UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

AUDITORA DE GESTIN APLICADA A LA EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA

PREVIA OBTENCIN DEL TTULO DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORA, CONTADOR PBLICO AUTORIZADO

AUTOR: JAIME DANNY MAZA GRANDA

DIRECTOR DE TESIS DR. MARCO LEN ALVEAR

QUITO, DM. FEBRERO 2012

AUTORIZACIN DE LA AUTORA INTELECTUAL

Yo, JAIME DANNY MAZA GRANDA en calidad de autor del trabajo de investigacin o tesis realizada sobre AUDITORA DE GESTIN APLICADA A LA EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente acadmicos o de investigacin.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepcin de la presente autorizacin, seguirn vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artculos 5, 6, 8; 19 y dems pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, 24 de Abril del 2012.

__________________________ JAIME DANNY MAZA GRANDA C.C. 171909103-3

AUTORIZACIN

Yo, Gabriel Francisco Garcs Carrillo, Representante Legal de PUNTOGAMA CIA. LTDA, autorizo al Sr. Jaime Danny Maza Granda portador de la C.I. 171909103-3 para que desarrolle su proyecto de tesis titulado Auditora de Gestin aplicada a la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA

Atentamente,

Ing. Gabriel Garcs REPRESENTANTE LEGAL PUNTOGAMA CIA LTDA

AGRADECIMIENTO

A Dios, por haber sido mi gua, por iluminar mi camino recorrido hasta hoy y haberme dado fuerzas en los momentos difciles.

A mis Padres y Hermanas, por habrmelo dado todo y convertirme en el hombre que ahora soy.

A mi familia, por haber estado siempre a mi lado apoyndome.

A mi Director de Tesis, Dr. Marco Len Alvear, por su total apoyo en la realizacin de este trabajo.

DEDICATORIA

Doy gracias a Dios por haberme dado la sabidura en toda instancia de mi vida, a mis padres que incondicionalmente me han apoyado tanto moralmente y de muchas maneras, para poder llegar a la consecucin de mi carrera.

A mis hermanos que directamente siempre estuvieron conmigo y Mis tos que siempre estuvieron apoyndome en esta ardua labor.

INTRODUCCIN

En el presente trabajo se muestra a la auditora de gestin como un elemento fundamental en la evaluacin de los procesos administrativos y operacionales de las empresas.

En el primer captulo se abarcan aspectos generales de la empresa para tener con mayor claridad qu es, a que se dedica, su desarrollo e importancia en la economa de un pas como el Ecuador.

En el segundo captulo se brinda un marco terico que nos permite comprender a la auditora que se realizar en este trabajo. Para lograr este propsito proporcionamos definiciones de los elementos involucrados para el desarrollo de la auditora.

En el tercer captulo se muestra el proceso metodolgico completo para realizar una Auditora de Gestin, con todas sus fases y los elementos que necesitamos conocer para llevarla a cabo de una manera eficiente y eficaz.

El cuarto captulo comprende el Caso Prctico. Se realiza una auditora de gestin a una empresa y se muestra un informe completo de auditora con los resultados (hallazgos) obtenidos en la misma.

En el quinto captulo tenemos las conclusiones y recomendaciones referentes a los hallazgos de auditora encontrados.

NDICE GENERAL
Pg. CAPTULO I 1 Direccionamiento Estratgico..............................................................................1 1.1 Antecedentes .....................................................................................................1 1.1.1 Base Legal Empresa .......................................................................................1 1.1.2 Objetivos de la Empresa ................................................................................2 1.2 La Empresa ........................................................................................................3 1.2.1 Resea Histrica .............................................................................................3 1.2.2 Organigramas..................................................................................................4 1.2.2.1 Organigrama Estructural .............................................................................4 1.2.2.1.1 Propuesta ..................................................................................................5 1.2.2.2 Organigrama Funcional ...............................................................................6 1.2.2.3 Organigrama De Personal .........................................................................10 1.3 Valores y Principios .........................................................................................11 1.4 Misin ...............................................................................................................11 1.5 Visin ................................................................................................................12 1.6 Objetivos ..........................................................................................................12

1.7 Polticas y Estrategias .....................................................................................12 1.7.1 Polticas .........................................................................................................12 1.7.2 Estrategias ....................................................................................................12 1.8 Foda ..................................................................................................................14 1.9 Anlisis Situacional .........................................................................................15 1.9.1 Anlisis Interno .............................................................................................15 1.9.2 Anlisis Externo ............................................................................................16 1.9.2.1 Influencias Macroeconmicas ..................................................................17

CAPTULO II 2 PROCEDIMIENTO RELATIVOS AL TRABAJO DE CAMPO ...............................19 2.1 Auditora de Gestin ........................................................................................19 2.1.1 Definicin ......................................................................................................19 2.1.2 Objetivo .........................................................................................................20 2.1.3 Importancia ...................................................................................................20 2.2 Control Interno Administrativo o Gerencial ...................................................21 2.2.1 definicin de Control Interno .......................................................................21 2.2.2 Objetivos de Control Interno .......................................................................22 2.2.3 Importancia de Control Interno ....................................................................23

2.3 Tcnicas de Auditora ......................................................................................23 2.3.1 Verificacin Ocular .......................................................................................24 2.3.2 Verificacin Verbal ........................................................................................25 2.3.3 Verificacin Escrita .......................................................................................25 2.3.4 Verificacin Documentada ...........................................................................26 2.3.5 Verificacin Fsica ........................................................................................27 2.3.6 Otras Tcnicas de Auditora.........................................................................27 2.4 Mtodo ..............................................................................................................28 2.4.1 Inductivo - Deductivo....................................................................................28 2.5 Indicadores de Gestin ...................................................................................28 2.5.1 Definicin ......................................................................................................29 2.5.2 Importancia ...................................................................................................29 2.5.3 Tipos de Indicadores ....................................................................................30 2.6 Anlisis de Datos .............................................................................................31

CAPTULO III 3 METODOLOGA PARA LA AUDITORA DE GESTIN .......................................32 3.1 Metodologa......................................................................................................32 3.2 Planeacin ........................................................................................................35

3.3 Planificacin Preliminar ..................................................................................37 3.4 Tcnicas de Recoleccin ...............................................................................38 3.4.1 Investigacin Documental ............................................................................38 3.4.2 Observacin Directa .....................................................................................38 3.4.3 Entrevista ......................................................................................................39 3.4.4 Cuestionarios ................................................................................................39 3.4.5 Cdulas y Grficos .......................................................................................40 3.5 Papeles de Trabajo .........................................................................................40 3.6 Evidencias ........................................................................................................41 3.7 Tipos de Informe ..............................................................................................42 3.7.1 Informe General ............................................................................................42 3.7.2 Informe ejecutivo ..........................................................................................43 3.7.3 Informe de aspectos Relevantes..................................................................43 3.8 Indicadores.......................................................................................................43 3.8.1 Indicadores de Gestin ................................................................................43 3.8.1.1 De Economa ..............................................................................................44 3.8.1.2 De Eficiencia...............................................................................................45 3.8.1.3 De Eficacia ..................................................................................................46 3.8.2 Indicadores Financieros ...............................................................................48

3.8.2.1 Razones de Liquidez .................................................................................48 3.8.2.2. Razones de solvencia ..............................................................................49 3.8.2.3 Razones de Eficiencia ..............................................................................50 3.8.2.4 Razones de Rendimiento ..........................................................................54 3.9 Planificacin Especifica ..................................................................................55 3.10 Comunicacin de Resultados .......................................................................55

CAPTULO IV 4 CASO PRCTICO ................................................................................................57 4.1 Informacin Introductoria ...............................................................................57 4.1.1 Aspectos generales de la empresa..............................................................57 4.2 Motivo del examen ...........................................................................................58 4.3 Objetivo del Examen ........................................................................................58 4.4 Alcance del Examen ........................................................................................58 4.5 Base Legal ........................................................................................................59 4.6 Estructura Orgnica ........................................................................................60 4.7 Objetivo de PUNTOGAMA CIA. LTDA .............................................................61 4.8 Financiamiento.................................................................................................61 4.9 Metodologa Utilizada ......................................................................................61

4.10 Resultados de la Auditora de Gestin .........................................................62 4.11 Evaluacin del Control Interno .....................................................................62

CAPTULO V 5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................149 5.1 Conclusiones .................................................................................................149 5.2 Recomendaciones .........................................................................................151

Bibliografa...153 Fichas Bibliogrficas Fichas Nemotcnicas

1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

1.1 ANTECEDENTES 1.1.1 Base Legal empresa La compaa IMPORTACIONES CIA. LTDA fue creada el 29 de agosto del dos mil uno mediante escritura pblica en la notaria tercera del cantn Quito, a cargo del Doctor Roberto Salgado Salgado con dos socios fundadores Jos Mateo Patino Loaiza y Gabriel Garcs Carrillo, como una compaa limitada que se regir por la ley de compaas y por las dems leyes de la repblica del Ecuador, en lo que fueren aplicables. En un principio el objeto de la compaa ser la importacin, exportacin, produccin, fabricacin de todo tipo de productos industriales adems de la administracin de proyectos agrcolas y forestales, la comercializacin, venta, distribucin tanto interna como externa de productos agrcolas y forestales, pero el objeto principal de la compaa y a la que se dedicar es a la importacin, exportacin, comercializacin y distribucin de accesorios, partes, lujos y repuestos automotrices. La compaa podr aceptar a cargo consignaciones, contratos de comisin o depsitos de firmas nacionales o extranjeras: as como aceptar y ejercer comisiones, agencias, brindar servicios, asesora, evaluacin de proyectos en el rea automotriz y distribucin de productos automotrices, de casas productoras de comerciales del pas o del exterior. La compaa fue creada para una duracin de cien aos a partir de la fecha de inscripcin en el registro mercantil, con un capital social de 400 dlares dividido en participaciones de un dlar cada participacin, con la junta general como el rgano

supremo de la compaa identificando sus deberes y responsabilidad al frente de la compaa.

El nueve de abril del dos mil diez la compaa IMPORTACIONES PUNTOGAMA CIA. LTDA cambio su denominacin y una ampliacin del objeto social. El cambio de denominacin de la compaa es de IMPORTACIONES PUNTOGAMA CIA LTDA a PUNTOGAMA CIA. LTDA, de la misma manera la ampliacin del objeto social con acuerdo de los socios La compaa podr dedicarse a realizar el ensamblaje, fabricacin, montaje, instalacin y colocacin de cualquier tipo de producto, mercadera o equipo, as como sus partes y piezas, ya sean estos electrnicos, industriales, mecnicos, tecnolgicos o de telecomunicaciones y adems a la compra, venta, comercializacin y distribucin de dichos productos: para lo cual podr instalar plantas de ensamblaje, o empaquetamiento en cualquier parte del territorio nacional y podr asociarse con otras personas jurdicas o naturales as como celebrar cualquier tipo de contrato permitido por las leyes Estos cambios realizados en la compaa PUNTOGAMA CIA. LTDA esta elevada en escritura pblica con todo su valor legal, junto con los documentos habilitantes que se adjuntan a la misma que se halla firmada por el doctor Diego Rodrguez, afiliado al colegio de abogados de pichincha que llevo a cabo todos los trmites legales para la aprobacin de estos cambios en la Superintendencia de Compaas

1.1.2 Objetivos de la Empresa Puntogama CIA. Ltda, se reestructurar por reas de trabajo y cumplir los siguientes objetivos que le llevarn a conseguir un posicionamiento en el mercado slido con una reputacin de alta efectividad y con ndices medibles.

Todo esto se implementar y ejecutar por fases y con fechas claramente definidas hasta el viernes, 14 de Diciembre del ao 2.012. 1) Fase de estructuracin y delegacin de responsabilidades: hasta 24 de Abril 2011 2) Fase de medicin inicia: 25 de Abril 2011

3) Fase de implementacin de ndices: 25 Junio 2.011 4) Fase de retroalimentacin y correccin de ndices: 25 Agosto 2.011

5) Evaluacin de resultados y retroalimentacin: reunin cada mes cado y presentacin general a todas las reas. 6) Evaluacin de resultados totales y re direccionamiento: 16 meses de mediciones, actualizacin de objetivo estratgico el 14 diciembre 2.012. 1.2. 1.2.1 LA EMPRESA Resea Histrica. se constituy mediante escritura pblica otorgada el

PUNTOGAMA CIA. LTDA

veintinueve de agosto de dos mil uno, en la notaria tercera del cantn Quito, a cargo del Doctor Roberto salgado Salgado, debidamente inscrita en el registro mercantil del cantn Quito, el veinticuatro de octubre del dos mil uno. Mediante escritura pblica otorgada el cinco de noviembre del dos mil siete, ante el notario Roberto Salgado Salgado, debidamente inscrita en el registro mercantil del cantn Quito, el veintiocho de diciembre del dos mil siete, la compaa aument su capital y reform su estatuto social.

1.2.1 1.2.2.1

Organigramas Organigrama Estructural

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

GERENTE GENERAL (Gabriel Garcs) Asistente Gerencia (Por contratar)

Jefe Comercial (Estefani Alvarez)

Jefe Financiero (Mateo Patino) (Mat

Comercio Exterior ( Paola Martinez)

Compras y Planificacin (E-Asistente GG)

Jefe RRHH (David Rodriguez)

Jefe Logstica (Martin Guacho)

Jefe Tcnico (Mauricio Casa) Servicio Tcnico (Belen Cevallos)

Asesor de Ventas
(Ricardo Maldonado)

Compras Locales (Belen Cevallos)

Asistente RRHH (Paola Martinez)

Bodegas y despachos (Terry Pea)

Supervisor-Instalacin (Freddy Jacome)

Credito Y Cobranzas (Belen Cevallos)

Compras Exterior (E-asistente GG)

Asist. Despacho (Freddy Jacome)

Calidad Y Control (Mauricio Casa)

Instaladores (Yonni, Andres)

Contabilidad ( Paola Martinez)

(Paola Mar
Asistente Contable ( Daniel Maza)

Propuesta. La propuesta consiste en mejorar los organigramas dando funciones especficas a las diferentes reas, disminuyendo las demasiadas responsabilidades que en lugar de ayudar a la mejor organizacin hacen que se vuelvan ineficientes, y por consiguiente tambin los procesos.

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

GERENTE GENERAL

Asistente Gerencia Jefe Comercial Jefe Financiero

(Mat

Compras y Planificacion Compras Exterior Compras Locales

Jefe RRHH

Jefe Logstica

Jefe Tcnico Servicio Tcnico Instalador

Contabilidad
(Paola Mar

Asistente RRHH

Bodegas y despachos Asist. Despacho

Asesor de ventas

Asistente Contable

1.2.2.2 Organigrama Funcional.

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

2 3

GERENTE GENERAL

Asistente Gerencia
4 5 6 7 8 9

Jefe Comercial

Jefe Financiero
(Mat 5.1

Compras y Planificacin
6.1

Jefe RRHH
7.1

Jefe Logstica
8.1

Jefe Tcnico
9.1

Contabilidad
4.1 (Paola Mar 5.2

Compras Exterior Compras Locales

6.2

Asistente RRHH

Bodegas y despachos
8.2

Servicio Tcnico
9.2

Asesor de Ventas

Asistente Contable

Asist. Despacho

Instalador

El nmero al costado derecho representa la funcin que a continuacin se detallar de acuerdo a la jerarqua 1. La funcin principal del directorio es llamar a sesin ordinaria y extraordinaria as como tambin de nombrar al gerente general y a la toma de decisiones trascendentales para la organizacin 2. La funcin del gerente general ser de armar los procesos en todas las reas de la organizacin y que se ejecuten correctamente para el cumplimiento de los objetivos. 3. El asistente de gerencia adems de ayudar en la estructura de los procesos al gerente general se encargar de las compras en exterior y asesorar al jefe de ventas de los productos importados para que d a conocer y oferte a los potenciales clientes. 4. La funcin del jefe comercial es de dar a conocer los productos de PUNTOGAMA CIA. LTDA. En el mercado y maximizar las ventas con estrategias de mercado como la visita directa al cliente. 4.1 El asesor de ventas es un apoyo directo a la jefe de ventas su funcin tambin se encargara de vender nuestros productos y dar a conocer los beneficios de comprar a nuestra compaa. 5. El jefe financiero tendr la principal funcin de revisar las cuentas de la contabilidad estableciendo ndices financieros que le permitirn conocer el estado actual de la compaa. 5.1 La contabilidad es un apoyo al jefe financiero, su funcin consiste en ingresar facturas de compra, facturacin e impuestos 5.2 La funcin del auxiliar contable ser en ayudar en la parte contable, recepcin de pagos, ingreso de retenciones, emisin de retencin, ingreso de facturas, anexos
7

transaccionales e impuestos. 6. Planificar las compras en el exterior hasta el desembarque en Ecuador, se encargara del trmite de desaduanizacin. 6.1 Es una rama de la funcin principal del asistente de gerencia ayudar en la planificacin y compra de mercadera en el exterior. 6.2 La funcin de Beln Cevallos (Compras Locales) ser la de proveer de materiales para la lnea de instaladores de audio, videos y alarmas, adems de proveer de suministros y materiales para el funcionamiento de las reas de la compaa. 7. Recursos Humanos se encarga del talento humano, la seleccin del personal para el trabajo de acuerdo con sus aptitudes, adems de velar por el bienestar y el buen ambiente de los trabajadores de la compaa. 7.1 Su funcin ser en apoyar el proceso selectivo de personal para la empresa 8. El jefe de logstica se encargara de la recepcin de la mercadera y de la entrega de nuestros productos a los clientes brindando una buena calidad en la entrega 8.1 Se encargara del bodegaje y del despacho de la mercadera 8.2 Su funcin es apoyar en la bodega y la conduccin de los camiones para la entrega de la mercadera 9. La funcin del jefe tcnico ser la de reparar el audio, videos y alarmas en nuestras instalaciones, estar al frente de la calidad del servicio prestado, tambin se encargara de los tcnicos que saldrn a prestar nuestros servicios.

9.1 La funcin es de receptar los pedidos de los clientes y emitir rdenes de servicio para su futura entrega 9.2 La funcin es de visitar a los clientes para brindar el servicio oportuna y de buena calidad.

