6 Manual General de Adm y Cont Activos Fijos Sector Publico

ILUSTRE MUNICIPALIDAD DURN
PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA
INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS E INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIN

Este Instructivo para el control de existencias e inversiones en bienes de larga duracin est sujeto a lo dispuesto al Manual General de Administracin y Control de los Activos Fijos del Sector Pblico publicado en R.O. No. 59 del 7 de Mayo de 1997, las Normas de Control Interno Acuerdo No. 20-CG publicado en el R.O. No. 6 del 10 de Octubre del 2002; y la Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental publicadas en el R.O. No. 249 del 22 de Enero del 2001. DE LOS ACTIVOS FIJOS (BIENES DE LARGA DURACIN) Art. 1.- Son considerados bienes de larga duracin todos los bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone la entidad, destinados a actividades administrativas y operacionales de la misma siempre y cuando cumpla las siguientes condiciones: a) Que sean bienes de propiedad privativa de la Institucin b) Que sean destinados a actividades administrativos y/o productivas c) Que tengan una vida til superior a un ao d) Que el costo de adquisicin se igual o mayor a 100 dlares (USD $ 100,00) Estos bienes sern utilizados nicamente para llegar a cabo labores instituciones y por ningn motivo para fines personales o particulares. RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS Art. 2.- La responsabilidad recae en la mxima autoridad Alcalde) siendo su obligacin velar por la correcta adquisicin, conservacin, mantenimiento, valoracin, enajenacin de los activos fijos institucionales y de aquellos que no sean de propiedad del ente, que hayan sido recibidos en fideicomiso, comodato, arrendamiento o almacenaje, as como de mantener adecuados controles internos aplicables a esta rea, de conformidad con la normativa vigente y las disposiciones en el presente instructivo. Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

RESPONSABILIDAD EN EL REGISTRO Y CONTROL CONTABLE DE LOS ACTIVOS FIJOS Art. 3.- El registro de los activos fijos lo ejecutar el Contador General y el control contable de lo ejercer un empleado de la unidad de Contabilidad del Municipio en sujecin a lo previsto en la Normativa de Contabilidad Gubernamental 2.2.5.6 y el presente instructivo. RESPONSABILIDAD EN LA CUSTODIA Y CONTROL FISICO DE LOS ACTIVOS FIJOS Art. 4.- El servidor con nombramiento y caucionado que cumpla las funciones de Guardalmacn ser el responsable de la custodia, control de todos los activos fijos del Municipio. Tambin llevar mediante un sistema manual o automatizado mediante kardex de cada bien en forma individual o por el conjunto de bienes, cuando la adquisicin sea en una misma fecha y las partes o piezas de la compra conformen un todo. RESPOSABILIDAD EN EL USO Y CONSERVACIN DE LOS BIENES Art. 5.-Los jefes de las unidades administrativas sern directamente responsables por el uso, custodia y conservacin de los activos fijos asignados a cada una de ellas, as como tambin los servidores del Municipio sujetos a la ley de servicios civil y carrera administrativa, cdigo de trabajo, contrato por servicios personales a los cuales se les haya asignado determinados activos fijos para el desempeo de sus funciones DEL INGRESO DE LOS ACTIVOS FIJOS A BODEGA Art. 6.- Los bienes considerados Activos Fijos sern entregados por el proveedor al Guardalmacn o quien a haga sus veces con la Orden de Compra, y la factura correspondiente. Sobre esta base el Guardalmacn verificar que los bienes entregados por el Proveedor correspondan en descripcin, cantidad, caractersticas especificadas en la Orden de Compra. Si estn conforme llenar el correspondiente formulario de Ingreso de Activos Fijos, lo suscribir y Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA entregar copia Contabilidad. al Proveedor y copia al Departamento de
Si caso contrario hubiere disconformidad con los bienes recibidos informar al Proveedor para que solucione las novedades. Una vez realizado en ingreso a Bodega, el Guardalmacn proceder a la entrega de los bienes a la Unidad Administrativa solicitante que consta en la Orden de Compra con el Formulario Inventario de Activos Fijos por Unidad Administrativa, y lo suscribir en conjunto con el funcionario o empleado responsable de la misma y entregar copia al Departamento de Contabilidad, copia al funcionario o empleado responsable de la custodia del o los bienes y guardar en su archivo el original. CODIFICACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS Art. 7.- Una vez realizados los procedimientos contemplados en el artculo 6 del presente instructivo, el Guardalmacn proceder a codificar los bienes considerados Activos Fijos para lo cual tomar como instrucciones en el prrafo siguiente. El cdigo para identificacin de estos bienes consta de 2 grupos: El primer grupo se refiere al cdigo del mayor contable y consta de 5 campos o niveles de la siguiente manera: BIENES DE LARGA DURACIN PARA ADMINISTRACION
1.4.1.01.03 1.4.1.01.04 1.4.1.01.05 1.4.1.01.06 1.4.1.01.07 1.4.1.01.08 1.4.1.01.09 1.4.1.01.11 1.4.1.03.01 1.4.1.03.02 1.4.1.03.99 MOBILIARIOS MAQUINARIAS Y EQUIPOS VEHICULOS HERRAMIENTAS EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS BIENES ARTSTICOS Y CULTURALES LIBROS Y COLECCIONES PARTES Y REPUESTOS TERRENOS EDIFICIOS, LOCALES Y RESIDENCIAS OTROS BIENES INMUEBLES
Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA BIENES DE LARGA DURACIN PARA PRODUCCIN
1.4.2.01.03 1.4.2.01.04 1.4.2.01.05 1.4.2.01.06 1.4.2.01.07 1.4.2.01.08 1.4.2.01.09 1.4.2.01.11 1.4.2.03.01 1.4.2.03.02 1.4.2.03.99 MOBILIARIOS MAQUINARIAS Y EQUIPOS VEHICULOS HERRAMIENTAS EQUIPOS, SISTEMAS Y PAQUETES INFORMATICOS BIENES ARTSTICOS Y CULTURALES LIBROS Y COLECCIONES PARTES Y REPUESTOS TERRENOS EDIFICIOS, LOCALES Y RESIDENCIAS OTROS BIENES INMUEBLES
El segundo grupo de codificacin que se presenta a continuacin comprende los campos y dgitos correspondientes que se establece para la ubicacin identificacin de los activos fijos la cual ser utilizada por la unidad encargada de la custodia y control fsico en forma complementaria a la codificacin constante en el Plan General de Cuentas descrita anteriormente. Est conformada por campos o niveles de la siguiente manera:
CAMPO O 6 00000 000 NIVEL 7 C O N C E P T O Unidad Administrativa Ordinal secuencial especfico del bien
SEXTO CAMPO Este campo corresponde establecida

