ADMINISTRACIN DEL TIEMPO.

Introduccin Pasos para hacer que nuestro trabajo sea ms eficaz Sistemas para controlar y administrar el uso del tiempo Ejercicio sobre los malversadores del tiempo.

OBJETIVOS: El objetivo de esta unidad es la de aprender a organizar el tiempo que disponemos, aprovechar al mximo el tiempo que disponemos. Aprender a controlar y administrar nuestro tiempo Analizar las causas que nos hacen perder tiempo. ADMINISTRACIN DEL TIEMPO El tiempo es uno de los recursos ms importantes para el Directivo, hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el mximo partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizados. Una mala organizacin nos har perder mucho tiempo y esto ir ligado a perder dinero o dejar de ganarlo. Junto con una buena organizacin del tiempo tiene que ir ligada una buena coordinacin del personal de nuestra empresa. Aprovechar las cualidades de cada empleado, que no se repitan tareas, que estn comunicados los departamentos dentro de una misma empresa. Antes de actuar hay que planear y programar cmo vamos a distribuir el tiempo. Elementos que nos harn perder tiempo: mala organizacin (planificacin) exceso de compromisos intrusiones : llamadas telefnicas, reuniones mal planificadas o a destiempo. Falta de delegacin: no pueden hacerlo todo hay que aprender a delegar. Para aprovechar al mximo el tiempo que se tiene tendremos en cuenta los siguientes puntos: - Tareas: a) tareas proactivas: aquellas que estn programadas, son las ms importantes ya que van dirigidas reas claves. b) tareas reactivas : son las que no estn programadas Teniendo en cuenta que las tareas ms importantes son las programadas tendremos que darle un carcter de urgencia, intentando resolverlas cuanto antes mejor dejando tiempo para las imprevistas. -Informacin: debemos informarnos sobre los distintos aspectos del negocio y su f funcionamiento. -Planificacin y delegacin de funciones: cuando mejor planificados estemos ms tiempo tendremos . -Principio de Pareto: segn este principio los directivos utilizan la mayor parte de su t tiempo a solucionar problemas, en un negocio, el 20 por 100 de los problemas afectan al 80 por 100 de resultados y, a su vez, el 80 por 100 de los problemas slo afecta al 20 por 100 de los resultados. Hay una elevada cantidad de personas que trabajan muchas horas todos los das sentadas en una mesa. Disponen de la ms moderna tecnologa. Su buen uso, junto a una buena organizacin, dar como resultado una labor bastante ms eficiente. Un ordenador, telfono, fax, papeles... Estos elementos junto a otros muchos, suelen estar presentes en las mesas de trabajo de las oficinas. Sea cual sea el lugar una correcta organizacin del entorno hars ms eficaz el que hacer diario de estas personas.

Pasos para hacer que nuestro trabajo sea ms eficaz:

