Tiragem: 14700 Pas: Portugal Period.

: Semanal

Pg: 30 Cores: Cor rea: 28,16 x 32,98 cm Corte: 1 de 1

ID: 45947974

01-02-2013

mbito: Economia, Negcios e.

PAULA FRANCO
consultora da Ordem dos Tcnicos Ociais de Contas

Novas obrigaes declarativas

O presente ano frtil na introduo de novas obrigaes declarativas para os contribuintes. Sem dvida que num ano de crise as novas exigncias que imperam sobre as empresas so ambiciosas e no se padecem das diculdades das empresas. Uma das novas obrigaes a que as empresas tero que corresponder ao envio de uma nova declarao mensal denominada Declarao Mensal de Remunerao. Esta obrigao declarativa, embora j existisse, era de obrigao anual e no mensal e no inclua os rendimentos pagos aos trabalhadores, tais como subsdio de refeio, ajudas de custo, quilmetros pagos aos trabalhadores, indemnizaes por despedimento, etc na parte no sujeita a IRS. Esta extenso de obrigaes leva a que as entidades se tenham que reorganizar de forma a poderem cumprir de forma clere esta obrigao declarativa cujo envio decorre at ao dia 10 do ms seguinte quele a que respeitam os rendimentos. No entanto, para que as entidades possam cumprir estas obrigaes atempadamente tambm dependem dos trabalhadores, uma vez que algumas destas despesas esto dependentes da apresentao pelos colaboradores dos respetivos mapas de suporte s despesas. Muitas vezes quer os trabalhadores quer as entidades tm diculdades em distinguir determinadas despesas e em saber de que modo que devem proceder para que estas tenham o suporte adequado. Referimo-nos s despesas que normalmente envolvem os trabalhadores da empresa, tais como despesas com deslocao e estada, despesas de representao, ajudas de custo e compensao pela deslocao em viatura prpria do trabalhador, ao servio da entidade patronal. Genericamente, podemos referir que, para efeitos scais, normalmente, este tipo de despesas acarreta diferenas na sua aceitabilidade como custo da atividade da empresa, isto , umas so aceites na totalidade como custo, outras no. Umas esto sujeitas a tributao autnoma, outras no, e agora, face s novas obrigaes declarativas da Declarao Mensal de Remunerao, tambm relevante saber quais as que vo constar destas declaraes, ainda que no sujeitas a tributao. Podemos ento distinguir este tipo de despesas da seguinte forma:
Deslocaes e Estadas so despesas suportadas quando estivermos perante encargos com transporte, estadias, refeies suportados com trabalhadores dependentes da empresa por motivos de deslocao destes fora do local de trabalho mediante a apresentao de um documento comprovativo.

despesas tero que, necessariamente, ter como base um documento emitido de forma legal para comprovar a sua aceitabilidade scal. Logo, dever ser uma fatura ou uma fatura simplicada emitida de forma legal. O custo das despesas de deslocao e estada so aceites scalmente na totalidade. No entanto, para que as mesmas no possam ser postas em causa pela Administrao Fiscal, sugere-se que o funcionrio que apresente tais despesas coloque no verso do documento de suporte o nome de quem efetuou a despesa, bem como o justicativo da deslocao. Este tipo de despesas no tm que constar da Declarao Mensal de Remunerao nem est sujeito a tributao autnoma.
Despesas de representao consideram-se despesas de representao, nomeadamente, os encargos suportados com recees, refeies, viagens, passeios e espetculos oferecidos no pas ou no estrangeiro a clientes ou a fornecedores ou ainda a quaisquer outras pessoas ou entidades.

As ajudas de custo - so importncias atribudas pela entidade patronal aos seus trabalhadores dependentes quando estes se desloquem ao servio da entidade patronal e que se destinam a compensar os gastos acrescidos por essa deslocao (alimentao e alojamento) sem apresentao do documento de despesa.

O cdigo do IRC aceita este tipo de despesas como gasto do exerccio na sua totalidade, mas so tributadas autonomamente a uma taxa de 10%, qual podem ainda acrescer mais 10% (passa a 20%) caso a empresa tenha prejuzo scal nesse perodo de tributao, o que signica que na prtica parte da despesa no aceite scalmente. As despesas de representao so basicamente todas as despesas efetuadas para representao da empresa junto de terceiros. Isto implica que, sempre que estejam envolvidos terceiros empresa, como clientes, fornecedores e outros, as despesas sejam assim consideradas. As despesas devero ter como base um documento emitido de forma legal. Tambm aqui se sugere que no verso do documento sejam identicados os funcionrios, bem como os clientes ou outros terceiros, que tambm integrem a despesa efetuada, bem como o justicativo da mesma. Estas despesas no tm que ser declaradas na Declarao Mensal de Remunerao.

