Manual de Calidad v5

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJERCITO NACIONAL
MANUAL DE CALIDAD
Cdigo: MD-CGFM-CE-JEM-DIPLA-MC-001 Versin: 5 Fecha de emisin: 2011-07-29 Pg. 21
Este documento es propiedad del Ejercito Nacional No est autorizada su reproduccin total o parcial
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA EJRCITO NACIONAL
MANUAL DE CALIDAD
Cdigo Proceso: MD-CGFM-CE-JEM-DIPLA-MC-001 Versin: 5 Fecha de emisin: 2011-07-29 Pg. 2 de 21
INDICE
1. 1.1 1.2 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.4.1 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 4. 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 5. 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3
MANUAL DE CALIDAD Objetivo del Manual Definiciones PRESENTACIN DE LA INSTITUCIN Resea Historica del Ejrcito Nacional Localizacin Estructura Organica Clientes-partes interesadas-productos y servicios Requisitos de los clientes y partes interesadas Direccionamiento Estrategico Misin Visin Principios Valores SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Sistema de Gestin de Calidad-Sistema de Control Interno y SISTEDA Planificacin del Sistema de Gestin de Calidad Alcance del Sistema de Gestin de Calidad Exclusiones ESTRUCTURA DEL SISTEMA Y DOCUMENTACION Estructura de Macroprocesos y Procesos del Sistema Conformacion del Sistema y aplicacin de los requisitos de la NTCGP 1000:2009 / ISO 9001:2008 Matriz Macroprocesos y Procesos Comunes Mapa de Macroprocesos del Ejrcito Nacional Despligue de Macroprocesos Despliegue Macroprocesos Comunes Documentos del Sistema Control de Documentos Control de los Registros Listados de Control POLTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD Objetivos de Calidad RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN Responsabilidad y Autoridad Representante de la Direccin Comunicacin Interna Revision por la Direccin
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6. 6.1 6.2 6.3 7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 8. 8.1 8.2 8.2.1 8.3 8.4
GESTION DE LOS RECURSOS Provisin de los Recursos Financieros Talento Humano Infraestructura PRESTACIN DEL SERVICIO Diseo y Desarrollo Comunicacin con el cliente Propiedad del Cliente Adquisicin de Bienes y Servicios Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin MEDICIN, ANALISIS Y MEJORA Satisfaccin del Cliente Seguimiento y Medicin Auditora Interna Control del Servicio No Conforme Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
ANEXOS ANEXO 1. ALCANCE UNIDADES CERTIFICADAS INDEPENDIENTEMENTE 1.1 1.2 1.3 1.4 Alcance JEING (Jefatura de Ingenieros) Alcance JEREC (Jefatura de Reclutamiento) Alcance CENAE (Centro Nacional de Entrenamiento del Ejrcito de Colombia) Alcance EMSUB (Escuela Militar de Suboficiales Sargento "INOCENCIO CHINCA"
ANEXO 2. ESTRUCTURA DE PROCESOS UNIDADES CERTIFICADAS INDEPENDIENTEMENTE 2.1 2.2 2.3 2.4 Estructura JEING (Jefatura de Ingenieros) Estructura JEREC (Jefatura de Reclutamiento) Estructura CENAE (Centro Nacional de Entrenamiento del Ejrcito de Colombia) Estructura EMSUB (Escuela Militar de Suboficiales Sargento "INOCENCIO CHINCA"
ANEXO 3. EXCLUSIONES ESPECIFICAS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE LAS UNIDADES CERTIFICADAS INDEPENDIENTEMENTE 3.1 3.2 3.3 3.4 Exclusiones JEING (Jefatura de Ingenieros) Exclusiones JEREC (Jefatura de Reclutamiento) Exclusiones CENAE (Centro Nacional de Entrenamiento del Ejrcito de Colombia) Exclusiones EMSUB (Escuela Militar de Suboficiales Sargento "INOCENCIO CHINCA")
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DECLARACIN DE COMPROMISO DEL COMANDANTE DEL EJRCITO CON LA GESTIN DE CALIDAD
El Ejrcito de los colombianos consciente de la importante funcin social que cumple en el engranaje de la estructura del Estado, la defensa de la poblacin, la integridad territorial y el orden Constitucional como el verdadero sostn de la democracia, ha desarrollado e implementado mecanismos gerenciales como: el Sistema de Gestin de Calidad (SGC), el Modelo Estndar de Control Interno (MECI) y el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), como referente permanente e instrumento eficaz en el proceso de la organizacin de mejora por resultados en sus macroprocesos, procesos y procedimientos para que la totalidad de sus integrantes se encausen hacia un mismo fin el de satisfacer las necesidades de los usuarios en el cumplimiento de su misin y roles asignados con altos estndares de calidad, efectividad y competitividad.
La filosofa FE EN LA CAUSA del Ejrcito Nacional circunscribe su gestin a estos sistemas, interiorizndolos como la razn suprema que impulsa el accionar de los hombres que integran la Fuerza hacia un compromiso magno de Defender la Independencia Nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacfica y la vigencia de un orden justo, bajo esta perspectiva, la gestin en todos los niveles de la Fuerza exigir un comportamiento tico superior con responsabilidad sustentados en los principios y valores y basados por cuatro factores determinantes de desarrollo: el liderazgo, la responsabilidad social, la innovacin y aprendizaje y la transparencia.
De esta forma, articular la gestin institucional con mejores prcticas para el planeamiento estratgico, la optimizacin de recursos, el desarrollo tecnolgico y proyeccin de la Fuerza, ser uno de nuestros objetivos, por tanto busca mejorar e implementar procesos y procedimientos administrativos que distingan al Ejrcito Nacional como una organizacin moderna sustentada en la integracin armnica de los sistemas y la aplicacin de principios de excelencia Institucional.
General ALEJANDRO NAVAS RAMOS COMANDANTE EJRCITO NACIONAL DE COLOMBIA
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1. MANUAL DE CALIDAD 1.1 Objetivo del Manual
Este Manual de Calidad tiene como finalidad describir el Sistema de Gestin de Calidad del Ejrcito Nacional, su alcance y los mecanismos que permiten mantenerlo para asegurar que los servicios prestados cumplan con los requisitos de calidad establecidos en las Normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008. El presente Manual de Calidad aplica para todos los procesos del Ejrcito Nacional y debe ser conocido por todos los funcionarios 1.2. Definiciones 3 Trminos y
Se acogen todas las definiciones establecidas en la norma NTCGP 1000:2009 Captulo Definiciones y en la norma ISO 9000:2000.
Las siguientes definiciones se refieren a trminos propios de la Institucin y se incluyen con el fin de facilitar su comprensin y entendimiento por parte de los usuarios del sistema: Amenaza: Factor externo potencialmente peligroso o daino para el futuro de la organizacin. Comando Unificado: Organizacin militar compuesta por elementos significativos de dos o ms Fuerzas, bajo la responsabilidad de un Comandante, a lo cual se le asigna una misin amplia y continua, constituido por disposicin del Gobierno Nacional. Sigla: (CGFFMM: Comando General Fuerzas Militares). Comandante: Es el Oficial investido de autoridad legal para comandar, gobernar, dirigir y/o administrar una organizacin militar. Canales de Informacin: Conduccin de las relaciones del Estado Mayor, entre los niveles superiores, subalternos, adyacentes y de apoyo, existen tres canales que pueden ser empleados por los oficiales del Estado Mayor: Canales de mando, Canales de Estado Mayor, Canales Tcnicos. Canal de mando: Son aquellos a travs de los cuales se ejerce el mando, es decir los que utiliza el Comandante de las unidades superiores, adyacentes y subordinadas. Canal de Estado Mayor: Son aquellos empleados para conducir los asuntos de rutina entre los elementos de un mismo Estado Mayor, o entre los Estados Mayores de diferentes cuarteles, dentro de los lmites establecidos por los respectivos Comandantes. Canal Tcnico: Son los normalmente empleados por los jefes de los servicios tcnicos para manejar, dentro de los lmites prescritos por el Comandante, los asuntos tcnicos de rutina que no requieran la intervencin de otros organismos y que no impliquen modificacin de las directivas o normas de Comando. Ciudadana: Condicin del ciudadano que conlleva derechos y deberes: en nuestro orden jurdico se adquiere al cumplir 18 aos, es requisito para cumplir la funcin del sufragio y desempear empleo pblicos que impliquen autoridad o jurisdiccin. Direccionamiento Estratgico: Conjunto integrado de conceptos, los cuales delinean el mapa de ruta que debe seguirse para alcanzar los objetivos propuestos en el contexto estratgico.
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Directiva: Es un acto administrativo emitido por la Entidad o Dependencia, para fijar pautas, directrices, lineamiento u objetivos de carcter operativo o administrativo mediante la asignacin precisa de responsabilidades y recursos, que faciliten el cumplimiento del Plan Estratgico Institucional y dems normas del orden constitucional, legal o reglamentario. Con base en la Directiva, las Unidades subordinadas deben cumplir las rdenes emitidas en la misma. Directiva Permanente: Su vigencia comprende un periodo de tiempo indefinido que se determina a partir de la correspondiente fecha de expedicin o de cualquier otra que se seale como iniciacin de su vigencia. Las Directivas permanentes pueden ser modificadas o derogadas mediante otro acto administrativo de acuerdo a la evaluacin de los resultados obtenidos con su aplicacin. Directiva Transitoria: Cuando el tiempo de su vigencia es determinado entre dos fechas precisas. Se refiere a instrucciones para dar respuesta a situaciones de carcter temporal; comprende directrices para conducir actividades antes, durante y despus del hecho que la origina. Derechos Humanos (DDHH): Se considera el conjunto de garantas y atributos de toda persona, los cuales se deben respetar sin ningn tipo de discriminacin por motivo de raza, sexo, religin, etc. Se caracterizan porque deben ser permanentes, es decir que deben garantizarse en todo tiempo, tanto de paz como en tiempo de guerra. Son universales porque corresponden a todo habitante de la tierra. Derecho Internacional Humanitario (DIH): Es aquel conjunto de normas Internacionales de carcter consuetudinario referentes a trato humanitario de combatientes y no combatientes en conflictos armados internacionales y no internacionales. Limita los medios y mtodos de hacer la guerra. Doctrina: Conjunto coherente de enseanzas o instrucciones que pueden ser un cuerpo de enseanzas basadas en un sistema de creencias, principios o posiciones respecto a una materia o cuestin determinada. Estado: Agrupacin de individuos, con territorio propio, ligados por un inters comn que viven independientes de otras agrupaciones de la misma naturaleza. Con una autoridad que lo rige. Estado Mayor: Equipo asesor compuesto por oficiales seleccionados por sus conocimientos, experiencia, fe en la causa e iniciativa, a quienes especficamente se les destina para recomendar al Comandante en el ejercicio del mando y control. Independencia: Toma de decisiones autnomas y soberanas como Estado independiente y no presionado inducido por otro u otros Estados, Gobiernos, Grupos sociales etc. Enmarcado y regido por sus propias leyes y su Constitucin. Iniciativa estratgica: Son la iniciativas, proyectos, acciones o actividades que se realizan para lograr el cumplimiento de los objetivos o metas. Lecciones Aprendidas: Son hechos presentados donde se aprende de los errores y estos para fortalecer la doctrina militar. Legitimidad: Poder basado en la autoridad, otorgado netamente por el pueblo soberano, para que sea legtimo debe ser reconocido como justo, ordenado por la ley y expresar la voluntad general. Manual de Especifico de Funciones y Competencias Laborales: Descripcin detallada de cada una de las responsabilidades y autoridades de los cargos, segn su nivel jerrquico y grado. Neutralizacin: Control territorial Operaciones sicolgicas Operaciones de seguridad y defensa de la Fuerza y accin ofensiva (desarticular).
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Plan: En el lxico castrense, la aceptacin del PLAN ms generalizada es la del proyecto, conjunto de prescripciones y normas que se dictan para la realizacin de un cierto propsito. Toda accin de guerra se rige por un plan, lo que es perfectamente lgico , ya que cualquiera que ella sea, desde la ms amplia concepcin estratgica hasta la ms limitada maniobra tctica, requieren una organizacin, una distribucin de misiones, una coordinacin de medios, una previsin de recursos de todas clases. As, hay planes de campaa, de fuegos, de transportes, de vuelo, etc. Plan de Campaa: Aquel que traza las operaciones hasta el encuentro con el enemigo y el conocimiento de los primeros resultados. Para Villamartn, todos los planes de campaa se reducen a tres: 1 forzar y romper las masas enemigas por el frente, dividindolas y hacindoles retroceder, 2 envolver sus comunicaciones por el flanco, para apoderarse de los recursos o abrazando la masa en un crculo de hierro; 3 una combinacin de ambos planea. El primero en el rompimiento; el segundo, envolvente, el tercero, mixto. Es un plan inherente en su naturaleza a las operaciones conjuntas, consiste en una serie de operaciones mayores relacionadas con acciones tcticas, operacionales y estratgicas, que tienen como finalidad lograr objetivos estratgicos y operacionales dentro de un tiempo y espacio dados. Plan de Accin: Herramienta de planeacin y control que se evala trimestralmente y su gestin y resultado es analizado por la Contralora General de la Repblica. Plan de Operaciones: Es un plan para la accin militar, que normalmente se ejecuta como parte de una campaa. Puede abarcar las disposiciones para una sola operacin o para varias que se realizan simultnea o sucesivamente. Es desarrollado con base en el plan para la elaboracin de las rdenes de Operaciones. Poblacin Civil: Comprende a todas las personas que sean civiles, en los conflictos armados internacionales, como en los no internacionales, goza de una proteccin general contra los peligros procedentes de operaciones militares. Operacin Militar: Accin Militar estratgica, operacional o tctica para obtener los objetivos asignados. Seguridad Nacional: En desarrollo de lo establecido en la Constitucin Poltica, es deber del Estado, disear en el marco del respeto por los Derechos Humanos y las normas de Derecho Internacional Humanitario, las medidas necesarias, incluido el uso de la fuerza, para ofrecer a sus asociados un grado relativo de garantas para la consecucin y mantenimiento de niveles aceptables de convivencia pacfica y seguridad ciudadana, que aseguren en todo tiempo y lugar, en los mbitos nacional e internacional, la independencia, la soberana, la autonoma, la integridad territorial y la vigencia de un orden justo, basado en la promocin de la prosperidad general. Sistema Integrado de gestin: Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tiene por objetivo orientar y fortalecer la gestin, dar direccin, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los subsistemas que lo componen (Gestin de calidad, Modelo Estndar de Control Interno, Gestin de Desarrollo Administrativo, entre otros). Soberana: Espacio, instancia o sujeto donde se decide la gestin pblica, la legalidad en la resolucin de las controversias y donde se definen los imaginarios de sociedad. Tablas de Organizacin y Equipo: Se entiende como las disposiciones destinadas a determinar la misin, organizacin, capacidades y dotaciones de los distintos componentes de las Fuerzas Militares. Sigla: (TOE). Unidad: Singularidad numrica o en lo cualitativo.// Unin.// Armona.// Conformidad.// Medida que sirve de comparacin o para cmputo.// Parte de las Fuerzas Militares que obran con independencia y a las rdenes de un comandante.// Cada una de las fracciones orgnicas en que se divide un Ejrcito y cada una de sus partes integrantes sucesivamente subordinadas; siempre que cuenten con un mando y una denominacin. Sigla: (UOM: Unidad Operativa Mayor).