1.2.2.3 Organigrama de Personal.

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

GERENTE GENERAL (Gabriel Garcs) Asistente Gerencia Edwin Lopez

Jefe Comercial (Estefani Alvarez)

Jefe Financiero (Mateo Patino) (Mat

Contabilidad ( Paola Martinez)

Compras y Planificacin (Edwin Lopez)

Jefe RRHH (David Rodriguez)

Jefe Logstica (Martin Guacho)

Jefe Tcnico (Mauricio Casa) Servicio Tcnico (Andres Gaibor)

Compras Exterior

(Paola Mar Asesor de Ventas

(Ricardo Maldonado)

Asistente RRHH (Gabriela Jaramillo)

Bodegas y despachos (Terry Pea)

Asistente Contable ( Daniel Maza)

Compras Locales (Belen Cevallos)

Asist. Despacho (Freddy Jacome)

Instalador (Yonni Cedeno)

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1.3

Valores Y Principios.

El personal de PUNTOGAMA CIA. LTDA, se sostiene en varios principios y valores, en una encuesta a todo el personal en las diferentes reas muchos concordaron en nueve valores de los cuales citare a continuacin detallndolos con un concepto de cada uno de los valores de la opinin de lo que significan para ellos y como lo aplican para garantizar el bienestar y desarrollo de la compaa. Honestidad.- Es ser razonable decoroso en todo lo que exige las buenas costumbres Lealtad.- Que guarda fidelidad a personas o cosas Actitud de servicio.- ganas de servir a los dems dando todo de s. Respeto a la persona.- Honrar a las personas con actos de gratitud. Austeridad.- sencillez en el desarrollo del trabajo. Dedicacin al trabajo.- Realizar las actividades que nos encomiendas con ganas y responsabilidad Buen servicio.- Calidad y atencin al cliente. Justicia.- aplicar la igualdad para todos sin discriminacin. Transparencia.- Hacer las cosas de la forma correcta.

1.4

Misin

Vender productos en el segmento del audio, video y seguridad para vehculos a nuestros clientes del sector, utilizando como herramienta fundamental nuestra capacidad de brindar un servicio excepcional, profesional y criterio para proveer el mejor mix de productos del mercado, al mejor precio y con un servicio inigualable.

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Trabajar con empresas y/o personas que compartan nuestra escala de valores de transparencia y trabajo a un precio justo. 1.5 Visin

Ampliar nuestras ventas en el mercado automotriz que provee una carpeta de productos dedicados a dar soluciones tecnolgicas y de seguridad a nuestros clientes grandes, medianos y pequeos. Aportando da a da con la mejora de calidad de nuestros productos y servicios utilizando el mejor criterio y profesionalismo de nuestra gente para que por medio de un trabajo concomitado y positivo generemos la superacin de personal individual y la mxima rentabilidad para la empresa. 1.6 1.7 1.7.1 Objetivos Polticas y estrategias Polticas

1. Prescindir de personal que no aporte a la generacin de valor de la empresa. 2. Reestructurar cartera de clientes y re posicionar estructura de ventas: 3. Asegurar el cumplimiento del reglamento interno. 4. En acto de desacuerdo el cliente siempre tendr la razn. 5. Capacitar peridicamente al personal para dar un buen servicio

1.7.2

Estrategias.

COMERCIALES 1. Reestructurar el rea de ventas 1.1 Se retirar del mercado al detal hasta mantener una cobertura hasta del 15% del mercado. Esta manutencin es para clientes que han demostrado
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que se acoplan a nuestros objetivos y comparten nuestros valores de negocio. Potencial ventas mes: $7.000,00 1.2 Se ampliar el mercado de subdistribuidores para tener una cobertura de clientes de 35% a 40%. Estos son clientes que distribuyen al mercado al detalle y que generalmente realizan compras mayores a $4.000,00 por mes. 1.3 Se dedicara con el 40 al 50% de cobertura a tener y mantener clientes corporativos que son importadores de vehculos y requieren acceso rizar. Este tipo de cliente realiza compras por volumen y requiere atencin especializada en capacitacin a ventas, instalaciones y valora el apoyo tcnico que nosotros le damos. Actualmente tenemos un cliente corporativo que en el mes actual ya se ha facturado ms de 20.000,00 dlares. Potencial ventas mes: $50.000,00 en adelante

2. Profesionalizacin y explotacin de mercado de instalaciones:

2.1 Al especializar y mantener una fuerza de instalaciones podremos facturar y hacer de este servicio un negocio rentable y sustentable independientemente. 3. Ampliacin y ordenamiento del departamento tcnico. 4. Seguir dando servicio tcnico a los concesionarios de vehculos y a nuestros productos. FINANCIERA 1. Ampliar lnea de crdito para mayor solvencia financiera 2. Inyeccin de capital fresco para ampliacin de lneas de los productos manejados.
13

1.8

FODA

EL FODA es un instrumento de anlisis organizacional que permite medir y analizar la estructura administrativa de la entidades a travs del estudio de las fortalezas, debilidades afronta la organizacin, al igual que oportunidades y amenazas del entorno para delimitar algunas estrategias que le permitan lograr el desarrollo institucional1 Para ampliar un poco el tema del FODA, a continuacin se detallara una matriz con conceptos de debilidades, amenazas, oportunidades y fortalezas. INCREMENTAR POSITIVO APROVECHAR

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZAS

DISMINUIR

NEGATIVO

NEUTRALIZAR

a) Las fortalezas.- Son aquellos elementos positivos internos que la empresa

1

DAVALOS, Nelson: Enciclopedia Bsica de Administracin, editorial ocano Bogot Colombia, 2002 p. 53

14

posee en un momento determinado y que aportan al logro de las metas y objetivos planteados. b) Las Oportunidades.- Constituyen factores que son favorables a la empresa y que potencialmente pueden facilitar el logro de los objetivos, para desarrollar o crecer an ms a la empresa, son parte integrante del entorno externo. c) Las Debilidades.- Se refiere a todas aquellas caractersticas internas, que constituyen barreras para alcanzar el buen funcionamiento de la compaa por ejemplo tenemos: falta de recursos, de capacitacin. d) Las Amenazas.- Al igual que las oportunidades forman parte del ambiente externo de la empresa y son factores que representan un peligro para la empresa y podran an comprometer la existencia de la misma.

1.9 1.9.1

ANLISIS SITUACIONAL Anlisis interno

Fortalezas 1. Conocimiento del mercado y negocio; 10 aos de experiencia atendiendo a clientes en el mercado. 2. Cartera de Productos con un alto grado de fiabilidad. 3. Reconocimiento de nuestras marcas claves en el mercado. 4. Agilidad de reaccin en bsqueda de productos nuevos o urgentes 5. Compra de productos con un precio competitivo. 6. Bajos niveles de garanta y servicio de nuestros productos.

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7. Departamento tcnico con prestigio.

Debilidades

1. Estructura de ventas no acorde a nuevas condiciones de mercado. Mucho esfuerzo del rea de ventas en clientes muy pequeos. 2. Vendedor con capacidad limitada

3. Mucho inventario con baja rotacin perjudica flujo de caja. 4. Proveedores muy lejanos y se requiere programacin de compra para varios meses. 5. Niveles de inventario altos. 6. Falta de agilidad y demoras en proveedura. 7. Mercado acostumbrado a productos de contrabando de Panam y Estados Unidos. 8. Mercado pequeo muy mal pagador y solicita mucho tiempo de crdito. 9. Competencia insistente en seguir tcnica de precios bajos.

1.9.2 Anlisis Externo. Oportunidades 1. Reposicionamiento del mercado objetivo de ventas de la empresa, salir del mercado muy pequeo 2. Abastecer mercado pequeo por medio de subdistribuidores, clientes medios. 3. Mercado en bsqueda de productos con mayor calidad.
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4. Acceso a proveedores innovadores. 5. Restructuracin de ventas hacia clientes ms grandes y fiables. 6. Productos con caractersticas nicas y de alta calidad que son requeridas por el mercado. 7. Capacidad de desarrollo personalizado de productos. 8. Capacidad de dar precios competitivos. 9. Competencia no aplica otra tcnica de ventas que no sea de precio bajo; posibilidad de utilizacin de otras tcnicas de ventas para dar un valor agregado mayor. 10. Debilidad de la competencia en instalaciones. Amenazas 1. Proteccionismo en artculos tecnolgicos, afectacin directa de polticas arancelarias. 2. Competencia formal con buen musculo financiero. 3. Mercado acostumbrado a polticas de precio bajo que puede afectar la velocidad con que hacemos conocer nuestra propuesta de relacin de producto. 1.9.2.1 Influencias macroeconmicas. Dentro de las influencias macroeconmicas podemos citar dos ms importantes que afectaran a la empresa Puntogama CIA. Ltd, que son la seguridad jurdica que de acuerdo a la estabilidad que se encuentra, depende la economa de la compaa, porque sin una seguridad jurdica la inversin extranjera seria nula, bloqueando el desarrollo econmico. Otra influencia que considero incide es la inflacin un fenmeno econmico que est presente en todos los pases en especial en los pases primarios como son los
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latinoamericanos y que est en relacin con el citado anteriormente.

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2. PROCEDIMIENTO RELATIVOS AL TRABAJO DE CAMPO

2.1

Auditora de Gestin

2.1.1

Definicin

La auditora de gestin aunque no es tan aplicada como la financiera, es en igual o de mayor importancia que esta ltima, pues su aplicacin correcta brinda a un desempeo eficaz y eficiente de los recursos disponibles de la organizacin, la auditora de gestin es la fusin de los tradicionales conceptos de auditora administrativa y operacional. Por eso para entender y tener una visin amplia de la definicin de auditora de gestin, se debe conocer los dos conceptos tradicionales antes mencionados los cuales cito a continuacin. William P. Leonard presenta la siguiente definicin de auditora administrativa: La auditora administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, de una institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales Joaqun Rodrguez Valencia plantea una definicin de auditora Operacional as: Se define como una tcnica para evaluar sistemticamente la efectividad de una funcin o unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal especializado en el rea de estudio, con el objeto de asegurar a la administracin que sus objetivos se cumplan, y determinar qu condiciones pueden mejorarse2
2

http://members.tripod.com/~Guillermo_Cuellar_M/gestion.html 10/oct/2011 19

Estos conceptos se manejaban por separado haciendo una diferenciacin entre auditoria administrativa y auditora operacional, cuando en la prctica no existan diferencia alguna, ms bien se fusionaban aplicados para un mismo proceso que es la optimizacin de los recursos disponibles de una organizacin. Entonces podemos decir que la auditora de gestin es el examen crtico y detallado que se hace a los procesos operativos de un ente con la finalidad de emitir un informe profesional sobre la eficiencia, eficacia y economicidad en el manejo de los recursos y con la toma de decisiones adecuadas para mejorar la productividad de la misma. 2.1.2 Objetivo

El objetivo primordial de la auditora de gestin es descubrir deficiencias en las diferentes reas de la empresa y dar soluciones a las deficiencias encontradas, con la finalidad de ayudar a la direccin a una administracin eficaz de los recursos disponibles valorando mtodos y desempeo en todas las reas. 2.1.3 Importancia

La Auditora de Gestin pasa a ser hoy por hoy un elemento vital para la gerencia, permitindole conocer a los ejecutivos qu tan bien resuelven los problemas econmicos, sociales y ecolgicos que a este nivel se presentan generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas. La auditora de gestin se relaciona con las caractersticas estructurales y funcionales del objeto de estudio, por eso para la ejecucin se requiere una gua de acuerdo a las necesidades existentes, y que no limite la autenticidad y

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creatividad del auditor que le permita lograr el orden y control que le permita obtener los resultados deseados en la mas brevedad posible.

2.2

Control Interno Administrativo o Gerencial

El control interno administrativo no est limitado al plan de la organizacin y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisin que lleva a la autorizacin de intercambios. Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.

2.2.1

Definicin de Control Interno

En la definicin de control interno existen muchas diferencias de opinin entorno al significado y cules son sus objetivos, muchos piensan que la definicin de control interno se basa en la aplicacin en las empresas es para evitar los fraudes en los activos y por consiguiente en los estados financieros, otros definen como la prevencin de fraudes, pero la mayora coincide que la aplicacin de control interno agilita y mejora los procesos dentro de todas las organizaciones volvindolas eficaces y eficientes.

En una definicin corta de control interno tenemos:

Un proceso, realizado por el consejo de administracin, los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecucin de objetivos en las siguientes categoras:

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Confiabilidad de los informes financieros. Eficacia y eficiencia de las operaciones. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.3

La definicin anterior resalta que el control interno es un proceso, un medio para alcanzar un fin, no un fin, en s mismo. Lo realizan individuos, no solo los manuales de polticas, los documentos y formularios. Al introducir el concepto de seguridad razonable, la definicin admite que el control interno no puede garantizar de modo absoluto que los objetivos corporativos siempre se alcanzaran. Una seguridad razonable reconoce que el costo para una organizacin no debe ser mayor que los beneficios que espera obtener4 La definicin de control interno abarca la consecucin de los objetivos en los informes financieros, y el cumplimiento de leyes, tambin abarca la delegacin de funciones, procedimientos, reglas a los encargados de cada rea, as como tambin responsabilidades. 2.2.2 Objetivos de Control Interno

El objetivo primordial del control interno es el adecuado uso de los recursos disponibles, para lograr un mejoramiento en los procesos operativos llevando a las organizaciones y a sus directivos al cumplimiento de las metas y objetivos. La aplicacin de control interno tiene como objetivos:

1. Promover operaciones metdicas, econmicas, eficientes y eficaces, as como productos y servicios de la calidad esperada. 2. Preservar al patrimonio de prdidas por despilfarro, abuso, mala gestin, errores, fraudes o irregularidades.
3 4

WHITTINGTON, Pany, Principios de auditoria, Mac Graw Hill, Mexico 2005 P 213 WHITTINGTON, Pany, Principios de auditoria, Mac Graw Hill, Mexico 2005 P 213

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3. Respetar las leyes y reglamentaciones, como tambin las directivas y estimular al mismo tiempo la adhesin de los integrantes de la organizacin a las polticas y objetivos de la misma. 4. Obtener datos financieros y de gestin completos y confiables y presentados a travs de informes oportunos.

2.2.3

Importancia de Control Interno

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa. 2.3 Tcnicas de Auditora

La ejecucin de las labores de auditora estn constituidas por la aplicacin de ciertas formas de acciones detalladas y determinadas por el auditor a fin de lograr la evidencia necesaria que respaldar su informe. Estas acciones son las tcnicas de auditora que se utilizan a lo largo del desarrollo del trabajo en las entidades auditadas. Con lo citado anteriormente podemos definir a las tcnicas de auditora como los mtodos prcticos de investigacin y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia suficiente y competente para fundamentar sus opiniones y resultados que figuran en el informe de auditora. Las tcnicas de auditora son mtodos prcticos normalmente aplicados por auditores profesionales durante el curso de sus labores. Adems de las tcnicas, los auditores emplean otras prcticas para reunir la evidencia.

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2.3.1

Verificacin Ocular

TCNICAS DE VERIFICACIN OCULAR

Comparacin

Observacin

Revisin Selectiva

Rastreo

Comparacin.- Observar la similitud o diferencia de dos o ms conceptos. Observacin.Examen ocular para cerciorarse como ejecutan las

operaciones, la observacin es considerada la ms general de las tcnicas de auditora y su aplicacin es de utilidad en casi todas las fases del examen. Por medio de ella, el auditor se cerciora de ciertos hechos y circunstancias, principalmente los relacionados con la forma de ejecucin de las operaciones, dndose cuenta personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal realiza ciertas operaciones. Revisin Selectiva.- Examen ocular rpido con fines de separar mentalmente asuntos que no son tpicos o normales. Constituye una tcnica frecuentemente aplicada a reas que por su volumen no estn comprendidas en la revisin o constatacin ms detenida o profunda. Consiste en pasar revista relativamente rpida a datos normalmente presentados por escrito.

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Rastreo.- Seguir una operacin de un punto a otro dentro de su procedimiento 2.3.2 Verificacin verbal

Dentro de la tcnica de auditoria verificacion verbal encontramos la indagacion que consiste en averiguar sobre un hecho, el empleo cuidadoso de esta tcnica puede dterminar la obtencin de informacin valiosa que sirva ms como apoyo que como evidencia directa en el juicio definitivo del auditor. Cualquier pregunta dirigida al personal de la entidad auditada o hacia terceros que pueden tener conocimientos sobre las operaciones de la misma, constutuye la aplicacin de esta tcnica. 2.3.3 Verificacin escrita

TCNICA DE VERIFICACIN ESCRITA

Anlisis

Conciliacin

Confirmacin

Anlisis.- Con ms frecuencia el auditor aplica tcnicas del anlisis a elementos o partes.

