CAPITULO I ............................................................................................................

CAPITULO II ........................................................................................................... 9

CAPITULO III ........................................................................................................ 14

CAPITULO IV ............................................................................................................

CAPITULO V .............................................................................................................

CAPITULO VI ............................................................................................................

CAPITULOVII ............................................................................................................

CAPITULO I

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

1.1.

Datos de la empresa

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CATACAOS Abreviatura: MDC Direccin: Jr. Comercio 540 Departamento: PIURA Provincia: PIURA Distrito: CATACAOS Telfono: 370305 Fax: 370305 Pgina Web: www.municatacaos.gob.pe

Informacin Institucional

Visin Institucional:

Promover el crecimiento del desarrollo sostenible de Catacaos considerando las exigencias del proceso de globalizacin, modernidad y avance tecnolgico. Crecimiento y desarrollo humano sustentable basado en el valor social - humano logrando mejorar la calidad de vida de sus habitantes, desarrollando las capacidades inditas de sus pueblos, promoviendo las empresas familiares y vecinales, mediante la transferencia de tecnologa y el apoyo de la cooperacin privada e internacional. Desarrollo sostenible con equidad, modernidad y tecnologa respetando los valores socio culturales y medio ambientales.

Misin Institucional:

La Municipalidad de Catacaos es el rgano de Gobierno Local que representa y gestiona los intereses de los vecinos en la
3

jurisdiccin,

promueve

una

fuerte

gobernabilidad

democrtica,

asegurando la mayor participacin ciudadana en la formulacin de las polticas locales, desarrollando al mximo sus capacidades para brindar bienes y servicios pblicos locales de alta calidad, con la mayor eficacia y eficiencia, haciendo un uso responsable, transparente y estratgico de los recursos pblicos, de manera que provoque sinergias con las inversiones de otras instituciones del Estado y del sector privado, para mejorar la calidad de vida de los ciudadanos en la jurisdiccin.

1.2.

Equipamiento de la empresa

tem

Equipamiento

N Equipos por Oficina

Promedio de oficinas 1 40

Total de Equipos 1 120 unidades

01 02

Servidor Equipos de cmputo completo Equipos porttiles laptops

1 3

03

10

20 unidades

04 05

Impresoras Concentradores Switchs

1 1

40 15

40 unidades 15 unidades

1.3.

Razn social Nombre Comercial: CONSEJO DISTRITAL DE CATACAOS. Ruc: 20159249698.

1.4.

Resea histrica

El vocablo Municipio se remonta a los tiempos del imperio Romano, cuando por "Municipium" se le designaba a la ciudad principal y libre que se gobernaba con sus propias Leyes al igual que la Ciudad de Roma. La primeras Ciudades fundadas por los espaoles en Amrica Latina se caracterizaron por su autonoma y autogobierno, denominado cabildos. Realmente no se conoce una fecha exacta del da de creacin de la Municipalidad Distrital de Catacaos y debido a la carencia de documentacin de la institucin las autoridades ediles de dicho distrito decidieron celebrar el mismo da que el aniversario de este distrito Piurano llamado tambin la capital artesanal de Per. La fecha de aniversario de esta ciudad se celebra los 21 de junio de cada ao y la fecha de fundacin fue el 21 de junio de 1825. El primer Alcalde de esta institucin fue el Dr. Tomas Lazo Taboada quien gobern por tres periodos consecutivos en los aos 1922 - 1924, 1925 - 1927 y 1927 -1929. La Municipalidad Distrital de Catacaos, entra en vigencia por acuerdo de la Constitucin de 1922, ratificado con la Ley de Municipalidades de 1822, D.L. No 51, posteriormente por la Ley Orgnica de

Municipalidades No 23853 (como rgano de Gobierno Local), en pocas de gobiernos no constitucionales algunos Alcaldes de esta Municipalidad han sido designados por el Gobierno Central y de acuerdo a la Constitucin otros han sido elegidos luego de participar en elecciones Municipales. La Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, publicada el 3 de agosto de 2002 en el Diario Oficial El Peruano, tiene como finalidad promover la transparencia de los actos del Estado y regular el derecho fundamental del acceso a la informacin consagrado en el numeral 5 del artculo 2 de la Constitucin Poltica del Per.

Actividades de la empresa

Servicios Municipales.

Maquinaria Pesada: Con dicha maquinaria se presta el apoyo social a instituciones privadas, publicas, as mismo se brinda el servicio de alquiler de mquina pesada con precios econmicos, buscando siempre brindar un bien servicio y a precio cmodo.