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2.
PRESENTACION DE LA INSTITUCION
2.1 Resea Histrica del Ejrcito Nacional de Colombia En el trasegar de la nacin colombiana, afianzada en el sistema republicano, sobresalen sus instituciones, y entre stas, el Ejrcito cumple un papel trascendental, ligada a su historia. En la gesta de independencia, (en trminos generales de 1810 a 1819), tres fueron los estamentos sociales que la lideraron: la iglesia, criollos y los militares. La iglesia porque se trataba de una sociedad profundamente religiosa, legitim espiritualmente la idea libertaria. Los criollos con prestigio social aficionados a las letras y la ciencia, con poder econmico pero sin poder poltico, lo cual anim la misma idea con el propsito de forjar un gobierno propio. Los militares reunieron el apoyo anmico religioso, compartieron las propuestas de libertad y autonoma poltica, y lograron derrocar un poder colonial aferrado a los antiguos privilegios, que castigaba en el cadalso las intenciones republicanas con un rgimen de terror en busca de la reconquista. Un episodio momentneo pero importante fue la formacin del ejrcito comunero, que en 1781, bajo el liderazgo de Jos Antonio Galn, reuni una fuerza cercana a los 20.000 individuos aunque equipados en su mayora con herramientas de labranza, fueron detenidos a las puertas de Santa Fe slo con la falsa promesa de un pacto nunca cumplido. Menos de dos dcadas despus, el 23 de julio de 1810, la Junta Suprema de Gobierno dispone la creacin de Batalln de Voluntario de la Guardia Nacional, unidad primigenia del Ejrcito. En los das subsiguientes, sobre todo a partir del 26, al declararse la independencia absoluta, se regularizaron las Armas bsicas: Infantera, Caballera, Artillera, e ingenieros. Superadas las guerras civiles de la primera Repblica (1810-1814), impedimento a la slida organizacin y ante el inminente establecimiento de la Reconquista, se hizo necesaria la unidad de los ejrcitos bajo el mando de los generales Simn Bolvar y Francisco de Paula Santander, para obtener el objetivo definitivo en la batalla de Boyac, el 7 de agosto de 1819, (Da del Ejrcito Nacional). El resto del siglo XIX, salpicado de guerras civiles, tambin fue testigo de intentos espordicos de academias militares, como la de Jos Ramn de Leiva: 1810; Francisco Jos de Caldas: 1814; o de Toms Ciprino de Mosquera, 1845-1849. La presencia de las misiones militares en el subsiguiente siglo XX, fueron tambin decisivas por el aporte doctrinario de nuestro Ejrcito. La Misin Militar Chilena, 1907-1915, fruto de la Reforma Militar del Presidente General Rafael Reyes Prieto, que conllev la activacin de la actual escuela Militar de Cadetes General Jos Mara Crdova, y en 1909 de la Escuela Superior de Guerra, marc la senda de profesionalizacin que se extiende an en el presente, cien aos despus. Junto con las misiones suiza, francesa y norteamericana, igualmente influyentes en el actual carcter de la Fuerza, es necesario destacar las reformas obtenidas a partir de la circunstancia particular de la participacin de Colombia en eventos blicos en la defensa de las fronteras o fuera de ellas. El conflicto amaznico, 1932 1934, signific empezar a considerar el concepto de operaciones conjuntas, dado el complejo teatro de guerra, donde de haca impensable en componente fluvial y por supuesto, al areo. La guerra de Corea 1950-1953, donde el Ejrcito de Colombia (Batalln de Infantera No. 1) actu dentro de una fuerza multinacional, hizo que se reorganizaran, entre otros, los Estados Mayores, (secciones de Presupuesto, Inteligencia, Organizacin, logstica, Personal y Relaciones Cvico Militares), experiencia aprendida y aplicada al caso colombiano por nuestros oficiales a su regreso. La guerra contra la subversin, el narcotrfico y el terrorismo, han decidido la modernizacin de las ltimas dcadas. Las Unidades de Contraguerrilla, las Brigadas Mviles, los batallones de Alta Montaa y Especiales Energticos Viales, son una muestra ms de la manera como no slo el Ejrcito sino las Fuerzas Militares deben actuar con antelacin a las prcticas criminales. La reorganizacin del Cuartel General del Comando del Ejrcito, mediante la Disposicin 00016 de 2007, que busca un mejor direccionamiento tctico y estratgico, constituye ejemplo de ello en la tarea siempre presente por el cumplimiento de nuestra misin constitucional.
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2.2
Localizacin
El Comando del Ejrcito est ubicado en la Av. El Dorado Carrera 52 CAN en la ciudad de Bogot y cuenta con Ocho Divisiones a nivel Nacional.
DIV I: Primera Divisin Ubicacin: Santa Marta DIV II: Segunda Divisin Ubicacin: Bucaramanga DIV III: Tercera Divisin Ubicacin: Popayn DIV IV: Cuarta Divisin Ubicacin: Villavicencio DIV V: Quinta Divisin Ubicacin: Bogot DIV VI: Sexta Divisin Ubicacin: Florencia DIV VII: Septima Divisin Ubicacin: Medelln DIV VIII: Octava Divisin Ubicacin: Yopal
Fuente: Direccin Organizacin, Planes y Relaciones Internacionales
2.3
Estructura Orgnica
JEOPE: Jefatura de Operaciones, JELOG: Jefatura Logstica, JEDEH: Jefatura de Desarrollo Humano, JEDOC: Jefatura de Educacin y Doctrina, JEDIH: Jefatura de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, JEING: Jefatura de Ingenieros Militares, JEFIP: Jefatura Financiera y Presupuestal, JEREC: Jefatura de Reclutamiento, JEJUR: Jefatura Jurdica
2.4
Clientes - Partes Interesadas - Productos y Servicios
Productos y Servicios Direccionamiento: Directivas Permanentes, Transitorias, Polticas de Comando y/o Planes. Seguridad y Defensa (Macroprocesos de Inteligencia, Operaciones y Accin Integral (Actividades de
consolidacin con la poblacin civil, que hacen parte de la cadena valor como un mecanismo de acercamiento y contacto con la ciudadana)).
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2.4.1 Requisitos de los clientes y partes interesadas Los requisitos de los clientes y partes interesadas estn establecidos en la Constitucin Nacional, Leyes, Decretos y dems normatividad aplicable al Sector Defensa y al Ejrcito Nacional, para identificar los requisitos de los servicios ofrecidos por la Institucin. Los requisitos identificados son la informacin que se maneja para poder establecer los requisitos, caractersticas y los estndares de calidad de los productos o servicios del Ejrcito. 2.5 Direccionamiento Estrategico
2.5.1 Misin El Ejrcito Nacional conduce operaciones militares orientadas a defender la soberana, la independencia y la integridad territorial, proteger a la poblacin civil, los recursos privados y estatales, para contribuir a generar un ambiente de paz, seguridad y desarrollo, que garantice el orden constitucional de la nacin. 2.5.2 Visin Un Ejrcito legtimo, disciplinado, moderno, profesional, entrenado, afianzado en sus valores, con la moral en alto, capaz de neutralizar las amenazas internas y externas en el cumplimiento de su misin, contribuyendo a la construccin de los caminos de la paz y al desarrollo de la Nacin. En el ao 2035, el Ejrcito Nacional ser una Fuerza distinguida por altos estndares de efectividad y competitividad en el cumplimiento de las misiones y roles asignados; flexible y adaptable a los escenarios, con niveles superiores de capacidades operacionales, modernizado y afianzado en el alto desempeo y profesionalizacin de sus hombres y en la innovacin tecnolgica, para combatir las nuevas amenazas, asumir los retos emergentes, preservar la paz, el medio ambiente y contribuir al logro de los fines del Estado, en absoluto arraigo del respeto a la dignidad humana. 2.5.3 Principios Verdades y esencias inmutables que rigen y acompaan todo cuanto hacemos y decimos. Su inviolabilidad es un compromiso de vida. Respeto por los Derechos Humanos y acatamiento del Derecho Internacional Humanitario: Respetar los Derechos Humanos y acatar el Derecho Internacional Humanitario, en el marco de la obligacin que establecen las normas y los preceptos que los rigen. Respeto por la Constitucin y la Ley: Respetar la constitucin y la ley, acatndola y aplicndola como la carta magna que inspira el deber; nuestra misin es defenderla y respetarla. Honor Militar: Mi ser y hacer se deber al Honor militar, como obligacin del Soldado en su obrar de manera recta e irreprochable. Asumir con orgullo y respeto la investidura militar con la que fui privilegiado. Disciplina: La disciplina militar estar presente en todos mis actos, como condicin esencial para la existencia del Ejrcito Nacional. El mandar y el obedecer estarn siempre dentro de las atribuciones del superior y las obligaciones del subalterno. tica en todas las actuaciones: Mi comportamiento militar se caracterizar por actuaciones bajo los mandatos morales, acompaado de los valores y virtudes militares. Compromiso: Mi decisin, motivacin, deseo y responsabilidad, ser actuar conforme al juramento patrio. El compromiso ser el de contribuir a la satisfaccin de las necesidades de la comunidad para los fines que la Constitucin y la Ley nos confa.
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2.5.4
Valores
Conjunto de creencias construidas en forma colectiva que brindan estabilidad, especialmente en el desarrollo del cambio y el progreso. Hacen que cada una pueda ir ms all de sus capacidades, poniendo a prueba su verdadera potencialidad. Logrando que el integrante del Ejrcito sepa realmente de lo que es capaz. Respeto: Mantendr profunda consideracin por todas las personas, otorgando un alto valor a su dignidad; fomentar el respeto propio, el respeto por mis compaeros, superiores, subalternos y por mi familia. Honestidad: Actuar con decencia, decoro, compostura, honradez e integridad de acuerdo con los mandatos de la conciencia. Lealtad: Mi accin ser de fidelidad y lealtad para con la patria, la institucin, los superiores y compaeros; as como con el cumplimiento de la ley y la misin Valor: Enfrentar con coraje y osada los desafos y retos que la misin me impone, reconociendo mis errores y actuando decididamente para rectificarlos. Prudencia: Mi comportamiento se fundamentar en la sabidura prctica para ejecutar y tomar decisiones acertadas y justas en las diferentes situaciones. Constancia: Mi actitud y hbitos estarn sujetos a la persistencia, la tenacidad y la perseverancia, para cumplir sin interrupciones con los objetivos propuestos. Solidaridad: Responder con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida, la paz, el orden y la seguridad de la poblacin. 3. 3.1
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Sistema de Gestin de Calidad- Sistema de Control Interno y Sistema de Desarrollo Administrativo
La interaccin de estos tres sistemas permiten fortalecer los procesos y optimizar los recursos en la Institucin, estos son herramientas que tienen como propsito contribuir al fortalecimiento de los mismos, los cuales se soportan en elementos comunes. El Sistema de Gestin de Calidad se enfoca en la administracin y definicin de acciones para mejorar el desempeo de la institucin; el Sistema de Control Interno se orienta a la configuracin de estructuras de control de la gestin; y el Sistema de Desarrollo Administrativo centra su propsito en la planeacin de la gestin estatal del orden nacional. La articulacin entre estos tres sistemas se caracteriza por la adopcin de un modelo basado en la gestin de los procesos y la mejora continua de los mismos mediante la aplicacin del ciclo PHVA. 3.2 Planificacin del Sistema de Gestin de Calidad
La planificacin del sistema se inicio con la definicin de un programa de implementacin y mejora del Sistema de Gestin de la Calidad y del Modelo Estndar de Control Interno bajo las Normas NTCGP1000:2009 / ISO 9001:2008 y el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 de acuerdo al decreto 1599 de 2005, con la elaboracin de Directivas, que tratan sobre el Desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin de Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Ejrcito Nacional, en las que se definieron los lineamientos, se establecieron fechas y las actividades a realizar para su desarrollo.
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Al iniciar el proceso de implementacin y mejora del Sistema de Gestin de Calidad, se alineo la planificacin del sistema con la planificacin estratgica de la entidad, siendo este el principal instrumento y referente de gestin institucional del Ejrcito Nacional. Es importante resaltar que la construccin del Plan Estratgico se hace siguiendo lineamientos emitidos por el Gobierno, el Ministerio de Defensa y el Comando General de las Fuerzas Militares. 3.3 Alcance del Sistema de Gestin Calidad
El sistema de gestin de calidad del Ejrcito Nacional descrito en este manual, aplica para todos los procesos de la Institucin, con el siguiente alcance: Direccionamiento estratgico, emisin y control de polticas del Ejrcito Nacional, con el fin de conducir Operaciones Militares orientadas a defender la soberana, la independencia, la integridad territorial y el orden Constitucional de la Nacin. El cubrimiento para la certificacin del Sistema fue inicialmente el Comando Ejrcito Bogot y las Unidades Operativas Mayores, ampli su certificacin para el CENAE, LA EMSUB, JEREC y JEING (ver anexo). 3.4 Exclusiones
No hay exclusiones. 4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA Y DOCUMENTACIN
El Ejrcito Nacional ha establecido un modelo de operacin por procesos en los cuales las actividades se ejecutan de acuerdo con el ciclo PHVA, buscando mejorar el desempeo y la capacidad para prestar un servicio que responda a las necesidades y expectativas de los clientes (inmediato y final). 4.1 Estructura de Macroprocesos y Procesos del Sistema
El Sistema de Gestin de Calidad del Ejrcito est constituido por doce (12) Macroprocesos y estos a su vez estn conformados por 30 Procesos de los cuales (10) Macroprocesos y (13) procesos son comunes en las Unidades Operativas Mayores y (10) Macroprocesos y (15) procesos son comunes en las Unidades Operativas menores, as: De tipo Estratgico (1): En el cual fijan los Objetivos, Polticas y Estrategias para el cumplimiento de la Visin y Misin de la Institucin: Macroproceso de Direccionamiento Estratgico. De tipo Misional (3): Son los que contribuyen al logro de la Misin, a la razn de ser de la Institucin, permiten brindar defensa y seguridad a la Ciudadana: Macroprocesos de Inteligencia, Operaciones y Accin Integral. De tipo Apoyo (7): Proporcionan el soporte y proveen los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de los Macroprocesos de tipo misional: Macroprocesos de Gestion Logstica, Gestin Educacin y Doctrina, Gestin Desarrollo Humano, Gestin de Apoyo y Soporte Administrativo, Gestin Financiera, Gestin Juridica, Gestin Ingenieros. De tipo Evaluacin (1): Son aquellos procesos que mediante la evaluacin y seguimiento permiten monitorear peridicamente el desempeo de los procesos y tomar decisiones objetivas: Macroproceso de Gestin Evaluacin, Control y Seguimiento.
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4.1.1
Conformacin 9001:2008
del Sistema y
Aplicacin de
los Requisitos de la NTCGP 1000:2009 / ISO