11 12 13 21 31 32 36
O NIVEL est compuesto de 5 dgitos, los dos primeros la codificacin segn la estructura programtica en la L.O.R.M.
ADMINISTRACION GENERAL ADMINISTRACION FINANCIERA JUSTICIA, POLICIA Y VIGILANCIA EDUCACION Y CULTURA PLANIFICACION URBANA HIGIENE AMBIENTAL OBRAS PBLICAS
Los 3 siguientes dgitos corresponden a la codificacin por unidad administrativa, llmese direccin, departamento o seccin de conformidad con el Orgnico Funcional vigente dentro de la estructura programtica establecida en la L.O.R.M.: Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

11001 11002 11003 11004 11005 11006 11007 11008 11009 12001 12002 12003 12004 12005 12006 12007 12008 12009 12010 13001 13002 13003 21001 32001 32002 32003 32003 32004 31001 35001 35002
Alcalda Planificacin General Auditora Interna Asesora Jurdica Promocin Cvica, Prensa y Publicidad Secretara General Recursos Humanos Mantenimiento Turismo Financiero Tesorera Presupuesto Coactiva Contabilidad Recaudaciones Rentas Avalos y Catastros Proveedura Informtica Inquilinato Comisara Polica Municipal Biblioteca Desarrollo Comunidad Higiene Ambiental Va Pblica Mercado Cementerio Planificacin Urbana Obras Publicas Terrenos
El sptimo campo o nivel corresponde al Ordinal secuencial especfico del bien quedando finalmente estipulada la codificacin de los activos fijos de la siguiente manera: Mobiliario ubicado en la Alcalda
1.4.1.01.03.11001001 1.4.1.01.03.11001002 1.4.1.01.03.11001003 1.4.1.01.03.11001004 1.4.1.01.03.11001005 Escritorio ejecutivo 5 cajones Silla tipo Presidente Silla tipo secretaria ......... .........
Maquinarias y Equipos ubicados en Asesora Jurdica

1.4.1.01.04.11004001 1.4.1.01.04.11004002 1.4.1.01.04.11004003 1.4.1.01.04.11.004004 A.A. Samsung 24000 BTU Mquina de escribir elctrica IBM ....... .......

Vehculos de Aseo de Calles

1.4.1.01.05.32003001 1.4.1.01.05.32003002 Camioneta Chevrolet Luv doble cabina 98 .........
Computadoras del Departamento de Contabilidad

1.4.1.01.07.12005001 1.4.1.01.07.12005002 1.4.1.01.07.12005003 1.4.1.01.07.12005004 Computador Compaq Deskpro 2000 Computadora clon Pentium 4 1.8 Ghz ........ .........
Libros del Departamento de Asesora Jurdica

1.4.1.01.09.11004001 1.4.1.01.09.11004002 Vademcum Ediciones Legales 2003 .........
DE LAS ETIQUETAS Art. 8.- Cada uno de los bienes considerados Activos Fijos llevaran en una parte visible, la correspondiente etiqueta con su cdigo de su identificacin descrito en el artculo anterior, fecha de adquisicin y el nombre del a Unidad Administrativa en donde se encuentran ubicados. MOVIMIENTO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS Art. 9.- Para conservar el buen estado de los Activos, slo se realizaran los traslados por estricta necesidad del bien por parte de la unidad solicitante, previa autorizacin del Jefe de la Unidad Administrativa; Jefes Departamental segn sea el caso, o cuando se trate de devolucin del Activo y el mismo deba trasladarse a la Bodega de la Institucin. Los Activos podran trasladarse hacia los diferentes departamentos o viceversa entre los departamentos o entre la dependencia de una misma unidad Administrativa en forma temporal o definitiva, segn las necesidades y disponibilidades reales y previa aprobacin de la autoridad competente. Art. 10.- Los bienes podrn ser trasladados en forma temporal en calidad de prstamo hasta por 60 das, renovable por un periodo igual. S transcurridos los 120 das no se han Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA devuelto los bienes a la Unidad de origen el Dpto. de Bodega o quien haga sus veces tramitara el traspaso definitivo. Art. 11.- Cuando el traslado de los bienes se realice desde o hacia la Edificio Principal del Municipio, se requerir previamente la autorizacin de Alcalde y/o Director Departamental; la solicitud se cursara mediante memorando y si es autorizado el traslado, se enviara al Dpto. de Bodega o quien haga sus veces, para que lo adjunte al Formulario Traspaso de Activos Fijos el mismo que se incorpora al presente Instructivo como anexo No 1 si la solicitud es negada, se comunicara al interesado y se archivara el tramite. Art. 12.- Cuando el traslado de los Bienes se realice entre los departamentos del Municipio o de una misma Unidad Administrativa, se utilizara el Formulario Traspaso Interno de Activos Fijos el mismo que s Adjunta al presente Instructivo como anexo No 2. Art. 13.La solicitud de la Unidad Administrativa Interesada en entregar o recibir bienes de otra Unidad o de la Bodega, se cursara mediante memorando al Dpto. de Bodega en el cual se especificara los bienes, su estado y los motivos para el traslado, en caso de ser autorizado, se enviara esta solicitud al Dpto. de Bodega para el trmite subsiguiente la misma que deber ir adjunto al formulario correspondiente. Si no es autorizado el traslado del bien, s comunicar al interesado y se archivara el trmite. Art. 14.- Para el traslado de los Activos se utilizara el formulario respectivo, elaborado en original y tres copias que se distribuirn de la siguiente manera: Original para contabilidad, si es del caso, una copia para la Unidad que hace las funciones del Dpto. de Bodega , una copia para la Unidad que entrega y una copia para la Unidad que recibe el Activo. Art. 15.- Cuando los Activos Fijos sean objeto de traspaso, en forma definitiva, se proceder a eliminarlo del inventario de la Unidad del origen y a ingresar este mismo activo al Inventario correspondiente a esta ultima Unidad Administrativa y proceder a cambiar la etiqueta del bien, Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA conservando la fecha de adquisicin (F.A.) e indicando el nombre de la Unidad Administrativa final. Art. 16.- Entrega-Recepcin por cambio del responsable General del Control y Custodia de los bienes. Siempre que la Entrega-Recepcin tenga lugar en razn del cambio del servidor inmediatamente encargado de los bienes (caucionado), se practicar un examen especial sobre la gestin del servidor saliente por parte del Auditor Interno respectivo, cuando lo haya; si no hubiese el mencionado funcionario, se realizar la Entrega-recepcin de los bienes, relacionados con los saldos contables a la fecha, con la intervencin del Director Financiero o un servidor designado por la ms alta autoridad. En todos los casos en que el servidor que debe entregar bienes hubiese fallecido o estuviere ausente, se contar para la diligencia de Entrega-Recepcin, con sus legitimarios o herederos, segn las rdenes de sucesin legal, o con sus fiadores. De no haber legitimarios o herederos ni fiadores, se contar con un Agente Fiscal de la respectiva jurisdiccin. Estas personas en su orden, harn las veces del empleado fallecido o ausente y suscribirn en su nombre las actas respectivas. Para que la diligencia de Entrega-Recepcin por cambio del responsable general del control y custodia de los bienes tenga validez y confiabilidad en sus resultados, deber estar respaldada con la constatacin fsica de los bienes de que se trate. DE LOS BIENES SUJETOS A CONTROL ADMINISTRATIVO (EXISTENCIAS PARA CONSUMO INTERNO) Art. 17.- Los bienes que no son de larga duracin y que estn sujetos a control Administrativo son aquellos que teniendo una vida til superior a un ao, su costo individual no supera los 100 dlares, como: grapadoras, perforadoras, libros, herramientas de construccin, herramientas para aseo de calles, etc.

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA DEL INGRESO A BODEGA DE LOS BIENES CONSUMO INTERNO Art. 18.- Las existencias para consumo interno despus de su adquisicin sern entregados por el Proveedor al Guardalmacn o quien haga las veces, adjuntando la Orden de Compra, la autorizacin del Ordenador del Gasto y la factura correspondiente. El Guardalmacn verificar que las existencias para consumo interno entregados por el proveedor concuerden en las caractersticas y cantidades estipuladas en la Orden de Compra. Caso contrario el Guardalmacn notificar al Proveedor para que subsane las novedades. El Guardalmacn suscribir el recib conforme en la factura, y llenar el formulario Ingreso de Bodega y suscribir en el casillero recib conforme Guardalmacn y Entregu Conforme Proveedor. DE LOS EGRESOS DE BODEGA DE LAS EXISTENCIAS PARA CONSUMO INTERNO Art. 19.- El funcionario o empleado de las diferentes unidades administrativas entregarn mediante memorando al Guardalmacn o quien haga sus veces, el pedido de existencias para consumo interno necesarios para el desempeo de laborales. El Guardalmacn entregar al solicitante y elaborar el Comprobante de Egreso de Inventario para Consumo Interno. Firmarn en original y 3 copias en los casilleros correspondientes. 1 copia entregar al funcionario o empleado que recibe los bienes, otra enviar al Departamento de Contabilidad, y guardar el original en su archivo. En caso de no disponer en stock de las existencias para consumo interno el Guardalmacn mediante memorando comunicar al Proveedor Municipal y este a su vez solicitar a la mxima autoridad la correspondiente autorizacin para la elaboracin de la Orden de Compra previa verificacin de las disponibilidades de los recursos presupuestarios en la Direccin Financiera.

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA DEL CONTROL DE EXISTENCIAS PARA CONSUMO INTERNO Art. 20.- La bodega de la Ilustre Municipalidad llevara el control de los suministros y materiales por tem a travs del Kardex conteniendo la siguiente codificacin: El cdigo para identificacin de estos bienes consta de 2 grupos: El primer grupo se refiere al cdigo del mayor contable y consta de 5 campos o niveles de la siguiente manera: EXISTENCIAS DE BIENES DE USO Y CONSUMO CORRIENTE
1.3.01.01 Existencias 1.3.01.02 Existencias Proteccin 1.3.01.03 Existencias 1.3.01.04 Existencias 1.3.01.05 Existencias 1.3.01.06 Existencias 1.3.01.07 Existencias reproduccin 1.3.01.08 Existencias 1.3.01.09 Existencias 1.3.01.10 Existencias 1.3.01.11 Existencias Plom. y ca 1.3.01.12 Existencias 1.3.01.13 Existencias 1.3.01.14 Existencias caza 1.3.05.02 Existencias Pblica de Alimentos y Bebidas de Vestuario, Lencera y Prendas de de de de de de de de de de Combustibles y Lubricantes Materiales de Oficina Materiales de Aseo Herramientas Materiales de Impresin, Fotografa, Instrumental Mdico menor Medicinas y Productos Farmacuticos Materiales para Laboratorio y Uso Mdico Materiales de Construccin, Elctricos,
de Materiales Didcticos de Repuestos y Accesorios para Actividades Agropecuarias, pesca y de Suministros para la Defensa y Seguridad
EXISTENCIAS DE BIENES DE USO Y CONSUMO PARA INVERSIN Para el control de artculos de consumo interno para la construccin de obra pblica, proyectos o programas destinados a favor de la comunidad y no para consumo de las unidades administrativas.
1.3.1.03.01 Existencias de 1.3.1.03.02 Existencias de Proteccin 1.3.1.03.03 Existencias de 1.3.1.03.04 Existencias de 1.3.1.03.05 Existencias de 1.3.1.03.06 Existencias de Alimentos y Bebidas Vestuario, Lencera y Prendas de Combustibles y Lubricantes Materiales de Oficina Materiales de Aseo Herramientas

1.3.1.03.07 Existencias de reproduccin 1.3.1.03.08 Existencias de 1.3.1.03.09 Existencias de 1.3.1.03.10 Existencias de 1.3.1.03.11 Existencias de Plom. y ca 1.3.1.03.12 Existencias de 1.3.1.03.13 Existencias de Materiales de Impresin, Fotografa, Instrumental Mdico menor Medicinas y Productos Farmacuticos Materiales para Laboratorio y Uso Mdico Materiales de Construccin, Elctricos, Materiales Didcticos Repuestos y Accesorios
El segundo grupo se refiere a la identificacin propia de estos bienes y consta de 2 campos o niveles de la siguiente manera:
001 001.001 001.002 002 002.001 002.002 002.003 Papelera Ordinal del artculo ejemplo Hojas Bond A4 75 grms ....... Accesorios Grapadora Perforadora ..........
003 003.001 003.002 003.004
Toners
La codificacin completa sera:

1.3.1.03.04.001.001 1.3.1.03.04.002.002 1.3.1.03.04.003.003 1.3.1.03.04.002.003 1.3.1.03.11.001.001 1.3.1.03.06.005.007 CODIGO GRUPO 1 1.3.1.03.04 1.3.1.03.04 1.3.1.03.04 1.3.1.03.04 1.3.1.03.04 1.3.1.03.04 1.3.1.03.04 1.3.1.03.04 1.3.1.03.04 1.3.1.03.04 1.3.1.03.04 1.3.1.03.04 1.3.1.03.04 Hojas Bond A4 75 grms. Grapadora azul Bolgrafos BIC negro Perforadora negra Palas punta cuadrada marca bellota Cintas mtrica 30 metros DESCRIPCCION PAPELERIA EQUIPOS MENORES DE OFICINA BOLIGRAFOS CINTAS PARA MAQ. ESCRIBIR CINTAS PARA IMPRESORAS CINTAS PARA MA. CALCULA. LAPICES JUEGOS GEOMTRICOS RAPIDOGRAFOS SELLOS ARCHIVADORES CARTUCHOS TINTAS OTROS ARTICULOS PARA OFICINA
CODIGO GRUPO 2 001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 999

1.3.1.03.02 1.3.1.03.02 1.3.1.03.02 1.3.1.03.02 1.3.1.03.02 1.3.1.03.02 1.3.1.03.03 1.3.1.03.03 1.3.1.03.03 1.3.1.03.03 1.3.1.03.03 1.3.1.03.03 1.3.1.03.03 1.3.1.03.03 1.3.1.03.05 1.3.1.03.05 1.3.1.03.05 1.3.1.03.05 1.3.1.03.05 1.3.1.03.05 1.3.1.03.05 1.3.1.03.05 1.3.1.03.05 1.3.1.03.05 1.3.1.03.06 1.3.1.03.06 1.3.1.03.06 1.3.1.03.06 1.3.1.03.06 1.3.1.03.06 1.3.1.03.07 1.3.1.03.07 1.3.1.03.07 1.3.1.03.07 1.3.1.03.07 1.3.1.03.07 1.3.1.03.07 1.3.1.03.07 1.3.1.03.07 1.3.1.03.07 1.3.1.03.09 1.3.1.03.09 1.3.1.03.09 1.3.1.03.10 1.3.1.03.10 1.3.1.03.10 1.3.1.03.10 1.3.1.03.10 1.3.1.03.10 1.3.1.03.11 1.3.1.03.11 1.3.1.03.11 1.3.1.03.11 001 002 003 004 005 999 001 002 003 004 005 006 007 999 001 002 003 004 005 006 007 008 009 999 001 002 003 004 005 999 001 002 003 004 005 006 007 009 010 999 001 002 999 001 002 003 004 005 999 001 002 003 004 UNIFORMES PRENDA DE PROTECCIN PERSON GORRAS CAMISETAS PANTALONES OTROS VESTUARIOS GASOLINAS DIESEL ACEITES LUBRICANTES ACEITES INDUSTRIALES GRASA ADITIVOS COMBUSTIBLES ADITIVOS VARIOS OTROS COMBUSTIBLES Y LUBRI. DETERGENTES JABONES PAOS LIMPIEZA ESCOBAS RECOGEDORAS DESINFECTANTES DESODORIZANTES CEPILLOS TRAPEADORES OTROS MATERIALES PARA ASEO HERRAMIENTAS PARA CONSTRU HERRAMIENTAS PARA JARDINE HERRAMIENTAS PARA ELECTRI HERRAMIENTAS PARA INGENIER HERRAMIENTAS PARA ARQUITE OTRAS HERRAMIENTAS TINTAS PARA IMPRENTAS SUMINISTROS PARA OFFSET ROLLO PELCULAS PILAS REVISTAS PERIODICOS SUMINISTROS PARA COPIADORAS MANUALES, LIBROS PAPELERIA PARA IMPRENTAS OTROS DE IMPRESIN, REPROD. Y FOTO MEDICINAS PARA HUMANOS MEDICINAS PARA ANIMALES OTROS PRODUCTOS MEDICINALES QIMICOS PARA LABORATORIOS RECIPIENTES PARA LABORATORIOS VESTUARIO PARA LABORATORIOS MATERIALES PARA CONSULTORIOS EQUIPOS PARA CONSULTORIOS OTROS MATERIALES LABORATORIO MATERIALES PARA CONSTRUCCION MATERIALES PARA ELECTRICIDAD SUMINISTRO PARA PLOMERA MATERIALES PARA CARPINTERA

1.3.1.03.11 1.3.1.03.12 1.3.1.03.12 1.3.1.03.12 1.3.1.03.12 1.3.1.03.12 1.3.1.03.12 1.3.1.03.13 1.3.1.03.13 1.3.1.03.13 1.3.1.03.13 1.3.1.03.13 1.3.1.03.13 1.3.1.03.13 1.3.1.03.13 1.3.1.03.13 999 001 002 003 004 005 999 001 002 003 004 005 006 007 008 999 OTROS MATERIALES LIBROS DIDACTICOS REVISTAS DIDCTICAS PUBLICACIONES DIDCTICAS SUMINISTROS ACTIVIDADES EDUCATI. PUBLICACIONES POR DISTRIBUIR OTROS DIDCTICOS REPUESTOS PARA VEHCULOS REPUESTOS PARA COMPUTADORAS REPUESTOS PARA MAQUINARIAS REPUESTOS PARA MOTOS REPUESTOS PARA EQUIPOS OFICINA REPUESTOS PARA MOBILIARIOS REPUESTOS PARA EDIFICIOS, LOCALES REPUESTOS PARA EQUIPOS RADIO, TEL. OTROS REPUESTOS Y ACCESORIOS
Art. 21.- Cuando se realice el ingreso de Bienes de control Administrativo, se los codificara en forma secuencial y ascendente en funcin del tipo de Grupo que corresponda. Art.- 22 Los movimientos internos de los bienes sujetos a Control Administrativo, se realizaran directamente a travs de la unidad del Dpto. de Bodega o de quien haga sus veces y se regirn por las normas y procedimientos establecidos en los artculos 18 y 19 del presente instructivo. DISPOSICIONES GENERALES Art. 23.- Los bienes dados en comodato, sern codificados de acuerdo a la unidad Administrativa a la que pertenecen y etiquetadas en el sitio en la que el Municipio los mantiene en uso. Estos bienes de control administrativo segn corresponda, con la respectiva nota aclaratoria. Art. 24.- El Departamento de Inventarios proceder a codificar sus activos fijos y bienes sujetos a control administrativo con la identificacin expuesta en el presente instructivo, y en el plan de cuentas, codificacin e identificacin de los Activos Fijos publicado, en registro Oficial No 59 del 7 de Mayo de 1997 de la Contralora General del Estado.

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA La Direccin Financiera a travs de la Unidad de Bodega, conjuntamente con la Unidad de Activo Fijo, realizaran constatacin fsica de los Activos Fijos y de los Bienes sujetos a control Administrativo, por lo menos una vez al ao. Art. 25.- Mientras se realice la constatacin fsica no habrn autorizacin de egresos, traspasos, bajas o cualquiera otra operacin referente a los Activos Fijos o Bienes sujetos al control Administrativo que pudiera afectar a la exactitud de los resultados obtenidos, excepto en casos especiales dispuestos por la autoridad competente. Art. 26.- Para el control de los Activos Fijos por Unidad Administrativa y por cada usuario, el Guardalmacn o quien haga sus veces se utilizaran los siguientes formularios: Inventario de Activos Fijos por unidad Administrativa, y Control e Activos Fijos por cada usuario. Art. 27.- El control de los Inmuebles s lo har mediante el formulario denominado Kardex del control de Inmueble que consta en el manual General de Administracin y Control de los Activos Fijos del Sector Publico identifican el inmueble con el respectivo cdigo asignado segn este instructivo. Art. 28.- La Unidad de Inventarios de la Direccin Financiera, o quien haga sus veces efectuara anualmente la supervisin de la correcta aplicacin del presente Instructivo, en las diferentes unidades Administrativas y realizaran los correctivos necesarios.

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA ANEXOS INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS E INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIN KARDEX DEL CONTROL DE INMUEBLES
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS
KARDEX DE CONTROL DE INMUEBLES

UBICACIN GEOGRAFICA DENOMINACION................................................... PROVINCIA........................................................... PARROQUIA......................................................... CALLES .............................................................. CODIGO............................. CANTON............................. SECTOR............................. NUMERO.............................
INFORMACIN NOTARIAL NOTARIA............................................................... CANTON................................................................ FECHA DE LA ESCRITURA................................. CABIDA TERRENO.............................................. ORIGEN DEL INMUEBLE: COMPRA........ LINDEROS: TRANSFE. GRATUITA........ EXPROPIACIN.......... NORTE.......................... ESTE............................. SUR............................... OESTE........................... OTROS........ NOTARIO............................................. PARROQUIA......................................... VALOR INMUEBLES.............................. AREA DE CONSTRUCCIN..................
FINALIDAD: Llevar un control de los bienes inmuebles de propiedad de la entidad respecto a la ubicacin geogrfica e informacin notarial de estos. Registro que ser llevado por la Unidad del Departamento de Inventarios. FORMA DE LLENAR.UBICACIN GEOGRAFICA
DENOMINACION.Nombre Genrico del inmueble CODIGO.Dgito asignado al inmueble, segn plan de cuentas, para su identificacin. PROVINCIA.Nombre de la provincia donde se encuentra ubicado el inmueble.

PARROQUIA.Nombre de la parroquia a la que pertenecen las calles en las que est ubica el inmueble. SECTOR.Identificacin del cdigo numrico de sectorizacin, sealado en el Catastro Municipal. CALLE.Nombre de las calles en que se sita el inmueble. NUMERO.Dgitos asignados por el municipio al inmueble, para su identificacin. INFORMACION NOTARIAL: NOTARIA No.Dgitos que identifican a la notaria en el cual se registro la escritura. NOTARIO.Nombre del Notario ante el cual se efecto el registro de la escritura. CANTON.Nombre del Cantn en el que se encuentra ubicada la Notaria. PARROQUIA Nombre de la parroquia a la que pertenece la ubicacin de las calles de la notaria. FECHA DE LA ESCRITURA Ao, mes y da en la que se extendi la escritura. VALOR DEL INMUEBLE Costo histrico de adquisicin, construccin del inmueble. CABIDA TERRENO Cantidad en metros cuadrados de la construccin del inmueble. ORIGEN DEL INMUEBLE Sealar con una (X) en el casillero que corresponda segn sea el caso. LINDEROS Limites del inmueble en los cuatro puntos cardinales: Norte, sur, este y Oeste.

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USARIO
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA USUARIO........................................................................................... FECHA REPORTE DE INGRESO CODIGO DEL BIEN DESCRIPCIN CODIGO CODIGO.................................... DEVOLUCIN DEL BIEN ACTA U OFICIO TRASPASO NUEVO DE ENTREGA UUSARIO
OBSERVACIONES............................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................................................ ENTREGUE CONFORME ADMINISTRADOR A.F RECIBI CONFORME USUARIO CONTROL UNIDAD RESPONSABLE VISTO BUENO JEFE UNIDAD ADMINIS.
OBJETIVOS: Permite mantener el control de los Activos Fijos que estn responsabilidad de cada usuario. INSTRUCTIVO: UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la Unidad Administrativa donde se encuentra el usuario del bien y el Cdigo de dicha unidad. USUARIO: Nombre y Apellidos del usuario y de su cdigo. FECHA: Ao, mes y da del ingreso del bien al uso y responsabilidad del usuario. CODIGO DEL BIEN: Nmero del cdigo del bien asignado al usuario. bajo la

DESCRIPCION.Caractersticas del bien.
DEVOLUCIN DEL BIEN ACTA U OFICION DE ENTREGA No.: Dgitos que identifican el acta u oficio en que se deja constancia del la Entrega-recepcin del bien TRASPASO No: Dgitos que identifican al informe de traspaso de una unidad administrativa a otra. NUEVO USUARIO: Dgitos asignados al nuevo servidor que se hace cargo del cargo y custodia OBSERVACIONES: Descripcin detallada de las novedades que se observasen en los bienes, Durante la entrega-recepcin de los mismos. ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME CONTROL UNIDAD VISTO BUENO: Firmas del administrador de activos fijos, servidor responsable del manejo los bienes a l entregados, del servidor encargado del control de los mismos en la unidad administrativa y firma del jefe de la unidad administrativa donde labora el servidor que recibe los bienes.

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA FORMULARIO CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA
UNIDAD ADMINISTRATIVA................................... CODIGO...........................
CODIGO ACTUAL
DESCRIPCIN
MARCA, MODELO SERIE
ESTADO R M
OBSERVACIONES
RECIBI
ENTREGUE
VISTO BUENO
RESP. UNIDAD ADMINISTRATIVA
GUARDALMACEN
DEPARTAMENTO INVENTARIOS
OBJETIVOS: Permite mantener actualizado el registro de los activos fijos y su control a nivel de unidad administrativa as como constataciones fsicas. INSTRUCTIVO: UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la Unidad donde se encuentra el bien. CODIGO: Numero del cdigo de la Unidad Administrativa donde se encuentra el bien DESCRIPCIN: Detalle y nombre del bien: marca, modelo y serie. ESTADO: Calificacin del Estado del bien: bueno, regular y malo. OBSERVACIONES: Espacio para detallar las observaciones que genera la constatacin fsica del bien u otras circunstancias. RECIBO UNIDAD ADMINISTRATIVA: Firma de aceptacin del responsable de la unidad administrativa que tiene el bien. GUARDALMACN: O quien entregue el bien al responsable asignado para su uso. DEPARTAMENTO INVENTARIO: Firma del responsable del Departamento de Inventario que controla el movimiento del bien.

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA FORMULARIO CONTROL ACTIVO FIJO POR BIEN
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA BIEN
CODIGO CONTABLE........................... UNIDAD ADMINISTRATIVA............................. CLASE DEL BIEN (CODIGO).. REPORTE INGRESO No................................. VIDA UTIL ESTAMADA................................... COSTO INICIAL
CODIGO...................................
FECHA
DESCRIPCIPON
ADICION
DISMI NUCION
SALDO
TENENCIA FECHA TRASPASO No. CODIGO UNIDAD FECHA ACTA NO.
CONSTATACIONES FISICAS ESTADO DEL BIEN BUENO REGULAR MALO
PERIODO DE DEPRECIACIN
VALOR A DEPRECIAR
CUOTA DEPRECIACIN
DEPRECIACIN ACUMULADA
OBSERVACIONES:
OBJETIVO Llevar un adecuado control del activo Fijo desde su adquisicin, su revalorizacin, su depreciacin a travs del tiempo y de su estado, segn constataciones fsicas peridicas, as como del usuario mismo. Este Formulario deber ser manejado por contabilidad. INSTRUCTIVO CODIGO.- El que corresponde al plan de cuentas descrito en el instructivo del Manual General para el control, codificacin e identificacin de Activos Fijos del Sector Publico.

UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad administrativa donde se encuentra ubicado el bien. CLASE DE BIEN Detalle de la Clase del bien o del grupo al que pertenece INGRESO DEL BIEN Fecha de adquisicin, para dejar constancia del ingreso del bien. VIDA ESTIMADA. La que corresponda segn el Activo de que se trate. FECHA Ao, mes y da en que fue ingresado el bien, en que se realiz la adicin o la Disminucin del bien. DESCRIPCION Breve detalle de las caractersticas del bien como marca, modelo, serie etc. COSTO INICIAL Valor Histrico con el que fue adquirido u originado el Activo Fijo. ADICION Valor que por efectos de adiciones o reparaciones mayores, aumenten la vida til del bien, y por ende su costo histrico, tambin por revaluacin o correccin Monetaria. DISMINUCION Valor que disminuye el bien por efecto de la depreciacin anual, por la destruccin Parcial por enajenacin o baja. SALDO Valor calculado basndose en el aumento o disminucin, producido en el costo Histrico del bien Actual). TENENCIA FECHA: Ao, mes y da en que el usuario se hace responsable del bien TRASPASO: dgito que identifican al informe en el cual se dej constancia del traspaso del bien De una unidad administrativa a otra. CODIGO UNIDAD Dgitos que identifican a la Unidad Administrativa que recibe el bien cada vez que hay un traspaso. USUARIO: Cdigo mediante el cual se le identifica al usuario del bien, que se registra al inicio y luego de un traspaso. CONSTATACIONES FSICAS FECHA: Ao, mes y da en que se realiza la constatacin fsica del bien ACTA No. Nmero de referencia del acta en la que se deja constancia de la constatacin fsica del bien. ESTADO DEL BIEN: Se colocar una X en la casilla correspondiente segn se determine el estado bien. PERIODO DE DEPRECIACIN: El ao o aos completos por los que se aplica el ajuste, en funciona de la vida til.

VALOR A DEPRECIAR: Se registra el resultado de restar el valor contable del valor residual (10% del valor contable CUOTA DE DEPRECIACIN: Se anota el valor luego de aplicar la frmula establecida en la N.T.C.G. No. 2.2.6.4 Publicada en el R.O. No. 249 del 22/01/2001 DEPRECIACIN ACUMULADA: Registra el valor por concepto de depreciacin se van acumulando a una fecha Determinada. OBSERVACIONES: Se anotar cualquier novedad presentada en los bienes, como ser enajenacin, baja, Arrendamiento, comodato, reparacin, etc.
REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS

REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS

No................... Fecha............. UNIDAD ADMINISTRATIVA................................ ORIGEN DEL BIEN: Compra................ Fabricacin................. Donacin..................... Reposicin................... CODIGO...................
DOCUMENTOS HABILIATNTES:.................................................................................................................. ........................................................................................................................................................................ CODIGO DEL BIEN DESCRIPCIN CLASE ORDINAL VALOR DEBE HABER CONTABILIZACION
CONTROL CONTABLE CONTADOR
ADQUISICIONES PROVEEDOR
ACTIVOS FIJOS GUARDALMACEN
OBSERVACIONES............................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................... ...............................................................................................................................................................................

OBJETIVO Permite registrar el ingreso de los Activos Fijos a la entidad, sea este por compra, fabricacin, donacin y por reposicin documento que ser elaborado por la Unidad de Contabilidad. FORMA DE LLENAR: No.: Dgitos que identifican al reporte de ingresos estos deben ser prenumerados y tener secuencia ascendente. FECHA: Ao, mes, y da en que se elabora el reporte de Ingresos de los Activos Fijos. UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad Administrativa que recibe los Activos Fijos. (Generalmente la Unidad de Activos Fijos) ORIGEN DEL BIEN Se determinara con una X en el casillero pertinente, el origen del ingreso de los Activos Fijos. DOCUMENTOS HABILITANTES Se registrara los nmeros que identifican a los comprobantes sustenta-torios del Desembolso, Ej.: Comprobante de egreso, cheque, oficio con el que s efecta la Donacin, la reposicin segn sea el caso. CODIGO DEL BIEN Dgitos que identifican a la clase del bien y al ordinal especifico del mismo. DESCRIPCIN Nombre y caractersticas como marca, serie, etc. VALOR Costo histrico del bien adquirido, fabricado, transferido, segn sea el caso. CONTROL CONTABLE Firma del Contador que realiza la afectacin del ingreso de los activos fijos AQUISICIONES Firma del servidor responsable de la adquisicin de los activos fijos, a fin de dejar Constancia de la entrega de los mismos ACTIVOS FIJOS Firma del Servidor caucionado que recibe los bienes sean estos adquiridos, Fabricados, transferidos o repuestos OBSERVACIONES Se registra la o las novedades que se observasen en los bienes al momento de Recibirlos.

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA FORMULARIO TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS
TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS

No.......................... Fecha.................... UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA.................................................... UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE........................................................ TRASPASO TEMPORAL (..........) TRASPASO DEFINITIVO (...........) CODIGOS ANTERIOR ACTUAL No. Das..............
DESCRIPCIN
VALOR
UNIDAD QUE ENTREGA
UNIDAD QUE RECIBE
ACTIVOS FIJOS
RESPONSABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA
RESPONSABLE UNIDAD ADMINISTRATIVA
GUARDALMACEN
OBSERVACIONES................................................................................................................ ............................................................................................................................................... ...............................................................................................................................................
OBJETIVO: Mantener el registro y control del movimiento interno de los activos fijos que se dan en las distintas unidades administrativas de la institucin, as como tambin a nivel de usuarios. FORMA DE LLENAR: No. Dgitos que identifican al formulario de traspaso y que es prenumerado en forma Secuencial ascendente. FECHA: Ao, mes y da que se efecta el traspaso de los Activos fijos. UNIDAD

ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA Nombre de la unidad administrativa que tiene el bien y procede a entregar a otra Unidad. UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE RECIBE: Nombre de la unidad administrativa que recibe el o los bienes. TRASPASO TEMPORAL Se marcara con un X y se anotara el numero de das que dure el traspaso, si es ese el caso. TRASPASO DEFINITIVO Se marcara con un X si es del caso. CODIGOS: Anterior.- se registra el cdigo que consta en la etiqueta o rtulo de identificacin del bien en la unidad administrativa que entrega. Actual.- Se registra el cdigo cambiando solamente los dgitos de la unidad Administrativa que recibe el bien. DESCRIPCIN Nombre y caractersticas del bien como marca, serie, modelo, etc. UNIDAD QUE ENTREGA: Firma del responsable del control de los bienes en la unidad que entrega. UNIDAD QUE RECIBE: Firma del responsable del control de los bienes en la unidad que recibe. ACTIVOS FIJOS Firma del responsable general del control y custodia de los bienes en este caso del Guardalmacn. OBSERVACIONES: Se anotar cualquier novedad que se presentare en el bien(es) sujeto(s) a traspaso.

PROV. DEL GUAYAS - ECUADOR DIRECCIN ADMINISTRATIVA ETIQUETA O ROTULO DE IDENTIFICACION DEL ACTIVO FIJO
ILUSTRE MUNICIPALIDAD DEL CANTON DURAN DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS ACTIVO FIJO CODIGO: UNIDAD ADMINISTRATIVA: FECHA INVENTARIO:
FINALIDAD Permitir en forma rpida y precisa la identificacin y ubicacin del bien, que debe ser colocada en una parte visible del mismo, la etiqueta ser actualizado cada vez que el cdigo del bien sufra cambios, tal es el caso de un traspaso. FORMA DE LLENAR CODIGO: Dgitos que identifican a la clase del bien y al ordinal especifico del mismo. UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad administrativa donde se encuentra ubicado el bien. FECHA INVENTARIO: Ao, mes y da de la ltima constatacin fsica del bien.

6 Manual General de Adm y Cont Activos Fijos Sector Publico

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INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS E INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACIN

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Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

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SEXTO CAMPO Este campo corresponde establecida

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Maquinarias y Equipos ubicados en Asesora Jurdica

Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

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Vehculos de Aseo de Calles

Computadoras del Departamento de Contabilidad

Libros del Departamento de Asesora Jurdica

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Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

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Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

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Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

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003 003.001 003.002 003.004

La codificacin completa sera:

Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

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Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

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Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

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KARDEX DE CONTROL DE INMUEBLES

Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

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CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO

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MARCA, MODELO SERIE

RESP. UNIDAD ADMINISTRATIVA

Administracin 2009 2014 Eco. Dalton Narvez Mendieta Alcalde

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TENENCIA FECHA TRASPASO No. CODIGO UNIDAD FECHA ACTA NO.

CONSTATACIONES FISICAS ESTADO DEL BIEN BUENO REGULAR MALO

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REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS

REPORTE DE INGRESOS DE ACTIVOS FIJOS

CONTROL CONTABLE CONTADOR

ACTIVOS FIJOS GUARDALMACEN

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TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS

UNIDAD QUE ENTREGA

UNIDAD QUE RECIBE