Recaudacin de Limpieza Pblica: El cobro de Arbitrio de Limpieza Pblica, es la taza que se establece y se cobra por la prestacin de servicios pblicos de barrido y limpieza de vas, el recojo domiciliario de residuos slidos y su disposicin final en el relleno sanitario. Recaudacin de Establecimiento Vehicular: Este servicio se da en el Permetro de la Plaza de Armas donde se ordena, custodia y se da seguridad al turista que nos visita, brindndole un servicio de estacionamiento vehicular.

Piscina Municipal: Nuestra Municipalidad cuenta con una Piscina Semiolimpica, que presta el servicio de natacin recreacional para la poblacin cataquence, especialmente para la niez y juventud.

Coliseo Pirilo Gmez, Estadio y Casa de Deportes: Tanto el Coliseo Pirilo Gmez, como el Estadio Municipal se prestan para el servicio del pblico para desarrollar jornadas deportivas tanto futbol, fulbito y voleibol. Generalmente estos permisos estn destinados a la poblacin educativa, tanto Instituciones Educativas Primarias, como Secundarias, as como para la realizacin de eventos culturales, folklricos y otros.

Proyecto Frontera Norte: Proyecto de abastecimiento de agua potable a los caseros de nuestro distrito, aquellos que no cuentan con este elemento, servicio que se ejecuta a travs del proyecto "Agua para Todos" Convenio de Cooperacin Inter Institucional entre el Gobierno Regional y la Municipalidad de Catacaos.

Servicios Socioculturales Propone las polticas y normas para la promocin, incentivos y regulacin de las actividades econmicas y del turismo. Coordina

con

entidades

financieras

el

establecimiento

de

mecanismos financieros para impulsar el desarrollo empresarial y la generacin de empleo productivo en el distrito. Fomenta las inversiones privadas en proyectos de inters local. Coordinacin de actividades para promover a las micro y pequeas empresas y la capacitacin para el empleo productivo. Dispone la realizacin de ferias de produccin y turismo. Propone polticas de promocin para el desarrollo social. Programa, organiza, dirige y controla las actividades relacionadas con actividades de Educacin, Cultura, Deporte y Turismo, as apoyo en salud a la poblacin de extrema pobreza del distrito.

1.5.

Organigrama

CAPITULO II

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1.

Definicin del problema

Actualmente, la Municipalidad Distrital de Catacaos carece de un sistema automatizado en cuanto al control de documentacin, es por ello que requiere de mucho tiempo realizar el seguimiento manual documentacin. A travs de las entrevistas previstas, se obtuvo como resultado que es necesaria la automatizacin del control de trmite documentario, un Sistema que administre la informacin y genere los resultados ptimos e inmediatos, reduciendo el tiempo de respuesta satisfactoriamente, dando mayor oportunidad de realizar otras labores. No es posible ubicar de manera rpida el estado actual de algn documento que se presenta como la seguridad en el momento de que se ha tramitado un expediente determinado a otra rea o que el mismo est en pendiente. de la

2.2.

Justificacin del estudio

Por lo expuesto anteriormente es que hemos decidido enfocarnos en este proceso para darle solucin al problema que se presenta, ahorrando adems de tiempo, los errores que se puedan producir por realizarse manualmente. Tambin se desea entender cmo funciona dicho proceso dentro de una entidad pblica y dejar un sistema que pueda ir creciendo junto a l.

La realizacin y desarrollo de este Sistema de Control brindar beneficios tales como: Agilizar el proceso de documentacin ingresada por el contribuyente. Llevar un control y orden de los documentos del contribuyente. Realizar una rpida ubicacin del documento. Brindar agilidad y seguridad en la informacin al personal.

10

 Brindar al contribuyente una mejor consulta de su documentacin expedida. Obtener reportes personalizados.

2.3.

Limitaciones de la investigacin Solo se analizar el proceso de trmite documentario. Para la investigacin solo se emplearan un total de 15 horas y tres das a la semana. Se puede tener acceso de la informacin de acuerdo al horario establecido por la institucin que es de 8:00 am - 13:00 pm y de 14:00 pm a 16:30 pm.

2.4.

Objetivos

2.4.1 Objetivos generales

Elaborar y desarrollar un Sistema de Control de Trmite Documentario para la Municipalidad Distrital de Catacaos logrando as priorizar la atencin de los usuarios y administrados, simplificando los procesos administrativos, con la incorporacin de Tecnologa de Informacin y Comunicacin que permitir mejorar la calidad del servicio y transparencia que sustentan los procesos de modernizacin del Estado.