LIDER DEL PROCESO Director de Planeacin Director de Organizacin, Planes y Relaciones Internacionales Jefe Jefatura Financiera Director de Presupuesto, Director de Planeacin, Jefe Jefatura DDHH y DIH, Directores JEDIH, Coordinadores Jurdicos Militares Director de Accin Integral, Oficial G5,B5,S5 Jefe Jefatura de Operaciones Director de Operaciones, Oficial de Operaciones G3 Director de Inteligencia, Oficial G2 Jefe Jefatura Logstica, Intendente General, Directores JELOG, Oficiales G4 Jefe Jefatura Logstica, Intendente General, Directores JELOG, Jefe Jefatura Ingenieros, Director de Sanidad, Ayudante General Jefe Jefatura Educacin y Doctrina, Oficial G3,B3,S3 Jefe Jefatura Educacin y Doctrina, Director de Instruccin y Entrenamiento, Director de Educacin Militar, Oficial G3 Jefe Jefatura de Reclutamiento Director de Reclutamiento y Control de Reservas, Oficial de Reclutamiento Jefe Jefatura Desarrollo Humano, Director de Personal, Director de Prestaciones Sociales, Director de Sanidad, Director de Preservacin, Director de Bienestar, Oficial G1 Jefe Jefatura Desarrollo Humano, Director de Personal. Director de Prestaciones Sociales, Director de Sanidad Jefe Jefatura Desarrollo Humano, Director de Personal, Director de Sanidad REQUISITOS DE LA NORMA 4.1, 4.2,5.1,5.2,5.3,5.4, 5.5, 5.6, 5.4, 6.1, 7.2.1, 7.2.2 5.5
MACROPROCESOS (12)
PROCESOS (30) Gestin de Calidad Planeacin Estratgica Organizacin Estratgica
* Direccionamiento Estratgico (5 Procesos)
Gestin Presupuestal
6.1
* Gestin DDHH y DIH
6.2 5.5, 7.2,7.3,7.5, 8.2.1,8.3 7.3, 7.5, 8.1, 8.3 7.1,7.2,7.3,7.5, 8.2.4, 8.3 6.3, 7.1
2 3 4
*Accin Integral (1 proceso) *Operaciones (1 proceso) *Inteligencia (1 proceso)
*Gestin Accin Integral *Anlisis, Control y Gestin Operacional (**DIV I, DIV III y DIV VII ) *Produccin de Inteligencia Militar *Planeamiento Logstico
*Gestion Logstica (2 procesos)
Adquisicin de Bienes y Servicios
6.3, 7.4
*Gestin Educacin Militar 6 *Gestin Educacin y Doctrina (2 procesos)
6.2
Gestin Doctrina
7.1
Reclutamiento
6.2
*Administracin de Personal 7 *Gestin Desarrollo Humano (3 procesos)
6.2, 6.4
Retiro de Personal
6.2
Vinculacin de Personal
6.2
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Cdigo Proceso: MD-CGFM-CE-JEM-DIPLA-MC-001
MACROPROCESOS (12) 7 *Gestin Desarrollo Humano (3 procesos)
Versin: 5
Fecha de emisin: 2011-07-29