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Conciliacin.- Es establecer el acuerdo de ideas o relacin exacta entre conceptos relacionados, concordar en datos relacionados, separados o independientes. Confirmacin.- Consiste en cerciorarse de la autenticidad de los recursos, procesos, operaciones, etc. mediante la afirmacin escrita de una persona o institucin independiente de la entidad examinada 2.3.4 Verificacin documentada

TCNICAS DE VERIFICACIN DOCUMENTAL

Comprobacin

Computacin
o

Comprobacin.- Constituye el esfuerzo realizado para cerciorarse

asegurarse de la veracidad de un hecho, examinar verificando la evidencia que apoya a una transaccin u operacin, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre. Computacin.- Esta tcnica se refiere a calcular, contar o totalizar datos numricos con el objeto de asegurarse que las operaciones matemticas sean correctas
26

2.3.5

Verificacin fsica

Dentro de la tcnica verificacin fsica tenemos la inspeccin que involucra el examen fsico y ocular de algo, la aplicacin de esta tcnica es sumamente til en lo relacionado a la constatacin de dinero en efectivo, documentos que evidencian valores, activo fijo y similar. La verificacin de activos tales como documentos a cobrar, ttulos, acciones y otros similares, se efecta mediante la tcnica de inspeccin. 2.3.6 Otras tcnicas de auditora

Es muy usual que las otras prcticas de auditora sean confundidas con las tcnicas, sin embargo, se debe considerar que no obstante ser lo mismo, sirven en la labor de auditora como elementos auxiliares muy importantes. As por ejemplo, el entendimiento y evaluacin de la estructura de control interno debe ser considerado como tcnica. En realidad consiste de la aplicacin de varias tcnicas. En el arqueo de caja tambin se utilizan varias tcnicas, por lo cual no es una tcnica en s mismo. La aplicacin de pruebas selectivas a juicio del auditor puede involucrar casi todas las tcnicas enumeradas en la seccin anterior y la aplicacin en base a principios de muestreo estadstico, incluye la utilizacin de tcnicas de otras disciplinas. La prueba selectiva consiste en la tcnica de simplificar la labor total de medicin, evaluacin o verificacin tomando una muestra tpica del total. El clculo de probabilidades puede utilizarse para determinar cul debe ser el tamao de la muestra o el auditor puede efectuarse dicha determinacin a base de su juicio profesional. Pruebas selectivas al juicio del auditor Normalmente el volumen de las transacciones que deben comprobarse se determinan tomando al azar la muestra ms econmica o significativa de cada grupo de partidas anlogas; sin embargo, esa muestra puede aumentarse o disminuirse segn la eficacia del control interno.
27

A ms de esta clasificacin, conviene destacar la importancia que tiene la entrevista en la auditora de gestin. Respecto a la encuesta del ecuador tomar en cuenta cuan conveniente es recurrir en su aplicacin. 2.4 Mtodo

La auditora de gestin necesita ser lo ms sistemtica posible en la realizacin de su trabajo. La sistematizacin precisa de un mtodo de uso general aplicable a cualquier rea o estructura, por eso el mtodo a aplicar debe ser adecuado. 2.4.1 Inductivo deductivo Inductivo.- Es un mtodo de razonar que nos lleva; 1) de lo particular a lo general 2) de una parte a un todo. Deductivo.- Es un tipo de razonamiento que nos lleva: 1) De lo general a lo particular 2) de lo complejo a lo simple. Cuando usamos simultneamente los mtodos de inferencia inductiva y deductiva para buscar la solucin de un problema cientfico decimos que estamos empleando el mtodo inductivo-deductivo. 2.5 Indicadores de Gestin

Teniendo en cuenta que gestin tiene que ver con administrar o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas programados y planificados. Los indicadores de gestin estn relacionados con las razones que permiten administrar realmente un proceso.

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2.5.1 Definicin Constituyen un conjunto de estndares que permiten medir la eficiencia, efectividad, productividad y calidad de los productos generados a travs de distintos procesos, medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en qu medida se estn logrando los objetivos estratgicos. Los indicadores de gestin tienen la finalidad de guiar y controlar el desempeo objetivo y comportamiento requerido para el logro de las estrategias organizacionales. Mide la evolucin de las actividades en el tiempo y espacio, en lo que respecta al desempeo de un organismo pblico.

Establece comparabilidad de la gestin entre las diferentes unidades operativas y administrativas que conforman la organizacin.

2.5.2 Importancia Constituyen un elemento fundamental y necesario en lo que respecta a la formulacin del Presupuesto por Resultados, adems de su seguimiento, control y evaluacin a partir de las siguientes consideraciones:

a.- Planificacin Organizacional b.- Planificacin Estratgica c.- Planificacin Operativa

Planificacin Organizacional.- Comprende el conjunto de mtodos y tcnicas que posibilitan la mediacin e interaccin entre el sistema gobernante y el sistema gobernable. Es una forma de concebir la produccin de la organizacin.
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Planificacin Estratgica.- Se identifica con las polticas y directrices fijadas por el sistema gobernante y el sistema gobernable, mediante la creacin de diferentes escenarios para la obtencin de un producto ptimo. Planificacin Operativa.- Conforma una secuencia de hechos relacionados e integrados por recursos e insumos, los cuales, son aplicados mediante combinaciones de calidades y cantidades adecuadas y precisas para la obtencin de un producto ptimo. 2.5.3 Tipos de indicadores Existen tres tipos de indicadores; indicadores de eficacia o de eficiencia. El indicador de eficacia mide el logro de los resultados propuestos. Indica si se hicieron las cosas que se deban hacer, los aspectos correctos del proceso.

Los indicadores de eficacia se enfocan en el qu se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que l espera. De lo contrario, se puede estar logrando una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente.

Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecucin del proceso, se concentran en el Cmo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad.

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2.6

Anlisis de los datos

El anlisis de los datos, como cualquier otro tipo de datos de inters cientfico, ha de guardar relacin con el problema de conocimiento que se trata de esclarecer y con la mtrica de la informacin emprica que se tiene entre manos, es decir lo primero que se debe realizar no es ver que dicen los datos sino que dicen en relacin con el problema que se plantea y las hiptesis que uno se haba planteado previamente. Para ello se utilizan los siguientes anlisis: Anlisis Descriptivo.- Ayudar a observar el comportamiento de la muestra en estudio, a travs de tablas, grficos. Anlisis Exploratorio: Este tipo de anlisis exploratorio pretende partir de un conocimiento profundo y creciente de los datos para, trabajando inductivamente, llegar a un modelo ajustado de los datos.

31

CAPTULO III METOLOGA PARA LA AUDITORA DE GESTIN Metodologa

3.

3.1

La auditora de gestin necesita, al igual que la auditora financiera, ser lo ms sistemtica posible en la realizacin de sus trabajos. La sistematizacin precisa un mtodo de uso general aplicable a cualquier rea, estructura, funciones, etc., que se audite. Este mtodo consiste en un anlisis en profundidad y con los mximos detalles utilizando las preguntas clsicas: Qu se quiere, cmo y cundo se quiere, dnde, por qu, qu medios se deben utilizar, etc., realizando, adems, las siguientes investigaciones: Estudio de los elementos que componen el sector auditado, diagnstico detallado, determinacin de fines y medios, investigacin de las deficiencias, balance analtico, comprobacin de la eficacia, bsqueda de problemas, proposicin de soluciones, indicacin de alternativas y mejora de la situacin. Este trabajo se lleva a cabo por medio de entrevistas personales con los responsables de las unidades, reas o actividades auditadas, en sus centros de trabajo u oficinas, esto exige que el consultor disponga de cuanta informacin exista en relacin con el rea auditada. La exigencia metodolgica se inicia en una auditora de gestin con la denominacin que se d al informe, posteriormente se debe establecer la planificacin del trabajo de auditora consistente en el desarrollo de un plan global en funcin de los objetivos que se persiguen. La naturaleza, el detalle y el momento en que se debe llevar a cabo la planificacin varan segn la magnitud y especificidad de la entidad a auditar, de la experiencia que el auditor tenga de la misma, del conocimiento de la actividad que desarrolla, del

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entorno en que se desenvuelve y de la calidad del control interno. La planificacin comprende cuatro fases: a) Designacin de la entidad, rea, sector o servicio a auditar. b) Estudio previo. c) Estudio preliminar. d) Programacin operativa. En la primera fase, habr que distinguirse entre dos tipos de auditora: auditora vertical y horizontal. La auditora vertical comprende en su integridad el anlisis de una unidad especfica (departamento, direccin general, etc.) o el anlisis de un programa determinado (presupuesto funcional). La auditora horizontal comprende la verificacin de determinadas funciones o gastos que afectan a varias unidades administrativas (poltica de personal, compras de inmovilizados, etc.) (Presupuesto econmico). En general, las partidas presupuestarias con mayor impacto financiero, las reas con mayor riesgo de anomalas, errores o irregularidades, recibirn una mayor atencin. La segunda fase permite conocer el rea a auditar con cierta rapidez, sobre la base de recolectar determinada informacin, al mismo tiempo que permite descubrir las reas de riesgo con bastante precisin. El objetivo del estudio previo persigue el objetivo de obtener un conocimiento profundo del rea a auditar. Este conocimiento puede obtenerse utilizando reglamentos y dems normativas que afectan al rea a auditar, estudiando informes anteriores de auditora y especialmente las recomendaciones contenidas en los mismos, estudiando informes de auditora financiera o estudiando liquidaciones de los presupuestos de ejercicios anteriores. La tercera fase, supone el inicio del trabajo de auditora propiamente dicha. En esta fase deben tenerse en cuenta determinadas cuestiones de importancia
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que pueden condicionar la marcha posterior del informe, algunas de dichas cuestiones pueden ser las siguientes: Dificultad de medir los outputs, existencia de ndices de ineficiencia visibles, falta visible de organizacin, o problemas en la misma o en la gestin, claramente visibles, retraso en la produccin de outputs, empleados desocupados y material subutilizado, mtodos de trabajo anticuados, poco eficientes o complicados, existencia de actuaciones ineficaces, o de realizacin ineficiente o no econmica, en general se considerarn de importancia relevante todos aquellos hechos que de no explicitarse en el informe podran conducir a error al lector del mismo, y cuya existencia pudieran comprometer, los resultados del rea auditada, aunque todas estas cuestiones sern profundizadas y analizadas posteriormente durante la fase de ejecucin de la auditora. La cuarta fase, programacin operativa, supone la preparacin de las herramientas de trabajo y del equipo humano a emplear, por lo cual debe comprender una confeccin de cuestionarios y una coordinacin con el personal del rea estudiada, determinacin del grado de intervencin de especialistas, preparacin de programa escrito de trabajo y seleccin del equipo. Una vez planificado el trabajo a realizar, se debe de proceder a la ejecucin de todo lo planificado. En la ejecucin debe realizarse un examen detallado de los datos sobre los que debe actuarse y comprende los muestreos, efectos observados, causas y evaluaciones de los distintos resultados. Este examen representa el desarrollo de la parte central de la auditora y comprende las siguientes actuaciones: 1. Recopilacin de evidencias. 2. Medidas del trabajo. 3. Evaluacin de los niveles de eficacia, eficiencia y economa.
34

4. Evaluacin de los esfuerzos hechos para mejorar los resultados conseguidos. Todo ello debe conducir a la valoracin de resultados y al anlisis de las causas y de sus efectos, necesarios para la reduccin posterior de las correspondientes conclusiones y resoluciones. Por ltimo, la culminacin de la auditora est en la emisin del informe, ya que sta ser la herramienta de trabajo para el ejecutivo y para los responsables del rea auditada, y adems servir en el futuro como base para medir el progreso obtenido en la gestin de dicha rea. 5 3.2 Planeacin

En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, para determinar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situacin de la entidad, acerca de su organizacin, sistema contable, controles internos, estrategias y dems elementos que le permitan al auditor elaborar el programa de auditora que se llevar a efecto.

Elementos Principales de esta Fase:

1. Conocimiento y Comprensin de la Entidad 2. Objetivos y Alcance de la auditoria 3. Anlisis Preliminar del Control Interno 4. Anlisis de los Riesgos y la Materialidad 5. Planeacin Especfica de la auditoria 6. Elaboracin de programas de Auditoria
5

GRAIG-COOPER, M. y DE BACKER, P. Auditora de gestin. Barcelona: Ed. Folio, 1994.

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1) Conocimiento y Comprensin de la Entidad a auditar.

Previo a la elaboracin del plan de auditora, se debe investigar todo lo relacionado con la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este anlisis debe contemplar: su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de constitucin, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente cmo funciona la empresa.

Para el logro del conocimiento y comprensin de la entidad se deben establecer diferentes mecanismos o tcnicas que el auditor deber dominar y estas son entre otras:

a) Visitas al lugar b) Entrevistas y encuestas c) Anlisis comparativos de los controles internos anteriores d) Anlisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas) e) Anlisis Causa-Efecto o Espina de Pescado g) rbol de Problemas.

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2) Objetivos y Alcance de la auditoria.

Los objetivos indican el propsito por lo que se va hacer la auditoria de gestin, qu se persigue con el examen, para qu y por qu. Si es con el objetivo de informar a la gerencia sobre cmo se estn manejando los procesos la empresa, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la gerencia y resto de interesados sobre la situacin encontrada para que sirvan de base para la toma de decisiones.

3) Anlisis Preliminar del Control Interno

Este anlisis reviste de vital importancia en esta etapa, porque de su resultado se comprender la naturaleza y extensin del plan de auditora y la valoracin y oportunidad de los procedimientos a utilizarse durante el examen.

4) Anlisis de los Riesgos y la Materialidad.

El Riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinin errada en su informe normativa. 3.3 Planificacin Preliminar debido a que los estados financieros o la informacin suministrada a l estn afectados por una distorsin material o

El Coordinador una vez que tabul, proces y analiz toda la informacin, disear los lineamientos generales del trabajo, proyectar el tiempo estimado de duracin, la cantidad y caractersticas del personal a utilizar y el costo aproximado.
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Se fijarn los lmites de la auditora, es decir qu aspectos ser incluidos en la auditora y cules no. Toda esta informacin ser presentada al Supervisor, el cual lo evaluar y efectuar los ajustes que estime necesarios. Finalmente, una vez aprobado por el Gerente del rea de Auditora, se podr iniciar la labor. 3.4 3.4.1 Tcnicas de Recoleccin Investigacin Documental

Su objetivo es la recopilacin de la informacin grfica existente relativa al objeto de estudio. Permite la consecucin de informacin extrayndola de cualquier documento considerado importante (informes, memorias, reportajes, expedientes, etc.) Como ventajas de esta tcnica se puede sealar que facilita la concrecin de los objetivos de auditora, sirviendo de soporte vlido a la evidencia, pero supone normalmente un elevado esfuerzo de seleccin, ordenacin y clasificacin. 3.4.2 Observacin Directa

Consistente en analizar espacios fsicos, distribuciones de almacenes, oficinas, deteccin de medios materiales, o tambin situaciones, relaciones, etc. En definitiva, se centra en todo aquello que permita una visin de conjunto del entorno en el que se realiza la auditora de gestin. De esta forma se proporciona una visin general e intuitiva de la organizacin, aunque depende en gran medida de la subjetividad del observador, por lo que puede provocar algn error o sesgo.

38

3.4.3

Entrevista

Constituyen un instrumento fundamental en las auditoras de eficiencia, eficacia y economa, obteniendo de esta forma la mayor cantidad posible de informacin, ayudando a obtener ideas, no contempladas inicialmente en la elaboracin de los programas de auditora. La tcnica de la entrevista permite realizar anlisis detallados, logrando extraer datos u opiniones de un grupo de individuos, procesndolas posteriormente en funcin de los objetivos perseguidos. Presenta desventajas, principalmente la de un coste muy elevado, as como la dificultad de valorar la influencia que puede establecer el entrevistador sobre las respuestas, o bien los posibles sesgos existentes por presiones ejercidas sobre los entrevistados. 3.4.4 Cuestionarios

Se realizarn en el mejor clima posible, obtenindose la informacin a travs de las encuestas, permitiendo extraer datos y opiniones, as como detectar problemas a priori. Fundamentalmente, sirven para configurar la informacin bsica, por lo que es aconsejable completarla o contrastarla con la observacin de hechos o registros. El cuestionario posee la ventaja de su coste, ms reducido que la realizacin de las entrevistas, as como permite conservar el anonimato de una poblacin que puede ser tan grande como se desee, pues las respuestas pueden ser tratadas informticamente. Como principal desventaja presenta el hecho de que comporta una estandarizacin de las respuestas, pudiendo provocar en determinados casos un sesgo en la informacin, siendo importante el emplear un adecuado sistema estadstico. Tambin puede suponer un elevado esfuerzo en cuanto a su confeccin, para lo cual es muy til el empleo de un programa informtico.
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3.4.5

Cdulas y Grficos

Permite plasmar grficamente actividades, procesos y sistemas, posibilitando el anlisis de cada unidad o rea orgnica en las que se estructure la entidad a auditar. Para ello hay que entender cada rea como una unidad en relacin con el entorno. 6 3.4.6 Acceso a redes de informacin

Permite realizar una investigacin con ms profundidad, adentrndose a casos o informacin no solo locales sino globales que nos dan una visin ms amplia de la investigacin que estamos realizando. 3.5 Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo. Son el nexo entre el trabajo de campo y el informe de auditora y debern contener la evidencia para apoyar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe. En trminos generales, los papeles de trabajo debern: 1. Contener el programa de auditora original y las sucesivas modificaciones al mismo. 2. Contener ndices y referencias cruzadas relacionados con el programa de auditora. 3. Ser fechados y firmados por quien los prepara. 4. Ser revisados por el Coordinador (esa revisin deber estar tambin documentada en los papeles de trabajo)

HEVIA, E. Manual de auditora interna. Enfoque operativo y de gestin. Barcelona: Ed. Centrum tcnicas y cientficas, 1989.

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5. Ser completos y precisos para que sirvan de apoyo a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. 6. Ser comprensibles sin explicaciones orales. Deben ser tambin completos y no obstante, concisos. Cualquiera que los use debe poder rpidamente determinar su propsito, fuentes de datos, la naturaleza, el alcance del trabajo realizado y las conclusiones de quien los prepar. Si bien la brevedad es importante, la claridad y la necesidad de que los papeles de trabajo sean completos no debern ser sacrificadas, simplemente para ahorrar tiempo o papel. 7. Contener expresin clara del propsito de los mismos, para asegurar que la informacin acumulada est apropiadamente relacionada con los objetivos e informes de auditora.

3.6

Evidencias

La evidencia adecuada es la informacin que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad.

La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada, podra ser no suficiente para demostrar un hecho.

La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditora

La evidencia es competente, si guarda relacin con el alcance de la auditoria y adems es creble y confiable.
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Adems de las tres caractersticas mencionadas de la evidencia (Suficiencia, Pertinencia y Competencia), existen otras que son necesarias mencionar, porque estn ligadas estrechamente con el valor que se le da a la evidencia: Relevancia, Credibilidad, Oportunidad y Materialidad.

Tipos de Evidencias:

1. Evidencia Fsica: muestra de materiales, mapas, fotos. 2. Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, etc. 3. Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relacin con el mismo. 4. Evidencia Analtica: datos comparativos, clculos, etc.

3.7 3.7.1

Tipos de Informe Informe General

Como conclusin de la etapa de Estudio General y en base a la informacin obtenida y documentada en la Ficha de la Organizacin, Cuestionario de Evaluacin Global y a las Areas Crticas detectadas deber elaborar un Informe de General. El objetivo del mismo es brindar un breve resumen de las caractersticas de la organizacin y de las principales reas y actividades que se consideran crticas, a los efectos de encarar la profundizacin del anlisis en las etapas siguientes y la reformulacin de la Planificacin Global de Recursos.

