lo tanto, el control de la administracin hacia esa rea representa un reto constante, no solamente debido a su importancia y liquidez sino tambin al cambio continuo de su composicin bsica.

2.1.2 Cuentas por cobrar que se vuelven incobrables.

Conforme a Perdomo Salguero (2,003) El inters fundamental al revisar las cuentas por cobrar, es determinar que stas existen. Tambin se debe asegurar de s se cobrarn realmente o no. Es importante determinar la cobrabilidad de las cuentas con el fin de asegurarse de que es suficiente la reserva en concepto de prdidas potenciales por deudas incobrables. Como procedimiento de auditora, una confirmacin satisfactoria de las cuentas a cobrar no permite asegurarse de que stas realmente se cobrarn. Para determinar la cobrabilidad, se deben emplear otros

procedimientos tratando de cumplir las dos misiones fundamentales: Que todas las cuentas consideradas incobrables al final del ao, hayan sido canceladas (dadas de baja) o se haya hecho una provisin para ellas. Que la provisin en concepto de cuentas dudosas sea suficiente para reducir las cuentas a cobrar del balance general a la cantidad que se espera cobrar realmente. Antes de proceder a la estimacin de la provisin que debera hacerse en concepto de cuentas dudosas, se debe contar con una interpretacin clara por parte de la administracin y debera conocer todas las fuentes de informacin sobre los mismos. Caractersticas de las cuentas dudosas e incobrables. Existe un cierto nmero de indicaciones de que una cuenta puede ser dudosa o incobrable, entre stas se encuentran las siguientes: Las condiciones de crdito se han ignorado continuamente. Los pagos se hacen a cuenta, pero el saldo aumenta continuamente. Una partida antigua se ha pagado nicamente en parte, mientras que las ms recientes se han pagado ntegramente. Se ha detenido la concesin de crdito y no se han efectuado cobros recientemente. Un cliente que sola pagar en efectivo lo hace ahora por medio de letras. Una cuenta antigua ha sido asignada a un agente de cobro. Existen cantidades vencidas correspondientes a ex empleados.

2.1.3 Control Interno

Conforme a Espieira, Sheldon (2004) El trmino Sistema de control interno significa todas las polticas y procedimientos adoptados por la administracin de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administracin de asegurar tanto como sea posible, la conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesin a las polticas de administracin, la salvaguarda de activos, la prevencin y deteccin de fraude y error, la precisin e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparacin de informacin financiera confiable. El sistema de control interno va ms all de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones del sistema de contabilidad. Es el conjunto de planes, mtodos y procedimientos adoptados por una organizacin, con el fin de asegurar que: Los activos estn debidamente protegidos Los registros contables sean fidedignos La actividad se realiza eficazmente de acuerdo con polticas trazadas por la gerencia Los tres elementos ms importantes de un sistema de control interno son:

2.1.4 Procedimientos de control

Son aquellas polticas y procedimientos adems del ambiente de control que la administracin ha establecido para lograr los objetivos especficos de la entidad. Los procedimientos especficos de control incluyen: Reportar, revisar y aprobar conciliaciones. Verificar la exactitud aritmtica de los registros. Controlar las aplicaciones y ambiente de los sistemas de informacin por computadora, por ejemplo, estableciendo controles sobre: cambios a programas de computadora o acceso a archivos de datos. Mantener y revisar las cuentas de control y los balances de comprobacin. Aprobar y controlar documentos. 7

Comparar datos internos con fuentes externas de informacin. Comparar los resultados de cuentas de efectivo, valores e inventario con los registros contables. En auditorias de estados financieros, el auditor est interesado principalmente en aquellas polticas y procedimientos dentro de los sistemas de contabilidad y de control interno que son relevantes para las aseveraciones de los estados financieros. La comprensin de los aspectos relevantes de los sistemas de contabilidad y de control interno, junto con las evaluaciones del riesgo inherente y de control y otras consideraciones, harn posible para el auditor identificar los tipos potenciales de representaciones errneas de importancia relativa que pudieran ocurrir en los estados financieros, considerar factores que afectan el riesgo de representaciones errneas sustanciales y disear procedimientos de auditora apropiados.

2.2 Evaluacin del riesgo de control

La evaluacin preliminar del riesgo de control es el proceso de evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de una entidad para prevenir o detectar y corregir representaciones errneas de importancia relativa. Siempre habr algn riesgo de control a causa de las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y de control interno. Despus de obtener una comprensin de los sistemas de contabilidad y de control interno, el auditor debe hacer una evaluacin preliminar del riesgo de control, a nivel de aseveracin, para cada saldo de cuenta o clase de transacciones importantes. Esa evaluacin debe ser documentada a travs de papeles de trabajo de auditora y debe incluir la comprensin obtenida de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad, as como la evaluacin del riesgo de control. Pueden usarse diferentes tcnicas para documentar la informacin relativa a los sistemas de contabilidad y de control interno. La seleccin de una tcnica particular es cuestin de juicio por parte del auditor. Entre las tcnicas comunes usadas solas o en combinacin estn, las

descripciones narrativas, los cuestionarios, las listas de verificacin y los diagramas de flujo. La 8

forma y extensin de esta documentacin estar determinada por el tamao y la complejidad de la entidad y la naturaleza de los sistemas de contabilidad y de control interno de la misma. Generalmente mientras ms complejos sean los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad y ms extensos los procedimientos de auditora, ms extensa ser la documentacin del auditor.

2.2.1 Comunicacin de debilidades

Como resultado de obtener una comprensin de los sistemas de contabilidad y de control interno y de las pruebas de control, el auditor puede darse cuenta de las debilidades en los sistemas. El auditor debera hacer saber a la administracin tan pronto como le sea posible y a un apropiado nivel de responsabilidad, sobre las debilidades importantes en el diseo u operacin de los sistemas de contabilidad y de control interno, que hayan llamado su atencin o que influyen de manera importante en la presentacin de los estados financieros tomados en conjunto o en el desempeo general de la entidad. Esta comunicacin a la administracin de las debilidades importantes ser por escrito, sin embargo, si el auditor considera que la comunicacin oral es adecuada, dicha comunicacin ser documentada en los papeles de trabajo. Es importante indicar que slo han sido reportadas debilidades que han llamado la atencin del auditor como resultado de su evaluacin y que no se limitan a ellas ya que podra haber otras que pudieran ser detectadas con un examen ms especfico.

2.2.2 Fraude
Para Perdomo Salguero (2,005) El trmino fraude se refiere a un acto intencional por parte de uno o ms individuos de entre la administracin, empleados o terceras partes, que da como resultado una representacin errnea de los estados financieros. El fraude puede implicar: Manipulacin, falsificacin o alteracin de registros o documentos. Malversacin de activos. 9

Supresin u omisin de los efectos de transacciones en los registros o documentos. Registro de transacciones sin sustancia. Mala aplicacin de polticas contables.

2.2.2.1 Fraude en cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son altamente vulnerables a fraudes. Las modalidades ms comunes en que ocurre el fraude en esta rea son la apropiacin indebida de fondos, cuentas por cobrar ficticias y registro indebido de notas de crdito. La apropiacin indebida de fondos, una modalidad bastante comn, consiste en utilizar ciertas entradas de dinero para sustituir otras entradas previamente desviadas, postergando as la deteccin del robo. Es comn que se den casos donde es desviado un pago efectuado por un cliente A y sustituido un pago de un cliente B. El cliente B pudiera tener asociadas polticas de cobranza diferentes, por ejemplo pago en cheque en lugar de pago en efectivo, posteriormente la deuda del cliente B pudiese ser cubierta con un pago de un cliente C y as sucesivamente. Una situacin como sta pudiese perpetuar la fuga de dinero en la organizacin por tiempo indefinido. Generalmente esta modalidad de fraudes se da en organizaciones donde no existe una apropiada definicin de roles y responsabilidades, pudiendo ser prevenida segregando las funciones de manejo de efectivo y cheques provenientes del cobro y registro de las transacciones correspondientes (Ej. Registro de ventas y cobro de ventas).

2.3 Error
Este se refiere a equivocaciones no intencionales en los estados financieros, como: Equivocaciones matemticas o de oficina en los registros subyacentes y datos contables. Omisin o mala interpretacin de hechos. Mala aplicacin de polticas contables.

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La responsabilidad por la prevencin y deteccin de fraude y error descansa en la administracin por medio de la implementacin y continuada operacin de sistemas de contabilidad y de control interno adecuados. Tales sistemas pueden reducir pero no eliminan totalmente la posibilidad de fraude y error.

2.4 Importancia del flujo de efectivo

Derivado que el manejo adecuado de las cuentas por cobrar proporciona la certeza financiera que los flujos de efectivo se generaran en las cantidades que la empresa necesita para el manejo de su operacin se hace necesario contar con una poltica adecuada para el control de la cobranza.