LIDER DEL PROCESO Jefe Jefatura de Reclutamiento, Oficial de Reclutamiento Ayudante General Comando Ejrcito Ayudante General Comando Ejrcito, Comandante y/o JEM de Estado Mayor Divisiones Ayudante General Comando Ejrcito, Comandante y/o JEM de Estado Mayor Divisiones Jefe Jefatura Logstica, Director Telemtica, Oficial de Telemtica Unidades Militares Director Financiera Jefe Jefatura Jurdica Jefe Jefatura Ingenieros, Director de Infraestructura y Edificaciones Jefe Jefatura Ingenieros, Director de Gestin Ambiental, Asesor Ambiental Divisionario Jefe Jefatura Ingenieros, Director de Cartografa y Finca Raz Jefe Jefatura Ingenieros, Director de Auditoria de Obras Jefe Jefatura Ingenieros, Director de Ingenieros de Combate Inspector General, Jefes de Estado Mayor DivisionesBrigadas
Pg. 14 de 21
REQUISITOS DE LA NORMA 6.2 6.3 4.2.3,4.2.4
PROCESOS (30) Control de Reservas y Movilizacin Gestin Administrativa *Gestin Documental
*Gestin de Apoyo y Soporte Administrativo (4 procesos)
*Gestin Atencin al Ciudadana y Protocolo *Gestin Tecnolgica
5.2,7.2.3, 8.2.1,
6.3 6.1 7.2.2 6.3,7.3,7.6
9 10
Gestin Financiera (1 proceso) Gestin Juridica (1 proceso)
Gestin Contable Gestin Jurdica Diseo y Desarrollo
*Gestin Ambiental 11 *Gestin Ingenieros (5 procesos)
6.3
Gestin Finca Raz Auditora de Obras Equipo de Ingenieros
6.3,7.6 6.3 6.3 8.2.2 8.1
12
*Gestin Evaluacin, Control y Seguimiento (2 procesos)
*Inspeccin y Auditora
*Difusin, Asesora y acompaamiento
Nota: * = (10) Macroprocesos y (13) procesos son los comunes en las Unidades Operativas Mayores **= El proceso Anlisis, Control y Gestin Operacional de la DIV I, DIV III y DIV VII se excluyen para auditoria en razn a que reciben directrices del Comando Operativo Conjunto del Comando General de las Fuerzas Militares.
4.1.2
Matriz Procesos Comunes