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3.7.2

Informe Ejecutivo

El informe ejecutivo representa una sntesis de los principales resultados de la auditora. Este sumario debe contener slo los puntos bsicos del informe extenso. 7 3.7.3 Informe de Aspectos Relevantes

Se indicar a continuacin cualquier otro dato o informacin considerada de inters por el Coordinador para el desarrollo de la auditora. 3.8 Indicadores

Una expresin matemtica de lo que se quiere medir, con base en factores o variables claves y tienen un objetivo y cliente predefinido.

3.8.1

Indicadores de Gestin

Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en qu medida se estn logrando los objetivos estratgicos. Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeo de una organizacin frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia, Producen informacin para analizar el desempeo de cualquier rea de la organizacin y verificar el cumplimiento de los objetivos en trminos de resultados, Detectando y previendo desviaciones en el logro de los objetivos.

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3.8.1.1

De Economa

Relacionan los precios pagados por los bienes, servicios y remuneraciones con respecto a un precio testigo, de mercado o predeterminado.

INDICADOR

DESCRIPCIN Muestra la participacin de los diferentes niveles del personal de la

FORMULA

Valor total de la nomina del personal por niveles

Costo Personal:

de empresa con relacin al gasto total de la nmina, indicando cual de los niveles total tiene mayor incidencia en el costo

Costo promedio de personal por niveles:

El resultado obtenido nos permite determinar el valor unitario promedio por empleado por nivel

Gasto total de nmina por nivel Nmero de funcionarios

Gasto promedio de capacitacin:

Muestra promedio capacitado periodo

el del

costo el

Gastos de capacitacin capacitado durante el periodo Gastos de Ventas Gastos totales

personal Nmero total de personal

durante

Gastos de Ventas: Nos indica el porcentaje de ventas frente al gasto total de la empresa durante un periodo

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Indica el porcentaje de Gastos Administrativos: Gastos administrativos frente a los gastos totales de una empresa en el periodo Indica el porcentaje de Gastos Financieros Gastos Financieros Gastos Financieros Gastos totales frente a los gastos totales de una empresa en el periodo 3.8.1.2 De Eficiencia Gastos Administrativos Gastos totales

Estos relacionan volmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia los costos y los beneficios. Estos son indicadores de rendimiento, pues se refieren a oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir ms servicios por el mismo costo.

INDICADOR Costo de Ventas:

DESCRIPCIN Permite conocer en que porcentaje representa en costo ventas durante un determinado de al ventas total con de relacin

FRMULA

Costo de Ventas Ventas

realizadas periodo

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Representa el valor en Gastos Importacin: de porcentaje de los gastos de importacin frente al total de gastos de venta.

Gastos de importacin Gastos de venta

Gastos promocin Publicidad:

de Indica el porcentaje de y los gastos de publicidad y propaganda frente al total de gastos de ventas Gastos de Publicidad y Propaganda Gastos de venta

3.8.1.3

De Eficacia

Miden el grado de cumplimiento de las metas de la actividad considerada. Se orientan hacia los resultados.

INDICADOR Personal Capacitado:

DESCRIPCIN Muestra frente empresa el al porcentaje total de de la

FORMULA Nmero total del personal capacitado Nmero total del personal de la empresa

del personal capacitado empleados

Cumplimiento pedidos:

de Permite del adquirido

conocer

el

Pedidos cumplidos en su totalidad Total de pedidos

grado de cumplimiento compromiso con los

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clientes de un periodo determinado. Indica el porcentaje que Clientes Mayoristas: por su importancia inciden en los resultados de la empresa. Muestra el aumento en Nuevos Clientes: porcentaje de nuevos clientes que ha captado la empresa durante un periodo. Muestra el promedio de Ventas por cliente: ventas por cliente. Cifra de ventas del periodo Nmero total de clientes del periodo Permite Ventas Mayoristas: clientes realizadas conocer el Ventas A clientes mayoristas Total de Ventas Clientes Nuevos Nmero Total de Clientes Clientes Mayoristas Total de Clientes

porcentaje de ventas a mayoristas durante un frente al total de ventas periodo determinado. Ventas Por regin: Indica el porcentaje de ventas por cada regin frente periodo a las ventas un realizadas durante

Ventas Quito, Guayaquil, Ambato, Cuenca Total ventas

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3.8.2

Indicadores Financieros

Un indicador financiero es un relacin de las cifras extractadas de los estados financieros y dems informes de la empresa con el propsito de formase una idea como acerca del comportamiento de la empresa; se entienden como la expresin cuantitativa del comportamiento o el desempeo de toda una organizacin o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algn nivel de referencia, puede estar sealando una desviacin sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas segn el caso.

3.8.2.1

Razones de Liquidez

A travs de los indicadores de liquidez se determina la capacidad que tiene la Empresa pare enfrentar las obligaciones contradas a corto plazo; en consecuencia ms alto es el cociente, mayores sern las posibilidades de cancelar las deudas a corto plazo; lo que presta una gran utilidad ya que permite establecer un conocimiento como se encuentra la liquidez de esta, teniendo en cuenta la estructura corriente.

Los indicadores de liquidez ms utilizados son: Capital de Trabajo, la razn corriente, la prueba cida. Capital de Trabajo: Expresa en trminos de valor lo que la razn corriente presenta como una relacin. Indica el valor que le quedara a la empresa, representando en efectivo u otros pasivos corrientes, despus de pagar todos sus pasivos de corto plazo, en el caso en que tuvieran que ser cancelados de inmediato.

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Capital de trabajo = Activo corriente - Pasivo corriente (Unidades Monetarias)

Razn Corriente: Tambin denominado relacin corriente, este tiene como objeto verificar las posibilidades de la empresa afrontar compromiso; hay que tener en cuenta que es de corto plazo. Nombre del ndice Razn Corriente Formula Como se calcula

Balance General Total Activo Activo Corriente / Pasivo Corriente / Balance General Total Corriente Pasivo Corriente

Prueba cida: (prueba de cido o liquidez seca) Esta es ms rigurosa, Revela la capacidad de la empresa para cancelar sus obligaciones corrientes, pero sin contar con la venta de sus existencias, es decir, bsicamente con los saldos de efectivo, el producido de sus cuentas por cobrar, sus inversiones temporales y algn otro activo de fcil liquidacin que pueda haber, diferente a los inventarios. Es una relacin similar a la anterior pero sin tener en cuenta a los inventarios Nombre del ndice Prueba cida Formula (Activos Corriente Inventarios)/ Pasivo Corriente Como se calcula (Balance General Total Activo Corriente - Balance General PUC 14)/ Balance General Total Pasivo Corriente

3.8.2.2

Razones de Solvencia

Son indicadores de endeudamiento tienen por objeto medir en que grado y de que forma participan los acreedores dentro del financiamiento de la empresa. De la misma manera se trata de establecer el riesgo que incurren tales
49

acreedores, el riesgo de los dueos y la conveniencia o inconveniencia de un determinado nivel de endeudamiento para la empresa. Las cuentas que pueden modificar sustancialmente el concepto del analista acerca del endeudamiento de una empresa, son aquellos pasivos que se considera que no son totalmente exigibles o que el pago de este se puede postergar despus de la fecha de vencimiento del mismo, teniendo en cuenta la conveniencia del acreedor y de la empresa; de igual manera entre las cuantas del patrimonio que cuyo valor no existe una absoluta certeza. A continuacin vamos a detallar en un cuadro los ndices que pertenecen a este nivel: Nombre del ndice Apalancamiento total Apalancamiento a corto plazo Apalancamiento Financiero Total Formula Pasivo Total Patrimonio Total Pasivo Corriente Patrimonio Que es Qu participacin tiene el pasivo externo con respecto al patrimonio de la empresa. Indica la participacin que tienen los pasivos corrientes dentro del patrimonio.

Pasivo Con Entidades Indica la concentracin que Financieras tienen los pasivos totales con entidades financieras sobre el patrimonio. Patrimonio

3.8.2.3

Razones de Eficiencia

Los indicadores de eficiencia tambin llamados indicadores de rotacin tratan de medir la eficiencia con la cual una empresa utiliza sus activos, segn la velocidad de recuperacin de los valores aplicados en ellos. Constituyen un importante complemento de las razones de liquidez; debido que miden la duracin del ciclo productivo y del periodo de cartera. Algunos indicadores de actividad son:
50

1. Rotacin de cartera: ventas a crdito en el perodo/cuentas por cobrar promedio. 2. Perodo promedio de cobro: cuentas por cobrar promedio x 365 das/ventas a crdito. 3. Rotacin de inventarios (# veces) empresas comerciales: costo de la mercanca vendida en el perodo/inventario promedio. 4. Rotacin de inventarios (#das) empresas comerciales: inventario promedio x 365 das/costo de la mercanca vendida. 5. Rotacin de inventarios (# veces) empresas industriales: costo de ventas/inventario total promedio. 6. Rotacin de inventarios (# das) empresas industriales: inventario total promedio x 365 das/costo de ventas. 7. Rotacin de activos fijos: ventas/activo fijo. 8. Rotacin de activos operacionales: ventas/activos operacionales. 9. Rotacin de los activos totales: ventas/activo total. 10. Rotacin de proveedores (# veces): compras a crdito/cuentas por pagar promedio. 11. Rotacin de proveedores (# das): cuentas por pagar promedio x 365 das/compras a crdito

La rotacin de cartera establece el nmero de veces que las cuentas por cobrar giran, en promedio de un perodo determinado de tiempo generalmente un ao. El indicador de rotacin de cartera permite conocer la rapidez de la cobranza pero no es til para evaluar si dicha rotacin esta de acuerdo con las polticas de crdito fijadas por la empresa. Para ste ltimo comparativo es preciso calcular el nmero de das de rotacin de las cuentas por cobrar. Nombre del ndice Veces rotacin de cartera Formula Ventas a crdito Que es Muestra las veces que rota la cartera en el ao.
51

Cuentas por cobrar promedio

Existe otro manera de analizar la rotacin de cuentas por cobrar y es por medio del clculo del periodo promedio de cobro, a travs de las siguientes formulas la primera denominada Perodo de Recaudo deudores Clientes y las siguientes son la de Perodo de recuperacin que se pude resumir en una, que es igual 365 das sobre el nmero de veces que rotan las cuentas por cobrar.

Nombre del ndice

Formula

Como se calcula

Unidad de medida

(((Balance General PUC 1305 tipo 1 + Balance General PUC 1305 tipo 2 Perodo de (Deudores periodo anterior + Balance General Recaudo deudores Clientes Promedio PUC 1305 tipo 1 + Balance General Clientes x 360)/ Ventas PUC 1305 tipo 2 periodo actual)/2)x360)/ Estado de Resultados PUC 41 Perodo de recuperacin de Cuentas x Pagar y Proveedores Perodo de recuperacin de deudas clientes Perodo de Rotacin Activos Fijos 360 /(Rotacin C 360/ndice 124 x P Proveedores) 360/ Rotacin 360/ndice 369 Deudores Clientes 360/ Rotacin Activos Fijos 360/ ndice 123

das

das

das

das

Hay que tener presente que la rotacin de inventarios de mercancas de la empresa rota varias veces en el ao, quiere decir, que el inventario se convierte varias veces por ao en efectivo o cuentas por cobrar. Es decir muestra las veces que rota el inventario en el ao. Una vez obtenido el
52

numero de das de inventarios, se toma el costo de ventas promedio mensual y se divide en 30 y luego se multiplica por el numero de das que rota el inventario, lo que nos da el inventario que debe tener la empresa para atender correctamente las ventas. Nombre del ndice Perodo de Rotacin de Inventarios Formula (Inventarios Promedio x 360)/ Costo de Ventas Como se calcula (((Balance General PUC 14 periodo anterior + Balance General PUC 14 periodo actual) / 2) x 360)/ Anexo 2 PUC 61 unidad de medida

das

Debe tenerse en cuenta que la rotacin se calcula en pesos y, en consecuencia, no se analiza la productividad real de la empresa, para lo cul habra que conocer, entre otras cosas, la cantidad de artculos fabricados, la capacidad instalada y las ventas y compras de activos fijos durante el perodo que se analiza Rotacin de Activos Operacionales. Nombre del ndice Formula Que es

Mide cuanto ingreso me generan Ventas los activos operacionales, es decir Rotacin de Activos todos los activos que tienen Operacionales. Activos Operacionales Brutos relacin directa con el objeto social de la empresa. Rotacin de Activos Totales. Nombre del ndice Rotacin Activos totales Formula Ventas Activos totales brutos Que es Mide cuanto ingreso me generan los activos totales.

53

3.8.2.4

Razones de Rendimiento

Llamados tambin de rentabilidad o lucratividad. Miden la efectividad de la administracin de la empresa para controlar costos y gastos, transformando as las ventas en utilidades. Estos indicadores son un instrumento que permite al inversionista analizar la forma como se generan los retornos de los valores invertidos en la empresa, mediante la rentabilidad del patrimonio y la rentabilidad del activo. Es decir, Miden la productividad de los fondos comprometidos en un negocio. Recordemos que a largo plazo lo importante es garantizar la permanencia de la empresa en acrecentamiento de mercado y por ende su valor. Permite ver los rendimientos de la empresa en comparacin con las ventas y el capital. Margen bruto de utilidad: Nombre del ndice Margen Bruto Formula Utilidad Bruta Ingresos / Operacionales x 100

Margen operacional de utilidad: Nombre del ndice Margen Operacional Formula Utilidad Operacional / Ingresos Operacionales x 100

54

Margen neto de utilidad: Nombre del ndice Margen Neto Ingresos Operacionales x 100 Formula Ganancias y Prdidas /

3.9

Planificacin Especfica

En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo. Tiene incidencia en la eficiente utilizacin de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditoria. Se fundamenta en la informacin obtenida durante la planificacin preliminar. La planificacin especfica tiene como propsito principal evaluar el control interno, evaluar y calificar los riesgos de la auditoria y seleccionar los procedimientos de auditora a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecucin mediante los programas respectivos. Se debern cumplir, entre otros, los siguientes pasos durante la planificacin especfica:

Considerar el objetivo general de la auditoria y el reporte de la planificacin preliminar para determinar los componentes a ser evaluados.

Obtener informacin adicional de acuerdo con las instrucciones establecidas en la planificacin preliminar.

Evaluar la estructura de control interno del ente o rea a examinar.8

3.10

Comunicacin de Resultados

La auditora interna debe percibirse como un mecanismo de control que brinda asesora
8

http://www.monografias.com/trabajos82/planificacion-auditoria/planificacion-auditoria.shtml#planificab

55

y agrega valor a la gestin institucional apoyando a la administracin mediante la generacin de recomendaciones tendientes al mejoramiento del sistema de control interno; asimismo proporciona una seguridad razonable de la actuacin de la administracin. Desde esa perspectiva, la Comunicacin de los Resultados es vital para la consecucin del objetivo de la auditora interna. Es importante considerar que el trabajo de la auditora interna debe realizarse en observancia de las normas de calidad as como de la normativa de carcter general y especfico vigente. La labor de la auditora como todo proceso sistemtico debe ser constante, metdico y proveer una seguridad razonable de que se consideraron los criterios tcnicos adecuados y que el trabajo se llev a cabo con el debido cuidado profesional que garantiza la calidad del resultado. El proceso de la auditora comprende una etapa previa de planificacin del trabajo, el examen de los eventos, la comunicacin de los resultados y el seguimiento de las recomendaciones emitidas9

Manual de Normas Generales de Auditora para el Sector Pblico. Contralora General de la Repblica. Resolucin N R-CO-94-2006 del 17 de noviembre de 2006.

56

4. 4.1 4.1.1

CASO PRCTICO Informacin introductoria ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA:

4.1.1.1 Nombre de la entidad: Empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA. 4.1.1.2 Actividad a la que se dedica: Comercializacin de productos Electrnicos de audio y video para todo tipo de automotores. 4.1.1.3 Direccin: Calle de los cipreses N65-31 y manuel ambrosi 4.1.1.4 Telefono: 023465098 / 023465098 4.1.1.5 Fecha de creacin de la empresa: Mediante escritura pblica se constituyo el 29 de agosto del 2001 4.1.1.6 Funcionarios principales: Directorio. Gerente General: Gabriel Garcs. Asistente de Gerencia: Edwin Lpez. Jefe Financiero: Mateo Patio. Jefe de Recursos Humanos: David Rodrguez. Jefe Comercial: Estefana lvarez. En base a la informacin obtenida en la visita previa realizada a PUNTOGAMA CIA LTDA en la que se obtuvo informacin acerca de la misin, visin, objetivos, actividades principales, estructura orgnica dems aspectos generales de la empresa, se procede a realizar la planeacin de auditora de

57

gestin a realizarse bajos los siguientes parmetros de trabajo sin perjuicio de los ajustes a la planeacin que pueda darse de acuerdo a las circunstancias. 4.2 Motivo del examen.

Este examen de auditora se lleva a cabo por decisin de los socios de PUNTOGAMA CIA LTDA. para conocer el grado de eficiencia, eficacia con que se estn manejando los recursos disponibles de la empresa, logrando as un mejor desempeo en los procesos. 4.3 Objetivos del Examen Evaluar el desempeo de las actividades de la empresa realizadas

durante el ao 2011, y determinar cuan eficientes, eficaces y econmicas han sido las operaciones durante el periodo sujeto a examen. Evaluar el sistema de control interno presente en cada uno de los elementos que conforman la gestin de la empresa. Emitir un informe de auditora que contengan conclusiones y recomendaciones que lleven al mejoramiento en el desarrollo de las actividades y de los controles existentes en PUNTOGAMA CIA. LTDA. 4.4 Alcance del examen.