2.4.1 Origen de la Aduana

La palabra aduana posee una etimologa muy confusa, unos lo hacen del rabe Al Diovan casa o lugar donde se reunan los administradores de finanzas para la percepcin de derechos o impuestos, del Italiano Dogona (del lux) ambas del persa Divan, lugar o local de reunin de los administradores financieros. En ingls se denomina Customs House del Latin Customa del Alemn Zoll antiguo Zol germano. Adayuan palabra rabe que significa libro de cuentas derivado del Alemn. La aduana es una institucin antiqusima, aunque su organizacin con arreglos a los sistemas en uso data de los ltimos siglos primariamente predomin el rgimen fiscal de las aduanas, siendo despus utilizadas stas para defender y proteger las industrias, sin perder por eso su carcter principal de fuente de recursos financieros para los Estados. El descubrimiento de Amrica abri nuevos derroteros al comercio internacional, en virtud de la expansin colonial de Espaa. De ah surgi ms tarde, en siglo XVI la poltica comercial mercantilista, caracterizada por la prctica de dictar leyes fiscales para prohibir la exportacin de oro y plata. Conforme a Perdomo Salguero (2007), para establecer y fomentar el comercio entre la metrpoli y sus posesiones americanas, se fund en Sevilla cuyo puerto era entonces el ltimo 11

habilitado para el Comercio con las Indias, la casa de contratacin. El trfico comercial entre Europa y Amrica slo poda hacerse en aquella poca en dos flotas que anualmente deban salir de los puertos habilitados de la pennsula, primero fue el de Sevilla, despus el de Cliz y posteriormente los de otras provincias de Espaa. Cuando se retira una mercadera de la aduana pueden suceder 3 situaciones. Se utiliza un semforo, el cual se presenta en cualquiera de los 3 colores:

Color rojo: Esto significa que toda la mercadera debe ser descargada y revisada por un auditor
fiscal quien dar fe que lo expresado en la factura y la lista de empaque es lo correcto y que el precio se ajusta a lo declarado en estos documentos. Esto lgicamente tomar ms tiempo para realizar el clareo de aduana.

Color amarillo: La inspeccin de la mercadera no se realiza tan a fondo como durante la

situacin del color rojo.

Color verde: Los impuestos son liquidados inmediatamente sin necesidad de revisin alguna.
Este trmite se hace en menor tiempo.

Ventajas competitivas del servicio de almacenaje fiscal y general

Considerando que la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala establece entre otras, como obligaciones fundamentales del Estado, la promocin del desarrollo ordenado y eficiente del comercio exterior del pas, as como crear las condiciones adecuadas para promover la inversin de capitales nacionales y extranjeros, se cuenta con el ente que pueden generar nuevas polticas que permitan el desarrollo y competitividad del comercio internacional en el pas; siempre y cuando exista un compromiso real de cambio, y que el Gobierno est dispuesto a invertir y a afrontar el costo poltico que sus medidas puedan conllevar. La globalizacin obliga a buscar la competitividad en el comercio internacional de los productos y mercancas, tanto de exportacin como de importacin y, por lo tanto a mejorar el servicio y los sistemas de las aduanas. 12

Por siglos, las aduanas constituyeron estructuras que dificultaban el libre intercambio, casi penalizando la importacin de bienes, en nombre de la defensa de las actividades nacionales o de una visin austera de lo que deban ser los patrones de consumo. Esto llev a la proliferacin de tarifas arancelarias, cuya racionalidad se amarraba a la supuesta imprescindibilidad de los bienes, a partir de la severa escasez de divisas para financiarlas. La vigencia de aranceles a menudo prohibitivos y una estructura que la diversificacin productiva se fueron tornando obsoletos, incentiv a menudo el fraude, contrabando y corrupcin, aparte de constituirse en un obstculo para captar los beneficios del libre comercio. Al contar con los servicios que prestan las almacenadoras como auxiliares de la funcin pblica, permiten a los importadores trasladar sus mercancas a lugares seguros y poder retirarla de la forma que mejor les convengan, ajustndose en todo momento a sus presupuestos y requerimiento, siendo un eslabn fundamental en la cadena de abastecimiento al mercado nacional.

2.4.2 Que es el almacenaje fiscal

La superintendencia de administracin tributaria, en cumplimiento de sus funciones de recaudacin de tributos productos de importacin y para darle una dinmica comercial se apoya de las almacenadoras las cuales cumplen una funcin de apoyo a la administracin pblica en materia tributaria proveniente del comercio exterior. El uso del almacn fiscal nace de la necesidad del contribuyente de ingresar su mercadera al territorio nacional, pero carece de recursos financieros para hacer frente al pago de los impuestos de importacin, este rgimen permite el traslado de las mercaderas importadas desde cualquiera de las aduanas del pas, tanto martimas, areas o terrestres hacia cualquier almacn fiscal autorizado por SAT, permitiendo al importador tener la disponibilidad de su mercadera en las cantidades que estime necesario pagando nicamente los impuestos por los retiros que efecte.

2.4.3 Elementos que intervienen en un almacenaje fiscal

Agente de aduanas, es el encargado de todo el papeleo y de la emisin de pliza de traslado. 13

Carta de cupo, documento emitido por el almacn fiscal donde se hace del conocimiento de la aduana de arribo que dicha mercadera ser traslada hacia dicho recinto fiscal. Transporte aduanero, es el transporte autorizado por la Superintendencia de Administracin Tributaria para el traslado de mercancas que no han pagado impuestos de una aduana de arribo hacia un almacn fiscal. Fianza de cumplimiento, esta es solicitada por SAT al transportista donde garantiza el pago de las mercancas transportadas en caso de robo. Delegados de SAT, cada almacn fiscal debe contar con personal de la administracin tributaria para tener presencia en la recepcin de carga y para liquidar los egresos, velando que los impuestos se paguen en forma oportuna, es importante mencionar que ningn contenedor que arribe a un almacn fiscal podr violarse los marchamos sin que un delegado de SAT se encuentre presente.

2.4.4 Almacenaje General

Este se da a clientes diversos que quieren resguardar su mercadera en nuestras instalaciones, pero esta carga ya cuenta con impuestos de importacin pagados.

2.4.5 Arrendamiento de bodegas

Como parte del portafolio de servicios que se ofrecen a los clientes se cuenta con arrendamiento de bodegas, para entidades que deseen un espacio mayor para el resguardo de sus mercaderas o para centralizar sus operaciones.

2.4.6 Transporte de carga pesada dentro del pas y en el rea de Centroamrica

Como parte de los servicios de logstica se cuenta con servicio de transporte para ofrecer a los clientes una opcin integral para el manejo de sus mercaderas, ya que se cuenta con cdigo de transportista aduanero lo que permite mover carga de aduana de arribo a almacn fiscal, como dentro del rea de Centroamrica. 14

2.5 Planteamiento del problema

En Guatemala muchas empresas a pesar de estar debidamente constituidas y registradas, carecen de la aplicacin de los principios bsicos de administracin e informacin financiera y contable, por parte de sus directivos y empleados lo que aumenta el grado de incobrabilidad de los saldos de cuentas por cobrar generando problemas de liquidez para la entidad para el cumplimiento de sus compromisos. Como resultado de esta dificultad, la empresa enfrentan una serie de problemas de informacin y algn grado de ineficiencia en sus operaciones, que les permita generar los flujos de efectivo adecuados para el sostenimiento de la entidad como negocio en marcha. En la empresa objeto de estudio, se estableci que el control interno es alto, sin embargo no cuentan con un seguimiento adecuado al cobro de los saldos de la cartera de cuentas por cobrar, por lo que la facturacin efectuada es mayor a lo percibido en concepto de cobros, dando lugar a que no se cuente con capital disponible para atender los compromisos financieros que la operacin conlleva implcitos. Lo anterior se atribuye a la falta de una poltica estndar para la generacin de operaciones al crdito, generando el detrimento de la cartera de cuentas por cobrar y teniendo un efecto negativo en el flujo de fondos de la empresa, provocando que la estabilidad de las finanzas se vea afectada. Por lo que el no aplicar los procedimientos adecuados, favorece para que se efecte una recuperacin desordenada de la cartera de crditos, que redundar en falta de fondos para darle continuidad de forma normal a las operaciones de la empresa. Como alternativa de solucin a esta problemtica, es necesario identificar las causas que dificultan la recuperacin de la cartera por cobrar. En funcin de lo anteriormente indicado se plantea la siguiente pregunta de investigacin: Cules son las causas que dificultan la recuperacin de las cuentas por cobrar en el grupo Logstica Integrada, S.A.?

