CONTROL DE INVENTARIOS Y ALMACEN

(Eder Ruiz)

INDICE Objetivo.................................................................................................1 Introduccin.........................................................................................1 Cual es la finalidad de controlar el almacn?...................................2 Causas y Problemas en el Control de Almacn ?.........................3-4 Por que tengo exceso de Productos en mi Almacn?.....................5 Por que tengo insuficiencia de productos en mi Almacn?............5 Como puedo empezar a Controlar mi Almacn?..............................6 Diagrama de la Solucin.....................................................................7 Que beneficios tendr con el control de Almacn e Inventario?....8 Nuestra Empresa.................................................................................9 Linea de contacto..............................................................................10 Visitenos.............................................................................................10 Nuestra ubicacin..............................................................................11

Objetivo
El objetivo de este escrito es poder brindar las reglas y herramientas optimas para el control del almacn e inventario con algunas tcticas bsicas y simples que harn de este proceso tan engorroso una funcin rutinaria que permitir llevar a su negocio mas utilidades con la debida planeacin.

Introduccin
La importancia sobre el manejo y control de almacn e inventarios recae en el objetivo de todo negocio o empresa:Obtener ganancias las cuales provienen de una venta, ya que estas son lo que mantiene viva a la empresa, y por lo cual sigue activa la misma. Pero si el inventario no funciona correctamente, o no se tiene un registro cuantitativo de cuanto se tiene y cuanto se vende, no podr poder base suficiente la empresa para sobrevivir, los clientes estarn inconformes y la oportunidad de tener solvencia econmica y ganancias se disuelve. Entonces en resumidas cuentas si no tenemos un control confiable y fidedigno del almacn no generaremos ventas.

Cual es la finalidad de controlar el almacn?

Como ya lo comentamos la finalidad de controlar el almacn e inventarios es: tener un control y ganancias de lo que comercializamos. La generacin de ganancias se obtiene de las ventas, que podra definirse como el motor de la empresa, pero si la finalidad de el inventario no es realizada es decir ,

no tiene las bases necesarias para poder trabajar,ventas no tendr el material suficiente para trabajar, el cliente no se siente a gusto y simplemente la venta de disuelve. Entonces resumiendo sin inventarios no hay ganancias. El control de almacn e inventarios es uno de los aspectos de la administracin que muy pocas veces son atendidos, en la micro y pequea empresa,ya que nos e cuentan con las herramientas necesarias,normas o sistemas que ayuden a esta fcil pero absorbente tarea. Resulta vital en todos los giros el control de almacn e inventarios, dado que el no tener registros confiables da pie a las siguientes consecuencias: 1. Robo hormiga 2. Mermas 3. Desperdicios Todas estas circunstancias pueden causar fuerte impacto sobre las ganancias o utilidades de cada negocio segn sea el caso.

Causas y Problemas en el Control de Almacn ?

En este punto definiremos la problemtica que se tiene en un control de almacn e inventarios sin las debidas herramientas. 1)El dueo o micro empresario, difcilmente cuenta con tiempo para llevar acabo todas las funciones propias de un negocio(el manejo de efectivo,las compras, las ventas).

El usuario ocupa la mayor parte del tiempo en un sistema operativo y quien se ocupa del almacn? 2) En cuanto a la confiabilidad o a la falta de registros tenemos algunos comentarios , los cuales pueden haber sido expresados por algn usuario que en este momento este leyendo este documento . Ejemplos: a)Los registros son muy confusos y solo confi en mi block de notas que es donde yo anoto b)Se necesita equipo muy caro para tener control de mi inventario. c)Necesito un encargado de almacn para tener todos los registros al da y no tener fallas pero no puedo pagar un sueldo extra. d)No tengo el tiempo para poder contar mi inventario Efectivamente algunos de estos comentarios pueden desanimar a cualquiera pero no todo esto es cierto. a)Tal vez podemos confiar en un block, pero si se llega a perder que haramos? b)La tecnologa es una inversin que a largo plazo puede atraer mas ganancias que las que tiene en este momento, y evitar mas perdidas. c)Con la tecnologa adecuada no necesitara a una persona encargada de su almacn. d)Con la tecnologa no tendr que dedicar tiempo extra a su almacn ya que llevara el control diario o por mes como lo decida. A estas causas podramos aunar las mas comunes dentro de algn establecimiento tomando como base la experiencia que nos consolida.

Robo: Es muy comn y des afortunadamente que sean los empleados o los
mismos clientes los que sean parte de el robo o como se le conoceRobo hormiga, este suceso genera perdidas incuantificables por no tener un debido control.

Mermas: Las mermas de material o producto es otro factor que es parte de los
descensos en las ganancias , existen procesos que toman como base que una base aceptable podra manejarse de un 5% a un 27% del costo total del inventario. Para nosotros una merma aceptable siempre sera un 0%.