Gestin Tecnolgica Anlisis, Control y Gestin Operacional Gestin DDHH y DIH Gestin Documental Difusin, Asesora y Acompaamiento Gestin Atencin al
Ciudadano y Protocolo
Gestin Educacin Militar
Gestin Ambiental
Produccin de Inteligencia Militar
Gestin Accin Integral
Administracin de Personal
Planeamiento Logstico
Procesos Comunes
Lder del Proceso Responsables DIV-BR
JEDIH Oficial G6,B6
DIRAI Oficial G5,B5
DIROP Oficial G3,B3
DINTE Oficial G2,B2
JELOG Oficial G4
JEDOC Oficial G3,B3
JEDEH Oficial G1
AYG JEM
JEING Asesor Ambient al
DITEJ Oficial G10
Inspeccin y Auditorias JEM
CEIGE
MANUAL DE CALIDAD
4.1.3
Mapa de Macroprocesos del Ejrcito Nacional
La estructura del sistema se observa en el mapa de macroprocesos (identificacin de los procesos que le permiten cumplir su Misin). Igualmente se elaboraron caracterizaciones por proceso, en las cuales adems de mostrar la interaccin con los otros procesos del sistema, se muestran las relaciones con entidades externas (cuando aplica) y se muestran las actividades principales de cada proceso siguiendo el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar). Con base en lo anterior, los procesos tambin muestran interacciones entre ellos mismos siguiendo la secuencia: salidas del planear, son las entradas del hacer, salidas del hacer entradas del verificar, salidas del verificar entradas del actuar. 4.1.4 Despliegue de Macroprocesos y Procesos
MANUAL DE CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD
4.2
DOCUMENTOS DEL SISTEMA