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2.6 Objetivos 2.6.1 Objetivo General

Establecer las causas que dificultan la recuperacin de la cartera de cuentas por cobrar.

2.6.2 Objetivos Especficos

Analizar los procedimientos actuales para la recuperacin adecuada de los recursos financieros. Identificar los elementos que deben integrar la poltica de crditos y cobros. Disear una propuesta orientada a minimizar la problemtica identificada.

2.7 Alcances y lmites 2.7.1 Alcances

En la investigacin preliminar se realiz un examen de las diferentes reas administrativas y operativas de la Empresa; sin embargo, el presente informe se limita al rea de Cuentas por Cobrar, por considerar que es la de mayor prioridad, dado que se encarga de la recuperacin de capital de trabajo de la entidad.

2.7.2 Lmites
Desde el contacto inicial con la Gerencia Financiera, hasta la parte de investigacin se ha desarrollo en la instalaciones de la entidad objeto de estudio, la cual se encuentra ubicada en el municipio de Villa Nueva, es importante resaltar que el presente trabajo de investigacin inicio el 01/06/2,011 y finaliza el 31/07/2,011. El perodo sobre el cual se basa la investigacin es del 01/01/2011 al 30/06/2011.

16

Captulo 3

3.1 Metodologa
Durante el desarrollo del presente trabajo de investigacin se utiliz el mtodo cientfico, obteniendo referencias narrativas y documentarias de los diversos sectores que se involucran en el proceso de facturacin y cobranza de la Corporacin Logstica Integrada, S.A., de igual forma, se tuvo contacto con personal de la entidad involucrada en los procesos antes descritos.

3.1.1 Sujetos de estudio

La fuente de informacin por excelencia son las personas involucradas directamente en el trabajo que desarrollan en la Empresa, por lo que los sujetos de investigacin son los siguientes:

Sujetos abordados Gerente Financiero Administrativo Jefe de Crditos y Cobros Vendedores Total

Nmero 1 1 3 5

3.1.2 Instrumentos
Cuestionarios Entrevistas

3.1.3 Procedimientos
Se proceso la informacin obtenida mediante la aplicacin de los instrumentos antes definidos. Se observaron de forma analtica el comportamiento de las ventas efectuadas durante el semestre objeto de estudio.

17

Se efectuaron pruebas de cumplimiento a los reportes de cobros efectuados durante el semestre investigado, comparndolos con los depsitos recibidos, segn estados de cuenta bancarios y detalle de recibos de caja. Se emitieron las Conclusiones y Aportes relacionados al practicados a la informacin. anlisis y diagnstico

18

Captulo 4
Para la presentacin de los resultados analizados en la investigacin de campo se procedi a elaborar una matriz de sentido que enfatiza las observaciones principales en cada pregunta formulada las cuales se detallan a continuacin:

4.1 Resultados de la investigacin Matriz de Sentido

Pregunta No.

Respuesta

Observacin
Se considera importante el hecho que exista una

No

manual de polticas de crdito y cobro, ya que esto le permitira a la empresa manejar de mejor forma sus operaciones en cartera. Se considera que es necesaria realizar un corte de formas, por lo menos una vez cada mes, esto con el

No

propsito de verificar que el saldo de facturas por utilizar este completo y poder evitar la mala utilizacin de los documentos. Es muy importante conservar las facturas originales bajo el resguardo de un empleado responsable y de

Si

confianza, ya que esto le permitir a la compaa tener tranquilidad sobre la custodia de este tipo de documentos. Es muy saludable mantener una estrecha relacin

Si

entre departamentos, en este caso en particular administracin y contabilidad, ya que esto le

19

permitir a la compaa en general alcanzar sus objetivos de una forma integral Esto puede contribuir a que exista en algn momento un inadecuado control de los

documentos, lo que podra generar contingencias No de tipo fiscal o financiero al momento de una revisin.

Pregunta No.

Respuesta

Observacin
Esto permite que exista un mejor control sobre los

Si

montos a facturar, ya que interrelaciona el departamento administrativo (facturacin) y el de contabilidad de forma simultnea. Este procedimiento es muy importante ya que da

Si

certeza sobre los valores consignados en cada documento emitido. Es necesario que las autorizaciones para dar de baja cualquier saldo en la cartera se encuentren debidamente documentados de control esto y como para un

12

No

procedimiento

evitar

contingencias de tipo fiscal al momento de surgir una revisin por parte de la administracin tributaria. Este proceso otorga certeza sobre los registros 14 Si contables que afectan la cuenta por cobrar lo que brinda confianza sobre el proceso. 20

El hecho de conciliar mensualmente el saldo de 15 Si cuenta por cobrar contra el diario mayor general brinda confianza sobre los registros contables y la labor de supervisin de los saldos. Es de suma importancia efectuar un anlisis sobre la antigedad que presenten los saldos en cartera, 16 No ya que de eso depende que exista una adecuada rotacin de la cuenta y evitar el incremento en los saldos que presenten alto ndice de morosidad. Como parte del seguimiento que se le debe de dar a los clientes, es necesario considerar el envi de estados de cuenta mensuales, con el propsito que 17 No el cliente sienta que a la compaa le interesa brindarle un servicio o producto de calidad, pero para ello necesitamos de su apoyo manteniendo su saldo al da. Como parte de los procedimientos de control se 18 No debe de implementar este tipo de confirmaciones con el propsito de verificar el adecuado control y registro. El hecho de no respetar los lmites de crdito puede 24 No generar morosidad en los saldos de las cuentas, lo que a su vez repercute en no tener una recuperacin pronta y oportuna de lo adeudado por los clientes.

21

Pregunta Respuesta No.

Es importante

Observacin

mantener

actualizados

los

expedientes de los clientes con los cuales 25 No mantenemos una relacin comercial con el fin de contar con la informacin necesaria para realizar cualquier gestin.

22

Captulo 5

5.1 Discusin de resultados

La evaluacin del control interno aplicado al rea de cuentas por cobrar y gestin de cobros del conjunto de empresas que forman la corporacin Logstica Integrada, S.A. fue un elemento primordial de esta investigacin, de igual forma, se evalu el tratamiento fiscal que se ha desarrollado para la recoleccin de las retenciones de Impuesto al valor Agregado (IVA) las cuales constituyen un medio de pago de las cuentas por cobrar, haciendo necesaria su registro oportuno y adecuado para atender los efectos financieros y fiscales que conlleva, las cules si no se respetan ciertos lineamientos de tipo legal, puede ocasionar eventualmente contingencias fiscales, dando como resultado sanciones econmicas que menoscaban el flujo de fondos de la corporacin afectando de forma negativa la oportunidad para cumplir de manera oportuna con sus compromisos, otro aspecto importante a tomar en cuenta, es que no existe una poltica para la creacin de una provisin para cuentas incobrables, ocasionando la prdida de un beneficio fiscal, siendo conveniente para amortizar en un momento determinado el clculo de Impuesto sobre la Renta.

Debilidades detectadas en el sistema de control interno de cuentas por cobrar:

Se desarrollaron procedimientos de auditora para la evaluacin del control interno del rea de Cuentas por Cobrar y determinar si los procedimientos que actualmente se utilizan benefician a la administracin de la empresa para la generacin adecuada y oportuna de los niveles de flujos de fondos necesarios para el cumplimiento de los compromisos adquiridos, stos son requeridos para determinar el grado de confianza que se le puede brindar a los controles. Entre las pruebas aplicadas se encuentran la entrevista y un cuestionario de control interno dirigidos a los Jefes de Ventas, Administracin y Finanzas respectivamente. Con el objetivo de desarrollar una exposicin clara y objetiva a los hallazgos detectados durante el desarrollo de la evaluacin integral, para un mejor anlisis se distribuyen en las siguientes reas:

a) rea administrativa 23

b) rea financiera

c) rea fiscal

5.1.1 rea Administrativa Hallazgos 5.1.1.1 Manual de polticas de crditos y cobros

No se cuenta con un manual de polticas de crditos y cobros que permita a todos los usuarios de las cuentas por cobrar manejar un criterio uniforme, sobre cul es el tratamiento correcto para el trato de esta seccin del balance general, tomando en consideracin que es la seccin ms sensible puesto que provee los elementos que se convertirn en efectivo en el corto plazo.

5.1.2 Corte de formas

La prctica de corte de formas no se lleva a cabo de forma peridica, el propsito fundamental de esta es conocer de forma anticipada el saldo de facturas pendientes de utilizar, tampoco estos documentos se encuentran bajo un resguardo adecuado.

Las facturas pendientes de utilizar, en ningn momento son verificadas fsicamente por otra persona distinta a la encargada de facturacin. No es conveniente que este tipo de revisiones no se lleve a cabo, ya que puede prestarse a la mala utilizacin de los documentos o el extravi de los mismos.