Es la revisin y evaluacin de los elementos que conforman la gestin de la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA. durante el periodo 01/01/2011 al 31/12/2011, se analizaran los aspectos de las polticas, planificacin, estructura orgnica, sistema, procedimientos y mtodos de trabajo, administracin de recursos humanos, administracin de recursos materiales, la presencia de control en la empresa y dems aspectos relacionados con la gestin de la empresa.
58

4.5

Base Legal La auditora de gestin a realizarse se basar en las normas internacionales de auditora (N.I.A) Los PCGA, principios de contabilidad generalmente aceptados, esto aplica en el sentido que los recursos de la empresa deben ser manejados correctamente para optimizarlos Las normas de control interno, en donde se hablar de todos los recursos de la empresa deben ser bien utilizados, evitando los desperdicios tanto en recursos materiales, administrativos de computacin y humano. Las NEA, Normas Ecuatorianas de Auditora que no son otro cosa que la adaptacin de las NIA, (Normas Internacionales De Auditora) a nuestro pas

59

4.6

Estructura Orgnica
JUNTA GENERAL DE SOCIOS

GERENTE GENERAL

Asistente Gerencia Jefe Comercial Jefe Financiero

(Mat

Compras y Planificacion Compras Exterior Compras Locales

Jefe RRHH

Jefe Logstica

Jefe Tcnico Servicio Tcnico Instalador

Contabilidad
(Paola Mar

Asistente RRHH

Bodegas y despachos Asist. Despacho

Asesor de Ventas

Asistente Contable

60

4.7

Objetivo de PUNTOGAMA CIA. LTDA

Puntogama CIA. Ltda, se reestructurar por reas de trabajo que le llevarn a conseguir un posicionamiento en el mercado slido con una reputacin de alta efectividad y con ndices medibles. Todo esto se implementar y ejecutar por fases y con fechas claramente definidas hasta el viernes, 14 de Diciembre del ao 2.012. 4.8 Financiamiento

Los recursos financieros necesarios incluyen el presupuesto para cubrir los gastos que incurren en la realizacin de la auditora de gestin en la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA. Los gastos se detallan a continuacin: DESCRIPCIN DEL GASTO Movilizacin y alimentacin Suministros de oficina Materiales de computacin y medios magnticos Impresiones, anillados, copias Internet, investigaciones 80.00 50.00 VALOR EN DOLARES 120.00 150.00 170.00

4.9

Metodologa utilizada para la realizacin del examen

Para la realizacin del trabajo de auditora de realizaran papeles de trabajo que consisten bsicamente en la elaboracin y aplicacin de cuestionarios de control interno que permitirn evaluar cada uno de los componentes que conforman la gestin de la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., los mismos que sern aplicados a los jefes departamentales y cuya informacin obtenida sern verificados con la obtenidas de cuestionario aplicados a una muestra del
61

resto del personal de la empresa, de la informacin obtenida, comparada y analizada se podr concluir y a su vez realizar las recomendaciones pertinentes que constituyen la base del informe de auditora de gestin. 4.10 Resultados de la auditora de gestin

Los resultados de la auditora de gestin sern divulgados una vez que se los hayan obtenido luego del anlisis correspondiente y se lo har para este caso a las siguientes personas: Presidente del directorio Gerente General 4.11 Evaluacin del control interno

Luego de la visita previa a la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., donde se realizara el examen, se proceder con la carta compromiso dirigida al Gerente general de la compaa.

62

CARTA COMPROMISO

Quito, 01 de Octubre del 2011

Ing. Gabriel Garcs. Gerente General de la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA.

Presente.-

Esta carta tiene la finalidad de la confirmacin de la realizacin de la auditora de gestin en su compaa, la misma que comprender el periodo del 01 de enero del 2011 Hasta 31 de diciembre del 2011.El examen se llevara de acuerdo a las normas de auditora generalmente aceptadas, incluyendo procedimientos necesarios para la realizacin de dicho examen.

Lo que se busca con este examen es evaluar el grado de control interno en cada una de las reas de la empresa para medir el grado de eficiencia, eficacia y economa del desempeo de las actividades que se llevan a cabo en la empresa, verificar que el sistema de gestin se ajuste a los procedimientos y polticas implementadas y ver que se cumplan por todos los colaboradores que coadyuvaran al mejoramiento continuo.

63

El trabajo de auditora se realizara por una persona, sin carcter de remuneracin debido a que se trata a un trabajo de investigacin acadmica, el cual fue dado favorable a mi solicitud. Agradecimiento especial al Ing. Gabriel Garcs por la facilidades

proporcionadas para la ejecucin de ese trabajo y esperando contar con la colaboracin de los empleados de la empresa.

Atentamente:

Danny Maza Granda

64

D&M AUDITORES

PRG-AG

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA GENERAL DE AUDITORA DE GESTIN AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 01/10/2008 I. OBJETIVO DE LA AUDITORA: Evaluar el grado de eficiencia, eficacia y economa con que se ha llevado a cabo las operaciones de la empresa durante el ao 2.011. Resp: Danny Maza Granda

II. PROCEDIMIENTO DE

REF PT

AUDITORA
1. Realice la evaluacin de las polticas existentes en la compaa. 2. Realice la evaluacin a la planificacin de la compaa. 3. Realice la evaluacin a la estructura orgnica que se encuentre establecida 4. Realice la evaluacin a los sistemas, procedimientos y mtodos de trabajo con los que se llevan a cabo las actividades en la empresa. 5. Realice la evaluacin de las funciones del departamento de Recursos Humanos. 6. Realice la evaluacin del cumplimiento del reglamento interno de la empresa. 7. Realice la evaluacin a la gestin de la calidad que se aplica en la empresa. PGR1-P PRG2PLAN PROG3ESO

RESP

TIEMPO ESTIMADO 3 HORAS 5 HORAS 4 HORAS

TIEMPO REAL 2 HORAS 3

OBSERVACIONES

JDMG

JDMG

HORAS
3 HORAS

JDMG

PRG4SPM

JDMG

7 HORAS

5 HORAS

PRG5-RH

JDMG

2 HORAS 1 HORA 2 HORAS

1 1/2 HORAS HORA 1 HORA

PRG6-RI

JDMG

PRG7-CAL

JDMG

65

D&M AUDITORES

PRG1-P

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECFICO DE AUDITORA DE GESTIN COMPONENTES: POLTICAS 01/10/2008 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORA: Determinar el grado de eficacia en el establecimiento, cumplimiento y evaluacin de las polticas implementadas en la empresa.

II. PROCEDIMIENTO

DE AUDITORA
1.

REF PT

RESP

TIEMPO ESTIMAD O

TIEMPO REAL

OBSERVACIONES

Aplique un cuestionario de control interno a la gerencia administrativa para CI-P 1/2 evaluar la presencia de control en las polticas establecidas en la empresa.
2. Realice una encuesta al personal a la empresa como procedimiento alternativo que permita confirmar la informacin obtenida en el procedimiento anterior, la misma que debe contener la conclusin y recomendacin producto de la evaluacin.

JDMG

1 HORA

1 HORA

ENC1-P

JDMG

3 HORAS

HORAS

66

D&M AUDITORES

CI-P 1/2

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: POLTICAS AUDITORA AL 31/12/2011 Fecha: 02/10/2011 PREGUNTA 1. La empresa cuenta con un manual de polticas? SI NO X N/A Resp: Danny Maza G. OBSERVACIONES Las polticas no se encuentran impresas, para posibles consultas para esclarecer dudas, si no que existen pequeos instructivos para ciertas reas. Las polticas son difundidas verbalmente al empleado, y no se establecen desde cuando entran en vigencia dichas polticas.

2. Al momento de establecer las polticas, se emiti copias para cada uno de los empleados, con un cronograma estableciendo cuando entran en vigencia estas polticas? 3. se hace una evaluacin del cumplimiento de las polticas establecidas previamente? 4. La evaluacin del cumplimiento X de las polticas, sirve como medio para mejorar o crear nuevas polticas?

La gerencia de acuerdo a la situacin actual en la que se encuentra la empresa, modifica o crea nuevas polticas para tratar de mejor la calidad de las actividades.

67

D&M AUDITORES

CI-P 2/2

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: POLTICAS AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA

SI

NO

N/A

5. Se han determinado polticas X para orientar las acciones de la empresa 6. Existen polticas generales para X la empresa? 7. El nivel de staff se encarga de X aprobar las polticas? 8. Las polticas emitidas son archivadas por escrito en un documentado firmado por la junta directiva? 9. Las polticas implantadas han ayudado a lograr el cumplimiento X de los objetivos de la empresa? X

OBSERVACIONES Las veces que lo han hecho, pero de manera verbal que son ms fcil de olvidar. Si existen, pero no hay difusin entre los empleados de la empresa.

Si por que hacen de los procesos ms eficientes.

68

D&M AUDITORES

ENC1-P

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: POLTICAS AUDITORA AL 31/12/2011

Fecha: 03/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. La empresa cuenta con un manual de polticas? 2. Al momento de establecer las polticas en la compaa, fueron difundidas entre el personal, indicando la fecha qu entra en vigencia? 3. Se aplica las polticas

No PREGUNTAS TRABAJADORES SI NO 14 8 6

RESULTADOS INDICADOR VALOR % # trabaj positivo 8/14 57% # trabaj

14

10

# trabaj positivo # trabaj

2/14

14.28%

# trabaj
69

al momento de realizar sus actividades? 4. Se han hecho peridicas evaluaciones a las polticas luego de ser aplicada en la empresa? 5. De acuerdo a la evaluacin del cumplimiento de polticas, se crearon nuevas o mejoraron ciertas polticas? 6. La gerencias es la encargada de de aprobar las polticas? 7. Existen un documento escrito qu contengan las polticas? 8. Las polticas adoptadas han apoyado al logro de objetivos de la empresa?

14

11

positivo # trabaj

3/14

21.43%

14

# trabaj positivo # trabaj

5/14

35.71%

14

# trabaj positivo # trabaj

6/14

42,86

14

11

# trabaj positivo # trabaj # trabaj positivo # trabaj

3/14

21,43%

14

6/14

42,86%

14

12

# trabaj positivo # trabaj

12/14

85.71%

70

CONCLUSIN: Luego de aplicada la encuesta de control interno al personal de la PUNTOGAMA CIA. LTDA., Se establecen polticas las mismas que no constan por escrito para que sirvan de consulta constante para los empleados adems que no se difunde en su totalidad a toda la empresa formalmente, sino de una manera informal se informa de nuevas polticas adoptadas, esta es una de las razones por la que no se aplican las polticas en su trabajo y actividades en cada una de sus reas. La gerencia solamente toma decisiones cuando se han cometido errores de los trabajadores por falta de conocimiento de las polticas, adems el cumplimiento de control interno no es evaluado peridicamente.

RECOMENDACIN: La empresa debe tener polticas bien claras de acuerdo con las necesidades de la empresa, haciendo un manual de las polticas implementadas, dando a conocer este manual por escrito en reunin general de todos los empleados, repartiendo ejemplares para que tengan claro las polticas y como una fuente de consulta para realizar sus actividades, adems pueden aportar con ideas para actualizar y reformar las polticas. La gerencia debe tener pleno conocimiento de las polticas y para su ejecucin siempre deben ser conocidas por gerencia, saber de la importancia de la implementacin de polticas que llevara a procesos manejados con eficiencia y eficacia.

71

D&M AUDITORES

PRG2-PLAN

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORA DE GESTIN COMPONENTE: PLANIFICACIN 04/10/2011 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORA: Establecer si en la empresa se trabaja en base a la planificacin estratgica y operativa, con esto determinar el grado de eficiencia en esta actividad.
II. PROCEDIMIENTO DE

AUDITORA 1. Aplique un cuestionario de control interno a la gerencia general de para la evaluar la eficacia en la planificacin empresa. 2. Realice una encuesta al personal a la empresa como procedimiento alternativo que permita confirmar la informacin obtenida misma en que el debe procedimiento anterior, la contener la conclusin y recomendacin producto de la evaluacin.

REF PT

RESP

TIEMPO ESTIMADO

TIEMPO REAL

OBSERVACIONES

CI-PLAN 1/2

JDMG

2 HORAS

1 HORAS

ENC2PLAN

JDMG

4 HORAS

HORAS

72

D&M AUDITORES

CI-PLAN 1/2

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: PLANIFICACIN AUDITORA AL 31/12/2011 Fecha: 04/10/2011 PREGUNTA 1. Se analizan las fortalezas, oportunidades, amenazas 2. La y los empresa debilidades resultados cuenta y se con y X SI NO X N/A Resp: Danny Maza G. OBSERVACIONES

convierten en estrategias? planificacin esto? 3. La planificacin constituye un aspecto compaa? 4. El gerente es responsable de la planificacin? 5. La empresa tiene misin, visin y objetivos? 6. Los empleados tienen X conocimiento de la misin, visin y objetivos? X X Existe en documento significativo para la X estratgica

operativa, existe documento sobre

73

D&M AUDITORES

CI-PLAN 2/2

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: PLANIFICACIN AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 7. Las estrategias de crecimiento estn asociadas con la misin, visin y objetivos de la empresa? 8. Las metas se miden con indicadores? 9. Todas las areas conocen los objetivos de la empresa? 10. Se evala el grado de cumplimiento de los objetivos? 11. El trabajo se lo realiza bajo programas y presupuestos? 12. Los programas estn relacionados con la misin, visin y objetivos de la empresa? 13. La empresa realiza proyectos para sus metas?

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

X X X X

74

D&M AUDITORES

ENC2-PLAN

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: PLANIFICACIN AUDITORA AL 31/12/2011

Fecha: 05/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. Se analizan las fortalezas, y oportunidades, debilidades resultados obtenidos traducen estrategias? 2. La empresa cuenta con planificacin estratgica y operativa, existe un documento de esto? se en amenazas y los

No TRABAJADOR ES

PREGUNTAS SI NO

RESULTADOS INDICADOR VALOR %

14

# trabaj positivo # trabaj

6/14

42,86%

14

10

# trabaj positivo # trabaj

2/14

14.28%

75

3. La planificacin constituye un aspecto significativo para la compaa? 4. El gerente es responsable de planificacin? 5. La empresa tiene misin, visin y objetivos? 6. empleados tienen conocimiento de la misin, y visin objetivos? Los la

14

11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21.43%

14

12

# trabaj positivo # trabaj

2/14

14.29%

14

# trabaj positivo # trabaj

8/14

57.14%

14

11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21,43%

7. estrategias

Las de 14 5 9 # trabaj positivo # trabaj

crecimiento estn asociadas con la misin, visin empresa? y objetivos de la

5/14

35.71%

76

8. Se evala el grado cumplimiento de objetivos? 9. La 14 4 10 # trabaj positivo # trabaj 4/14 28.57% empresa Trabaja en base a presupuestos 10. proyectos? La 14 2 ` 12 empresa realiza # trabaj positivo # trabaj los de 14 2 12 # trabaj positivo # trabaj 2/14 14.29%

2/14

14.29%

CONCLUSIN: Se concluyo con la evaluacin que se le hizo a la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA. No se realizan una planificacin estratgica, tiene misin, visin, objetivos que solo es de conocimiento de los directivos, no existe una difusin de estos componentes para conocimiento de todo el personal de todas las reas. La empresa se maneja sin presupuestos en todas las reas y el desempeo no se mide bajo ningn indicador.

RECOMENDACIN: La recomendacin principal para la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA es la elaboracin de una planificacin estratgica, que de esta depende un buen desarrollo de todas las actividades en una entidad. En cuanto a la misin, visin y objetivos se debe difundir estos aspectos a todo el personal de la empresa para que tengan conocimiento a donde se dirige la empresa y cuales son los objetivos a mediano y largo plazo.

77

La empresa debe realizar proyectos para las reas y con especial nfasis en rea de ventas para medir y comparar entre lo medido y lo que se va a proyectar para futuros periodos, el desempeo de los empleados en sus actividades se lo debe medir bajo la modalidad de indicadores de gestin que permitan determinar cuan eficiente, eficaz y econmico a desarrollado sus funciones para el logro de objetivos global de la empresa.

78

D&M AUDITORES

PRG3-ESO

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORA DE GESTIN COMPONENTE: ESTRUCTURA ORGNICA 06/10/2011 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORA: Determinar el grado de eficacia de la estructura orgnica de la empresa.

II. PROCEDIMIENTO DE REF PT RESP TIEMPO ESTIMADO TIEMPO REAL OBSERVACIONES

AUDITORA 1. Aplique

un

cuestionario de control interno a la gerencia administrativa evaluar la para estructura

CI-ESO 1/3 JDMG 2 HORAS 1 HORAS

orgnica de la empresa. 2. Realice una encuesta al personal a la empresa procedimiento alternativo que permita confirmar la informacin como

el ENC3-ESO JDMG procedimiento anterior, obtenida la en misma que debe contener la conclusin y recomendacin producto evaluacin. de la

5 HORAS

HORAS

79

D&M AUDITORES

CI-ESO 1/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ESTRUCTURA ORGNICA AUDITORA AL 31/12/2011 Fecha: 06/10/2011 PREGUNTA 1. La compaa cuanta con una estructura orgnica? 2. La empresa tiene organigrama estructural, funcional y de posicin personal? 3. La estructura orgnica se deriva de una ley, reglamento, acuerdo o estatuto, etc.? 4. La estructura permite cumplir con el objeto de la empresa y refleja su visin? 5. Las funciones asignadas a cada rea de la empresa son adecuadas para cumplir con la misin? 6. El organigrama se realizo por funcin, territorio, cliente, producto u otro? X X X X SI X La empresa tiene NO N/A Resp: Danny Maza G. OBSERVACIONES

organigramas, aunque en el funcional se encuentran muchas funciones.