Describe el Sistema de Gestin de Calidad del Ejrcito Nacional, indicando como se dise y como se mantiene para asegurar que los servicios prestados por el Ejrcito Nacional cumplan con los requisitos de calidad.
MANUAL DE CALIDAD
Conformado por las caracterizaciones de los procesos las cuales describen las actividades principales de los mismos en el ciclo PHVA.
MANUAL DE PROCESOS
Los procedimientos describen detalladamente cmo se realizan las actividades de cada proceso. Las Directivas son el producto del sistema a travs del cual se direcciona a la Fuerza.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECTIVAS
Documentos que proporcionan evidencia del cumplimiento de un requisito y/o de la realizacin de una actividad (Registros).
DOCUMENTOS (FORMATOS, INSTRUCTIVOS, REGISTROS, PLANES, ENTRE OTROS)
4.2.1
Control de Documentos
Los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se controlan siguiendo la metodologa establecida en el procedimiento de Control de Documentos (DIPLA-P-001). En este procedimiento se describen los controles necesarios para la aprobacin, revisin, actualizacin, identificacin de cambios y de la versin vigente de los documentos, incluidas las disposiciones legales aplicables sobre el control de documentos establecidas en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo). 4.2.2 Control de Registros
Los registros del Sistema de Gestin de la Calidad del Ejrcito Nacional se controlan siguiendo la metodologa establecida en el procedimiento Control de Registros (DIPLA-P-002), el cual define los parmetros necesarios para: su identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin (acceso), tiempo de retencin y disposicin final, en coherencia con las disposiciones legales aplicables sobre el control de registros establecidas en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo). 4.2.3 Listados de Control
El control de documentos y registros del sistema se efecta a travs de los Listados Maestros de Documentos, Listados Maestros de Registros, Tablas de Retencin Documental y Normogramas. 5. POLTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD
El Ejrcito Nacional plantea su compromiso con el Sistema de Gestin de la Calidad a travs de la siguiente Poltica de Calidad:
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El Ejrcito Nacional en cumplimiento de su Misin Constitucional, conduce Operaciones Militares orientadas a defender la Soberana, la Independencia y la Integridad Territorial, para contribuir a generar un ambiente de paz y seguridad que coadyuve en el progreso de la Nacin, comprometindose para ello a promover el compromiso, motivacin y desarrollo de su talento humano, a administrar sus riesgos y a mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad de sus procesos. 5.1 Objetivos de Calidad
Los objetivos de calidad se definieron de manera coherente con la Poltica de Calidad como un medio para enmarcar las acciones de la Institucin hacia propsitos comunes que de manera consolidada le faciliten el cumplimiento de su Misin Constitucional y de sus propsitos en relacin con la calidad. 1. Acelerar la derrota militar de las ONT`s a fin de contribuir a la consolidacin y construir la paz. 2. Consolidar la seguridad regional y local para garantizar el desarrollo socioeconmico, la proteccin de los recursos estratgicos y la gobernabilidad. 3. Fortalecer el desarrollo integral del hombre como esencia para la transformacin institucional armonizada. 4. Garantizar las capacidades estratgicas para la Defensa Nacional. 5. Afianzar el respeto por los DDHH y el DIH y desarrollar instrumentos para la Defensa Integral. 6. Articular la gestin institucional con mejores prcticas para el planeamiento estratgico, la optimizacin de recursos, desarrollo tecnolgico y proyeccin de la Fuerza. 5.2 5.2.1 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN Responsabilidad y Autoridad
Las responsabilidades y autoridades que tienen cada uno de los cargos que hacen parte de la estructura organizacional del Ejrcito Nacional, han sido estipuladas en el Manual especifico de funciones y de competencias laborales, en el se hace una descripcin detallada de acuerdo con el nivel jerrquico y grados que se tienen en la Institucin. 5.2.2 Representante de la Direccin
El Ejrcito Nacional nombr al Director de Planeacin del Ejrcito como Representante del Comandante del Ejrcito para efectos de garantizar la implementacin, operacionalizacin y mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad y del Modelo Estndar de Control Interno MECI, de conformidad con la Ley 872/03, Decreto 4110/04, Decreto 1599/05, por medio de la Orden General N 7 de fecha 04-abril-2007 articulo N 3. 5.2.3 Comunicacin Interna
El Ejrcito Nacional promueve una adecuada comunicacin al interior de los procesos del Sistema de Gestin de Calidad de la Fuerza, mediante los siguientes canales: a. Canales de mando b. Canales de Estado Mayor c. Canales Tcnicos El Estado Mayor del Ejrcito Nacional realiza reuniones peridicas en las que se trasmiten las rdenes y decisiones tomadas por la Fuerza. Para generar la cultura de la calidad, se realizan capacitaciones peridicas en temas de calidad, de las cuales cada dueo de proceso debe retroalimentar a todos los funcionarios que estn bajo su responsabilidad.
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5.3
Revisin por la Direccin
Anualmente, la Alta Direccin: El Segundo Comandante y Jefe de Estado Mayor, Inspector General y el Estado Mayor del Ejrcito efectan la revisin del Sistema de Gestin de Calidad de acuerdo con los parmetros definidos en el numeral 5.6 de las Normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008. Esta revisin se realiza simultneamente, tanto para el Sistema de Gestin de calidad, como para el Modelo Estndar de Control Interno MECI, teniendo en cuenta su compatibilidad. La informacin para la revisin al igual que los resultados de la revisin y las conclusiones, compromisos, decisiones y acciones a tomar, se registran en el Acta Revisin al Sistema de Gestin de Calidad por los Altos Mandos. 6. 6.1 GESTIN DE LOS RECURSOS Provisin de los Recursos Financieros
El proceso Planeacin Estratgica, formula los planes de desarrollo, programas y proyectos de inversin que requiere la Fuerza para satisfacer las necesidades de los usuarios. La Direccin de Planeacin y la Direccin de Presupuesto mediante el proceso de Gestin Presupuestal garantizan la asignacin de los recursos necesarios para la operacin eficaz y eficiente de los procesos. De igual forma los procesos de Gestin Administrativa y Financiera del presupuesto y Gestin Contable realizan seguimiento y control del presupuesto asignado, emitiendo polticas y directrices que aseguran un correcto empleo de los recursos y consolidacin de los estados financieros. 6.2 Talento Humano
El Ejrcito Nacional cuenta con el MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES el cual especifica el perfil y los requisitos que debe cumplir la persona que desempea determinada labor. El proceso de Organizacin Estratgica es el responsable de la aprobacin de las Tablas de Organizacin y Equipo TOE. En estas tablas se define la asignacin de cargos del Ejrcito Nacional, y se determina la estructura organizacional necesaria para el desarrollo de los procesos. 6.3 Infraestructura
El Ejrcito Nacional proporciona los recursos necesarios que posibilitan al personal dar cumplimiento a sus labores, al igual que un espacio laboral adecuado y el equipo, herramientas y sistemas informticos convenientes para el desarrollo eficaz de los procesos. 7. 7.1 PRESTACIN DEL SERVICIO Diseo y Desarrollo
El Ejrcito Nacional mediante la aplicacin del procedimiento de Diseo y Desarrollo de Directivas y Planes, disea, emite y controla las Directrices que le permiten a la Fuerza (Procesos Misionales), cumplir con su Misin Constitucional.
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7.2
Comunicacin con el cliente
Se mantiene continuamente la comunicacin con la Fuerza a travs de programas radiales, reuniones de Estado Mayor, correo institucional, intranet, medios escritos (oficios, radiogramas, directivas, boletines, etc.), microondas, avantel, entre otros. Entre la ciudadana y el Ejrcito Nacional los canales de comunicacin son establecidos por los procesos de Gestin Accin Integral y Gestin Atencin al Ciudadana y Protocolo. La pgina Web (www.ejercito.mil.co), acta como el principal instrumento de integracin y comunicacin a nivel nacional e internacional y en cinco diferentes idiomas (ingls, francs, alemn, portugus y espaol). La funcin del Web mster a travs de la oficina de atencin al ciudadano, por medio de un modulo virtual da atencin oportuna a los requerimientos de los ciudadanos en cumplimiento del programa de Gobierno en Lnea. Otros instrumentos de comunicacin son las emisoras fijas y Mviles ubicadas en diferentes regiones del pas las cuales difunden los programas institucionales. As mismo se cuenta con publicaciones escritas como: peridicos, boletines informativos, revistas, entre otros, los cuales buscan informar a la ciudadana y mantener en alto la imagen institucional. La informacin institucional, est orientada a la construccin y generacin de confianza entre los diferentes entes gubernamentales y no gubernamentales, con nfasis en la ciudadana, en concordancia con el artculo 209, la funcin pblica al servicio de los intereses del ciudadano, con criterios de eficiencia, eficacia, oportunidad, imparcialidad, economa, publicidad e impacto. 7.3 Propiedad del cliente
Se considera propiedad del cliente toda informacin o documentos recibidos u obtenidos por el Ejrcito Nacional en relacin con las Unidades, ciudadana, entidades, gobiernos, etc., que es utilizada para el cumplimiento de su misin. Esta documentacin e informacin se maneja acorde con las polticas establecidas por el Ministerio de Defensa en la Resolucin N 5237 de Diciembre de 2008 Por la cual se establece el Manual de Correspondencia y Comunicaciones oficiales del MDN y con la Directiva Permanente 200-12 del 2006 Polticas de Seguridad Informatica para las FFMM en la cual se establecen las polticas de manejo y seguridad informtica. 7.4 Adquisicin de Bienes y Servicios
El Ejrcito Nacional realiza la adquisicin de los bienes y servicios necesarios para cumplir su misin constitucional acorde con la ley 80/1993, la ley 1150/2006 y dems normatividad aplicable, a travs de las siguientes dependencias: Jefatura Logistica, Jefatura de Ingenieros, Direccin de Sanidad y Ayudantia General. Para el recibido de los servicios-bienes, estn establecidos los controles y los procesos de supervisin que garantizan la calidad del servicio/producto recibido. 7.5 Control de los Dispositivos de Seguimiento y de Medicin
Las disposiciones del numeral 7.6 de la Norma se cumplen en el Macroproceso de Gestin de Ingenieros. 8. 8.1 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA Satisfaccin del cliente
El Ejrcito cuenta con las oficinas de Atencin al Ciudadano quienes son los responsables de recibir y controlar el trmite de las quejas, reclamos, derechos de peticin redireccionandolas al responsable para su solucin y respuesta - Procedimiento de Atencin y Orientacin al Ciudadano (AYG-P-011).
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As mismo cuenta en la pgina Web de Ejrcito con el portal de atencin al ciudadano donde podr crear o consultar una solicitud y as verificar o referenciar el estado de su consulta, chat de atencin al ciudadano (charla en tiempo real) , foro de opinin en diferentes temas, preguntas frecuentes y lneas directas. La percepcin del cliente inmediato y final la podemos ver a travs de los procesos de Accin Integral, Administracin de personal y Produccin de Inteligencia, actividad que realizan a travs de medios tales como: Encuestas y Evaluaciones de Comando. 8.2 Seguimiento y Medicin
Se han establecido indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad para efectuar el seguimiento y medicin de los procesos segn sea aplicable. La medicin de la efectividad se enfoca principalmente a la medicin del cumplimiento de los objetivos de la Institucin a travs de sus procesos misionales, los cuales estn formulados en el Plan de Accin y/o en el Plan de Campaa. El seguimiento y control de estos indicadores se efecta a travs del aplicativo Balanced Scorecard y/o con base en los resultados del Plan de Accin que consolida la Direccin de Planeacin la cual genera informes de retroalimentacin, orientados a que los procesos mejoren el cumplimiento de sus actividades y por ende de sus resultados. Igualmente, la Direccin de Planeacin ha establecido el formato Matriz de indicadores y ficha de Seguimiento de Indicadores (DIPLA-R-024) como herramienta para consolidar el seguimiento al desempeo de los procesos para aquellos indicadores del sistema que no se han incluido en el aplicativo del Balanced Scorecard. 8.2.1 Auditora Interna
Para determinar que el Sistema de Gestin de la Calidad es conforme con las disposiciones planificadas, se ha implementado y se mantiene en forma eficaz, eficiente y efectiva, se estableci el procedimiento de Auditora Interna (CEIGE-P-002) que es desarrollado por la oficina de Control Interno. La Inspeccin General de la Fuerza como Lder del proceso evala el desempeo de los diferentes procesos y los retroalimenta para fortalecer el mejoramiento continuo. 8.3 Control del Servicio No Conforme
Las disposiciones relativas al producto / servicio no conforme hacia los clientes (tanto inmediato como externo), se han establecido en el procedimiento Producto y/o Servicio No Conforme (DIPLA-P-011); en este procedimiento se especifican los criterios para identificarlo, controlarlo y tratarlo. 8.4 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
Los lderes efectan el seguimiento, medicin y anlisis de los procesos y del producto/servicio, siendo los responsables de formular las acciones correspondientes de acuerdo con los resultados de la medicin para lo cual se aplica el procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejora (DIPLA-P-009). Igualmente se generan acciones correctivas, preventivas o de mejora como resultado de la autoevaluacin de los procesos, las auditoras internas / externas, quejas y reclamos, producto no conforme y riesgos entre otros. Las acciones que se implementan como resultado del anlisis de los resultados del Pan de Accin y/o Plan de Campaa se denominan Iniciativas Estratgicas.
ANEXO 1. ALCANCE UNIDADES CERTIFICADAS INDEPENDIENTEMENTE
1.1 ALCANCE JEING (Jefatura de Ingenieros) Legalizacin, manejo, control y adquisicin de predios que sean propiedad del Ministerio de Defensa Nacional. Gestin de auditoras de obras militares y civiles. Administracin de los equipos de campaa, fijos y de construcciones militares y civiles. Estudios y diseos arquitectnicos, estructurales y tcnicos de obras militares y civiles. 1.2 ALCANCE JEREC (Jefatura de Reclutamiento) Definicin de la situacin militar de los ciudadanos colombianos, incorporacin al servicio militar del personal requerido por el Gobierno Nacional y control de las reservas del ejrcito Nacional en la ciudad de Bogot.
1.3 ALCANCE CENAE (Centro Nacional de Entrenamiento del Ejrcito de Colombia) Formacin de soldados profesionales, capacitacin y especializacin de oficiales, suboficiales, alumnos de las escuelas de formacin y soldados en los diferentes cursos de lancero, paracaidista, fuerzas especiales, avanzado en combate y tirador de alta precisin, entrenamiento y reentrenamiento de las unidades de la Fuerza y el apoyo de servicios requeridos.
1.4 ALCANCE EMSUB (Escuela Militar de Suboficiales Sargento "INOCENCIO CHINCA" Formacin de cabos terceros del Ejrcito Nacional y tecnlogos en gestin y entrenamiento militar.
ANEXO 2. ESTRUCTURA DE PROCESOS UNIDADES CERTIFICADAS INDEPENDIENTEMENTE