5.1.3 Antigedad de saldos en cartera

El seguimiento y anlisis a la antigedad de saldos en cartera no se efecta semanal o mensualmente provocando que la capacidad de reaccin para ejecutar el cobro sea tarda y no cumpla su cometido a cabalidad, tampoco se considera el hecho que exista una adecuada rotacin de la cuenta por cobrar y evitar mediante este procedimiento de control el incremento desmedido en los saldos y el alto ndice de morosidad. 24

Para un mejor anlisis se presentan los estados financieros de la corporacin Logstica Integrada, S.A.

Corporacin Logstica Integrada, S.A. Balance general al 31 de diciembre 2,010 (Cifras en quetzales)
Detalle de cuentas Activo Circulante Cuentas por cobrar clientes Propiedad, planta y equipo Otros activos A 11,973,150 2,135,710 15,930,110 1,050,120 B 320,210 195,230 100,720 50,210 C 3,123,450 1,185,745 51,729,430 790,540 Total 15,416,810 3,516,685 67,760,260 1,890,870

----------------------------------------------------------------------------Total Activo 31,089,090 666,370 56,829,165 88,584,625

============================================= Pasivo a corto plazo Pasivo a largo plazo Capital y Reservas Resultado acumulados 15,530,420 9,750,650 5,020,245 787,775 354,456 100,020 150,180 61,714 10,789,130 25,650,230 12,130,190 8,259,615 26,674,006 35,500,900 17,300,615 9,109,104

----------------------------------------------------------------------------Total pasivo y capital 31,089,090 666,370 56,829,165 88,584,625

==============================================

25

A continuacin se muestra el detalle de la antigedad de saldos que mostraban las empresas miembros del grupo corporativo en estudio:
EMPRESA 01 SALDOS AL 30 DE JUNIO DEL 2,011 EXPRESADOS EN QUETZALES

Clientes A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U Total

0 A 30

31 A 60

61 A 90

91- en adelante 55,203 8,400

Total 55,203 8,400 4,628

4,628 25,171 392 18,606 14,784 104,026 772 1,550 2,800 268,975 67,200 32,600 44,000 2,464 5,376 15,323 25,140 61,910 13,987 47,199 2,464 13,355 500,215 23% 5,287 1,314,177 62% 26 321,318 15% 518,770 31,130 737,866 1,960 3,829

25,171 2,352 22,435 14,784 104,026 2,322 2,800 1,006,841 67,200 76,600 2,464 5,376 15,323 25,140 611,810 13,987 47,199 2,464 18,642 2,135,710 100%

EMPRESA 02 SALDOS AL 30 DE JUNIO DEL 2,011 EXPRESADOS EN QUETZALES Clientes A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S Total 27,975 149,367 621 847 9,774 17,707 1,816 1,167 12,674 44,003 1,162 698 1,162 654 29,547 1,771 1,071 1,937 424 4,055 43 1,833 36,867 17,781 8,647 778 2,891 0 A 30 31 A 60 13,100 44 44 61 A 90 91- en adelante Total 13,100 44 44 1,833 36,867 26,428 778 4,828 424 4,055 43 29,547 1,771 1,692 847 9,774 17,707 3,632 1,167 40,649 195,230

77%

23%

0.01%

0.01%

100%

27

EMPRESA 03 SALDOS AL 30 DE JUNIO DEL 2,011 EXPRESADOS EN QUETZALES

Clientes A B C D E F G H I J K L

0 A 30 60 27,971 362 2,000 44,495 79,245 231,409

31 A 60 452

61 A 90

91- en adelante 335

Total 1,547 27,971

1,216

914

2,492 2,000 44,495 79,245

234,825

233,531

221,000 1,930

920,765 1,930 7,319

4,055 119 16,805 64,050

3,264 196 11,109 970 3,595 1,032 105

420 31,509 66,052

Total

471,271

251,836

237,322

225,316

1,185,745

40%

21%

20%

19%

100%

Como se puede observar en los cuadros anteriores la gestin y administracin de las cuenta por cobrar constituye uno de los elementos ms delicados a los que actualmente tiene que dar solucin la Corporacin para adquirir los recursos para el cumplimiento de sus obligaciones de carcter financiero. Como se evidencia mediante la informacin que se presenta, s existe generacin de flujo de efectivo, sin embargo; no se le brinda la importancia debida a la gestin de cobro cuyo objetivo fundamental debe ser obtener la recuperacin de la cartera de clientes en el menor tiempo posible.

28

A continuacin se muestra mediante la utilizacin de razones financieras, la importancia que implica el cobro oportuno:

5.1.3.1 Razones financieras

Empresa A Das en que se recupera la cartera Das de venta Pendientes de cobro Cuentas por cobrar ----------------------------Ventas Anuales ---------------------360 Liquidez Activos Circulantes ------------------------Pasivos Circulantes 11,973,150 --------------- = 0.77 15,530,420 2,135,710 ---------------21,951,620 --------------360 = 35 das

Por cada quetzal que se debe solo se tiene 77 centavos para pagar.

Rotacin de Activos totales

Ventas ------------------Activos Totales

21,951,620 --------------- = 0.71 31,089,090

Los activos tienen una rotacin anual de 0.71 veces en un ao, siendo un indicador que muestra la capacidad que tiene la empresa para generar activos.

Empresa B Das en que se recupera la cartera Das de venta Pendientes de cobro Cuentas por cobrar ----------------------------Ventas Anuales ---------------------360 29 195,230 ---------------1,374,957 --------------360 = 51 das

Liquidez Activos Circulantes ------------------------Pasivos Circulantes 320,210 --------------- = 0.90 354,456

Por cada quetzal de deuda solo se tiene 90 centavos para pagar.

Rotacin de Activos totales

Ventas ------------------Activos Totales

1,374,957 --------------- = 2.06 666,370

Los activos tienen una rotacin anual de 2.06 veces en un ao, siendo un indicador que muestra que capacidad que tiene la empresa para generar activos. Empresa C Das en que se recupera la cartera Das de venta Pendientes de cobro Cuentas por cobrar ----------------------------Ventas Anuales ---------------------360 Liquidez Activos Circulantes ------------------------Pasivos Circulantes 1,185,745 --------------- = 0.11 10,789,130 1,185,745 ---------------10,738,013 --------------360 = 40 das

Por cada quetzal que se debe hay 11 centavos para pagar

Rotacin de Activos totales

Ventas ------------------Activos Totales

10,738,013 --------------- = 0.19 56,829,165

Los activos tienen una rotacin anual de 0.19 veces en un ao, siendo un indicador que muestra una generacin reducida de activos. 30

Cmo se observa en los cuadros anteriores la recuperacin del saldo de la cuenta por cobrar supera los das de crdito otorgado a cada cliente, tambin existen problemas de liquidez y rotacin de activos, haciendo inminente la reorientacin de la administracin actual. Esto permite contar con un parmetro de medicin real, sobre cul es el comportamiento en la rotacin de la inversin efectuada por las diferentes empresas que forman parte de la corporacin, teniendo como un escenario aceptable la recuperacin de lo invertido, por lo menos en treinta das.

5.1.4 Estados de cuenta mensuales

No se cuenta con el procedimiento de envo de estados de cuenta a los clientes, donde se les indique de una forma amigable la importancia que representa para la empresa contar con sus pagos puntuales, para darle continuidad a la calidad del servicio que el cliente se merece.

La administracin de la compaa no ha considerado la importancia que tiene el hecho de contar con una cartera de cuentas por cobrar sana, que se encuentre libre de saldos cados en mora, esto coadyuvar a que el flujo de efectivo se mantenga en niveles ptimos que permitan garantizar a la empresa el prestar un servicio de calidad a sus diversos clientes.

5.1.5 Seguimiento a la labor de cobranza

No se brinda la importancia debida al seguimiento que se debe brindar al cliente en cuanto a la recuperacin del saldo adeudado por los diferentes clientes.

5.1.6 Lmites de Crdito

Como toda empresa que al operar bajo el sistema de crditos a los clientes, debe de existir un lmite para el otorgamiento de ste, permitiendo tener un parmetro sobre cundo decirle que ya no se le puede prestar el servicio. Esta prctica no se realiza dentro del conjunto de empresas que forman la Corporacin. Al no contar con un lmite de crdito previamente establecido genera en muchas ocasiones un grado de endeudamiento de estos hacia la empresa generando problemas de

31

liquidez, los cuales podran solventarse si se contara con este instrumento de medicin del endeudamiento.

5.1.7 Expedientes actualizados

El xito en el manejo de la informacin radica en el orden y la actualizacin peridica de los expedientes, de eso depende poder contactar de forma rpida y oportuna a determinado contacto de cualquier empresa. Dicho registro actualmente no se maneja. La informacin de los diversos clientes con los cuales mantiene relacin comercial la empresa se tiene almacenada en los computadores de oficinas centrales o de forma inadecuada en documentos no oficiales, lo que provoca:

A)

Inseguridad en el manejo de la informacin: al no encontrarse en un archivo bajo total resguardo, siendo necesario que la informacin de los clientes se deba de manejar con total confidencialidad.

B)

Riesgo de un colapso del computador: al contar con toda la informacin de los clientes nicamente almacenada en la memoria de las computadoras, se corre el riesgo de ser infectados con virus, lo que provocara una perdida fuerte de informacin.

5.1.8 Listado de clientes morosos

Como parte del desempeo a la gestin de la administracin de la cuenta por cobrar es importante manejar un registro detallado de todos aquellos clientes que han mantenido un record negativo en sus relaciones comerciales con la empresa. A la fecha no se cuenta con este registro, por lo que los clientes que han mostrado un comportamiento moroso en el desarrollo de sus pagos se conocen nicamente a travs de la experiencia del da a da, pero no se tiene un reporte oficial de parte de la administracin sobre este tema.

32

5.1.9 Facturacin y contabilidad

El departamento de facturacin enva directamente copias de lo facturado al departamento de contabilidad, lo cual se considera saludable; la retroalimentacin entre facturacin y contabilidad es vital para que la informacin contable fluya de una manera efectiva, y pueda generarse el fin supremo de toda contabilidad, que es proporcionar informacin confiable y segura que sirva de base para la toma de decisiones.

5.1.10 Legalidad en los documentos utilizados

Todos los documentos que tienen relacin con el ciclo de facturacin se encuentran debidamente autorizados por la Superintendencia de Administracin Tributaria. Lo que genera veracidad y legalidad en todas las transacciones que efecta cualquiera de las empresas que forman parte del grupo empresarial con terceras personas.

5.1.11 Autorizacin a Operaciones Especiales

Para el proceso de emisin de notas de crdito por descuentos a operaciones ya facturadas, se cuenta con la aprobacin de un funcionario responsable que da legalidad a tal registro, sto permite dar certeza a que las transacciones de facturacin son efectuadas de forma transparente y no solamente para llenar cuotas de venta.

5.1.12 Obtencin de contraseas de cobro

La compaa tiene como poltica obtener contraseas de cobro por todas las facturas que son entregadas a sus diferentes clientes. Esto permite que la administracin de la corporacin tenga fechas certeras de cundo puede contar con determinados fondos para darle continuidad a las operaciones de las diferentes empresas que forman el grupo, el resguardo de todas las contraseas de cobro se encuentran bajo la responsabilidad de la administracin, siendo ste el encargado de verificar en qu momento se deben de presentar para el cobro correspondiente.

33

5.2 rea financiera Hallazgos 5.2.1 Cuentas incobrables o de difcil recuperacin

Una cuenta incobrable es aquella a la cual transcurrido determinado tiempo desde su facturacin no es posible lograr su pago total o parcial. Cuando surge una situacin de sta naturaleza la autorizacin para gestionar la aprobacin para el registro contable correspondiente, no se realiza mediante el aval de funcionarios que tengan los atributos para declarar definitivamente

incobrable determinado saldo. No se cuenta con un detalle de los saldos de clientes que han sido declarados como incobrables, que permita contar con una base de datos sobre aquellas cuentas que no fue posible efectuar su recuperacin. Al no contar con este detalle se dificulta mucho el no volver a realizar operaciones con un cliente que tiene record negativo en cualquiera de las empresas que forman el grupo. No existe un detalle de las cuentas declaradas como incobrables de las cuales su recuperacin sea efectiva. Tampoco se realizan una revisin peridica sobre el comportamiento del saldo de las cuentas incobrables para determinar si se gener aumento o por el contrario si hubo disminucin en su saldo.

5.2.1.1 Causas que dificultan la recuperacin de la cartera

1 2 3 4 5 No existe un seguimiento oportuno a la labor de cobro. No se evala de forma responsable la capacidad de pago. No se cuenta con un departamento de crditos y cobros. No hay polticas definidas acera del tratamiento hacia las cuentas por cobrar. No existen reuniones de trabajo semanal, quincenal o mensual que permitan conocer cual es el status de los clientes en cuanto a su deuda.

5.2.2 Procedimientos de revisin Al emitir cualquier factura por muy pequeo que sea el monto se verifican los siguientes aspectos: Precios 34

Clculos Sumas Descuentos

Esta medida de revisin permite ser un filtro, para verificar la correcta emisin del mismo permitiendo una eficiente gestin al momento de entregarlo al cliente. Los procedimientos de verificacin y control en la emisin de facturas por ventas al contado o crdito estn constituidos por los mismos sistemas de control antes descritos, lo cual se considera una fortaleza al sistema de facturacin. El 80% de la facturacin es al crdito y tan solo un 20% lo constituyen ventas al contado. Todas las partidas o registros contables referentes a las cuentas por cobrar son elaboradas de forma cronolgica con su respectiva documentacin de soporte, lo cual permite su revisin en cualquier momento.

5.2.3 Conciliacin de saldos de clientes

El saldo de las cuentas por cobrar como parte de los procedimientos de control y revisin que se encuentran vigentes dentro de la corporacin, es conciliado mensualmente contra lo que reporta el diario mayor general, de igual forma se encuentra controlado dicho saldo en su integracin detallada. Este procedimiento de control es de mucha importancia, permitiendo identificar posibles errores en el mismo mes en que pudieran producirse.

5.3 rea fiscal Hallazgos 5.3.1 Retenciones de Impuesto al Valor Agregado

De acuerdo a las modificaciones que sufri la Ley de Impuesto al Valor Agregado mas conocido como IVA, establecen que al momento de facturar a ciertos clientes los cuales previa notificacin de la Superintendencia de Administracin Tributaria, deben retener cierto porcentaje del 35

impuesto a cobrarse en la facturacin respectiva, siempre y cuando el monto de lo facturado se mayor a Q. 2,500.00. En este tema se han tenido ciertos inconvenientes con algunos contribuyentes que no entregan la constancia de retencin en el momento de recepcin de la factura respectiva. Este punto no se refiere a clientes a los cuales se les factura de forma recurrente, sino con empresas con las cuales la relacin comercial es de una factura por cada mes. El hecho de no contar con la retencin de IVA en el mes que se declara la factura, puede ocasionar contingencias de tipo fiscal por parte de la Administracin Tributaria al momento de una eventual revisin.

5.3.2 Reserva para cuentas incobrables

La Ley de Impuesto sobre la Renta permite a todos los contribuyentes la creacin de una reserva para cuentas incobrables la cual puede ser deducida del impuesto sobre la renta al final del ejercicio contable. Actualmente ninguna de las empresas del grupo hace uso de este beneficio fiscal, el cual ayudara a amortizar el pago de Impuesto sobre la Renta que tenga que efectuarse al final del perodo de imposicin.

Los escudos fiscales contenidos en la legislacin tributaria deben de ser aprovechados al mximo, para lograr una reduccin en el impuesto a pagar al final del ejercicio contable.

36

Captulo 6

6.1 Conclusiones
1. En la integracin de la cartera se observ que existe una importante cantidad de clientes que han presentado problemas para pagar sus deudas, sin embargo se les sigue facturando al crdito; incrementando las cuentas con riesgo y a su vez dificulta su cobrabilidad.

2. La forma actual de administrar la cartera de cuentas por cobrar no logra encajar en cuanto a los requerimientos de la gerencia general, puesto que si bien es cierto existen controles para dicha gestin, pero no logran el impacto esperado en el cliente para oportuno. el pago

3. Los procedimientos que actualmente se utilizan para la realizacin del cobro a los clientes, deben de modificarse, ya que las empresas miembros del grupo Logstica Integrada, S.A. presentan un crecimiento constante en sus ndices de facturacin lo que hace de suma urgencia contar con polticas y procedimientos claros y definidos sobre el tratamiento que deba drsele a cada cliente en particular.

37

Captulo 7

7.1 Propuesta

7.1.1 Introduccin
Logstica Integrada, S.A., es la empresa matriz de un conjunto empresarial formado por tres unidades econmicas las cuales para el presente documento se identifican nicamente como

Empresa

01

02

03

Esto obedece a razones de seguridad, por lo cual no fue autorizado el revelar los nombres reales de cada entidad.