Neste caso, imprescindvel que a sociedade possa comprovar os encargos efetivamente suportados respeitantes a ajudas de custo atravs do mapa itinerrio, sendo necessrio dar a conhecer o nome do benecirio, o local onde se deslocou, a data da deslocao, tempo e objetivo de permanncia, bem como o montante dirio que lhe foi atribudo, de modo a aferir se o mesmo excede os limites legais de sujeio a IRS, bem como o valor faturado. Estas despesas encontram-se sujeitas a tributao autnoma taxa de 5% e esto condicionadas na sua aceitabilidade scal apresentao do referido mapa. Isto , se no existir o mapa de suporte, a despesa no aceite, no sendo neste caso tambm tributadas autonomamente exceto se a empresa apresentar prejuzo scal. Contudo, se as despesas em causa forem faturadas a clientes, mesmo no existindo o mapa de suporte, so aceites na totalidade como custo e no so sujeitas a tributao autnoma. Assim, sugere-se que se pondere as situaes em que as despesas efetuadas possam ser faturadas aos clientes que originaram a necessidade dessa despesa, pois trar vantagens scais. No que respeita Declarao Mensal de Remunerao, estas ajudas de custo tero que ser declaradas, devendo ser separada a parte que eventualmente estiver sujeita a IRS da parte no sujeita.
Compensao pela deslocao em viatura prpria do trabalhador, ao servio da entidade patronal so despesas que a entidade patronal suporta para ressarcir o trabalhador pela utilizao da viatura pessoal ao servio da empresa.

Deste modo, apenas a entidade patronal pode atribuir ajudas de custo e subsdio de transporte (quilmetros percorrido em viatura prpria). Tambm neste caso, a sociedade obrigada a comprovar os encargos efetivamente suportados com a compensao por uso de viatura prpria (km), atravs do mapa itinerrio, sendo necessrio dar a conhecer o nome do benecirio, o local onde se deslocou, a data da deslocao, tempo e objetivo de permanncia, matrcula da viatura, bem como o montante pago por quilmetro, de modo a aferir se o mesmo excede os limites legais de sujeio a IRS. Estas despesas encontram-se sujeitas a tributao autnoma e esto condicionadas na sua aceitabilidade scal apresentao do referido mapa. Isto , se no existir o mapa de suporte, a despesa no aceite na totalidade, no sendo neste caso tambm tributadas autonomamente a uma taxa de 5%, exceto se a empresa apresentar prejuzo scal, caso em que caro sujeitas a tributao a uma taxa de 15%. Todavia, semelhana do que foi referido para as ajudas de custo, se as despesas em causa forem faturadas a clientes, mesmo que no exista mapa de suporte, so aceites na totalidade como custo e no so sujeitas a tributao autnoma. Assim, sugere-se que se ponderem as situaes em que os quilmetros percorridos possam ser faturados aos clientes que originaram a necessidade dessas deslocaes, pois trar vantagens scais. No que respeita Declarao Mensal de Remunerao, os quilmetros pagos aos trabalhadores tero que ser declarados, devendo ser separada a parte que eventualmente estiver sujeita a IRS e a parte no sujeita. Esquematicamente, podemos sintetizar o referido no seguinte quadro:
INFORMAO ELABORADA PELA ORDEM DOS TCNICOS OFICIAIS DE CONTAS

Documento de suporte Faturas dos Deslocaes e prestadores estada de servio Despesas de representao Faturas dos prestadores de servio Mapa interno de suporte

Caracteristicas especiais do documento de suporte

Correco Fiscal (parte da despesa no aceite scalmente)

Tributao autnoma (parte da despesa no Declarao aceite scalmente,mesmo mensal de que a empresa tenha remunerao prejuzos) No No Incluir

Ajudas de custo

Este tipo de despesa compreende nomeadamente os gastos de alojamento e viagem (hotel, avio, comboio) e alimentao (restaurantes, pastelarias, etc..) efetuados por trabalhadores da empresa, ao servio da mesma, fora do local de trabalho. Estas

Compensao Mapa pela deslocao em interno de viatura prpria suporte do trabalhador

no verso do documento deve ser indenticado o/os funcionrio/os que efetuou/ram as No despesas bem como o justicativo das deslocaes no verso do documento deve ser indenticado o/os funcionrio/os, bem como os clientes ou outros terceiros que tambm integrem a No despesa efetuada bem como o justicativo da mesma. Sim, se no tiver o mapa deve permitir que se efetue o controlo documento de das deslocaes a que se referem aquelas suporte, exceto se despesas, designadamente datas os respetivos forem faturadas a locais, tempo de permanncia e objetivo. clientes. o mapa deve permitir que seja possvel Sim, se no tiver efectuar o controlo das deslocaes a que se documento de referem aquelas despesas, designadamente suporte, exceto se os respetivos locais, tempo de permanncia, forem faturadas a objetivo, identicao da viatura e do clientes. respetivo proprietrio.

Sim

No incluir

Sim, exceto se forem faturadas a clientes

Incluir

Sim, exceto se forem faturadas a clientes

Incluir