2.1 ESTRUCTURA JEING (Jefatura de Ingenieros) El Sistema de Gestin de Calidad de la Jefatura de Ingenieros est constituido por cinco (5) procesos,as: De tipo Apoyo (5) Diseo y Desarrollo Auditora de Obras Equipo de Ingenieros Gestin Finca Raz Gestin Ambiental Los procesos se encuentran alineados con los del Comando del Ejrcito. 2.2 ESTRUCTURA JEREC (Jefatura de Reclutamiento) El Sistema de Gestin de Calidad de la Jefatura de Reclutamiento est constituido por trece (13) procesos,as:
De tipo Estratgico (4):
Alta Direccin (ALDI) Derechos Humanos (DDHH) Gestin Calidad (GECA) Planeacin Estratgica (PLES)
De tipo Misional (2): Reclutamiento (RECL) Control y Movilizacin de Reservas (CORE)
De tipo Apoyo (6) Atencin al Usuario RRPP y Prensa (ATUS) Contrainteligencia (CINT) Desarrollo Humano (DEHU) Administracin y Logstica (ADLO) Informatica y Telemtica (INFO) Jurdica (JURI)
De tipo Evaluacin (1): Control Interno (COIN)
2.3 ESTRUCTURA CENAE (Centro Nacional de Entrenamiento del Ejrcito de Colombia) Los macroprocesos del CENAE estan determinados de la siguiente manera:
Macroproceso: Direccionamiento Estrategico Procesos: Planeacin Gestin de Calidad Gestin DDHH Gestin de Accin Integral De tipo Misional (2): Macroproceso: Educacin Militar Procesos: Formacin Capacitacin y especializacin Entrenamiento y reentrenamiento Macroproceso: Doctrina Procesos: Doctrina Investigacin De tipo Apoyo (8) Macroproceso: Gestin Logistica Procesos: Planeamiento Logstico Adquisicin de Bienes y Servicios
Macroproceso: Gestin de Desarrollo Humano Procesos: Desarrollo Humano Macroproceso: Gestin Financiera Procesos: Gestin Financiera Macroproceso: Gestin de Apoyo y Soporte Administrativa Procesos: Gestin de Ayudantia Gestin Administrativa Gestin Tecnolgica
Macroproceso: Gestin Ambiental Procesos: Gestin Ambiental De tipo Evaluacin (1): Macroproceso: Gestin de Evaluacin, Control y Seguimiento Procesos: Inspeccin y Auditoria Difusin, asesora y acompaamiento
2.4 ESTRUCTURA EMSUB (Escuela Militar de Suboficiales Sargento "INOCENCIO CHINCA"