2.4.2 Objetivos especficos Automatizar una parte del proceso de trmite documentario. Proporcionar una administracin adecuada de la documentacin de los contribuyentes referente a los resultados de su trmite, mediante reportes personalizados. Proporcionar informacin exacta de la oficina donde se puede encontrar dicha documentacin.
11

 Identificar

rpidamente

en

qu

estado

se

encuentra

la

documentacin ingresada por el contribuyente, mediante un reporte histrico personalizado. Brindar un slido apoyo entre las diferentes oficinas para la toma de decisiones, y adems conocer el estado real del trmite

documentario interno.

2.5.

Factibilidad del estudio

2.5.1. Factibilidad tcnica Software: Basndose en sistemas similares y pretendiendo lograr la comodidad al momento de emplear dicho sistema, nos hemos propuesto desarrollar un sistema cuyo uso sea fcil para el usuario logrando interfaces amistosas y una manejabilidad asequible. Adems se ha pensado implementar software de licencia gratuito para as lograr una aplicacin con pocos recursos. Hardware: Actualmente est la institucin cuenta con equipos de cmputo para cada oficina, donde se procesarn los datos administrativos del sistema. Cada oficina cuenta con impresora, con lo que la implementacin ser solo la adaptacin del software. Visual Basic Express 2008. MySQL 5.5

RRHH:

Para su respectivo manejo e implementacin del sistema se requiere de un personal capacitado para su posterior uso. En el medio existe personal capaz de darle el mantenimiento respectivo.

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La persona encargada ser el Ing. de sistemas el cual podr capacitar y asesorar al personal de manera adecuado para el manejo del sistema.

2.5.2. Factibilidad operativa La institucin cuenta con personal designado para atender el rea de atencin al cliente, interactuando con el sistema habindose

identificando previamente con un nombre de usuario y una contrasea ya establecidos pudiendo registrar, modificar o buscar la informacin solicitada por el cliente.

2.5.3. Factibilidad econmica Detalle Desarrollador 1 Desarrollador 2 Asesora Recursos Materiales Equipos Informticos Suministros Total Horas 300hs. 300hs. Costo S/. 1200.00 S/. 1200.00 S/. 1460.00 S/. 1874.00 S/. 120.00 S/. 60.00 S/. 5914.00

- Desarrollador 1 y 2: Personas asignadas a dicha tarea. - Asesora: pago a terceros. - Recursos materiales: Transporte, material bibliogrfico e imprevisto que pudieran suscitarse durante la realizacin del sistema. - Equipos Informticos: Alquiler de equipos de cmputo. - Suministros: Materiales de escritorio, papelera e imprenta.
13

CAPITULO III

MARCO TERICO CONCEPTUAL

14

3.1.

Antecedentes del estudio En el ao 1892 se dio la ley orgnica de municipalidades que rigi hasta el 17 de marzo de 1981. La dilatada vigencia de esta norma, sin embargo, no tuvo una aplicacin homognea y los gobiernos incidieron en sus mayores o menores competencias, tanto como mayor o menor autonoma. El 03 de marzo de 1981 se promulg el Decreto Legislativo N 051, reafirmando los conceptos bsicos de toda organizacin municipal, autonoma administrativa y econmica. La vigencia fue demasiado corta, el 08 de junio de 1984 se promulga la ley N 23853, que recogi las experiencias de los aos de aplicacin, se realiz las correcciones en la composicin de la organizacin interna y se ampli las funciones y competencias que le corresponden de acuerdo a la constitucin. La evolucin normativa, tanto como competencial, nos lleva a la ley N 27972 Congreso del Per, (2003) de reciente vigencia y la cual se inspira en la constitucin poltica de 1993, y en el proceso de descentralizacin iniciado en el pas desde el 01 de enero del ao 2003. Segn la norma constitucional y concordante con la Ley Orgnica de Municipalidades N 27972 en el Congreso del Per, (2003) Seala que Los gobiernos locales promueven el desarrollo y la economa local, y la prestacin de los servicios pblicos de su responsabilidad, en armona con las polticas y planes nacionales y regionales de desarrollo, Congreso del Per, (2003). Las competencias asignadas comprende: Aprobar su organizacin interna y su presupuesto; Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil; Administrar sus bienes y rentas; Crear, modificar y suprimir contribuciones, tasas, arbitrios, licencias y derechos municipales; Organizar, reglamentar y administrar los servicios pblicos locales de su responsabilidad; planificar el desarrollo urbano y rural de sus circunscripciones, incluyendo la zonificacin, urbanismo y el acondicionamiento territorial. Fomentar la competitividad, las inversiones y el financiamiento para la ejecucin de proyectos y obras de infraestructura local.