80

D&M AUDITORES

CI-ESO 2/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ESTRUCTURA ORGNICA AUDITORA AL 31/12/2011 PREGUNTA 7. Existe un anlisis de cargas de trabajo coincidente con las funciones? 8. Las funciones se relacionan con el rea? 9. Existe un manual de funciones en la empresa? 10. Se coordina el cumplimiento de las funciones para evitar X mala falta de duplicacin, omisiones y evasin de responsabilidades, interpretacin y conocimiento de las mismas? 11. La coordinacin de funciones permite una relacin efectiva entre los departamentos? 12. El organigrama clara las refleja lneas la de X manera X Muchas funciones a una misma persona X SI NO X N/A OBSERVACIONES

autoridad y responsabilidad? 13. Se respetan las jerarquas y se identifican sin inconvenientes? X

81

D&M AUDITORES

CI-ESO 3/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ESTRUCTURA ORGNICA AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 14. Se identifican a la mxima autoridad de la empresa? 15. La estructura orgnica de la compaa recursos? y presentada grficamente ayuda a mantener los

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

82

D&M AUDITORES

ENC3-ESO

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: ESTRUCTURA ORGNICA AUDITORA AL 31/12/2011

Fecha: 07/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. compaa cuenta estructura orgnica? 2. La empresa tiene organigrama estructural? 3. La estructura permite cumplir con el objeto de la empresa y refleja su visin? 4. Las funciones asignadas a cada rea de la empresa son adecuadas? con La

No TRABAJADOR ES

PREGUNTAS SI NO

RESULTADOS INDICADOR VALOR %

14

# trabaj positivo # trabaj

9/14

64.29%

14

13

# trabaj positivo # trabaj

13/14

92.86%

14

# trabaj positivo # trabaj

8/14

57.14%

14

# trabaj positivo # trabaj

8/14

57.14%

83

5. El organigrama est en funcin del territorio, cliente, producto u otro? 6. Existe un anlisis de cargas de trabajo coincidentes con las funciones? 7. Las funciones se relacionan con el rea de trabajo? 8. Existe un manual de las funciones en la empresa? 9. Se coordina el cumplimiento de las funciones para evitar duplicacin, omisiones y evasin de responsabilidad es, mala interpretacin y falta de conocimiento de las mismas? 10. La coordinacin de funciones permiten una relacin efectiva entre las reas? 11. El organigrama refleja las lneas

14

12

# trabaj positivo # trabaj

12/14

85,71%

14

12

# trabaj positivo # trabaj

2/14

14.29%

14

10

# trabaj positivo # trabaj # trabaj positivo # trabaj

10/14

71.43%

14

5/14

35.71%

14

11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21.43%

14

12

# trabaj positivo # trabaj

2/14

14.29%

84

de autoridad y responsabilidad ? 12. Se respetan las jerarquas? 13. Se identifica a la mxima autoridad? 14. La estructura orgnica de la empresa, demostrada grficamente ayuda a optimizar los recursos?

14

10

# trabaj positivo # trabaj # trabaj positivo # trabaj # trabaj positivo # trabaj

4/14

28.57%

14

10

10/14

71.43%

14

10

10/14

71.43%

14

# trabaj positivo # trabaj

5/14

35.71%

CONCLUSIN: La empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., Se encuentra organizada, posee organigramas, en los que se distingue fcilmente a la mxima autoridad de la empresa, se puede observar la divisin de la compaa en sus diferentes areas, no existe claridad en la definicin de lneas de autoridad y responsabilidad porque se delega muchas funciones a una sola persona que a su vez tiene bajo su cargo muchas otras actividades, la sobrecarga de funciones se puede solucionar con una distribucin equitativa y jerrquica, las mayora de las veces los empleados realizan funciones que nada tienen que ver con sus actividades correspondiente departamentales. a su rea, ocasionando esto un conflicto entre jefes

RECOMENDACIN: La principal recomendacin es revisar el organigrama y no cargar de muchas funciones a una sola persona, definir adecuadamente el orden
85

de jerarqua en la empresa para la cadena de mando designando jefes departamentales para descentralizar el poder de la empresa y segmentar para el anlisis posterior al cumplimiento de funciones.

Realizar manuales que puedan servir de informacin y como consulta para los empleados, para que las funciones sean reconocidas para cada una de sus reas y sepan a donde dirigirse para cumplir con eficacia sus actividades.

86

D&M AUDITORES

PRG4-SPM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORA DE GESTIN COMPONENTE: SISTEMAS,PROCEDIMIENTOS Y MTODOS DE TRABAJO 08/10/2011 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORA: Evaluar el grado de eficacia, eficiencia, economa, tica y ecologa presente en los procedimientos, mtodos y tareas mediante los cuales la empresa realiza sus actividades .
II. PROCEDIMIENTO DE

AUDITORA
1. Aplique un cuestionario

REF PT

RESP

TIEMPO ESTIMAD O

TIEMPO REAL

OBSERVACIONES

de control interno a la gerencia evaluar general los para

JDMG CI-SPM 1/3 2 HORAS 1 HORAS

sistemas,

procedimientos y mtodos de trabajo de la empresa. 2. Realice una encuesta al personal a la empresa como alternativo obtenida procedimiento que en permita el

confirmar la informacin
JDMG ENC3ESO 5 HORAS 3

procedimiento anterior, la misma que debe contener la conclusin y recomendacin de la evaluacin. producto

HORAS

87

CI-SPM D&M AUDITORES 1/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: SISTEMAS, PROCEDIMEINTOS Y MTODOS DE TRABAJO AUDITORA AL 31/12/2011 FECHA: O8/10/2011 PREGUNTA 1. Los procedimientos y mtodos de trabajo se a encuentran travs de X sistematizados guia? 2. Los manuales de procedimiento y 3. de mtodos han sido de debidamente aprobados? Existen manuales para: procedimientos de la empresa? 4. Los manuales han sido X difundidos entre el personal de la empresa? Compras, X X SI NO RESP: Danny Maza Granda N/A OBSERVACIONES

manuales, instructivos o de una

ventas, bodegas y dems areas

88

D&M AUDITORES

CI-SPM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

2/3

COMPONENTE: SISTEMAS, PROCEDIMEINTOS Y MTODOS DE TRABAJO AUDITORA AL 31/12/2011 PREGUNTA 5. En la empresa se ha realizado un seguimiento acerca del cumplimiento de los manuales? 6. Los procedimientos han sido revisados y evaluados a fin de que haya lugar a la innovacin, de X modernizacin, para la empresa? 7. Los sistemas, procedimientos y mtodos de trabajo se sujetan a criterios modernos y actuales de control interno? 8. casos Considera innecesarios qu y qu los son X procedimientos actuales presentan demasiados largos? 9. Los procedimientos son giles y permiten qu exista un adecuado cruce de informacin entre los empleados? X X simplificacin SI NO X N/A OBSERVACIONES

tareas y dems aspectos favorables

89

CI-SPM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

3/3

COMPONENTE: SISTEMAS, PROCEDIMEINTOS Y MTODOS DE TRABAJO AUDITORA AL 31/12/2011 PREGUNTA 10. Considera racionalizacin procedimientos permiten en el reducir de la grado qu la los empresa de SI X NO N/A OBSERVACIONES

desperdicios de sus recursos?

90

D&M AUDITORES

ENC4-SPM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y METODOS DE TRABAJO AUDITORA AL 31/12/2011

Fecha: 09/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. Los

No TRABAJADOR ES

PREGUNTAS SI NO

RESULTADOS INDICADOR VALOR %

procedimientos y mtodos de trabajo encuentran sistematizados a travs de manuales, instructivos o de una gua? 2. Los manuales de procedimientos y de mtodos han sido debidamente aprobados? 3. Los manuales han sido difundidos entre el se 14 5 9 # trabaj positivo # trabaj 5/14 35.71%

14

10

# trabaj positivo # trabaj

4/14

28.57%

14

11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21.43%
91

personal de la empresa? 4. Existen manuales de procedimientos para: compras, ventas y dems reas dinmicas de la compaa? 5. En la empresa se ha realizado un seguimiento acerca del cumplimiento de los manuales? 6. Los procedimientos han sido revisados y evaluados a fin de qu haya lugar a la innovacin? 7. Considera que los procedimientos actuales presentan pasos innecesarios y demasiados largos? 8. Los procedimientos son giles y permiten qu exista un adecuado cruce de informacin entre los empleados?

14

# trabaj positivo # trabaj

5/14

35.71%

14

11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21.43%

14

14

# trabaj positivo # trabaj

2/14

14.29%

14

12

# trabaj positivo # trabaj

12/14

85.71%

14

# trabaj positivo # trabaj

5/14

35.71%

92

CONCLUSIN: Luego de la evaluacin a los diferentes departamentos de la empresa PUNTOGAMA CIA LTDA., los empleados realizan sus labores sin un manual de procedimientos, lo hacen de acuerdo a sus necesidades, experiencia, todos los procedimientos son expresados de manera verbal como en casi todos los puntos para controlar el personal, creando esto una confusin entre departamentos que dificultan y hay una mala comunicacin entre estos.

RECOMENDACIN: Esta recomendacin va dirigida de manera especial a los gerentes, que debe crear manuales de todos los procedimientos, sistemas y procesos debidamente escritos y archivados al alcance de todos los empleados, adems de una difusin completa a todo el personal y de ser posible con una charla para explicar los procedimientos a seguir como demostrar grficamente la lnea de los procesos.

La aplicacin correcta de los procedimientos llevar a crear entidades eficientes, eficaces capaces de manejarse muy bien internamente para estar listos y competir en el mercado, pero con una buena base interna con personal que se sujete a polticas, procedimientos, sistemas y procesos bien definidos.

93

D&M AUDITORES

PRG5-SPM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORA DE GESTIN COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS 10/10/2011 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORA: Determinar el grado de eficacia en la administracin de recursos humanos que se lleva a acabo en la empresa.
II. PROCEDIMIENTO DE

AUDITORA
1. Aplique un cuestionario

REF PT

RESP

TIEMPO ESTIMAD O

TIEMPO REAL

OBSERVACIONES

de control interno a la gerencia de recursos de los humanos para evaluar la administracin recursos humanos. 2. Realice una encuesta al personal a la empresa como alternativo obtenida procedimiento que en permita el
ENC5ARH JDMG 5 HORAS 3 CI-ARH 1/5 JDMG 3 HORAS 2 HORAS

confirmar la informacin procedimiento anterior, la misma que debe contener la conclusin y recomendacin de la evaluacin. producto

HORAS

94

CI-ARH D&M AUDITORES 1/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORA AL 31/12/2011 FECHA: 10/10/2011 RESP: Danny Maza Granda

PREGUNTA RECLUTAMIENTO: 1. La empresa cuenta con un sistema personal? 2. Dispone de un archivo de posibles contratos de personal? 3. Cuenta con un proceso para el reclutamiento de personal ? 4. El reclutamiento es analizado y aprobado de acuerdo con las necesidades de la empresa? 5. La empresa recurre a fuentes internas y externas para el reclutamiento? 6. La empresa tiene definido los perfiles de las personas a ocupar las vacantes? de administracin de

SI

NO

N/A

OBSERVACIONES

95

CI-ARH D&M AUDITORES 2/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS AUDITORA AL 31/12/2011 FECHA: 10/10/2011 RESP: Danny Maza Granda

PREGUNTA SELECCIN Y CONTRATACIN: 7. Existe un manual para contratar personal? 8. Se realizan entrevistas con los aspirantes? 9. Se realizan pruebas

SI

NO

N/A

OBSERVACIONES

X X

psicolgicas, de conocimiento y de cultura general? 10. Se realizan exmenes mdicos a los aspirantes? 11. Se toman en cuenta las referencias 12. El personales influye para en la contratar personal? gerente contratacin del personal? X

96

CI-ARH D&M AUDITORES 3/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 13. Se cuenta aprobados? 14. Se

con

contratos el nuevo

SI

NO X

N/A

OBSERVACIONES

presenta

empleado con el resto del personal y se hace un recorrido por las instalaciones? 15. Se le da a conocer al nuevo empleado la misin, visin y objetivos de la empresa? 16. Se le da a conocer los manuales existentes? CAPACITACIN: 17. Existes programas de X X

capacitacin?

97

CI-ARH D&M AUDITORES 4/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 18. Existen

capacitaciones

SI X X

NO

N/A

OBSERVACIONES

continuas a los empleados? 19. Se destinan recursos para capacitacin del personal? 20. Para las capacitaciones con

mantiene

convenios

instituciones pblicas y privadas? EVALUACION DEL DESEMPENO: 21. Se evala constantemente el desempeo del personal? 22. Las capacitaciones sirven para mejorar el desempeo 23. Se evala el desempeo con pruebas? REGIMEN DE DISCIPLINA: 24. se controla el horario de entrada y salida del personal?

X X

98

CI-ARH D&M AUDITORES 5/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 25. La empresa cuenta con un aparato electrnico para controlar el horario de trabajo del personal? 26. Existen ms reglamentos qu rijan la conducta de los empleados de la empresa? 27. La empresa cuenta con un cdigo de tica? BIENESTAR LABORAL: 28. La empresa cuenta con

SI

NO X

N/A

OBSERVACIONES

servicios de transporte y comedor para el persona? 29. Existe un botiqun para las emergencias qu surgen en la empresa? 30. En la empresa se organiza eventos deportivos, culturales y sociales? 31. Se publican los mritos de los empleados qu sobresalen? X

99

CI-ARH D&M AUDITORES 6/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORA AL 31/12/2011 PREGUNTA 32. El espacio fsico es el ms adecuado para qu los trabajadores realicen actividades? REMUNERACIONES SEGURIDAD SOCIAL: 33. Los sueldos se rigen de acuerdo a las tablas sectoriales vigentes? 34. Se reconocen a los trabajadores los beneficios de ley? 35. Existe un plan de incentivos? 36. Los sueldos esta con relacin al nivel dentro del organigrama? 37. Se pagan horas extras al personal en los porcentajes qu se estipulan el cdigo de trabajo? 38. Existen documentos qu respalden el pago de nomina? 39. Se pagan los sueldos de manera puntual? X X X Y cmodamente sus SI X NO N/A OBSERVACIONES

X X

X X

100

CI-ARH D&M AUDITORES 7/7

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 40. La gerencia remuneraciones?

aprueba

los

SI

NO X

N/A

OBSERVACIONES

aumentos y modificaciones en las

101

D&M AUDITORES

ENC5-ARH

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: ADMINITRACIN DE RECURSOS HUMANOS AUDITORA AL 31/12/2011

Fecha: 11/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. Se cuenta con un manual para reclutamiento, seleccin capacitacin evaluacin personal? 2. El y y del el

No TRABAJADOR ES

PREGUNTAS SI NO

RESULTADOS INDICADOR VALOR %

14

11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21.43%

reclutamiento est de acuerdo a la necesidad de la empresa? 14 10 5

# trabaj positivo # trabaj

10/14

71.43%

102

3. La empresa recurre informacin externa personal? 4. La empresa tiene defino los perfiles para las persona qu va a contratar? 5. Se realizan entrevistas con los aspirantes? 6. Se aplican pruebas a los aspirantes? 7. Se ensea la infraestructura de la compaa y se presenta el nuevo empleado? 8. Se da a conocer la 14 5 9 misin, visin y objetivos de la empresa 14 9 6 14 11 3 14 14 0 14 12 2 para contratacin del a 14 3 11

# trabaj positivo # trabaj

3/14

21.43%

# trabaj positivo # trabaj

12/14

85.71%

# trabaj positivo # trabaj # trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

11/14

78.57&

# trabaj positivo # trabaj

9/14

64.29%

# trabaj positivo # trabaj

5/14

35.71%

103

9. Se le hace conocer nuevo empleado existencia los manuales? 10. Existe un programa personal? 11. Se hace constantes evaluaciones del desempeo del 12. empleados la empresa? 13. Existe un reglamento interno de 14. qu y 14 6 8 regule el horario entrada salida? La # trabaj positivo # trabaj empresa cuenta con un lector de huellas para el registro de 14 0 14 0/14 0.00% # trabaj positivo # trabaj 6/14 42.86% personal Se de 14 2 12 # trabaj positivo # trabaj 2/14 14.29% contratado? capacita a los 14 5 9 # trabaj positivo # trabaj 5/14 35.71% de 14 4 10 capacitacin al # trabaj positivo # trabaj 4/14 28.57% la de 14 5 9 al # trabaj positivo # trabaj

5/14

35.71%

104

entrada empresa? 15.

la

La 14 2 12 # trabaj positivo # trabaj 2/14 14.29%

empresa cuenta con un cdigo de tica? 16. con para transporte comedor? 17. empresa fomenta deporte eventos culturales para los empleados? 18. sueldos de los Los estn a 14 13 1 acuerdo el y 14 8 6 La La beneficios el y 14 1 13

empresa cuenta adicionales empleado como

# trabaj positivo # trabaj

1/14

7.14%

# trabaj positivo # trabaj

8/14

57.14%

registros

salariales vigentes?

# trabaj positivo # trabaj

13/14

92.86%

105

19. reciben beneficios ley?

Los sus de 14 14 0

trabajadores # trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

20. Incentivan a los 14 trabajadores? 2 14 # trabaj positivo # trabaj 2/14 14.29%

21. Las horas extras se pagan de acuerdo con lo estipulado en el 22. sueldos pagan manera puntual? 23. gerencia aumentos ? La se de 14 # trabaj positivo # trabaj cdigo de Los se de 14 8 6 # trabaj positivo # trabaj 8/14 57.14% trabajo? 14 13 1 # trabaj positivo # trabaj

13/14

92.86%

encarga de los remuneraciones 12 2

12/14

85.71%

106

CONCLUSIN: La evaluacin dirigida a todas las reas de la empresa se concluye que la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., la administracin de recursos humanos no es la ms adecuada para dirigir a un grupo de personas, dentro de reclutamiento y seleccin del personal no se toman en cuenta factores importantes como son las pruebas de psicologa y test de aptitudes, adems que no se recurre con mucha frecuencia a informacin externa, en cuanto a la capacitacin del personal es poca por no decir nada, la capacitacin se dirige a pocas personas de la empresa y muy rara vez.

Los incentivos son totalmente nulos en la empresa, un aspecto un poco positivo es la conformacin de equipos para hacer deporte entre los empleados con directivos que se los hace despus de la jornada de trabajo.

RECOMENDACIN: El recurso humano dentro de la empresa viene hacer uno de los elementos importantes para el desarrollo de la empresa por eso se debe tener una buena administracin del recurso humano, trabajando con l a tiempo completo para conocer sus necesidades y aptitudes, la capacitacin es un factor que influye en el desempeo de los empleados que lo debera hacer constantemente la empresa para volver al personal innovador y actualizado con respecto a su rea de trabajo.