1-Ten organizado y limpio el lugar de trabajo: Cada cosa en su sitio, y un sitio para cada cosa. Es muy fcil. Desde primera hora de la maana todo debe estar preparado para funcionar correctamente. Puede haber un cliente que llame temprano y hay que estar preparados para informarle adecuadamente. En el puesto de trabajo el orden y la organizacin son la antesala de una mayor eficacia. Imaginar cuando se trabaja de cara al pblico, a nadie le gusta entrar en una tienda y verlo todo desordenado, da una mala imagen del lugar y de la persona que nos atiende. Debemos tenerlo lo mejor presentado posible, para que provoque el deseo de compra por parte de nuestro cliente. 2- Cuida la presentacin personal: Especialmente si trabajas de cara al pblico. Piensa que te ven a ti como representante de la empresa y que debes corresponder a la imagen que espera de ti tu interlocutor. Tampoco se debe descuidar una buena presentacin de nosotros mismos de cara a los compaeros de trabajo. 3- Haz cada cosa a su orden: O sea, lo que viene primero. Muchas veces empezamos a trabajar con lo que nos apetece ms ya que no resulta ms placentero y dejar lo ms complicado para el final, tenemos que tener en cuenta que a primera hora estaremos ms "frescos" para resolver las dificultades y por la tarde no rendiremos con las misma eficacia. 4-Lleva una planificacin adecuada en tu agenda diaria: Anota todos los temas que tengas que resolver, las anotaciones que surjan durante el da. Una buena tcnica es crearte una lista de tareas a realizar y una vez se van haciendo irlas eliminando de tu agenda. Tambin puedes establecer un orden segn importancia de las tareas a desarrollar. 5-Cumple la palabra dada al cliente: Siempre tenemos que dar al cliente lo que verdaderamente estamos ofreciendo. Si surge algn problema y esto no es posible es mejor que les demos una explicacin aunque no nos la hayan pedido. 6- Organizarnos alrededor del telfono lo que ms nos haga falta a la hora de consultar con nuestros clientes. Es muy molesto para el cliente y da impresin de estar desorganizados el hecho de estar interrumpiendo la conversacin para ir a buscar determinada informacin. Es recomendable tener a mano, la lista de precios, albaranes,... hoy en da lo mejor es estar informatizados y consultarlo todo con nuestro terminal. Ten papel a mano para las anotaciones. 7-Hay que escuchar al cliente para poder venderle nuestros productos. Escuchando lo que nos dice vamos a descubrir sus necesidades de compra y asesorarle sobre qu articulo es el ms adecuado para l. Si queda satisfecho con nuestra ayuda la prxima vez que tenga una necesidad recurrir a nosotros o mejor an. 8- Estar bien informados de nuestros productos. Cuando mejor conozcamos nuestros productos, mejor podremos informar a nuestros clientes y ms fcil resultar venderlos. Un conocimiento adecuado del producto transmite confianza y credibilidad al cliente. 9- Realiza anotaciones cuando hables con un cliente, proveedor o cuando hagas alguna consulta. Es una manera de evitar olvidos y confusiones. Cuando llames para hacer una consulta, cuando hayas anotado todos los datos pregunta el nombre de la persona que est dndote la informacin. Ser bueno adoptar el hbito de tomar notas para tenerlas adjuntadas con los temas que estamos tratando. 10- Llevar fichas de control de tus clientes o personas que te han solicitado informacin: Ser un buen sistema de consulta. Lo podremos utilizar como base de datos, podemos segmentarlo segn edad, sexo, lugar de residencia... Siempre las podremos consultar cuando las necesitemos, es bueno anotar la ltima fecha en que se tuvo contacto y el motivo de la consulta. Sistemas para controlar y administrar el uso del tiempo: Causas tericas de malversacin del tiempo en la empresa: Falta de informacin Comunicaciones lentas y absurdas. Interrupciones constantes Desorganizacin de los colaboradores Exceso de urgencias Llamadas telefnicas Exceso de burocracia Errores de terceros Visitas al exterior Salidas para resolver problemas

Exceso de reuniones Incompetencia de los jefes.

Causas reales de malversacin del tiempo en la empresa: Falta de organizacin personal Confusin de prioridades Escasa delegacin en nuestros colaboradores Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio Poca puntualidad y control de horario Dilacin de las decisiones importantes Precipitacin en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

Los peligros de trabajar durante muchas horas Excusa: Hacer frente a la acumulacin de trabajo que se amonton a lo largo del da. Causa: Demasiada actividad ineficaz, no productiva, mientras los dems avanzan en sus tareas. Remedio: Lista de prioridades; ms disciplina personal; tratar de delegar; emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefnicas. La administracin cotidiana del tiempo Excusa: "No puedo clasificar mi da tan fcilmente" Causa: Demasiadas interrupciones; tratar los problemas a medida que van surgiendo, no por orden de importancia; no ser capaz de diferenciar entre urgente e importante. Remedio: Preparar un grfico de anlisis de tiempo cada da para advertir dnde se producen fugas. Una cuestin de hbito El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisicin de malos hbitos, por ejemplo, dejar los informes para el ltimo momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, dar largas a las decisiones, y otros muchos. En otras palabras, trate de adquirir una serie de nuevos hbitos y dejar los viejos. La planificacin del tiempo La planificacin har que se dedique tiempo a hacer las cosas importantes, las cosas que slo usted puede hacer y que deben hacerse para una fecha tope. La planificacin del tiempo ahorra tiempo. Marque objetivos y metas y mida el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original. Organice a su mesa de trabajo, a su secretaria y ms que nada a usted mismo. Ejercicio sobre los malversadores de tiempo. Recomendamos que cada noche, antes de regresar a casa, se inviertan unos pocos minutos en revisar los resultados conseguidos, y para ello le sugerimos que formule las siguientes preguntas: En qu grado y medida se han conseguido los objetivos propuestos? Cunto tiempo ha dedicado a los trabajos programados y a los imprevistos? Puede reducirse alguna de las tareas a travs de mi secretaria o un subordinado? He efectuado un trabajo que puede calificarse como intil, en funcin de los resultados que debo conseguir? Qu trabajos hubieran resultado ms efectivos si hubiramos consultado con algn jefe o colaborador? El nmero de interrupciones del da ha sido normal? Despus de estas preguntas hay que tomar decisiones. Lo mejor que puede hacer en este instante es escribir los objetivos y prioridades del da inmediato. En este momento es ms fcil hacer el enlace entre una jornada y otra. Y por ltimo cultivar la tenacidad