2 - Creacin de Tablas.

Introduccin
Tras la creacin de la base de datos el siguiente paso que se debe realizar es la creacin de la tabla, o tablas, que almacenarn la informacin (los datos de los clientes, de los pedidos, de los socios, de las pelculas, de los artculos...). Esta informacin ser la que gestionen todos los dems objetos de la base de datos (consultas, formularios, etc.), por lo que es muy importante planificar bien la estructura que van a tener los datos (como van a estar dispuestos en la tabla, de que naturaleza o tipo va a ser cada uno, en que orden estarn colocados, etc...), con el fin de poder dar respuesta a todas las cuestiones que se puedan plantear sobre el manejo de dicha informacin. Por esto, para disear una tabla, es preciso valorar todos los objetos de la base de datos en su conjunto: Que informacin vamos a utilizar mas, que consultas vamos a realizar sobre esos datos con frecuencia, de que forma nos gustara ver salir los datos de las tablas por impresora (informes), como desearamos acceder a los datos por pantalla, bajo que distribucin y diseo (formularios)... Esas reflexiones previas son fundamentales a la hora de planificar y disear los contenidos de nuestra base de datos y desde luego para el correcto y ptimo diseo de nuestras tablas, es decir de las estructuras bsicas de informacin en cualquier sistema de gestin de bases de datos. La informacin no se guarda en los formularios, ni en las consultas, ni en los informes. La informacin se guarda en esas estructuras ordenadas llamadas TABLAS. De todo lo anterior se deduce que un paso previo e importante antes de crear una base de datos es el ANLISIS de la misma con el fin de establecer la estructura ms adecuada.

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Crear una tabla en Access 2007.

Conocida la gran importancia de las tablas, los pasos a seguir en la creacin de una tabla son: 1. Accedemos a la Ficha Crear en la Cinta de Opciones. 2. En el grupo Tablas nos encontramos diferentes opciones a la hora de crear una tabla. Las comentamos a continuacin.

Opcin "Tabla".- A travs de esta opcin, podremos crear una tabla directamente introduciendo datos sin definir previamente las caractersticas de los campos (como si de una hoja de clculo se tratase). De tal forma que con esta opcin se nos abrir una tabla con un campo por defecto (el campo Id) y en la vista hoja de datos para que comencemos a introducir datos en la tabla. Si queremos agregar nuevos campos (ms columnas a la tabla), no tendremos ms que hacer clic en la columna "Agregar nuevo campo" e introducir la informacin correspondiente a ese campo para el primer registro en el que estamos posicionados.

Office 2007: Esta forma de crear una tabla en Access 2007 equivale a la forma de creacin de tablas en la Vista Hoja de Datos, tal y como se denominaba anteriormente en versiones anteriores de Access. Plantillas de tabla.- Mediante la opcin Plantillas de tabla, disponemos de una serie de tablas modelo para acomodar a la base de datos en la que estemos trabajando. Al hacer clic en Plantillas de tabla, se mostrarn diferentes modelos de tablas, pudiendo seleccionar aqul que ms se adecue al diseo de tabla que queremos crear. Con la instalacin de la aplicacin disponemos de los siguientes modelos de tabla:

Al seleccionar una de estas tablas, se abrir en la vista hoja de datos la misma con los campos propios de la tabla elegida para que comencemos a introducir la informacin correspondiente a los registros que deseamos introducir.

Office 2007: En anteriores versiones de Access disponamos a la hora de crear una tabla de la opcin Asistente para tablas, mediante la cual de forma guiada a travs de un conjunto de paneles, se guiaba al usuario en la creacin de una nueva tabla. Este procedimiento de creacin de una nueva tabla se ha sustituido en Access 2007 por otro ms sencillo e intuitivo de utilizar basado en la creacin de una tabla en la vista hoja de datos. Cuando creamos una tabla utilizando la opcin Tabla de la ficha crear (vista ms arriba), ya hemos visto como se abre una tabla nueva en vista hoja de datos para comenzar a introducir directamente los registros, la informacin de la tabla. Desde esa vista podemos: A. Introducir un campo manualmente.- Haciendo clic en Agregar campo nuevo. B. Elegir un campo de una lista predefinida de campos: panel de Plantillas de campos.- Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de caractersticas y propiedades que describen un campo. La definicin de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuracin de la propiedad de formato del campo y un nmero de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo. Para introducir un campo utilizando este panel de plantillas de campos: 1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

