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UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS COMPUTACION VI SECCION 56-B PROF.

PEDRO MONTOYA

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EN LAS ORGANIZACIONES

Por: Arturo Alejandro Herrera

Caracas 25 de Mayo de 2013

CONTENIDO Qu es un sistema administrativo? Sistemas administrativos actuales Modelos administrativos Tipos de modelos administrativos Qu es una organizacin? Tipos de organizaciones Qu son sistemas abiertos? Diagnostico del sistema organizacional Modelo del sistema Rensis Linketr Administradores y la planeacin

Qu son sistemas administrativos?


Las organizaciones modernas deben actuar bajo la forma de sistema para lograr el mximo de eficiencia, por lo tanto se puede definir a los sistemas administrativos como la red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendiente al logro de los objetivos de una organizacin. Esto quiere decir que es un conjunto de procedimientos relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Los profundos cambios experimentados en los ltimos aos en el ambiente social, poltico y econmico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los avances de la tecnologa, obligan a enfrentar urgentemente la necesidad de su remodelacin y adecuacin al concepto de sistema. Es indudable que en la gestin empresarial sobreviven aquellos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los mejores medios tecnolgicos y de conocimiento para alcanzar sus objetivos. Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos que permiten obtener mayor rapidez y efectividad. Por lo tanto el sistema administrativo es importante ya que: Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos que permiten obtener mayor rapidez y efectividad La eficiencia de cualquier empresa est en relacin directa con la aplicacin de una buena administracin Proporciona lineamientos para optimizar el uso de los recursos dentro de una empresa http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/1465/2/CAPITULO%201.pdf Algunos sistemas administrativos actuales disponibles en Venezuela pueden ser: SAINT, Leonux PYME, Invensoftware, Valery3, Ubiquiti, A2, D3xd, Sanc Plus, Polux, Temis. http://listado.mercadolibre.com.ve/sistemas-administrativos_Desde_51

Modelos Administrativos
Los modelos no son ms que las tcnicas y elementos que aplica cada empresa para la ejecucin de sus acciones adaptndose al plan de contingencia que establezca cada una. Los modelos o tcnicas, se utilizan eventualmente para provocar una permuta; es decir, un cambio efectivo. Para que se d un cambio efectivo se necesita de varios elementos o estrategias, tales como los que establece el sistema administrativo. Esto traer como resultado un cambio, o ms que ello, una renovacin o revolucin total de los recursos materiales y humanos que se estn ejecutando. Tipos de Modelos Administrativos MODELO AUTOCRTICO: Fue el modelo prevaleciente en la Revolucin Industrial. Este modelo depende del poder. Quienes ocupan el mando deben poseer poder. EL MODELO DE CUSTODIA: Este depende de los recursos econmicos, si una organizacin carece de recursos suficientes para el ofrecimiento de pensiones y el pago de otras prestaciones le ser imposible adoptar este modelo. suficiente para ordenar, lo que significa que el empleado que no cumpla ordenes ser sancionado EL MODELO DE APOYO: Tuvo sus orgenes en el principio de las relaciones de apoyo. Se llego a la conclusin de que una organizacin es un sistema social cuyo elemento ms importante es ser trabajador. Los estudios indicaron la importancia de poseer conocimientos de dinmica de grupos y aplicar la supervisin de apoyo. El modelo de apoyo depende del liderazgo en lugar del poder y el dinero. EL MODELO COLEGIAL: El trmino colegial alude a un grupo de personas con propsito comn, tienden a ser ms til en condiciones de trabajo de lo programado, medios intelectuales, y circunstancias que permiten un amplio margen de maniobra de las labores.

http://es.scribd.com/doc/16008720/Tipos-de-Administracion-y-ModelosAdministrativo

Qu es una organizacin?
Una organizacin consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, fsicos, de informacin y otros, que son necesarios para lograr las metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organizacin, especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el mximo xito. http://www.promonegocios.net/empresa/definicion-organizacion.html Tipos de Organizaciones Organizacin Lineal: Constituye la estructura ms simple y antigua, est basada en la organizacin de los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica medieval. La organizacin lineal sustenta en el principio escalar: existe una jerarqua de la autoridad, en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos. Organizacin Funcional: Se basa en el principio de especializacin de las funciones para cada tarea. La estructura funcional fue consagrada por Taylor, quien, preocupado por las dificultades producidas por el excesivo y variado volumen de atribuciones dadas a los jefes de produccin en la estructura lineal de una siderrgica estadounidense, opto por la supervisin funcional.

Organizacin de tipo de Linea-Staff: La organizacin de linea-staff es una combinacin de la organizacin lineal y la funcional, que maximiza las ventajas de ambas y reduce sus desventajas, aunque en el fondo predominen las caractersticas lineales. Existen rganos de lnea (de ejecucin o de operacin) y rganos de staff (de consultora, asesora o incluso de prestacin de servicios especializados).

http://www.slideshare.net/niovanny/tipos-de-organizaciones

Sistemas Abiertos
Los sistemas abiertos presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente. Son adaptivos para sobrevivir. Su estructura es ptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organizacin. Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados, evitan el aumento de la entropa y pueden desarrollarse en direccin a un estado de creciente orden y organizacin (entropa negativa). Las caractersticas principales del sistema abierto son: Interacta constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interacta. Es capaz de crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. Tiene la capacidad de competir con otros sistemas. http://www.slideshare.net/rosabravo/trabajo-modelos-administrativos

Diagnostico del Sistema Organizacional


Se puede definir al diagnstico como un proceso analtico que permite conocer la situacin real de la organizacin en un momento dado para descubrir problemas y reas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas. En el diagnstico se examinan y mejoran los sistemas y prcticas de la comunicacin interna y externa de una organizacin en todos sus niveles y tambin las producciones comunicacionales de una organizacin tales como historietas, metforas, smbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la organizacin hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o niveles especficos entre los que se van a aplicar. El diagnstico no es un fin en s mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organizacin.