La inquietud de abordar el tema de las cuentas por cobrar como una herramienta para generar flujos de efectivo, toma vigencia a raz de la necesidad de mejorar el procedimiento de cobro y seguimiento al cliente que son fundamentales en toda empresa para obtener una consistencia razonable en la rotacin de su capital de trabajo, siendo este un pilar fundamental de cualquier organizacin para cumplir con sus metas y compromisos, tomando en consideracin que el dinero se invierte para prestar un servicio de calidad o la venta de bienes competitivos.

Esta prctica constituye un crculo virtuoso, el cual si se maneja de una forma inteligente, responsable y ordenada puede producir atractivos beneficios para la entidad, de igual forma el hecho de contar con una poltica y procedimientos de cobro bien definidos lograr el propsito para el cual fueron creados.

Puesto que el hecho de contar con una cartera de clientes sana, otorgan a todos los miembros de la organizacin confianza y tranquilidad. Generando un crecimiento en la operacin como tal y permitiendo optar al mantenimiento del nivel de operatividad despus de finalizado cada ciclo de rotacin de capital de trabajo, presentando una propuesta de cambio en las siguientes reas: 38

7.2 rea administrativa

7.2.1 Cmo mejorar el sistema de control interno existente?

El sistema de control interno funciona eficientemente cuando se cuenta con el apoyo de personal altamente calificado en los puestos claves comprometidos con la empresa, esto permite que el funcionario encargado del rea tome como propia la responsabilidad que se le asigna y de esa cuenta se obtengan los resultados esperados.

Para el caso de Logstica Integrada, S.A. lo que se requiere para el buen desempeo en el rea de cuentas por cobrar es constituir como ejes principales de la misma los siguientes elementos:

1 2 3 4

Responsabilidad Compromiso con la empresa Compromiso con el cliente Habilidad para el dialogo y la negociacin

Con la conjugacin de estos cuatro elementos fundamentales es viable realizar una eficiente administracin en el rea en mencin, con el objetivo principal de reducir el grado de morosidad en la cartera a un nivel ptimo de crdito como se muestra en el siguiente cuadro:

Antigedad de saldos en cartera: Das de emisin de factura

0 a 30 31 a 35

Status
Optimo Razonable

Con base a este modelo no deben de existir saldos pendientes de cobro durante un plazo mayor a 36 das

39

7.2.2 Creacin de un Manual de Crditos y Cobros

El manual de crditos y cobros es de suma importancia implementarlo el cual mostrar de forma inequvoca cules son los pasos a seguir con los diferentes tipos de cliente con los que la empresa cuente, a continuacin se presenta una propuesta para dicho manual.

Manual de polticas de crditos y cobros

Concesin de crditos:
1 Evaluar la capacidad financiera del potencial cliente previo a autorizar un crdito, brindando montos y plazos de acuerdo a su capacidad de pago.

Investigar limitaciones legales de los clientes y el comportamiento de la competencia atendiendo al sector comercial a que pertenezca.

Exigir al cliente una garanta que cubra el crdito en el caso de incumplimiento en el pago de su deuda.

En el proceso de venta:
1 Implementar listados de clientes por categora, con el detalle de las formas de pago y plazo que se les puede conceder de acuerdo a dicha clasificacin.

Establecer la existencia de listados con los nombres de clientes a los cuales no debe vendrsele al crdito por haber cado en mora.

Definir las polticas de entrega de mercadera segn acuerdos alcanzados con los clientes, estableciendo hasta dnde llega la responsabilidad de la empresa en el hecho de asumir el costo de mercanca daada por malos manejos.

40

Establecer como polticas el pago de comisiones al departamento de ventas en base a cobros y no a ventas efectuadas, esto constituir un alto incentivo para que el personal se empee en elevar sus ventas pero a la vez se asegurar sobre todo que el cobro sea efectuado.

En el proceso de cobro:
1 Enviar estados de cuenta de forma mensual indicando el saldo que a la fecha de corte muestra su cuenta.

Efectuar recordatorios por escrito indicando al cliente que su saldo ha vencido, durante los quince das siguientes de vencido el saldo.

Realizar llamadas telefnicas a los diversos clientes para hacer de su conocimiento, que s el saldo no es cancelado ser traslado al departamento jurdico.

Si al concluir con todos los pasos antes descritos an no se tiene una respuesta sobre el adeudo, se inicia el cobro por la va judicial.

7.2.3 Porqu implementar el corte de formas?

Es de conocimiento que las empresas o instituciones deben de basar sus operaciones cotidianas en un fuerte sistema de control interno, y no en la confianza que se le brinde al empleado. Ciertamente la confianza que el personal se gana da a da a travs de su desempeo dentro de la organizacin en ocasiones se malinterpreta. Es por ello que se recomienda efectuar un corte de formas peridico, el cual cumpla con los objetivos siguientes:

Conocer de forma oportuna cul es el saldo de facturas o cualquier otro documento legal que ampare a la facturacin con que cuenta al momento del corte.

41

Contar con suficiente anticipacin para efectuar las gestiones necesarias a efecto de contar con nuevo tiraje de documentos, atendiendo a la informacin que el corte de formas evidencie.

Como mecanismo para fortalecer el sistema de control interno mediante los puntos antes sealados ejercern presin sobre la persona encargada de la salvaguarda de estos documentos.

En base a nuestra experiencia en este tipo de reportes es recomendable utilizar un formato uniforme para el vaciado de la informacin que permita efectuar comparaciones de informacin de forma fcil y efectiva.

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A continuacin se presenta el modelo de reporte para ser utilizado por el grupo de empresas que forman la corporacin Logstica Integrada, S.A.:

LOGISTICA INTEGRADA, S.A. CORTE DE FORMAS

EMPRESA: PERIODO: FECHA DEL CORTE: DOCUMENTOS BAJO EL RESGUARDO DE:

LOGISTICA TOTAL, S.A. 01 AL 30 DE JUNIO DEL AO 2,011 01 de Julio de 2011

PEDRO ARMANDO DUARTE

DOCUMENTOS

TIRAJE TOTAL

UTILIZADOS HASTA 3,500 2,500 200 100 2,500

SALDO POR UTILIZAR 1,500 500 300 400 500

Facturas Facturas Cambiarias Notas de Crdito Nota de Dbito Recibos de Caja

5,000 3,000 500 500 3,000

Observaciones En base al corte de formas efectuadas el da de hoy, en necesario iniciar las gestiones correspondientes para un nuevo tiraje de documentos de: facturas cambiarias y recibos de caja

(f) ------------------------------------Encargado de documentos

(f) ----------------------------------------Contabilidad o Auditora Interna

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7.2.4 Reduccin de antigedad de saldos en cartera

El xito de cualquier relacin entre personas radica en el mantenimiento de una buena comunicacin, la cual es fundamental para mantener las mejores prcticas para obtener los mejores resultados. Esta medida al ser implementada por la empresa podr mantener niveles bajos de morosidad en el saldo de clientes, en esa misma proporcin el nivel de reservas de efectivo se mantendr alto y de esa forma el funcionamiento general de la empresa ser ptimo.

Es de suma urgencia crear la poltica de efectuar reuniones de trabajo todos los lunes con el objetivo de dar a conocer a los directivos de la empresa cul ha sido el resultado de las gestiones de cobro durante la semana anterior y entre otros aspectos evaluar lo siguiente:

Conocimiento de clientes potenciales para iniciar relaciones comerciales con Logstica Integrada, S.A.

Acuerdos alcanzados o negociaciones finalizadas con clientes y el conocimiento de la fecha en que inician operaciones.

Desacuerdo de clientes en cuanto a tarifas, calidad en el servicio, infraestructura, roces con el personal de la empresa.

Nivel de cobrabilidad ejecutado en la semana anterior.

Listado de clientes con los cuales no se tuvo ningn tipo de respuesta durante la semana que finaliza.

44

7.2.5 Estados de cuenta sobre saldos

Cualquier organizacin o empresa necesita ejercer presin sobre sus clientes con el objetivo de obtener de forma oportuna el retorno de la inversin que genera mantener relaciones comerciales con un cliente.

En Logstica Integrada, S.A., los clientes desafortunadamente necesitan tener esa presin de parte del proveedor para agilizar los pagos. Es por eso que se hace importante contar con la poltica de envi de estados de cuenta para que el cliente sepa que se le da seguimiento al cobro de su cuenta.

Los estados de cuenta pueden elaborarse tomando datos desde la base de datos de clientes este enlace lo puede elaborar el tcnico de sistemas de la empresa, esto permitir que la informacin contenida en el sistema de contabilidad se transmita a un documento, que de forma clara y sencilla le muestre al cliente el estatus en que se encuentra su saldo a la fecha de emisin del reporte.

