ETAPAS PARA LA FORMULACIN DE UN PLAN ESTRATGICO PARTICIPATIVO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Direccin de Anlisis y Desarrollo Institucional

Esquemticamente, podemos representar las etapas de formulacin de un Plan Estratgico participativo de desarrollo institucional, de la siguiente manera: Etapas para la formulacin de un Plan Estratgico Tareas Preparatorias Etapa Fundacional Anlisis de Situacin Etapa Propositiva Etapa Ejecutiva: Monitoreo; evaluacin y revisin del Plan Observacin: esta forma de representacin no implica de modo alguno una secuencia lineal de etapas sino que, las mismas muchas veces son el producto de revisiones sucesivas y se dan en simultneo con otra/s etapa/s. A. Primera Etapa: Tareas preparatorias: Formacin del equipo de planificacin Sensibilizacin, informacin y difusin: a travs de las tareas de sensibilizacin se prepara a la organizacin para el proceso de cambio a afrontar. Consisten en el desarrollo de actividades orientadas a la reflexin crtica sobre la organizacin y el quehacer organizacional, basadas en informacin relevante proveniente de la autoevaluacin institucional y todos aquellos datos cualicuantitativos de entrevistas, encuestas y estudios de percepcin y opinin que se realicen con tal fin. En lo que respecta a la informacin y difusin, la tarea consiste en el desarrollo de acciones de comunicacin a fin de que la decisin adoptada de formulacin del plan llegue a todos los integrantes de la organizacin y a los actores sociales, directa o indirectamente a ella involucrados, a fin de convocarlos e integrarlos a las diferentes instancias de trabajo grupal. Previsin de gastos e inversiones: esta tarea consiste en la elaboracin de un presupuesto de recursos (materiales, humanos, financieros, etc.) y gastos que demandar y en los que se incurrir con motivo de la formulacin e implementacin del plan. Capacitacin: comprende la instruccin de los miembros de la organizacin en los aspectos tericos, metodolgicos y prcticos que implica la formulacin de un Plan Estratgico Participativo de desarrollo institucional. B. Segunda Etapa: Etapa fundacional Todo proceso de planificacin institucional comenzar con la formulacin de las preguntas quines somos?, qu hacemos?, por qu lo hacemos?, cules son nuestros valores?, para establecer modos precisos de accin institucional, que permitan dar respuesta a las preguntas qu haremos?, cmo lo haremos? y en qu contexto lo haremos? Por tanto, esta etapa, requiere de una reflexin introspectiva, tanto individual como colectiva, por parte de la organizacin que supone un proceso de indagacin sobre los fundamentos de su existencia, su accionar y la relacin con su entorno, reflexin que, una vez explicitada y plasmada por escrito,

servir de gua a la organizacin y al Plan, orientndose a establecer entre sus integrantes, un acuerdo en torno a cuatro aspectos: Acuerdo sobre valores institucionales: Los valores, entendidos como aquellas motivaciones profundas que inspirarn tanto los objetivos como la accin institucional, son los que dan sustento a la organizacin, definen los compromisos que asumirn tanto sus miembros como la organizacin misma y permitirn, frente a una disyuntiva, de entre un conjunto de alternativas posibles, considerar una o algunas como mejor o ms deseable que otra. La reflexin sobre los mismos debe comprender aspectos relacionados con los valores de la organizacin considerada como colectivo y los de sus miembros como individuos, as como la valoracin de los actores hacia los cuales va dirigida la accin institucional y los relacionados con los objetivos y caractersticas de las acciones institucionales a llevar a cabo para alcanzarlos. Diseo de la misin institucional: Recordemos que su definicin implica responder a las siguientes preguntas: Quines somos? (historia institucional) Qu hacemos? (necesidades que pretende satisfacer, funciones esenciales, servicios que ofrece). Por qu lo hacemos? (finalidad de la accin remitindose a los valores fundantes de la organizacin; compromiso con la comunidad y con sus miembros). Cmo lo hacemos? (modo en que se lleva adelante la tarea enunciada). Para quin lo hacemos? (poblacin objetivo de la accin institucional; colectivos a los que se dirige y mbito territorial de influencia). Formulacin de la visin institucional: La visin es una imagen poderosa de algo que deseamos crear en el futuro. La visin institucional define el proyecto o modelo institucional al que se aspira. Debe hacer hincapi en los rasgos que se pretende desarrollar y que distinguen a la organizacin de otras similares. Formulacin de objetivos de desarrollo: Es el estado de situacin deseable, un estado que la organizacin quiere alcanzar a travs de su accin; deben fundarse y comprender los valores, misin y visin institucional. Al formular un objetivo de desarrollo, se debe responder a 3 preguntas: Cmo describo la organizacin que deseo para el futuro, Cul es el plazo de ese futuro, y Qu es necesario lograr para alcanzar ese objetivo. De las respuestas a estas 3 preguntas se irn modelando un conjunto de objetivos interrelacionados entre s que conforman una estructura jerarquizada en la cual los objetivos de orden superior dependen, para su consecucin, de la concrecin de los objetivos de orden inferior. C. Tercera Etapa: Anlisis de Situacin Esta etapa, y a partir de los objetivos planteados en la Etapa Fundacional, tiene como finalidad establecer una explicacin precisa de la situacin actual de la organizacin frente a los objetivos propuestos, lo que comprende desde un anlisis de los diversos aspectos que hacen a la vida organizacional actual hasta el trazado de los escenarios probables de actuacin, con el fin de identificar las posibles brechas a salvar y los temas crticos en los que se necesitar concentrar la

accin. Se estructura alrededor de cuatro momentos interrelacionados y, en gran medida, desarrollados de forma simultnea: Anlisis sectorial: durante el cual se releva, organiza y selecciona la informacin correspondiente a los distintos aspectos de la vida institucional (jurdico-organizativos, recursos humanos, poltico-institucionales, econmico-financieros, de infraestructura y recursos materiales, polticas de comunicacin, etc.) que ser relevante en orden a establecer la situacin de la organizacin en trminos del cumplimiento de la misin y con respecto al logro de los objetivos de desarrollo planteados. Construccin de escenarios: consiste en la representacin y descripcin del conjunto de circunstancias que rodean a la organizacin y que comprende: Una previsin del entorno (social, poltico, econmico, ambiental, etc.) aspectos externos a la organizacin - en el cual la organizacin deber alcanzar los objetivos planteados; su finalidad es orientar las decisiones en contextos de riesgo e incertidumbre La definicin del futuro institucional probable, es decir, la proyeccin de las tendencias actuales de la realidad institucional (financieras, decisionales, productivas, de insercin social, polticas, etc.) - aspectos internos a la organizacin-, en los horizontes temporales establecidos y presuponiendo que no habr cambios en las acciones. Anlisis de brechas e identificacin de problemas: consiste en determinar la distancia (brecha) existente entre la situacin futura probable (sin cambios de prcticas institucionales) y la deseable (planteada en los objetivos); el objetivo de este contraste es identificar (a travs del descriptor del problema, o aspecto que muestra el modo especfico en que el problema se presenta) y dimensionar ( a travs del indicador del problema, que muestra la magnitud con que el mismo se presenta, hacindolo mensurable y comparable) los problemas que ser necesario resolver en orden a alcanzar los objetivos planteados. Una vez identificados dichos problemas, se procede a la estructuracin lgica de los mismos (construccin del rbol de problemas) a partir de su identificacin e individualizacin, a la determinacin de sus causas y efectos y a establecer su grado de gobernabilidad, es decir, definir hasta qu punto se encuentra dentro de la posibilidad de ser modificado por la organizacin. Construccin de temas crticos: los temas crticos son aquellos sobre los cuales es necesario concentrar la accin institucional en orden a alcanzar los objetivos de desarrollo preestablecidos. Dicho concepto, remite a una relacin compleja de varios problemas y se define a partir de realizar un recorte especfico de un conjunto de problemas, causas y efectos que se encuentran dentro del mbito de gobernabilidad de la organizacin. Su definicin o construccin se hace a partir de los siguientes elementos: Denominacin: que sirva para identificar e individualizar el tema crtico. Descripcin/Justificacin/Fundamentacin: a fin de explicitar en qu consiste, por qu problemas est compuesto, cmo se manifiesta, a quines afecta, de qu modo incide en el futuro de la organizacin, etc. Actores sociales involucrados: son aquellos cuya accin da origen a la situacin actual relacionada con el tema crtico, o que se perjudican o benefician con dicha situacin, o que se relacionan con la resolucin de la misma. Anlisis de Debilidades, Amenazas Fortalezas y Oportunidades, (DAFO): Dicho anlisis, permite establecer las condiciones en las que se encuentra la organizacin para la resolucin de un tema crtico, en orden a la definicin de estrategias de accin,

considerando los aspectos relevantes tanto externos (del contexto en el que se desarrolla la planificacin) como internos al sujeto/organizacin que planifica. D. Cuarta Etapa: Etapa Propositiva sta es la etapa de elaboracin del Plan de Desarrollo Institucional propiamente dicho. En ella se define qu se har, cundo, cmo y con qu recursos, para cerrar las brechas identificadas entre la situacin deseada y la prevista, para alcanzar as los objetivos de desarrollo fijados. Para ello deben concretarse las siguientes tareas: Diseo de la estrategia a seguir: entendiendo por estrategia el conjunto de definiciones y reglas que permiten dirigir un proceso de cambio, de acuerdo a la racionalidad en la utilizacin de los recursos para llevarlo adelante, as como al momento y contexto en el que se deber actuar. Formulacin de proyectos y programas: los proyectos son la concrecin prctica del plan de accin; es la unidad ms pequea de un plan que puede ser programada, ejecutada y evaluada; estn definidos por el conjunto de acciones que se realizan en un perodo determinado de tiempo y que se enmarcan en el cumplimiento de un programa. Los programas son, por tanto, conjuntos de proyectos que tienen por finalidad el logro de una serie de objetivos predeterminados. Diseo del sistema de monitoreo y evaluacin: con el objeto de que, a medida que el plan se va ejecutando, se vaya efectuando un seguimiento continuo del desenvolvimiento de los proyectos y lneas de desarrollo, a fin de registrar su impacto, las caractersticas de su implementacin, los resultados obtenidos y efectuar, en caso de ser necesario, acciones correctivas. Quinta Etapa: Etapa Ejecutiva Esta etapa consiste en la implementacin del Plan de Desarrollo Institucional, es decir, es la puesta en marcha de los proyectos y programas, como as tambin la implementacin del sistema de monitoreo y evaluacin. En este sentido, uno de los aspectos fundamentales para el xito de la planificacin efectuada es la asignacin de responsabilidades concretas y particulares en la ejecucin de los proyectos y en el desarrollo de los programas a miembros de la organizacin, lo que implica, por parte de stos, una actitud de compromiso e identificacin con la accin institucional, a la vez de un profundo conocimiento del sentido de la accin. As mismo en esta etapa se debern tener en cuenta instancias de consulta y convalidacin social de las acciones a medida que se van ejecutando, de modo de garantizar consensos y acuerdos entre los diversos actores sociales involucrados desde el comienzo del proceso de planificacin, as como la rpida deteccin de los conflictos que pudieran obstaculizar o hacer fracasar la accin.