Para poder llevar a cabo con xito un diagnstico organizacional se deben cumplir algunos requisitos bsicos: Antes de iniciar el proceso de diagnstico es indispensable contar con la intencin de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (trmino usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo directamente interesado en que se lleve a cabo una transformacin en el sistema y con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que est dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnstico. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtencin de informacin y no entorpecer el proceso de diagnstico. El consultor manejar la informacin que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la informacin. Tambin debe proporcionar retroalimentacin acerca de los resultados del diagnstico a las fuentes de las que se obtuvo la informacin. El xito o fracaso del diagnstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor http://www.infosol.com.mx/espacio/cont/investigacion/diagnostico.html

Modelo de Sistema de Rensis Likert


Rensis Likert cita cuatro sistemas para explicar los estilos de liderazgo: Sistema 1: Autoritario explotador Sistema 2: Autoritario paternal Sistema 3: Consultivo Sistema 4: Participativo y democrtico Caractersticas de cada uno de los sistemas: Autoritario explotador: Los directivos son muy autoritarios, confan poco en los subordinados y motivan mediante el temor y el castigo. Solo participan en la comunicacin descendente. Las decisiones se toman en los niveles superiores de la organizacin. Ofrecen recompensas ocasionales. Autoritario paternal: Permiten una cierta delegacin de la toma de decisiones, pero los controlan con polticas. Las personas directivas son condescendientes con los subordinados. Motivan con recompensas y, en parte, con el temor y el castigo. Permiten alguna comunicacin ascendente, solicitan algunas ideas y opiniones a los subordinados.

Consultivo: Toman decisiones generales y de poltica amplia en el nivel superior; pero permiten la toma de decisiones concretas en niveles inferiores, y en otros casos actan consultando a los subordinados. Los flujos de informacin son ascendentes y descendentes. Los directivos tienen una cierta confianza en los subordinados, pero no completa. Suelen utilizar constructivamente las ideas y las opiniones de los subordinados. Participativo y Democrtico: Promueven la toma de decisiones en toda la organizacin y, en otros mbitos, actan como un grupo entre ellos y con sus subordinados. Participan en la comunicacin ascendente y descendente con sus compaeros. L os directivos tienen una confianza completa en los subordinados, siempre obtienen de ellos ideas y opiniones y las utilizan de una manera constructiva. Recompensan econmicamente de acuerdo con la participacin y la integracin del grupo en la fijacin de objetivos y segn la evaluacin de lo que se ha conseguido. Rensis Likert y su grupo de colaboradores, llegaron a la conclusin de que el sistema ms eficiente era el Sistema 4: Participativo y democrtico. http://www.slideshare.net/angel_slide/likert-presentation

Administradores y la Planificacin
La planificacin es la primera etapa del proceso y consiste en determinar objetivos y definir estrategias. El objetivo: es lo que se aspira a llegar o lograr. La estrategia: es el camino a seguir para alcanzar ese objetivo. Ventajas de la Planificacin: Fija los objetivos y los caminos. Reduce la incertidumbre, costos y el trabajo improductivo. Provee de un esquema para la toma de decisiones. Permite aprovechar los recursos de la empresa. Prepara a la organizacin para las contingencias. Permite evaluar alternativas. Hace que la empresa se mueva como una unidad hacia un mismo fin.

Principios de la Planificacin: Factibilidad: debe ser posible de lograr. Flexibilidad: adecuarse a los imprevistos y buscar la combinacin. Objetividad: se basa en datos reales y exactos. Unidad: armona y coordinacin y deben dirigirse a objetivos generales Cambio de Estrategia: modificaciones del plan por fuerza mayor. Proceso de Planificacin (etapas) 1) Diagnostico: Implica determinar la situacin actual del objeto de la planificacin para que se puedan recomendar las acciones adecuadas. Se basa en datos ya existentes (encuestas, investigaciones, etc.) Una vez obtenido podemos identificar la distancia que nos separa de la situacin deseada. 2) Restricciones: Limitaciones que deben tenerse en cuenta que pueden ser financieras, polticas, tcnicas. 3) Estrategia Adoptada: Es conocimiento del diagnstico y las restricciones conduce a una formulacin de la situacin deseada; esta se presenta como estrategias o directrices y contienen una descripcin de lo que se trata de alcanzar y los caminos a utilizarse. 4) Objetivos y Metas: Se deben establecer con antelacin. 5) Parmetros de Control: medidas o criterios de la evaluacin 6) Anlisis de Opciones: Para determinar cual ser la mejor opcin. 7) Seleccin de la Mejor Opcin. Un plan resultado del proceso de planificacin. Su finalidad es la optimizacin de los recursos disponibles. Todo plan debe describir acciones a ejecutar sus resultados. Es decir Plan es el diseo o esquema detallado de lo que habr de hacerse y las especificaciones necesarias para realizarlo.

http://www.emagister.com/curso-administracion-general-empresarial/administracionplanificacion