En base a nuestra experiencia se recomienda el envo de los estados de cuenta a los clientes elegidos durante los das comprendidos del 20 al 25 despus de facturado el servicio, sirviendo ste como recordatorio formal que el crdito otorgado finaliza en treinta das.

Se sugiere el modelo de estado de cuenta siguiente:

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LOGISTICA INTEGRADA, S.A.

Guatemala 21 Julio del 2,011 Seores Distribuidora La Conquista, S.A.

Estimados seores Brindarles un servicio de calidad es uno de los principales objetivos de la Corporacin Logstica Integrada, S.A.

Pero, el mantenimiento de los estndares de calidad que hasta el momento le hemos brindado, hace necesario contar con sus pagos oportunos que a la fecha muestra el detalle siguiente:

Factura 1720 1740 Total

Fecha 25/06/2011 29/06/2011

Valor Q. 25,000.00 Q. 18,500.00 Q. 43,5000.00

Vencimiento 24/07/2011 28/07/2011

Si a la fecha de recepcin del presente recordatorio usted ya efectu su pago respectivo, favor hacer caso omiso al presente.

Gracias por su confianza y preferencia.

Crditos y Cobros Logstica Integrada, S.A. CC. Archivo

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7.2.6 Porqu es importante el seguimiento en el cobro?

La gran mayora de clientes no cumplen con sus compromisos crediticios a tiempo a menos que se les advierta, si al vencimiento del pago correspondiente no se ha efectuado, empiezan a generarse intereses moratorios, lo cual provoca el temor al pago extra de estos cargos.

Logstica Integrada, S.A., no ha ejecutado este derecho, aunque en legalidad debera hacerlo, pero la intencin de los directivos de la corporacin es mantener con el cliente una relacin que cumpla con las siguientes caractersticas:

Armona con el cliente.

Amabilidad y esmero en el servicio.

Negociaciones abiertas.

Bsqueda de intereses comunes.

Filosofa de ganar y ganar.

Bajo estos parmetros de accin, la compaa en ningn momento est interesada en mantener roces con los clientes, mucho menos caer en el desgaste del cobro por la va judicial, sino que busca entablar una relacin en donde tanto el cliente como la empresa se sientan en un ambiente de confianza y apoyo mutuo.

7.2.7 Lineamientos para autorizar crditos

Para generar ventas al crdito es necesario contar con un anlisis que permita conocer de forma objetiva con que empresa se iniciar relacin comercial y crediticia, para lo cual se debe contar con lo siguiente:

Solicitud de crdito completa firmada por el Representante Legal y sello de la empresa. 47

Estados financieros (Balance General, Estado de Resultados y Flujo de Efectivo) de los ltimos dos perodos fiscales.

Tres referencias empresariales detallando Razn social de la empresa y nombre comercial Telfono.

Tres referencias bancarias detallando Nombre de la institucin bancaria Telfono.

Fotocopia de los siguientes documentos Escritura de constitucin (Sociedades) Acta de Nombramiento de Representante Legal Cdula de vecindad de representante o propietario Patente de comercio Patente de sociedad Inscripcin actualizada a la SAT

De acuerdo a la informacin antes descrita se realizar el estudio correspondiente y se aprobar o rechazar la solicitud, el lmite de crdito ser autorizado de acuerdo al informacin financiera presentada. resultado de la

7.2.8 Expedientes actualizados y lmites de crdito

Toda informacin almacenada en medios magnticos corre el riesgo de perderse al momento de un fallo en el computador, por tal razn es importante mantener el total de expedientes en papel de los diferentes clientes con que se cuenta. Esto permitir contar con la seguridad total que al momento de un fallo en los sistemas de cmputo ninguna informacin que se pierda sea causa de

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problemas. Los lmites de crdito tambin deben de archivarse en los expedientes de los clientes para cualquier consulta en un futuro. El modelo que se sugiere para la recoleccin de toda la informacin relativa a los clientes es el que se muestra: LOGISTICA INTEGRADA, SA. EXPEDIENTE: RAZON SOCIAL: NOMBRE COMERCIAL: NIT: DIRECCION: CONTACTO: PUESTO: TELEFONO: FECHA INSCRIPCION REGISTRO MERCANTIL: 20/07/2005 00051- 2011 Almacenes La Popular, S.A. Populosa 7040201-1 2da. calle 2-70 zona 12 Eduardo Mendizbal Esquivel Gerente de Ventas 5780-1270

FECHA INSCRIPCION SAT:

25/07/2005

REGIMEN DE TRIBUTACION: Rgimen optativo / Pagos trimestrales ISR

ACTIVIDAD ENCOMICA:

Compra, venta y distribucin de juguetes.

SERVICIOS QUE REQUIERE LIMITE DE CREDITO AUTORIZADO:

Almacenaje fiscal y general

Q. 50,000.00 A 30 Das de crdito

(F)-----------------------------CREDITOS Y COBROS

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7.2.9 Creacin de base de datos de clientes morosos

En las relaciones de trabajo o personales, no todo marcha siempre de la mejor forma, lo mismo ocurre en el mbito empresarial, nunca faltan los clientes morosos, los cuales siempre requieren el servicio pero no efectan sus pagos a tiempo. A este tipo de clientes debe drseles un tratamiento especial, no es conveniente cerrarles las puertas por completo, si bien es cierto, no efectan sus pagos a tiempo pueden promover nuestros servicios con otros clientes. Es necesario contar con una base de datos depurada sobre cules son los clientes morosos con que cuenta la empresa, para poder tomar las medidas correspondientes de forma oportuna.

7.3 rea contable o financiera 7.3.1 Cuentas incobrables o de difcil recuperacin

El mantenimiento dentro de la contabilidad de saldos incobrables en un ambiente donde se manejan operaciones al crdito es bastante difcil de evitarlo.

Pero es una prctica sana

implementar procedimientos que permitan su identificacin y

seguimiento oportuno. Del total declarado como incobrable siempre existe una posibilidad de recuperar parte de ese adeudo.

La capacidad de recuperacin de la cartera de cuentas por cobrar depender de la pericia y habilidad que posea el departamento de crditos y cobros en el manejo de este tipo de

situaciones. Para ejercer el control adecuado de esta informacin es necesario contar con lo siguiente:

Listado depurado de todos los clientes que su saldo ha sido declarado como incobrable.

Detalle de todas las gestiones realizadas para recuperar dichos montos. 50

Detalle del total de saldos recuperados mediante las gestiones de cobro realizadas despus de haber sido declarado el saldo del cliente como incobrable.

7.3.2

Cambios en la cartera de cuentas por cobrar

al implementar los

cambios propuestos en este documento Logstica Integrada, S.A. Cuentas por cobrar clientes Al 30 de junio de 2,011 Cifras expresadas en quetzales

Empresa 01 02 03

0 a 30 das 750,000.00 345,000.00 650,000.00

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Referencias bibliogrficas
1. Hernando Daz (2,005) Enciclopedia de Auditoria. 1 edicin versin espaola, Editorial Ocano, Barcelona, Espaa 2. Eduardo Perdomo Salguero (2,003) Practiquemos contabilidad, Universidad San Carlos de Guatemala 3. Espieira, Sheldon (2004) Biblioteca de contabilidad y control interno 4. Gua de PED Universidad Panamericana 5. Manual de estilo de la Universidad Panamericana 6. Tesis Importancia del sistema aduanero en Guatemala (2004) USAC 7. www.sat.gob.gt 8. http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/importar/almacen.htm 9. http://upana.edu.gt/web/upana/biblioteca-guias-de-apoyo/196-manual-de-estilo-detrabajos-academicos 10. Metodologa de investigacin cientfica Marcelo Andrs Saravia Gallardo (2001) 11. http://www.cienciaytecnologia.gob.bo/convocatorias/publicaciones/Metodologia.pdf 12. La investigacin cientfica Mario Bunge (2008) 13. http://bibliotecaesceptica.wordpress.com/2008/09/23/la-investigacion-cientifica-mariobunge/

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Anexos

Cuestionario de Evaluacin del rea de cuentas por cobrar

Pregunta 1) Existe un manual de polticas de crditos y cobros? Respuesta No

Comentario (Debilidad) Se considera importante el hecho que exista una manual de polticas de crdito y cobro, ya que esto le permitira a la empresa manejar de mejor forma sus operaciones en cartera.

Pregunta 2) Se practica corte de formas peridica para verificar su facturacin?

Respuesta No

Comentario (Debilidad) Se considera que es necesaria realizar un corte de formas, por lo menos una vez cada mes, esto con el propsito de verificar que el saldo de facturas por utilizar este completo y poder evitar la mala utilizacin de los documentos.

Pregunta

Respuesta Si

3) Se encuentra bajo personal responsable las facturas originales por usar?