Macroproceso: Planeacin Estratgica Procesos: Planeacin Institucional Toma de Decisiones Autoevaluacin y Acreditacin Sistema Gestin de Calidad De tipo Misional (2): Macroproceso: INCORPORACIN Procesos: Seleccin de Aspirantes Macroproceso: Educacin y Doctrina Procesos: Gestin doctrina Homologacin Egresados Gestin Educacin Militar Gestin Educacin Complementaria Macroproceso: Investigacin Procesos: Investigacin Tecnolgica De tipo Apoyo (8) Macroproceso: Gestin Desarrollo Humano Procesos: Administracin Organizacional Bienestar Institucional
Macroproceso: Gestin Tecnologa de la Informacin Procesos: Desarrollo Tecnolgico Informtico Registro y Gestin Documental Macroproceso: Contrainteligencia Procesos: Inteligencia y Bsqueda de informacin Macroproceso: Gestin Juridica Procesos: Anlisis y Desarrollo Jurdico Macroproceso: Accin Integral Procesos: Acciones Psicolgicas Macroproceso: Gestin Financiera Procesos: Gestin Contable Gestin Ejecucin Presupuestal Macroproceso: Gestin Logistica Procesos: Planeacin Logstica Adquisicin de Bienes y servicios Recursos Acadmicos Macroproceso: Gestin Salud Fsica y Mental Procesos: Servicio Psicolgico Servicio Odontolgico Servicio de sanidad De tipo Evaluacin (2): Macroproceso: Evaluacin y Seguimiento Procesos: Auditorias de Calidad Medicin, anlisis y mejora
ANEXO 3. EXCLUSIONES ESPECIFICAS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE LAS UNIDADES CERTIFICADAS INDEPENDIENTEMENTE
3.1 EXCLUSIONES JEING (Jefatura de Ingenieros) No hay exclusiones. 3.2 EXCLUSIONES JEREC (Jefatura de Reclutamiento) 7.3 Diseo y Desarrollo porque los servicios que prestan estn reglamentados por la Ley 48/93 y no se pueden salir del marco de la legislacin. 7.6 Durante la prestacin de los servicios no se emplean equipos o instrumentos. 3.3 EXCLUSIONES CENAE (Centro Nacional de Entrenamiento del Ejrcito de Colombia) Considerando la naturaleza del Centro Nacional de Entrenamiento, como una Unidad Militar orgnica de la Jefatura de Educacin y Doctrina (JEDOC) del Ejrcito Nacional, presenta exclusin a los siguientes requisitos: 7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo, por cuanto esta actividad la hace la JEDOC. 7.3.2 Elementos de entrada para el diseo y desarrollo, labor Militar adelantada por la JEDOC. 3.4 EXCLUSIONES EMSUB (Escuela Militar de Suboficiales Sargento "INOCENCIO CHINCA") Considerando la naturaleza de la Escuela Militar de Suboficiales, como una Unidad Militar orgnica de la Jefatura de Educacin y Doctrina (JEDOC) del Ejrcito Nacional, presenta exclusin a los siguientes requisitos: 7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo, por cuanto esta actividad la hace la JEDOC. 7.3.2 Elementos de entrada para el diseo y desarrollo, labor Militar adelantada por la JEDOC. 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin, el servicio acadmico ofrecido no requiere de calibracin de equipos.

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DECLARACIN DE COMPROMISO DEL COMANDANTE DEL EJRCITO CON LA GESTIN DE CALIDAD

General ALEJANDRO NAVAS RAMOS COMANDANTE EJRCITO NACIONAL DE COLOMBIA

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1. MANUAL DE CALIDAD 1.1 Objetivo del Manual

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Fuente: Direccin Organizacin, Planes y Relaciones Internacionales

Clientes - Partes Interesadas - Productos y Servicios

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Sistema de Gestin de Calidad- Sistema de Control Interno y Sistema de Desarrollo Administrativo

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No hay exclusiones. 4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA Y DOCUMENTACIN

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los Requisitos de la NTCGP 1000:2009 / ISO

PROCESOS (30) Gestin de Calidad Planeacin Estratgica Organizacin Estratgica

* Direccionamiento Estratgico (5 Procesos)

* Gestin DDHH y DIH

*Accin Integral (1 proceso) *Operaciones (1 proceso) *Inteligencia (1 proceso)

*Gestion Logstica (2 procesos)

Adquisicin de Bienes y Servicios

*Gestin Educacin Militar 6 *Gestin Educacin y Doctrina (2 procesos)

*Administracin de Personal 7 *Gestin Desarrollo Humano (3 procesos)

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Fecha de emisin: 2011-07-29

PROCESOS (30) Control de Reservas y Movilizacin Gestin Administrativa *Gestin Documental

*Gestin de Apoyo y Soporte Administrativo (4 procesos)

*Gestin Atencin al Ciudadana y Protocolo *Gestin Tecnolgica

6.3 6.1 7.2.2 6.3,7.3,7.6

Gestin Financiera (1 proceso) Gestin Juridica (1 proceso)

Gestin Contable Gestin Jurdica Diseo y Desarrollo

*Gestin Ambiental 11 *Gestin Ingenieros (5 procesos)

Gestin Finca Raz Auditora de Obras Equipo de Ingenieros

6.3,7.6 6.3 6.3 8.2.2 8.1

*Gestin Evaluacin, Control y Seguimiento (2 procesos)

Matriz Procesos Comunes

Gestin Educacin Militar

Produccin de Inteligencia Militar

Gestin Accin Integral

Lder del Proceso Responsables DIV-BR

JEDIH Oficial G6,B6

DIRAI Oficial G5,B5

DIROP Oficial G3,B3

DINTE Oficial G2,B2

JEDOC Oficial G3,B3

JEING Asesor Ambient al

DITEJ Oficial G10

Inspeccin y Auditorias JEM

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Mapa de Macroprocesos del Ejrcito Nacional

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DOCUMENTOS DEL SISTEMA

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Revisin por la Direccin

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Comunicacin con el cliente

Accin Integral (1 proceso) Operaciones (1 proceso) *Inteligencia (1 proceso)

Gestin Educacin Militar 6 Gestin Educacin y Doctrina (2 procesos)

Administracin de Personal 7 Gestin Desarrollo Humano (3 procesos)

Gestin Atencin al Ciudadana y Protocolo Gestin Tecnolgica

Gestin Ambiental 11 Gestin Ingenieros (5 procesos)