Si realiza capacitaciones, tambin debe haber evaluaciones del desempeo de los empleados para medir si estas capacitaciones lo vuelven ms eficientes y como consecuencia de personal capacitado de buen desempeo, es una empresa que cumple sus objetivos y de buen desarrollo, y para mantener este buen desarrollo tambin de haber incentivos a los empleados, dando bonos para incentivar su trabajo realizado y que lo sigan haciendo de la mejor manera porque saben que estn siendo recompensado su esfuerzo en el trabajo.
107

D&M AUDITORES

PRG6-ARM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORA DE GESTIN COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES 18/10/2011 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORA: Determinar el grado de eficacia en la administracin de recursos materiales que se lleva a cabo en la empresa.
II. PROCEDIMIENTO DE

AUDITORA
1. Aplique un cuestionario

REF PT

RESP

TIEMPO ESTIMAD O

TIEMPO REAL

OBSERVACIONES

de control interno a la gerencia financiera para evaluar la administracin de recursos materiales en la empresa. 2. Realice una encuesta al personal a la empresa como alternativo obtenida procedimiento que en permita el
ENC6ARM JDMG 4 HORAS 3 CI-ARM 1/4 JDMG 2 HORAS 1 HORAS

confirmar la informacin procedimiento anterior, la misma que debe contener la conclusin y recomendacin de la evaluacin. producto

HORAS

108

CI-ARM D&M AUDITORES 1/6

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORA AL 31/12/2011 FECHA: 18/10/2011 RESP: Danny Maza Granda

PREGUNTA 1. La empresa polticas para inventarios?

cuenta

con de

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

adquisicin

2. Las compras se hacen de acuerdo a las necesidades de la empresa? 3. Se realizan cotizaciones para elegir la mejor? 4. Al momento de recibir en bodega la mercadera, se hace una inspeccin de la mercadera para conocer su estado? 5. Existen estndares para la aceptacin mercadera? y rechazo de la X X X X

109

CI-ARM D&M AUDITORES 2/6

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 6. Las bodegas

para

el

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

almacenamiento son arrendadas? 7. Se hace estudios para conocer sus ventajas y desventajas de las bodegas? 8. El jefe de bodegas es confiable? 9. Se lleva un orden en funcin de alguna referencia, capaz que sea fcil encontrarla? 10. La mercadera se clasifica por lotes? 11. Estn precisados los niveles mximos y mnimos para determinar los puntos de reposicin de la existencias?

Es una persona responsable

muy

110

CI-ARM D&M AUDITORES 3/6

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 12. Existe un control del acceso a las bodegas? 13. La mercadera sale solamente bajo pedidos y con guas de remisin? 14. La logstica se encarga de entregar a tiempo la mercadera? 15. Se verifica la mercadera con la factura de venta y guas de remisin? 16. La empresa cuenta con su transporte mercadera? 17. Se hacen descuentos para los clientes mayoristas? para entregar

SI

NO X

N/A

OBSERVACIONES

111

CI-ARM D&M AUDITORES 4/6

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 18. Existen polticas para aceptar devoluciones de mercadera? 19. Se emiten Notas de crdito? 20. Se realiza el conteo fsico de los inventarios? 21. En caso de diferencias se informa a todas las reas para hacerlos ajustes correspondientes? 22. Se realizan anlisis para determinar las cantidades y tipo de mercadera qu hay en stock? ACTIVOS FIJOS USADOS: 23. Lleva un control de los activos fijos, con su respectivo custodio, valor real y su depreciacin? 24. Se hace un constante mantenimiento a las mquinas de trabajo de la empresa?

SI X X

NO

N/A

OBSERVACIONES En la devoluciones se fija el precio del costo

Esto se encarga mas en contabilidad

El nico mantenimiento que se hace, es cuando tienen falla

112

CI-ARM D&M AUDITORES 5/6

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 25. Con las bajas de activos fijos se donan los equipos? 26. Se ordena los en forma de

SI

NO X

N/A

OBSERVACIONES La empresa los vende

cronolgica

documentos

adquisicin de activos fijos? 27. Existe seguros para los activos fijos en caso de prdidas? 28. al final del periodo fiscal los activos fijos reflejan el valor real? 29. Las depreciaciones de los activos se hacen de acuerdo a la ley? ACTIVOS DE CONSUMOS: 30. Existe un apersona encargada de compras que provea de insumos para el funcionamiento de las reas? 31. Las compras son autorizadas? X X Una persona se encarga de comprar todo lo que se necesita para todas las reas X X X

113

CI-ARM D&M AUDITORES 6/6

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 32. Las compras esta regulado de acuerdo a un control interno de acuerdo al tiempo para realizarlas? 33. Las compras de suministros de oficina se hacen de acuerdo a los requerimientos del personal de cada departamento? 34. Hay controles para qu los suministros no sean robados o se hagan desperdicios de los mismos?

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

114

D&M AUDITORES

ENC6-ARM

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: ADMINITRACIN DE RECURSOS MATERIALES AUDITORA AL 31/12/2011

Fecha: 22/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. La empresa cuenta adquisicin inventarios? con de polticas para la

No TRABAJADOR ES

PREGUNTAS SI NO

RESULTADOS INDICADOR VALOR %

14

11

# trabaj positivo # trabaj

11/14

78.57%

2. Se realizan anlisis determinar necesidad comprar? para la de 14 10 5 # trabaj positivo # trabaj 10/14 71.43%

115

3. Se realizan cotizaciones antes de las 14 13 1 compras? # trabaj positivo # trabaj 13/14 92.86%

4. Se verifica la mercadera al momento de su recepcin para el almacenamient o en las bodegas? 5. Existen 14 7 7 14 10 4 # trabaj positivo # trabaj 10/14 71.43%

devoluciones en las compras?

# trabaj positivo # trabaj

7/14

50%

6. La empresa cuenta almacenes propios almacenar mercadera? para la con 14 3 11 # trabaj positivo # trabaj 3/11 27.77%

116

7. o de

El la es 14 11 3

almacenamient mercadera # trabaj positivo # trabaj

ordenado, de tal manera qu sea rpido localizacin? 8. Se precisan los mximos y mnimos existencias las bodegas? 9. Existen de de de en su

11/14

78.57%

14

10

# trabaj positivo # trabaj

10/14

71.43%

medidas ingreso bodegas?

control para el personas a las

14

13

# trabaj positivo # trabaj

13/14

92.86%

10. Las ventas se realizan bajo pedido? 14 14 0

# trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

117

11.

Las 14 9 5 # trabaj positivo # trabaj 9/14 64.86%

entregas de la mercadera son a tiempo y en buen estado? 12. Se verifica si la mercadera con la factura y esta con la gua de remisin? 13. transporte cuenta parte de empresa? 14. A los por la 14 14 0 El 14 10 4

# trabaj positivo # trabaj

10/14

71.43%

# trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

clientes mayores se le hacen descuentos? 15. aceptar devoluciones? Existen para 14 11 3 14 12 2 # trabaj positivo # trabaj 12/14 85.71%

polticas

# trabaj positivo # trabaj

11/14

78.57%

118

16. realizan fsicas de

Se tomas los 14 10 4 # trabaj positivo # trabaj 10/14 71.43%

inventarios?

17. Existe un control adecuado de 14 2 12 # trabaj positivo # trabaj 2/14 14.29% los activos fijos de la empresa, ubicacin, departamento qu lo utiliza y depreciaciones ? 18. Se hacen constantes mantenimientos a los equipos? 19. Se hacen donaciones con los activos 14 1 13 depreciados? # trabaj positivo # trabaj 1/14 7.14% 14 12 2 # trabaj positivo # trabaj 12/14 85.71%

119

20. Se lleva un archivo de las adquisiciones de Fijos? 21. activos estn asegurados? Los fijos 14 6 8 # trabaj positivo # trabaj 6/14 42.86% activos 14 8 6 # trabaj positivo # trabaj 8/14 57.42%

22. una

En

la hay # trabaj positivo # trabaj

empresa

persona 14 9 5

qu se encarga de las compras de suministros de oficina y de insumos? 23. compras el gerente? Las son

9/14

64.86%

autorizadas por

14

10

# trabaj positivo # trabaj

10/14

71.43%

120

24. compras realizan cierto el 25. compras suministros oficina realizan

Las se cada tiempo, 14 9 5 # trabaj positivo # trabaj 9/14 64.86%

se encuentra en reglamento Las de de se de 14 8 6 interno?

acuerdo a los requerimientos del personal de cada departamento? .

# trabaj positivo # trabaj

8/14

57,14%

121

CONCLUSIONES: Despus de la aplicacin de la encuesta al personal se analiz la informacin obtenida de la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., se concluye, que la empresa tiene un control de los recursos aceptable, pero que no existen las polticas y procedimiento plasmados en un manual por escrito de procedimientos, que ayudaran a mejorar y optimizar los recursos disponibles de la empresa.

RECOMENDACIN:

La

recomendacin

sera

mejorar

las

polticas

de

administracin de recursos materiales a travs de polticas que ayuden a un mejor control y optimizacin, un mtodo para mejorar este proceso seria la de inventariar lo adquirido y poner responsables en cada rea de la empresa con actas de entrega de materiales firmados por la persona que entrega y la persona que recibe, estos documentos deben ser archivados en las carpetas de los empleados.

122

D&M AUDITORES

PRG7-CML

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. PROGRAMA ESPECIFICO DE AUDITORA DE GESTIN COMPONENTE: CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL 23/10/2011 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Resp: Danny Maza Granda

I. OBJETIVO DE LA AUDITORA: Determinar el grado de cumplimiento del marco legal interno y externo de la compaa.
II. PROCEDIMIENTO DE

AUDITORA
1. Aplique un cuestionario

REF PT

RESP

TIEMPO ESTIMAD O

TIEMPO REAL

OBSERVACIONES

de control interno a la gerencia general para evaluar el cumplimiento del marco legal interno y externo de la empresa. 2. Realice una encuesta al personal a la empresa como alternativo obtenida procedimiento que en permita el
ENC6CML JDMG 2 HORAS 1 CI-CML 1/2 JDMG 3 HORAS 2 HORAS

confirmar la informacin procedimiento anterior, la misma que debe contener la conclusin y recomendacin de la evaluacin. producto

HORAS

123

CI-CML D&M AUDITORES 1/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL AUDITORA AL 31/12/2011 FECHA: 28/10/2011 RESP: Danny Maza Granda

PREGUNTA 1. La empresa

se

encuentra

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

legalmente constituida? 2. La empresa cumple con todas las disposiciones establecidas por la superintendencia de compaas y dems organismos de control? 3. La empresa enva los estados financieros a la superintendencia de compaas? 4. La empresa cumple con el pago de todos sus impuestos con el SRI? 5. Todos los empleados se encuentran afiliados al Instituto de Seguridad Social y se comunican todos los avisos de entrada, salida y legalizan actas de finiquito?

124

CI-CMl D&M AUDITORES 2/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 6. Se cumple con las obligaciones con el instituto de Seguridad Social? 7. La empresa da todos los beneficios tercerizados? 8. Se legaliza los contratos de trabajo? 9. Se realiza el registro de reparto de utilidades en el ministerio de trabajo? 10. La empresa cumple con el pago del impuesto del 1.5 por mil sobre el total de activos en el municipio? a los empleados

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

125

CI-ARM D&M AUDITORES 3/3

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPONENTE: CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL AUDITORA AL 31/12/2011

PREGUNTA 11. La

empresa

realiza

SI X

NO

N/A

OBSERVACIONES

importaciones, segn los trmites estipulados en las leyes vigentes de la aduana? 12. La empresa cuenta con un reglamento interno que rija el accionar de todos los empleados? 13. En la empresa existen normas, polticas y dems procedimientos? 14. Los empleados cumplen con el Reglamento Interno existente en la empresa? 15. el reglamento interno de la compaa est aprobado por el Ministerio de Trabajo?

126

D&M AUDITORES

ENC7-CML

EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. ENCUESTA - CUESTIONARIO COMPONENTE: CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL AUDITORA AL 31/12/2011

Fecha: 28/10/2011

Resp: Danny Maza Granda

PREGUNTAS 1. La empresa se encuentra legalmente constituida?

No TRABAJADOR ES

PREGUNTAS SI NO

RESULTADOS INDICADOR VALOR %

14

12

# trabaj positivo # trabaj

12/14

85.71%

2. La empresa cumple todas disposiciones establecidas por la superintendenci a de compaas y dems organismos de
127

con las 14 10 5 # trabaj positivo # trabaj 10/14 71.43%

control?

3. La empresa enva estados financieros a la superintendenci a compaas? 4. La empresa cumple puntualmente con el pago de todos impuestos SRI? 5. Todos los empleados encuentran afiliados Instituto Seguridad Social este organismos los avisos entradas salidas? de y y se a comunican al de 14 12 2 # trabaj positivo # trabaj se sus al 14 14 0 # trabaj positivo # trabaj 14/14 100% de 14 13 1 los # trabaj positivo # trabaj

13/14

92.86%

12/14

85.71%

128

6.?Se las

cumple

con el pago de aportaciones al Instituto seguridad Social todos los meses? 7.?A empleados tercerizados les brinda todos los beneficios sociales? 8.?Se legaliza 14 14 0 # trabaj positivo # trabaj 14/14 100% los contratos en el ministerio de trabajo? 9. Se realiza el registro reparto Ministerio Trabajo? 10. empresa cumple con el pago del 1.5 por mil fijos sobre con el el
129

14

14

de

# trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

los # trabaj positivo # trabaj

14

5/14

35,71%

de de de La 14 14 0

utilidades en el

# trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

14

12

total de activos

# trabaj positivo # trabaj

12/14

85.71%

municipio

11.

La 14 11 3 # trabaj positivo # trabaj 11/14 78.57%

empresa realiza importaciones, segn las leyes vigentes de la aduana 12. con reglamento interno controle empleados? 13. En la empresa existen y procedimientos ? 14. empleados cumplen con el reglamento interno? 15. reglamento interno esta El 14 11 3 Los dems polticas, reglas 14 10 4 qu el 14 14 0 La un empresa cuenta

# trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

accionar de los

# trabaj positivo # trabaj

10/14

71.435

# trabaj positivo # trabaj

11/14

78.57%

130

aprobado por el ministerio trabajo? de

14

14

# trabaj positivo # trabaj

14/14

100%

CONCLUSIONES: Luego de la encuesta aplicada a los empleados se concluyo que la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., si cumple con todas las leyes aplicables vigentes en el Ecuador.

RECOMENDACIN: Se recomienda que los reglamentos internos se hagan de acuerdo a las necesidades de los empleados ms no a las necesidades de las autoridades de la empresa, es conveniente hacer un seguimiento a todo el personal a ver si cumplen con el reglamento interno de la empresa.

131

Quito, a 20 de Enero del 2012

INFORME DE AUDITORA DE GESTIN APLICADA A LA EMPRESA PUNTOGAMA CIA. LTDA. AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011

INFORMACIN INTRODUCTORIA:

Motivo de la Auditora:

Este examen de auditora se lleva a cabo por decisin de los socios de PUNTOGAMA CIA LTDA. para conocer el grado de eficiencia, eficacia con que se estn manejando los recursos disponibles de la empresa, logrando as un mejor desempeo en los procesos. Objetivos de la Auditora: Evaluar el desempeo de las actividades de la empresa realizadas

durante el ao 2011, y determinar cuan eficientes, eficaces y econmicas han sido las operaciones durante el periodo sujeto a examen. Evaluar el sistema de control interno presente en cada uno de los elementos que conforman la gestin de la empresa. Emitir un informe de auditora que contengan conclusiones y recomendaciones que lleven al mejoramiento en el desarrollo de las actividades y de los controles existentes en PUNTOGAMA CIA. LTDA.

132

Alcance de la Auditora: Es la revisin y evaluacin de los elementos que conforman la gestin de la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA. durante el periodo 01/01/2011 al 31/12/2011, se analizaran los aspectos de las polticas, planificacin, estructura orgnica, sistema, procedimientos y mtodos de trabajo, administracin de recursos humanos, administracin de recursos materiales, la presencia de control en la empresa y dems aspectos relacionados con la gestin de la empresa. EVALUACIN DE LOS COMPONENTES QUE CONFORMAN LA GESTIN DE LA EMPRESA PUNTOGAMA CIA.LTDA. Resumen Ejecutivo de conclusiones y recomendaciones: He evaluado los elementos de gestin de PUNTOGAMA CIA. LTDA. al 31 de diciembre del 2011, los mismos que son de responsabilidad de la administracin de la empresa, lo nico que hago es emitir un informe de lo encontrado con la aplicacin de la auditora realizado en el mes de Octubre del 2011. La auditora est sujeta a las Normas de auditora generalmente aceptadas aplicadas a la auditora de gestin, utilizando todos los procedimientos de auditora capaz de reflejar evidencia suficiente que respalde el informe de auditora emitido. En la auditora que se aplico se encontraron falencias en los componentes que conforman la gestin de la empresa como son: Las polticas, la planificacin, la estructura orgnica, los sistemas, procedimientos y mtodos de trabajo, la administracin de los recursos humanos, la administracin de los recursos materiales y el cumplimiento del marco legal, para lo cual se saco conclusiones para en lo posterior establecer recomendaciones que ayuden a mejorar la eficiencia y eficacia de la empresa.
133

En la empresa las auditoras que ms se han aplicado son las financieras, dejando de la lado las de gestin, razn por qu no hay un buen control interno. A continuacin se detallan la conclusiones y recomendaciones de los componentes. 1. POLTICAS CONCLUSIN: Luego de aplicada la encuesta de control interno al personal de la PUNTOGAMA CIA. LTDA., Se establecen polticas las mismas que no constan por escrito para que sirvan de consulta constante para los empleados adems que no se difunde en su totalidad a toda la empresa formalmente, sino de una manera informal se informa de nuevas polticas adoptadas, esta es una de las razones por la que no se aplican las polticas en su trabajo y actividades en cada una de sus reas. La gerencia solamente toma decisiones cuando se han cometido errores de los trabajadores por falta de conocimiento de las polticas, adems el cumplimiento de control interno no es evaluado peridicamente.

RECOMENDACIN: La empresa debe tener polticas bien claras de acuerdo con las necesidades de la empresa, haciendo un manual de las polticas implementadas, dando a conocer este manual por escrito en reunin general de todos los empleados, repartiendo ejemplares para que tengan claro las polticas y como una fuente de consulta para realizar sus actividades, adems pueden aportar con ideas para actualizar y reformar las polticas. La gerencia debe tener pleno conocimiento de las polticas y para su ejecucin siempre deben ser conocidas por gerencia, saber de la importancia de la implementacin de polticas que llevara a procesos manejados con eficiencia y eficacia.