Comentario (Fortaleza) Es muy importante conservar las facturas originales bajo el resguardo de un empleado responsable y de confianza, ya que esto le permitir a la compaa tener tranquilidad sobre la custodia de este tipo de documentos.

53

Pregunta 4) El departamento de facturacin enva directamente copias de lo facturado al departamento de contabilidad?

Respuesta

Si

Comentario (Fortaleza) Es muy saludable mantener una estrecha relacin entre departamentos, en este caso en particular administracin y contabilidad, ya que esto le permitir a la compaa en general alcanzar sus objetivos de una forma integral.

Pregunta

Respuesta

5) Se controlan numricamente las facturas por un empleado que no sea del departamento de facturacin? No

Comentario (Debilidad) Esto puede contribuir a que exista en algn momento un inadecuado control de los documentos, lo que podra generar contingencias de tipo fiscal o financiero al momento de una revisin.

Pregunta 6) La facturacin se hace por medios computarizados?

Respuesta Si

Comentario (Fortaleza) Esto permite que exista un mejor control sobre los montos a facturar, ya que interrelaciona el departamento de administrativo (facturacin) y el de contabilidad de forma simultnea.

Pregunta

Respuesta Si

7) En todas las facturas se verifican los precios, clculos, sumas, descuentos?

Comentario (Fortaleza) Este procedimiento es muy importante ya que da certeza sobre los valores consignados en cada documento emitido. 54

Pregunta

Respuesta

8) Se sigue el mismo sistema de control para los siguientes tipos de venta: Ventas en efectivo Ventas al crdito Ventas a empleados No Si Si

Comentario (Fortaleza) Este ciclo operativo se encuentra bien controlado, solamente se debe hacer nfasis, en mantener el mismo sistema de control en las ventas al contado con el afn de mantener todo el ciclo bajo el mismo nivel de seguridad.

Pregunta

Respuesta No

9) Peridicamente se confirma la existencia de facturas pendientes de utilizar?

Comentario (Debilidad) El hecho de conocer con certeza el nmero y las series de facturas a utilizar puede generar en algn momento problemas serios ya que pueden dejarse de facturar montos importantes, lo que repercutira en una alteracin del ciclo de recuperabilidad de la cartera de cuentas por cobrar.

Pregunta 10) Estn autorizadas por la SAT todas las notas de crdito y dbito?

Respuesta Si

Comentario (Fortaleza) Esto asegura a la empresa el no tener dificultades de tipo fiscal al momento de una revisin.

Pregunta

Respuesta

11) Las notas de crdito por descuento en precio son aprobadas por funcionario autorizado? Si

Comentario (Fortaleza) 55

Este procedimiento elimina la posibilidad que existan descuentos no autorizados, lo que se traducira en desfalcos para la empresa.

Pregunta

Respuesta

12) Las cancelaciones por cuentas incobrables son aprobadas por escrito por un funcionario autorizado? No

Comentario (Debilidad) Es necesario que las autorizaciones para dar de baja cualquier saldo en la cartera se encuentren debidamente documentados esto como un procedimiento de control y para evitar contingencias de tipo fiscal al momento de surgir una revisin por parte de la administracin tributaria.

Pregunta

Respuesta No

13) Existe un control apropiado sobre las cuentas incobrables canceladas?

Comentario (Debilidad) Es importante contar con un adecuado control sobre los ingresos percibidos, en concepto de cuentas consideradas incobrables

Pregunta

Respuesta

14) Todas las partidas de las cuentas por cobrar son registradas en forma continua, con su correspondiente documentacin de soporte? Si

Comentario (Fortaleza) Este proceso otorga certeza sobre los registros contables que afectan la cuenta por cobrar lo que brinda confianza sobre el proceso.

Pregunta

Respuesta Si

15) El saldo de cuenta por cobrar es conciliado mensualmente contra el DMG? 56

Comentario (Fortaleza) El hecho de conciliar mensualmente el saldo de cuenta por cobrar contra el diario mayor general brinda confianza sobre los registros contables y la labor de supervisin de los saldos.

Pregunta 16) Se analizan mensualmente la antigedad de saldos en cartera?

Respuesta No

Comentario (Debilidad) Es de suma importancia efectuar un anlisis sobre la antigedad que presenten los saldos en cartera, ya que de eso depende que exista una adecuada rotacin de la cuenta y evitar el incremento en los saldos que presenten alto ndice de morosidad.

Pregunta 17) Se envan mensualmente estados de cuenta a los clientes?

Respuesta No

Comentario (Debilidad) Como parte del seguimiento que se le debe de dar a los clientes, es necesario considerar el envi de estados de cuenta mensuales, con el propsito que el cliente sienta que a la compaa le interesa brindarle un servicio o producto de calidad, pero para ello necesitamos de su apoyo manteniendo su saldo al da.

Pregunta

Respuesta

18) Se envan confirmaciones de saldos sorpresivas por funcionario autorizado? No

Comentario (Debilidad) Como parte de los procedimientos de control se debe de implementar este tipo de confirmaciones con el propsito de verificar el adecuado control y registro.

57

Pregunta

Respuesta

19) Las diferencias reportadas por los clientes se investigan por una persona distinta a la encargada de cuentas por cobrar? No

Comentario (Debilidad) Como parte de los procedimientos de control es importante que exista una adecuada segregacin de funciones, ya que no es adecuado que la misma persona que factura sea quien investigue las diferencias que existan reportadas por los clientes.

Pregunta

Respuesta No

20) Se tabulan los resultados de las confirmaciones y se informa a Gerencia?

Comentario (Debilidad) Es necesario que los hallazgos detectados en cualquier procedimiento de control o confirmacin de saldos se hagan del conocimiento de la gerencia para poder tomar decisiones de conjunta, con la debida aprobacin de gerencia.

Pregunta

Respuesta Si

21) Son autorizados los prstamos y anticipos a los empleados y funcionarios?

Comentario (Fortaleza) Este procedimiento es necesario mantenerlo con el fin de conservar la poltica de otorgamiento de prstamos de sta manera.

Pregunta 22) Acostumbra la compaa obtener contraseas como evidencia de que han sido entregadas las facturas a los clientes para su pago?

Respuesta

Si

Comentario (Fortaleza)

58

Este procedimiento es importante mantenerlo ya que le permite a la empresa tener un medio de prueba acerca de las facturas entregadas para su pago.

Pregunta

Respuesta

23) Las contraseas de pago y los originales de las facturas son custodiados por el jefe de crditos? Si

Comentario (Fortaleza) Es necesario mantener esta prctica con el fin que estos documentos este bajo una adecuada custodia.

Pregunta 24) Se respetan los lmites de crditos establecidos?

Respuesta No

Comentario (Debilidad) El hecho de no respetar los lmites de crdito puede generar morosidad en los saldos de las cuentas, lo que a su vez repercute en no tener una recuperacin pronta y oportuna de lo adeudado por los clientes.

Pregunta 25) Cada cliente tiene su correspondiente expediente actualizado?

Respuesta No

Comentario (Debilidad) Es importante mantener actualizados los expedientes de los clientes con los cuales mantenemos una relacin comercial con el fin de contar con la informacin necesaria para realizar cualquier gestin.

Pregunta 26) Se lleva una lista negra de clientes?

Respuesta No

59

Comentario (Debilidad) Como parte del conocimiento de los clientes con los cuales mantenemos una relacin comercial, se hace necesario mantener un registro adecuado de quienes no mantienen un saldo sano.

Pregunta 27) Se concilian mensualmente los saldos entre compaas relacionadas?

Respuesta Si

Comentario (Fortaleza) Es de suma importancia mantener esta prctica ya que permite ejercer un adecuado control sobre los saldos entre empresas hermanas.

Pregunta 28) Que mtodo se aplica para registrar sus cuentas incobrables?

Respuesta Ninguno

Comentario (Debilidad) Se debe de aprovechar todas las deducciones que otorga la Ley de Impuesto sobre la Renta para minimizar en lo posible el pago de de este impuesto, por lo que se recomienda utilizar el mtodo indirecto para el clculo de este rubro.

Pregunta 29) Las retenciones de IVA son recibidas al momento de entregar la factura a cliente?

Respuesta

No

Comentario (Debilidad) Como parte del mantenimiento de una poltica sana en aspectos fiscales es necesario hacer conciencia en los clientes que el hecho de entregar la retencin de IVA en el momento en que se recibe la factura se traducir en un ahorro de recursos y dinero para ambas partes.

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Pregunta 30) Se concilia el saldo mensual de retenciones de IVA de acuerdo a lo establecido por la SAT?

Respuesta

Si

Comentario (Fortaleza) El mantenimiento constante de esta prctica permitir minimizar el grado de vulnerabilidad al momento de una revisin de parte de la administracin tributaria.

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