15

3.2.

Bases tericas

La Municipalidad Distrital de Catacaos tiene limitaciones para la gestin documentaria y atencin al ciudadano, no se cuenta sistemas con

informticos, as como el personal con las competencias

adecuadas. Por su parte los ciudadanos y empresas en el Distrito de Catacaos, perciben trabas y/o limitaciones para efectuar diversos trmites

administrativos, lo cual no permite seriedad en las autorizaciones que requieren de la municipalidad para el desarrollo de sus actividades e inversiones. Carecen de acceso a la informacin municipal y servicios va web que facilite el clima de negocios. Dado de la Municipalidad Distrital de Catacaos, atiende directamente y provee de servicios pblicos en el mbito de sus competencias a la poblacin de su distrito, en lo que corresponde a la gestin documentaria generada por trmites diversos de los administrados y contribuyentes se aprecia que esta no cuenta con los sistemas informticos que permitan una adecuada recepcin, atencin,

control de la documentacin, la cual se registra de forma manual; la falta de un sistema informtico eficiente demuestra un bajo rendimiento, entre otros por lo que se requiere modernizar la gestin documentaria para una rpida y oportuna atencin a los usuarios que permita generar oportunidades de inversin y desarrollo para dicha poblacin.

3.3.

Definicin de trminos Trmite: Es la forma por la cual se realizan acciones sobre un

documento o expediente en las diferentes instancias encargadas de su canalizacin, atencin, estudio o solucin.

Mesa de Partes: Son las reas que conforman la organizacin de la Municipalidad Distrital de Catacaos y que se encargan de recepcionar documentos.
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Expediente: Conjunto

de

documentos

debidamente

foliados

ordenados cronolgicamente. Son generados interna o externamente, y tratan sobre un asunto especfico.

Tupa: Texto nico de procedimientos administrativos

Descripcin general del flujo de trmite documentario:

Plataforma de recepcin y orientacin al ciudadano: La recepcin de los documentos se inicia por la Oficina de Trmite Documentario

(Mesa de Partes), la Plataforma de Atencin al Cliente (PAC) o por mesa de partes perifrica (de existir). Estos en cada caso, son revisados y registrados en el Sistema de Gestin Documentaria. Clasificacin y distribucin: De acuerdo a la naturaleza del trmite estos se clasifican y distribuyen a las reas de la Municipalidad

responsables de la atencin del trmite segn corresponda a lo dispuesto en los Manuales de Procedimiento y el TUPA. Atencin del trmite (gestin): Es la actividad propia de la atencin de las solicitudes o expedientes realizada por las diferentes reas de la municipalidad, segn sus competencias funcionales y la definicin de los procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos. Notificacin de resultados: Luego que las reas tcnicas emiten su opinin respecto del trmite solicitado, el funcionario competente emite una resolucin, autorizacin o respuesta, segn corresponda a la naturaleza del trmite, lo cual debe ser finalmente comunicado a la persona o entidad que solicit el trmite. Archivo: Esta es la fase final de todo trmite, en la cual con las medidas de seguridad se almacenan los documentos fsicos y/o
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digitales que corresponden a un expediente. Los usuarios internos de la municipalidad pueden solicitar informacin especfica va correo

electrnico o requerir el prstamo de la documentacin completa o parcial del expediente; los usuarios externos a la municipalidad slo podrn solicitar visualizar el contenido digital del expediente.

18

4.1.

Bibliografa 4.1.1. Libros. - PEREZ LOPEZ CESAR MYSQL PARA WINDOWS Y LINUX 2DA EDICIN, ALFAOMEGA GRUPO EDITOR ARGENTINO S.A., 2008. ABURTO CORREA, EDWARD PROGRAMACIN CON

VISUAL BASIC .NET, GRUPO EDITORIAL - Texto nico de Procedimientos Administrativo (TUPA).

4.1.2. Tesis. - FRANCO HUERTAS JOEL FRANCISCO Mejora del Tiempo de Respuesta a los Remitentes de Documentos Mediante la Aplicacin de un Sistema de Tramite Documentario en una Facultad Tesis 19 de Diciembre de 2006. DAZ CANCHAY, de VCTOR GILBERTO. Sistema de

procesamiento

documentos.

MASTER'S

THESIS,

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA - FIIS, 1998. 4.1.3. Monografas. 4.1.4. Diccionarios.

4.2. Linkografa - http://www.municatacaos.gob.pe/

19