134

2. PLANIFICACIN: CONCLUSIN: Se concluyo con la evaluacin que se le hizo a la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA. No se realizan una planificacin estratgica, tiene misin, visin, objetivos que solo es de conocimiento de los directivos, no existe una difusin de estos componentes para conocimiento de todo el personal de todas las reas. La empresa se maneja sin presupuestos en todas las reas y el desempeo no se mide bajo ningn indicador.

RECOMENDACIN: La recomendacin principal para la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA es la elaboracin de una planificacin estratgica, que de esta depende un buen desarrollo de todas las actividades en una entidad. En cuanto a la misin, visin y objetivos se debe difundir estos aspectos a todo el personal de la empresa para que tengan conocimiento a donde se dirige la empresa y cuales son los objetivos a mediano y largo plazo.

3. ESTRUCTURA ORGNICA:

CONCLUSIN: La empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., Se encuentra organizada, posee organigramas, en los que se distingue fcilmente a la mxima autoridad de la empresa, se puede observar la divisin de la compaa en sus diferentes areas, no existe claridad en la definicin de lneas de autoridad y responsabilidad porque se delega muchas funciones a una sola persona que a su vez tiene bajo su cargo muchas otras actividades, la sobrecarga de funciones se puede solucionar con una distribucin equitativa y jerrquica, las mayora de las veces los empleados realizan funciones que nada tienen que ver con sus actividades correspondiente departamentales. a su rea, ocasionando esto un conflicto entre jefes

135

RECOMENDACIN: La principal recomendacin es revisar el organigrama y no cargar de muchas funciones a una sola persona, definir adecuadamente el orden de jerarqua en la empresa para la cadena de mando designando jefes departamentales para descentralizar el poder de la empresa y segmentar para el anlisis posterior al cumplimiento de funciones.

Realizar manuales que puedan servir de informacin y como consulta para los empleados, para que las funciones sean reconocidas para cada una de sus reas y sepan a dnde dirigirse para cumplir con eficacia sus actividades.

4. SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y METODOS DE TRABAJO:

CONCLUSIN: Luego de la evaluacin a los diferentes departamentos de la empresa PUNTOGAMA CIA LTDA., los empleados realizan sus labores sin un manual de procedimientos, lo hacen de acuerdo a sus necesidades, experiencia, todos los procedimientos son expresados de manera verbal como en casi todos los puntos para controlar el personal, creando esto una confusin entre departamentos que dificultan y hay una mala comunicacin entre estos.

RECOMENDACIN: Esta recomendacin va dirigida de manera especial a los gerentes, que debe crear manuales de todos los procedimientos, sistemas y procesos debidamente escritos y archivados al alcance de todos los empleados, adems de una difusin completa a todo el personal y de ser posible con una charla para explicar los procedimientos a seguir como demostrar grficamente la lnea de los procesos.

136

La aplicacin correcta de los procedimientos llevar a crear entidades eficientes, eficaces capaces de manejarse muy bien internamente para estar listos y competir en el mercado, pero con una buena base interna con personal que se sujete a polticas, procedimientos, sistemas y procesos bien definidos.

5. ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS:

CONCLUSIN: La evaluacin dirigida a todas las reas de la empresa se concluye que la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., la administracin de recursos humanos no es la ms adecuada para dirigir a un grupo de personas, dentro de reclutamiento y seleccin del personal no se toman en cuenta factores importantes como son las pruebas de psicologa y test de aptitudes, adems que no se recurre con mucha frecuencia a informacin externa, en cuanto a la capacitacin del personal es poca por no decir nada, la capacitacin se dirige a pocas personas de la empresa y muy rara vez.

Los incentivos son totalmente nulos en la empresa, un aspecto un poco positivo es la conformacin de equipos para hacer deporte entre los empleados con directivos que se los hace despus de la jornada de trabajo.

RECOMENDACIN: El recurso humano dentro de la empresa viene hacer uno de los elementos importantes para el desarrollo de la empresa por eso se debe tener una buena administracin del recurso humano, trabajando con l a tiempo completo para conocer sus necesidades y aptitudes, la capacitacin es un factor que influye en el desempeo de los empleados que lo debera hacer

137

constantemente la empresa para volver al personal innovador y actualizado con respecto a su rea de trabajo.

Si realiza capacitaciones, tambin debe haber evaluaciones del desempeo de los empleados para medir si estas capacitaciones lo vuelven ms eficientes y como consecuencia de personal capacitado de buen desempeo, es una empresa que cumple sus objetivos y de buen desarrollo, y para mantener este buen desarrollo tambin de haber incentivos a los empleados, dando bonos para incentivar su trabajo realizado y que lo sigan haciendo de la mejor manera porque saben que estn siendo recompensado su esfuerzo en el trabajo.

6. ADMINISTRACIN DE RECURSOS MATERIALES:

CONCLUSIONES: Despus de la aplicacin de la encuesta al personal se analiz la informacin obtenida de la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., se concluye, que la empresa tiene un control de los recursos aceptable, pero que no existen las polticas y procedimiento plasmados en un manual por escrito de procedimientos, que ayudaran a mejorar y optimizar los recursos disponibles de la empresa.

RECOMENDACIN:

La

recomendacin

sera

mejorar

las

polticas

de

administracin de recursos materiales a travs de polticas que ayuden a un mejor control y optimizacin, un mtodo para mejorar este proceso seria la de inventariar lo adquirido y poner responsables en cada rea de la empresa con actas de entrega de materiales firmados por la persona que entrega y la persona que recibe, estos documentos deben ser archivados en las carpetas de los empleados.

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7. CUMPLIMIENTO DEL MARCO LEGAL:

CONCLUSIONES: Luego de la encuesta aplicada a los empleados se concluyo que la empresa PUNTOGAMA CIA. LTDA., si cumple con todas las leyes aplicables vigentes en el Ecuador.

RECOMENDACIN: Se recomienda que los reglamentos internos se hagan de acuerdo a las necesidades de los empleados ms no a las necesidades de las autoridades de la empresa, es conveniente hacer un seguimiento a todo el personal a ver si cumplen con el reglamento interno de la empresa.

Tambin se debe hacer un seguimientos a que se cumplan todas las recomendaciones que se ha emitido a estos componentes del la gestin de la empresa, mejorando las deficiencias de la empresa superarlas para mejorar la empresa.

Cuando la empresa haya cumplido con todas las recomendaciones dadas, se puede decir que la empresa en su gestin es eficiente, eficaz y econmica, acercndose cada vez ms al xito.

139

INDICADORES DE GESTIN PUNTOGAMA CIA. LTDA.

1. INDICADORES DE ECONOMIA: Costo de Personal: Valor total de la nmina por niveles Valor total de la nomina de la entidad

Directivos: 5500 19.472,37 = 28,25% Administrativos:

7500 19.472,37 = 38,51%

140

 Ventas : 2500 19.472,37 = 12,84% Costo promedio del personal por niveles:

Gasto total de nmina por nivel Numero de funcionarios por nivel

7500 8 = 937,50

Gasto promedio de capacitacin:

Gasto de capacitacin Numero de personas capacitadas de la empresa 2000 3 = 666.67

141

Gastos de Venta: Gastos de Ventas Gastos totales 33.000 54.000 = 61,11% Gastos Administrativos: Gastos de Administrativos Gastos totales 12.000 54.000 = 22,22% Gastos Financieros: Gastos Financieros Gastos totales 1.500 54.000 = 2,78%

142

2. INDICADORES DE EFICIENCIA:

Costo de Ventas a Ventas:

Costo de Ventas Ventas 550.000 1500.000 = 36,67% Gasto de Importacin: Gasto de Importacin Gastos de Ventas 8.000 33.000 = 24,24% Gastos de promocin y Publicidad: Gasto de Promocin y Publicidad Gastos de Ventas 2.000 33.000 = 6,07%

143

3. INDICADORES DE EFICACIA:

Personal Capacitado: Nmero total del personal capacitado Nmero total del personal de la empresa 3 14 =21,42% Cumplimiento de pedidos: Pedidos cumplidos en su totalidad Total pedidos 250 270 = 92,59% Clientes Mayoristas: Clientes Mayoristas Total de clientes 12 75 = 16,00%

144

Nuevos clientes: Clientes Nuevos Total Clientes 8 75 = 10,67% Ventas por Cliente: Cifra de Ventas del Periodo Total de clientes del periodo 1500.000 75 = 20.000 Ventas Mayoristas: Ventas a Clientes Mayoristas Total Ventas 1100.000 1500.000 = 73,33%

145

Ventas Por Regin: Ventas, Quito, Guayaquil, Cuenca, Ambato Total Ventas Quito: 900.000 1500.000 = 60% Guayaquil: 300.000 1500.000 = 20% Cuenca: 200.000 1500.000 = 13,33% Ambato: 100.000 1500.000 = 6,67%

146

INDCES FINANCIEROS: PUNTOGAMA CIA. LTDA

1. ndice de Liquidez: Activo Corriente Pasivo Corriente 1913.985,25 1187.810,76 = 1,61% 2. Prueba cida: Activo Corriente Inventarios Pasivo Corriente 1913.985,25 177950 1187810,76 = 1,46% 3. Porcin Corriente a Activo Total: Activo Corriente Activo Total 1913985,25 2730.000 = 70,11%

147

4. Recaudacin de cartera: Valor recaudado efectivamente Valor facturado 1135.672,22 1500.000 = 75,71% 5. Razn de Endeudamiento: Pasivo Total Activo Total 2130.000 2730.000 = 78,02% 6. Rendimiento sobre el activo Total: Utilidad del ejercicio Activo Total 25.000 2730.000 = 0,91%

148

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES:

Se establecen polticas las mismas que no constan por escrito para que sirvan de consulta constante para los empleados adems que no se difunde en su totalidad a toda la empresa formalmente, sino de una manera informal se informa de nuevas polticas adoptadas, esta es una de las razones por la que no se aplican las polticas en su trabajo y actividades en cada una de sus reas. La gerencia solamente toma decisiones cuando se han cometido errores de los trabajadores por falta de conocimiento de las polticas, adems el cumplimiento de control interno no es evaluado peridicamente.

No se realizan una planificacin estratgica, tiene misin, visin, objetivos que solo es de conocimiento de los directivos, no existe una difusin de estos componentes para conocimiento de todo el personal de todas las reas. La empresa se maneja sin presupuestos en todas las reas y el desempeo no se mide bajo ningn indicador.

Se encuentra organizada, posee organigramas, en los que se distingue fcilmente a la mxima autoridad de la empresa, se puede observar la divisin de la compaa en sus diferentes areas, no existe claridad en la definicin de lneas de autoridad y responsabilidad porque se delega muchas funciones a una sola persona que a su vez tiene bajo su cargo muchas otras actividades, la sobrecarga de funciones se puede solucionar con una distribucin equitativa y jerrquica, las mayora de las veces los
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empleados realizan funciones que nada tienen que ver con sus actividades correspondiente a su rea, ocasionando esto un conflicto entre jefes departamentales.

Los empleados realizan sus labores sin un manual de procedimientos, lo hacen de acuerdo a sus necesidades, experiencia, todos los procedimientos son expresados de manera verbal como en casi todos los puntos para controlar el personal, creando esto una confusin entre departamentos que dificultan y hay una mala comunicacin entre estos. La administracin de recursos humanos no es la ms adecuada para dirigir a un grupo de personas, dentro de reclutamiento y seleccin del personal no se toman en cuenta factores importantes como son las pruebas de psicologa y test de aptitudes, adems que no se recurre con mucha frecuencia a informacin externa, en cuanto a la capacitacin del personal es poca por no decir nada, la capacitacin se dirige a pocas personas de la empresa y muy rara vez. Se concluye, que la empresa tiene un control de los recursos aceptable, pero que no existen las polticas y procedimiento plasmados en un manual por escrito de procedimientos, que ayudaran a mejorar y optimizar los recursos disponibles de la empresa. si cumple con todas las leyes aplicables vigentes en el Ecuador.

150

5.2 RECOMENDACIONES

Establecer polticas bien claras de acuerdo con las necesidades de la empresa, haciendo un manual de las polticas implementadas, dando a conocer este manual por escrito en reunin general de todos los empleados, repartiendo ejemplares para que tengan claro las polticas y como una fuente de consulta para realizar sus actividades, adems pueden aportar con ideas para actualizar y reformar las polticas. La gerencia debe tener pleno conocimiento de las polticas y para su ejecucin siempre deben ser conocidas por gerencia, saber de la importancia de la implementacin de polticas que llevara a procesos manejados con eficiencia y eficacia. Elaborar de una planificacin estratgica, que de esta depende un buen desarrollo de todas las actividades en una entidad. En cuanto a la misin, visin y objetivos se debe difundir estos aspectos a todo el personal de la empresa para que tengan conocimiento a donde se dirige la empresa y cules son los objetivos a mediano y largo plazo. Revisar el organigrama y no cargar de muchas funciones a una sola persona, definir adecuadamente el orden de jerarqua en la empresa para la cadena de mando designando jefes departamentales para descentralizar el poder de la empresa y segmentar para el anlisis posterior al cumplimiento de funciones.

Realizar manuales que puedan servir de informacin y como consulta para los empleados, para que las funciones sean reconocidas para cada una de sus reas y sepan a dnde dirigirse para cumplir con eficacia sus actividades.

151

 Crear manuales de todos los procedimientos, sistemas y procesos debidamente escritos y archivados al alcance de todos los empleados, adems de una difusin completa a todo el personal y de ser posible con una charla para explicar los procedimientos a seguir como demostrar grficamente la lnea de los procesos. Crear entidades eficientes, eficaces capaces de manejarse muy bien internamente para estar listos y competir en el mercado, pero con una buena base interna con personal que se sujete a polticas, procedimientos, sistemas y procesos bien definidos. Tener una buena administracin del recurso humano, trabajando con l a tiempo completo para conocer sus necesidades y aptitudes, la capacitacin es un factor que influye en el desempeo de los empleados que lo debera hacer constantemente la empresa para volver al personal innovador y actualizado con respecto a su rea de trabajo. Mejorar las polticas de administracin de recursos materiales a travs de polticas que ayuden a un mejor control y optimizacin, un mtodo para mejorar este proceso seria la de inventariar lo adquirido y poner responsables en cada rea de la empresa con actas de entrega de materiales firmados por la persona que entrega y la persona que recibe, estos documentos deben ser archivados en las carpetas de los empleados.

Hacer un seguimientos a que se cumplan todas las recomendaciones que se ha emitido a estos componentes del la gestin de la empresa, mejorando las deficiencias de la empresa superarlas para mejorar la empresa.

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BIBLIOGRAFIA

TITULO: AUTOR: EDITORIAL: TITULO: AUTOR: EDITORIAL: TITULO: AUTOR: EDITORIAL: TITULO: AUTOR: EDITORIAL TITULO: AUTOR: EDITORIAL: TITULO: AUTOR: EDITORIAL:

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Administracin Pblica

Manual de Normas Generales Contralora General de la Repblica Resolucin No R-CO-94-2006

153

TITULO: AUTOR: EDITORIAL:

Enciclopedia Bsica de administracin Dvalos, Nelson Ocano Bogot Colombia

154

FICHAS BIBLIOGRFICAS

GRAING-COOPER, M. y De Backer EDITORIAL FOLIO BARCELONA 1968.

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Biblioteca Facultad de Ciencias Administrativas

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HEVA. E

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Contralora General de la Repblica

MANUAL DE NORMAS GENERALES

RESOLUCIN NO R-CO-94-2006

DVALOS, Nelson

ENCICLOPEDIA BSICA DE ADMINISTRACIN

EDITORIAL OCENO BOGOT COLOMBIA COLOMBIA 1998.

FICHAS NEMOTCNICAS
Cap.2 ENCICLOPEDIA BSICA DE ADMINISTRACIN DAVALOS, Nelson No 1

P.53

FODA EL FODA es un instrumento de anlisis organizacional que permite medir y analizar la estructura administrativa de la entidades a travs del estudio de las fortalezas, debilidades afronta la organizacin, al igual que oportunidades y amenazas del entorno para delimitar algunas estrategias que le permitan lograr el desarrollo institucional

Cap.7

PRINCIPIOS DE AUDITORIA WHITTINGTON, Pany

No 2

P.213

CONTROL INTERNO La definicin anterior resalta que el control interno es un proceso, un medio para alcanzar un fin, no un fin, en s mismo. Lo realizan individuos, no solo los manuales de polticas, los documentos y formularios. Al introducir el concepto de seguridad razonable, la definicin admite que el control interno no puede garantizar de modo absoluto que los objetivos corporativos siempre se alcanzaran. Una seguridad razonable reconoce que el costo para una organizacin no debe ser mayor que los beneficios que espera obtener

Cap.7

PRINCIPIOS DE AUDITORIA WHITTINGTON, Pany

No 3

P.213

CONTROL INTERNO

Un proceso, realizado por el consejo de administracin, los directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecucin de objetivos en las siguientes categoras: Confiabilidad de los informes financieros. Eficacia y eficiencia de las operaciones. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Cap.3

MANUAL DE AUDITORA INTERNA. HEVIA, E.

No 4

P.103

FLUJOGRAMAS Permite plasmar grficamente actividades, procesos y sistemas, posibilitando el anlisis de cada unidad o rea orgnica en las que se estructure la entidad a auditar. Para ello hay que entender cada rea como una unidad en relacin con el entorno.

P. AUDITORA DE GESTIN Cap.5 GRAIG-cooper, M. y de backer No 5

P.245

PLANEACIN DE LA AUDITORA La auditora de gestin necesita, al igual que la auditora financiera, ser lo ms sistemtica posible en la realizacin de sus trabajos. La sistematizacin precisa un mtodo de uso general aplicable a cualquier rea, estructura, funciones, etc., que se audite. Este mtodo consiste en un anlisis en profundidad y con los mximos detalles utilizando las preguntas clsicas: Qu se quiere, cmo y cundo se quiere, dnde, por qu, qu medios se deben utilizar, etc., realizando, adems, las siguientes investigaciones: Estudio de los elementos que componen el sector auditado, diagnstico detallado, determinacin de fines y medios, investigacin de las deficiencias, balance analtico, comprobacin de la eficacia, bsqueda de problemas, proposicin de soluciones, indicacin de alternativas y mejora de la situacin.