Desorden:Este aunque no se pueda tomar como un factor indispensable dentro

de el proceso de una empresa, podramos descuidar , que tenamos mercanca en el mismo almacn y la cual no pudimos vender hasta hacer un re acomodo del producto.

Por que tengo exceso de Productos en mi Almacn?

Por lo general el micro empresario se centra en la logstica y venta de sus productos muchas veces descuida la parte fundamental que es tener el control de su almacn y por lo mismo incurre en el exceso de materiales para la venta,lo que tiene como mayor consecuencia el incremento en la merma y la compra de el mismo producto , solo har que la calidad de venta sea menor y por lo tanto se generen menos ganancias para el negocio. Cuando se trata de empresas netamente comerciales, generar un exceso de compra solo llevara a dos cosas la primera es tener un descontrol de lo que se tiene y lo que no en dicho almacn y la segunda no se tendr una liquidez econmica ya que todo el capital esta en estos productos y hasta que no se puedan comercializar las ganancias estarn paralizadas.

Por que tengo insuficiencia de productos en mi Almacn?

Como veamos en el caso anterior, este seria el caso contrario sin no tenemos la suficiente cantidad de producto dentro del almacn simplemente la venta se pierde y por consiguiente se pierde al cliente. Tambin considerando que si no compro con nosotros posiblemente compre con alguien mas lo que podra dar pauta a que este cliente no regrese a comprar a nosotros por tener des abasto de producto y siga con la competencia.

Como puedo empezar a Controlar mi Almacn?

A continuacin describiremos un proceso fcil en el cual podramos tener el control de nuestro Almacn sin tener que invertir mucho dinero. Caso 1) Utilizaremos: lector de cdigo de barras Un software de Punto de venta( MyBussines Pos Versin 2010) (Productos de Entrega Inmediata) $62.73 $127.15 $189.88

1)Recibiremos la mercanca y procederemos a darle entrada en nuestro software punto de venta y control de inventarios. 2)Se ingresara en nuestro sistema toda la mercanca recibida con la lectura del cdigo de barras, para eso en esta ocasin utilizaremos un lector marca Posline serie SC-2120 el mas econmico en el mercado. 3)Los productos que no cuenten con un cdigo de barras los etiquetaremos con una impresora de cdigos de barra de la marca Posline para poderlos identificar y dar de alta en nuestro inventario dentro de nuestro sistema. 4)Semanalmente se generara un conteo de la mercanca para evitar duplicidad y se verificara cual es la que tiene mas demanda para tenerla siempre lista. 5)Se revisara el sistema para saber como estn los inventarios y cuanto tenemos de cada producto para saber que es lo que se debe de adquirir. 6)Con el software podremos dar entradas, salidas y traspasos de este almacn,

realizar inventarios sin tener que contar cada producto solo con ver la pantalla sabremos que tanta demanda hay,y podremos generar ordenes de compra en automtico. 7)Las salidas de almacn se generaran de la misma forma leyendo el cdigo de barras y descontando de nuestro almacn para seguir teniendo el registro de las entradas y salidas de los mismos productos. Si seguimos estos pasos podremos tener un control de inventarios por una baja cantidad econmica y con una eficaz tecnologa.

Diagrama de la Solucin 1)

Procederemos a leer los cdigos de barras de nuestros productos.

En este punto se darn de alta los artculos y en el sistema y se generara un control de lo que se tiene y lo que no.

2)

Los productos que no estn etiquetados se etiquetaran con la impresora de etiquetas y se proceder a darles entrada al almacn de la misma forma que en el primer proceso.

3)

Se revisara constantemente el inventario dentro de el programa para saber como esta el almacen y saber las necesidades del mismo.
NOTA:Existen diferentes soluciones para las necesidades de cada cliente.

Que beneficios tendr con el control de Almacn e Inventario?

El manejo de registros con la tecnologa trae diversos beneficios a la empresa como seria, la venta y distribucin de productos confiable,control el identificacin precisa de costos, calidad garantizada, en fin la automatizacin y control de su almacn siempre tendr beneficios y podr generar mayores utilidades y menos

perdidas a su empresa. Al tener el control de su Almacn puede tenerse una planeacin fiel de las adquisiciones de la empresa, y as podremos tener informacin segura para hacer compras sin excesos ni faltantes.

Nuestra Empresa
Contamos con una gran gama de soluciones a la medida de sus requerimientos y posibilidades econmicas, para poder brindarle el mejor servicio y la mejor atencin, tenemos asesores especializados que podrn solucionar sus problemas

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Linea de contacto
Para contactarnos, llame a los siguientes telfonos en la Cd. de Mxico: Tel: (55) 55195050 Fax: (55) 55194381 O envi un correo a: Ventas@qualtecmex.com.mx

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Nuestras oficinas estn ubicadas en calle Yacatas # 22 (esquina Yacatas con Morena) Col.Narvarte Del.Benito Juarez