2. Aparece el panel Plantillas de campos.

3. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrstrelos a la tabla. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin. 4. El campo aparece en la hoja de datos. Las plantillas de campos, por tanto, son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo campo en la tabla. Diseo de tabla.- Desde esta opcin podremos definir todos los campos de la tabla pormenorizadamente con todas sus caractersticas.

Es, sin duda alguna, la eleccin en la que el usuario tiene ms control sobre la tabla que define y, por tanto, la opcin que vamos a utilizar en este curso para crear las tablas de nuestras bases de datos. 3. Siguiendo con el proceso de creacin de una tabla y como tercer paso, seleccionamos (como hemos destacado antes) la opcin Diseo de tabla. De este modo se va a crear una tabla definiendo todos los campos as como todas las caractersticas de los mismos. Se visualizar el panel de diseo de la tabla, tal y como muestra la figura siguiente. Adems se activa una ficha nueva en la Cinta de opciones: la ficha Diseo.

En la parte superior de esta ventana aparece una cuadrcula en la cual, en cada fila definiremos un campo, en la parte inferior izquierda de la misma se muestran las propiedades del campo en el que se encuentra el cursor y en la parte inferior derecha en texto de color azul una breve explicacin de la propiedad que se est editando. 4. Situar el cursor bajo la columna Nombre del campo, teclear el nombre correspondiente al primer campo y a continuacin pulsar la tecla Intro o Tabulador para situar el cursor en la siguiente columna. El nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres de longitud, espacios en blanco incluidos aunque se recomiendan nombres representativos, cortos, y sin espacios ni caracteres especiales. Por ejemplo: CODIGO, NOMBRE, NOM, NUMCLI (nmero de cliente), DESCRI, NPCON (nombre de la persona de contacto en la empresa), EDAD, SALDO...

5. Al situar el cursor en la segunda columna, Tipo de datos, se observa como aparece a la derecha de la misma un recuadro con triangulito negro para desplegar (siempre que en una casilla o panel encontremos este triangulito, desplegaremos, haciendo clic en l para ver las opciones que se proponen para ese lugar). Haciendo clic en el triangulito y seleccionando de la lista desplegable que aparece, elegiremos el tipo de dato que se almacenar en el campo que se est definiendo. Los distintos tipos de datos y en consecuencia de campos se explicarn posteriormente.

6. Establecer en la columna Descripcin, un texto aclaratorio que identifique al campo. Esta descripcin no es obligatoria pero puede ayudar a identificar el campo, apareciendo en la barra de estado cuando se introduzcan o modifiquen datos en dicho campo.

7. Pulsar la tecla F6 o situar el cursor sobre el cuadro inferior del panel llamado Propiedades del campo, para establecer las propiedades correspondientes al campo que se est creando. Pulsando de nuevo la tecla F6, se vuelve de nuevo a la fila correspondiente al campo que se est creando.

8. Del mismo modo establecer todos los campos de la tabla y tras ello hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de diseo, tras lo cual se mostrar el siguiente mensaje:

9. Seleccionar el botn S. Se accede al siguiente cuadro de dilogo en el cual indicar un nombre para la tabla:

10. Introducir el nombre que se quiera asignar a la tabla (clientes, pedidos, alumnos, pelculas, socios...) y hacer clic sobre el botn Aceptar. A continuacin, aparece el siguiente mensaje:

En este mensaje se advierte de que no existe clave principal y se da la opcin de crearla. De momento, seleccionar el botn No para terminar el proceso, ms adelante se explicar en que consiste una clave principal. Aparecer en el panel de exploracin de objetos de Access la nueva tabla creada con el nombre asignado: