FICHAS DE TRABAJO SOBRE

Reuniones Efectivas
FICHA N 3

Tiene la palabra Monopolio o participacin?

PRESENTACIN DE LA DIFICULTAD Es habitual que en reuniones de cualquier ndole tanto laborales como sociales las conversaciones son monopolizadas por uno o unos pocos participantes, mientras otros se limitan a escasas y breves acotaciones, frecuentemente orientadas ms bien a hacer menos patente su silencio estructural. Las razones de ese desbalance participativo pueden ser variadas, y no siempre se limitan a rasgos de personalidad. Frecuentemente las causas pueden encontrarse en la propia convocatoria, sobre todo cuando la eleccin de los invitados es realizada de manera un tanto irreflexiva, sin sopesar debidamente el grado de involucramiento de cada uno en los asuntos que sern tratados. Cuando no nos sentimos involucrados por las cuestiones en discusin, caemos fcilmente en la apata y el aburrimiento, y nuestros pensamientos se retiran para seguir ocupndose de asuntos que nos ataen de manera ms directa y personal. Ms comn, sin embargo, resulta comprobar los diferentes grados en que son valoradas las opiniones y aportaciones de los participantes. Es una consecuencia natural que algunas personas se retiren de una conversacin cuando perciben que sus comentarios son ignorados o directamente objetados sin mediar palabras aun cuando fsicamente no tengan la posibilidad de levantarse de sus asientos y retirarse de la reunin. En cualquier caso, ser convocados a una reunin y transcurrirla (casi) en silencio sea cual sea la causa es el germen de frustraciones y malestares, que se trasladan a la manera en que las personas se perciben a s mismas en el contexto de la organizacin. En la medida en que las personas se sienten poco valoradas en el espacio conversacional de las reuniones, se sentirn poco animadas a realizar sus aportes en el resto de sus mbitos de actuacin.

LA MIRADA DE CREARCONTEXTOS Un primer aspecto casi filosfico a considerar en la cuestin de generar una dinmica participativa en las reuniones de trabajo, es aqu tambin valorar adecuadamente la distincin entre urgente e importante. Quienes convocan a reuniones de trabajo generalmente son las personas que cargan sobre sus hombros con la responsabilidad de lograr el cumplimiento de objetivos (la puesta en marcha de un proyecto, la confeccin de un estudio de viabilidad, y as siguiendo). No es de extraar, entonces, que prioricen a las personas que demuestran rapidez para traducir pensamientos en palabras de manera elocuente y convincente, y que esas palabras sirvan como base y sustento para tomar decisiones que permitan pasar rpidamente a la accin. Muchas veces esa rapidez calma la ansiedad por lo urgente en detrimento de la calidad de ms largo plazo de lo importante. Cuando el precio a pagar es el silencio y la frustracin de quienes forman parte del equipo de colaboradores, la solucin urgente pasar facturas en el mediano y largo plazo en trminos de lo importante. Amn del cuidado en la eleccin de los invitados o convocados a una reunin de trabajo considerando que los asuntos a tratar sean de su incumbencia y que tengan un aporte de valor para hacer hay algunas prcticas que los coordinadores pueden implementar para facilitar la participacin ms balanceada de todos los asistentes. 1. Iniciar con una ronda en la que todos manifiesten qu les importa que ocurra en la reunin. Si los invitados han sido seleccionados en razn de tener algo que ver con los asuntos a tratar, es de esperar que estn interesados en la cuestin aunque esto no signifique que lo vayan a explicitar. Por eso, invitar a que cada uno exprese brevemente aquello que le importa mientras los dems escuchan en silencio y con respeto, sin juzgar es una manera de dejar sentado de entrada que este espacio busca ser frtil para todos los participantes, aun cuando sus importares no sean los mismos, y que todos sern valorados en la misma medida. De esta manera se va generando ese clima de respeto y mutua valoracin. 2. Hacer lugar a las opiniones y aportaciones de los participantes menos locuaces. Cualquiera de los asistentes a una reunin puede desempear aleatoriamente este rol, pero sugerimos al coordinador estar particularmente atento a parar la pelota cuando uno de estos asistentes de perfil bajo decida expresarse, y con el tiempo desarrollar una gimnasia para hacerlo hbito como coordinador de reuniones. Una frmula muy efectiva en estas instancias es la de preguntar acerca de las razones o los fundamentos de una opinin o idea. Preguntas como qu te hace pensar de tal o cual manera?, has llegado a esta conclusin por alguna experiencia previa que hayas tenido?, o alguna similar, ayudan a detenerse en lo que recin fue dicho y a posar la atencin en la persona que lo ha dicho, y facilita que el resto de los asistentes

tomen conciencia de que tal vez all puede haber una idea que merece ser atendida. Cuando una persona que tiende a hablar poco lo hace, es altamente probable que lo que tiene que decir sea realmente valioso. 3. Pedir la opinin de los participantes menos locuaces acerca de algn punto en discusin en un momento determinado. Nuevamente, quien tiene el rol de coordinador har bien en entrenar la habilidad pero sobre todo la actitud de estar atento a pedir expresamente la opinin de los asistentes ms silenciosos. Pero es importante hacerlo con destreza, sin que resulte forzado ni que parezca que se trata de ir en auxilio de. Cualquier intervencin realizada desde la condescendencia pondr en una situacin incmoda tanto a la persona en cuestin como al resto del grupo. Intervenciones de este tipo deben ser hechas con sentido de la oportunidad, vinculando el pedido de opinin con la perspectiva particular y nica que esa persona puede aportar sobre el asunto en discusin. Una frase descontextualizada como Y t, Carlos/Margarita, qu opinas?, pondr en evidencia que se est queriendo arrancar a la persona de su lugar de ocultamiento. En cambio revela un inters genuino para un acercamiento hacerlo en trminos como: Carlos/Margarita: t has tenido alguna experiencia trabajando con programas similares en la empresa en la que trabajaste anteriormente, cmo encararon esta cuestin en aquella empresa? Te parece que podramos hacer algo similar aqu, o crees que deberamos hacerlo de alguna otra manera?. Por cierto, podramos abundar en tips, consejos o tcnicas de dinmica grupal que resultan tiles y efectivas. En cualquier caso, y sin minimizar aqullas, lo ms importante es como decamos la actitud de quien coordina una reunin, pero tambin el aprendizaje de una actitud de respeto por parte de todos los participantes habituales de reuniones de trabajo. Y all est la responsabilidad de la Alta Gerencia de las empresas, y sobre todo de los responsables de las llamadas reas de Recursos Humanos o ms all de las denominaciones de quienes tienen la responsabilidad de disear y configurar los valores y la cultura de la organizacin.

PREGUNTA PARA REFLEXIONAR JUNTOS Las breves orientaciones y reflexiones expuestas ms arriba pretenden ser un abordaje preliminar. Los ofrecemos como un puntapi inicial para seguir pensando juntos. Le invitamos a participar en el Debate que creamos especialmente en el espacio de nuestro Grupo en LinkedIn, y as continuar enriquecindonos con las experiencias compartidas. Como punto de inicio, desde CrearContextos proponemos la siguiente pregunta: Qu prcticas o iniciativas podemos implementar para facilitar la participacin en las reuniones de las personas habitualmente ms retradas, de manera que no queden inhibidas o eclipsadas por los asistentes ms locuaces, y as puedan aportar sus ideas y sugerencias?

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ENTRENAMIENTO PARA EL DESARROLLO DE

Reuniones Efectivas

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yy Sents que no logrs la efectividad que quisieras en las reuniones de trabajo que coordins? yy Percibs que la gente se dispersa por temas tangenciales y le cuesta mantener el foco en los asuntos que deben resolver? yy No sabs cmo lograr la participacin de algunos asistentes que permanecen en silencio, o cmo evitar que otros solo aporten crticas y generen un clima de malestar?

Una propuesta de CrearContextos para brindar a Directivos, Gerentes y Mandos Medios un espacio donde compartir sus dificultades y aprehender otra manera de coordinar sus reuniones.
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